Anbudsförfrågan
Anbudsförfrågan
Uppdragsbeskrivning (Terms of reference)
Bakgrund
Svenska missionsrådet (hädanefter SMR) är en paraplyorganisation för kyrkor och organisationer på kristen grund som arbetar både i Sverige och internationellt. Vi arbetar för hållbar utveckling, ökad rättvisa och minskad fattigdom. Under de senaste 40 åren har vi i samarbete med Sida vidareförmedlat bidrag för utvecklingssamarbete genom våra medlemsorganisationer och deras internationella samarbetspartner. Ungefär hälften av våra medlemsorganisationer har i dagsläget del av biståndsmedel genom SMR:s avtal med Sida.
Som vidareförmedlande organisation arbetar SMR med kvalitetssäkring och kapacitetsutveckling i relation till de insatser som vi stödjer. SMR önskar nu teckna ett ramavtal för granskningar under de kommande tre åren, för att få en uppdaterad och likvärdig bild av våra medlemsorganisationers kapacitet, framför allt när det gäller intern styrning och kontroll. Den anbudsgivare som vinner upphandlingen benämns nedan som konsult.
Övergripande mål med uppdraget
Uppdraget går ut på att i enlighet med denna uppdragsbeskrivning genomföra systemgranskning av upp till 15 (femton) av SMR:s medlemsorganisationer under loppet av tre år.
Metod
Vi vill att anbudsgivaren utifrån vårt syfte med uppdraget presenterar ett förslag till upplägg och metod i anbudet. SMR använder sig av en modell där medlemsorganisationerna regelbundet bedöms utifrån deras kapacitet att vara; att organisera; att relatera; och att göra. Vi ser denna fördjupande granskning som ett komplement till vår interna bedömning, framför allt inom kapaciteterna att vara och att organisera, där frågor om intern styrning och kontroll återfinns.
Uppdraget ska ske i god samverkan med SMR, med lärande i fokus och med respekt för alla medverkandes tid. Uppdraget ska utmynna i rekommendationer till medlemsorganisationen och till SMR, om det finns utrymme för förbättringar inom de ovanstående områdena. Här bör även organisationens uttalade styrkor lyftas, så att SMR får en bild av hur medlemsorganisationen kan vara en resurs in i SMR-nätverket.
Rapportering av uppdraget
Resultatet av varje deluppdrag ska presenteras i en skriftlig rapport och ett rapportmöte. En preliminär slutrapport presenteras för SMR och den granskade medlemsorganisationen. Därefter sker ett rapportmöte där konsulten presenterar utfallet. Efter att SMR och medlemsorganisationen haft möjlighet att kommentera på rapporten, färdigställer konsulten en slutgiltig rapport som lämnas till SMR och medlemsorganisationen.
Rapporten ska innehålla:
• sammanfattning
• beskrivning av metod
• resultat
• analys
• slutsatser
• rekommendationer
Rapporten ska skrivas på engelska eller svenska (enligt överenskommelse med respektive medlemsorganisation) och delas elektroniskt med SMR och den granskade medlemsorganisationen.
Tidsplan
25 april 2023 Inbjudan till anbud
25 maj 2023 Sista dag att lämna anbud
31 maj 2023 SMR avslutar förhandling och beslutar om upphandlingen 8 juni 2023 Uppstartsmöte, upplägg och planering
Under 2023 planeras systemgranskning av tre medlemsorganisationer: en i augusti, en i september och en i oktober. Vi beräknar att varje systemgranskning tar ca 10 (tio) arbetsdagar i anspråk. Plan för resterande granskningar görs i god tid, i dialog mellan SMR och vald konsult.
Instruktion till anbudsgivaren
För detta uppdrag använder sig SMR av ett så kallat öppet förfarande i enlighet med reglerna i vår Policy för inköp och upphandling (2022-01-27). Det innebär att tidsfristen att lämna anbud ska vara minst 30 dagar från publiceringsdatum. Anbud som inkommer efter att tidsfristen löpt ut ska förkastas och återsändas utan påseende. De anbud som inkommit i tid granskas av en bedömningsgrupp som granskar om anbuden uppfyller de specificerade kraven. Granskningen görs utifrån fastställda bedömningskriterier som baseras på grunder för uteslutning samt urvals- och tilldelningskriterier nedan. Ingen förhandling är tillåten. I de fall ett för litet antal anbud inkommer eller om SMR bedömer att inget av anbuden kan accepteras, kan SMR i undantagsfall besluta att avbryta upphandlingen.
Detta beslut ska då särskilt väl motiveras och alla anbudsgivare ska informeras samtidigt.
Deltagande i anbudsförfarandet är öppet på lika villkor för alla fysiska och juridiska personer. För uppdraget krävs att anbudsgivaren innehar F-skattsedel (eller motsvarande, om anbudsgivaren inte är verksam i Sverige).
Anbudet ska innehålla:
• Fakta om anbudsgivaren (namn, adress, telefon, e-post, företag etc.).
• Fullständig budget per systemgranskning, med uppgift om arvode (tid x pris per tidsenhet) inklusive erforderliga skatter.
• Redogörelse och dokument som SMR efterfrågar under nedan Urvalskriterier.
Anbud lämnas in på svenska eller engelska.
Urvalskriterier
SMR kommer att bedöma anbuden utifrån följande urvalskriterier:
1. Finansiell och ekonomisk förmåga
Anbudsgivaren har finansiell och ekonomisk förmåga (kriterium 1) att genomföra uppdraget.
För bedömning av detta kriterium efterfrågar vi följande underlag:
• Intyg om att anbudsgivaren fullgör sina skyldigheter enligt F-skattsedel (eller motsvarande om anbudsgivaren inte är verksam i Sverige).
