BILAGA 2 RAMAVTALSUTKAST
BILAGA 2 RAMAVTALSUTKAST
TELE-, DATA- OCH SÄKERHETSPRODUKTER
Denna dag har följande avtal (”avtalet”) träffats mellan
A. Försvarets materielverk (”FMV”) org. nr 202100-0340
115 80 Stockholm (lokalt postnummer) och
B. [Företagets fullständiga firma] (”Leverantören”) org nr [######-####]
[adress]
1. BAKGRUND
1.1 Efter att FMV, Marknad & inköp, genomfört ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling har FMV och Leverantören träffat detta avtal. Avtalet innebär att Leverantören förbundit sig att på de villkor som anges sälja Data-, tele- och säkerhetsprodukter (”varorna”) till FMV.
1.2 Försvarsmakten (”FM”) (organisationsnummer 202100-4615) är berättigade att Beställa från avtalet. De rättigheter och skyldigheter som följer av avtalet tillkommer även FM.
2. AVTALET
2.1 Avtalet består av detta avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
I) Tillägg till och ändringar i avtalet
II) Detta avtal jämte tillhörande bilagor (Bilaga 1 - Varukorg)
III) FMV Allmänna leveransvillkor (FMV ALK) för varor
IV) FMV beställning/inköpsorder
V) FMV förfrågningsunderlag
VI) Leverantörens lämnade anbud
3. AVTALSTID M.M.
3.1 Detta avtal gäller från och med den tidpunkt då avtalet undertecknats av båda parter och 24 månader framåt. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.
3.2 FMV äger rätt, men är inte skyldigt, att förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst 24 (tjugofyra) månader från att avtalet annars skulle upphört att gälla. Sådan förlängning av avtalet får ske vid ett eller flera tillfällen. Avser FMV att förlänga Avtalet ska detta skriftligen meddelas Leverantören senast tre (3) månader före att Avtalet annars upphör att gälla.
4. OMFATTNING OCH PARTERNAS ÅTAGANDEN
4.1 Detta avtal omfattar varor som inom branchorganisationen ”Sveriges Elgrossister” betecknas i E-nummerlistor. Endast varor inom följande E-nummerlistor omfattas av avtalet:
• 48 - Telekabel
• 49 - Data, buss och optokabel
• 50 - Telenät- och optomateriel
• 51 - Datanätmateriel
• 52 - Strömförsörjning, nätstörningsskydd
• 53 - Entré- & kontorssignaler, signalgivare
• 58 - Porttelefoner, lås, passagekontroll
• 60 - Antennmateriel
• 62 - Ljud, bild- och tiddistribution
• 63 - Larm - och övervakningssystem
Batterier omfattas ej av detta avtal. UPS:er omfattas dock av upphandlingen. Leveranser kommer främst att ske till nedan angivna leveransorter:
Boden, Luleå, Umeå, Härnösand, Arvidsjaur, Uppsala, Enköping, Arboga, Kungsängen, Stockholm, Haninge, Linköping, Kvarn, Skövde, Karlsborg, Såtenäs, Göteborg, Halmstad, Revinge, Karlskrona, Eksjö, Ronneby.
Leveranser kan även komma att ske till andra platser där FMV/FM har verksamhet.
4.2 Organisatoriska förändringar inom FMV/FM kan innebära att avropen förändras under avtalsperioden, exempelvis kan förändringar bland leveransorterna ske.
4.3 Leverantören åtar sig
att leverera varor ur samtliga E-nummerlistor som framgår av pkt 4.1 ovan.
att efter beställning från FMV/FM tillhandahålla de varor som framgår av ”Bilaga 1 - varukorg” samt av Leverantörens ”grundprislista” utifrån villkor som anges i detta avtal med tillhörande bilagor.
att Omedelbart meddela FMV/FM om förändringar sker avseende Leverantörens utfärdade tillstånd med anknytning till detta avtal
4.4 Parterna åtar sig
att genomföra skäliga förbättringsåtgärder, för det fall den andre parten föreslagit sådana.
att medverka till att avtalsuppföljning sker minst en gång per år om inte annat överenskommes. Parterna svarar för sina egna kostnader som uppstår i samband med avtalsuppföljningen.
4.5 FMV/FM åtar sig
att på de villkor som anges i detta avtal till Leverantören betala för levererade och av FMV/FM godkända varor enligt mellan parterna överenskomna villkor.
att i skälig omfattning bistå Leverantören så att Leverantörens avlastning och överlämnande kan ske utan väsentlig olägenhet bl a genom att tillse att Leverantören vid avtalad tidpunkt för leverans har tillträde till plats(er) till vilken/vilka varorna ska levereras.
