FÖRSLAG TILL BESLUT
Finansavdelningen Inköpsenheten Xxxxx Xxxx | Styrelsen för Stockholm Avfall AB |
Upphandlingsärende – Insamling och transport av pumpbart kommunalt avfall
FÖRSLAG TILL BESLUT
Styrelsen föreslås besluta
att bemyndiga verkställande direktören att, efter genomförd upphandling, teckna avtal.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Verkställande direktör |
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx Avfallsavdelningen |
Bolaget har idag avtal med fem leverantörer för insamling och transport av pumpbart avfall. Dessa avtal löper ut 31 mars 2026 respektive den 30 september 2026 och kan därefter inte förlängas.
Upphandlingens syfte är att ta fram nya avtal för insamling och transport av pumpbart kommunalt avfall samt att uppfylla kommunens skyldighet att samla in och transportera bort pumpbart kommunalt avfall enligt den definition som förekommer i 15 kap miljöbalken.
Upphandlingen omfattar en årlig hämtning av ca 79 000 m3 pumpbart avfall på ca 3 450 hämtställen.
Målet är att säkerställa insamlingen av pumpbart kommunalt avfall med fortsatt hög kvalitet.
Avtalstiden föreslås till maximalt åtta (8) år. Det totala kontraktsvärdet under avtalstiden beräknas till ca 520 mnkr.
Bakgrund och nuläge
I nuläget är avfallsinsamlingen uppdelad geografiskt i elva olika avtalsområden.
Bolaget har idag avtal med fem leverantörer för insamling och transport av pumpbart avfall. Pumpbart avfall omfattar fettslam som samlas upp i fettavskiljare samt fettslam i kombitank med kombinerad fettavskiljare och matavfallsbehållare. Vidare omfattas slam från enskilda anläggningar utanför det kommunala VA-nätet samt pumpbart matavfall från separata tankar.
För områdena 1, 2, 5 och 9 ingår i nuläget hanteringen av pumpbart avfall i avtalen för insamling och transport av kommunalt avfall. Insamling och transport av kommunalt pumpbart avfall är ett dock ett omfattande uppdrag som kräver specialfordon och särskild kompentens för tjänstens utförande. Mot denna bakgrund föreslås att tjänsten upphandlas separat från övriga insamlingstjänster. Avtalen avseende område 1, 2, 5 och 9 löper ut den 31 mars 2026 och kan därefter inte förlängas.
För övriga områden, 3, 4, 6, 7, 8, 10 och 11 är insamling och transport av kommunalt pumpbart avfall redan egna avtal. Dessa avtal löper ut den 30 september 2026 och kan därefter inte förlängas.
Mål och syfte
Upphandlingens syfte är att ta fram nya avtal för insamling och transport av pumpbart kommunalt avfall samt att uppfylla kommunens skyldighet att samla in och transportera bort pumpbart kommunalt avfall enligt den definition som förekommer i 15 kap miljöbalken.
Det pumpbara kommunala avfallet transporteras till Henriksdals reningsverk för rening. Det pumpbara avfallet är energirikt och en viktig källa till biogasproduktion.
Målet är att säkerställa insamlingen av pumpbart kommunalt avfall med fortsatt hög kvalitet, men även fortsatta ha flexibla avtal där möjlighet till innovation och förändringar ska kunna ske under avtalstiden.
Omfattning
Insamling och transport av pumpbart kommunalt avfall och därmed jämförligt avfall omfattar följande insamlingssystem och antal anläggningar:
• Fettslam från fettavskiljare
• Fettslam från kombitankar
• Matavfall från kombitankar
• Slam från enskilda avlopp
• Pumpbart matavfall från tank
Upphandlingen omfattar en årlig hämtning av ca 79 000 m3 pumpbart avfall på ca 3 450 hämtställen.
Avtalstid
Avtalstiden föreslås gälla från och med 2026-04-01 till och med 2032-03-31 samt 2026-10-01 till och med 2032-09-30, med möjlighet till förlängning i två omgångar med 12 månader vardera.
