BESLUT Datum för beslut: Diarienummer:
BESLUT Datum för beslut: Diarienummer:
{{Dte_es_:signer2:date:format(date, "yyyy-mm-dd") }}
2022-06-13
J-2022-1460 1.4
Beslut om fastställande av Standardpaket för moderna och digitala arbetsplatser
Detta beslut har undertecknats elektroniskt.
Beslutet
Skolchef beslutar att fastställa Standardpeket för moderna och digitala arbetsplatser enligt bilaga, med undantaget av standardpaket för doktorander, som utreds ytterligare.
Ärendet
Underlaget har utarbetats av skolans infrastrukturansvarig i samarbete med IT-avdelningen och med skolans avdelningschefer och prefekter. Underlaget har förankrats i skolans ledningsgrupper.
Detta beslut har fattats av skolchef Xxxxx Xxxxxxx efter föredragning av infrastrukturansvarig Xxxx Xxxxxxxxx.
{{Sig_es_:signer2:signature }}
Kungl. Tekniska högskolan
{{Sig_es_:signer1:signature }}
Xxxxx Xxxxxxx, skolchef vid Skolan för elektroteknik och datavetenskap
Xxxx Xxxxxxxxx, infrastrukturansvarig vid Skolan för elektroteknik och datavetenskap
Sändlista
För åtgärd:
1 (2)
BESLUT Datum för beslut: Diarienummer:
{{Dte_es_:signer2:date:format(date, "yyyy-mm-dd") }}
2022-06-13
J-2022-1460 1.4
Xxxx Xxxxxxxxx, EECS Skolledningen, EECS IT-avdelningen, KTH
Kopia till:
Prefekter, EECS Avdelningschefer, EECS
Enheten för infrastruktur och service, EECS
Expeditionsdatum:
{{*Expdate_es_:signer3:isdate(format=20yy-mm-dd):default(YYYY-MM-DD)}}
2022-06-13
2 (2)
Skapa för moderna och digitala arbetsplatser
Bakgrund
Lokalprojektet Lokaler för hållbara medarbetare pågår maj 2021 – mars 2022. Syftet med projektet är att minska EECS lokalbestånd för ett bättre nyttjande av lokaler för samtliga verksamhetsområden samt att skapa moderna, digitala och trivsamma lokaler. Skolans avdelningar finns i totalt sju byggnader varav sex stycken är vid campus Valhallavägen och en vid campus Kista.
Lokalprojektet består av tre effektmål totalt med konkreta projektmål kopplade till sig. Effektmål 2 - skapa moderna och digitala arbetsplatser menas att EECS ska ha moderna arbetsplatser som stödjer det digitala arbetet, där distansarbete är en del av vardagen. Det ska finnas flexibla arbetsplatser, med möjlighet till såväl samvaro som ostördhet. Möten ska kunna genomföras med deltagare både i rummet och på distans. Följande effekt- och projektmål finns:
• Effektmål: Skapa moderna och digitala arbetsplatser
• Projektmål: Utrusta arbetsplatser med standardiserad utrustning
Genomförande
Projektarbetet har skett i samarbete mellan IT-avdelningen och infrastrukturenheten samt kommer ha en framtida dialog med utsedda doktorander. Inspel från en del avdelningar har skett inom användandet av telefoni.
Projektet har i detta skede landat i tre olika delar;
1. Standardpaket för målgrupperna verksamhetsstöd och doktorander
2. Hybridlösningar till mötesrum
3. Smartsign skärmar för digital information i vissa kök
Nästkommande fas kommer ett standardpaket för lärare och forskare utan egna forskningsanslag tas fram i likhet med verksamhetsstöd och doktorander.
Skolan har en IT-överenskommelse med IT-avdelningen där skolan köper en tjänst, inköp och logistik av IT-relaterad utrustning. Tjänsten innebär att personal inom IT-avdelningen hanterar processen för inköp och utleverans av IT-relaterad utrustning, utrustning som berörs i detta projekt är datorer, skärmar och mobiltelefoner.
Baserat på erfarenhet från inköpsstatistik som motsvarar behoven hos valda målgrupper har ett standardpaket tagits fram inom ramen för projektet för att möta målbilden, utrusta arbetsplatser med standardiserad utrustning. I och med att IT-avdelningen inför en självbetjäningsportal på KTH från april 2022, har projektet även passat på att titta över både inköpsrutinen samt informationsflödet.
Standardpaket – del 1
Nedan framgår förslag på standardpaket att möta verksamhetsstödets behov och för den stora majoriteten av doktorander. Det kommer att finnas vissa undantag och då ska dessa hanteras efter behov samt i dialog med berörd avdelningschef.
