Införandet av uppgifter om småbarnspedagogik i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda)
Kommuner och samkommuner som ordnar småbarnspedagogik Privata serviceproducenter inom småbarnspedagogik
Införandet av uppgifter om småbarnspedagogik i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda)
Utbildningsstyrelsen har meddelat en föreskrift (OPH-5095-2022) till kommuner, samkommuner och privata serviceproducenter som ordnar småbarnspedagogik (nedan aktörer inom småbarnspedagogik) gällande införandet av uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (xxxxx Xxxxx) i enlighet med 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018). Den här anvisningen jämte bilagor preciserar innehållet i föreskriften.
Vi ber er informera om den här anvisningen till Varda-kontaktpersonerna och Varda-användarna i er organisation och till kommunens eller samkommunens olika tjänster inom småbarnspedagogiken samt till kommunens ansvariga användare i Studieinfo.
Resurser och processer som behövs för Varda
Det är skäl för aktören inom småbarnspedagogik att i god tid sörja för de resurser som behövs för Varda och därtill hörande processer och på det här sättet säkerställa införandet av uppgifterna inom utsatt tidtabell, arbetet för att se till att uppgifterna är korrekta och aktuella samt aktörens egen dokumentation. Man bör också se till att de som arbetar med Xxxxx introduceras till arbetsuppgifterna.
Uppgifter som ska föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken (Varda)
Uppgifter om producenten och verksamhetsställena
I informationsresursen ska följande uppgifter föras in om den som tillhandahåller småbarnspedagogik samt om dennes verksamhetsställen:
1. namn, FO-nummer och kontaktuppgifter
2. antalet platser inom småbarnspedagogiken
3. former för anordnandet av småbarnspedagogik
4. verksamhetsformer
5. språk och betoningar
Uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik
Följande uppgifter om personalen ska föras in i informationsresursen:
1. namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål
2. verksamhetsställe och i lagen om småbarnspedagogik avsedd arbetsuppgift
3. anställningsförhållande och arbetstid
4. avlagd examen som ger behörighet enligt lagen om småbarnspedagogik
5. deltagande i fortbildning.
OPETUSHALLITUS Hakaniemenranta 6, PL 380
00531 Helsinki
puhelin 0295 331 000 xxx.xx
UTBILDNINGSSTYRELSEN Hagnäskajen 6, PB 380
00531 Helsingfors
telefon 0000 000 000 xxx.xx
Kommunen, samkommunen och den privata serviceproducenten inom småbarnspedagogik kan föra in arbetstagarens e-postadress som används i arbetet i Varda ifall man använder sig av det digitala kvalitetsutvärderingssystemet (Valssi) för att fullgöra sin skyldighet enligt 24 § i lagen om småbarnspedagogik. Om användningen av kvalitetsutvärderingssystemet föreskrivs i lagen om Nationella centret för utbildningsutvärdering (1295/2013) vars ändringar (946/2022) träder i kraft 1.1.2023.
Uppgifter om barnen som deltar i småbarnspedagogik
I informationsresursen ska följande uppgifter föras in om de barn som deltar i småbarnspedagogiken:
1. namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
2. verksamhetsställe där barnet deltar i småbarnspedagogik
3. datum för inlämnande av ansökan enligt 17 § i lagen om småbarnspedagogik
4. begynnelse- och slutdatum för det beslut eller det avtal som avses i 18 § i lagen om småbarnspedagogik
5. omfattningen av barnets rätt till småbarnspedagogik räknat i timmar och uppgifter om hur den används
6. uppgift om anordnande av småbarnspedagogik i form av skiftomsorg för barnet
7. form för anordnande av småbarnspedagogiken.
