Samverkansavtal för e-arkiv Väst

Samverkansavtal för e-arkiv Väst

1. Syfte och Inledning

Sedan 2016 har det funnits en samverkan, numera kallad e-arkiv Väst, som har upphandlat ett e-arkiv och sedan 2019 bedrivit samverkan baserat på ett samverkansavtal.

Befintligt samverkansavtal, daterat 2019-11-20, upphör att gälla i och med att samtliga parter undertecknat detta avtal.

E-arkiv Väst blir i och med detta avtals tecknande en samverkan om 14 kommuner och 4 kommunalförbund. E-arkiv Väst upphandlar gemensamt en ny e-arkivlösning.

Syftet med detta samverkansavtal är att uppnå en rättssäker, tillgänglig, kvalitativ och kostnadseffektiv hantering av gemensamma e-arkivfrågor. I detta ingår att hantera leverantörer och system för e-arkiv.

Genom samarbete enligt detta avtal skapar parterna en god grund för förvaltning av e- arkivet och säkrar de samverkande parternas digitala långtidsbevarande av information samt skapar möjlighet för vidareutveckling.

2. Avtalsparter

Mellan

Bengtsfors kommun 212000-1470,

Dals-Eds kommun 212000-1413,

Dalslands miljö- och energiförbund 222000-0877, Färgelanda kommun 212000-1421,

Kunskapsförbundet Väst 222000-2998, Lilla Edets kommun 212000-1496, Lysekils kommun 212000-1389,

Melleruds kommun 212000-1488,

Munkedals kommun 212000-1330,

Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund 222000-0950, Orust kommun 212000-1314,

Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän 222000-2808, Sotenäs kommun 212000-1322,

Strömstads kommun 212000-1405,

Tanums kommun, 212000-1348,

Trollhättans stad 212000-1546, Uddevalla kommun 212000-1397 och Vänersborgs kommun 212000-1538 har detta samverkansavtal tecknats.

3. Räddningstjänsten Fyrbodal

Vid detta avtals undertecknade förs det diskussioner mellan kommunalförbunden Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund och Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän om bildandet av ett nytt kommunalförbund. Det tänkta bildandet ska ske antingen genom att Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän likvideras och verksamheten går in i Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund eller att Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund likvideras och verksamheten går in i Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän. I sista hand ska ett helt nytt förbund bildas. Det ”nybildade”” räddningstjänstförbundet ska ha tänkt benämning Räddningstjänsten Fyrbodal, (planerat från och med 2025-01-01). Det planerade räddningstjänstförbundet ska handha räddningstjänstfrågor inom dessa två tidigare kommunalförbunds medlemmars geografiska område.

Samtliga parter som undertecknat detta avtal medger att det ”nybildade” räddningstjänstförbundet, oavsett vad det benämns i framtiden, på begäran får träda in i samverkansavtalet som part. Det gamla Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund och det gamla Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän avvecklas då och utträder ur detta avtal. Det nya räddningstjänstförbundet ska när det är bildat anmäla att det önskar inträda i detta samverkansavtal.

Vad som sägs om inträde för det kommande Räddningstjänsten Fyrbodal i denna punkt ska gälla istället för vad som regleras i punkten 8 Inträde. Vad som sägs om utträde för Norra Älvsborgs Räddningstjänstförbund och Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän i denna punkt ska gälla istället för vad som regleras i punkten 11 Utträde. Respektive parts ansvar enligt punkten 5.6 ska gälla för Räddningstjänsten Fyrbodal vid inträde.

4. Avtalstid

Avtalet gäller från det att det blivit undertecknat av samtliga parter och tills vidare.

5. Organisation

För att nå och bibehålla syftet med detta avtal ska en styrgrupp och ett arkivråd finnas som handhar e-arkivfrågor inom e-arkiv Väst.

Ansvariga chefer för parternas arkivverksamhet utgör en chefsgrupp.

En gemensam central organisation utför arbetsuppgifter åt medlemmarna i e-arkiv Väst.

