Samverkansavtal för gemensamt revisionskontor

Samverkansavtal för gemensamt revisionskontor

Detta avtal reglerar den av parterna överenskomna samverkan om ett gemensamt revisionskontor.

Enligt 12 kapitlet 8 paragrafen i kommunallagen ska revisorerna i sin granskning biträdas av sakkunniga som de själva väljer och anlitar i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed.

Avtalssamverkan, som beskrivs i kommunallagen, 9 kapitlet 37 paragrafen, tillåter
en kommun eller region att ingå avtal om att någon av dess uppgifter helt eller delvis ska utföras av en annan kommun eller annan region. Den kommunala revisionen är en sådan uppgift och det är därför möjligt att genom avtalssamverkan etablera ett gemensamt revisionskontor och anställa sakkunnigt biträde.

Villkoren för samverkan får inte strida mot reglerna i lagen om offentlig upphandling
och förutsätter att villkoren enligt Hamburgundantaget uppfylls.

§ 1 Parter

Mellan kommunrevisorerna i Xx kommun (uppdragstagare), Xx kommun (uppdragsgivare), Xx kommun (uppdragsgivare) och Xx kommun (uppdragsgivare), nedan kallad parterna, har följande avtal träffats.

§ 2 Syfte

Syftet med samverkan är att etablera och driva ett gemensamt revisionskontor och därigenom säkerställa tillgång till sakkunnigt biträde till parternas kommunrevisorer, skapa förutsättningar för kontinuitet, hög kompetens och kvalitet, effektivitet och
att tillsammans med de förtroendevalda revisorerna utveckla revisionsarbetet.

§ 3 Parternas roller

Parterna anlitar revisionskontorets sakkunniga biträde.

Uppdragstagare och anställande kommun är Xx kommun.

Ordförande i kommunrevisionen i den anställande kommunen ansvarar för utvecklingssamtal, lönesamtal, kompetensutveckling, attest av reseräkningar
med mera för revisionskontorets personal. Ordförande ansvarar också för
den årliga översynen av löner och övriga kostnader för revisionskontoret
som justeras efter behov.

Uppdragstagaren har arbetsmiljöansvar för revisionskontorets personal.
När uppdragstagarens personal arbetar i uppdragsgivarens verksamhet har

uppdragsgivaren dock ett arbetsmiljöansvar för personal som utför arbete på arbetsplatsen i verksamheten. Det innebär att uppdragsgivare och uppdrags-
tagare i sådana fall har ett parallellt ansvar för den anställdes arbetsmiljö.

Xx kommun ska svara för den finansiella utdebitering som krävs för administration och samordning av detta avtal. Utdebiteringen ska ske en gång per kalenderhalvår.

§ 4 Organisation

Bemanning

Revisionskontoret ska innefatta minst en tjänst som sakkunnigt biträde, varav en ska vara revisionschef. Det sakkunniga biträdet ska enligt kommunallagen ha den insikt
och erfarenhet av kommunal verksamhet som fordras för att kunna fullgöra uppdraget. Det innebär teoretiska kunskaper och metodkunskaper om bland annat ekonomi, förvaltning, organisation, styrning och intern kontroll och/eller om de verksamheter, processer eller funktioner som revisionen granskar.

Det sakkunniga biträdet ska tillämpa ”God revisionssed i kommunal verksamhet” och ska vara certifierad enligt Skyrev, eller ha motsvarande kompetens, samt kontinuerligt upprätthålla och utveckla sin kompetens.

Samverkansgrupp

Kommunrevisorerna ansvarar gemensamt för revisionskontoret genom en
samverkansgrupp och företräds av minst en representant från varje part. En
revisor i samverkansgruppen ska vara sammankallande. Representanterna ska förankra sina ställningstaganden i sina respektive revisionsgrupper.

Samverkansgruppen ska följa och utvärdera verksamheten, göra ändringar i sam-verkansavtalet vid behov, fastställa kostnadsfördelning samt planera konferenser
och eventuella gemensamma revisionsprojekt.

Samverkansgruppen kan påta sig ytterligare uppgifter som bedöms vara relevanta
och bidra till att uppnå det gemensamma syftet.

Kanslifunktion

Varje kommun bör ha en kanslifunktion som administrerar uppdrag åt revisions-kontoret. De uppgifterna kan innefatta, men är inte begränsade till, diarieföring, tillgänglighetsanpassning av rapporter och andra dokument som ska publiceras på revisorernas webbplats. Varje avtalspart ansvarar för att teckna avtal eller överens-kommelse med sin kommun respektive kommunalförbund att ordna denna stödfunktion.

Revisionskontoret

Revisionskontoret är revisorernas förvaltning och är fristående från övriga förvaltningar.

Sakkunnigt biträde ska agera oberoende mot revisionsobjekten. Därför bör sakkunnigt biträde ha en arbetsplats utanför den granskade organisationen.

Revisionskontorets primära uppgift inkluderar att biträda revisorerna med
grundläggande granskning, uppdragsledning och administration. I detta
ansvar ingår huvudsakligen följande:

• planering, ledning, samordning och kontroll av revisionsverksamheten

• utarbetande av förslag till årlig revisionsplan (arbetsplan)

• ansvara för grundläggande granskning av styrelse och nämnder, och assistans med revisionsfrågor och genomförande av utredningsuppdrag vid behov

• samordning, förberedelse och medverkan i revisorernas sammankomster, inklusive förberedelser av ärenden, utskick av kallelser och dokumentation
  av minnesanteckningar/protokoll

• granskning av de delar i delårsrapporten och årsredovisningen som inte
  omfattas av standarden för kommunal räkenskapsrevision (KISA)

• sakkunnigt stöd till revisorerna i deras uppdrag som lekmannarevisorer
  i bolag och revisorer i stiftelser och ekonomiska föreningar

• kvalitetssäkring av utförda granskningar innan de presenteras för revisorerna

• skrivande av förslag till revisionsberättelser, granskningsrapporter och andra relevanta dokument

• agera som kontaktperson för externa konsulter och sakkunniga

• assistans till revisorerna vid upphandling av räkenskapsrevision, fördjupade granskningar och yrkesrevisorer till de kommunala bolagen

• arkivering av revisionskontorets handlingar i respektive kommun och förbund

• administrativ support för de förtroendevalda revisorerna såsom bokning av möten/lokaler/konferenser, ekonomisk uppföljning och förberedelser för budgetförslag.