Förutom den service som kommunen eller samkommunen själv ordnar för kommunen eller samkommunen också in uppgifter enligt 70 § 3 mom. 1 och 3–7 punkten om de barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas på något annat sätt enligt 5 § i lagen om småbarnspedagogik. Kommunen kan från och med år 2020 även avtala med en privat serviceproducent att den privata producenten tar över uppdraget att överföra/föra in uppgifter om ett barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel eller som köpt tjänst. Se närmare anvisningar på adressen xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000.
Uppgifter om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogiken
Följande uppgifter om vårdnadshavarna ska föras in i informationsresursen:
1. namn, personbeteckning, studentnummer, modersmål, hemkommun och kontaktuppgifter
2. beloppet på klientavgiften för småbarnspedagogiken och servicesedelns värde
3. familjens storlek enligt lagen om klientavgifter inom småbarnspedagogik
4. begynnelse- och slutdatum för beslutet om avgiften.
Ovan nämnda uppgifter beskrivs närmare i Vardas uppgiftsförteckning. Uppgiftsförteckningen finns på svenska på sidan xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000
och på finska på sidan xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/XXXXXXX/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Tidpunkt då uppgifterna ska föras in
Aktörerna inom småbarnspedagogik samlar uppgifterna som berör småbarnspedagogiken i ett operativt informationssystem eller ett annat personregister som de själva upprätthåller. Uppgifterna ska föras in i Varda omedelbart och kontinuerligt efter att informationen uppkommit och sparats i det egna operativa system eller personregister som upprätthålls av en kommun, samkommun eller en privat serviceproducent (privat daghem, gruppfamiljedaghem och familjedagvårdare) som ordnar småbarnspedagogik.
Därefter ska aktören inom småbarnspedagogik utan dröjsmål ange nya uppgifter och uppdatera och korrigera uppgifter i Varda varje gång det sker ändringar i aktörens operativa informationssystem eller annat personregister eller i de uppgifter som sparats i Varda.
Då uppgifterna överförs med ett gränssnitt ska de finnas i Varda inom ett (1) dygn. Då uppgifterna förs in med användargränssnittet ska de vara uppdaterade i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Om det under denna tidsperiod inte sker ändringar i uppgifterna är det inte nödvändigt att logga in i Vardas användargränssnitt för att föra in uppgifter via användargränssnittet.
I Varda ska man föra in de planerade uppgifterna. Realiserade uppgifter ska föras in i Varda om det totala antalet hyrd personal (f.d. tillfällig personal). Dessa uppgifter ska föras in enligt hur de har förverkligats, ändå minst två gånger per år enligt följande: situationen under perioden 1.1–30.6 ska föras in senast 31.8 och situationen under perioden 1.7–31.12 ska föras in senast 31.1.
Kontroll av uppgifternas kvalitet
Eftersom aktörerna inom småbarnspedagogik står i avtalsförhållande till producenterna som tillhandahåller informationssystemen som överför uppgifter till Varda, är det bra att aktören inom småbarnspedagogik i fråga om automatiska uppgiftsöverföringar säkerställer att systemen överför både nya och uppdaterade uppgifter korrekt till Varda i enlighet med Utbildningsstyrelsens anvisningar.
Därtill bör man se till att det i en felsituation är möjligt för aktören inom småbarnspedagogik att radera uppgifterna från Varda via systemet som aktören använder.
Aktören inom småbarnspedagogik kan via Vardas användargränssnitt följa med att uppgifterna som förts in är korrekta och uppdaterade. Det är viktigt att de införda uppgifterna är korrekta och aktuella för att det till exempel ska vara möjligt att lämna ut tillförlitliga uppgifter från Varda till en myndighet för skötseln av lagstadgade uppgifter. Verktyg för kontroll av uppgifternas kvalitet finns under Rapporter i Vardas användargränssnitt.
Nya aktörer inom småbarnspedagogik
Nya aktörer inom småbarnspedagogik ska börja föra in de uppgifter som krävs i Varda då den småbarnspedagogiska verksamheten inleds. Om verksamheten
inleds genom ett företagsköp, överförs personuppgiftsansvaret i fråga om uppgifterna som förts in i Varda från aktören inom småbarnspedagogik som avslutar sin verksamhet till den nya aktören inom småbarnspedagogik.