Ovanstående organisation med styrgrupp, arkivråd, chefsgrupp och central organisation, träder i kraft den 1 januari 2025. Kostnader för central organisation, som uppkommer före detta datum, kommer dock att belasta samverkande parter enligt detta avtal.

Respektive part ansvarar för sin lokala förvaltningsorganisation gällande e-arkiv.

5.1. Styrgruppen

Styrgruppen ska bestå av fem representanter, en från Trollhättans stad, en från Uddevalla kommun, en från Vänersborgs kommun samt två representanter som Strömstads kommun respektive Melleruds kommun är ansvariga för att utse.

Representanterna i styrgruppen ska vara de chefer som ansvarar för arkivverksamheten hos respektive part. Ordföranden i arkivrådet och processledaren i central organisation är föredragande i styrgruppen.

Representanten från Vänersborgs kommun ska vara ordförande eller så ska Vänersborgs kommun tillse att det finns en ordförande i styrgruppen. Styrgruppen utser 1:e och 2:e vice ordförande.

Representanterna i styrgruppen har kontaktpersoner, de chefer som ansvarar för arkivverksamheten, hos de parter som inte är representerade i styrgruppen.

Styrgruppen är ytterst ansvarig för e-arkiv Väst. Styrgruppen ska främja samarbetet i e-arkiv Väst.

Styrgruppen ansvarar för strategiska frågor, långsiktig utveckling och beslut om partsgemensamma styrande dokument. Styrgruppen ska bevaka och driva frågor kring samverkansavtalet. Styrgruppen ansvarar även för att upphandlingar/avtal som behövs för förvaltning och utveckling av e-arkivfrågor genomförs. Styrgruppen beslutar om ekonomiska frågor med undantag av de ekonomiska frågor som chefsgruppen har mandat för.

Styrgruppen är ytterst ansvarig för den centrala organisationens verksamhet. Värd för central organisation har dock ansvar enligt punkt 5.4.

Styrgruppen beslutar i frågor där Arkivrådet inte kommer överens.

Styrgruppen ansvarar även för styrdokumentet “Ansvarsfördelning e-arkiv Väst” som beskriver uppgifter för styrgruppen, arkivrådet, chefsgruppen, central organisation och lokala förvaltningar. I styrdokumentet förtecknas även servicenivå för central organisation och IT-drift. Kontaktpersoner för de medlemmar som inte är representerade i styrgruppen eller arkivrådet framkommer också i styrdokumentet.

Beslut tas som majoritetsbeslut. Ordföranden i styrgruppen har utslagsröst. För beslutsförhet måste minst tre representanter vara närvarande vid beslutstillfället.

Styrgruppen ska ha möte minst en gång per kvartal och vid behov. Protokoll ska föras vid mötena.

5.2. Arkivrådet

Arkivrådet ska bestå av fem arkivarier, en från Trollhättans Stad, en från Uddevalla kommun, en från Vänersborgs kommun samt två representanter som Lysekils kommun respektive Dals-Eds kommun är ansvariga för att utse.

Arkivarien från Uddevalla kommun ska vara ordförande eller så ska Uddevalla kommun tillse att det finns en ordförande i arkivrådet. Arkivrådet utser vice ordförande.

Ordförande är föredragande i styrgruppen. Processledaren i central organisation är föredragande i arkivrådet.

Representanterna i arkivrådet har kontaktpersoner, arkivarier eller motsvarande, hos de parter som inte är representerade i arkivrådet.

Arkivrådet ska främja samarbetet i e-arkiv Väst.

Arkivrådet ansvarar för strategiska e-arkivfrågor, utveckling av e-arkivet samt inriktning och prioritering av den centrala organisationens uppgifter. Arkivrådet ansvarar för att det tas fram gemensamma styrdokument och rekommendationer i e- arkivfrågor. Arkivrådet är beredande organ till styrgruppen. Till ansvaret hör också omvärldsbevakning, informationsspridning och utbildningsfrågor i e-arkiv Väst. Besluta om långsiktig planering utifrån underlag från central organisation. Det operativa arbetet utförs av central organisation på uppdrag av arkivrådet.

