Integritetspolicy för kommersiell uthyrning

Allmänt

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB (org. nr: 556981-7660) (”SBB”, ”vi” eller ”oss”) behandlar personuppgifter om dig när du ansöker om att hyra ett hyresobjekt hos oss, när du hyr ett hyresobjekt hos oss och även en tid efter att du hyrt ett hyresobjekt hos oss. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. I denna integritetspolicy (denna ”Policy”) beskriver vi därför hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar och varför.

Med ”personuppgift” avses varje uppgift som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress och kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadress. Med ”behandling” avses varje åtgärd vi vidtar beträffande dina personuppgifter, såsom insamling, organisering, lagring, ändring, läsning och utlämning.

Personuppgiftsansvarig

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB (org. nr: 556981-7660) är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter enligt denna Policy. Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss på xxxx@xxxxxxxxx.xx.

Vår behandling

Nedan beskriver vi hur vi behandlar dina personuppgifter, inklusive för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, vilka personuppgifter vi behandlar, på vilken laglig grund vi behandlar dina personuppgifter och hur länge.

Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Laglig grund	Behandlingstid
Ansökan om hyresobjekt, ingående av hyresavtal och administration av hyresförhållandet
För att behandla och administrera din ansökan om att hyra ett hyresobjekt hos oss (t.ex. avseende uthyrning av lokal, garage och parkeringsplats).	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om företagstillhörighet och befattning - Övriga uppgifter du tillhandahåller oss - Uppgifter om behov av hjälpmedel (t.ex. avseende rullstolsramp)	Vårt berättigade intresse av att administrera ansökningar om hyresobjekt (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas fram till dess att hyresavtal tilldelats. Vi upphör även att behandla personuppgifterna om du inte längre är kontaktperson för verksamheten.
För att möjliggöra visning av hyresobjekt (t.ex. avseende	• Namn • Kontaktuppgifter	Vårt berättigade intresse av att visa lokaler för potentiella	Personuppgifterna behandlas fram till dess att hyresavtal tilldelats. Vi upphör även att behandla personuppgifterna om

uthyrning av lokal, garage och parkeringsplats).	• Ev. personuppgifter som framkommer genom - Övriga uppgifter du tillhandahåller oss	hyresgäster (artikel 6.1 f) GDPR).	du inte längre är kontaktperson för verksamheten.
För att vi ska kunna administrera och ingå hyresavtal eller arrendeavtal (t.ex. avseende uthyrning av lokal, garage och parkeringsplats).	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om företagstillhörighet och befattning - Uppgifter från kreditkontroll - Uppgifter om behov av hjälpmedel (t.ex. avseende rullstolsramp) - Registreringsnummer (avseende hyra av parkeringsplats) - Övrig information som du lämnar till oss	Vårt berättigade intresse av att administrera och ingå hyresavtal (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas till dess att hyresförhållandet upphört.
För att administrera och hantera nycklar och kvittenser (för lokal, garage och parkeringsplats).	• Namn • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om utkvitterade nycklar, kort eller taggar - Ev. fullmakt vid uthämtande av nycklar, kort eller taggar - Ev. anmärkningar vi återlämnande av nycklar, kort eller taggar	Vårt berättigade intresse av att administrera och hantera nycklar och kvittenser (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas till dess att hyresförhållandet upphört och utkvitterade nycklar, taggar och kort återlämnats.
För att hantera och administrera betalningar och hyresavier.	• Namn • Kontaktuppgifter • Personnummer • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om hyresobjektet - Organisationsnummer - Autogiroanmälan - Bank- och betalningsuppgifter	Fullgörande av avtal om hyresobjekt (artikel 6.1 b) GDPR). Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.	Personuppgifterna behandlas till dess att hyresförhållandet upphört.
För att hantera och administrera inkassoärenden.	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om hyresobjektet - Betalningsuppgifter	Vårt berättigade intresse av att administrera och hantera inkassoärenden (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas till dess att skulden reglerats.
För att hantera och administrera system och gemensamma anläggningar som finns i fastigheten (t.ex. porttelefon).	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Nummer till nyckeltagg eller passerkort - Loggar	Vårt berättigade intresse av att hantera och administrera system i fastigheten (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas till dess att hyresförhållandet upphört. Loggar behandlas i upp till tre månader efter att de skapats.
För att administrera och hantera felanmälningar och frågor samt	• Namn • Kontaktuppgifter • Kundnummer	Vårt berättigade intresse av att administrera och hantera felanmälningar och frågor samt övriga ärenden eller klagomål	Personuppgifterna behandlas upp till fem år efter att ärendet avslutats.