• Ansvarsförsäkring där anbudsgivaren intygar sin finansiella och ekonomiska förmåga. Se vidare under ”Xxxxxxx för uteslutning – för deltagande i upphandling” nedan.
• Dokumentation på årlig omsättning eller inkomst
2. Yrkesmässig kapacitet
Anbudsgivarens yrkesmässiga kapacitet bedöms utifrån fyra delkriterier:
a. kunskap inom intern styrning och kontroll; avtalsefterlevnad; och riskanalyser,
b. god kännedom om de krav som ställs inom internationell biståndssektor,
c. erfarenhet av att genomföra organisationsutvärdering,
d. god nivå av svenska (läsförståelse) och engelska (skriv- och läsförståelse). För bedömning av dessa kriterier efterfrågar vi följande underlag:
• CV eller meritförteckning, där utbildning, erfarenhet och språkkunskaper framgår
• lista över tidigare uppdrag
• två referenser från tidigare uppdrag
3. Teknisk kapacitet/beskrivning
Anbudsgivarens tekniska kapacitet bedöms utifrån tre delkriterier:
a. anbudets relevans för SMR som vidareförmedlare av Sida-bidrag
b. metodval
c. förväntade resultat
För bedömning av dessa kriterier efterfrågar vi en beskrivning av:
• metodval
• förväntade resultat
Särskild vikt läggs vid kriterierna 1, 2a, och 3b. Vi förutsätter att konsulten själv står för den tekniska utrustning, såsom dator, som krävs för uppdraget.
Tilldelningskriterier
Uppdraget kommer att tilldelas den anbudsgivare som har det mest fördelaktiga anbudet utifrån följande kriterier:
a. pris,
b. kvalitet samt
c. miljö- och klimataspekter
Kvalitet är detsamma som en sammanvägd bedömning av urvalskriterierna. För bedömning av övriga tilldelningskriterier efterfrågar vi en beskrivning av:
• Budget och pris per systemgranskning i SEK inklusive samtliga skatter och avgifter. Om anbudsgivaren använder en annan redovisningsvaluta ska budget och pris specificeras i både SEK och aktuell redovisningsvaluta. Avtal tecknas i SEK.
• En bedömning av uppdragets klimat- och miljöpåverkan, samt konsultens eventuella åtgärder eller policy för att kompensera för detta
Grunder för uteslutning
För deltagande i upphandling
Anbudsgivare ska i sina anbud intyga att de inte befinner sig i/omfattats av någon av följande situationer:
• anbudsgivaren är försatt i konkurs eller är på annat sätt insolvent, och kan alltså inte längre betala sina skulder i tid,
• det finns en slutgiltig dom om att anbudsgivaren är skyldig till allvarligt fel i sitt yrkesutövande,
• anbudsgivaren har brutit mot skyldigheter att betala skatter och sociala avgifter i enlighet med gällande lag i det land där anbudsgivaren är verksam,
• anbudsgivaren är skyldig till korruption1 eller annan kriminell verksamhet,
• anbudsgivaren har tidigare uppvisat brister i avtalsefterlevnad med SMR eller någon av våra finansiärer vilket lett till rättsliga åtaganden, eller
• anbudsgivaren, eller bolag inom samma koncern som anbudsgivaren, omfattas av EU:s restriktiva åtgärder2.
För tilldelning av kontrakt
SMR tilldelar inte kontrakt till anbudsgivare:
• om anbudsgivaren under upphandlingsförfarandet är föremål för en intressekonflikt,
• om anbudsgivaren under upphandlingsförfarandet har lämnat oriktiga uppgifter, eller underlåtit att lämna uppgifter, kopplade till villkoren för medverkan i upphandlingen, eller
• om SMR fastställer att det finns grund för uteslutning för deltagande i upphandling, i enlighet med avsnittet ovan.
Arvoden och kontraktsvillkor
SMR önskar teckna ett ramavtal på tre år, där kontrakt skrivs för ett antal granskningar i taget. Xxxxxxxxxx bestämmer villkoren för de kontrakt som vid ett senare skede kan komma att tilldelas konsulten under tidsperioden.
1 SMR:s definition av korruption är: Missbruk av resurser, förtroende, makt och/eller position för att nå otillbörlig vinning för egen, en närståendes eller en grupps del. Vinningen kan inkludera ekonomiska såväl som andra fördelar, exempelvis ökat inflytande, förbättrat rykte, politiskt erkännande, väljarröster och sexuella eller andra tjänster. Fördelar som kan erhållas i utbyte mot mat, husrum, skydd eller annat. Korruption kan även innebära underlåtenhet att vidta en åtgärd, exempelvis att inte anmäla en misstänkt person.
2 Förteckningarna över de personer, grupper och enheter som omfattas av EU:s restriktiva åtgärder offentliggörs på följande webbplats: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
SMR kräver att konsulten följer SMR:s antikorruptionspolicy samt SMR:s (och eventuell egen) uppförandekod.
SMR äger rapporterna och hanterar dem konfidentiellt i relation till de olika medlemsorganisationerna och omvärlden. All information som konsulten får genom uppdraget ska betraktas som konfidentiell.
Ramavtalet kommer att innehålla villkor om att arvode betalas per delkontrakt, att SMR har möjlighet att avbryta ramavtalet om resultatet eller leveransen är bristande, samt om SMR:s behov eller finansiering förändras under perioden.
Anbudstid
Anbudet ska ha kommit till SMR senast den 25 maj 2023.
Sänd anbudshandlingarna via e-post med rubriken Anbud systemgranskningar till: xxxx@xxx.xxxxxx
För eventuella frågor hänvisas till: xxxxxx.xxxxx@xxx.xxxxxx