Vad gäller telefoni finns det för dessa två personalkategorier olika typer av behov samt att avdelningarna får bestämma vad som bäst passar deras verksamhet och rutiner. I skolans kommunikationsverktyg slack, här ingår samtliga anställda, finns ett verktyg som kallas huddle som är ett komplement till att ”ringa” en kollega via slack.
Verksamhetsstöd | Doktorander |
- Dell eller (Mac) - Dockningsbar skärm - Kringutrustning via IT-lager vid skolans servicecenter - Datorlivslängd med 4 år - Supporttjänst IT-Arbetsplatsen (Win eller (Mac) enligt skolans IT- överenskommelse) - Programvarupaket - Telefoni via iPhone/Android med mobile extension tjänst Se modellspecifikationer i bilaga 1. | - Dell eller (Mac) - Dockningsbar skärm - Kringutrustning via IT-lager vid skolans servicecenter - Datorlivslängd med 4 år - Supporttjänst IT-Arbetsplatsen (Win, (Mac) eller Ubuntu enligt skolans IT- överenskommelse) - Supporttjänst IT-Standalone - Telefon via iPhone/Android eller simkort/huddle i Slack Se modellspecifikationer i bilaga 1. |
Inköpsrutin och information
I den kommande självbetjäningsportalen som sätts upp av IT-avdelningen kommer en enhetlig vy att presenteras för hela KTH, d v s den kan inte anpassas att endast visualisera EECS paketlösningar.
Därav ges följande på förslag av inköpsrutin för dator- samt mobilbeställningar för att underlätta både beställningar och förenkla inköpen för skolans anställda. Förslaget behöver förankras med berörda chefer inom IT-avdelningen.
1. Den som har ett behov av utrustning kontaktar skolans on-site team inom IT.
2. On-site teamet stämmer av behovet och rekommenderar standarddatorpaket när det är lämpligt.
3. On-site teamet fyller i formuläret för beställning i självbetjäningsportalen.
4. Beställningen skickas iväg för godkännande av ekonomisk attestant hos EECS.
5. Ekonomisk attestant godkänner och skickar beställningen vidare för orderläggning till leverantör.
6. Utsedd personal hos IT-support enligt tjänsten inom överenskommelsen lägger order enligt IT-Supports rutiner.
7. Datapaketet levereras och installeras enligt IT:s rutiner från beställning till bord till den person som ska nyttja utrustningen.
Denna förändring av rutin ses med flera fördelar, att det lokala on-site teamet känner verksamheten och vise versa, minskar antalet beställare inom skolan och endast utsedda hanterar det nya systemet samt att de som har ekonomisk attesträtt endast har tillgång till portalen.
Förändringar som berör standardpaketen, rutiner eller annat är av stor vikt att det kommuniceras ut till skolans anställda genom de berörda kanaler som finns både in-house skolan (pEECS, Slack) samt gemensamt verksamhetsstöd (IT-supports interna sidor).
Hybridlösningar i mötesrum – del 2
Hybridlösningar införs i skolans skolgemensamma mötesrum xxxxx://xxxxx.xxx.xx/xxxx/xx- stod/lokaler/motesrum . För att klassas som ett skolgemensamt mötesrum gäller följande; bokningsbart för alla anställda på EECS, har en outlook kalender för bokingar, visualiseras på interna sidorna, ingår i ronderingsschema för proaktivt arbete samt har AV-support via IT-avdelningen teknikstöd.
Etapp 1
11 hybridmötesrum kommer att införas i de skolgemensamma mötesrummen på campus Valhallavägen och campus Kista. (8 vs 3). Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Nytt rum plan 8 (ska namnges), Xxxxxx Xxxxxxxxx och i Xxxxx i följande mötesrum Moore, Commodore 64 och Amiga.
Standarden som införs är KTH-standard med skärm, ljud och kamera via polysystem samt en touchpanel med programvaran zoom.
Etapp 1 beräknas vara installerade och klar innan 31 mars 2022.
Etapp 2
Denna del inom projektmålet är att se över övriga skolgemensamma mötesrum, vilken utrustning finns, går det att koppla in ett polysystem till befintlig utrustning samt programvaran zoom.
Förslagsvis ingår följande mötesrum i etapp 2 på campus Valhallavägen; Xxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx och Xxxxxxx Xxxxxxxxx.
Etapp 2 har en planerad tidplan att vara klart till 30 april 2022.
Campus Kista avvaktas i väntan på pågående utredning som drivs av Xxxx Xxxxxxxxx på uppdrag från skolledning.
