VALO Tilauspalvelu™ Användarmanual
VALO Tilauspalvelu™ Användarmanual
1.11.2017
Allmänt
• För att du ska kunna registrera dig som användare i beställningstjänsten VALO Tilauspalvelu måste ditt företag ha ett gällande VALO-kundnummer.
• Registrera dig som användare på: xxx.xxxxxxxxxx.xx
• När du har registrerat dig bekräftar Kundtjänsten ditt kundnummer inom 2 vardagar. Du får information om bekräftelsen till din e-post. Därefter kan du logga in i tjänsten och göra beställningar.
• VALO Tilauspalvelu™ är tillgänglig 24 h om dygnet.
• Kundtjänsten hjälper dig vid behov och ger dig handledning:
– Tfn 010 381 2643
– E-post: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
1.11.2017 2
Registrering
1.11.2017 3
Gå till VALO Tilauspalvelu på: xxx.xxxxxxxxxx.xx
Klicka först ”På
svenska”. 2
(nr 1 på bilden)
1
Börja registreringen genom att klicka på den gröna knappen
”Registrera dig i
tjänsten”. (Nr 2 på bilden)
1
3
j
4
2
5
6
1. Fyll i dina personuppgifter.
2. Skapa ett användarnamn. Observera att användarnamnet ska vara minst 3 och högst 12 tecken långt. Användarnamnet får innehålla både siffror och bokstäver. Lösenordet ska vara minst 6 tecken långt, varav minst ett ska vara en siffra och ett en stor bokstav.
3. Fyll i företagets namn och FO-nummer (e obligatoriskt).
4. Lägg till VALO-kundnumren. Kundnumren ska vara 8-siffriga, mata alltså även in nollorna på slutet.
5. Läs och godkänn användarvillkoren.
6. Xxxxxx slutligen på knappen ”Registrera dig”.
När du har registrerat dig och Kundtjänsten har bekräftat ditt kundnummer får du information till din e-post. Därefter kan du logga in med ditt användarnamn.
Inställningar för kompatibilitetsvyn
1
2
3
För att säkerställa att VALO Tilauspalvelu fungerar korrekt, kontrollera inställningarna för kompatibilitetsvyn i din webbläsare före den första inloggningen.
1. Välj Työkalut (Tools/Verktyg).
2. Välj Yhteensopivuusnäkymän asetukset (Combatilibity View Settings/Inställningar för Kompatibilitetsvyn).
3. Avmarkera alla kryssrutor och klicka på Sulje (Close/Stäng).
Inloggning
Inloggning
1
Logga in i VALO Tilauspalvelu med ditt användarnamn och lösenord i det blå fältet upptill i vyn.
Om du har glömt ditt lösenord kan du få ett nytt genom att
klicka på länken ”Har du glömt ditt lösenord?”. Du får ett nytt lösenord till din e-post. (Nr 1 på bilden)
När du har loggat in och du använder flera kundnummer öppnas en rullgardinsmeny under inloggningsrutan. Välj i rullgardinsmenyn för vilket kundnummer du ska göra en beställning. Klicka slutligen på knappen ”Fortsätt”.
2 4
På förstasidan i tjänsten kan du ta närmare del av produkterna med hjälp av sökfunktionen (1) eller välja önskad varuleverantör (2) i huvudmenyn eller under sökfältet (3).
De varuleverantörers logotyper (3) vars produkter du kan beställa visas med klar färg. När
du klickar på logotypen visas en bild och 1
4
produktgrupperna under logotypen. Genom att
klicka på bilden går du till varuleverantörens
förstasida.
Om du inte kan beställa varuleverantörens produkter visas logotypen med matt färg. Du kan klicka på den för att gå till presentationssidan.
Om ditt företag vill bli kund, skicka blanketten ”Bli kund” på presentationssidan.
Också när ditt företag har ett avtal med 3
varuleverantören, men du inte kan beställa
produkter i VALO Tilauspalvelu ska du skicka blanketten ”Bli kund” på varuleverantörens
presentationssida (klicka på logotypen med matt färg).
