Uppföljning av uppdragsavtal 2021
Uppföljning av uppdragsavtal 2021
Verksamhet som idag bedrivs på uppdragsavtal är:
1. Pensionsadministration inklusive utbetalning av pensioner
Uppdraget utförs idag av KPA. De administrativa uppgifterna följs löpande upp genom att de försäkrade arbetstagarnas årliga pensionsintjänande meddelas till S:t Xxxx Xxx en gång om året som då jämförs och rimlighetsbedöms mot tidigare års registrerade intjänande.
Pensionsutbetalningarna kontrolleras och rimlighetsbedöms månadsvis i förhållande till föregående månads utbetalningar.
2. Tillgångsallokering och finansiell riskkontroll
Kontrolleras av riskhanteringsfunktionen med stöd av finansenheten. Uppdragstagarens deltagande i livbolagets placeringsråd bedöms löpande vid rådets möten.
3. Handel med värdepapper
Handeln med värdepapper sköts löpande av Stockholm stads finansenhet. Samtliga transaktioners riktighet kontrolleras av livbolagets ekonomiansvarige, riskkontrollfunktionen och placeringsrådet.
4. Regelansvarig person
Uppdraget som regelansvarig sköts idag av advokatbyrån Xxxxxxx Xxxxxxxxxx. Uppdraget följs löpande upp av, bolagsjurist, beställaransvarig och uppdragsgivarens riskkontroll- funktion i samband med avlämnandet av advokatbyråns regelefterlevnadsrapporter samt vid livbolagets styrelsemöten då rapporterna föredras. (Se bilaga)
5. IT
Allmän IT
Kontroll sker via Stockholms kommun avseende allmän IT – bolaget lämnar synpunkter i enlighet med upphandlingen.
Verksamhetssystem Kompis
Avseende verksamhetssystem kontrolleras dessa av bolagets egen personal genom det dagliga arbetet och avstämningsmöten med beställaren.
Tekniska frågor (ex server m.m.)
Hanteras av Said Tabari med kontroll av bl.a. serveravtal, flytt, förvaltning etc.
Kompis följs upp dagligen genom det mycket stora antal transaktioner som sker i systemet.
6. Internrevision
Beställning av revision/revisionsplan fastslås av styrelsen och kontrolleras genom att styrelsen mottar rapport samt av beställaransvarig (se bilaga). VD kontrollerar faktura.
Vandelsprövning utförs av regelefterlevnadsfunktionen.
7. Riskhanteringsfunktionen
Riskhanteringsfunktionen sköts av FCG. Uppdraget följs löpande upp av VD, beställaransvarig (se bilaga) samt i samband med avlämnandet av riskkontrollrapporter vid
livbolagets styrelsemöten då rapporterna föredras. Vandelsprövning utförs av regelefterlevnads-funktionen.
8. Aktuariefunktionen
Uppföljning sker genom att riskhanteringsansvarig och ekonomi kontrollerat lämnat material samt VD kontrollerat debiterad tid och kontroll av beställaransvarig (se bilaga).
Vandelsprövning utförs av regelefterlevnadsfunktionen.
Aktuarien ansvarar för de försäkringstekniska beräkningarna och för att föreslå förändringar i de styrdokument som berör funktionen. | ||||
BESTÄLLARANSVARIG : Xxxxxx Xxxxxxxx | ||||
BEDÖMNING AV UPPFÖLJNINGSTYP Matrisen utgör en grund för att man skall tänka över den risk/påverkan samt volym/värde avtalet har i verksamheten och få en grov uppskattning om hur uppföljningen kan göras. | ||||
Liten | Mellan | Stor | Kommentar | |
Vara / tjänst komplexitet | X | |||
Omfattning / leveranser | X | |||
Kontraktets längd | X | |||
Volym / värde | X | |||
Påverkan på verksamhet | X | |||
Uppföljningstyp | C | Stor legal påverkan men inte ekonomisk | ||
KRAV PÅ LEVERANTÖR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Krav på kompetens | CV tas in | Vid upphandling och byte av konsult | Upphandling ok | |
Fit & proper personal aktuariefunktionen | UC Belastningsregi stret /gm | Årligen WSA Sker nov/dec 2021 | 201217 | |
regelefterlevn adsfunktionen | ||||
KRAV PÅ TJÄNSTEN | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Rapportering löpande | Kontroll med verksamheten (ekonomi) att aktuarien lämnar erforderliga underlag. | Årligen | Ok | |
Aktuarierapport | Att aktuarierappo rt lämnas till styrelsen. | Till årets första styrelsemöte | 210304 | |
Skriftligt utlåtande om reservernas tillräcklighet | Ta del av utlåtandet | Till årsbokslutet | I aktuarierappo rten. | |
KOMMERSIELLA VILLKOR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Faktura | Kontrollera att verksam- heten har granskat fakturor löpande. | Årligen | Ok EF attesterat samtliga. | |
Den kravställda nivån uppfylls | ||||
Den kravställda nivån uppfylls inte, men åtgärdsplan finns | ||||
Den kravställda nivån uppnås ej, ingen åtgärdsplan finns/fungerar | ||||
2(10)
Internrevisionen ansvarar för kontroll av de centrala funktionerna och bolagets interna styrning och kontroll. | ||||
BESTÄLLARANSVARIG : Xxxxx Xxxxxxx | ||||
BEDÖMNING AV UPPFÖLJNINGSTYP Matrisen utgör en grund för att man skall tänka över den risk/påverkan samt volym/värde avtalet har i verksamheten och få en grov uppskattning om hur uppföljningen kan göras. | ||||
Liten | Mellan | Stor | Kommentar | |
Vara / tjänst komplexitet | X | |||
