Contract
1 Ramavtal
Mellan Svenska staten och dess underställda myndigheter samt övriga organisa- tioner redovisade i avsnitt 1.7 har genom Ekonomistyrningsverket, nedan kallat ”ESV” och Logica Sverige AB, organisationsnummer 556337-2191, nedan kallat ”Logica Sverige”, med adress Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxxxx, följande ramavtal slutits efter av ESV genomförd upphandling med diarienummer
18-1043/2009.
1.1 Avtalsdokument
Ramavtalet består av detta ramavtal samt följande bilagor i nummerordning.
Ramavtalsbilaga 1: Definitioner
Ramavtalsbilaga 2: Krav på E-handelstjänsten med följande underbilagor:
2.1 Funktionella och tekniska krav på E-handelstjänsten
2.2 De statliga myndigheterna och införande av elekt- roniska beställningar
2.3 Utvecklingstrender för e-handel i staten
2.4 Standardrapporter till E-handelstjänsten
2.5 Standarder och versioner
2.6 Hantering av Svefaktura vid print
2.7 Guideline för användning av Svefakturaformatet vid skanning
2.8 Förtydliganden av krav på E-handelstjänsten Ramavtalsbilaga 3: Krav på Leverantör
Ramavtalsbilaga 4: Personalförteckning
Ramavtalsbilaga 5: Prislista
Ramavtalsbilaga 6: Tillvägagångssätt för tecknande av Avropsavtal Ramavtalsbilaga 7: Mall för Avropsförfrågan, E-handelstjänst Ramavtalsbilaga 8: Mall för Avropsavtal, E-handelstjänst Ramavtalsbilaga 9 Ska-krav som uppfylls efter att ramavtal har tecknats.
1.2 Definitioner
Definitioner till vissa i ramavtalet och dess bilagor använda begrepp framgår av ramavtalsbilaga 1, Definitioner.
1.3 Ramavtalets art
Ramavtalet är inte ett exklusivavtal, vilket innebär att Myndighet också kan kom- ma att genomföra en separat upphandling av E-handelstjänsten, enligt reglerna i förordningen (SFS 1998:796) om statlig inköpssamordning och Lagen (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling.
1.4 Ramavtalets omfattning
Ramavtalet omfattar E-handelstjänst enligt förutsättningarna angivna i ramavtals- bilaga 2, Krav på E-handelstjänsten. Logica Sverige ska uppfylla kraven angivna i ramavtalet och dess ramavtalsbilagor. Den betydelse som anges för begrepp
definierade i ramavtalsbilaga 1 ska utgöra grund för tolkning av berörda begrepp.
Logica Sverige förbinder sig att tillhandahålla E-handelstjänsten som omfattas av ramavtalet inklusive bilagor enligt de villkor som ramavtalet anger. En Myndighet får inte vägras leverans av E-handelstjänsten som omfattas av ramavtalet.
Vissa ska-krav enligt ramavtalsbilaga 2, Krav på E-handelstjänsten, redovisade i ramavtalsbilaga 9, Ska-krav som uppfylls efter att ramavtal har tecknats, må ha en senare uppfyllandetidpunkt än 10 februari 2010. Dessa krav ska vara uppfyllda senast innan leverans för första Avropet av E-handelstjänsten. Detta ska senast vid samma tid meddelas ESV.
Logica Sverige ska senast 3 månader efter ramavtalet har slutits till ESV översända skriftlig redovisning som visar om ska-krav redovisade i ramavtalsbilaga 9, Ska- krav som uppfylls efter att ramavtal har tecknats, har uppfyllts som enligt Logica Sveriges anbud inte är uppfyllda den 10 februari 2010. ESV kommer därefter att genomföra kontroller av att aktuella krav är uppfyllda.
Logica Sverige äger inte rätt att påbörja leverans av Avropad E-handelstjänst till Myndighet före den tidpunkt ESV skriftligen meddelat resultatet av kontrollen samt att leveranser får påbörjas. Resultatet av ESV:s kontroller ska inte inskränka Myndighets möjligheter att genomföra leveransprov enligt ramavtalsbilaga 8, Mall för Avropsavtal, avsnitt 8.20.
Om det efter det att ramavtalet tecknats visar sig att Logica Sverige inte lever upp till gjorda utfästelser avseende uppfyllandet av ska-krav med senare uppfyllande- tidpunkt enligt ramavtalsbilaga 9, Ska-krav som uppfylls efter att ramavtal har tecknats, ska ESV äga rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande, eller till den dag ESV anger.
Logica Sveriges anbud har vid ESV:s utvärdering erhållit följande utvärderingsresultat för följande kvalitativa utvärderingskriterier. Utvärderingsresultatet utgör underlag för Myndighets utvärdering av inkomna anbud vid förnyad konkurrensutsättning.
Uppfyllande av bör-krav: Betyg 82,15 E-handelstjänstens användbarhet: Betyg 56,90
Myndighet har rätt att genom förnyad konkurrensutsättning Avropa E-handels- tjänsten, i enlighet med villkoren i detta ramavtal under hela ramavtalsperioden.
För de positioner som märkts med ”option” i ramavtalsbilaga 5, Prislista, gäller att dessa är möjliga för Myndighet att inkludera i förnyad konkurrensutsättning. Dock har Myndighet har möjlighet att avstå från sådana tjänster.
Parternas åtagande enligt ramavtalet och dess bilagor gäller under ramavtals- perioden och den period därefter så länge det finns giltiga Avropsavtal.
1.5 Ramavtalet i förhållande till tecknade Avropsavtal
Ramavtalets bestämmelser ska alltid vara tillämpliga på ingångna Avropsavtal så länge dessa är giltiga.
1.6 Avtalshandlingar
Avtalshandlingar gäller enligt följande rangordning.
1. Avropsavtal med bilagor i nummerordning slutet mellan Myndighet och Logica Sverige.
2. Av Ramavtalsparterna inom ramen för ramavtalet överenskomna ändringar av ramavtalet eller dess bilagor
3. Ramavtalet med tillhörande bilagor i nummerordning
1.7 Berättigade att använda ramavtalet
Följande statliga myndigheter och andra statliga organisationer äger rätt att an- vända sig av detta ramavtal.
1.7.1 Statliga myndigheter
• Samtliga myndigheter under regeringen
1.7.2 Staten närstående myndigheter
• Riksdagens Ombudsmän, org. nr. 202100-2650
• Riksdagsförvaltningen, org. nr. 202100-2627
• Riksrevisionen, org. nr. 202100-5422
• Sveriges Riksbank, org. nr. 202100-2684
1.7.3 Förvaltning skild från staten
• Hjälpmedelsinstitutet, org. nr. 802406-9372
• Nordiska Museet, org. nr. 802002-4686
• Norrlandsfonden, org. nr. 897000-3003
• Stiftelsen Dansens Hus, org. nr. 802014-7792
• Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna, org. nr. 897300-3265
• Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning, org. nr. 802400-3512
• Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, org. nr. 802400-4213
• Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, org. nr. 802017-9324
• Stiftelsen Högskolan i Jönköping, org. nr. 826001-7333
• Stiftelsen Skansen, org. nr. 802003-0154
• Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet, org. nr. 802007-5852
• Stiftelsen Svenska Rikskonserter, org. nr. 802013-1655
• Svenska Filminstitutet, org. nr. 802004-1748
• Sveriges Civilförsvarsförbund, org. nr. 802005-8460
1.7.4 Statliga bolag med flera
• Chalmers Tekniska Högskola AB, org. nr. 556479-5598
• Specialfastigheter Sverige AB, org. nr. 556537-5945
• Radiotjänst i Kiruna AB, org. nr. 556300-4745
En eller flera Myndigheter som är berättigade att använda ramavtalet kan i sina uppgifter ha ansvar för att tillhandahålla ekonomiadministrativ service till andra Myndigheter som om dessa ingick i den egna organisationen. Avrop av E- handelstjänsten från sådan Myndighet ska anses som ett (1) Avropsavtal. För tjänster som prissätts utifrån antalet Anställda ska beräkningsgrunden utgöra det samlade antalet Anställda för berörda Myndigheter.
1.8 Ramavtalsperiod
Ramavtalet gäller i sin helhet från och med tidpunkten för ramavtalets tecknande fram till 30 september 2013. ESV ska därefter ha möjlighet att med oförändrade villkor förlänga ramavtalet enligt punkt 1.9 nedan (se dock 1.15).
1.9 Förlängning av ramavtalsperioden
Om ESV senast tre månader före utgången av avtalstiden skriftligen meddelar förlängning av ramavtalet, förlängs detta att gälla med oförändrade villkor i ytterligare två år, dvs. till och med den 30 september 2015.
1.10 Uppdragsutförande
Logica Sverige ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmel- serna i detta ramavtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som ESV har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen.
1.11 Ramavtalsansvariga
ESV: Xxxxx Xxxxxxxx, tfn 00-000 00 00
Logica Sverige: Xxxxxxx Xxxxxxx, tfn 00-000 00 00
1.12 Avrop från ramavtalet
Avrop av i ramavtalet avtalad E-handelstjänst ska ske genom förnyad konkurrens- utsättning i enlighet med anvisningarna i ramavtalsbilaga 6, Tillvägagångssätt för tecknande av Avropsavtal och ramavtalsbilaga 7, Mall för Avropsförfrågan, E- handelstjänst.
1.13 Prislista, E-handelstjänsten
Priser för E-handelstjänsten som omfattas av ramavtalet framgår av ramavtals- bilaga 5, Prislista.
Priserna inkluderar samtliga kostnader för att uppfylla ställda krav och de utfästel- ser som Logica Sverige lämnats avseende uppfyllande av bör-krav.
För tjänster där priser är baserade på en viss angiven kvantitet ska avtalat pris tillämpas för hela den aktuella kvantiteten. För exempelvis en Myndighet med
42 000 leverantörsfakturor ska därmed Takpris enligt ramavtalsbilaga 5, Prislista, avsnitt 5.1, punkt 2 utgöra det högsta möjliga priset för samtliga Myndighets leverantörsfakturor.
Vid förnyad konkurrensutsättning har Leverantör möjlighet att lämna ett lägre pris än det i ramavtalet angivet Takpris medan priser angivna som Fastpris inte får ändras.
1.14 Administrationsersättning till ESV
Förordning (2007:761) med instruktion för Ekonomistyrningsverket och Avgifts- förordningen (SFS 1992:191) medger möjlighet för ESV att erhålla ersättning för de kostnader som genomförandet av upphandlingen och förvaltningen av Ramavta- let medför. ESV har beslutat att ersättningen för dessa kostnader ska motsvara 5 (fem) procent av Ramavtalets totalomsättning, exklusive mervärdesskatt och vi- darefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten.
Logica Sverige ska, kvartalsvis i efterskott, lämna information om samtliga under perioden utförda och fakturerade uppdrag eller del av uppdrag, grundade på Ram- avtalet. Redovisningen ska lämnas till ESV inom en månad, dvs. senast den 30 april, 30 juli, 31 oktober respektive 31 januari.
Redovisningen ska innehålla följande information. Belopp redovisas exklusive mervärdesskatt;
• Fakturerade kunder, namn
• Fakturerat belopp per Myndighet exklusive mervärdesskatt och vidarefak- turerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten
Efter det att ESV godkänt erhållen redovisning översänds elektronisk faktura på administrationsersättningen till Logica Sverige. För fakturan gäller betalningsvill- kor motsvarande de som gäller för Ramavtalet.
Logica Sverige ska erlägga administrationsersättning till ESV så länge Avropsavtal är gällande, det vill säga även efter den tidpunkt Xxxxxxxxxx, oavsett orsak, har upphört att gälla.
ESV ska äga rätt att genom en av ESV utsedd auktoriserad revisor kontrollera den av Logica Sverige lämnade redovisningen.
Logica Sverige förbinder sig att tillhandahålla samtliga handlingar som behövs för att av ESV utsedd revisor ska kunna göra en fullgod kontroll av redovisningen.
Sådana handlingar utgörs bland annat av Räkenskapsinformation och övrigt un- derlag som är relevant för kontroll av Logica Sveriges uppgifter.
Undantag gäller för sådan eventuell information där Logica Sverige kan visa att utlämnande av informationen står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Logica Sverige.
ESV ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Logica Sverige full- gjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta Ramavtal. I annat fall ska Logica Sverige svara för kostnaden för revisionen inklusive sådana interna kostnader som ESV drabbats av på grund av revisionen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska snarast korrigeras och alla tillkommande belopp ska omedelbart utges till ESV.
1.14.1 Bristfällig redovisning av administrationsersättning till ESV
Fullgör Logica Sverige inte sina åtaganden avseende redovisning av underlaget för administrationsersättningen enligt avtalade villkor enligt punkt 1.14 ovan äger ESV rätt till ersättning. Grund för ersättning inträffar i det fall Logica Sveriges redovisning är bristfällig eller felaktig. För det fall Logica Sveriges redovisning är försenad eller utebliven utgår ersättning endast om Logica Sverige inte inkommit med redovisning inom tio arbetsdagar efter skriftlig erinran från ESV. Ersättning ska i ovannämnda fall utgå med ett belopp motsvarande 25 procent av det korrekta värdet för ESV:s administrationsersättning för den aktuella redovisningsperioden.
ESV ska äga rätt att vid bristfällig, felaktig, försenad eller utebliven redovisning, utöver ersättning enligt ovan, fakturera ett preliminärt belopp motsvarande administrationsersättningen enligt senast erhållen redovisning. Avräkning mot den faktiska administrationsersättningen för perioden ska göras vid nästkommande faktureringstillfälle.
I det fall Logica Sverige inte har fullgjort sina åtaganden avseende redovisning eller betalning av administrationsersättning till ESV och detta medfört att avtalad ersättning ej betalats ut vid minst två tillfällen under en sammanhängande 24- månaders period äger ESV rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande, eller till den dag ESV anger.
1.15 Prisjusteringar
Avtalade priser ska gälla fasta fram till och med 31 december 2011. ESV och Logica Sverige har därefter möjlighet att justera avtalade priser enligt följande.
Som underlag för prisjustering ska SCB:s arbetskostnadsindex LCI (Labor Cost Index), kolumn J, (arbetskostnadsindex för tjänstemän, Informations- och kommunkationsverksamhet) användas. Som baskvartal gäller kvartal 4 år 2009. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas.
Prisjustering får genomföras om prisändringen för den aktuella perioden uppgått till minst 2 procent. Prisjustering får ske med ett procenttal motsvarande högst 80 procent av arbetskostnadsindexets förändring för den aktuella perioden.
Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas motparten. Motparten ska inom en månad skriftligen lämna svar på begäran. Prisjustering ska tillämpas tidigast två månader efter det att Myndighet erhållit skriftligt meddelande om den fastlagda prisjusteringen. Av parterna överenskommen prisjustering ska gälla fast under minst ett år innan en ny prisjustering kan göras.
I det fall då överenskommelse om justerade priser inte kan träffas av parterna, gäl- ler senast avtalade priser till dess ny överenskommelse träffats.
1.16 Mervärdesskatt
Lagstadgad mervärdeskatt och andra lagstadgade pålagor tillkommer på i ramav- talsbilaga 5, Prislista, angivna priser.
1.17 Underleverantörer
För att genomföra avtalat åtagande äger Logica Sverige rätt att använda följande Underleverantörer
• Logica Sverige Infrastructure Management AB, org. nr. 556601-6902
• 21Grams AB, org. nr. 556666-3729
• Expert Systems Development Svenska AB, org. nr. 556242-9463
• InExchange Factorum AB, org. nr. 556700-9971
Logica Sverige ansvarar för Underleverantörers arbete såsom för eget arbete. I detta ramavtal fastställda villkor ska äga giltighet även för av Logica Sverige anlitad Underleverantör.
1.18 Byte av Underleverantör
Logica Sverige äger efter skriftligt medgivande av ESV rätt att ersätta i punkt 1.17 ovan redovisad Underleverantör med annan Underleverantör samt, om avtalat åtagande så kräver, lägga till en ny Underleverantör. Som ett underlag för ESV:s ställningstagande ska Logica Sverige överlämna redovisning som visar att önskad Underleverantör uppfyller tillämpliga krav specificerade i ramavtalsbilaga 3, Krav på leverantör. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas.
1.19 Personal
Logica Sverige förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget erforderligt antal personer med för arbetsuppgiften adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens.
Logica Sverige äger rätt att för aktuella uppgifter använda personer redovisade i ramavtalsbilaga 4, Personalförteckning.
1.20 Utbyte av personal
Logica Sverige äger efter skriftligt medgivande av ESV rätt att ersätta i punkt 1.19 ovan redovisad person med annan person samt, om avtalat åtagande så kräver, lägga till en ny person. Som ett underlag för ESV:s ställningstagande ska Logica Sverige överlämna redovisning som visar att önskad person uppfyller tillämpliga krav specificerade i ramavtalsbilaga 3, Krav på leverantör. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas.
Logica Sverige är skyldigt att på ESV:s anmodan utan oskäligt dröjsmål byta ut personal, som ESV eller Myndighet anser sakna erforderlig kompetens eller har samarbetssvårigheter.
Utbyte av personal berättigar inte Logica Sverige till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte heller grund för förändring av avtalade villkor.
1.21 Instruktion för hantering av samtrafik
Följande förutsättningar ska tillämpas för E-handelstjänstens agerande gentemot andra aktörer än ESV/Myndighet och Logica Sverige, vilka kan vara berörda av åtagande som ingår i detta ramavtal.
Av Myndighet Avropad E-handelstjänst interagerar med Myndighets kunder och varu-/tjänsteleverantörer, men också med andra aktörer i form av operatörer och motsvarande som agerar på uppdrag av Myndighets kunder och varu-/tjänsteleve- rantörer. Nedanstående figur illustrerar några av de situationer som kan före- komma. Modellen baseras på CEN Workshop Agreement Guidelines for eInvoic- ing Service Providers, CWA 15581 (xxx://xxx.xxxxxx.xx/XXXXXX/XXXx/x- Europe/eInvoicing/CWA15581-00-2006-Jul.pdf).
Vilken part som innehar rollen som säljare respektive köpare varierar beroende på förutsättningarna i den aktuella situationen. Rollerna som säljare respektive köpare kan därmed innehas av Myndighet eller varu-/tjänsteleverantör till Myndighet men också av annan part än dessa.
Villkoren i detta ramavtal utgår från att berörda operatörer alltid agerar på upp- dragsgivarens, dvs. aktuell köpares eller säljares uppdrag. Det är aktuell uppdrags- givare som i varje enskilt fall svarar för kostnaden för e-handelstjänsten.
Avtalad E-handelstjänst kan i vissa fall erhålla uppdrag från båda säljare och köpare. Följande alternativa situationer kan vara aktuella:
E-handelstjänsten är köparens E-handelstjänsten är säljarens uppdragsgivare uppdragsgivare
A Logica Sverige har inte rätt till ersättning Logica Sverige har inte rätt till ersättning
av säljaren eller säljarens uppdrags- av köparen eller köparens uppdrags- givare. givare.
