NORDISKT GENRESURSCENTER
Stadgar för
NORDISKT GENRESURSCENTER
nedan kallad för institutionen, fastställda av Nordiska ministerrådet (MR-FJLS) den 10 september 2014 och i kraft från och med den 1 januari 2015. Samtidigt upphör stadgarna för NordGen fastställda den 14 april 2011.
Institutionens etablering är godkänd av Samarbetsministrarna den 5 september 2007.
Dessa stadgar är utformade i enlighet med normalstadgar för samnordiska institutioner och har beslutats av samarbetsministrarna den 30 september 1999, den 13 september 2010 (§ 4 ändrad) och den 25juni 2014.
§ 1 Syfte/målsättning
Institutionens uppgifter är att befrämja och vidareföra det nordiska samarbetet inom ramen för dess mandat. Institutionens alla verksamhetsformer och aktiviteter bör syfta till en hög nordisk profil, bidra till den nordiska nyttan så att verksamheten skapar ett nordiskt mervärde utöver de rent fackmässiga samarbetsresultaten och beakta samarbetsministrarnas vision för Nordiska ministerrådet.
Nordiskt Genresurscenter (NordGen) skall vara ett nordiskt kunskapscenter för genetiska resurser och en hållbar användning av dessa samt främja en global rättvis fördelning av nyttjande av genetiska resurser.
NordGen agerar i mån av resurser inom en international ram och är ett tillgång för de nordiska länderna. NordGen ger teknisk rådgivning och information till beslutsfattare i de nordiska länderna i internationella förhandlingar om genetiska resurser. NordGen ska verka för ökad öppenhet, samarbete och rättvist utnyttjande av globala genetiska resurser till gagn för de nordiska länderna.
NordGen ska främja det nordiska samarbetet och bidra till miljövänliga, hållbara lösningar för livsmedelssäkerhet och biobaserad ekonomi genom hållbar förvaltning, användning och bevarande av genetiska resurser till gagn för jordbruk, trädgårdsbruk, skogsbruk och livsmedelsproduktion i Norden.
NordGen skall vara aktiv i utvecklingen av samarbete med olika brukargrupper i Norden. Målet bör vara att stärka den nordiska nyttan på kort eller lång sikt.
NordGens organisation, arbetsform och aktiviteter skall tillgodose de olika ämnesmässiga områdenas särprägel och inbördes samarbetsmöjligheter.
Institutionen utgör en del av Nordiska ministerrådets organisation. Vid institutionens utåtriktade aktiviteter ska sambandet mellan Nordiska ministerrådet och institutionen därför göras tydlig i syfte att förstärka den nordiska profilen.
§ 2 Verksamhet och arbetsuppgifter
NordGen har som uppgift att:
• arbeta för bevarande och dokumentation av den genetiska variationen av nordiskt material från jordbruket, trädgårdsbruket och skogsbruket i syfte att bidra till att säkra biologisk mångfald, livsmedelssäkerhet och en hållbar användning av det nordiska genetiska materialet,
• belysa samspelet mellan genetiska resurserna inom jordbruket, trädgårdsbruket och skogsbruket och miljöfaktorer,
• främja samarbete mellan sektorerna för jordbruket, trädgårdsbruket och skogsbruket samt miljösektorn beträffande hållbart nyttjande och bevarande av genetiska resurser,
• förmedla kunskap om och synliggöra arbetet med genetiska resurser,
• bidra till att utveckla kunskaper om och förutsättningar för en hållbar användning av genetiska resurser,
• främja förvaltning och kompetensutveckling i de nordiska länderna om genetiska resurser inom livsmedel, jordbruk, trädgårdsbruk och skogsbruk inklusive skogsbrukets frö- och plantförsörjning,
• bistå med rådgivning och tekniska expertkunskaper till medlemsländerna vid nationella, nordiska och internationella utredningar och uppdrag enligt ländernas önskemål,
• bidra till en bra samordning och goda kontakter inom det gemensamma nordiska arbetet och mellan de nordiska och nationella programmen inom NordGens arbetsområde samt
• i mån av resurser delta i internationellt samarbete och hjälpa till i samband med övriga nordiska insatser inom globalt bevarande och hållbar användning av genetiska resurser från jordbruket, trädgårdsbruket och skogsbruket
§ 3 Styrelsen
I. Tillsättning och ansvar
Institutionens styrelse tillsätts av och är ansvarig inför Nordiska Ministerrådet (MR-FJLS).