Varje privat serviceproducent inom småbarnspedagogik som har ett eget FO- nummer eller som fungerar som aktör inom småbarnspedagogik utan FO- nummer, ska före ibruktagandet av Varda registrera sig i Utbildningsstyrelsens registreringstjänst på adressen xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx- rekisterointi/. Den privata serviceproducenten kan i samband med registreringen välja att handläggningen av registreringen sker i en eller flera kommuner där producenten tillhandahåller småbarnspedagogik. Kommunen ska godkänna eller avslå den privata serviceproducentens registrering. En privat serviceproducent kan börja föra in uppgifter i Varda först efter att kommunen har godkänt registreringen.
Anvisningar om registreringen för privata serviceproducenter finns på adressen xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/XXXXXXX/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lle och anvisningar om handläggningen av registreringen för kommuner och samkommuner finns på adressen xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000.
Xxxxx sätt att föra in uppgifter
Aktörerna inom småbarnspedagogik ska i första hand överföra uppgifterna om producenten, verksamhetsställena, barnen och vårdnadshavarna från sina egna operativa informationssystem samt uppgifterna om personalen från personalförvaltningens operativa system med hjälp av ett REST- dataöverföringsgränssnitt, där dataformatet är JSON. Det rekommenderas att man använder ett gränssnitt för dataöverföring för att uppgifterna ska uppdateras automatiskt och det manuella arbetet minskas.
För överföringen av uppgifterna om producenten, verksamhetsställena, barnen och vårdnadshavarna kan ett informationssystem integreras med Varda. Vad gäller uppgifterna om personalen kan man integrera högst tre olika system.
Utbildningsstyrelsen rekommenderar att man i systemintegrationen som berör uppgifterna om personalen använder endast ett system för att överföra uppgifterna till Varda, men om uppgifterna finns sparade i olika system och det är nödvändigt för aktören inom småbarnspedagogik att göra flera systemintegrationer kan integrationerna göras så att uppgifterna är indelade enligt följande kategorier:
1. uppgifter om arbetstagaren (personuppgifter, examen, arbetstagarens uppgifter, uppgifter om anställningsförhållandet, huvudsakliga arbetsplatser och längre frånvaro)
2. fortbildning
3. hyrd personal (f.d. tillfällig personal).
Om integrationen till Varda inte kan göras med det/de system som aktören inom småbarnspedagogik har i användning, ska aktören inom småbarnspedagogik alternativt föra in uppgifterna i Varda med användargränssnittet som finns på adressen: xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/.
Överföringen av uppgifter via ett gränssnitt och införandet av uppgifter med ett användargränssnitt utesluter varandra då det gäller uppgifterna om producenten, verksamhetsställena, barnen och vårdnadshavarna. Det innebär till exempel att om ett barns uppgifter har förts in i Varda med hjälp av en systemintegration, kan uppgifterna inte redigeras i användargränssnittet.
Uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik kan föras in både med en integration och med användargränssnittet. Om till exempel en aktör inom småbarnspedagogik för in uppgifterna om verksamhetsställen, barn och vårdnadshavare med en integration, kan uppgifter om aktören föras in med användargränssnittet i Varda. Om uppgifterna överförs första gången med en systemintegration men inte uppdateras genom en integration, kan uppgifterna uppdateras via Vardas användargränssnitt.
Uppgifterna om personalen kan föras in i Varda antingen med en systemintegration, med användargränssnittet eller med bådadera. Aktören inom småbarnspedagogik kan till exempel spara uppgifterna om arbetstagaren med hjälp av en systemintegration och föra in uppgifterna om fortbildning och hyrd personal (f.d. tillfällig personal) med användargränssnittet. De uppgifter som ingår i en uppgiftskategori kan ändå sparas i Varda endast på det sätt man valt.
