AVTAL OM SAMVERKAN I GEMENSAM e-NÄMND
AVTAL OM SAMVERKAN I GEMENSAM e-NÄMND
Arjeplog, Arvidsjaur, Boden, Gällivare, Haparanda, Jokkmokk, Kalix, Kiruna, Luleå, Pajala, Piteå, Älvsbyn, Överkalix och Övertorneå kommuner, nedan benämnda samverkande parter, har kommit överens om att från och med den 1 juni 2013 inrätta en gemensam e- nämnd kallad Norrbottens e- nämnd.
Luleå kommun är värdkommun för nämnden. Nämnden tillsätts därmed i Luleå kommun och ingår i dess organisation.
För nämndens arbete gäller reglemente enligt bilaga 1.
Översikt finansiering Norrbottens e-nämnd och fördelning enligt bilaga 2.
1 UPPGIFTER
Nämnden ansvarar gentemot de samverkande parterna för sådana särskilda, specificerade uppdrag inom utveckling av e-samhället vilka lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut.
Det huvudsakliga uppdraget ska syfta till att uppnå intentionerna i Xxxxxxxxx för e-Samhället och bestå av samordning av utveckling av e-förvaltning.
Vid tidpunkten för nämndens inrättande finns beredskap hos Luleå kommun att utföra verksamhet åt nämnden. Skulle visst uppdrag avse verksamhet utanför det definierade verksamhetsområdet, ska detta godkännas av samtliga parters fullmäktige första gången sådant uppdrag antas, innan nämnden godkänner uppdraget.
2 ADMINISTRATION M M
Kommunledningsförvaltningen i Luleå kommun ska ha ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planera och administrera den verksamhet som nämnden ansvarar för.
3 PERSONAL OCH ÄGANDERÄTT TILL EGENDOM
Den samverkande part som utsetts att bedriva verksamhet till följd av nämndens beslut ska vara huvudman för densamma och tillhandahålla de fastigheter, inventarier och annan lös egendom som krävs, samt vara arbetsgivare för den personal som ianspråktas för verksamheten.
4 FÖRSÄKRING
Den samverkande part som har äganderätt till egendom som nyttjas för nämndens verksamhet ska se till att egendomen försäkras. (se punkt 3 ovan)
5 KOSTNADSFÖRDELNING M M
Varje samverkande part ansvarar själv för samtliga kostnader för sina respektive förtroendevalda i nämnden enligt respektive parts arvodesregler.
I övrigt består kostnader som uppkommer inom nämndens verksamhetsområde av tre olika delar. Det handlar dels om grundläggande administrativa, allmänna eller övergripande kostnader som föranleds av nämndens verksamhet, ett grundbelopp och dels om kostnader för gemensamt anställda resurser, e-kontorbelopp, samt om kostnader kopplat till särskilda uppdrag, projektbelopp.
Grundbeloppet avser nämndsadministration och samtliga personalkostnader för tjänsteman som har uppdraget inom nämndens ansvarsområde. Kommunledningsförvaltningen i Luleå kommun bemannar nämnden med sekreterare, erforderlig administrativ assistans samt en e-Samordnare som tillika är föredragande. Grundbeloppet ska betalas av de samverkande parterna i lika delar och betalas i förskott baserat på nämndens budget. Betalning av bidraget ska ske i januari månad varje år. Beloppet ska räknas upp årligen med enligt arbetskraftskostnadsindex (AKI) för tjänstemän.
Se bilaga 2.
e-Kontorbeloppet avser personalkostnader för gemensamma resurser, utöver e-Samordnaren, exempelvis Verksamhetsutvecklare e-tjänster. Tjänstemän som har uppdraget att inom nämndens ramar driva och stödja kommunerna med arbete kring e-förvaltning och e-samhälle.
e-Kontorbeloppet ska betalas av de samverkande parterna enligt av nämnden beslutad fördelningsmodell. Beloppet betalas i förskott baserat på nämndens budget. Betalning av bidraget ska ske i januari månad varje år. Beloppet ska räknas upp årligen med enligt arbetskraftskostnads- index (AKI) för tjänstemän.
Se bilaga 2.
Projektbelopp som är direkt hänförliga till särskilt uppdrag ska belasta de samverkande parter som lämnat uppdraget enligt den fördelningsnyckel som dessa parter kommer överens om. Den principiella utgångspunkten för parternas fördelningsnyckel bör vara att kostnaderna fördelas mellan de samverkande parterna i proportion till befolkningsantal som nyckeltal. Om flera kommuner i senare skede vill nyttja resultaten av ett specifikt utvecklingsarbete ska de kommuner som drivit utvecklingsarbetet få ersättning för sina insatser enligt samma nyckeltal.
Uppkomna över- och underskott balanseras inom nämnden till efterföljande år. Nämnden har själv rätt att besluta om förändringar av betalningsperioder.
6 INSYN I FÖRVALTNINGEN
Samtliga samverkande parter har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden ska till respektive samverkande parts fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är med den periodicitet som gäller för Luleå kommuns egna nämnder.
7 MANDATPERIOD
Mandatperioden ska vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det år då allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. När mandatperiod upphör förlängs avtalet med ny mandatperiod. Nämndens verksamhet ska dock upphöra tidigare om uppsägning av detta avtal sker före mandatperiodens utgång. Första tjänstgöringsperioden är från och med den 1 juni 2013 till och med den 31 december 2014.
8 OMFÖRHANDLING
Omförhandling av avtalet kan påkallas av samverkande part om förutsättningarna väsentligen har förändrats.
9 TVISTER
Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan berörda samverkande parter. För det fall tvisten inte kan lösas därigenom, ska den avgöras av allmän domstol.
10 AVTALETS GILTIGHET
Detta avtal gäller från och med avtalets undertecknande av samtliga ingående parter till och med den 31 december 2014, under förutsättning att de samverkande parternas fullmäktige har godkänt avtalet genom beslut som vinner laga kraft. Avtalet förlängs därefter automatiskt med en ny mandatperiod (se punkt 7 ovan).
Skriftlig uppsägning ska ske senast tolv månader före avtalstidens utgång och skickas till samtliga samverkande parter.
Respektive part äger rätt att föreslå ändringar eller tillägg till detta avtal.
Detta avtal har upprättats i 14 originalexemplar, varav de samverkande parterna har tagit var sitt.
Ort/datum: Luleå den………………… Ort/datum: ………………………………………...
................................................... ..............................................................................
Xxxxxx Xxxxxxx Namnförtydligande: ……………….....................................
Kommundirektör Titel: ………………......................................................
Luleå kommun Kommun: ..................................................................