Bilaga: specifikation över behandling av personuppgifter

Bilaga: specifikation över behandling av personuppgifter

1. KONTAKTUPPGIFTER

Leverantören

Avima AB, 556523–5917

Xxxxx Xxxxx, VD

Kunden

2. INSTRUKTIONER

2.1 Ändamål för behandlingen

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

1) Behandling som krävs för att leverera de tjänster som omfattas av Xxxxxxx

2) Behandling initierad av kundens användare i systemet

3) Behandling på begäran av kunden (t.ex. via epost) när sådana instruktioner är förenliga med Xxxxxxx

4) Behandling för att kommunicera information kring systemet

5) Behandling för att hantera support till kundens användare

6) Behandling för felsökning och rättning av fel

7) Behandling för att utveckla och förbättra tjänsterna

2.2 Kategorier av personuppgifter

Kundens val av tjänster enligt Avtalet, samt kundens egna val i användningen av dessa tjänster styr vilka personuppgifter som hanteras. Exempel på sådana uppgifter är kontaktuppgifter för användare, såsom namn, telefonnummer och e-postadress. För loggning i syfte att uppnå spårbarhet och för att möjliggöra felsökning och statistiska analyser sparas uppgifter om användares IP-adress, webbläsare och liknande.

Särskilda kategorier av personuppgifter (enligt dataskyddsförordningens definition) kan komma att behandlas om kunden väljer att lagra sådana uppgifter.

2.3 Kategorier av registrerade

Leverantören kommer att behandla personuppgifter för användare i systemet, kundens kontaktpersoner samt de kategorier av registrerade vars personuppgifter kunden väljer att behandla.

2.4 Behandlingsaktiviteter

Leverantören kommer att utföra lagring, bearbetning, ändring och radering av personuppgifter, samt andra åtgärder för att uppfylla Avtalet och kundens instruktioner.

Personuppgifter kan komma att överföras till och från leverantörens system i form av filimport, filexport samt andra metoder.

2.5 Plats för behandling av personuppgifter

Den personal som har åtkomst till kundens data är baserad i Sverige och lagring av data sker i huvudsak i Sverige. I den mån någon data skickas till annat land för bearbetning eller lagring framgår detta av listan över Underbiträden (se nedan).

3. SÄKERHETSÅTGÄRDER

I Leverantörens molntjänst krypteras personuppgifter vid överföring och lagras i två geografiskt separata datahallar i Sverige med full redundans. Säkerhetstester sker kontinuerligt.

Leverantören har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas mot obehörig åtkomst, förstörelse och ändring.

Leverantörens arbete med säkerhet framgår av dokument som finns på xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxx

4. UNDERBITRÄDEN

Leverantören anlitar externa parter (”underbiträden”) för att leverera de tjänster som kunden abonnerar på. I vissa fall innebär detta att underbiträdet behandlar personuppgifter som kunden ansvarar för.

Nedanstående lista visar vilka underbiträden som hanterar personuppgifter, vilka personuppgifter som behandlas samt var detta sker geografiskt. De underbiträden som listas är godkända att behandla personuppgifter inom ramen för Biträdesavtalet.

Stycke 3.4.2 i ”Särskilda bestämmelser vid behandling av personuppgifter i samband med molntjänster” reglerar information om förändringar av denna lista och kundens möjligheter att invända mot nya underbiträden.

Underbiträden

Lista på underbiträden som Avima använder för hantering av kunders information.

Avimas molntjänst

#	Underbiträde	Definition
C1	Axians AB	Applikationsdrift och fillagring (Sverige)
C2	Mailgun Technologies, Inc.	E-postleverans (EU/EES)
C3	Amazon Web Service (“AWS”) EMEA SARL	Fillagring (Sverige)
C4	Binero AB	Backup av fillagring (Sverige)
C5	Assently AB	Identifiering och inloggning via BankID (Sverige)

Avimas molntjänst – tillval

Kunderna kan välja att använda eller inte använda dessa tjänster.

#	Underbiträde	Definition
O1	Accusoft	Dokumentvisning (USA)
O2	Assently AB	Elektroniska signaturer (Sverige)
O3	Autodesk	Dokumentvisning för ritningar (EU/EES)
O4	Microsoft	Dokumentvisning och redigering (USA)
O5	SMS Teknik	SMS-leverans (Sverige)

Support

Avima använder följande underleverantörer för att stötta och hjälpa kunder genom kontakt via telefon och e-post.

#	Underbiträde	Definition
S1	Fortnox	Ekonomisystem (Sverige)
S2	Freshworks	Supportsystem (USA)
S3	HubSpot	Kundvårdssystem (USA)
S4	Paloma	E-postutskick till kunder (Sverige)