Du går direkt till beställningen via knappen ”Beställningsrader” (4) eller genom att välja önskad dag i kalendern.
Beställning
Välj beställningsvy
Produktkatalog eller varukorg
1
2
11
Börja beställningen med att välja produktkatalog eller varukorg som beställningsvy.
I katalogvyn kan du söka produkter med sökfunktionen eller navigera dig fram i produktträdet och flytta produkter till varukorgen som beställningsrader. Du kan avgränsa antalet produkter utifrån olika egenskaper och grupper. (Nr 1 på bilden)
Varukorgen fungerar som inmatningsvy i beställningen. Där kan du snabbt mata in beställningsrader om du känner till produktens beställningsnummer eller EAN-kod eller genom att söka på produktens namn. (Nr 2)
1.11.2017
När du vill ändra leveransdagen för produkterna har du tre möjligheter.
I kalendern på förstasidan. Du kan bläddra bakåt och framåt bland kalendermånaderna med pilarna. (Nr 1 på bilden)
De dagar du kan göra en beställning för visas med grönt i kalendern.
ELLER
Med knappen ”Leveransdag” i det grå
fältet upptill på sidan. (Nr 2)
ELLER
Om du vill gå direkt till den första möjliga leveransdagen, klicka på den gröna
knappen ”Beställningsrader” i
huvudmenyn. (Nr 3)
1.11.2017
3
2
1
12
Navigering i kalendern 1
Du kan navigera dig framåt och bakåt i kalendern med pilarna. När du klickar på knappen ”I dag” visas innevarande dag (Nr 1 på bilden).
Beställning 2
På leveransdagarna ser du hur många rader som har skapats för respektive leveransdag och med vilka beställningsslag. Förklaringar till beställningsslagen finns nedtill i högra hörnet (nr 2 och 3).
Du kan göra beställningar för dagar som är märkta med grönt. Du väljer leveransdag genom att klicka på leveransdagen i kalendern (nr 5) eller
genom att mata in leveransdagen i sökfältet och klicka på knappen ”Sök” 5
(nr 6).
6
Om leveransdagen är markerad med gult har en beställning gjorts för
den, men beställningen har inte godkänts. 7
3
Försäljningen stängs och leveranstid
Här ser du stängningstiden för försäljningen innevarande dag. När du för muspekaren över någon av leveransdagarna ser du stängningstiderna för försäljningen den aktuella dagen (nr 7).
Om det finns en uppskattad leveranstid visas den här. Leveranstiden 8
uppskattas när leveransen närmar sig (nr 8).
När du har klickat på en leveransdag i kalendern öppnas varukorgen, där du också kan mata in din beställning.
I det grå fältet upptill visas följande relevanta
uppgifter för beställningen.
1. Leveransdag. Via knappen öppnas leveranskalendern. Från den kan du gå till en annan leveransdag.
2. Välj vy. Du väljer själv om du gör beställningen genom att söka produkter i produktkatalogen eller genom att mata in produkterna direkt utifrån produktnamn eller -nummer.
3. Stängningstid för försäljningen denna leveransdag (dagen anges vid nr 1 på bilden).
4. Under ”Beställningsstatus” visas beställningens nuvarande status, till exempel om det fortfarande går att göra ändringar i beställningen eller om den redan har gått till leverans.
5. När det finns rader på beställningen blir knappen ”Godkänn” grön till färgen och visar antalet rader på leveransdagen. För att göra beställningen, klicka på knappen ”Godkänn”.
1
2
3
4
5
Lägg till produkt
Beställning (2/6)
1
2
2
3
4
Du kan lägga till produkter som beställningsrader direkt om du känner till en del av produktens namn alternativt produktnumret eller EAN-koden.
Börja mata in en ny produkt i produktnummerfältet (nr 1 på bilden) så föreslår tjänsten produkter som stämmer överens med sökningen.
Om du har rätt att beställa produkter som får skolmjölksstöd från EU, men vill beställa en rad utan stödet kan du avmarkera skolmjölksstödet.