Omfattning / leveranser | X | |||
Kontraktets längd | X | |||
Volym / värde | X | |||
Påverkan på verksamhet | X | |||
Uppföljningstyp | C | Stor legal påverkan men inte ekonomisk | ||
KRAV PÅ LEVERANTÖR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Krav på kompetens | CV tas in | Vid upphandling och byte av konsult | Upphandling ok | |
Fit & proper personal internrevision | UC Belastningsregi stret /gm regelefterlevn adsfunktionen | Årligen WSA | 201007 | Sker nov/dec 2021 |
KRAV PÅ TJÄNSTEN | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Riskbaserad årsplan för de kommande åren (1-2) | Kontroll att styrelsen tillställs plan | Till årets första styrelsemöte | Styrelsemötet 211115 | |
Rapport | Kontroll att styrelsen tillställs rapport | Till årets första styrelsemöte | Styrelsemötet 210304 | |
KOMMERSIELLA VILLKOR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Faktura | Kontrollera att verksam- heten har granskat fakturor löpande. | Årligen | Ok | |
Den kravställda nivån uppfylls | ||||
Den kravställda nivån uppfylls inte, men åtgärdsplan finns | ||||
Den kravställda nivån uppnås ej, ingen åtgärdsplan finns/fungerar | ||||
2(10)
Regelverksansvarig som kontrollerar bolagets regelefterlevnad enligt FRL, FFFS m.m. och att bolaget uppfyller legala krav för att få bedriva försäkringsverksamhet. | ||||
BESTÄLLARANSVARIG : Xxxxx Xxxxxxxx | ||||
BEDÖMNING AV UPPFÖLJNINGSTYP Matrisen utgör en grund för att man skall tänka över den risk/påverkan samt volym/värde avtalet har i verksamheten och få en grov uppskattning om hur uppföljningen kan göras. | ||||
Liten | Mellan | Stor | Kommentar | |
Vara / tjänst komplexitet | X | |||
Omfattning / leveranser | X | |||
Kontraktets längd | X | |||
Volym / värde | X | |||
Påverkan på verksamhet | X | |||
Uppföljningstyp | C | Stor legal påverkan men inte ekonomisk | ||
KRAV PÅ LEVERANTÖR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
10 års arbetslivserfarenhet | CV tas in | Vid upphandling och byte av konsult | Upphandling ok | |
Fit & proper personal regelefterlevnadsfunktion en | UC Belastningsregi stret | Årligen | WSA uppvisar UC och belastningsregi ster 2021 | |
KRAV PÅ TJÄNSTEN | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Rapportering | Att rapport lämnas och föredras vid styrelsemöten | Till styrelsemöten | Ok | |
Årsplan | Föreläggs styrelsen för beslut | Årets sista styrelsemöte | 211115 | |
Fit & proper styrelse | Kontroll av att funktionen genomfört fit & proper m styrelsen | Vid strategimötet | 210923 | |
Fit & proper personal och centrala funktioner i enighet m IDD | Kontroll att funktionen har granskat personal och andra centrala funktioner | Årligen WSA Sker nov/dec 2021 | 201007 | |
KOMMERSIELLA VILLKOR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Faktura | Kontrollera att verksam- heten har granskat fakturor löpande | Löpande | Ok EF attesterat samtliga. | |
Den kravställda nivån uppfylls | ||||
Den kravställda nivån uppfylls inte, men åtgärdsplan finns | ||||
Den kravställda nivån uppnås ej, ingen åtgärdsplan finns/fungerar | ||||
2(10)
Riskhanteringsfunktionen som kontrollerar bolagets risker och faciliterar arbetet m bolagets ORSA. | ||||
BESTÄLLARANSVARIG : Xxxxx Xxxxxxx | ||||
BEDÖMNING AV UPPFÖLJNINGSTYP Matrisen utgör en grund för att man skall tänka över den risk/påverkan samt volym/värde avtalet har i verksamheten och få en grov uppskattning om hur uppföljningen kan göras. | ||||
Liten | Mellan | Stor | Kommentar | |
Vara / tjänst komplexitet | X | |||
Omfattning / leveranser | X | |||
Kontraktets längd | X | |||
Volym / värde | X | |||
Påverkan på verksamhet | X | |||
Uppföljningstyp | C | Stor legal påverkan men inte ekonomisk | ||
KRAV PÅ LEVERANTÖR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
10 års arbetslivserfarenhet | CV tas in | Vid upphandling och byte av konsult | Upphandling ok | |
Fit & proper personal riskhanteringsfunktionen | UC Belastningsregi stret | Årligen WSA | 210205 | |
KRAV PÅ TJÄNSTEN | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Rapportering löpande | Att rapport lämnas och föredras vid styrelsemöten | Till styrelsemöten | Ok | |
Årsrapport | Att årsrapport lämnats | Till årets första styrelsemöte | 210304 | |
Årsplan | Föreläggs styrelsen för beslut | Årets sista styrelsemöte | 211115 | |
Riskregister | Kontroll av att funktionen har uppdaterat riskregistret | Årligen | 211105 | |
ORSA | Kontroll att funktionen har faciliterat styrelsens arbete m ORSA | Årligen | 210305 | |
KOMMERSIELLA VILLKOR | ||||
Kontroll | Periodicitet | Resultat | Åtgärd | |
Faktura | Kontrollera att verksam- heten har granskat fakturor löpande | Löpande | Ok | |
Den kravställda nivån uppfylls | ||||
Den kravställda nivån uppfylls inte, men åtgärdsplan finns | ||||
Den kravställda nivån uppnås ej, ingen åtgärdsplan finns/fungerar | ||||
2(10)