B Inte aktuellt. Logica Sverige har inte rätt till ersätt- ning av köparen.
C Logica Sverige har inte rätt till ersättning
av säljaren. Inte aktuellt
D Logica Sverige agerar enligt uppdrag från både köparen och säljaren. Logica Sverige har rätt till ersättning av köparen respektive säljaren enligt de villkor som finns i respektive avtal.
Logica Sverige får inte avstå från att medge kunder eller varu-/tjänsteleverantörer eller annan aktör dessa anlitar möjlighet att ansluta till E-handelstjänsten i den omfattning som krävs för att uppfylla villkoren i detta ramavtal och därtill hörande Avropsavtal.
Logica Sverige äger gentemot andra aktörer som erbjuder e-handelstjänster inte rätt att fastställa och tillämpa villkor som leder till att åtaganden i detta ramavtal och därtill hörande Avropsavtal avseende E-handelstjänst åsidosätts.
Detta ramavtal förhindrar inte Logica Sverige att erbjuda e-handelstjänster till andra än de som omfattas av ramavtalet. Logica Sverige äger dock inte rätt att begära eller ta ut ersättning av Myndighets varu-/tjänsteleverantör, Myndighets kund eller annan aktör som dessa anlitar för anslutning till avtalad E-handelstjänst, för deras deltagande i Myndighets användning av E-handelstjänsten enligt detta ramavtal.
I det fall Fel uppstår vid användning av E-handelstjänsten och Felet orsakats av Myndighets varu-/tjänsteleverantör, Myndighets kund eller de aktörer som dessa anlitar ska dessa Fel meddelas Myndighet för beslut om åtgärd. Logica Sverige ska kunna visa vad Felet består i samt bistå med erforderliga uppgifter för att Myndig- hets varu-/tjänsteleverantör/kund/part ska kunna avhjälpa uppkommet Xxx. Logica Sverige får inte debitera Myndighets varu-/tjänsteleverantör/kund/part för utfö- rande av supporttjänster knutna till detta åtagande.
1.22 Förändringar av E-handelstjänsten
1.22.1 Vidareutveckling av E-handelstjänsten
Logica Sverige ska utan tillkommande kostnader dså länge giltiga Avropsavtal föreligger bedriva ett löpande utvecklingsarbete i syfte att förbättra och effektivisera E-handelstjänsten.
1.22.2 Förändringar före påbörjande av avtalade leveranser
I det fall E-handelstjänsten genomgår förbättringar mellan tidpunkten för anbudets lämnade och första Avrop, ska förbättringarna ingå i leverans till Myndighet utan tillkommande kostnad för Myndighet.
1.23 Partsoberoende
Vid genomförandet av avtalat åtagande ska Logica Sverige tillvarata och företräda ESV och ESV:s intressen. Logica Sverige och avtalad Underleverantör samt dessas personal får under ramavtalets giltighetstid och så länge det finns giltiga Avropsavtal inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för Leverantören i något som gäller det avtalade åtagandet. Logica Sverige ska omedelbart underrätta ESV om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller kan komma att föreligga.
I det fall att av Logica Sverige levererat uppdragsresultat används som en del i ett av ESV framtaget upphandlingsunderlag och detta medför konkurrensfördelar för Logica Sverige, ska Logica Sverige eller annan part med anknytning till Logica Sverige avstå från att lämna anbud eller anbudsansökan i sådan upphandling.
1.24 Sekretess
Personer hos Logica Sverige och Underleverantörer och personer anlitade av Logica Sverige och dess Underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretess- skyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 § brottsbalken.
Logica Sverige förbinder sig att göra de personer som berörs av ramavtalet uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess. Samtliga av Logica Sverige anlitade personer som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser ska, efter begäran från ESV, lämna en skriftlig sekretessförbindelse.
Logica Sverige svarar för att rutiner upprättas som tillförsäkrar att avtalade sekre- tessregler följs.
1.25 Rättighetsintrång
Logica Sverige ansvarar för att av Logica Sverige utfört åtagande och/eller levererad tjänst eller materiel inte kränker annans rätt (patent, varumärke, mönster, upphovsrätt eller annan immateriell rättighet). Logica Sveriges åtagande inkluderar eventuella Standardsystem som ingår i E-handelstjänsten. Logica Sverige ska ersätta Myndighet och/eller ESV fullt ut för de ersättningar och skadestånd som Myndighet och/eller ESV, genom av Logica Sverige godkända förlikningar, eller genom lagakraftvunnen dom, kan bli skyldigt att utge på grund av att av Logica
Sverige utfört åtagande eller levererat materiel kränker annans rätt. Logica Sverige ska också ersätta Myndighet och/eller ESV för nödvändiga och skäliga kostnader som Myndighet och/eller ESV orsakats för att tillvarata sin rätt i samband härav.
För den händelse levererad tjänst eller materiel innebär, eller enligt Logica Sverige kan antas innebära, intrång i patent, varumärke, mönster, upphovsrätt eller annan immateriell rättighet ska Logica Sverige, på egen bekostnad och efter eget val, vidta någon av följande åtgärder förutsatt att E-handelstjänstens funktionalitet, kapacitet och prestanda enligt Myndighets och/eller ESV:s mening inte försämras därav
(i) modifiera E-handelstjänsten eller del därav så att intrång inte längre föreligger; eller
(ii) förvärva rätt för Myndighet att fortsätta använda E-handelstjänsten.
För det fall Logica Sverige inte inom 30 dagar efter skriftligt påpekade vidtar någon av de åtgärder som sägs i stycket ovan, äger ESV rätt att säga upp ramavtalet samt äger Myndighet rätt att säga upp det enskilda Avropsavtalet till upphörande. ESV och respektive Myndighet äger rätt att erhålla skadestånd för uppkommen skada med anledning härav.
Logica Sveriges ansvar enligt ovan gäller även efter det att detta ramavtal och enskilt Avropsavtal har upphört.
1.26 Information och marknadsföring
Hänvisning i reklam eller marknadsföring till detta ramavtal, riktad till annan än Myndighet får endast göras efter skriftligt godkännande av ESV.
Logica Sverige äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, eller till Avropsavtal, marknadsföra eller sälja produkter eller tjänster som inte ingår i ramavtalet.
1.27 Aviseringsskyldighet
Båda parter är skyldigt att kontinuerligt informera varandra om händelser som är av betydelse för ramavtalets genomförande.
Logica Sverige är skyldig att utan dröjsmål meddela ESV sådana avvikelser som leder till, eller kan komma att leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
1.28 Tillstånd, registreringar, skatter m.m.
Logica Sverige ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samtliga tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, avtal, författningar, normer eller erfordras för utförande av åtagandet.
1.29 Strategiråd m.m.
Parterna ska i omedelbar anslutning till avtalsdagen bilda ett strategiråd för uppföljning av ramavtalet. I strategirådet ska parternas ramavtalsansvariga samt, vid behov, olika specialister delta. Om parterna inte överenskommit om annat ska strategirådet sammanträda minst två (2) gånger per kalenderår för att bland annat diskutera samarbetet under ramavtalet på övergripande nivå och för att fördjupa sig i frågor av speciellt intresse inom ramen för ramavtalet. Vid strategirådsmötena ska av parterna justerat protokoll föras.
Logica Sverige förbinder sig att, om möjlighet uppstår, ställa sig positiva till deltagande i det vidareutvecklingarbete som bedrivs inom berörda standardiseringsområden.
1.30 Särskilda kontraktsvillkor
1.30.1 Antidiskrimineringsklausul
Logica Sverige förbinder sig att vid utförande av avtalat Avropsavtal i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 §§ brottsbalken och diskrimineringslagen (2008:567). En svensk lag som träder i kraft under avtalstiden ska gälla i avtalsförhållandet när den angetts i Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2008:1) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimine- ringsvillkor i upphandlingskontrakt.
1.30.1.2 Logica Sveriges redovisning till ESV
a) Handlingsplan för jämställda löner enligt 3 kap. 11 § alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas.
b) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 §.
c) För utbildningsanordnare enligt 3 kap. 14 § en likabehandlingsplan enligt 3 kap. 16 §.
Handlingsplan för jämställda löner (punkt a) ovan) och jämställdhetsplan (punkt b) ovan) ska tas fram vart tredje år. Logica Sverige kan i sin årliga redovisning hän- visa till tidigare inlämnad plan i det fall föregående års uppgifter kvarstår oföränd- rade.
Logica Sverige är dessutom skyldigt att på ESV:s begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Logica Sveriges verk- samhet enligt punkt 1.30.1.1. Informationen ska redovisas till ESV senast en (1)
vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet.
1.30.1.3 Underlåtelse att uppfylla avtalade skyldigheter
Om Logica Sverige inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt punkt 1.30.1.2 eller om Logica Sverige vid utförandet av Avropsavtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i punkt 1.30.1.1, ska ersättning utgå till ESV med SEK 5.000 per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflu- tit sedan Logica Sverige mottog ESV:s underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits.
1.30.1.4 Ersättning vid lagakraftvunnen dom
Om Logica Sverige eller anställd som Logica Sverige svarar för, vid utförandet av ramavtalet eller tecknade Avropsavtal, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskrimi- nering som angetts i punkt 1.30.1.1, ska ersättning utgå till ESV för varje överträ- delse med SEK 50 000.
1.30.1.5 Underlåtelse att meddela lagakraftvunnen dom
Om Logica Sverige i en sanningsförsäkran enligt punkt 1.30.1.2 uppsåtligen förti- git en lagakraftvunnen dom enligt punkt 1.30.1.4, ska ESV utöver ersättning enligt punkt 1.30.1.4 också ha rätt att säga upp ramavtalet att upphöra efter tre (3) måna- ders uppsägningstid. Myndighet ska i sådant fall även äga rätt att på samma villkor säga upp tecknat Avropsavtal grundat på ramavtalet. Uppsägningstiden börjar löpa när Logica Sverige mottog ESV:s respektive Myndighets uppsägning.
1.30.1.6 Logica Sveriges Underleverantörer
Logica Sverige ska ålägga i ramavtalet redovisad Underleverantör den skyldighet som anges i 1.30.1.1-1.30.1.5, under förutsättning att Underleverantör kommer att utföra en väsentlig del av ramavtalet i Sverige. Underleverantör ska anses utföra en väsentlig del av ramavtalet om delen, exklusive varor, utgör minst 40 procent av det totala kontraktsvärdet.
Förpliktelsen enligt föregående stycke gäller endast i den utsträckning som Logica Sverige enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med Underleverantör.
1.30.1.7 Underlag för tolkning av avtalade antidiskrimineringsvillkor
Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkur- rensverkets allmänna råd (KKVFS 2008:1) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. Redovisningen i sanningsförsäkran enligt punkt 1.30.1.2 ska utformas i enlighet med anvisningarna i KKVFS 2008:1.
1.31 Ansvar
1.31.1 Skada för ESV
Logica Sverige ansvarar för direkt skada som orsakats ESV genom Fel eller försummelse av Logica Sverige, Underleverantör, dessas personal eller i övrigt av av Logica Sverige anlitade personer. Ansvaret ska uppgå till skadans verkliga värde maximerat till 5.000.000 SEK för varje skadetillfälle. Ingen ansvarsbegränsning ska gälla för rättighetsintrång eller om det föreligger uppsåt eller grov vårdslöshet.
1.31.2 Skada för Myndighet
Villkor för skada som drabbar Myndighet gäller enligt vad som anges i ramavtals- bilaga 8, Mall för Avropsavtal.
1.31.3 Skada för tredje man
Villkor för skada som drabbar tredje man gäller enligt vad som anges i ramavtals- bilaga 8, Mall för Avropsavtal.
1.32 Försäkringar
Logica Sverige och av denne anlitad Underleverantör ska teckna samt under ramavtalstiden och under den tid det finns giltiga Avropsavtal, vidmakthålla egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring och samtliga de försäkringar som Logica Sverige/Underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som ramavtalet avser.
Logica Sverige ska, när ESV så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts.
1.33 Force Majeure
Part är inte ansvarig för underlåtenhet eller bristande uppfyllelse av förpliktelse enligt detta ramavtal och/eller Avropsavtal, om underlåtenheten eller bristen orsakats av myndighets ingripande, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad, omfattande brand eller översvämning, allvarlig olyckshändelse eller annan liknande omständighet utanför parts kontroll och som part inte skäligen borde ha räknat med och vars följder part inte heller skäligen kunnat undvika eller övervinna.
Förbehållet i fråga om strejk, lockout och blockad gäller ej om part själv vidtar sådan konfliktåtgärd.
Finner part, att denne inte kan fullgöra sina skyldigheter på grund av omständlighet enligt ovan, ska part snarast skriftligen meddela motparten härom.
Logica Sverige ska, om möjligt, om ESV/Myndighet så begär, leverera avtalat åtagande vid ett senare tillfälle, i delar som parterna kommer överens om. Sådan
ESV/Myndighet och Logica Sverige äger ömsesidigt rätt att säga upp detta ramavtal och/eller Avropsavtal till omedelbart upphörande om fullgörandet av avtalat åtagande försenas med mer än sex månader enligt bestämmelserna i denna punkt 1.33, oavsett vad som ovan sägs om befrielse från påföljd.
1.34 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg knutna till detta ramavtal ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av behöriga personer från båda parter.
1.35 Överlåtelse av ramavtal och Avropsavtal
Logica Sverige äger inte rätt att - helt eller delvis - överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt detta ramavtal eller Avropsavtal, till annan utan att detta skriftligen godkänts av ESV.
Myndighet och ESV äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt detta ramavtal och Avropsavtal till ny organisation eller organisationsform för det fall Myndighet eller ESV byter till sådan ny organisation eller organisationsform.
1.36 Tillämplig lag
1.36.1 Rättsgrund
ESV:s och Logica Sveriges rättigheter och skyldigheter enligt detta ramavtal bestäms i sin helhet av svensk rätt.
1.36.2 E-handelstjänsten
Levererad E-handelstjänst ska i tillämpliga delar uppfylla för tjänsten i Sverige gällande bestämmelser för Myndighet som framgår av; förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetun- derlag, förordning (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordning (2002:831) om myndigheters rätt tillkompensation för ingående mer- värdesskatt, arkivlag (1990:782), arkivförordning (1991:446), förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte, lag (2007:1091) om offentlig upphandling, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt god redovisningssed för statliga myndigheter.
1.37 Tvist
Tvist angående tolkning och/eller tillämpning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsfrågor mellan ESV och Logica Sverige ska avgöras av allmän domstol. Stockholms tingrätt ska vara första instans.
Tvist mellan Myndighet och Logica Sverige angående tolkning och tillämpning av villkor i tecknade Avropsavtal ska i första hand prövas av ramavtalsparterna. I det
fall inte heller ramavtalsparterna når överenskommelse, ska tvisten prövas enligt samma villkor som gäller för tvist knuten till ramavtalet.
1.38 Ekonomisk revision
Om ESV vid något tillfälle har skäl att anta att Logica Sverige saknar ekonomisk förmåga att fullfölja ramavtalet, äger ESV rätt att genom revisor hos Logica Sverige företa ekonomisk revision innefattande bland annat granskning av Logica Sveriges bokföring. Logica Sverige ska utan tillkommande kostnader för ESV biträda den av ESV utsedda revisorn i arbetet bland annat genom att ställa erforderlig dokumentation till förfogande.
Om ESV kan visa att Logica Sverige saknar ekonomisk förmåga att fullfölja ramavtalet äger ESV/Myndighet rätt att säga upp detta ramavtal och/eller Avropsavtal med tre månaders varsel, eller till den dag ESV ange
1.39 Kontroll av avtalade villkor
ESV eller av ESV anvisad tredje part ska ha möjlighet att hos Logica Sverige kontrollera att avtalat åtagande utförs i enlighet med avtalade villkor. Logica Sverige ska tillhandahålla erforderligt underlag för att möjliggöra genomförande av sådana kontroller.
1.40 Förtida upphörande av ramavtal
ESV har, utöver vad som i övrigt regleras i detta ramavtal, rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande, eller till den dag ESV anger, under följande förutsättningar:
• Logica Sverige i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom, eller
• Logica Sverige, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Logica Sverige är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap., Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.
• Det är inte längre möjligt att genomföra förnyad konkurrensutsättning i enlighet med ramavtalets avsnitt 1.12 och bestämmelserna i lagen (1007:1091) om offentlig upphandling.
Vid uppsägning av ramavtalet beroende på att Logica Sverige i brustit i förpliktelse enligt ramavtalet äger ESV rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet.
Logica Sverige äger rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande om ESV i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom.
Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande av ramavtalet äger Logica Sverige eller ESV inte rätt att säga upp ramavtalet till förtida upphörande.
Uppsägning av ramavtalet ska inte påverka parternas rättigheter och skyldigheter
enligt tecknade Avropsavtal.
1.41 Ramavtalets omfattning och ikraftträdande
Detta ramavtal ska anses som slutet när behöriga företrädare för båda parter under- tecknat detta ramavtal i två likalydande originalavtal.
Detta ramavtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt.
Stockholm den juni 2010 Stockholm den juni 2010 För Svenska staten och dess under-
ställda myndigheter samt övriga
organisationer redovisade i ram- avtalet avsnitt 1.7 enligt fullmakt
Ekonomistyrningsverket Logica Sverige AB
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx Tf. Generaldirektör
1 Definitioner
Nedanstående definitioner ska i utgöra en integrerad del av ramavtalet, tecknat Avropsavtal samt av samtliga til’l dessa avtal hörande bilagor. Dessa definitioner gäller i första hand.
Vid tolkning av andra begrepp och förkortningar ska i första hand användas definit- ioner angivna av SFTI (Single Face To Industry, xxx.xxxx.xx), GS1 Sweden (xxx.xx0.xx), Svenska datatermgruppen (http:///xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx/), i andra hand av ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen), eller om dessa inte är tillämpliga, annan etablerad och allmänt tillgänglig ordbok eller motsva- rande.
Anställd Person som innehar en anställning hos Myndighet baserat på ett mellan parterna tecknat anställningsavtal. Med Anställd avses personer som innehar tillsvidarean- ställning, timanställning och visstidsanställning.
Användare Person som använder funktion eller funktioner i E- handelstjänsten. Begreppet omfattar samtliga Använ- dare oavsett Roll och Behörighet.
Applikation Datorprogram som fyller ett direkt syfte för Användare
av klientutrustning.
Arbetsdag Helgfri dag.
Avbrott Inträffar när Myndighet inte har tillgång till minst en i E-handelstjänsten specificerad funktion och orsaken hänförs till omständighet som ingår i Leverantörens åtagande enligt Avropsavtal och ramavtal.
