Integritetspolicy

Integritetspolicy

Information om hantering av personuppgifter

Cliens Kapitalförvaltning AB, 556750-2660, Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 000 00 Xxxxxxxxx, (”vi”, ”oss”), är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter som lämnas inom ramen för vår verksamhet. Vi värnar alltid om att upprätthålla ett högt integritetsskydd för andelsägare, kunder, leverantörer och samarbetspartners samt andra personer vars uppgifter behandlas inom ramen för vår verksamhet. Personuppgifterna behandlas alltid i enlighet med gällande dataskyddsregelverk.

Vår avsikt är att vara transparenta med hur dina personuppgifter behandlas. Denna integritetspolicy anger hur vi använder och skyddar alla personuppgifter vi har om dig när du använder vår webbplats, våra tjänster eller på anat sätt lämnar dina personuppgifter till oss. När vi behandlar dina personuppgifter har vi alltid ett legitimt syfte och en laglig grund och vi behandlar endast personuppgifter som behövs för att uppnå ändamålet med behandlingen. Vår ambition är att de personuppgifter som vi behandlar om dig ska vara korrekta, vilket innebär att vi kan behöva radera uppgifterna om de visar sig vara felaktiga. Dina personuppgifter lagras inte längre än nödvändigt, vilket innebär att vi raderar uppgifterna om vi inte längre har en laglig grund eller ett legitimt syfte för att behandla dem.

Vi kan komma att ändra denna integritetspolicy från tid till annan genom att uppdatera den här sidan. Vi rekommenderar därför att du regelbundet kontrollerar denna sida för att säkerställa att du accepterar eventuella ändringar. Om det sker några väsentliga ändringar av integritetspolicyn kommer vi att meddela de registrerade om förändringarna.

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (en registrerad), och som direkt eller indirekt kan identifiera den fysiska personen.

Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter, onlineidentifikationer som IP-adresser och s.k. kakor samt faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Med behandling av personuppgifter menas en åtgärd eller kombination av åtgärder avseende personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej. Behandling av personuppgifter utgör bland annat insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar personuppgifter avseende potentiella kunder, potentiella anställda, andelsägare, kunder och användare av våra tjänster, kontaktpersoner för våra kunder, leverantörer, samarbetspartners samt besökare på vår webbplats.

Behandling av personuppgifter får endast ske om det finns en laglig grund enligt dataskyddsförordningen eller lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. En närmare redogörelse över vilka personuppgifter, ändamål och laglig grund för behandlingen av dessa personuppgifter framgår nedan.

Vilka uppgifter samlar vi in om dig som kund på Cliens?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
• Namn • Födelsedatum • Personnummer • Telefonnummer • Adress, inkl. skatterättslig hemvist • E-post • Finansiell information kopplad till konton hos Bolaget • Bankkontouppgifter • Information från externa PEP-listor • Information från externa sanktionslistor	Personuppgifterna samlas in avseende kunder och andelsägare i våra fonder, samt deras företrädare. Personuppgifterna behandlas för att fullgöra Bolagets skyldigheter enligt lag och avtal med kunder, andelsägare, samarbetspartners och leverantörer samt för att hantera kontakter med potentiella leverantörer, motparter och myndigheter. Syftet med behandlingen är att kunna utföra våra tjänster och uppdrag samt	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Bolaget. Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolagets eller tredje parts berättigade intressen där vi bedömt att våra eller tredje parts intressen att behandla

administrera andelsägares fondinnehav, kundkontakt och för att tillhandahålla kundtjänst.
Personuppgifterna kan även komma att behandlas för att Bolaget eller i förekommande fall en samarbetspartner, har berättigat intresse av att utveckla, marknadsföra och administrera Bolagets tjänster, produkter och verksamhet. personuppgifterna för de angivna ändamålen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för personuppgifter

Vilka uppgifter samlar vi in om dig som besökare på xxx.xxxxxx.xx?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
Användarinformation om hur du använder vår webbplats, exempelvis genom s.k. cookies	Syftet med behandlingen är att analysera vilka sidor du besöker, vilka artiklar du läser och hur du rör dig i navigeringen på vår webbplats, för att kunna optimera webbplatsen och våra produkter.	Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolagets eller tredje parts berättigade intressen där vi bedömt att våra eller tredje parts intressen att behandla personuppgifterna för de angivna ändamålen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för personuppgifter För ytterligare information, se vår Cookiepolicy.