Vid behov är det möjligt att byta sätt att föra in uppgifter. Läs mera om att byta sättet att föra in uppgifter: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/XXXXXXX/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Användarrättigheter och användaruppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken
Aktören inom småbarnspedagogik behöver användarrättigheter till Varda för att föra in och granska uppgifter. Användarrättigheter till Varda anhålls om och förvaltas i Utbildningsstyrelsens tjänst Studieinfo på adressen xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/.
I kommunerna är det den ansvariga användaren i Studieinfo som beviljar kommunens användarrättigheter som huvudanvändare i Varda. En privat serviceproducent anger själv i registreringstjänsten vem som ska beviljas användarrättigheter som huvudanvändare i Varda.
Aktörens Varda-huvudanvändare kan efter att ha fått sina användarrättigheter bevilja användarrättigheter för organisationens övriga användare i Varda. Varje kommun, samkommun och privata daghem ska ha minst två Varda- huvudanvändare. En privat familjedagvårdare får rättigheter som Varda- huvudanvändare, och kan inte bevilja användarrättigheter åt andra. Vid behov kan till exempel större aktörer inom småbarnspedagogik också ta i bruk användarrättigheten som Varda-användarrättighetsansvarig.
Aktören inom småbarnspedagogik ska se till att endast sådana personer, i vilkas arbetsuppgifter det ingår att behandla personuppgifter, har tillgång till uppgifterna och att personerna behandlar uppgifterna enbart enligt de direktiv som getts.
Aktören inom småbarnspedagogik ska se till att Varda-huvudanvändarens användarrättigheter samt övriga användarrättigheter som behövs för att använda
Varda hela tiden är i kraft. Ytterligare information om användaradministrationen och användarrättigheterna finns på adressen: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000.
I kommunerna och samkommunerna är det inte tillräckligt med enbart användarrollen Varda-huvudanvändare för att föra in uppgifter i Varda. En kommun och en samkommun behöver antingen ett tjänsteanvändarnamn om uppgifterna överförs automatiskt eller användarrättigheter som Varda- registrerare för respektive uppgiftskategori om uppgifterna förs in via Vardas användargränssnitt.
Användarrättigheterna är i kraft ett år i taget, varefter användaren får en påminnelse om att giltighetstiden för användarrättigheterna håller på att upphöra.
Varda-huvudanvändaren ska avsluta användarrättigheterna då en person inte längre behöver tillgång till Varda för att sköta sina arbetsuppgifter eller då personens arbete hos aktören inom småbarnspedagogik har upphört.
Om aktören inom småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter för andra än personer inom den egna organisationen (t.ex. en systemleverantör) ska parterna göra upp ett avtal om behandlingen av personuppgifterna. Instruktioner för hur avtalet ska göras upp finns på sidan xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000.
Automatiska uppgiftsöverföringar
Automatiska uppgiftsöverföringar sker med en systemintegration med samma tjänsteanvändarnamn som används vid överföringen av uppgifterna om producenten, verksamhetsställena och barnen samt uppgifterna om vårdnadshavarna.
Om man från ett och samma system för småbarnspedagogik även överför uppgifter om personalen, används fortfarande samma tjänsteanvändarnamn. I övriga fall krävs separata tjänsteanvändarnamn för att genomföra en automatisk överföring av uppgifterna om personalen. För varje system som integreras med Xxxxx skapas ett eget tjänsteanvändarnamn, till vilket man lägger till användarrättigheter utifrån de uppgiftskategorier (uppgifter om arbetstagaren, uppgifter om fortbildning, uppgifter om hyrd personal (f.d. tillfällig personal)) som ska överföras.
