Planering
Planering
Upphandlingsprocess Avtalsperiod
Annons
Behovsanalys Förfrågnings- underlag
Uteslutning
& kvalificering av leverantörer
Utvärdering Av anbud
10 dagar
Kontrakts-
skrivning
Anbud
Tilldelnings- beslut
Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.
Uppföljning
Upphandlingsdokumentet är ett underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att denne sedan ska kunna lämna anbud. Kommunens upphandlingsdokument består av:
• Anbudsinbjudan -innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten
• Kravspecifikation – beskrivning av krav på produkten eller tjänsten
• Avtalsvillkor – beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera
• Prismatris/prisbilaga – innehåller förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet
• Egenförsäkran alternativt ESPD (European Single Procurement Document)
Upphandlingsprocessen Annonsering
Annonsering görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av
förfarande avgörs bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar måste inte annonseras.
Alla inkommande anbud i TendSign registreras automatiskt. De ligger låsta i TendSigns databas och är inte tillgängliga för någon innan anbudsöppning.
De elektroniska anbuden öppnas normalt dagen efter sista anbudsdagen. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande. Vanligtvis är en av dessa personer från ekonomienheten.
Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till des tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.
Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.
• Leverantör ska uteslutas om kommunen fått kännedom om att leverantören är dömd för brott, inte fullgjort sina åtaganden avseende skatt och så vidare enlit LOU kap 13 §1-2 respektive kapitel 19.
• Leverantör får uteslutas om de till exempel brustit i tidigare kontrakt eller otillbörligt påverkat upphandlingen, gått i konkurs, åsidosatt tillämpliga miljö- social- eller arbetsrättsliga skyldigheter med mera (kap 13 §3).
• Slutligen kontrolleras att de övriga krav kommunen ställt på leverantören är uppfyllda, till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat o.s.v.
Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i upphandlingsdokumenten, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda ska-kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.
Det finns tre möjliga utvärderingsgrunder:
• Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• Kostnad (kan inkludera livscykelkostnad)
• Pris
Om bästa förhållandet mellan pris och kvalitet väljs som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I upphandlingsdokumentet framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.
Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt XXX ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen. Om en leverantör anser sig felaktigt bedöms eller hanterad har det rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten. Anbudsgivare har 10 dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.
När 10 dagar har passerat ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumenten. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.
Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.
Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens sida och leverantörens sida. För att kontrollera priser används ett avtalsuppföljningssystem.