5. BESTÄLLNING
5.1 Beställning ska ske enligt fastställd rangordning. Handlingsregler för rangordning:
1. Beställning skickas till leverantör nr 1 i rangordningen.
2. Leverantör nr 1 bekräftar order, i enlighet med detta avtal pkt 6, om man kan eller inte kan leverera de efterfrågade produkterna.
3. Om leverantör nr 1 i rangordningen inte kan leverera ska beställning gå vidare till leverantör nr 2 i rangordningen osv.
5.2 Fastställd rangordning:
1. Leverantör A
2. Leverantör B
3. Leverantör C
5.3 Beställning från leverantör 1 i rangordningen kommer ske via mejl eller leverantörens webbshop.
5.4 Beställning från övriga ramavtalsleverantörer kommer ske via mejl.
5.5 Beställning ska ske genom inköpsorder mellan FMV och Leverantören. För FMV ska beställning alltid göras av Marknad och inköp eller en inköpsavdelning eller någon särskild hos FMV utsedd behörig person för att vara giltigt.
5.6 I inköpsordern ska parterna precisera och konkretisera vad den särskilda beställningen omfattar. Inköpsorder ska då alltid bl a innehålla följande.
I) Benämning och målnummer för detta avtal
II) Xxxxx som omfattas av beställningen
III) Pris avseende varor som omfattas av beställningen
IV) Kontaktperson(er) för respektive part
V) Leveransadress dit varorna ska levereras
VI) Aktuell faktureringsadress och redovisningskassa
6. ORDERBEKRÄFTELSE
6.1 Leverantören ska lämna en orderbekräftelse till inköpsansvarig (den person som anges på inköpsordern) efter erhållen beställning, om inget annat överenskommits. Av orderbekräftelse ska det minst framgå inköpsordernummer, godsmärkning, annan referensuppgift, leveranstidpunkt, artikelnummer, eventuella ersättningsartiklar, priser samt rabatter och rabattkoder.
6.2 Om Leverantören inte kan leverera beställd vara ska Leverantören meddela Beställaren inom 24 timmar (nästkommande arbetsdag).
6.3 Om Leverantören kan leverera beställd vara men inte inom avsatt tid ska Beställaren meddelas inom 24 timmar (nästkommande arbetsdag). Beställaren har då möjlighet att ta bort beställningen eller godkänna en försenad leverans.
6.4 I de fall Leverantören inte har möjligheten att leverera efterfrågad vara enligt avtalad leveranstid har Beställaren rätt att anskaffa varan från nästa leverantör i rangordningen.
7. LEVERANS M.M.
7.1 För genomförande av leverans av avtalad vara/tjänst krävs att en inköpsorder upprättad av FMV har kommit Leverantören tillhanda från FMV.
7.2 Leverantörens kundtjänst ska ha öppettider för kundkontakt minst vardagar mellan kl. 08:00 - 16:00.
7.3 Med tillägg för ”FMV ALK för varor” pkt 2, Leverans mm, ska vara(or) fritt levereras till av Beställaren anvisade platser enligt INCOTERM DDP (Delivered Duty Paid, 2010).
7.4 Leverans, till angivna leveransorter, av varor prissatta i ”Bilaga 1 - varukorg” ska ske inom två (2) arbetsdagar från lagd beställning om inget annat överenskommits. Om avtalad produkt i ”Bilaga 1 – Varukorg” ej kan tillhandahållas ska produkt av motsvarande kvalitet eller bättre erbjudas till samma pris.
7.5 Leverans, till angivna leveransorter, av Leverantörens standardsortiment/lagervaror, ska ske inom två (2) arbetsdagar från lagd beställning om inget annat överenskommits eller leverantören tackat nej till beställningen eller delar av beställningen enligt detta avtal pkt 6.
7.6 För Leverantörens beställningssortiment sker leverans enligt överenskommelse mellan Beställare och Leverantör.
7.7 Leverantör ska om Beställaren så önskar kunna erbjuda snabbare leveranstid än 2 arbetsdagar. Leverans sker då enligt överenskommelse och Beställaren står för den faktiskt tillkommande fraktkostnaden.
8. DRÖJSMÅL SAMT PÅFÖLJDER VID DRÖJSMÅL
8.1 Om Leverantören är i dröjsmål ska Leverantören meddela Beställaren snarast möjligt. Om Leverantören inte kan leverera en ersättningsvara alternativt att Beställaren inte anser att varan är att anses såsom likvärdig äger Beställaren rätt till att avbeställa varan utan någon kostnad för Beställaren samt rätt till vite i enlighet med detta Avtal, punkt 8.3.