Avisering Meddelande som gör Användare medveten om att ärende finns för handläggning.
Avrop (-a) Aktiviteter som genomförs i syfte att teckna Avropsavtal.
Avropsavtal Det kontrakt som sluts mellan Myndighet och Leveran-
tör. Avropsavtalets villkor ska rymmas inom i ramavtalet avtalade villkor. Anger de villkor som gäl- ler för det aktuella Avropet inom ramen för de i ramavtalet fastställda villkoren.
Avropsförfrågan En skriftlig begäran om anbud från en Myndighet till de
Leverantörer som innehar ett ramavtal. För E-handels- tjänster genomförs förfarandet inom ramen för förnyad konkurrensutsättning.
Avstämningsunderlag Beställnings-, leverans- och fakturaunderlag i E-han-
delstjänstens system som används för att kontrollera fakturas riktighet. Kan bestå av uppgifter om Beställ- ningen och resultat av inleverans m.m. Avstämnings- underlag kan ha olika sammansättning beroende på vald
Samverkansprocess, se ramavtalsbilaga 2, avsnitt 2.5.7.6.
Avvikelse Se Fel.
Behandlingshistorik Information om hur enskilda bokföringsposter har
behandlats och vilka Behandlingsregler som har gällt. Hantering av beställning, leverans och faktura i E- handelstjänsten ingår i detta.
Behandlingsregler Instruktioner som har skapats för beräkning av bokförda
belopp, kontering, sammanställning av resultat och ba- lansposter i årsredovisningen eller rättelser m.m. Hante- ring av beställning, leverans och faktura i E- handelstjänsten ingår i detta.
Behörighet Rättigheter att skapa, uppdatera, förändra, läsa och ta bort Data. Rättigheter är personliga och varierar bero- ende på vilken Roll personen innehar.
Beställare Roll hos Myndighet som beställer varor och tjänster genom att skapa Beställningsunderlag som senare god- känns av Budgetansvarig.
Beställning En begäran om leverans av varor/tjänster som godkänts
av Budgetansvarig. Beställning kan vara av flera typer, Fritextbeställning, Beställning baserat på Produktkata- log samt Beställning vid Webbhandel.
Beställningar kan förekomma efter alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU).
Se även Beställningsunderlag samt Order.
Beställning baserad på
Produktkatalog En typ av beställning som görs utifrån strukturerad pris-
och produktinformation som lästs in i E-handels- tjänsten.
Beställning vid Webb-
handel Beställning som görs med stöd av varu-/tjänste- leverantörens webbshop. Kan hanteras antingen med varukorg eller avropskopia.
Beställningssamordnare Roll hos Myndighet som samordnar Beställningsunder-
lag för hela eller delar av Myndighet. Kan exempelvis slå samman flera små Beställningsunderlag till en Be- ställning innan den sänds till varu-/tjänsteleverantör.
Beställningsunderlag Beställarens beskrivning av de varor eller tjänster som
ska beställas. Innehåller en specifikation av varorna/ tjänsterna, kvantiteter samt kontering (intern- och ex- ternredovisning). Ett Beställningsunderlag kan bestå av produkter från flera olika varu-/tjänsteleverantörer. Är inte godkänd av Budgetansvarig.
BITS Basnivå för IT-säkerhet. Framtagen av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.
Budgetansvarig Roll hos Myndighet som godkänner Beställningsunder-
lag med tillhörande kontering. Tilldelas person som har Behörighet att ingå ekonomiska förpliktelser för Myn- dighets räkning. Benämns ibland även för (besluts-) at- testant.
Data Fakta oavsett art, form, storlek och innehåll. Distributionsväg Det sätt ett ärende hanteras och distribueras i det elek-
troniska arbetsflödet.
Driftsansvarig Roll hos Leverantör som gentemot Myndighet är ansva-
rig för hantering av drift av E-handelstjänsten.
E-arkiv Funktion som ger Myndighet möjlighet att i ett sökbart webbaserat gränssnitt se bilder av fakturor och bilagor med den layout som de hade när de skickades till kund. Ingår i Printtjänst.
E-beställning Elektronisk Beställning. Ett samlingsnamn för Beställ-
ningar som hanteras i ett IT-stöd. Omfattar såväl Order som enklare Beställningar via Leverantörsportal eller som överförs via normal e-post.
E-faktura Elektronisk faktura. Faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. En E-faktura kan skickas direkt mellan två parter eller via en mellanhand. Det finns olika tekniska standarder för E-fakturor. Skannad pap- persfaktura betraktas inte som E-faktura.
E-handelstjänst Omfattar samtliga ingående tjänster, funktioner och
optioner som enligt ramavtalet och tecknat Avropsavtal utgör ska-krav samt samtliga i ramavtalet inkluderade bör-krav.
E-learning Interaktiv utbildning xxxxxx xxxx Xxxxxxxxx.
Fakturabild Fil som innehåller bilden av en skannad faktura. Kolla
vad som står i kraven om filformat.
Fakturafil Fil som är informationsbärare vid överföringen av E- faktura, dvs. Svefaktura eller motsvarande. Vid skan- ning kan det avse fil med den information som tolkats ur en skannad fakturas Bildfil.
Fakturafördelare Roll hos Myndighet som hanterar distribution av faktu-
ror inom en Myndighet.
Fastpris Ett avtalat totalpris för en viss definierad vara/tjänst som inte kan ändras.
Fel Avvikelse från avtalad funktionalitet eller prestanda som innebär att åtkomst till eller användning av E- handelstjänsten försvåras, förhindras eller omöjliggörs.
Fel klass 1 Fel klass 1 berör en stor del av användare, alternativt en stor del av alla ärenden eller funktion/-er i E-handels- tjänsten. Problemet har mycket stor påverkan på verk- samheten och användarnas möjlighet att använda de tjänster som är nödvändiga för att utföra deras arbete.
Systemet kan inte användas utan att fel/störningar in- träffar.
Fel klass 2 Fel klass 2 berör en del av användarna alternativt en del av ärenden eller funktion/-er i E-handelstjänsten. Pro- blemet har mycket stor påverkan för vissa användares möjlighet att använda de tjänster som är nödvändiga för att utföra deras arbete. Markant nedsatt funktionalitet och/eller prestanda i hela eller delar av Systemet jäm- fört med vad som överenskommits i specifikationer och Kontrakt.
Fel klass 3 Fel klass 3 berör enskilda användares arbete som utförs i E-handelstjänsten och som behövs för att utföra an- vändarens primära arbetsuppgifter kan inte användas.
Fritextbeställning Beställning som görs utan strukturerad pris- och pro-
duktinformation, exempelvis när det saknas en Produkt- katalog. Kan förekomma för såväl avrop på ramavtal som vid direktupphandling.
Gallring Innebär att med stöd av författning som Riksarkivet utfärdat förstöra, hela eller delar av, enstaka eller serier av allmänna handlingar. Xxxxxxxx förutsätter att det finns ett av Myndighet fattat gallringsbeslut. Xxxxxxxx ska genomföras tidigast vid de tidpunkter som framgår av gallringsbeslutet. Närmare information om bestäm- melserna för Xxxxxxxx återfinns på xxx.xxxxxxxxxxx.xx.
GLN Global Location Numbers. GS1 Lokaliseringsnummer används för identifiering av företag, funktioner eller personer inom företag. Nummerserie som förvaltas av GS1. Kallades tidigare EAN lokaliseringsnummer.
Godkännande Fastställande av Beställning eller faktura verkställd av
Budgetansvarig.
Handläggare i Service-
center Roll hos Servicecenter som hanterar delar av beställ- nings- och fakturahanteringen på uppdrag av Myndig- heter som nyttjar ett Servicecenter. Kan på Myndighets uppdrag anta Roll som normalt hanteras av Myndighets egen personal.
Information Bearbetad Data.
Katalogadministration Kvalitetssäkring och preparering av Produktkataloger.
Katalogansvarig Roll hos Myndighet som svarar för att i en Myndighet
administrera, informera, och uppdatera produktinfor- mation i Produktkatalog.
Konvertering Ett byte mellan två formatstandarder eller formatver-
sioner för elektroniska meddelanden, exempelvis över- sättning från Svefaktura till SFTI Fulltextfaktura eller SFTI Fulltextfaktura från version 2.4 till version 2.5. Ompackning av meddelanden som sänds batchvis (flera meddelanden i samma försändelse) till singelmeddelan- den är inte att betrakta som Konvertering.
Leveransavisering Ett elektroniskt meddelande som varu-/tjänsteleverantör
skickar till Leveransmottagare om att beställda varor avsända från leverantören.
Leveransgodkännare Roll hos Myndighet som granskar och godkänner att
leveransens kvalitet och kvantitet överensstämmer med Ordererkännande. Kan vid behov initiera leveransav- vikelsehantering.
Leveransmottagare Roll hos Myndighet som tar emot leverans och kon-
trollera följesedel, tidrapport eller motsvarande.
Leverantör Xxxxx den som lämnar ett anbud och som efter genom-
förd upphandling tilldelas ramavtal. Endast Leverantör äger rätt att teckna Avropsavtal med Myndighet.
Leverantör bär ansvaret för samtliga åtaganden som åligger Leverantör och av denne anlitad Underleverantör enligt tecknat ramavtal.
Leverantörsportal Ett webbaserat gränssnitt för varu-/tjänsteleverantör
som inte har eget systemstöd för utbyte av elektroniska dokument. Erbjuder gränssnitt för hantering av Produkt- kataloger, Beställningar, fakturor och motsvarande.
Matchning Aktivitet som kopplar samman en faktura med till- hörande Avstämningsunderlag.
Myndighet Statliga myndigheter och andra statliga organisationer
specificerade i ramavtalets punkt 5.7 med rätt att Av- ropa E-handelstjänst enligt ramavtalet.
Order Ett meddelande som skickas elektroniskt till en varu-/- tjänsteleverantör via Partsintegration eller Leverantörs- portal.
Partsintegration Tjänst som hanterar elektroniskt meddelandeutbyte
Applikation till Applikation. Används främst för kom- munikation med Myndighets varu-/tjänsteleverantörer, men kan i fallet för kundfakturor även avse Myndighets kunder. Tjänsten är tillgänglig både för de motparter som använder en VAN-operatör eller motsvarande, och de som själva hanterar kommunikationen via en intern meddelandehanteringstjänst.
PEPPOL Pan-European Public Procurement On-Line. Ett euro- peiskt projekt för att främja gränsöverskridande elek- tronisk handel som finansieras av EU-kommissionen. Se även xxxx://xxx.xxxxxx.xx.
Printtjänst Tjänst omfattande utskrift, kuvertering och förmedling till postombud av fakturor från Myndighet.
Produktkatalog Meddelande som innehåller en strukturerad samman-
ställning av pris- och artikelinformation för en eller flera produkter. Kallas ibland för prislista. Kan före- komma i olika format såsom EDIFACT, XML och Ex- cel (eller motsvarande).
Påminnelse Avisering som informerar Användare om att en hän-
delse inte har inträffat eller en åtgärd inte har vidtagits vid en viss definierad tidpunkt eller inom en viss defini- erad tidsrymd.
Roll Följande definierade Roller förekommer. Inom parentes anges om Rollen finns hos Myndighet (M), Leverantör
(L) eller Servicecenter (S). En viss Användare kan till- delas flera Roller:
Beställare (M) Beställningssamordnare (M) Budgetansvarig (M) Driftansvarig (L) Fakturafördelare (M) Handläggare i Servicecenter (S) Katalogansvarig (M) Leveransgodkännare (M) Leveransmottagare (M)
Statens katalogsamordnare (M) Systemadministratör (M)
Routing Aktivitet i Partsintegration för att identifiera teknisk mottagningsadress för ett elektroniskt dokument.
Räkenskapsinformation Utgörs av verifikationer, Systemdokumentation, Be-
handlingshistorik och övriga uppgifter som är av bety- delse för att man ska kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposterna i bokföringen. Information rörande beställning, leverans och faktura i E-handelstjänsten in- går i detta.
Samverkansprocess Beskrivning av hur informationsutbyte och tillhörande
aktiviteter hanteras mellan köpare och säljare. Beskrivs genom referens till använd standard som exempelvis SFTI Sveorder eller SFTI Sc 6.1 Avrop mot ramavtal.
Servicecenter Enhet med uppgift att tillhandahålla tjänster (administ-
rativa och andra stödtjänster) till en eller flera Myndig- heter.
SFTI Single Face To Industry. Är den offentliga sektorns organ för att underlätta användning av e-handel mellan offentliga köpare och varu-/tjänsteleverantörer. SFTI
rekommenderar standarder för användning i offentlig sektor. SFTI:s huvudmän är SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) samt ESV. I SFTI:s arbete deltar offent- liga köpare, varu-/tjänsteleverantörer och företag som erbjuder IT-produkter inom området. För vidare in- formation se xxxx://xxx.xxxx.xx samt xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Skanningtjänst Tjänst för att skanna och tolka leverantörsfakturor.
Standardsystem Till E-handelstjänsten anknuten programvaruprodukt
som finns tillgänglig på marknaden.
Stämpelnummer För Myndighet unik identitet som åsätts fil vid skanning
av pappersfaktura i syfte att kunna återsöka och följa hela verifikationskedjan.
Sveorder Standard för enkel elektronisk Order som rekommen- deras av SFTI. Baseras på Northern European Subset (NES) som är en delmängd av UBL. Sveorder består av ett ordermeddelande i XML-format. SFTI Sveorder är svenskt namn för NES Profile 3 Basic Order Only.
Systemadministratör Roll hos Myndighet som hanterar en eller flera Myndig-
heters konfiguration och lokal ad hoc support. Har till- gång till support 1st line. I Systemadministratörens uppgifter ingår att lägga upp nya Användare, underhålla Behörigheter, Distributionsvägar och attestregister.
Systemdokumentation Beskrivningar, instruktioner, och annan dokumen-
tation som gör det möjligt att förstå hur bokförings- systemet är uppbyggt. Dokumentationen kan bestå av en redovisningsplan och en beskrivning av bok- föringssystemet vilka utvisar sambanden mellan bokföringssystemets olika delar. (ESV Cirkulär 2000:3, Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och all- männa råd till Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring).
Takpris Högsta pris som kan debiteras för ett visst definierat uppdrag. Faktiskt förbrukade resurser debiteras, dock maximalt fastställt Takpris.
Underleverantör Av Leverantör anlitad juridisk person som på Leveran-
törens uppdrag utför åtaganden som innefattas i ramav- talet och slutna Avropsavtal.
Webbhandel Lösningar för att beställa varor och tjänster där åtkomst
till pris- och produktinformation möjliggörs via varu-
/tjänsteleverantörs egen webbshop. Kan integreras med E-handelstjänsten enligt definierade standarder.
2 Krav på E-handelstjänsten
2.1 Omfattning och avgränsning
Nedanstående grafiska presentation sammanfattar de logiska funktionsområdena som ingår i E-handelstjänsten. Presentationen utgör därmed inte en beskrivning av hur lösningen ska utformas. En närmare beskrivning av respektive funktionsom- råde återfinns i avsnitt 2.5.
Ett antal informationsobjekt måste också finnas tillgängliga för samtliga funktions- områden såsom Behörigheter, Roller och information om Samverkansprocesser gentemot varu-/tjänsteleverantörer.
Kommunikationen med E-handelstjänsten görs genom användning av dels tradit- ionella operatörsnätverk och genom direkta anslutningar över Internet. Parterna i operatörsnätverken har i allmänhet överenskommelse kring protokoll, adressering och vidareförsändelser. Många leverantörer använder sig av operatörer (VAN/Banker) för sin EDI-trafik. Den direkta kommunikationen över Internet avser användning av exempelvis Svefakturas Transportprofil direkt mellan Myn- dighets Partsintegration och Leverantörens motsvarighet.
Kraven på E-handelstjänsten är uppdelad i följande delområden
• Workflow
• Katalogadministration
• Leverantörsportal
• Partsintegration
• Support, underhåll och servicenivå
• Generella krav
• Skanningstjänst (option)
• Printtjänst (option)
Ovanstående indelning utgör utgångspunkt för utformningen av kraven på E- handelstjänsten. Den av Leverantören tillhandahållna E-handelstjänsten behöver, med undantag av optionerna Printtjänst och Skanningstjänst, strukturellt inte över- ensstämma med ovanstående funktionsindelning. Samtliga ska-krav ska dock uppfyllas oavsett vilket lösning leverantören tillämpar.
2.2 Standardkonfiguration
Företaget ska tillhandahålla E-handelstjänsten med Standardkonfiguration.
Standardkonfigurationen ska vara utformad så att den svarar mot statliga myndig- heters normala behov. Standardkonfigurationen omfattar därmed inte funktionalitet som är specifik för endast en eller ett fåtal statliga myndigheter.
Standardkonfigurationen omfattar:
• Uppsättning av E-handelstjänstens arbetsflöde och användargränssnitt i form av Workflow samt Katalogadministration.
• Standardrapporter åtkomliga för Användare.
• Mottagnings- och sändningspunkter för extern kommunikation via Leveran- törsportal och Partsintegration.
• Fungerande samband och integrationer mellan eventuella komponenter i E- handelstjänsten som helhet.
• Grunduppgifter om Användare, Behörigheter och generella regelverk för Myndighet.
• Flöden från Skanningstjänsten.
• Flöden via Partsintegration av Myndighets kundfakturor som E-faktura eller för utskrift på papper via Printtjänst.
• Loggnings- och arkiveringsfunktioner för E-handelstjänsten.
• Dokumentation för Användare och Systemadministratörer av E-handelstjänsten (kan också utgöra del i Systemdokumentation).
Kommentarer: Takpriser för standardkonfiguration framgår av ramavtals- bilaga 5, avsnitt 2.
2.3 Integration med Myndighets ekonomisystem
Integration med Myndighets ekonomisystem omfattande alla delar och åtgärder för att ta fram och tillhandahålla en integrationslösning enligt kraven i ramavtalsbilaga 2, underbilaga 1, punkt A-01.04. Leverantörens åtagande innefattar applikationer för integrationslösning och arbetsinsats såsom förberedelser, drift och förvaltning av integrationslösningen.
Kommentarer: Takpris för Integration med Myndighets ekonomisystem framgår av ramavtalsbilaga 5, avsnitt 3.
2.4 Myndighetsspecifika anpassningar
Myndighetsspecifika anpassningar omfattar en eller flera av följande uppgifter:
• Migrering av hos Myndighet befintlig Information om anslutna leverantörer eller arkiverad Räkenskapsinformation som finns i befintligt system eller tjänst.
• Integrering och paketering med Myndighets intranät.
• Integrering med hos Myndighet befintlig extern Skanningtjänst eller Print- tjänst.
• Integrering med hos Myndighet befintlig katalog/register över Användare som Myndighet kan använda.
• Anslutning av Myndighets varu-/tjänsteleverantörer.