Använd beställningsunderlag
Om du använder beställningsunderlag kan du lägga till produkter som finns på ett beställningsunderlag till denna leverans genom att i rullgardinsmenyn välja önskat underlag och klicka på knappen ”Lägg till” (nr 2):
Produkter som jag senast beställt
På listan visas produkter som du har beställt den senaste tiden. Du kan lägga till produkter på leveransdagen direkt genom att klicka på det gröna plustecknet (nr 3).
1.11.2017
Beställning (3/6)
Lägg till produkt i varukorgen
1
3
2
Du skapar en ny beställningsrad i varukorgen genom att först mata in produktnumret (nr 1 på bilden). Du kan utnyttja snabbinmatningsfunktionen genom att trycka Enter mellan fälten.
Till exempel Produktnummer 🡪 ENTER 🡪 mängd 🡪 ENTER gör att produkten läggs till i leveransen direkt.
Med hjälp av pilknapparna kan du kontrollera uppgifterna om produkter som stämmer överens med sökningen (nr 2).
Beställningsnumret är inte obligatoriskt (nr 3).
Beställningsrader som skapats visas på listan under raden ”Lägg till produkt”.
Hantera beställningsrader
2
1
7
3
4
5
6
Status för en enskild rad visas med en ikon i början av raden. En rad kan vara ny, redan godkänd eller innehålla ett fel. När du för muspekaren över ikonen visas en förklaring (nr 1 på bilden).
Kanalkoden anger på vilket beställningssätt beställningen har gjorts. När du för muspekaren över koden visas en förklaring.
Om det i beställningen finns produkter som får EU-stöd visas information om stödet i en separat kolumn. Det går att ändra en produkt som får stöd till stödfri genom att i rullgardinsmenyn ändra ”Ja” till ”Nej”.(nr 2)
Du kan lägga till produkter som finns på ett beställningsunderlag till denna leverans. Välj underlag i
xxxxxxxxxxxxxxxx och klicka på knappen ”Lägg till” (nr 3).
Om du vill spara beställningens rader för senare bruk, klicka på knappen ”Spara som underlag” (nr 4).
Om vill använda beställningen enbart som underlag för
en annan dag, klicka på ”Kopiera” (nr 5).
Skriv ut beställningen. (nr 6)
Du kan radera en rad genom att klicka på den blå rutan med ett kryss i slutet av raden (nr 7).
2
1
3
4
Kontrollera först att du har valt rätt leveransdag (nr 1 på bilden).
Klicka dig sedan till katalogvyn (nr 2).
Sök önskade produkter med sökfunktionen (nr 3) eller navigera dig fram i produktträdet i fältet till vänster (nr 4).
3
1
2
När du har hittat önskad produkt, mata in önskad mängd (nr 1 på bilden) och lägg till produkten på leveransdagen genom att klicka på det gröna plustecknet (nr 2).
När du har lagt till önskade produkter från katalogen kan du gå till varukorgen för att godkänna beställningen (nr 3).
I varukorgen kan du kontrollera raderna en gång till och vid behov göra ändringar i beställningen.
1
2
3
20
När du har skapat alla beställningsrader måste du godkänna
beställningen med knappen ”Godkänn” (nr 1 på bilden) för att produkterna ska levereras.
Med knappen ”Godkänn” ser du hur många rader du håller på att godkänna för denna dag och andra eventuella leveransdagar, om du har gjort beställningen för mer än en dag på samma gång.
Efter att du godkänt beställningen kan du göra ändringar i den eller lägga till rader ända fram till stängningstiden för försäljningen (nr 2).
Här ser du slutsumman för beställningen och eventuella expeditionsavgifter för små beställningar (nr 3).
1.11.2017
När du har godkänt beställningen får du en bekräftelse på den på sidan ”Tack för din beställning”.
Du kan fortsätta att beställa genom att genast gå till nästa leverans eller öppna leveranskalender för att välja en annan leveransdag (nr 1 på bilden).