övriga ärenden eller klagomål som inkommer till oss.	• Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om hyresobjekt - Övrig information som du lämnar till oss eller som uppkommer under ärendets gång	som inkommer till oss (artikel 6.1 f) GDPR).
För att kunna delge den verksamhet som du representerar relevant information i egenskap av hyresgäst/arrendator (inklusive t.ex. marknads- och trivselundersökningar).	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter som är kopplade till hyresavtalet/arrendeavtalet - Övrig information som du lämnar till oss	Vårt berättigade intresse av att kommunicera med hyresgäster och arrendatorer (artikel 6.1 f) GDPR).	Personuppgifterna behandlas till dess att hyresförhållandet upphört.
För att genomföra fastighetstransaktioner
För att skapa och administrera hyresgästlistor i syfte att att bedöma i vilken grad fastigheten är uthyrd samt kontinuerligt granska fastighetsbeståndet för att förutspå intäkter och utgifter i syfte att genomföra fastighetstransaktioner.	• Namn • Kontaktuppgifter • Ev. personuppgifter som framkommer genom - Uppgifter om hyresobjekt - Uppgifter om företagstillhörighet och befattning	Vårt berättigade intresse av att administrera vårt fastighetsbestånd för att genomföra fastighetstransaktioner (artikel 6.1 f) GDPR). Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.	Personuppgifterna behandlas i upp till ett år efter att transaktion slutförts.
Rättsliga förpliktelser och anspråk
För att framställa och försvara oss mot rättsliga anspråk (vilket omfattar bl.a. skadeståndsanspråk, tvister kring hyra eller andra betalningar samt anspråk med stöd av annan lagstiftning).	• Namn • Kontaktuppgifter • Personnummer • Ev. personuppgifter som framkommer genom - uppgifter från kreditkontroll - Uppgifter om hyresförhållandet och hyresobjektet - Bank- och betalningsuppgifter - Övriga uppgifter som du lämnar till oss eller som framkommer under hyresförhållandet	Vårt berättigade intresse av att framställa eller förvara oss mot rättsliga anspråk (artikel 6.1 f) GDPR). Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.	Personuppgifter hänförliga till hyresförhållandet eller ev. betalningsförpliktelser behandlas i upp till tio år efter att den anspråksgrundande händelsen inträffat, i enlighet med preskriptionslagen (1981:130). För det fall att vi behöver behandla personuppgifter till följd av en väntad eller pågående tvist kommer sådana uppgifter att behandlas till dess att tvisten slutligen avgjorts eller att parterna kommit överens om förlikning.
För att fullgöra våra rättsliga förpliktelser avseende bokföring.	• Ev. personuppgifter som framkommer genom: - Bokföringsunderlag (t.ex. uppgift om inbetalningar, hyresavier, och försenade betalningar)	Fullgörande av rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) GDPR).	Personuppgifterna behandlas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).
Ingående och fullgörande av avtal med konsulter, samarbetspartners och andra leverantörer

För att ingå och fullgöra avtal med konsulter, samarbetspartner, entreprenörer, leverantörer och andra fristående aktörer.

• Namn

• Kontaktuppgifter

• Användar-ID till IT-system

• Personnummer

• Fotografi

• Ev. personuppgifter som framkommer genom

- Uppgifter om hyresförhållandet

- Företagstillhörighet och befattning

- Övriga uppgifter som du

lämnar till oss

Vårt berättigade intresse av att teckna och administrera avtal samt sköta kontakten med leverantörer och samarbetspartners (artikel 6.1 f) GDPR).