• Kontroller och toleransnivåer för enskild leverantör eller produktgrupp.
• Eventuella anpassningar av arbetsflöde och Roller.
Myndighetsspecifika anpassningar omfattar inte uppgifter som ingår i avsnitt 2.2, Standardkonfiguration och avsnitt 2.3, Integration med Myndighets ekonomi- system.
Myndighetsspecifika anpassningar utgör option och kan därmed komma att inklud- eras av Myndighet genomförd förnyad konkurrensutsättning.
Kommentarer: För Myndighet aktuella myndighetsspecifika anpassningar ska prissättas i den förnyade konkurrensutsättningen utifrån den av Myndig- het angivna omfattningen av dessa arbetsuppgifter och priser enligt ramav- talsbilaga 5, Prislista, avsnitt 4.
2.5 Övergripande beskrivning av E-handelstjänstens funk- tionsområden
2.5.1 Beställning, leverans och fakturahantering
uc Beställning, lev erans och fakturahanteri...
Söka produkt
Skapa beställningsunderlag
Beställare
Beställlningssamordnare
Godkänna beställning
Hantera orderändringar
Lev eransmottagare
Registrera inlev erans
Godkänna lev erans
Lev eransgodkännare
Budgetansv arig
Hantera faktura
Fakturafördelare
Följa upp inköp
Funktionerna beskriver arbetsflödet från Beställning till faktura. I detta samman- hang är det viktigt att E-handelstjänsten hanterar olika Samverkansprocesser (alltså den detaljerade e-processen som används i en partsrelation) mellan köpare och säljare eftersom det påverkar funtkionaliteten i arbetsflödet. Olika sätt att beställa kan leda till olika fakturamatchningsregler och detta måste hanteras för att få en optimerad hantering.
Lösning ska hantera både SFTI Sc 6 (Avrop mot ramavtal) och Sveorder-Svefak- tura men även Beställningar som aldrig skickas elektroniskt utan bara registreras. En detalj i detta sammanhang är att kraven på funktioner för kontroll och prepa- rering av kataloger inte beskrivs i detta avsnitt utan i Katalogadministration.
Nedan beskrivs administrationen av Beställnings- och fakturaworkflow.
uc Administrera Beställning, lev erans och fakturahantering
Admininstrera attestregler och arbetsflöden
Administrera roller och anv ändare
Konfigurera matchning och andra kontroller
Systemadministratör
Hantera import och export till externa system
Konfigurera rapporter
2.5.2 Leverantörsportal
Denna funktionsgrupp avser gränssnittet som varu-/tjänsteleverantör kan använda för att
1. Ladda upp eller manuellt registrera Produktkataloger,
2. Ta emot och kvittera Ordrar och
3. Registrera fakturor/kreditnotor.
När Myndighet lägger en Order aviseras varu-tjänsteleverantören att en Order finns att ta del av i Leverantörsportalen.
uc Lev erantörsportalen
Bjuda in/ansluta lev erantör
Registrera/ hantera
anv ändaruppgifter
Anslutningsansv arig
Skapa/ladda upp pris och produktkatalog
Kv alitetssäkra pris och produktkatalog
Varu/tjänstelev erantör
Hantera order och bekräftelse
Fakturera
Exportera historik och loggar
2.5.3 Katalogadministration
Katalogadministration avser funktioner för import/export av Produktkataloger (filer), manuell inmatning av produkter/priser, kvalitetssäkring samt preparering och attest. När en Produktkatalog är kontrollerad görs den tillgänglig för Beställare. Här ingår också hantering av produktklassificering, Behörigheter, kontosättning samt konfigurering och utförande av automatiska kontroller.
uc Katalogadministration
Skapa katalog
Initiera inläsning av katalog
Driftansv arig
Exportera katalog
Statens katalogsamordnare
Myndighetens Katalogansv arig
Konfigurera regelv erk/ rimlighetskontroller
Förbereda katalog (konto, urv al, behörighet)
Godkänna katalog
2.5.4 Partsintegration
Partsintegration avser funktioner för att skicka och ta emot elektroniska dokument direkt från andra parter och operatörer genom standardiserade protokoll såsom SFTI Transportprofil Bas. Funktionerna i Partsintegration möjliggör, för den som så vill, självadministration av de elektroniska relationerna med externa parter. I Partsintegration kan Konvertering förekomma under förutsättning att är på uppdrag av Myndighet. I de fall då Konvertering utförs måste alltid det inkomna formatet arkiveras och händelsen vara loggad av spårbarhetsskäl
uc Partsintegration
Bjuda in v aru/tjänste- lev erantör
Registrera/hantera parter
Extern anslutningstjänst
Hantera routing
Anslutningsansv arig
Driftansv arig
Läsa/söka loggar
Skapa/hantera konv erteringsrutiner
Konv ertera dokumentformat
Varu/tjänstelev erantör
Arkiv era dokument
E-handelstjänsten
Utv äxla dokument
Extern meddelandeoperatör
2.5.5 Printtjänst och Skanningstjänst
Printtjänst och Skanningstjänst avser de funktioner som behövs för att hantera affärsdokument i pappersform.
Printtjänst möjliggör för Myndighet att en utställd faktura skrivs ut, kuverteras och postas till mottagaren. Alla fakturor som en Myndighet ställer ut ska kunna skickas via Partsintegration, men att den samverkansspecifikation som beskriver relationen med den externa parten avgör om fakturan ska skickas vidare direkt i elektronisk form eller om den ska skrivas ut i Printtjänsten.
Skanningstjänst avser funktioner för att läsa in, tolka och arkivera en pappersfak- tura samt att elektroniskt distribuera den i elektroniskt format (i Svefakturastruktur med bifogad bild).
uc Print och skanning
Utv äxla fakturafil för print
Arkiv era fakturabild
Ekonomisystem
Printtjänst
Skriv ut och kuv ertera
Förmedla till postombud
Ta emot pappers- faktura
Skanna och tolka pappersfaktura
Distribuera skannad faktura
Skanningstjänst
E-handelstjänsten
Akriv era pappersfaktura
2.5.6 Nyckelprocesser
Detta avsnitt beskriver en delmängd av de processer som kommer att behövas och ska inte betraktas som fullständigt.
2.5.6.1 Beställning från Produktkatalog
Nedanstående aktivitetsdiagram visar en rad aktiviteter som leder fram till att en Beställning kommuniceras till en varu-/tjänsteleverantör. Beställning görs utifrån en Produktkatalog där Leverantörens artiklar och priser finns tillgängliga. I E-han- delstjänsten finns uppgifter om vilken metod (elektronisk process och format) som ska användas vid samverkan med varu-/tjänsteleverantören.
act Beställning Produktkatalog
Beställare
Sök produkt i Produktkatalog
Skapa beställningsunderlag
Start
Meddela
Varu/tjänstelev erantör på annat sätt (fax/telefon)
Slut
Budgetansv arig
Godkänn beställning
Annat sätt
E-handelstjänsten
Identifiera samv erkansprocess
Kontrollera
leverantörens ordermottagnings-
metod
Scenarie 6
Partsintegration
Skicka Scenarie
6.1.3 Av rop
Sveorder
Skicka Sv eorder
Lev erantörsportalen
Via Leverantörsportal
Publicera/av isera order
2.5.6.2 Beställning fritext
Förutom Beställning sammansatt utifrån innehållet i en Produktkatalog finns det i vissa fall behov av att skapa en Fritextbeställning. Sådan Beställning överförs antingen som Sveorder-meddelande, via Leverantörsportal eller vid behov med manuell hantering via telefon. Oavsett hur Beställning överförs så finns den regi- strerad i E-handelstjänsten och vid fakturans ankomst finns möjlighet till kontroll.
2.5.7 Webb-handel
Vid sidan om ovanstående beställningsprocesser som utförs med stöd i E- handelstjänstens arbetsflöde så ska det också finnas möjlighet att lägga Beställ- ningar med hjälp av varu-/tjänsteleverantörens xxxx-shop i enlighet med SFTI Scenario 6.5.
act Enkel fritext-beställning
Beställare
Skapa beställningsunderlag (fritext)
Meddela
Varu/tjänstelev erantör på annat sätt (fax/telefon)
Slut
Start
Budgetansv arig
Godkänn beställning
E-handelstjänsten
Annat sätt
Identifiera samv erkansprocess
Kontrollera
leverantörens ordermottagnings-
metod
Partsintegration
Via Partsintegration
Skicka Sv eorder
Lev erantörsportalen
Via Leverantörsportal
Publicera/av isera order
2.5.7.1 Fakturakontroll
Bilden nedan visar några av de kontroller som behöver göras då en faktura kommer in. Målsättningen är att automatiska kontroller ska utföras så långt det går. Det finns flera varianter på hur det kan göras beroende på dels fakturans innehåll och dels på hur Beställningen gjordes. Avstämningsunderlaget som fakturan kontrolle- ras mot sammansätts av information från en rad olika händelser såsom Beställning, avtal och artikelinformation och inleveransgodkännnande. Exempel på typer av kontrollnivåer som kommer förekomma är:
1. SFTI Scenario 6-faktura – Kontroll på radnivå
2. SFTI Scenario 9-faktura – Kontroll på radnivå
3. Svefaktura med identifierbart faktureringsobjekt – Kontroll på totalen
4. Svefaktura med orderreferens (med referens till orderrad) - Kontroll på radnivå
5. Svefaktura med orderreferens (endast orderreferens) - Kontroll på totalen
6. Svefaktura med beställarreferens bara – Manuell kontroll av Beställare
7. Skannad faktura med (tolkad) orderreferens – Kontroll på totalen
8. Skannad faktura med beställarreferens – Manuell kontroll av Beställare
Varu/tjänstelev erantör
Skicka faktura
Start
E-handelstjänsten
Av stämning mot fakturaobjekt och förbrukningsmönster
Behandlingssätt
Identifiera fakturatyp
Av stämning av totalsumma
Korrekt avstämning?
Ja
Krävs manuellt
godkännande?
Automatiskt godkännande
Definitiv bokför och Initiera betanling
Slut
Av stämning på radniv å
Ingen automatisk av stämning
Identifieras beställare?
Nej
Ja
Beställare
Identifieras
Nej avstämnings-
underlag?
Ja
Kontrollera faktura
Kontakta Varu/tjänste- lev erantör
Nej
Faktura Ok?
Slut
Ja
Budgetansv arig
Godkänn faktura
Ja
Nej
Identifiera beställare och förmedla fakturan
Fakturafördelare
Faktura
act Fakturakontroll
2.5.7.2 Inleverans
Då leverans tas emot görs en avstämning gentemot vad som beställts. Om en Leveransavisering har inkommit kontrolleras Leveransen mot den. Uppgifterna kring Leverans, Beställning och att de är godkända sammanställs till det avstäm- ningsunderlag som E-faktura senare kan matchas emot.
act Inlev erans
Varu/tjänstelev erantör
Förbered lev erans
Krävs fysisk
leverans?
Korrigera lev erans
Start
Transportör
Ja
Nej
Öv erlämna lev erans
Myndighetens Lev eransmottagning
Kontakta
Varu/tjänstelev erantör
Ta emot lev erans
Finns
leverans- avisering
Ja
Kontrollera/registrera lev eransen mot
xxx xxxxxxx isering
Nej
Leverans
Ja
Nej
Ok?
Slut
Kontrollera/registrera lev erans mot beställning
2.5.7.3 Katalogadministration
Katalogadministration kan göras på två sätt. Antingen sköter Myndighet kvalitets- kontroll och preparering och attest självt eller så tar en ramavtalsansvarig Myndig- het hand om en del av kontrollerna och tillgängliggör/distribuerar sedan den kon- trollerade Produktkatalogen. Myndighet behöver i sådana fall bara utföra de myn- dighetsspecifika justeringarna (kontosättning osv.).
I aktivitetsdiagrammen som följer nedan beskrivs ett antal steg som inbegriper varu-/tjänsteleverantörs olika sätt att överföra sin produkt- och prisinformation till Myndighet och hur den där kvalitetssäkras och godkänns. Varu-/tjänsteleverantör
kan antingen skicka Produktkatalog som ett elektroniskt meddelande till Partsinteg- ration där den tas emot automatiskt. Det är också möjligt att ladda upp en Produkt- katalog i Leverantörsportalen. Myndighet har också själv möjlighet att manuellt mata in produkter och priser som mottagits på andra sätt (i avtalsdokument eller dylikt) i E-handelstjänsten.
2.5.7.4 Katalogadministration – Myndighet hanterar katalogen själv
act Produktkatalog-försörjning Myndighetens Katalogsamordning
Varu/tjänstelev erantör
Epost eller post
Ja
Skapa ändringsprislista (kräv er SFTI Sc 6)
Används ändringsprislista?
Välj överföringssätt
Start
Nej
Skapa ny- eller ersättningsprislista
Partsintegration
Leverantörsportal
Varu/tänstelev erantör i Lev erantörsportalen
Ladda upp i
Lev erantörsportalen
Kontrollera och godkänn
Varu/tjänstelev erantör - Partsintegration
Skicka v ia partsintegration
Katalogkontroll/automatik (Katalogansv arig på myndigheten)
Katalog
Manuell inmatning
Kontrollera och rimlighetsbedöm
Katalogansv arig (på myndigheten)
Förbered katalog
Godkänn katalog
2.5.7.5 Katalogadministration – Statens katalogsamordnare gör kvalitetssäkring
Nedan beskrivs hur ramavtalsansvarig Myndighet kan kvalitetssäkra pris- och produktinformation i Produktkatalog. Rollen Statens katalogsamordnare avser en ramavtalsansvarig Myndighet för gemensamma ramavtal. Ramavtalsansvarig Myndighet kan i vissa fall välja att hantera kvalitetssäkring manuellt, utanför E- handelstjänsten.
act Produktkatalog-försörjning Statens Katalogsamordning
Varu/tjänstelev erantör
Epost eller post
Ja
Skapa ändringsprislista (kräv er SFTI Sc 6)
Används ändringsprislista?
Välj överföringssätt
Start Skapa ny- eller
Nej ersättningsprislista
Partsintegration
Leverantörsportal
Varu/tänstelev erantör i Lev erantörsportalen
Ladda upp i
Lev erantörsportalen
Kontrollera och godkänn
Varu/tjänstelev erantör - Partsintegration
Skicka v ia partsintegration
Katalogkontroll/automatik (Statens katalogsamordnare)
Katalog
Manuell inmatning
Kontrollera och rimlighetsbedöm
Statens katalogsamordnare
Förbered katalog
Godkänn katalog
Exportera
Katalogkontroll/automatik (Katalogansv arig på myndigheten)
Kontrollerad katalog
Katalogansv arig (på myndigheten)
Förbered för myndigheten
Godkänn
Slut
Denna bild beskriver att en faktura inte stäms av mot en Order utan en samman- ställning av information från en rad händelser.
act Sammanställ av sämningsunderl...
Upprätta
avtal/prislista
Beställa
Inleverans
Information
Information Information
Av stämningsunderlag
2.6 Funktionella och tekniska krav på E-handelstjänsten
Enligt ramavtalsbilaga 2, underbilaga 2.1.
1 Funktionella och tekniska krav på E-handels- tjänsten
Enligt Underbilaga 2.1.
1 De statliga myndigheterna och införande av elektroniska beställningar
Det finns i dagsläget cirka 240 statliga myndigheter i den statliga redovisnings- organisationen1. De statliga myndigheterna spänner över olika typer av verksamhet och är av olika storlek och organisation. I de statliga myndigheterna finns cirka 240 000 anställda2.
1.1 Den svenska förvaltningsmodellen
De statliga myndigheterna tillhör alla ett departement, men har relativt stor frihets- grad vad gäller den löpande verksamheten. Regeringen får inte detaljstyra myndig- heterna. Mer om hur regeringen styr myndigheterna finns via regeringens xxxx- plats3.
Upphandlingar av varor och tjänster inom staten genomförs enligt bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Respektive myndighet svarar själva för huvuddelen av upphandlingarna men cirka 8 procent av den totala stat- liga inköpsvolymen hanteras inom ramen för statlig inköpssamordning.
Myndigheter, statligt ägda företag och andra organisationer som inte direkt lyder under regeringen omfattas inte av samma regelverk som de statliga myndigheterna när det gäller statlig inköpssamordning och kan inte göra Avrop på statliga ramav- tal för E-handelstjänster i annat fall än att det själva meddelat att de deltar i upp- handlingen. Ramavtalet innehåller uppgifter om vilka som har möjlighet att an- vända ramavtalet. Information om statligt ägda företag ges via regeringens webb- plats4.
1 Se xxxx://xxx.xxx.xx/0.00x0xx0000x0000000000000000.xxxx
2 Se exempelvis Arbetsgivarverkets skrift ” Staten och inget annat än staten - en presentat- ion av den statliga sektorn 2007”,
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/x/XxxxxxxxxxxXxxxxxx 1779.aspx
3 Se xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/x/0000
4 Se xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xx/x/0000
1.2 Volymuppgifter för olika myndigheter
Nedan görs en sammanställning över statsförvaltningen som helhet där myndighet- erna under regeringen delats in i fem storleksgrupper som baseras på ESV:s rapport Införandet av elektroniska inköp i staten ESV 2008:14, men några kompletteringar är genomförda.
Typ | Beskrivning | Xxxxx i gruppen5 | Ung. xxxxx xxx.fakturor (individuellt) | Ung. antal <50 anställda | Nyttjar Service- center i någon del av administ- rationen |
M1 | Små och medelstora myndig- heter, rapporterar ej till TDB6. Kommer sannolikt att an- vända enkla lösningar för e- inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen elektroniskt är liten. | 90 | 2 000 | Ca 70 | Ca 70 |
M2 | Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB. Kommer sannolikt att an- vända enklare lösningar för e- inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är medelstor. | 45 | 10 000 | 0 st | Ca 10 |
M3 | Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB. Kommer sannolikt att an- vända enklare lösningar för e- inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor. | 45 | 30 000 | ||
M4 | Stora/medelstora myndighet- er som rapporterar till TDB. Kommer sannolikt att an- vända avancerade lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor. | 50 | 75 000 | ||
M5 | Stora myndigheter som rapporterar till TDB. Kommer sannolikt att använda mer avancerade lösningar för e- inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är mycket stor. | 20 | 275 000 |
Uppgifter om ungefärligt antal kundfakturor är svårt att uppskatta på aggregerad nivå. Spannet är i detta avseende mycket stort mellan olika myndigheter och gräns- dragning mellan vad som ingår i begreppet ”faktura” får betydelse.
5 Antalet myndigheter avser ungefärligt antal myndigheter som är bokföringsskyldiga och ska lämna årsredovisning enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring
6 Transaktionsdatabasen (TDB), se xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.0.000xx00xx0xxxxxx00000 154.html
1.3 Myndigheternas systemval
De statliga myndigheterna använder för närvarande i stor utsträckning Agresso som ekonomisystem, andelen är ungefär 91 procent. Övriga förekommande ekonomisy- stem är bland annat Raindance, IFS, SAP och Oracle.