Informationsresursens personuppgiftsansvariga och deras ansvarsområden
Kommunerna, samkommunerna och de privata serviceproducenterna samt Utbildningsstyrelsen är gemensamt personuppgiftsansvariga i Varda. I 67 § i lagen
om småbarnspedagogik föreskrivs närmare om gemensamt personuppgiftsansvariga och deras ansvarsområden.
Enligt 67 § 1 mom. i lagen om småbarnspedagogik svarar kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten för innehållet i de uppgifter som de lagrar i informationsresursen samt för att uppgifterna är korrekta och att de uppdateras.
Aktörerna inom småbarnspedagogik svarar för att upplysningsplikten enligt artikel 12 i dataskyddsförordningen (2016/679) uppfylls då uppgifter om ett barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet samlas in och sparas i aktörens operativa informationssystem eller något annat personregister. Då uppgifter i enlighet med artikel 13 i dataskyddsförordningen samlas in direkt från den registrerade, det vill säga från barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare, ska de i samband med att uppgifterna samlas in få den information som definieras i artikel 13. Om uppgifterna om ett barn som deltar i småbarnspedagogik fås från någon annan källa, ska barnets föräldrar eller andra vårdnadshavare informeras på det sätt som föreskrivs i artikel 14 i dataskyddsförordningen.
Upplysningsplikten innefattar att aktören inom småbarnspedagogik meddelar att personuppgifterna förs in i informationsresursen Varda samt informerar om de instanser till vilka uppgifterna lämnas ut via Utbildningsstyrelsens tjänst för utlämnande av uppgifter. Utbildningsstyrelsen informerar kommunerna, samkommunerna och de privata serviceproducenterna om vilka instanser uppgifterna i enlighet med lagstiftningen utlämnas till så att aktörerna inom småbarnspedagogik kan uppfylla sin upplysningsplikt.
En aktör inom småbarnspedagogik ska i enlighet med artikel 16 i dataskyddsförordningen utan onödigt dröjsmål rätta otydliga, felaktiga eller ofullständiga personuppgifter som rör den registrerade. Om uppgifter i aktörens egna operativa informationssystem eller ett annat personregister eller i Varda är felaktiga riktas en begäran om rättelse direkt till aktören inom småbarnspedagogik. Vid behov vidarebefordrar Utbildningsstyrelsen begäran om rättelse till aktören inom småbarnspedagogik som ska behandla och korrigera uppgifterna. Om det felaktiga innehållet beror på ett tekniskt fel i informationsresursen svarar Utbildningsstyrelsen för att korrigera systemfelet.
Utbildningsstyrelsen meddelar om rättelse, radering eller begränsningar i behandlingen av uppgifter direkt till de instanser som uppgifterna i informationsresursen Varda i enlighet med lagstiftningen lämnas ut till.
I artikel 13 och 14 i dataskyddsförordningen föreskrivs om vilken information som ska ges i samband med att de registrerade informeras. Utbildningsstyrelsen bifogar med den här anvisningen en modell som aktören inom småbarnspedagogik kan använda för att informera de registrerade om Varda.
Utbildningsstyrelsen bifogar också ett exempelmeddelande om Varda på svenska, finska och engelska som kan delges åt de registrerade. Aktören inom småbarnspedagogik kan använda materialen för att informera de registrerade om Varda till exempel på den egna webbplatsen.
Utbildningsstyrelsen svarar i enlighet med 67 § 2 mom. i lagen om småbarnspedagogik för informationsresursens allmänna funktion och för
programmeringsgränssnitten för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Utbildningsstyrelsen svarar också för informationsresursens användbarhet, tillgänglighet och oföränderlighet samt för skyddande och bevarande av uppgifter. Utbildningsstyrelsen ansvarar för lagenligheten då uppgifter lämnas ut samt för att granska förutsättningarna för att öppna programmeringsgränssnitt. Utbildningsstyrelsen är skyldig att meddela övriga personuppgiftsansvariga om att ett programmeringsgränssnitt har öppnats. Utbildningsstyrelsen ansvarar för att ge forskningstillstånd för utlämnande av uppgifter ur informationsresursen.