Styrelsen ansvarar för den fackmässiga strategiska planeringen, utifrån de syften/målsättningar för institutionen som Nordiska ministerrådet angivit. Styrelsen är, inom de ramar som Nordiska ministerrådet angivit, ett policyskapande organ inom institutionens fackmässiga kompetensområde och ska behandla frågor av större betydelse rörande institutionens fackmässiga målsättningar.
II. Sammansättning m. m.
Vid utnämning av en styrelseledamot skall risken för jäv undvikas. En styrelseledamot får inte delta i behandlingen av frågor, om styrelseledamoten har ett personligt intresse i ärendet eller om ledamoten kan komma att inneha en dubbel roll. Alla styrelseledamöter är skyldiga att själva uppmärksamma eventuella jävssituationer.
Styrelsen består av fem (5) ordinarie ledamöter, varav en (1) från varje nordiskt land, samt en observatör, som utses av ämbetsmannakommittén för miljösamarbetet (ÄK-Miljö). Därutöver utses personliga suppleanter för de ordinarie ledamöterna. Den personliga suppleanten deltar endast i styrelsemötet vid förfall för den ordinarie ledamoten.
Styrelseledamöter och suppleanter utses för en tid om högst fyra år åt gången och sitter endast två mandatperioder i följd. Vart annat år väljs ett jämnt antal styrelseledamöter och suppleanter, och vart annat år väljs ett ojämnt antal.
Jämställdhet mellan könen skall eftersträvas vid utseende av styrelse.
En representant från vart och ett av de självstyrande områdena äger rätt att delta på styrelsemötena med yttrande- och förslagsrätt, men utan rätt att delta i beslut. Representanterna för de självstyrande områdena skall vidare äga rätt att få avvikande mening förd till protokollet.
Representation från de självstyrande områdena skall anmälas på förhand i enlighet med de regler, som gäller för andra styrelseledamöter.
En representant för personalen äger rätt att delta i styrelsens arbete enligt domicillandets medbestämmanderegler.
Ministerrådssekretariatet deltar i styrelsens möten med observatörsstatus. Representanten från sekretariatet deltar därmed inte i styrelsens beslut.
Styrelsearvodet fastställs i den ordning Nordiska Ministerrådet (MR-XXX) bestämmer. Styrelsens möteskostnader belastar institutionen.
III. Arbetsformer
Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. Ordförandeskapet skall rotera mellan länderna. En ordförandeperiod kan uppgå till högst två år och en styrelseledamot kan vara ordförande högst två perioder i följd. Xxxxx av ordförande och vice ordförande skall meddelas Nordiska ministerrådets sekretariat. Styrelsen är beslutsför när fyra nordiska länder är representerade.
Varje ledamot har en röst. Xxxxxxx äger rätt att lägga ner sin röst. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Styrelsen sammanträder när ordföranden så bestämmer eller när minst två styrelsemedlemmar eller institutionsledaren begär det.
Det skall föras protokoll från styrelsemötena. Protokollet skicks till ministerrådets sekretariat för kännedom.
Styrelsen beslutar om närmare bestämmelser (arbetsordning) för utförandet av sitt uppdrag.
IV. Beslutsformer
Styrelsen kan fatta beslut i olika former:
a) Vid ordinarie möte
b) Vid telefonmöte
c) Genom skriftlig procedur (inkl. elektronisk post)
Styrelsen kan delegera beslutanderätten i ärenden inom ramen för sin fackmässiga dispositionsrätt, som inte är av principiell eller av större betydelse till arbetsutskott, ordföranden eller institutionsledaren.
§ 4 Institutionsledaren
Institutionsledaren tillsätts av och är ansvarig inför Generalsekretaren. Generalsekretaren tillsätter institutionsledaren i dialog med institutions styrelse och håller berörda ämbetsmannakomittéer informerade om processen. Generalsekretaren fastställer i tilsättningsbeslutet anställningsvilkor och förändringar i dessa efter att ha hört och fått ett yttrande från löne- och personalutskottet (LOP).