De befintliga ramavtalen för E-faktura har utnyttjats i valda delar av i princip alla myndigheter. Ungefär ett sjuttiotal myndigheter hade före 2007 infört EFH-system och fortsatte att nyttja befintliga EFH-system även efter det att ramavtalen för E- faktura tecknades, men har Avropat kompletterande delar via ramavtalen för E- faktura vilka är tecknade med Itella Information AB respektive Offentliga Doku- ment i Solna AB.
Verva har tidigare studerat myndigheternas användning av IT-stöd för själva upp- handlingsprocessen, som exempelvis anbudshantering. Av de 20-tal myndigheter som har system för elektronisk anbudshantering visar undersökningen att endast en handfull myndigheter använder systemen i någon större omfattning, dvs. för mer än hälften av sina inköp. Övriga använder systemen i mycket liten omfattning eller inte alls7.
7 Hur är läget? - 2007 års uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning, Verva 2008:1
1 Utvecklingstrender för e-handel i staten
Elektronisk handel finns etablerat sedan länge i offentlig sektor baserat på beprö- vade standarder som rekommenderas av Single Face To Industry (SFTI). Dagens lösningar i SFTI baseras till stor del på EDIFACT utifrån GS1:s tillämpning EANCOM Svensk användarprofil (ESAP) för avrop mot ramavtal och periodisk fakturering. Sedan 2004 har kompletterande standard tagits i bruk av offentlig sektor i form av Svefaktura och Sveorder.
SFTI är offentlig sektors samverkansorgan för att ge rekommendationer om stan- darder att använda vid e-handel för offentliga köpare, varu- och tjänsteleverantörer samt IT-företag. Rekommendationer från SFTI fastställs av dess styrgrupp och föregås av en beslutsprocess där ovanstående tre målgrupper deltar.
Här beskrivs kort några av de nu aktuella utvecklingsprojekten kring meddelande- standarder och teknik för överföring och övrig infrastruktur som väntas på inverkan på användning av e-handel i de statliga myndigheterna över de kommande åren.
För mer detaljerad information om nedanstående se xxx.xxxx.xx samt xxx.xxxxxxxxxx.xx.
1.1 Förenkling genom definition av BAS-innehåll för SFTI Sc 6 Avrop mot ramavtal
SFTI har under 2009 arbetat med förenkling av scenario 6 avrop mot ramavtal. Ett klargörande gjordes våren 2009 kring rekommenderade versioner och därefter genomfördes ett arbete att definiera ett BAS-innehåll som gör det tydligare för köpare och varu-/tjänsteleverantör vilken information som ska utbytas. BAS- innehållet innebär att vissa delar i Scenariot exkluderas om det bara används i vissa situationer. Detta ska förenkla upphandlingar, leverantörsanslutning samt tydlig- göra kravet på parternas IT-stöd.
SFTI fastställer Bas-innehållet under hösten 2009 och kommer därefter ta fram stödjande material kring användning. Konsekvensen på sikt blir att Användare kommer att referera till detta innehåll och använda det vid leverantörsanslutning. Eftersom BAS-innehållet ryms inom ramen för befintlig standard så ska det inte få påverkan på IT-stöden för e-handel som redan fullt ut stödjer standarden SFTI Sc 6 avrop mot ramavtal
1.2 Behov av enklare Produktkatalog i XML
Det har visat sig vara svårt för många varu-/tjänsteleverantörer att skapa en pris- lista/Produktkatalog enligt SFTI Sc 6 avrop mot ramavtal. Efterfrågan finns bland offentliga köpare och varu-/tjänsteleverantörer om kompletterande lösningar som gör det enklare än idag att överföra pris- och produktinformation. En naturlig utgångspunkt för detta arbete är det arbete som bedrivs inom CENBII, se nedan separat punkt.
Konsekvensen kan bli att önskemål om stöd för denna typ av Produktkatalog uppkommer. SFTI beredningsgrupp tillsatte den 14 oktober 2009 en arbetsgrupp att arbeta fram ett förslag till lösning. Beslut väntas av SFTI under 2010.
1.3 Behov av förenklingar i Webbhandel enligt SFTI Sc 6.5
De standarder som rekommenderas av SFTI för webbhandel via scenario 6.5 har visat sig svåra att implementera i relationer mellan köpare och säljare eftersom integrationen mellan inköpssystem och webbshop är relativt omfattande.
SFTI tekniskt kansli utvärderar olika alternativa lösningar som existerar på mark- naden. Konsekvensen kan bli att önskemål kommer om att använda dessa framö- ver.
1.4 Behov av enkel transportprofil för att ta emot meddelanden elektroniskt för små och medelstora företag
Diskussioner har börjat föras inom SFTI i samband med arbetet med Sveorder om ytterligare transportprofil för att säkerställa en lösning som medför ännu lägre tröskel att komma igång. Behovet har uppkommit eftersom det i fallet med Sveor- der många gånger är små och medelstora företag som är mottagare av elektroniska beställningar. Alternativa lösningar som exempelvis REST och liknande lättvikts- protokoll har diskuterats som möjlig utvecklingsinitiativ.
SFTI tekniskt kansli utvärderar olika alternativa lösningar som existerar på mark- naden. Konsekvensen kan bli att önskemål kommer om att använda dessa framö- ver.
1.5 Utveckling av nya standarder på Europanivå inom CENBII
Svensk offentlig sektor är genom SFTI en av initiativtagarna till det utvecklingsar- bete som bedrivs i det europeiska standardiseringsorganet CEN kring standarder för såväl själva upphandlingsprocessen som processer för Beställning, Leverans och fakturahantering. På detta sätt skapas enhetliga lösningar mellan europeiska länder.
Projektet CENBII färdigställer arbetet vid utgången av 2009 och efter detta kan leverablerna komma att tillämpas i Sverige. Frågan om tillämpning i offentlig sektor kommer att hanteras i SFTI enligt ordinarie förankrings- och beslutsproces- ser. Konsekvensen kan bli att önskemål om utökat stöd väcks kring hantering av de delar av CENBII som på sikt kan komma att rekommenderas av SFTI.
1.6 Pilotprojekt för gränsöverskridande handel inom PEPPOL
Ett praktiskt inriktat utvecklingsarbete bedrivs inom ramen för ett delvis EU- finansierat konsortium under namnet Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL). Arbetet syftar till att stimulera utvecklingen av den gränsöverskridande handeln och att förenkla med elektroniska förfaranden. Konsortiet kommer att utvidgas under 2009 och Sverige har erbjudits att delta. Sveriges medverkan i
projektet kommer att koncentreras till E-fakturaområdet. ESV har regeringens uppdrag att samordna det svenska deltagandet i PEPPOL-projektet efter att ansö- kan om utvidgning godkänts av EU-kommissionen.
XXXXXX-arbetet bygger på tillämpningar som utvecklats inom ramen CENBII. Därutöver görs arbete kring infrastruktur för elektroniskt informationsutbyte mel- lan länderna. Konsekvenserna blir på sikt att de E-handelstjänsten som myndighet- er använder behöver kunna ansluta till de accesspunkter som tas fram inom PEPPOL.
1 Standardrapporter till E-handelstjänsten
För en effektiv hantering av myndigheternas processer för Beställning, Leverans och fakturahantering och nödvändig styrning och uppföljning är det viktigt med möjligheter till utdata från E-handelstjänsten. Det är därför angeläget att E- handelstjänsten innehåller ett grundläggande rapportpaket som täcker det gemen- samma behovet av utdata som flertalet myndigheter förväntas efterfråga.
Nedan anges de standardrapporter som ska erbjudas Myndighet enligt krav
A-9.01.05. Kraven är funktionellt uttryckta vilket innebär att standardrapporterna ska innehålla den information som efterfrågas. Anbudsgivaren har dock möjlighet att inom ramen för ställda krav välja en annan rapportindelning om detta inte försvårar den överblick som rapporterna ska ge.
Rapportnamn | Öppna dokument |
Innehåll/förklaring | Ge översikt över öppna ärenden och dokument för hand- läggning. |
Funktion | − Ge möjlighet att göra urval för del av organisation samt på individnivå. − Kunna sortera resultatet från olika kolumner. − Ge indikation om ärenden som närmar sig förfallo- datum (eller motsvarande). − Interaktiv så att det ges möjlighet att klicka på ärende för att öppna det och initiera handläggning. |
Anmärkning | Visas vid inloggning så att Användaren själv ser sina öppna ärenden. Se också krav A-9.01.05 i kravspecifikat- ionen. |
Rapportnamn | Handläggning av ärende |
Innehåll/förklaring | Ge möjlighet att följa stegen i handläggningen av ett ärende för att underlätta uppföljning av spårbarhetskrav. |
Funktion | − Gå från ett ärende till att visa genomförda steg i handläggningen. − Visa ett diagram över hela handläggningen av ett ärende där åtgärder anges med utförare, tidpunkt, åt- gärd och resultat. |
Rapportnamn | Månatliga flöden |
Innehåll/förklaring | Ge möjlighet att följa upp användningen och anslutnings- graden. |
Funktion | - Visa antal transaktioner och belopp per Meddelande- typerna Order och fakturor (elektroniska och skan- nade pappersfakturor). |
- För fakturor visa belopp. |
Rapportnamn | Sammanställning över dokument/ärenden |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning av ärenden knutet till valda Användare eller viss del av verksamheten utifrån konto- och objektplan. |
Funktion | − Göra selektering utifrån de aktuella dimensionerna i Avroparens redovisningsplan (konto- och objekt- plan) eller på individnivå. − Göra selektering utifrån olika status (öppet, stängt, obehandlat eller motsvarande). − Göra urval för ärenden som närmar sig förfallo- datum. − Ange tidsperiod för urvalet. − Sortera resultatet från olika kolumner. − Interaktiv så att det ges möjlighet att klicka på ärende för att visa det och initiera handläggning om det är ett öppet ärende. |
Anmärkning |
Rapportnamn | Ramavtalsefterlevnad |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning för att följa upp inköp och ramav- talsefterlevnad utifrån givna kriterier. |
Funktion | − Göra urval från produktklassificering, varu- /tjänsteleverantör och avtalsnummer. − Ange tidsperiod för urvalet. − Visa omsättning utifrån det urval som gjorts. − Sortera resultatet från olika kolumner. − Interaktiv så att det går att borra i materialet från en aggregerad nivå till mer detaljerad information på ärendenivå. |
Rapportnamn | Leveransprecision |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning för att följa upp varu- /tjänsteleverantörens förmåga att leverera enligt avtal. |
Funktion | − Göra urval från produktklassificering, varu- /tjänsteleverantör och avtalsnummer. − Ange tidsperiod för urvalet. − Visa nyckeltal för leveransprecision utifrån det urval som gjorts. |
− Sortera resultatet från olika kolumner. |
Rapportnamn | Inköp per medarbetare |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över en individs inköp under en given tidsperiod där det framgår vilka belopp som inkö- pen avser. |
Funktion | − Välja en viss medarbetare (utifrån gällande rättighet- er). − Ange tidsperiod för urvalet. − Sortera resultatet från olika kolumner. |
Rapportnamn | Nya varu-/tjänsteleverantörer |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över nya varu-/tjänsteleverantörer i systemet. |
Funktion | − Visa grundläggande leverantörsuppgifter − Ge möjlighet att visa detaljerade uppgifter om parts- identiteter mm. − Sortera resultatet från olika kolumner. |
Rapportnamn | Inaktiva varu-/tjänsteleverantörer |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över varu-/tjänsteleverantörer i E- handelstjänstens leverantörsregister som varit inaktiva under en viss given period. |
Funktion | − Visa grundläggande leverantörsuppgifter − Sortera resultatet från olika kolumner. |
Rapportnamn | Ändringar i Produktkataloger |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning för att kunna visa de förändringar som gjorts i en Produktkatalog som lästs in. |
Funktion | − Visa artiklar som utgått/ersatts/ändrats. − Sortera resultatet från olika kolumner. − Interaktiv så att det går att borra i materialet från en aggregerad nivå till mer detaljerad information på ärendenivå. |
Rapportnamn | Betalningstidpunkt |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över när fakturor betalats i förhål- lande till förfallodatum för att följa upp eventuella dröjs- mål och påminnelser. |
Funktion | − Göra urval från produktklassificering, varu- /tjänsteleverantör och avtalsnummer. |
− Ange tidsperiod för urvalet. − Sortera resultatet från olika kolumner. − Visa utfall för enskilda köp samt medelvärden. − Interaktiv så att det går att borra i materialet från en aggregerad nivå till mer detaljerad information på ärendenivå. |
Rapportnamn | Felaktiga fakturor |
Innehåll/förklaring | Visa en sammanställning över fakturor som varit felakt- iga vid inläsning i systemet eller om de inte med automa- tik kunnat distribueras till Beställare eller annan Använ- dare. |
Funktion | − Visa både för individ och för en grupp utifrån del av organisationen. − Visa för en viss varu-/tjänsteleverantör − Ange tidsperiod för urvalet. − Sortera resultatet från olika kolumner. − Interaktiv så att det går att borra i materialet från en aggregerad nivå till mer detaljerad information på ärendenivå. − Interaktiv så att det ges möjlighet att klicka på ärende för att visa det och initiera handläggning om det är ett öppet ärende. |
Rapportnamn | Regelverk vid periodisk faktura |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över de regelverk som är etable- rade i systemet kring automatisk matchning och attest av periodiska fakturor för att underlätta uppföljning och ändringar. |
Funktion | − Per avtal visa en sammanställning över uppsatta reg- ler för automatiska kontroller som finns definierade. |
Rapportnamn | Användare och rättigheter |
Innehåll/förklaring | Ge översikt över Användare och deras rättigheter för att underlätta uppföljning och ändringar för Systemadminist- ratörer. |
Funktion | − Visa både för individ och för en grupp utifrån del av organisationen. − Visa Användare utifrån den hierarkiska strukturen som organisationen är upplagd i. − Sortera resultat från olika kolumner. |
Rapportnamn | Xxxxxxxx Xxxxxxxxx |
Innehåll/förklaring | Ge översikt över vilka Användare som inte använt syste- met under en viss tidsperiod. |
Funktion | − Stöd för att visa Användare utifrån roller eller den struktur som organisationen är upplagd i. |
Rapportnamn | Partsrelationer |
Innehåll/förklaring | Ge en sammanställning över de flöden som etablerats för Myndigheten som innehåller uppgifter om adressering, identifiering samt vilken Samverkansprocess som tilläm- pas. |
Funktion | - Visa både för utifrån hel och del av organisationen. - Visa för en viss varu-/tjänsteleverantör - Sortera resultatet från olika kolumner. - Interaktiv så att det går att borra i materialet från en aggregerad nivå till mer detaljerad information på ärendenivå. |
1 Standarder och versioner
1.1 Svefaktura
Namn | Version |
Svefaktura - SFTI Basic Invoice | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX_Xxxxx_Xxxxxxx00000000/XXXX%00Xxxxx%00Xxxxxxx_0.0/xxxx x.html
1.2 Sveorder
Namn | Baserad på | Version |
Sveorder | NES Profile 3 – Basic Order Only Version 2.0 | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/Xxxxxxxx.xxxx
1.3 ESAP6 - Avrop mot ramavtal version 2.7
1.3.1 Affärsdokumentspecifikationer
Affärsdokumentspecifikationerna visar vilken information som skall ingå i de elektroniska affärsdokument som skickas mellan affärssystemen.
Namn | Beteckning | Version | Scenario 6.1 | Scenario 6.3 | Scenario 6.5 |
Prislista | 6.1.1 | 2.50 | Ja | Ja | Vid behov |
Ändringsprislista | 6.1.2 | 2.50 | Ja | Ja | Vid behov |
Avrop | 6.1.3 | 2.40 | Ja | Ja | Nej |
Avropserkännande | 6.1.4 | 2.21 | Ja | Ja | Ja |
Avropsbekräftelse | 6.1.5 | 2.31 | Ja | Ja | Ja |
Leveransavisering | 6.3.2 | 2.30 | Nej | Ja | Vid behov |
Faktura | 6.1.6 | 2.60 | Ja | Ja | Ja |
Avropskopia | 6.5.1 | 2.20 | Nej | Nej | Ja |
Varukorg | 6.5.3 | 2.10 | Nej | Nej | Ja |
1.3.2 Meddelandespecifikationer – ESAP6
Meddelandespecifikationerna anger hur affärstermerna i ovanstående affärsdoku- mentspecifikationer placeras i ett EDIFACT-meddelande.