Beträffande de uppgifter som har förts in i informationsresursen svarar Utbildningsstyrelsen i enlighet med dataskyddsförordningen (2016/679) för den registrerades rätt till tillgång till sina personuppgifter enligt artikel 15, för den registrerades rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 och för skyldigheten att meddela varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om rättelse, radering eller begränsning av behandlingen enligt artikel 19.
Om kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten upphör och dess uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig i fråga om uppgifterna som sparats i informationsresursen.
Utbildningsstyrelsen samlar in logguppgifter om användningen av Varda. Logguppgifterna bildar ett loggregister för vilket Utbildningsstyrelsen är personuppgiftsansvarig.
Att lämna ut uppgifter och att ge dem till påseende
I 73 § i lagen om småbarnspedagogik föreskrivs om utlämnande av uppgifter som finns i Varda och om att ge dem till påseende.
Uppgifter som ingår i Varda får utlämnas till en myndighet via tjänsten för utlämnande av uppgifter inom småbarnspedagogiken med stöd av myndighetens rätt att få uppgifter enligt lag eller med stöd av en lagstadgad uppgift.
Sekretessbelagda uppgifter får dock utlämnas endast om det särskilt och uttryckligen föreskrivs om utlämnandet av eller rätten att få sådan information i lag.
Myndigheter får uppgifter från tjänsten via ett programmeringsgränssnitt, en granskningsvy eller på något annat sätt i elektronisk form. Utbildningsstyrelsen kan lämna ut uppgifter från Varda till en sådan myndighet som med stöd av lagen om småbarnspedagogik eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. När myndigheten begär personuppgifter ska den meddela Utbildningsstyrelsen för vilket ändamål uppgifterna ska användas och ge annan information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt.
På informationsresursen tillämpas inte bestämmelserna om utlämnande av uppgifter som anges i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) förutom när det gäller utlämnandet av uppgifter för vetenskaplig forskning. Paragraf 21 § i lagen om sammanställning av datamaterial på begäran tillämpas inte heller.
Utbildningsstyrelsen ska i enlighet med 69 § i lagen om småbarnspedagogik årligen sammanställa datamaterial ur de uppgifter som införts i informationsresursen för utvärdering, utveckling, statistik, forskning och annan uppföljning samt för styrningen av småbarnspedagogiken på det sätt som undervisnings- och kulturministeriet bestämmer.
Mera information om utlämnandet av uppgifter från Varda finns på sidan xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx.xxxxxx?xxxxXxx000000000.
Tillgång till de egna uppgifterna
Medborgarvyn i Varda, det vill säga en läsarvy för medborgare som är registrerade i Varda, ger möjlighet för vårdnadshavaren att granska uppgifterna som sparats om barnets småbarnspedagogik samt för arbetstagaren och vårdnadshavaren att granska uppgifterna som sparats om dem själva.
Medborgarvyn finns i Utbildningsstyrelsens tjänst Min Studieinfo på adressen xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/. Om det inte är möjligt att använda tjänsten kan man begära att få granska sina egna eller barnets uppgifter med en blankett som finns på sidan med Vardas dataskyddsbeskrivning på adressen xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxxx.
Tid för förvarande av uppgifterna
I enlighet med 72 § i lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter om anordnaren och tillhandahållaren av småbarnspedagogik förvaras i Varda i fem (5) års tid efter utgången av det kalenderår under vilket anordnaren eller tillhandahållaren i fråga upphört med sin verksamhet.
Uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik förvaras i Varda i fem (5) års tid efter utgången av det kalenderår under vilket personens anställningsförhållande i uppgifter inom småbarnspedagogik har upphört.
Uppgifter om barn och barnens vårdnadshavare eller andra lagliga företrädare förvaras i Varda i fem (5) års tid efter utgången av det kalenderår under vilket barnets rätt till småbarnspedagogik har upphört.