Vilka personuppgifter samlar vi på Cliens in om dig som kontaktperson/företrädare för motpart eller distributör?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
• Namn • Adress • E-post (inkl. arbetsgivare) • Telefonnummer	Syftet med behandlingen är att upprätthålla affärsrelationen samt administrera med utbetalning av provision Föra kontaktlista/ register över motparter och återförsäljare för t.ex. marknadskommunikation Utvärdering och rankning av analytiker	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalsrättslig förpliktelse, för att fullgöra lagstadgade skyldigheter samt kommunicera med motparten.

Vilka personuppgifter samlar vi på Cliens in om dig som leverantör eller samarbetspartner?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
• Namn • Adress • E-post (inkl. arbetsgivare) • Telefonnummer	Syftet med behandlingen är att administrera affärs- /avtalsförhållande med leverantörer och samarbetspartners Hantera leveranser och kommunicera med leverantörer	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalsrättslig förpliktelse, för att fullgöra Bolagets lagstadgade skyldigheter samt för att kommunicera med motparten.

Vilka personuppgifter samlar vi på Cliens in om dig som deltagare på event?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
• Namn • Adress • E-post • Telefonnummer • Kostpreferenser samt ev. allergier	Syftet med behandlingen är att kunna skicka ut inbjudan till event, administrera anmälan, ta emot och hantera kostpreferenser	Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolagets berättigade intresse där vi bedömt att våra intressen att behandla personuppgifterna för de angivna ändamålen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för personuppgifter

Vilka personuppgifter samlar vi på Cliens in om dig som arbetssökande?
Personuppgifter	Ändamål	Laglig grund
• Namn • Adress • E-post • Telefonnummer	Syftet med behandlingen är att hantera ansökningar, hålla intervjuer och fatta beslut i rekryteringsärenden samt spara uppgifter om arbetssökande för framtida behov	Behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Bolagets berättigade intresse där vi bedömt att våra intressen att behandla personuppgifterna för de angivna ändamålen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för personuppgifter

När personuppgiftsbehandling grundas på våra berättigade intressen genomför vi alltid en intresseavvägning mellan våra intressen och den registrerades intressen av integritet och grundläggande friheter och rättigheter. Om den registrerade har invänt mot behandlingen tar vi hänsyn till dennes inställning vid intresseavvägningen. Det krävs i så fall att våra intressen av behandlingen väger särskilt tungt.

Hur personuppgifter samlas in

Personuppgifter vi behandlar samlas i första hand in direkt från dig via formulär eller cookies på vår webbplats. Vi kan också komma att samla in personuppgifter kopplade till dig från din arbetsgivare, dina kollegor eller annan eller från offentliga register som till exempel Bolagsverket eller andra allmänt tillgängliga källor.

När det gäller arbetssökande kan vi samla in personuppgifter under ansökningsprocessen, t.ex. från en rekryterare eller direkt från dig som arbetssökande.

Hur vi behandlar och lagrar dina personuppgifter

När vi behandlar personuppgifter är alla i vår verksamhet skyldiga att följa tillämpligt dataskyddsregelverk och det som anges i denna integritetspolicy.