Namn | Beteckning | Version | Meddelandetyp | Hör till affärs- dokumentspecifikation |
Prislista/Ändringsprislista | MS 42 | 1.40 | PRICAT | 6.1.1/6.1.2 |
Avrop | MS 45 | 1.31 | ORDERS | 6.1.3 |
Avropserkännande & Avropsbekräftelse | MS 46 | 1.21 | ORDRSP | 6.1.4/6.1.5 |
Leveransavisering | MS 44 | 1.20 | DESADV | 6.3.2 |
Faktura | MS 43 | 1.50 | INVOIC | 6.1.6 |
Avropskopia | MS 47 | 1.20 | ORDERS | 6.5.1 |
Referens: xxxx://xxx.xx0.xx/xx/Xxxxxxxxxxx-xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
1.4 ESAP 9.1 – Periodisk fakturering
1.4.1 Affärsdokumentspecifikationer
Namn | Beteckning | Version |
Pris- och sortimentslista | 9.1.3 | 1.20 |
Ändringsprislista | 9.1.4 | 1.20 |
Telefonispecifikation | 9.1.6 | 1.02 |
Periodisk faktura | 9.1.1 | 2.51 |
1.4.2 Meddelandespecifikation
Namn | Be- teck- ning | Vers- ion | Meddelan- detyp | Hör till affärs- dokumentspecifi- kation |
Pris- lista/Ändringsprislista | MS 39 | 1.20 | PRICAT | 9.1.3/9.1.4 |
Periodisk/Orderlös faktura | MS 36 | 1.32 | INVOIC | 9.1.1 |
Telefonispec | MS 56 | 1.10 | MSCONS | 9.1.6 |
Referens: xxxx://xxx.xx0.xx/xx/Xxxxxxxxxxx-xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
1.5 ESAP 9.2 – Orderlös fakturering
1.5.1 Affärsdokumentspecifikationer
Namn | Beteckning | Version |
Pris- och sortimentslista | 9.1.3 | 1.10 |
Ändringsprislista | 9.1.4 | 1.10 |
Leveransavisering | 9.2.2 | 1.00 |
Orderlös faktura | 9.2.1 | 2.30 |
1.5.2 Meddelandespecifikation
Namn | Be- teck- ning | Vers- ion | Meddelan- detyp | Hör till affärs- dokumentspecifi- kation |
Pris- lista/Ändringsprislista | MS 39 | 1.10 | PRICAT | 9.1.3/9.1.4 |
Leveransavisering | MS 49 | 1.00 | DESDV | 9.2.2 |
Orderlös faktura | MS 48 | 1.10 | MSCONS | 9.2.1 |
Referens: xxxx://xxx.xx0.xx/xx/Xxxxxxxxxxx-xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
1.6 SFTI Fulltextfaktura
1.6.1 Affärsdokumentspecifikationer
Namn | Version |
SFTI Fulltextfaktura | 2.3 |
1.6.2 Meddelandespecifikation
Namn | Vers- ion | Meddelan- detyp |
Fulltextfaktura | D96A | INVOIC |
Referens: xxxx://xxxxxxx.xxx.xx/xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxx
1.7 Kvittenser
1.7.1 Affärsdokumentspecifikationer
Namn | Beteckning | Version |
Överföringskvittens | 0.1.1 | 2.00 |
Meddelandekvittens | 0.1.2 | 2.00 |
1.7.2 Meddelandespecifikation
Namn | Be- teck- ning | Vers- ion | Meddelan- detyp | Hör till affärs- dokumentspecifi- kation |
Syntaxkvittens | MS 11 | 2.00 | CONTRL | 0.1.1,0.1.2 |
Referens: xxxx://xxx.xx0.xx/xx/Xxxxxxxxxxx-xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
1.8 Partsinformation enligt ESAP
1.8.1 Affärsdokumentspecifikationer
Namn | Beteckning | Version |
Köparens partsinformation | 0.2.1 | 3.0 |
Leverantörens partsinformation | 0.2.2 | 3.0 |
1.8.2 Meddelandespecifikation - Partsinformation
Xxxx | Xxxxxxxxxx | Vers- ion | Hör till affärs- dokumentspecifi- kation |
Köparens parts- information | urn:gs1:se:esap:0:BuyersPartyInforma tion:1 | 1.0 | 0.2.1 |
Partsinformat- ion EDIFACT | MS 20 | 2.00 | 0.2.1,0.2.2 |
Referens: xxxx://xxx.xx0.xx/xx/Xxxxxxxxxxx-xxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
1.9 Förpackning av Externa objekt/bilagor
Namn | Version |
Object Envelope | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX_Xxxxx_Xxxxxxx00000000/XXXX%00Xxxxx%00Xxxxxx e_1.0/index.html
1.10 SFTI Tekniska kuvert
Namn | Version |
SFTI Tekniska kuvert (UN/CEFACT SBDH) | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXXXXXX/Xxxxx.xxxx
1.11 Transportprofilen
Namn | Version |
SFTI Teknisk Transportprofil: Bas | 2.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX_Xxxxx_Xxxxxxx00000000/Xxxxxxxxx%00Xxxxxx%00Xxx_0.0/xxx ex.html
1.12 PEPPOL - Light Weight Message Exchange Profile (LIME)
Namn | Version |
Specifikation för anslutning till Access Punkt eller tredjepartstjänst i exempelvis PEPPOLs infrastruk- tur med hjälp av Light Weight Message Exchange Profile (LIME). | 0.95 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxx.xx/Xxxx_xxxxxxxx/xx0- Solutions%20architecture%2C%20design%20and%20validation/specifications
1.13 Andra rekommendationer
1.13.1 Bilagehantering
Namn | Version |
PM - Gemensamma riktlinjer för bilagehantering | 2000-06-06 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XxxxxxxxxxxxxxxXxxxx00000000.xxx
1.13.2 Handledning för Svefaktura
Namn | Version |
SFTI Handledning för Svefakturan | 2008-06-27 |
Referens: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/XXXX%00Xxxxxxxxxxx%00x%X0%X0x%00Xxxxxxxxxx%00XXX%00 2008-27.pdf
1.13.3 Särskilt om bakåtkompatibilitet
I dagsläget används i stor utsträckning version 2.5 av ESAP6, 2.5 av ESAP9.1, 2.3 av ESAP9.2. Inte alla varu-/tjänsteleverantörer använder alltså den senaste version- en. Det är därför viktigt att E-handelstjänsten är bakåtkompatibla gentemot dessa äldre etablerade versionerna.
1 Hantering av Svefaktura vid print
1.1 Syfte
Detta dokument beskriver krav på utformning av Svefaktura som skickas till ex- ternt Printtjänst för utskrift på papper. Målet med den hantering som här beskrivs är att en VAN-operatör eller motsvarande tjänst (kallas nedan VAN-operatör) ska kunna hantera utskrift efter olika fakturalayouter vid behov.
1.2 Målgrupp
Dokumentet riktar sig främst till utvecklare av system och tjänster för hantering av E-faktura och särskilt utskrift av pappersfakturor.
1.3 Bakgrund
Printtjänsten erbjuder en standardiserad layout som Myndighet kan använda för utskrift av fakturor som ska skickas i pappersform I särskilda fall kan Myndighet beställa en särskild fakturalayout, exempelvis för att kunna hantera fakturor till utlandet, fakturor med särskilt informationsbehov mm. I de fall då en Myndighet har utgående fakturor som ska skrivas ut med olika fakturalayouter behövs en mekanism att skilja olika flöden åt.
1.4 Utformning i Svefaktura
Nedan anges var information om printmall kan anges i Svefaktura:
För att tala om att det är en dokumentreferens som avser printmall anges en specifik kod8:
8 från UN/CEFACT kodlista 1153.
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identifica- tionSchemeID="AQY">
printmall-123</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
AQY File identification number Kodexempel:
1.5 Praktiska konsekvenser
• I faktureringssystem hos fakturautställare behöver uppgifter finnas om med vilken layout som fakturor ska skrivas ut.
• I samband med mappning mot Svefaktura måste denna information tas med i enlighet med ovanstående rekommendation.
• VAN-operatör behöver etablera rutiner för att kunna hantera detta flöde och styra utifrån informationen i respektive faktura.
1 Guideline för användning av Svefakturaformatet vid skanning
1.1 Inledning
En E-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Den kan skickas direkt mellan två parter eller via en eller flera mellanhänder. Svefak- tura är en sådan E-faktura. Skannade och tolkade fakturor, däremot, betraktas inte som e-fakturor då grunden för dem är fakturor som utställts på papper.
Samtidigt noteras ett växande behov av enhetlighet vid intern hantering av fakturor, t ex i system för elektronisk fakturahantering, och detta uttrycks i krav på att for- maten från olika former av fakturainhämtning samordnas.
Denna guideline beskriver en lösning för hur skannade och tolkade fakturor, inkl eventuella bilagor, kan hanteras inom ramen för den form och struktur som definie- ras av Svefakturans XML-schema. Syftet är att elektroniska och skannade/tolkade fakturor ska kunna hanteras med en rimlig grad av kompatibilitet i E- handelstjänsten som internt baseras på Svefaktura. Guiden berör även de speciella föreskrifter som blir tillämpliga när fakturor utställda på papper hanteras i form av en skannad elektronisk motsvarighet.
1.1.1 Arkivering mm
De fakturor som avses här är sådana som av varu-/tjänsteleverantör eller dennes ombud ställts ut på papper och som mottagits av köparen, eventuellt på en av köparen speciellt anvisad adress för fakturamottagning. Det är ett beslut fattat ensidigt av köparen att låta den vidare interna behandlingen ske med ett elektro- niskt underlag (skannad och tolkad faktura) som grund. Vad gäller själva motta- gandet gäller samma regelverk som för övriga dokument på papper.
Vid skanning skapas en elektronisk kopia från mottagen faktura på papper för att används vid mottagarens fakturabehandling. Tolkad fakturainformation och bilden av den skannade fakturan tas in för fakturabehandling i det elektroniska faktura- hanteringssystemet och kompletteras där med noteringar av olika slag (bl.a. kon- teringar, upplysningar, attest, med mera). Såväl fakturan på papper som den elektroniska kopian med de tillförda noteringarna utgör Räkenskapsinformation och ska bevaras i tio år efter utgången av räkenskapsåret, om det inte finns undan- tag från tioårsregeln. Kopplingen mellan fakturan på papper och den elektroniska kopian med de registrerade noteringarna löses genom att ett unikt Stämpelnummer (motsvarande) påförs vid inskanningstillfället.
Myndighet får låna ut verifikationer i original till utländsk myndighet för återhämt- ning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom EU. En förutsättning är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden
1.2 Tolkade uppgifter
I denna guideline har vi utgått från två nivåer av tolkade uppgifter efter skan- ningen.
1. Miniminivå – De obligatoriska uppgifterna
− Kontonummer
o Plusgironummer
o Bankgironummer om plusgirokonto saknas
o Bankkontonummer om pg-konto och bg-konto saknas
− Fakturanummer
− Fakturadatum
− Förfallodatum
− Momsbelopp
− Totalbelopp
− Säljarens organisationsnummer
− OCR-referens
− Beställarreferens 1
− Ordernummer
2. Utökad nivå – Obligatoriska uppgifter plus vanligt förekommande uppgif- ter vid skanning
− Kontonummer
o Plusgironummer
o Bankgironummer om plusgirokonto saknas
o Bankkontonummer om plusgirokonto saknas
− Fakturanummer
− Fakturadatum
− Förfallodatum
− Momsbelopp
− Totalbelopp
− Säljarens organisationsnummer
− OCR-referens
− Beställarreferens 1
− Beställarreferens 2
− Valutakod
− Momsregistreringsnummer
− Ordernummer (ej radnivå)
1.2.1 Informations som tillförs
Utöver den information som skannas från pappersfakturan tillförs även mer in- formation vid skanning vilket krävs för spårbarhet och koppling tillbaka till pap- persdokumentet.
− Bildreferensnummer, alltså det unika Stämpelnummer som tilldelas pappers- fakturan och bilden som skapats vid skanningen. Varje bild som har ett unikt nummer som knyter samman det elektroniska dokumentet och motsvarande pappersfaktura.
− Ankomstdatum för pappersfakturan
1.2.2 Kreditnotor eller fakturor
När det inkomna dokumentet skannas kompletteras det tolkade Datat med fak- turatyp. I denna guide, liksom i Svefakturan används en kod (i InvoiceTypeCode) för att visa om det är en kreditnota eller faktura. Oavsett om det är en kreditnota är alltid sluttotalen positiv (eller noll).
1.3 Mappning av tolkade uppgifter mot element i Svefaktura
1.3.1 Fakturatyp Xpath:
/Invoice/InvoiceTypeCode
Exempel:
<InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
Kommentar:
I Svefakturan används koden 380 för faktura och 381 för kreditnota
.
1.3.2 Plusgiro Xpath:
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:ID
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:FinancialInstitutionBr anch/cac:FinancialInstitution/cac:ID
Exempel:
<cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>
<cbc:DuePaymentDate>2003-10-11</cbc:DuePaymentDate>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cac:ID>12345</cac:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:FinancialInstitution>
<cac:ID>PGSISESS</cac:ID>
</cac:FinancialInstitution>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:PaymentInstructionID>2134355667476</cac:PaymentInstruct
ionID>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
Kommentar:
cac:PaymentMeansTypeCode sätts alltid till “1”
/cac:FinancialInstituation/cac:ID sätts till PGSISESS
.
1.3.3 Bankgiro Xpath:
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:ID
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:FinancialInstitutionBr anch/cac:FinancialInstitution/cac:ID
Exempel:
<cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>
<cbc:DuePaymentDate>2003-10-11</cbc:DuePaymentDate>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cac:ID>12345</cac:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:FinancialInstitution>
<cac:ID>BGABSESS</cac:ID>
</cac:FinancialInstitution>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:PaymentInstructionID>2134355667476</cac:PaymentInstruct
ionID>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
Kommentar:
cac:PaymentMeansTypeCode sätts alltid till “1”
//cac:FinancialInstituation/cac:ID sätts till BGABSESS
.
1.3.4 Fakturanummer Xpath:
/Invoice/ID
Exempel:
<ID>15</ID>
.
1.3.5 Fakturadatum Xpath:
/Invoice/cbc:IssueDate
Exempel:
<cbc:IssueDate>2003-09-11</cbc:IssueDate>
.
1.3.6 Förfallodatum Xpath:
/Invoice/cac:PaymentMeans/cbc:DuePaymentDate
Exempel:
<cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>
<cbc:DuePaymentDate>2003-10-11</cbc:DuePaymentDate>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cac:ID>12345</cac:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:FinancialInstitution>
<cac:ID>BGSISESS</cac:ID>
</cac:FinancialInstitution>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:PaymentInstructionID>2134355667476</cac:PaymentInstruct
ionID>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
.
1.3.7 Momsbelopp (totalen) Xpath:
/Invoice/cac:TaxTotal/cbc:TotalTaxAmount
Exempel:
<cac:TaxTotal>
<cbc:TotalTaxAmount amountCurren- cyID="SEK">200</cbc:TotalTaxAmount>
</cac:TaxTotal>
.
1.3.8 Totalbelopp Xpath:
/Invoice/cac:LegalTotal/cbc:LineExtensionTotalAmount
/Invoice/cac:LegalTotal/cbc:TaxInclusiveTotalAmount
Exempel:
<cac:LegalTotal>
<cbc:LineExtensionTotalAmount amountCurren- cyID="SEK">800</cbc:LineExtensionTotalAmount>
<cbc:TaxInclusiveTotalAmount amountCurren- cyID="SEK">1000</cbc:TaxInclusiveTotalAmount>
</cac:LegalTotal>
.
1.3.9 Beställarreferens 1 Xpath:
/Invoice/RequisitionistDocumentReference/cac:ID
Exempel:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>50</cac:ID>
</RequisitionistDocumentReference>
.
1.3.10 Beställarreferens 2 Xpath:
/Invoice/RequisitionistDocumentReference/cac:ID
Exempel:
<RequisitionistDocumentReference>
<cac:ID>ABC</cac:ID>
</RequisitionistDocumentReference>
Kommentar:
RequisitionistDocumentReference kan upprepas två gånger.
.
1.3.11 Valutakod Xpath:
/Invoice/InvoiceCurrencyCode
Exempel:
<InvoiceCurrencyCode>SEK</InvoiceCurrencyCode>
.
1.3.12 OCR-referens Xpath:
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:PaymentInstructionID
Exempel:
<cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>
<cbc:DuePaymentDate>2003-10-11</cbc:DuePaymentDate>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cac:ID>12345</cac:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:FinancialInstitution>
<cac:ID>BGABSESS</cac:ID>
</cac:FinancialInstitution>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:PaymentInstructionID>2134355667476</cac:PaymentInstruct
ionID>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
.
1.3.13 Bankkonto Xpath:
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:ID
/Invoice/cac:PaymentMeans/cac:PayeeFinancialAccount/cac:FinancialInstitutionBr anch/cac:FinancialInstitution/cac:ID
Exempel:
<cac:PaymentMeans>
<cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode>
<cbc:DuePaymentDate>2003-10-11</cbc:DuePaymentDate>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cac:ID>12345</cac:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:FinancialInstitution>
<cac:ID>XXXXXXXX</cac:ID>
</cac:FinancialInstitution>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
<cac:PaymentInstructionID>2134355667476</cac:PaymentInstruct
ionID>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
Kommentar:
cac:PaymentMeansTypeCode sätt alltid till “1”
//cac:FinancialInstituation/cac:ID sätt till bankens BIC-kod.
.
1.3.14 Säljarens organisationsnummer Xpath:
/Invoice/cac:SellerParty/cac:Party/cac:PartyTaxScheme/cac:CompanyID
/Invoice/cac:SellerParty/cac:Party/cac:PartyTaxScheme/cac:TaxScheme/cac:ID
Exempel:
<cac:SellerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name/>
</cac:PartyName>
<cac:Address/>
<cac:PartyTaxScheme>
<cac:CompanyID>5565624223</cac:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cac:ID>SWT</cac:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:Party>
</cac:SellerParty>
Kommentar:
Koden som anges i TaxScheme (SWT) innebär att värdet i CompanyID är säljarens organisationsnummer.
1.3.15 Momsregistreringsnummer Xpath:
/Invoice/cac:SellerParty/cac:Party/cac:PartyTaxScheme/cac:CompanyID
/Invoice/cac:SellerParty/cac:Party/cac:PartyTaxScheme/cac:TaxScheme/cac:ID
Exempel:
<cac:SellerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyName>
<cbc:Name/>
</cac:PartyName>
<cac:Address/>
<cac:PartyTaxScheme>
<cac:CompanyID>SE556562422301</cac:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cac:ID>VAT</cac:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:Party>
</cac:SellerParty>
Kommentar:
Koden som anges i TaxScheme (VAT) innebär att värdet i CompanyID är ett momsregistreringsnummer.
1.3.16 Bildreferens (Stämpelnummer) Xpath:
/Invoice/AdditionalDocumentReference/cac:ID
Exempel:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ATS">
urn:sfti:documents:object:ABC123456789
</cac:ID>
<AdditionalDocumentReference>
Alternativt:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ATS">
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxxxx.xxx?xxxXXX000000000
</cac:ID>
<AdditionalDocumentReference>
Kommentar:
Där värdet i elementet är uppbyggt på följande sätt (första exemplet):
urn:sfti:documents:object anger att det rör sig om en bild.
ABC123456789 anger det unikt identifierande begrepp som finns kopplat till bilden. De båda uppgifterna separeras med ett kolontecken (:).Värdet kan vara en nyckel till en databastabell eller referens till ett objekt i ett XML-dokument.
I det andra exemplet visas att referensen kan också vara en länk till en bild som är tillgänglig via http-protokollet.
I fall då skanningen resulterat i fler än en bild så måste ordningsföljden på bilderna bibehållas genom att de läggs in som AdditionalDocumentReference i korrekt ordning med den första bilden som det första elementet i listan.
1.3.17 Orderreferens Xpath:
/Invoice/cac:InvoiceLine/cac:OrderLineReference/cac:OrderReference/cac:BuyersI D
Exempel:
<cac:InvoiceLine>
<cac:ID/>
<cbc:LineExtensionAmount amountCurren- cyID="SEK">0</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:OrderLineReference>
<cac:OrderReference>
<cac:BuyersID>376</cac:BuyersID>
</cac:OrderReference>
</cac:OrderLineReference>
<cac:Item/>
</cac:InvoiceLine>
Kommentar:
I Svefakturan ligger orderreferens på radnivå.
1.3.18 Mappning av fler fält
För guideline hur ytterligare skannade informationsfält kan mappas till en struktur motsvarande Svefakturans, se fältspecifikation på xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx.
1.4 Hantering av Svefakturans obligatoriska element
Vissa element i Svefakturan är obligatoriska och måste fyllas i under normala omständigheter. Då Svefakturaformatet används som informationsbärare av tolkade uppgifter av en skannad faktura så finns dock inte all information tillgänglig i tolkad form. Det är därför tillåtet att lämna vissa fält tomma. De aktuella fälten gäller fakturaraden som är obligatorisk i Svefakturan.