3 1
Vid behov kan du skriva ut
beställningen (nr 2).
Du kan gå tillbaka för att göra ändringar i den nyss godkända beställningen (nr 3).
2 3
Ändringar i beställning efter godkännande
Denna funktion är inte tillgänglig hos alla varuleverantörer.
Du kan göra ändringar i en gjord beställning ända fram till stängningstiden för försäljningen.
Obs! Denna funktion är inte tillgänglig hos alla
varuleverantörer. Om en redan godkänd 4
beställningsrad inte kan ändras i VALO
Tilauspalvelu, visas en telefonikon vid beställningsraden samt texten ”För att ändra raden, kontakta varuleverantörens kundtjänst.”
Rader med ändringar i en redan godkänd beställning markeras med en egen ikon (nr 1 på bilden). Redan godkända rader är markerade med
en grön bock. 2
1 3
Du kan radera en rad genom att klicka på den blå rutan med ett kryss (nr 2). Xxxxx får en mattare färg och när du godkänner beställningen försvinner raden helt från beställningen. Du har ännu möjlighet att klicka tillbaka raden med det gröna plustecknet i slutet av raden.
Du kan ändra radens mängd med de små plus- och minustecknen intill mängdrutan eller radera mängden och mata in en ny (nr 3).
När du har gjort ändringar i en beställning ska du alltid till sist klicka på knappen ”Godkänn” (nr 4).
Beställningsunderlag
1.11.2017 23
Skapa nytt beställningsunderlag
1
2
Du kan skapa egna beställningsunderlag på sidan ”Beställningsunderlag”. Till den kommer du via ”Beställningsunderlag” i huvudmenyn (nr 1 på bilden).
Skapa ett nytt underlag genom att klicka på ”Nytt beställningsunderlag” (nr 2).
Du kan skapa flera underlag, till exempel per produktgrupp eller enligt den rytm du beställer produkter.
Du kan när som helst lägga till ett beställningsunderlag på önskad leveransdag via varukorgen.
Du kan också skapa ett nytt underlag av en gjord beställning via varukorgen.
1.11.2017 24
3
1
2
Du kan lägga till produkter i ett beställningsunderlag på samma sätt som i varukorgen, genom att mata in en del av produktens namn alternativt produktkoden.
Vid behov kan du byta namn på ett beställningsunderlag genom att klicka på namnet (nr 1 på bilden).
Kom slutligen ihåg att spara ändringarna (nr 2).
Du kan lägga till ett beställningsunderlag till en leverans även i denna vy (nr 3).
25
1.11.2017
Lägg till produkter från katalogen
Du kan lägga till produkter till ett beställningsunderlag även via uppgifterna om en enskild produkt (nr 1 på bilden).
1.11.2017
1
26
Standardbeställning
4
1
2
3
Du kan göra en standardbeställning. Standardbeställningar börjar alltid visas 2 veckor före leveransen. Du kan också själv göra ändringar i en standardbeställning och avbrott i distributionen t.ex. under semestern.
1. Mata in produkten på normalt sätt på en inmatningsrad.
2. Välj om du vill ha produkten varje vecka, udda veckor eller jämna veckor och välj önskade leveransdagar för produkten. Klicka på knappen ”Lägg till”.
3. Spara slutligen ändringarna. Obs! Ändringarna påverkar leveranserna efter 15 dygn.
4. Du kan göra ett avbrott i distributionen av en standardbeställning t.ex. under semestern.
Avslutning av standardbeställningen
Öppna standardbeställningen genom att klicka på / välja Beställningsunderlag à Standardbeställning.
Ta bort produkterna genom att klicka på kruxet (bilden bredvid) och spara ändringarna.
Märk att de standardbeställningar som redan stigit upp, manuellt måste tas bort från de följande 15 dygnen.
Mina uppgifter
När du har loggat in ser du verksamhetsstället och det kundnummer du är inloggad med uppe till höger.
När du klickar på pilen öppnas dialogrutan ”Mina uppgifter” bredvid den (som på bilden intill).