8.2 Om leverantör nummer 1 i rangordningen ej kan leverera beställd vara från ”Bilaga 1
– varukorg” eller vara av likvärdig kvalitet utgår vite i enlighet med detta avtal pkt 8.3.
8.3 Med ändring av 3.2 FMV ALK ska storleken på eventuellt vite vara fem procent (5
%) av beställningens värde per påbörjad vecka där dröjsmål föreligger, dock högst med tjugofem procent (25 %) av beställningens värde.
9. PRIS OCH ANNAN ERSÄTTNING
9.1 Tillägg till 4.1. FMV ALK för varor
Samtliga priser i ”Bilaga 1 – Varukorg” är angivna i SEK exklusive moms och är det totala priset för respektive artikel.
9.2 Prisförändring
9.2.1 Med ändring av 4.2. FMV ALK för varor
Begäran om prisförändring ska ske skriftligt, med underlag som styrker förändringen. Begäran om förändring ska vara part tillhanda senast 6 veckor före ev förändring. Om överenskommelse ej träffas, äger båda parter rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på 6 månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla ramavtalsvillkoren.
9.2.2 Samtliga priser angivna i ”Bilaga 1 – Varukorg” och i den till anbudet bifogade grundprislistan ska vara fasta till och med 2015-05-31. Parterna äger därefter rätt till en årlig prisreglering, per den 1 juni. Prisregleringen ligger därefter fast i minst 12 månader.
9.2.3 Prisreglering får då ske med 90 % av SCB:s Entreprenadindex, Huvudgrupp Litt 152, installationsarbete för tele-, data- och säkerhetsanläggningar, 2011=100, Basgrupp 1321, Tele-, data-, säkerhetsmateriel, utifrån basmånad maj 2014.
9.2.4 Undantag
Om SCB:s Entreprenadindex, Huvudgrupp, Litt 152, installationsarbete för tele-, data- och säkerhetsanläggningar, 2011=100, Basgrupp 1321 Tele-, data-, säkerhetsmateriel, ökar/minskar med mer än 5 % sedan den senast gjorda prisregleringen, äger parterna rätt utifrån avtalade villkor att påkalla en prisreglering under fast prisperiod.
9.3 Offererade rabatter ska vara fasta under hela avtalstiden inkl. eventuella förlängningar.
9.4 Vid eventuellt kampanjerbjudande, då en artikel tillfälligt erbjuds till ett lägre pris än vad som avtalats, ska detta komma beställaren till del.
9.5 Eventuella trängelskattsavgifter eller liknande avgifter för att utföra uppdrag enligt detta avtal betalas av Leverantören.
9.6 Avgifter som ej skriftligen godkänts accepteras ej.
10. FAKTURERING OCH BETALNING
10.1 Leverantören ska ha beredskap för att under avtalsperioden börja skicka elektroniska fakturor. Ekonomistyrningsverket har upphandlat en infrastruktur som ger leverantörerna olika möjligheter att sända en elektronisk faktura i Svefaktura format. Mer information finns på xxx.x-xxxxxxxxx.xx.
10.2 Vid fakturering ska inköpsordernummer och arbetsordernummer anges på fakturan. Faktura ska adresseras i enlighet med uppgifter angivna på inköpsorder och där framgår även inköpsordernumret.
10.3 Beställaren ska vid beställningstillfället kunna ange 2 stycken referensuppgifter som sedan ska återges på fakturan.
10.4 Samfakturering är normalt ej tillåten. Särskild överenskommelse med FMV krävs för dessa fall.
10.5 Alla fakturering ska ske via ramavtalsleverantör om inte annat överenskommits med FMV.
11. REKLAMATION OCH AVVIKELSEHANTERING
11.1 Returer ska kunna accepteras inom två veckor från leveransdag. Returer ska såvitt inte orsaken till returen beror på fel av FM/FMV ske utan returavdrag eller andra kostnader för FM/FMV och kreditering ska ske med 100 %. Vara som betraktas som felaktig, avvisasas av FM/FMV som därmed har rätt att häva beställningen eller kräva ersättningsleverans. Avvisad vara återsänds efter överenskommelse med Leverantören och på dennes bekostnad.
12. STATISTIK
12.1 Statistik ska lämnas månadsvis till FMV senast den 10e varje månad, och omfattat föregående månads transaktioner, eller på begäran av FMV/FM.
Statistiken ska omfatta samtliga köp som gjorts av FMV org nr 202100-0340 och FM org nr 202100-4615.