<cac:InvoiceLine>
<cac:ID/>
<cbc:LineExtensionAmount amountCurren- cyID="SEK">0</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item/>
</cac:InvoiceLine>
Observera alltså att fälten måste anges men att innehållet kan utelämnas. Line- ExtensionAmount (alltså radsumma) måste vara ett numeriskt värde och sätts därför till 0.
1.5 Mappning av information som tillförs vid skanning
Uppgift om ankomstdatum saknar i Svefakturan specifika fält och därför bör fritextfältet Note användas. För att informationen ska kunna presenteras och förstås bör värdet få en beskrivande ledtext.
Xpath:
/Invoice/cbc:Note
Exempel:
<cbc:Note> Ankomstdatum:2006-02-23
</cbc:Note>
1.6 Förpackning av Fakturabilder med affärsdokumentet
SFTI har tagit fram en mer generell guideline kring förpackning av externa objekt. Den beskriver hur ett externt objekt, i detta fall Fakturabilden, kan knytas till ett affärsdokument. Guiden beskriver hur ett externt objekt kan kodas och förpackas i ett XML-dokument.
På detta sätt kan för de skannade fakturorna dessa överföras genom att Svefak- turameddelande med tolkad information samt Fakturabild överförs tillsammans med bibehållen spårbarhet.
Omnämnd Guideline finns publicerad via xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx och heter Dokumentschema – förpackning av externa objekt.
1.7 Överföring av Fakturabilder och tolkade uppgifter
Det finns flera sätt att överföra informationen i form av Fakturabild och tolkad information då Svefaktura-formatet används som informationsbärare och pakete- ring görs enligt ovan.
Överföring med SFTI transportprofil Bas är en naturlig lösning i många fall ef- tersom flertalet system för elektronisk fakturahantering stödjer detta. Se mer om transportprofilen via xxx.xxxxxxxxxx.xx.
1 Förtydliganden av krav på E-handelstjänsten
I detta avsnitt angivna referenser avser hänvisningar till ESV:s förfrågningsun- derlag.
1.1 Avsnitt 1, Inledning
Fråga 5: Vissa ord i förfrågningsunderlaget står med stor bokstav. Vad betyder det?
Svar: Som framgår av andra stycket i avsnitt 1, Inledning, har vissa återkommande begrepp definierats för att undvika missförstånd. De aktuella begreppen beskrivs i avsnitt 7, Definitioner.
1.2 Avsnitt 1.4, Denna upphandlings omfattning
Fråga 1: I avsnittets femte stycke redovisas minsta avrop samt att Skanningstjänst och Printtjänst utgör optioner. Är det möjligt att enbart avropa dessa optioner, dvs. utan att även avropa E-handelstjänsten?
Svar: Nej.
Fråga 6: Hur många och vilka myndigheter faller inom de olika priskategorierna?
Svar: ESV kan inte lämna några uppgifter om exakt hur många myndigheter som kommer att avropa. Se förfrågningsunderlagets avsnitt 1.1 Ekonomistyrningsver- kets uppdrag samt bilaga 1 De statliga myndigheterna och införande av elektro- niska beställningar.
Fråga 7: Kommer alla Myndigheter att avropa på ramavtalet för E-handelstjänst?
Svar: I förfrågningsunderlagets avsnitt 1.4 och 1.6.2 informerats om att upphand- lingen genomförs inom ramen för statlig inköpssamordning. I avsnitt 5.7, Berätti- gade att använda ramavtalet, redovisas vilka som har möjlighet att använda ramav- talet. Enligt bestämmelserna i förordningen om statlig inköpssamordning (SFS 1998:796) kan myndighet avstå från att använda ett statligt ramavtal och istället göra en egen upphandling. Det kommer dock inte att finnas något annat statligt ramavtal omfattande E-handelstjänst än det ramavtal som sluts av ESV.
Fråga 63: Enligt tidigare förtydligande, svar på Fråga 1, kan inte Myndigheten avropa Skanningstjänst utan att avropa E-handelstjänst. Innebär detta också att Myndighet måste hantera sina skannade fakturor i E-handelstjänsten?
Svar: Nej.
1.3 Avsnitt 1.5, Förfrågningsunderlagets utformning
Fråga 111: Finns förfrågningsunderlaget på engelska?
Svar: Nej.
1.4 Avsnitt 1.6.2, Upphandlingsförfarande
Fråga 8: Är det möjligt att i anbudet lämna två förslag till E-handelstjänst, exem- pelvis en ”light”-variant för de riktigt små myndigheterna och en för de större?
Svar: Nej. Förfrågningsunderlaget avser en E-handelstjänst. Det är heller inte möjligt att teckna flera ramavtal med en viss Leverantör med hänvisning till att förnyad konkurrensutsättning förutsätter att det är olika Leverantörer som lämnar anbud.
1.5 Avsnitt 1.7.1, Anbudets form
Fråga 112: Ska leverantören i anbudet bekräfta att man tagit del av de förtydligan- den som ESV lämnat under anbudstiden och hur ska denna bekräftelse i så fall lämnas?
Svar: Av informationen på första sidan i detta dokument framgår att lämnade förtydligande utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget och äger giltighet för det anbud som Leverantör lämnar. Därav följer att Leverantör genom sin under- skrift av anbud också har bekräftat att Leverantör har tagit del de förtydliganden som ESV lämnat.
1.6 Avsnitt 1.9, Kravuppfyllelse
Fråga 9: När kontrolleras de ska-krav som ska vara uppfyllda vid anbudsinläm- nandet?
Svar: Se förfrågningsunderlagets avsnitt 1.9.1, Kontroller före ESV:s beslut om ramavtal.
1.7 Avsnitt 3, Krav på Leverantör,
Fråga 2: I inledningen av avsnitt 3, Krav på leverantören, anges att i det fall Un- derleverantör ingår i lämnat anbud, ska också nedan efterfrågade redovisningar lämnas för Underleverantören. Gäller detta även kravet på årsomsättning i avsnitt 3.6, Leverantörens resursbas?
Svar: Nej. Av texten i avsnitt 3.6 framgår att kravet på årsomsättning avser det företag som lämnar anbud. Avsnitt 3.1, punkt B anger vad som gäller i det fall anbud lämnas av ett konsortium.
1.8 Avsnitt 3.4, Leverantörens erfarenhet av e-handelstjänster
Fråga 3: Kan anbud lämnas av en Leverantör som saknar erfarenhet av att leverera e-handelssystem men som kan erbjuda ett sådant system via underleverantör?
Svar: Nej. Av avsnitt 3.4, Leverantörs erfarenhet av e-handelstjänster framgår att Leverantör ska inneha erfarenhet av att leverera e-handelstjänster enligt de förut- sättningar som kravet anger.
Fråga 10: Utöver de referenser som vi själva lämnar har vi möjlighet att också redovisa referensuppdrag utförda av underleverantör. Har vi möjlighet att redovisa dessa i vårt anbud?
Svar: ESV prövning av om kraven är uppfyllda utgår från kraven som de formule- rats i förfrågningsunderlaget. Om anbudsgivare redovisar ytterligare information kommer detta inte att påverka ESV bedömning om krav är uppfyllt eller inte.
Fråga 11: Ett konsultföretag avser att lämna anbud (dvs. vara huvudleverantör) och använda ett annat företag som underleverantör. Anbudsgivaren (huvudleveran- tören) har erfarenhet av e-handel och ett större antal konsulter som arbetar med detta område. Avsikten är att underleverantören ska tillhandahålla produkten.
Behöver anbudsgivaren ha erfarenhet av att arbeta med underleverantörens pro- dukt?
Svar: Nej. Kraven i avsnitt 3.4 anger inte att Leverantör ska inneha erfarenhet av den i anbudet erbjudna E-handelstjänsten (enligt förfrågningsunderlagets definit- ion) vilket har tydliggjorts genom att begreppet e-handelstjänst använts. Anbudsgi- varen behöver dock uppfylla kraven i avsnitt 3.4 enligt de förutsättningar som kravet anger.
Fråga 12: ESV har i fråga och svar 2009-12-11 angett i fråga 3 att enbart leveran- tör som har erfarenhet från E-handelstjänster kan lämna anbud. Vår tolkning är att vi som anbudsgivare ej behöver ha erfarenhet av andra funktioner än de som nämns i förfrågningsunderlagets avsnitt 3.4.
Svar: Prövningen av om man uppfyller kraven i förfrågningsunderlagets avsnitt
3.4 kommer enbart att omfatta de i kravet omnämnda aspekterna. Anbudsgivaren behöver därmed i anbudet endast visa att dessa är uppfyllda.
Fråga 13: Xxxxxx ESV att genomföra en utvärdering av lämnade referenser?
Svar: Nej. ESV kan, vilket angivits i förfrågningsunderlaget avsnitt 1.8, komma att kontrollera att de lämnade referenserna styrker att i förfrågningsunderlaget ställda krav uppfylls.
Fråga 64: Vad avser tidsangivelsen "de tre senaste åren". Avses att själva imple- menteringsprojektet inte får vara äldre än tre år eller att det inte får vara mer än tre år sedan referensföretaget köpte tjänsten av oss, exempelvis kan systemet ha im- plementerats hos kunden för 5 år sedan, och de köper fortfarande tjänsten?
Svar: Xxxxxx omfattar utförande av e-handelstjänster och anger inte några krav på när tjänsten ska ha tagits i bruk. Tidpunkten för när implementeringen har gjort är därmed inte avgörande. Utifrån den information som exemplet i frågan anger så skulle ett sådant uppdrag uppfylla i kravet ställt tidskrav.
Fråga 65: Det kan förekomma att flera företag i en koncern bedriver den verksam- het som upphandlingen omfattar. Kan ett av företagen lämna anbud och använda ett referensuppdrag som utförts av ett anknutet (exempelvis moderbolag, systerbo- lag, dotterbolag) bolag?
Svar: Nej. Av kravet framgår att Leverantör ska ha varit ansvarig avtalspart.
Fråga 113: Avses med "de tre senaste åren" att själva implementeringsprojektet inte får vara äldre än tre år eller att det inte får vara mer än tre år sedan referensfö- retaget köpte tjänsten av oss, exempelvis om systemet implementerades hos en kund för 5 år sedan och de köper fortfarande tjänsten, uppfylls tidskravet då?
Svar: Xxxxxx omfattar utförande av e-handelstjänster och anger inte några krav på när tjänsten ska ha tagits i bruk. Tidpunkten för när implementeringen har gjort är därmed inte avgörande. Utifrån den information som exemplet i frågan anger så skulle ett sådant uppdrag uppfylla ställda krav när det gäller under vilken tid upp- draget ska ha utförts .
1.9 Avsnitt 3.6, Leverantörens resursbas
Fråga 114: Leverantören kan visa att man har en stabil ekonomisk bas antingen genom att visa att man uppnår den i kravet angivna nivån för soliditet eller uppnår en rating motsvarande 3 (UC) eller A (Soliditet). Behöver anbudsgivaren som önskar referera till rating sända med ett intyg från kreditmarknadsinstitutet?
Svar: Nej. I likhet med kraven i avsnitt 3.3, Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m. kommer ESV att kontrollera dessa uppgifter. Leverantör kan i svarsruta 3b. utöver redovisning av förklaring till Leverantörens soliditets- nivå, lämna uppgift om man uppnår kraven avseende rating.
1.10 Avsnitt 3.8, Kvalitetssystem – Kvalitetssäkringsfrämjande rutiner
Fråga 14: Xxxxxx anger att kvalitetsansvarig inte får vara underställd de personer som utför åtagande som ingår i uppdraget. Får kvalitetsansvarig vara anställd på Leverantörens företag?
Svar: Ja, under förutsättning att personen inte är underställd de personer som utför åtagande som ingår i uppdraget.
1.11 Avsnitt 4.3, Integration med Myndighets ekonomisystem
Fråga 15: Gäller integrationen mot det ekonomisystem som Myndighet har idag eller skall integrationen även kunna hanteras mot annat ekonomisystem som Myn- digheten väljer att implementera?
Svar: Kravet avser inte ett namngivet ekonomisystem. Åtagandet kan därmed omfatta såväl befintliga som kommande ekonomisystem. Som framgår av förfråg-
ningsunderlagets bilaga 5, Mall för prislista, ska pris lämnas som Takpris som anbudsgivaren har möjlighet att förbättra vid Myndighets genomförande av för- nyad konkurrensutsättning. Av Leverantören erbjudet Fast pris vid förnyad konkur- rensutsättning kan därmed påverkas av om den förnyad konkurrensutsättning avser ett för leverantören nytt ekonomisystem eller ett ekonomisystem som leverantören redan har framtagen integration för.
Fråga 66: Är Leverantör av E-handelstjänsten ansvarig för att integrationen med ekonomisystem skall fungera över tiden, exempelvis vid uppgradering av Myndig- hets ekonomisystem?
Svar: Leverantör bär ansvaret för att levererad integration mellan E-handels- tjänsten och ekonomisystem upprätthåller avtalad funktionalitet enligt de krav som anges i ESV:s kravspecifikation (bilaga 4). Det får noteras att integrationsåtagandet innebär att leverantören av E-handelstjänsten behöver utforma sin del av integrat- ionen på ett sådant sätt att ekonomisystemet kan ta emot informationen. Leverantö- ren av E-handelstjänst bär därmed inte ansvar för de åtgärder som eventuellt behö- ver vidtas i ekonomisystemet.
Fråga 67: Har Leverantör av E-handelstjänst möjlighet att erhålla tillkommande ersättning för integration om förändring av integrationen skulle ske, exempelvis på grund av förändringar i ekonomisystemet?
Svar: Nej. Leverantör ska vid prissättningen därmed inkludera eventuell ersättning för förväntade löpande kostnader knutna till E-handelstjänsten.
Fråga 68: Kan Leverantör av ekonomisystem ställa krav på hur integrationen skall ske? Om så är fallet vem står för eventuella kostnader som detta medför för Leve- rantör av E-handelstjänsten?
Svar: En e-handelstjänst är till sin karaktär sådan att den förutsätter viss integration med organisationens ekonomisystem. ESV:s krav på vilken information som ska överföras mellan E-handelstjänsten och ekonomisystem framgår av bilaga 4, Krav- specifikation, E-handelstjänst. Förutsättningarna för integrationen kan dock variera beroende på förutsättningarna för enskilda Myndighet. ESV har därför valt att inkludera för myndighet specifika anpassningar av ekonomisystem i förnyad kon- kurrensutsättning. Anbudsgivare ska i ramavtalsupphandlingen därmed ange ett Takpris för integration mot Myndighets ekonomisystem som innefattar samtliga kostnader för integrationen. Leverantören har vid den förnyade konkurrensutsätt- ningen därefter möjlighet att förbättra priset utifrån de faktiska förutsättningar som då råder.
Fråga 69: Om Myndighet vill använda SHS för överföring av meddelanden mellan E-handelstjänsten och ekonomisystemet ingår detta i takpriset för Integration med Myndighets ekonomisystem.
Svar: Ja.
1.12 Avsnitt 4.4, Myndighetsspecifika anpassningar
Fråga 16: Hur skall integration mot Myndighets övriga verksamhetssystem ske?
Svar: Som framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4.4 så kommer de myndig- hetsspecifika anpassningarna att ingå i den förnyade konkurrensutsättningen som respektive myndighet genomför inför tecknande av Avropsavtal.
Respektive Myndighet kommer i Avropsförfrågan att specificera de förutsättningar som är aktuella för Myndigheten. Dessa utgör sedan underlag för det anbud som avtalade ramavtalsleverantörer lämnar till myndighet.
Fråga 17: Kan myndigheten använda sina idag gjorda partsintegrationer i den nya E-handelstjänsten?
Svar: Ja, ingår som en del i Myndighetsspecifika anpassningar.
Fråga 70: Hur skall integration mot Myndighets övriga verksamhetssystem ske?
Svar: Som framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4.4 så kommer myndighets- specifika anpassningar att ingå i den förnyade konkurrensutsättningen som respek- tive Myndighet genomför inför tecknande av Avropsavtal.
Respektive Myndighet kommer i Avropsförfrågan att specificera de förutsättningar som är aktuella för Myndighet. Dessa utgör sedan underlag för det anbud som avtalade ramavtalsleverantörer lämnar till Myndighet.
Fråga 71: Kan Myndighet använda sina idag befintliga partsintegrationer i den nya E-handelstjänsten?
Svar: Ja, ingår som en del i Myndighetsspecifika anpassningar.
1.13 Avsnitt 5.4, Ramavtalets omfattning
Fråga 72: Villkoret anger att en Myndighet inte får vägras leverans av E- handelstjänst som omfattas av ramavtalet. Hur avser ESV att agera om t.ex. 30 eller 50 myndigheter vill ha leverans samtidigt?
Svar: Av kraven i förfrågningsunderlagets avsnitt 3.7, Personella resurser, framgår att Leverantör ska ha personella resurser att samtidigt utföra minst tre uppdrag avseende leverans av E-handelstjänst. Av Avropsavtalets avsnitt 11.17, Leverans- tid, framgår att leverans ska ske inom sju månader från tecknat Avropsavtal.
Om Leverantör har tre pågående uppdrag kan Leverantör avstå från deltagande förnyade konskurrensutsättningar som genomförs av andra Myndigheter under den tid dessa kräver de resurser som Leverantör ska tillhandahålla. Leverantör har alternativt möjlighet att i anbudet inkludera fler resurser än de som krävs för att utföra tre parallella uppdrag samt utföra leverans tidigare än i Avropsavtalet an- givna tidpunkten (sju månader).
Fråga 73: Innebär förutsättningarna i förfrågningsunderlaget att samtliga ska-krav vara uppfyllda under tredje kvartalet 2010?
Svar: ESV:s planering utgår från att ramavtal kommer att tecknas under andra kvartalet 2010. Det kan dock inträffa omständigheter utanför ESV:s kontroll som gör att denna tidplan kan förskjutas. ESV har av detta skäl utformat kravet så att det knyter an till tidpunkten för tecknande av ramavtalet.
Fråga 74: Vem svarar för eventuell kostnad för etablering av inomstatlig routing som går mellan två partsintegrationslösningar?
Svar: Myndighet kan välja att ansluta sina leverantörer, som inkluderar etablering av routing, själva eller ta hjälp av Leverantör. Om Myndighet vill ta hjälp av Leve- rantör hanteras detta i den förnyade konkurrensutsättningen se avsnitt 4.4.
Fråga 75: Ingår kundfaktura till Internetbank (e-faktura till Internetbank) i upp- handlingen?
Svar: Nej.
Fråga 76: Skall hela E-handelstjänsten placeras utanför Myndighets nätverk?