Utöver ovanstående primära uppgifter kan revisionskontoret påta sig ytterligare
uppgifter som bedöms vara relevanta och bidra till att uppfylla dess övergripande uppdrag.

Räkenskapsrevision och fördjupade granskningar genomförs av externa konsulter och handlas upp av respektive part, enskilt eller i samverkan.

§ 5 Kostnadsfördelning mellan parterna

Samtliga kostnader för revisionskontoret ska fördelas mellan parterna. Det innebär i huvudsak kostnader för personal, kompetensutveckling, resor, lokal, IT och telefoni.

Kostnaderna för samverkan finansieras genom ersättning från de deltagande
parterna och fördelas enligt en modell som kombinerar en fast grundkostnad och
en kostnad per revisionsobjekt. Ersättningsmodellen syftar till att upprätthålla en rättvis fördelning av kostnaderna, med hänsyn till både gemensamma kostnader
och individuell användning av revisionskontoret samt gör att villkoren enligt Hamburgundantaget i lagen om offentlig upphandling kan uppfyllas.

Den fasta grundkostnaden motsvarar ett bestämt grundbelopp som uppgår
till 10 procent av den totala budgeten. Detta belopp fördelas jämnt mellan alla
parter, oavsett storlek eller antal revisionsobjekt. Den fasta delen syftar till att
täcka gemensamma kostnader som är oberoende av varje parts specifika resurser
eller användning av revisionskontoret. Detta inkluderar, men är inte begränsat
till, kostnader för kompetensutveckling, omvärldsbevakning och administration.

Kostnaden per revisionsobjekt fördelas proportionellt efter antalet revisionsobjekt
som varje part innehar. Detta belopp kan variera mellan parterna, eftersom det är
direkt kopplat till i vilken utsträckning varje part använder revisionskontoret för grundläggande granskning. Exempel på revisionsobjekt är kommunstyrelse, nämnder, utskott, bolag och stiftelser.

§ 6 Uppföljning, utvärdering och utveckling av samverkan

Uppföljning och utvärdering av samverkan ska göras av samverkansgruppen minst
en gång per år. Både uppgifterna och formerna för samverkan kan komma att behöva förändras eller justeras under avtalstiden till följd av de erfarenheter som
görs under samverkansperioden. Parterna är skyldiga att medverka till sådana förändringar eller justeringar i samverkansavtalet.

§ 7 Ändringar och tillägg

Ändringar och tillägg till detta avtal och dess bilagor ska godkännas av minst
tre fjärdedelar (3/4) av parterna. Beslut fattas av samverkansgruppen enligt
paragraf 5. De behöriga företrädarna ska innan omröstning inhämta ett formellt godkännande från sin respektive part. Godkännande ska dokumenteras skriftligen.

För att en ändring eller ett tillägg ska vara giltigt, krävs en skriftlig handling, under-tecknad av de behöriga företrädarna för de parter som röstat för ändringen eller tillägget.

Om ytterligare part önskar ansluta sig till den här samverkan, ska ett nytt avtal tecknas för att inkludera den nya parten. För att en ny part ska kunna anslutas,
krävs ett godkännande att ingå i samverkan genom beslut av kommunfullmäktige
i den tillträdande partens kommun. Motsvarande beslut krävs också av kommun-fullmäktige i de kommuner vars parter är för anslutningen. Den nya partens revisionsreglemente kan behöva anpassas till de nuvarande parternas revisions-reglementen.

§ 8 Avtalstid

Detta avtal gäller från och med ÅÅÅÅ-MM-DD till och med ÅÅÅÅ-MM-DD. Om samverkansavtalet inte sagts upp av någondera parten senast tolv (12) månader
före avtalstidens utgång förlängs avtalet automatiskt med två (2) år i sänder med samma uppsägningstid. Uppsägning ska skriftligen meddelas alla parter.

§ 9 Handlingars inbördes ordning

Avtalshandlingar kompletterar varandra. Om avtalshandlingar skulle visa sig vara motstridiga i något avseende gäller de, om inte annat uppenbarligen föranleder till annat, inbördes i följande ordning:

1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal.

2. Detta avtal.

§ 10 Tvist

Uppkommande meningsskiljaktigheter mellan parterna ska lösas förhandlingsvägen.
Om parterna inte kommer överens ska tvistlösning ske i skiljedomstol.

§ 11 Befrielsegrunder (force majeure)

Parterna fritas från skyldigheten att fullgöra sin del av avtalet och från att erlägga skadestånd om dennes åtaganden inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras på grund av krig eller upplopp, arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, ingrepp av myndighet eller annan därmed jämförlig händelse som parterna inte råder över och inte heller kunnat förutse.

Detta avtal har upprättats i likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt.

Xx kommun Xx kommun

Förnamn Efternamn, Förnamn Efternamn,
ordförande ordförande

Xx kommun Xx kommun

Förnamn Efternamn, Förnamn Efternamn,
ordförande ordförande

8 (8)

202x-xx-xx