Av statistiken ska framgå följande (samtliga värden ska redovisas i separata kolumner):
• Beställningssumma totalt
• Beställningssumma/produkt (Artikelnummer, artikelnamn, e-nummer, e- listnummer och antal)
• Beställningssumma/produktgrupp
• Arbetsordernummer/referensnummer
• Inköpsordernummer
• Beställande enhet
• Leveransadress
• Leveransdatum
• Samtliga priser redovisas med samt utan rabattsats
• Rabattkod
Belopp redovisas exklusive moms.
13. LAGAR, DIREKTIV OCH FÖRORDNINGAR
13.1 Tillägg till 18 FMV ALK för varor.
Leverantör ska följa vid varje tillfälle gällande lagar, direktiv och förordningar.
Bland annat ska nedan angivna, vid var tid gällande, förordning gälla i den omfattning och från den tidpunkt som anges i respektive förordning, där så är tillämpligt:
• Förordning (SFS 2006:1273) om producentansvar för förpackningar
• Förordning (SFS 2005:209) om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter
14. KVALITETSLEDNINGSSYSTEM
14.1 Leverantören ska under hela avtalstiden arbeta efter ett kvalitetsledningssystem.
Leverantören är certifierade enligt Kvalitetsledningssystem X Alt
Leverantören arbetar efter ett eget kvalitetsledningssystem.
15. PRODUKTINFORMATION OCH SORTIMENTSFÖRÄNDRINGAR
15.1 Leverantören ska från avtalsstart kunna erbjuda digitala (exempelvis i PDF-format) produktkataloger på svenska, kostnadsfritt till beställaren. All produktinformation ska ske på svenska. Produktinformation till berörd personal ska ske enligt överenskommelse med kontaktperson hos Leverantören och Beställaren.
15.2 Vid förändringar i Leverantörens sortiment på grund av utveckling under avtalstiden ska Leverantören kvartalsvis i samband med statistikinlämning lämna en sortimentslista med samtliga tillägg och ändringar.
15.3 Om vara utgår ur sortimentet ska likvärdig vara kunna erbjudas till samma styck-
/meterpris eller lägre.
15.4 Leverantören ska under hela avtalstiden ha personal som aktivt jobbar med att uppdatera och utveckla produktsortimentet inom de E-nummerlistor som upphandlingen omfattar.
15.5 Beställaren ska vid större projekt/beställningar kunna få kontakt med Leverantörens tekniska support/säljare samt få en offert på material inom det upphandlade sortimentet senast 3 arbetsdagar från förfrågan.
16. WEBBSHOP
16.1 Leverantör ska inneha en webbsida med elektronisk katalog en s.k. webbshop/nätbutik, där beställare kan ta del av upphandlat sortiment, priser etc.
16.2 Den elektroniska katalogen ska ha sökfunktioner för olika kategorier av varor samt möjlighet till filtrering av sortimentet inom de olika kategorierna.
16.3 Beställaren ska via Leverantörens webbshop kunna se produktinformation och bild för respektive produkt. Endast det upphandlade sortimentet (produkter inom de E- nummerlistor som anges i pkt 4.1. ovan) får exponeras i Leverantörens webbshop.
16.4 Beställaren ska kunna genomföra beställning via Leverantörens webbshop.
16.5 Beställaren ska vid beställningstillfället kunna ange 2 stycken referensuppgifter som sedan ska återges på fakturan.
16.6 Inloggningsuppgifter till beställarna ska tillhandahållas av Leverantören efter godkännande av avtalsansvarig på FMV.
16.7 Beställaren ska kunna logga in med sina kontouppgifter och få fram uppgifter som orderhistorik, leveransstatus och fakturor.
17. ÖVRIGT
17.1 Utöver villkoren i detta avtal gäller ”FMV ALK för varor”.
18. MEDDELANDEN
18.1 Samtliga meddelanden mellan parterna enligt detta avtal ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser.
För Försvarets materielverk:
Försvarets materielverk, Marknad & Inköp Att: Xxxxxxx Xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx 00
107 86 Stockholm
Telefonnummer växel: 00-000 000 00 Enhetsadress: xxxxx-xxxxx@xxx.xx
För Försvarsmakten:
Försvarsmakten (förband) Att: [Ansvarig handläggare] (lokal adress/box)
(lokalt postnummer)
För Leverantören:
[Leverantörens Firma]
Att: [namn på kontaktperson hos Leverantören] Adress
Telefonnummer e-postadress
Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande originalexemplar, varav parterna tagit var sitt.
Stockholm den [datum] [Ort och datum] FÖRSVARETS MATERIELVERK [LEVERANTÖRENS FIRMA]
Namn: Namn:
Titel: Titel