Upphandlings- och inköpspolicy
Upphandlings- och inköpspolicy
Antagen av: Kommunfullmäktige
Datum: KF § 67 2020-06-15
Ersätter: KF § 87, 2014-10-27
Ansvarig för revidering: Inköpsansvarig Gäller för: Kommunkoncernen Giltighetstid: tills vidare
Upphandlings- och inköpspolicy för Olofströms kommunkoncern
Upphandlings- och inköpspolicyn gäller för Olofströms kommun och Holje Holding med helägda dotterbolag; i dokumentet benämnda kommunen.
I de verksamheter där Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) tillämpas görs undantag från denna policy där LUF avviker från LOU.
1. Inledning
Kommunen köper årligen varor, tjänster och byggentreprenader för betydande belopp. Ansvarsfulla och medvetna upphandlingar och inköp medverkar till att driva marknaden mot ett mer hållbart samhälle som i högre grad präglas av miljötänkande, demokrati, solidaritet och rättvisare villkor. Vid kommunens upphandlingar ska därför miljöhänsyn, sociala hänsyn och arbetsrättsliga hänsyn beaktas.
Det är nödvändigt att alla som medverkar i upphandlings- och inköps- processen har en gemensam grundsyn och arbetar efter samma regler. Upphandling ska göras med en helhetssyn så att varor och tjänster får rätt funktion, rätt kvalitet och hög säkerhet till mest fördelaktiga totala kostnad.
2. Lagen om offentlig upphandling (LOU)
Kommunen ska följa LOU vid köp, hyra, leasing m.m. av varor, tjänster och byggentreprenader.
2.1 Principer för offentlig upphandling
Principerna för offentlig upphandling är:
icke-diskriminering, likabehandling, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot direkt eller indirekt diskriminering av leverantörer främst på grund av nationalitet.
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar.
Principen om öppenhet innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet.
Principen om proportionalitet innebär att kraven och villkoren i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
Upphandlings- och inköpspolicy
2.1.1 Hänsyn Miljöhänsyn
Varor, tjänster och byggentreprenader som kan bedömas vara minst
skadliga för människor och miljö ska upphandlas.
Sociala hänsyn
Sociala krav syftar till sunda arbetsvillkor, en sund arbetsmiljö, främjande av sysselsättning, lika rättigheter och möjligheter, social integration, tillgänglighet, samt en rättvis handel.
Arbetsrättsliga hänsyn
Arbetsrättsliga villkor om lön, semester, arbetstid, tjänstepension och försäkringar i nivå med kollektivavtal ska ställas om det är behövligt (se tillämpningsanvisningar).
När svensk rätt inte är tillämplig ska villkor ställas enligt ILO:s kärnkonventioner om det är behövligt.
2.2 Tröskelvärden
Bestämmelserna är olika för upphandling över respektive under tröskel- värden. Kommunen ska beräkna det totala värdet av varje upphandling. Detta reglerar vilket upphandlingsförfarande som formellt ska användas. Värdet ska beräknas för avtalets hela löptid, även optioner och förlängningsklausuler ska räknas in.
En upphandling får inte delas upp i avsikt att kringgå bestämmelserna.
3. Direktupphandling
Direktupphandling får användas om upphandlingens värde uppgår till högst 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster (gäller LOU; se tillämpningsanvisningar). Vidare får direktupphandling användas i tillämplig omfattning i de fall förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda eller om det finns synnerliga skäl.
Köp av samma slag under kalenderåret ska räknas samman, överstiger de totala inköpen 28 procent av tröskelvärdet får ej direktupphandling användas.
Inköpet får ej delas upp i syfte att värdet ska underskridas.
Vid köp mellan 10 000 kr till 100 000 kr bör minst 3 leverantörer tillfrågas.
Vid köp över 100 000 kr ska offert begäras in av minst 3 leverantörer, om inte synnerliga skäl föreligger.
Offert ska vara skriftlig. Kommunen ska anteckna skälen för beslutet och annat av betydelse vid upphandlingen. Mall för dokumentation ska användas.
Direktupphandling får ej ske när avtal finns.
Upphandlings- och inköpspolicy
4. Kommunens riktlinjer
• Kommunens upphandlingsverksamhet ska präglas av effektivitet, kompetens, samverkan samt etik och moral. En god totalekonomi ska vara målet.
• All upphandling ska ske i nära samverkan mellan upphandlingsansvarig och användare.
• All personal som genomför upphandling ska ha kännedom om Lagen om offentlig upphandling samt vara väl insatta i kommunens upphandlings- och inköpspolicy.
• Ingångna avtal är civilrättsligt bindande för kommunen som helhet och därmed också för de olika förvaltningarna/bolagen.
• Kommunen ska genom intern kontroll tillse att tecknade avtal följs.
• Kommunen ansvarar för att medverka vid upphandlingar både inom den egna koncernen och i samverkan med andra kommuner.
• Inriktningen ska vara att upphandling ska ske på ett sådant sätt att små och medelstora företag kan deltaga i upphandlingarna.
• Varje beställare ska påtala brister i utförandet av leveranser av varor och tjänster både för leverantören och för upphandlingsansvarig.
• Upphandlingsansvariga ansvarar för att ingångna avtal finns tillgängliga för användarna.
• Inriktningen ska vara att entreprenörer erbjuder lärlingsplats vid upphandling av byggentreprenader.