1. På sidan ”Mina uppgifter” kan du ändra dina uppgifter och byta lösenord.
2. Du ser de övriga användarna som beställer med samma kundnummer.
3. Du kan söka fraktsedlar i arkivet.
4. Du ser de kundnummer du använder, för vilka det finns ett leveransavtal med varuleverantören.
5. Du kan bli varuleverantörens kund.
När du är klar med alla beställningar med alla kundnummer, logga ut från VALO Tilauspalvelu (nro 1).
Om du använder fler än ett kundnummer kan du byta nummer via dialogrutan utan att logga ut.
1
Personuppgifter
1
2
3
4
5
På sidan ”Personuppgifter” kan du
1. Ändra dina personuppgifter
2. Byta lösenord
3. Ansöka om beställningstillstånd för ett nytt
leveransställe
4. Kontrollera leveransavtal
5. Gå till fraktsedelarkivet för att söka fraktsedlar
Här kan du be om beställningstillstånd för ett nytt leveransställe (kundnummer) (nr 3 på bilden).
Du kan kontrollera leveransavtal genom att klicka på ett enskilt kundnummer (nr 4). Du ser de gällande avtalen med varuleverantörerna för respektive kundnummer. Du kan också återkalla ett enskilt leveransställes (kundnummers) beställningstillstånd. Du kan skicka blanketten ”Bli kund” a) om ditt företag vill bli varuleverantörens kund b) om ditt företag redan har ett avtal, men du inte kan beställa produkter via VALO Tilauspalvelu.
Du kan söka ett enskilt levernasställes
(kundnummers) fraktsedlar i forsedelarkivet (nr 5).
Leveransavtal
2
1
3
På sidan ”Leveransavtal” ser du alla verksamhetsställen (kundnummer) för vilka du kan beställa varuleverantörens produkter.
Du kan kontrollera enskilda kundnummer genom att klicka på önskat kundnummer i menyn till vänster (nr 1 på bilden).
Du kan också kontrollera vilka andra användare som beställer med samma kundnummer (nr 2).
På listan över varuleverantörer (nr 3) anges de varuleverantörer som kan leverera produkter till ert verksamhetsställe. Om ditt företag inte har något avtal med den aktuella leverantören kan du ta kontakt genom
att skicka blanketten ”Bli kund”. Också när du har ett avtal med varuleverantören, men du inte kan beställa produkter via VALO Tilauspalvelu ska du skicka blanketten ”Bli kund” så att du får tillgång till varuleverantörens sidor.
Om du inte längre beställer med ett visst kundnummer via denna tjänst kan du radera kundnumret i dina uppgifter
genom att klicka på knappen ”Återkalla
beställningstillstånd”. Då raderas kundnumret i dina uppgifter, men inte i eventuella andra användares uppgifter (nr 4).
4
Om inga beställningar alls längre görs med ett kundnummer, kontakta Kundtjänsten.
Nytt leveransställe
På sidan ”Nytt leveransställe” kan du skicka en begäran om att få beställa till nya verksamhetsställen.
Lägg till kundnumren och klicka på knappen ”Lägg till leveransställe”.
Kundtjänsten bekräftar din begäran inom 2 vardagar. Du får information om bekräftelsen till din e-post till den adress som anges på sidan ”Mina uppgifter”.
När de nya kundnumren visas i rullgardinsmenyn i samband med inloggningen kan du göra beställningar med dem.
Forsedelarkiv
1
Du kan söka foredeln för en leveransdag genom att antingen ange datum (nr 1 på bilden) eller söka i kalendern som öppnas.
Du öppnar forsedeln i PDF-format genom att klicka på forsedelsnumret (nr 2).
2
Mina uppgifter (6/6)
Kundens övriga användare
Via ”Mina uppgifter” i huvudmenyn kan du kontrollera vilka andra personer som beställer med samma kundnummer.
Om någon av personerna inte längre beställer med det aktuella kundnumret kan du meddela Kundtjänsten om detta. Kundtjänsten raderar kundnumret i användarens uppgifter.