Beslut tas i konsensus. Om Arkivrådet inte kommer överens i någon fråga ska denna fråga avgöras i styrgruppen.

Arkivrådet ska ha möte minst en gång i månaden och vid behov. Protokoll ska föras vid mötena.

5.3. Chefsgruppen

Chefsgruppen ska bestå av cheferna som ansvarar för arkivverksamheten hos respektive part. Styrgruppens ordförande är ordförande i chefsgruppen.

Chefsgruppen ska främja samarbetet i e-arkiv Väst.

Chefsgruppen godkänner årlig budget för den centrala organisationen, senast 30 november året före verksamhetsåret. Vidare ansvarar chefsgruppen för att fastställa årlig redovisning av ekonomiskt resultat, verksamhetsmässigt resultat och riktlinjer för kommande års budget för den centrala organisationen. Detta ska göras senast 31 mars året efter verksamhetsåret.

Chefsgruppen tar fram beslutsunderlag angående nya parter i e-arkiv Väst.

Chefsgruppen tar också beslut om gemensamma upphandlingar av e-arkivsystem och andra systemkomponenter.

Beslut tas som majoritetsbeslut bland närvarande parter. Ordföranden har utslagsröst.

Ordföranden ansvarar för att sammankalla chefsgruppen till möte vid behov, dock minst två gånger per år. Kallelse ska vara parterna tillhanda minst 4 veckor innan mötet.

Protokoll ska föras vid de möten där beslut fattas.

Varje part står för sin representants kostnader för möten.

5.4. Central organisation

Central organisation arbetar operativt för parterna i e-arkiv Väst enligt beslutad omfattning och budget. I de kostnader som fördelas mellan parterna ingår personalkostnader, lokaler, personlig utrustning, overheadkostnader.

Central organisations omfattning kan variera över tid. Central organisation bemannas i huvudsak med anställd personal, initialt motsvarande tre heltider. Även inhyrda resurser från parterna i e-arkiv Väst ingår i central organisation. Central organisation har möjlighet att inom befintlig budget anlita konsulter för att utföra sitt uppdrag vid exempelvis vakanser. Central organisation arbetar uteslutande för e-arkiv Väst och dess medlemmar.

Central organisation arbetar, på uppdrag av arkivrådet, med leveranser till e-arkiven och processledning inom e-arkiv Väst. I ansvaret ingår även:

• Planering på kort och lång sikt.

• Främja samarbetet i e-arkiv Väst.

• Samordna det gemensamma arbetet i e-arkiv Väst.

• Företräda e-arkiv Väst mot leverantörer.

• Förvalta hemsida för e-arkiv Väst.

• Tillhandahålla en gemensam arbets- och dokumentationsyta för e-arkiv Väst.

• Diarieföring för e-arkiv Väst.

En representant från den centrala organisationen är föredragande i styrgruppen och i arkivrådet.

Trollhättans stad, den verksamhet som ansvarar för Trollhättans arkivverksamhet, är värd för central organisation. Ansvarig chef har personal- och arbetsmiljöansvar för personal i central organisation. Chefen är även ansvarig för framtagande och redovisning av ekonomiska underlag till chefsgruppen.

Personal, anställd i central organisation, ska ges möjlighet att delta i arbetsplatsträffar, kompetensutveckling och liknande aktiviteter för anställda i Trollhättans stad.

Central organisation är inte en arkivmyndighet.

5.5. IT-drift

IT-drift och lagring utförs av Trollhättans stad, den verksamhet som ansvarar för IT. I ansvaret ingår följande.

• IT-drift och lagring.

• Backuphantering.

• Support kring IT-drift till parterna.

• Kontakt med leverantör e-arkiv i tekniska frågor.