Detta ger en maximal avtalstid på upp till 8 år.
Kravställning
Uppdraget innebär högt funktionsansvar där entreprenaden ger god service till invånarna, hög kvalitet på erbjudna tjänster och god arbetsmiljö.
I samband med upphandlingen kommer kontroll av leverantörerna göras avseende bland annat generella uteslutningsgrunder. Dessa syftar till att utesluta leverantörer som begått vissa typer av brottslighet såsom exempelvis, mutbrott, bedrägeri, penningtvätt och terroristbrott. I detta ingår även kontroll av betalning av skatt och socialavgifter samt att inte tidigare allvarliga avtalsbrott begåtts.
Krav kommer att ställas på leverantörens ekonomiska ställning, kompetens, kapacitet och erfarenhet samt kvalitets- och miljöledningssystem.
I detta uppdrag är kvalitet och service till kunderna av yttersta vikt. I upphandlingen läggs därför särskild fokus på att:
• Upprätthålla en låg nivå på reklamationer
• Hög servicegrad
Under november månad 2023 genomfördes en Request for Information där samarbetspartners bjöds in till i syfte att föra dialog kring gällande avtal, utvecklingsförslag och innovationer.
Marknadsdialog sker löpande vid framtagande av kravställningen till upphandlingen.
Hållbarhet
SVOA har inom inköpsområdet tre olika hållbarhetsperspektiv som vi utgår ifrån i vårt inköpsarbete. Det är ekonomisk hållbarhet, miljömässig hållbarhet och social hållbarhet. Under strategifasen av en upphandling görs en bedömning av aktuell upphandlings påverkan på våra olika hållbarhetsperspektiv.
Ekonomiskt hållbar upphandling innebär en effektiv användning av skattemedel, sund konkurrens, samt ekonomisk tillväxt som inte sker på bekostnad av människor eller miljö. Inom området miljömässig hållbarhet utgår kraven i våra upphandlingar från Stockholms stads miljöprogram och tillhörande riktlinjer. Inom området social hållbarhet utgår kraven i våra upphandlingar från Stockholms stads program för inköp. Enligt programmet ska bolaget, där det bedöms lämpligt i förhållande till upphandlingens art och omfattning, ställa krav inom följande områden:
• Arbetsmiljö
• Särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkor
• Etisk hänsyn
• Sysselsättningsfrämjande åtgärder
• Antidiskriminering
Särskilt om arbetsrättsliga kontraktsvillkor
Enligt Stockholms stads program för inköp ska stadens leverantörer inte få konkurrensfördelar genom bristande anställningsvillkor för sina anställda. Sedan den 1 juni 2017 är det enligt lag i vissa fall obligatoriskt att använda särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkor avseende lön, semester och arbetstid. De särskilda arbetsrättsliga kontraktsvillkoren syftar till att motverka "social dumpning" genom att säkerställa att arbete som utförs inom ramen för offentliga kontrakt sker med skäliga anställningsvillkor.
För att göra bedömningen om krav ska ställas på arbetsrättsliga villkor utgår SVOA från Upphandlingsmyndighetens bedömning i första hand och i andra hand görs egna bedömningar enligt den modell som Upphandlingsmyndigheten rekommenderar.
Om bedömningen visar att det är behövligt med arbetsrättsliga villkor för det aktuella avtalet utgår SVOA från de villkor som finns framförhandlade mellan centrala arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer och upphandlingsmyndigheten. Om sådana villkor inte finns framförhandlade tas villkor fram om förutsättningarna i den aktuella upphandlingen medger detta.
Hållbarhetskrav i aktuell upphandling
I aktuell upphandling av insamling och transport av pumpbart avfall ställs krav kopplat till ekonomisk hållbarhet inom följande områden:
• Antikorruption
Inom området miljömässig hållbarhet ställs bland annat krav inom följande områden:
• Fordonskrav
• Drivmedelskrav
• Systematiskt miljöarbete
Inom området social hållbarhet ställs krav inom områdena:
• Arbetsmiljö
• Sysselsättningsfrämjande åtgärder
• Antidiskriminering
Krav på särskilda arbetsrättsliga villkor har i strategifasen i upphandlingen inte bedöms behövligt. Denna analys grundar sig i den riskanalys som genomförts inom området av Upphandlingsmyndigheten. Upphandlingsmyndighetens slutsatser av riskbedömningen är att det är låg risk för oskäliga arbetsvillkor för sopbilsförare i upphandlade kontrakt.