Barnets studentnummer, namn och personbeteckning eller andra behövliga identifikationsuppgifter förvaras permanent (lagen om nationella studie- och examensregister 568/2019, 3 §).
Uppgifterna i loggregistret ska förvaras i fem (5) års tid efter att de uppstått.
I Varda ska man föra in ett slutdatum då ett barn inte längre deltar i småbarnspedagogiken, då uppgifterna om avgifter upphör, då anställningen för en arbetstagare inom småbarnspedagogiken upphör, då verksamheten vid verksamhetsstället eller för aktören inom småbarnspedagogik avslutas. Uppgifter som har förts in korrekt får inte raderas från Varda.
Utbildningsstyrelsen raderar uppgifterna från Varda då deras förvaringstid upphör. Enligt Riksarkivets beslut (KA/14277/00.00.00.00.00/2020) ska uppgifterna som sparats i Varda förvaras permanent i elektronisk form hos Riksarkivet. Utbildningsstyrelsen överför uppgifterna till Riksarkivet då förvaringstiden för dem har upphört i Varda.
Ovan nämnda tider för förvaring av uppgifter enligt lagen om småbarnspedagogik berör inte direkt förvaringen av uppgifter i kommunernas, samkommunernas eller de privata serviceproducenternas egna operativa informationssystem eller personregister inom småbarnspedagogiken. Aktören inom småbarnspedagogik ska själv separat bestämma hur länge personuppgifter förvaras i de egna operativa informationssystemen eller personregistren.
Utbildning och handledning
Utbildningsstyrelsen ordnar klinikverksamhet en gång i månaden. Därtill ordnas utbildningar vid behov. Information och anvisningar om Varda finns på adressen: xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/XXXXXXX/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Materialet från klinikerna och utbildningarna finns på adressen xxxxx://xxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/XXXXXXX/Xxxxxxxxxx%0XxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxx- klinikat.
Det är skäl att vara i direkt kontakt med den egna systemleverantören för att få anvisningar för användningen av systemet som aktören inom småbarnspedagogik använder för att överföra uppgifter till Varda.
Utbildningsstyrelsens kundservice i frågor som berör Xxxxx betjänar under tjänstetid på vardagar på adressen xxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Om aktören inom småbarnspedagogik överför uppgifter automatiskt till Varda ska aktören i problemsituationer i första hand kontakta den egna systemleverantören och först därefter vara i kontakt med Xxxxxx kundtjänst.
Denna anvisning ersätter Utbildningsstyrelsens anvisning OPH-1868-2021 från
18.5.2021.
Generaldirektör Xxxxx Xxxxx
Undervisningsråd Xxxxx Xxxxxxxx
Detta dokument har godkänts elektroniskt i Utbildningsstyrelsens ärendehanteringssystem.
BILAGOR Utbildningsstyrelsens modell för att uppfylla upplysningsplikten som berör informationsresursen inom småbarnspedagogiken
Utbildningsstyrelsens exempelmeddelande som aktören inom småbarnspedagogik kan använda för att informera barnen och vårdnadshavarna
Utbildningsstyrelsens exempelmeddelande som aktören inom småbarnspedagogik kan använda för att informera personalen
FÖR KÄNNEDOM Kommunernas och samkommunernas Varda-huvudanvändare
Varda-huvudanvändarna hos privata serviceproducenter inom småbarnspedagogik
Utbildningsstyrelsens avdelningar Undervisnings- och kulturministeriet Regionförvaltningsverken (RFV) Livsmedelssäkerhetsverket (EVIRA) Nationella centret för utbildningsutvärdering Folkpensionsanstalten (FPA)
Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården (Valvira) Finlands Kommunförbund
Institutet för hälsa och välfärd Statistikcentralen
Arbets- och näringsministeriet Statskontoret Finansministeriet