5.6 Respektive parts ansvar

5.6.1. Resurstillsättning

Varje part är ansvarig för att, inom sin koncern, se till att det finns tillräckliga ekonomiska och personella resurser för:

• att främja samarbetet i e-arkiv Väst,

• att aktivt bidra i samverkan,

• arkivhantering i lokalt e-arkiv och pappersarkiv, till exempel arkivredovisning, utlämnande av allmänna handlingar och dokument- eller informationshanteringsplaner,

• egna uppgifter inom e-arkiv, till exempel arkivering och sin del av anslutning,

• fullgörandet av uppgiften som arkivmyndighet enligt gällande lagstiftning,

• att på förfrågan, utifrån sina förutsättningar, bidra med personal till central organisation mot kostnadsersättning.

5.6.2. Lokal förvaltningsorganisation

Varje part är ansvarig för att ha en lokal förvaltningsorganisation med en ansvarig chef för arkivverksamheten.

Ansvarig chef ska se till att det finns:

• Förvaltningsledare som leder parts arbete med e-arkiv,

• Arkivarie eller motsvarande kompetens,

• Systemförvaltare för e-arkiv,

• Övriga roller som ska bemannas enligt e-arkiv Västs kontaktlista.

6. Parternas förhållande till varandra

Uppnådda erfarenheter och resultat som någon av parterna äger ska tillhandahållas till övriga parter utan ersättning.

I de frågor som regleras i detta avtal får inte en enskild part vidta egna åtgärder. Detta hindrar inte parts fullgörande av uppgift som arkivmyndighet.

Parterna är bundna av de beslut som styrgruppen och chefsgruppen tar. Exempel på detta är avtalsförlängningar gentemot leverantörer.

7. Kostnadsfördelning central organisation och IT-drift

7.1 Central organisation

Kostnadsfördelning sker mellan avtalets parter. Varje kommun har en andel och varje kommunalförbund 30 % av en andel utifrån antalet samverkande parter.

Till central organisations kostnader tillförs de timmar som medlemmarna utför på uppdrag av e-arkiv Väst med undantag för deltagande i chefsgruppen.

7.2 IT-drift och lagring

Kostnadsfördelning för IT-drift och lagring fördelas enligt följande:

• 50 % per capita,

• 50% per andel enligt 7.1.

7.3 Avgränsningar

Kostnader för e-arkivsystem och andra systemkomponenter regleras inte i detta avtal.

8. Inträde

För eventuellt tillkommande parter till detta avtal krävs att befintliga parter skriftligt medger sådant inträde. Första tillfälle för inträde är den 1 januari 2028.

För att vara aktuell för inträde i samverkan e-arkiv Väst krävs att tillkommande part uppfyller ansvarsåtagandena i punkt 5.6 i detta samverkansavtal.

9. Ändringar och tillägg i detta avtal

Parterna är medvetna och överens om att detta avtal är långsiktigt och gäller tills vidare och att det kan uppstå förändrade omständigheter som medför att avtalet kan komma att behöva justeras. Skulle sådana omständigheter uppkomma ska parterna i samförstånd försöka finna en lösning som samtliga parter är överens om.

Ändringar och tillägg ska vara skriftliga och undertecknade av alla parter för att vara giltiga.

10. Tvist

Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och om tvist inte kunnat lösas genom förhandling, i andra hand vid svensk allmän domstol, med Vänersborgs tingsrätt som första instans.

11. Utträde

Avtalet kan skriftligen sägas upp med 24 månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska skickas till ordföranden i styrgruppen e-arkiv Väst.

Första möjlighet att lämna detta avtal är 2032-12-31. Därefter sker eventuellt utträde vid vartannat kalenderårsskifte.

Avtalet ska, med reviderad kostnadsfördelning enligt punkt 7, fortsätta gälla oförändrat för övriga parter.

12. Underskrifter

Detta avtal skrivs under elektroniskt.