Upphandlingsmyndighetens riskbedömning följer en process där de utgår från ett antal indikatorer samt samråd med de arbetsmarknadsparter som är berörda av aktuell riskbedömning. Parterna bistår med information och observationer om sin bransch utifrån nämnda indikatorer.
Tidsplan
Ekonomi
Upphandlingens värde har bedömts till ca 65 mnkr/år. Det totala kontraktsvärdet under avtalstiden beräknas till ca 520 mnkr. Värdet är baserat på nuvarande avtal.
Risker
Vid överprövning finns risk för en försenad avtalsteckning och kommande entreprenadstart. För att minimera risken för överprövningar sker en dialog med marknaden.
Uppföljning
För att säkerställa god avtalsefterlevnad krävs kontinuerlig uppföljning av ingångna avtal.
Under avtalstiden sker löpande uppföljning av bland annat ekonomi, leverans och kvalitet. Regelbundna kontroller genomförs även av kreditvärdighet samt att leverantören betalar skatter och sociala avgifter.
För att säkra en snabb uppföljning av reklamationer och kundärenden arbetar bolaget och samarbetspartners i samma digitala system där samarbetspart i realtid kan se inkomna reklamationer och ärenden, samt även besvara dessa. Merparten av alla anläggningar är utrustade med en digital transponder som ska avläses i samband med hämtning som en kvalitetsuppföljning i uppdragen.
Löpande kontroll att samarbetspartnerna följer de tömningsintervall som framgår i bolaget kundregister genomförs.
Bolaget har därutöver en modell för fördjupade uppföljning av avtal som bygger på att avtalet först klassificeras av inköpsenheten utifrån parametrarna betydelse, värde, risk samt komplexitet. Därefter görs en hållbarhetstaggning med en färgkod baserat på hur stor inverkan avtalet har på bolagets hållbarhetsmål. Hållbarhetsenheten gör en bedömning av avtalets påverkan utifrån ett ekonomisk-, socialt- och miljömässigt hållbarhetsperspektiv.
Resultatet av klassificeringen och hållbarhetstaggningen styr hur det enskilda avtalet som ett minimum följs upp.
Klassificeringen görs utifrån följande indelning:
A. Standardavtal - standardiserade varor/tjänster/entreprenader till ett lägre värde där det finns många leverantörer och därmed hög konkurrens.
B. Hävstångsavtal - standardiserade varor/tjänster/entreprenader till ett högre värde där det finns många leverantörer och därmed hög konkurrens.
C. Flaskhalsavtal - svårtillverkade/specialvaror/-tjänster, med osäkra leveranser, till ett lägre värde där det finns en eller få leverantörer och därmed låg konkurrens.
D. Verksamhetskritiskt avtal - svårtillverkade/specialvaror/-tjänster, med osäkra leveranser, till ett högre värde där det finns en eller få leverantörer och därmed låg konkurrens.
Hållbarhetstaggning görs utifrån följande indelning:
• Grön – låg påverkan utifrån hållbarhetsaspekter
• Gul - medelstor påverkan utifrån hållbarhetsaspekter
• Röd - särskilt viktiga utifrån hållbarhetsaspekter
Avtalet avseende insamling och transport av pumpbart kommunalt avfall har klassificerats som ett verksamhetskritiskt avtal, med röd hållbarhetstaggning. Avtalet följs utifrån detta och utöver den löpande uppföljningen upp minst en gång per år av inköpsenheten tillsammans med hållbarhetsenheten och avfallsavdelningen.
Ärendets beredning
Ärendet är framtaget av bolagets inköpsenhet i nära samarbete med avfallsavdelningen.
SLUT