Smartsign skärmar för digital information i vissa kök – del 3
Önskemål har framkommit om att visualisera information i skolans kök via skärmar istället för bordspratare och lappar. Även det önskemålet går i linje med projektets uppdrag att skolan ska vara en modern arbetsplats. I del tre kommer inventering av skärmar att ske, eventuellt införskaffa några nya smartsign skärmar där information kan visas från skolans websidor. Detta sker i samarbete med olika enheter inom verksamhetsstödet och blir en förlängning av de entréskärmar som finns vid vissa entréer.
Ett ytterligare behov som finns är möjligheten att sitta i ett kök och följa AEM (All Employee Meeting) eller också en avdelnings APT (arbetsplatsträff). Det som krävs för detta är att separat koppla in en egen dator, platta eller mobil till skärmen via en HDMI-kabel. Projektet vill härmed införa smartsign skärmar i utsedda kök för att möta båda önskemålen.
Arbetssätt samt process behöver ses över och beskrivas i samband med införandet, beräknas vara genomfört till 30 april 2022.
Framtida behov
Ett tydligt behov både inom skolan samt för hela KTH är behovet av flexibla arbetsplatser/touch down rum/co-working spaces det finns flera olika benämningar på samma sak. Här vore det bra att titta på behovet gemensamt för hela KTH. Var skulle strategiska platser vara att ha co-working space på KTH:s olika campus för medarbetare som arbetar på flertalet campus? Vilken utrustning skulle vara bra att det finns vid dessa platser? Vems ansvar är dessa lokaler/platser?
Inom EECS finns det endast flexibla arbetsplatser/co-working spaces i Kista. Två rum på plan 3 mitt i verksamhetsstödets korridor ingång hiss B samt förslag att skapa co-working spaces även på plan 2.
Bilaga 1 – Modellspecifikationer
Dell
14” skärm
Processor 1,7 32MG Ram
1 THZ hårddisk
Pris: Väntar på IT
Mac
Väntar från IT
Pris:
Skärm
2 st dockningsbara skärmar 24”/27”
Pris:
Programvarupaket verksamhetsstödet
IT-Arbetsplatsen för windows eller mac Edge
Confluence Grammarly Planner Slack Adobe
Pris:
KTH internt beslut med e-signatur: J-2022-1460 Beslut om fastställande av standardpaket
Skapad:
Av: Status:
2022-06-07
Xxxxx Xxxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx) Signerat
Transaktions-ID:
CBJCHBCAABAAyxbtp42BD2qnZAzV-55LHTxDnQHnwgZ0
Slutgiltig revideringsrapport 2022-06-13
”KTH internt beslut med e-signatur: J-2022-1460 Beslut om fasts tällande av standardpaket” – historik
Dokumentet skapades av Xxxxx Xxxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
2022-06-07 - 07:07:22 GMT– IP-adress: 130.229.182.226
Dokumentet skickades med e-post till Xxxx Xxxxxxxxx (xxxxx@xxx.xx) för signering
2022-06-07 - 07:10:34 GMT
E-postmeddelandet har visats av Xxxx Xxxxxxxxx (xxxxx@xxx.xx)
2022-06-07 - 07:32:56 GMT– IP-adress: 130.237.22.146
Dokumentet har e-signerats av Xxxx Xxxxxxxxx (xxxxx@xxx.xx)
Signaturdatum: 2022-06-07 - 07:35:26 GMT – Tidskälla: server– IP-adress: 130.237.22.146
Dokumentet skickades med e-post till Xxxxx Xxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx) för signering
2022-06-07 - 07:35:27 GMT
E-postmeddelandet har visats av Xxxxx Xxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
2022-06-07 - 17:14:15 GMT– IP-adress: 90.228.244.208
E-postmeddelandet har visats av Xxxxx Xxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
2022-06-13 - 12:41:34 GMT– IP-adress: 213.239.118.209
Dokumentet har e-signerats av Xxxxx Xxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
Signaturdatum: 2022-06-13 - 12:42:52 GMT – Tidskälla: server– IP-adress: 213.239.118.209
Dokumentet skickades med e-post till Xxxxx Xxxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx) för ifyllnad
2022-06-13 - 12:42:54 GMT
E-postmeddelandet har visats av Xxxxx Xxxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
2022-06-13 - 13:13:53 GMT– IP-adress: 130.237.222.195
Formuläret har fyllts i av Xxxxx Xxxxxxxx (xxxxxxx@xxx.xx)
Datum för ifyllnad av formulär: 2022-06-13 - 13:14:20 GMT - Tidskälla: server– IP-adress: 130.237.222.195
Avtal har slutförts.
2022-06-13 - 13:14:20 GMT