Institutionsledaren har det juridiska och ekonomiska ansvaret för institutionens löpande verksamhet och rapporterar direkt till Generalsekreteraren. Institutionsledarens ansvar omfattar såväl arbetsgivaransvar som ansvaret för att säkra att institutionens organisation, ekonomi och personalpolitik är förenliga med lagstiftningen i domicillandet och reglerna för det nordiska samarbetet. Institutionsledaren ska även sörja för att domicillandets regler om medbestämmanderätt för de anställda är uppfyllda.
Institutionsledaren är normalt styrelsens föredragande och sekreterare. Institutionsledaren har vidare ansvaret för beredning av de ärenden som föreläggs styrelsen och för verkställandet av beslut som styrelsen tar inom sitt fackmässiga dispositionsområde. Vid behov kan institutionsledaren bistås av institutionens personal eller andra sakkunniga vid styrelsens möten.
§ 5 Tillsättning och uppsägning av personal
Institutionens övriga personal anställs och sägs upp av institutionsledaren. Personalen anställs normalt på fyraårskontrakt med möjlighet till förlängning. Den samlade kontraktsperioden kan dock uppgå til högst åtta år.
Generalsekreteraren kan undantagsvis, på basis av en välmotiverad ansökan från institutionsledaren, förlänga anställningen för en medarbetare vid en nordisk institution med upp till sex månader utöver de åtta åren om det är av helt avgörande betydelse för institutionens verksamhet.
Därutöver, kan institutioner som bedriver höggradig specialiserad verksamhet med stark forskningsanknytning, efter medgivande från Generalsekreteraren, anställa en person utöver de ovan angivna åtta åren.
Sådant medgivande får lämnas om synnerliga skäl föreligger. Anställningen kan som längst vara i ytterligare fyra år. I sådana fall utbetalas inte särskilda förmåner kopplade till utlandsboende, såsom utlandstillägg, utöver de första åtta åren.
Institutionsledaren samt administrativ stödpersonal omfattas inte av denna reglering.
Institutionens ansökan om medgivande, där skälen för den extra kontraktsförlängningen noggrant redovisas, inlämnas till sekretariatet.
Övriga anställningsvillkor regleras genom ”Avtal mellan Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige om den rättsliga ställningen för såsom samnordiska institutioner och deras anställda av den 9 december 1988” och övriga bestämmelser beslutade av Nordiska ministerrådet.
Institutionernas anställda är oavhängiga av de nationella förvaltningarna.
§ 6 Finansiering och ekonomi
Institutionens verksamhet finansieras helt eller delvis över Nordiska ministerrådets budget. Nordiska ministerrådets ”Økonomireglement for virksomheder finansieret over Nordisk Ministerråds budget” och det internordiska revisionsreglementet för medel beviljade av de nordiska parlamenten till Nordiska Ministerrådet m.fl. gäller för institutionen. Härutöver kan Nordiska Ministerrådet (MR-XXX) utfärda ytterligare instruktioner för institutionernas förvaltning och ekonomi.
Institutionen omfattas av Ministerrådets system med kontraktsstyrning och årliga beviljningsbrev. Institutionsledaren ska årligen överlämna institutionens årsredovisning, som omfattar årsräkenskaper och verksamhetsberättelse tillsammans med revisionsberättelsen till Nordiska ministerrådet. Revisionsberättelsen ska innehålla förslag till beslut i Nordiska ministerrådet huruvida årsredovisningen kan godkännas.
§ 7 Offentlighet
I fråga om offentlighet av institutionens handlingar skall domicillandets bestämmelser tillämpas för denna nordiska institution.
§ 8 Övrigt
Institutionen skall tillsvidare ha sitt säte (hemvist) i Alnarp, Sverige.
Ändringar i dessa stadgar som är av principiell betydelse, såsom ändringar av institutionernas styringsformer eller nedläggandet av en institution, görs av Nordiska ministerrådet (MR-XXX).
Nordiska Ministerrådet (MR-FJLS) kan besluta om andra ändringar och tillägg i dessa stadgar. När institutionens verksamhet upphör tillfaller institutionens egendom Nordiska ministerrådet.
=========================================================