För att säkerställa en lämplig skyddsnivå när vi behandlar dina personuppgifter använder vi tekniska och organisatoriska åtgärder. De åtgärder som vi vidtar är framtagna baserat på en bedömning utifrån vad som är lämpligt med beaktande av behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål, genomförandekostnaderna samt riskerna för din integritet. Exempel på relevanta åtgärder som vi vidtar är pseudonymering av personuppgifter samt kryptering av servrar, datorer, mobiltelefo-ner, dokument och e- post. De åtgärder vi har infört säkerställer att personuppgifter behandlas konfidentiellt, är tillgängliga i den utsträckning som behövs inom verksamheten och att innehåller är korrekt. Alla åtgärder är utformade för att uppfylla kraven i gällande tillämpligt dataskyddsregelverk.

Vi behandlar enbart personuppgifter under den tid som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Personuppgifter om kunder och andelsägare i våra fonder behandlas under den tid som vi är skyldiga att bevara uppgifterna enligt LVF, LAIF och andra författningar som reglerar vår verksamhet. Det innebär som grund att behandlingen normalt pågår under den tid som ditt sparande i våra fonder pågår samt under en tid om fem år därefter. Lagringen kan pågå under längre tid om vi bedömer att vi har berättigade intressen av att fortsätta behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen eller om det krävs enligt lag eller för att skydda rättigheterna, egendomen eller säkerheten för oss eller för tjänsterna som vi tillhandahåller, men normalt inte under längre tid än tio år efter att sparandet avslutats.

Personuppgiftsbiträden

Dina personuppgifter kan även komma att behandlas av våra uppdragstagare när dessa utför verksamhet för vår räkning och som innefattar behandling av personuppgifter, våra uppdragstagare är då personuppgiftsbiträden. Vi har bl.a. anlitat uppdragstagare för att utföra verksamhet avseende tillhandahållande av IT-system, servrar och systemförvaltning, åtgärder för kundkännedom och transaktionsgranskning enligt lagen om penningtvätt och finansiering av terrorism samt kontroller mot sanktionslistor från EU, FN och andra institutioner, marknadsföring och försäljning samt ekonomiadministration. Fondernas respektive informationsbroschyrer innehåller närmare information om de uppdragstagare som utför delar av vår fondverksamhet.

Innan vi anlitar ett personuppgiftsbiträde säkerställer vi att biträdet genomför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att behandlingen ska uppfylla kraven i dataskyddsregelverket samt för att skydda de registrerades rättigheter. Uppdragstagare som behandlar personuppgifter för vår räkning har en självständig skyldighet att följa delar av dataskyddsregelverket. Vi ingår alltid personuppgiftsbiträdesavtal med våra uppdragstare som behandlar personuppgifter för vår räkning, i syfte att säkerställa att dina personuppgifter behandlas i enlighet med våra instruktioner och i enlighet med gällande regelverk.

Hur vi delar dina personuppgifter

De personuppgifter som behandlas med stöd av denna policy kan komma att delas till tredje parter såsom samarbetspartners och leverantörer. Därtill kan vi komma att behöva dela med oss av personuppgifter till behöriga myndigheter. I en sådan situation kommer vi endast lämna ut personuppgifter om det finns ett beslut från myndigheten som kräver att personuppgifterna delas ut. I samband med ett förvärv, en sammanslagning med ett annat företag eller en delning kan det förvärvande företaget och/eller dess anlitade konsulter kräva tillgång till vissa personuppgifter som vi behandlar om dig. I händelse av ett sådant utlämnande kommer vi att se till att den person som får personuppgifterna omfattas av ett sekretessavtal.

Överföring av personuppgifter till tredjeland

VI kan komma att överföra personuppgifter till länder utanför EES (s.k. tredjelandsöverföring). Dataskyddsförordningen innebär att ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet gäller inom hela EES-området vilket innebär att personuppgifter får överföras fritt inom det området utan begränsningar. För länder utanför EES-området (s.k. tredje länder) finns däremot inte några generella regler som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske om EU- kommissionen beslutat att mottagarlandet säkerställer en adekvat skyddsnivå eller under särskilda förutsättningar. Om det saknas beslut om adekvat skyddsnivå från EU-

kommissionen får personuppgifter endast överföras om lämpliga skyddsåtgärder vidtas, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler, och på villkor att lagstadgade rättigheter och effektiva rättsmedel för de personer vars personuppgifter behandlas finns tillgängliga).