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Personuppgifter behandlas till dess att det aktuella avtalet upphört.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi kan uppdra åt våra tjänsteleverantörer att utföra viss behandling åt oss. Tjänsteleverantörerna agerar då som våra personuppgiftsbiträden. Så är t.ex. fallet med vissa av våra IT-leverantörer. Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter och andra aktörer om vi är tvungna att göra det till följd av lag eller myndighetsbeslut. Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till våra rådgivare, såsom advokat- eller revisionsbyråer. Notera att denna Policy inte gäller när vi lämnar ut dina personuppgifter till aktörer som själva är personuppgiftsansvariga, t.ex. advokat- eller revisionsbyråer. Dessa kan komma att tillämpa egna villkor för behandlingen av dina personuppgifter.

Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES

Vissa av våra tjänsteleverantörer kan ha hela eller del av sin verksamhet förlagd i länder utanför EU/EES (s.k. tredje land). Överföring av personuppgifter sker endast till sådana länder som EU-kommissionen bedömer har en adekvat skyddsnivå, i enlighet med GDPR artikel 49. Du kan se en lista över sådana länder på EU-kommissionens hemsida: xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.

I vissa fall kan vi bli tvungna att använda leverantörer som överför personuppgifter till länder som inte omfattas av ett s.k. adekvansbeslut. I dessa situationer tillser vi att överföring omfattas av ett lämpligt överföringsverktyg, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring till tredje land (2021). EU-kommissionens standardavtalsklausuler är tillgängliga via EU-kommissionens hemsida: xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx.

Dina rättigheter i förhållande till vår personuppgiftsbehandling

Nedan listas de rättigheter som du har i förhållande till dina personuppgifter. Om du önskar utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på xxxx@xxxxxxxxx.xx

Rätt till tillgång

Du har rätt att begära information om huruvida vi behandlar dina personuppgifter, om vilka personuppgifter vi behandlar och hur personuppgifterna behandlas. Du har även rätt att begära ut en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig (s.k. registerutdrag).

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att få felaktiga personuppgifter korrigerade, t.ex. om du har bytt personuppgifter eller om dina personuppgifter är ofullständiga.

Rätt till invändning

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som bygger på den lagliga grunden intresseavvägning, GDPR artikel 6.1 f). Observera att om vi kan visa att vårt legitima intresse för behandlingen väger tyngre än dina fri- och rättigheter kan vi, trots din invändning, fortsätta behandlingen.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter för det fall att:

• Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilka de behandlas,

• Du återkallar ditt samtycke (om behandlingen är grundad på samtycke),

• Du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta behandlingen,

• Behandlingen är olaglig, eller

• Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som åvilar oss.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter (vilket innebär att vi upphör med delar av personuppgiftsbehandlingen) för det fall att:

• Du bestrider personuppgifternas korrekthet (begränsningen gäller dock enbart under den tid vi kontrollerar uppgifternas korrekthet),

• Behandlingen är olaglig och du begär att behandlingen begränsas istället för att uppgifterna raderas,

• Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilka de behandlas men du behöver dem för att kunna göra gällande ett rättsligt anspråk,

• Du har invänt mot behandlingen men vi har inte hunnit pröva huruvida våra berättigade skäl väger tyngre än dina fri- och rättigheter.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig och till att få uppgifterna utlämnade i ett strukturerat och maskinläsbart format.

Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen är grundad på samtycke har du rätt att vid vilken tidpunkt som helst återkalla ditt lämnade samtycke. Notera dock att återkallande av samtycke inte påverkar lagligheten av den behandling som utförts innan samtycket återkallades.

Rätt att framföra ett klagomål

Om du önskar framföra ett klagomål på vår behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Du kan läsa mer om dina rättigheter och om hur du lämnar ett klagomål på IMY:s hemsida: xxx.xxx.xx.

Önskar du utöva någon av dina rättigheter enligt ovan är du välkommen att kontakta oss på xxxx@xxxxxxxxx.xx.