Om vi överför personuppgifter till ett land utanför EES förlitar vi oss på ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller så har vi ingått avtal innehållande EU- kommissionens standardavtalsklausuler.

Dina grundläggande rättigheter

Rätt till information, dataportabilitet, tillgång, och rättelse

Dataskyddsförordningen innebär att de registrerade har rätt att få tillgång till de personuppgifter som vi behandlar i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. I vissa fall finns också rätt för de registrerade att få personuppgifter överförda till sig samt att, när det är tekniskt möjligt, begära att sådan överföring sker direkt från oss till den nye personuppgiftsansvarige. Vidare har de registrerade rätt att få del av uppgifter om bl.a. för vilka ändamål behandlingen sker, varifrån uppgifterna har hämtats, vilka kategorier av uppgifter som behandlas, de mottagare eller kategorier av mottagare till vilka uppgifterna lämnats eller ska lämnas ut, den förutsedda period som behandlingen kommer att pågå samt rättigheter enligt dataskyddsförordningen. De registrerade har också rätt att begära rättelse av felaktiga personuppgifter och att komplettera ofullständiga uppgifter.

Rätt till radering, att göra invändningar samt begränsning av behandling

Om vi behandlar personuppgifter trots att behandlingen inte längre är nödvändig utifrån de angivna ändamålen med behandlingen, har de registrerade i regel rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål ska radera uppgifterna. Detsamma gäller när behandlingen grundas på att den registrerade samtyckt till behandlingen. Om de registrerade begär radering måste vi radera personuppgifterna om i) personuppgifterna inte längre behövs för det ändamål för vilket de samlades in, ii) de registrerade återkallar ett samtycke, iii) personuppgifterna behandlas olagligt eller iv) personuppgifterna måste raderas av rättsliga skäl och vi inte har något krav på oss att enligt lag att bevara uppgifterna.

De registrerade har även rätt att invända mot vår behandling av personuppgifter vilket innebär att personuppgifterna ska raderas för det fall vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen eller att det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre, exempelvis om vi behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara oss från rättsliga anspråk. I vissa fall har de registrerade också rätt att begära att vi ska begränsa vår behandling av dennes personuppgifter. Om personuppgifterna lämnats ut av oss till externa mottagare är vi

skyldiga att underrätta dessa mottagare om den registrerades begäran, om detta är möjligt och inte medför en oproportionerlig arbetsinsats.

Särskilt om direktmarknadsföring

Registrerade personer har alltid rätt att när som helst anmäla till oss om de motsätter sig att deras personuppgifter används för direktmarknadsföring. Behandling av den registrerades personuppgifter för sådana ändamål kommer då att upphöra.

Kontaktuppgifter och klagomål

Om du har frågor kring vår behandling av personuppgifter kan du kontakta oss på telefonnumret 08 - 506 503 90 eller skicka e-post till xxx@xxxxxx.xx.

Dataskyddsombud:

Cliens Kapitalförvaltning AB 08 - 506 503 90

xxx@xxxxxx.xx

När du kontaktar oss för att hävda dina rättigheter kan vi komma att begära ID- handlingar eller kopior av ID-handlingar för att kunna verifiera din identitet. Vi behandlar dessa personuppgifter så att vi kan uppfylla våra skyldigheter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Dessa uppgifter kommer att raderas så snart vi har verifierat din identitet.

Om du anser att ett fel begåtts i vår hantering av personuppgifter har du också möjlighet att inge klagomål direkt till Integritetsskyddsmyndigheten.

Integritetsskyddsmyndigheten Box 8114

104 20 Stockholm

Telefon: 00-000 00 00 E-post: xxx@xxx.xx

Denna policy uppdaterades senast den 21 november 2023