Svar: Ja.
Fråga 77: Kan Myndighet använda sitt idag installerade EFH-system tillsammans med E-handelstjänsten?
Svar: Som framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4.4 så kommer de myndig- hetsspecifika anpassningarna att ingå i den förnyade konkurrensutsättningen som respektive myndighet genomför inför tecknande av Avropsavtal.
Respektive Myndighet kommer i Avropsförfrågan att specificera de förutsättningar som är aktuella för Myndigheten. Dessa utgör sedan underlag för det anbud som avtalade ramavtalsleverantörer lämnar till Myndighet.
Se även svar på fråga 16.
1.14 Avsnitt 5.7, Berättigade att använda ramavtalet
Fråga 78: Om en Myndighet väljer att flytta sin E-handelsverksamhet från eget Avrop till en Myndighet som bedriver Servicecenter, har Leverantör rätt att höja takpriset för servicecentret motsvarande den volym som den tillkommande Myn- digheten adderar?
Svar: Ja, under förutsättning att den volym som utgör grund för kostnad som Servicecenter erlägger förändras i motsvarande grad.
1.15 Avsnitt 5.21, Instruktion för hantering av samtrafik
Fråga 18: Kan leverantör av E-handelstjänsten ingå egna avtal med myndigheter- nas varu-/tjänsteleverantörer?
Svar: Det näst sista stycket i förfrågningsunderlagets avsnitt 5.21 anger förutsätt- ningarna för Leverantörs möjlighet att ingå avtal med varu-/tjänsteleverantör till Myndighet. Av villkoret framgår att Leverantör inte är förhindrad att teckna avtal med varu-/tjänsteleverantör när det gäller andra tjänster än de som omfattas av ESV:s ramavtal. Leverantör äger dock inte rätt att ta ut ersättning från varu-
/tjänsteleverantör till Myndighet för sådana åtaganden som ingår i ESV:s ramavtal.
Fråga 79: Finns det för alternativ D, möjlighet för att ta ut avgifter för Leveran- törsportal?
Svar: Nej.
Fråga 115: I förfrågningsunderlagets bilaga 4, Kravspecifikation, anges att elektroniska dokument ska tas emot och skickas från/till annan Partsintegrations- tjänst eller motsvarande operatör. Vem svarar för eventuella kostnader för etable- ring av sådan förbindelse med annan operatör?
Svar: Upprättande av erforderliga förbindelser ingår i E-handelstjänsten enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 5.21, Instruktion för hantering av samtrafik. Eventuella kostnader för detta ska därmed inkluderas i Leverantörs Takpriser.
Fråga 116: Leverantör kan ha befintliga avtal tecknade med andra operatörer. Kan dessa villkor tillämpas för åtagande avseende E-handelstjänsten?
Svar: Ja, under förutsättning att avtalen inte medför tillkommande kostnader för Myndighet eller varu-/tjänsteleverantör till Myndighet. Kostnader som inte är inkluderade i avtalade priser för E-handelstjänsten eller som leder till villkor som är motstridiga mot de villkor som anges i ESV:s förfrågningsunderlag avseende E- handelstjänsten får därmed inte förekomma.
1.16 Avsnitt 5.23, Partsoberoende
Fråga 19: I andra stycket texten ”levererat uppdragsresultat”. Avses här levererad E-handelstjänst?
Svar: Nej. Villkoret är tillämpligt i det fall Leverantör deltar i framtagningen av underlag för annan av ESV genomförd kommande upphandling på ett sådant sätt att detta medför konkurrensfördelar för Leverantören eller denne närstående bolag.
1.17 Avsnitt 5.31, Ansvar
Fråga 20: Kan ESV lämna ett exempel på vilken typ av skada som ESV kan åsamkas?
Svar: Ett exempel på skada som kan drabba ESV är att ESV inte erhåller den administrationsersättning som ESV är berättigad till enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 5.14.
1.18 Avsnitt 5.32, Försäkringar
Fråga 21: Vi kan uppvisa ett certifikat av vårt försäkringsbrev, är detta att anse detsamma som en bestyrkt kopia?
Svar: Under förutsättning att det certifikat som Leverantör presenterar visar att av ESV ställda krav är uppfyllda är detta att likställas med en bestyrkt kopia av för- säkringsbrev.
1.19 Avsnitt 5.35, Överlåtelse av ramavtal och Avropsavtal
Fråga 22: Är det möjligt att överlåta ramavtalet till bolag inom den egna koncer- nen?
Svar: ESV har inte möjlighet att lämna ett generellt svar på denna fråga då möjlig- heterna till överlåtelse av ramavtal behöver analyseras utifrån de faktiska omstän- digheterna i det enskilda fallet. Generellt gäller att en överlåtelse inte får förändra det ansvarsmässiga åtagandet som gällde när Leverantör ingick avtalet med ESV.
1.20 Avsnitt 6, Mall för prislista
Fråga 23: Har leverantören rätt att ta betalt för andra tjänster som levereras som inte är kravställda?
Svar: Nej.
Fråga 24: I förfrågningsunderlaget ingår tjänster som angivits som optioner, ska Leverantör inkludera dessa i anbudet eller kan man avstå från att ta med dem i sitt anbud?
Svar: Av förfrågningsunderlagets avsnitt 6, Mall för prislista, framgår att Leveran- tör ska lämna pris för samtliga efterfrågade tjänster. Leverantör kan därmed inte avstå från att lämna anbud på optioner. Det är upp till Myndighet att i samband med förnyad konkurrensutsättning definiera vilka optioner som avropas.
Fråga 25: Får Leverantör ta betalt av Myndighet eller någon annan för leveran- törsanslutning?
Svar: Leverantören kan om det är på uppdrag av Myndighet hjälpa till med leve- rantörsanslutning. Ersättning kan då utgå till Leverantören för denna tjänst. Leve- rantören har inte rätt att ta ut någon avgift av varu-/tjänsteleverantören för anslut- ningen.
Fråga 26: Ska meddelandetrafiken/transaktionerna ingå i priset för E- handelstjänsten?
Svar: Ja.
1.21 Avsnitt 7, Definitioner (Avbrott)
Fråga 81: ESV definierar Avbrott som att en Myndighet inte har tillgång till minst en specificerad funktion som ingår i Leverantörens åtagande. Avser ESV med funktion följande delar: Workflow, Partsintegration , Leverantörsportal, Katalog- administration och om optionerna avropas även Utskriftstjänst och Skannings- tjänst?
Svar: Nej. Av förfrågningsunderlagets avsnitt 4.1 framgår att dessa är delområden som används för att presentera kraven på E-handelstjänsten på ett överskådligt sätt. Varje delområde består av ett antal funktioner. Antalet funktioner påverkas av hur Leverantören utformat E-handelstjänsten.
1.22 Avsnitt 7, Definitioner (Behandlingshistorik)
Fråga 82: Innebär definitionen att all information som hanteras av E- handelstjänsten utgör Behandlingshistorik?
Svar: Behandlingshistorik avser inte hela informationsmängden i E- handelstjänsten utan enbart delar som behövs för att leva upp till kraven i bokfö- ringsförordningen/Bokföringsnämndens rekommendationer.
1.23 Avsnitt 7, Definitioner (E-arkiv)
Fråga 27: Av definitionen framgår att E-arkiv ingår i Printtjänst. Vad avser ESV med ingår?
Svar: Xxxxxx på E-arkiv redovisas i kravspecifikationen, avsnitt H-04. E-arkiv ingår som integrerad del av Printtjänst och eventuella kostnader för denna ska inkluderas i priset för Printtjänst.
1.24 Avsnitt 7, Definitioner (Leverantörsportal)
Fråga 28: I definitionen för Leverantörsportal står det ”Erbjuder gränssnitt för hantering av Produktkataloger, Beställningar, fakturor och motsvarande.” Vad avses med ordet ”motsvarande”?
Svar: Definitionen beskriver bland annat vilka meddelande som ska utbytas genom Leverantörsportalen. Kraven som ställs på Leverantörsportalen återfinns i kravspe- cifikationen under delområde C, Leverantörsportal.
1.25 Avsnitt 7, Definitioner (Leverantörsportal)
Fråga 29: Skall Leverantörsportalen även stödja handel mellan varu-
/tjänsteleverantör?
Svar: E-handelstjänsten ska stödja handel mellan varu-/tjänsteleverantör och avropande myndighet.
1.26 Avsnitt 7, Definitioner (Order)
Fråga 83: Stämmer det att en Order är en Beställning som skickas elektroniskt via antingen Partsintegrationen eller Leverantörsportalen?
Svar: Ja.
1.27 Avsnitt 7, Definitioner (Samverkansprocess)
Fråga 117: Vad avses med "tillhörande aktiviteter" i definitionen av Samverkans- process?
Svar: När två parter i samverkan använder en standard såsom SFTI Scenario 6.1 Avrop mot ramavtal, ingår inte bara meddelandeutbytet utan också att parterna stödjer den definierade processen.
1.28 Avsnitt 7, Definitioner (SFTI)
Fråga 80: Om den erbjudna Leverantörsportalen redan har varu-
/tjänsteleverantörer anslutna, krävs då att dessa övergår till att börja e-handla med SFTI-standarder såsom Scenario 6.1 Avrop mot ramavtal?
Svar: Det är Myndighet som i dialog med berörd varu-/tjänsteleverantör träffar överenskommelse om den mest passande formen av e-samverkan.
1.29 Avsnitt 7, Definitioner (Standardsystem)
Fråga 84: Kan ESV lämna ett exempel på Standardsystem?
Svar: Standardsystem kan vara av många olika typer, allt ifrån programvaror avsedda att ingå som en komponent i en IT-plattform till programvaror avsedda för användare. Som exempel på ett vanligt förekommande kan pdf-läsare nämnas.
1.30 Avsnitt 7, Definitioner (Systemdokumentation)
Fråga 30: Ska E-handelstjänsten innehålla ett bokföringssystem?
Svar: Nej, se krav A-01.04.07 i förfrågningsunderlagets bilaga 4, Kravspecifikat- ion.
1.31 Avsnitt 7, Definitioner (Systemdokumentation)
Fråga 118: Innebär definitionen att Leverantör ska tillhandahålla angivna beskriv- ningar för Myndighetens ekonomisystem?
Svar: Nej. Systemdokumentation ska endast tillhandahållas avseende E-handels- tjänsten vilken ingår som en del av Myndighets bokföringssystem.
1.32 Avsnitt 8.4, Tillvägagångssätt
Fråga 31: I utvärderingsmodellen finns 10 poäng för Printtjänst som är option. Är det korrekt uppfattat att Printtjänst ska ingå i utvärderingen?
Svar: Ja, utvärderingen omfattar de tjänster som ingår i upphandlingen av ramav- tal.
Fråga 32: Ett av utvärderingskriterierna är användbarhet. Kommer Leverantör att under t.ex. ett visst antal timmar få möjlighet att visa upp den offererade E- handelstjänsten?
Svar: ESV har i förfrågningsunderlaget beskrivet principerna för hur testerna kommer att genomföras. ESV kommer i samband med att anbuden har inkommit att lämna närmare information till anbudsgivarna om tillvägagångssättet för ge- nomförandet av dessa tester.
1.33 Avsnitt 8.8, Underlag för utvärdering vid förnyad konkurrens- utsättning
Fråga 153: I avsnitt 8.8, anges att utvärderingsresultatet i ramavtalsupp- handling avseende bör krav och användarvänlighet skall användas vid ut- värderingen av de anbud som lämnas vid förnyad konkurrensutsättning. Innebär det att över tid införda förbättringar av leverantörs e-handelstjänst som motsvarar i ramavtalsupphandlingen ställda bör krav och gjorda för- bättringar av användarvänlighet inte kommer att beaktas vid förnyad kon- kurrensutsättning?
Svar: Ja. Se även ramavtalets avsnitt 5.22, Förändringar av E- handelstjänsten.
Fråga 154: Är det nödvändigt att svaren på frågorna går att lägga in i de blå rutor som finns inlagda? Där går det t ex. inte att lägga in diagram eller grafik som hjälper till med beskrivningen av den erbjudna e-handelstjänsten. Står det anbuds- givaren fritt att välja ett annat format för svaret så länge motsvarande frågor finns besvarade?
Svar: Se förfrågningsunderlagets 1.7.4 andra stycket.
1.34 Avsnitt 10, Mall för Avropsförfrågan, E-handelstjänst
Fråga 119: Kan ESV lämna information om i vilken omfattning Myndigheterna har avropat tjänsterna 2008-2009?
Svar: Nej. ESV har inte tidigare tecknat avtal omfattande E-handelstjänster med det innehåll som denna upphandling omfattar. De för Myndighet specifika uppgif- terna kommer att lämnas vid den förnyade konkurrensutsättningen vilka kommer att redovisas i Myndighets Avropsförfrågan enligt den mall som återfinns i förfråg- ningsunderlagets avsnitt 10.
1.35 Avsnitt 11.5, Avropade tjänster
Fråga 33: Har Myndighet möjlighet att anlita leverantör för att utföra tjänster knutna till katalogadministration, alltså att hålla uppdaterade kataloger?
Svar: Ja, Myndighet kan vid förnyad konkurrensutsättning inkludera till E- handelstjänsten anknutna tjänster av administrativ art.
1.36 Avsnitt 11.28.3, Ersättning vid tröghet i tillgänglighet till E- handelstjänstens användargränssnitt
Fråga 85: Mäts det per kalendermånad under arbetsdagar 07.00-18.00?
Svar: Ja, se krav E-02.01.19.
1.37 Avsnitt 11.38.2, Begränsningar i rätten att överföra person- uppgifter till tredje land
Fråga 120: Får E-handelstjänsten samt de optioner som Myndighet kan avropa placeras och driftas utanför Sveriges gränser?
Svar: Se förfrågningsunderlagets avsnitt 11.38.2.
1.38 Avsnitt 11.40, Kontroll av avtalade villkor
Fråga 86: Villkoret omfattar M-namn rätt att kontrollerade villkor uppfylls. Är det M-namn som mäter avbrott, tröghet, och brister enligt avsnitt 11.28.1-11.28.8?
Svar: Tillvägagångssättet för hur mätning ska genomföras framgår av förfråg- ningsunderlagets bilaga 4, Kravspecifikation, avsnitt E-02, Servicenivå. Som framgår av kraven ska Leverantören tillhandahålla erforderliga verktyg för mätning av tillgänglighet.
Fråga 121: Enligt avsnitt 11.40 har Myndighet rätt att kontrollera att avtalade villkor uppfylls. Är det Myndighet som ska mäta avbrott, tröghet, och brister enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 11.28.1-11.28.8, Ersättning vid brister i Avropad E- handeltjänst?
Svar: Se förfrågningsunderlagets bilaga 4, Kravspecifikation, krav E-02.01.09.
1.39 Bilaga 4, Kravspecifikation, Generellt
Fråga 34: Några ska-krav har en 2:a i kolumn E, vad innebär det och hur svarar man?
Svar: 2-an innebär att anmärkning 2 i övre vänstra hörnet är tillämplig. Om kravet uppfylls anges "Ja" i aktuell kolumn.
1.40 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.01.09
Fråga 35: Är det i arbetsflödet som detta ska vara möjligt?
Svar: Ja.
1.41 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.04.05
Fråga 87: Vad avses med Relationer?
Svar: Relationer avser exempelvis samband mellan olika koddelar.
1.42 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.04.06
Fråga 122: Kan ESV lämna en precisering av vad som avses med installat- ion/företag?
Svar: En Myndighet kan ha flera installationer av exempelvis samma ekonomisy- stem, där dessa tillsammans bildar en koncern, med gemensam koncernredovisning och bokslut. Dessa installationer av ekonomisystem ska gemensamt kunna använda sig av en installation av E-handelstjänsten.
1.43 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.04.13
Fråga 37: Kan ESV ge exempel på hur ett sådant anrop kan fungera?
Svar: Exempelvis genom att Användaren klickar på en länk i ekonomisystemet som leder direkt in till rätt vy i E-handelstjänsten där fakturan visas.
1.44 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.04.17
Fråga 38: Avses att även Order och beställningsinformation ska kunna integreras?
Svar: Ja.
1.45 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.05.01
Fråga 88: Kan ni förtydliga kravet genom att ge ett exempel?
Svar: Alla dimensioner används inte för alla bokföringstransaktioner. Utifrån val av exempelvis konto kan det framgå om ett anläggnings-/inventarienummer ska anges.
1.46 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.05.04
Fråga 39: Vad avses med automatik och vilken informationstext ska skapas?
Svar: Vid automatisk matchning och kontroll av faktura kan fakturan definitivbok- föras. Då hanteras inte fakturan av användare och uppgifterna måste med automatik kunna fyllas i utifrån beställning eller uppgifter registrerade i E-handelstjänsten.
1.47 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-01.10.03
Fråga 40: Vad avses med Stämpelnummer?
Svar: Se definition.
1.48 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-02.01.02
Fråga 41: Vad är skillnaden på ett Beställningsunderlag och en Beställning?
Svar: Se definition.
1.49 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-02.03.03
Fråga 42: Vad avses med utgången varukorg?
Svar: Varukorgens giltighetsdatum indikerar när den är utgången.
Fråga 43: Vad avses med annullerad varukorg?
Svar: Annullerade varukorgar avser varukorgar som inte resulterat i avrop.
Fråga 44: När ska rensning göras?
Svar: E-handelstjänsten rensar när det är möjligt.
1.50 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-02.03.04
Fråga 45: Var återfinns specifikationerna till inloggningstjänsten?
Svar: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxx (se Single Sign On).
1.51 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-03.01.01
Fråga 46: Vad åsyftas, är det ett attestförfarande/arbetsflöde?
Svar: Se definition av Beställningsunderlag och Beställning.
1.52 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-03.03.02
Fråga 47: Räcker det med en länk till informationen?
Svar: Ja.
1.53 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-04.01.09
Fråga 48: Hur ska Beställaren veta om Beställning ska utföras manuellt via tele- fon, fax osv.?
Svar: Sättet som köparen kommunicerar med sin varu-/tjänsteleverantör definieras i en samverkansspecifikation som knyts till varu-/tjänsteleverantören.
Fråga 123: Vad avses med ”förmedlas manuellt”?
Svar: Då Beställare förmedlar informationen till Varu-/tjänsteleverantör utan användning av E-handelstjänst, exempelvis via telefon.
1.54 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-05.05.01
Fråga 89: Avser fritexten (informationstexten) att informationen anges på radnivå?
Svar: Ja, informationen ska anges för respektive konteringsrad som genereras.
Fråga 90: Avses orderbekräftelse eller prislista?
Svar: Orderbekräftelse vilket framgår av avsnittet där kravet finns.
1.55 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.01.01
Fråga 91: Är avsikten att det ska skapas en Beställning som refererar till inleve- ransen eller ska det vara möjligt att göra en inleverans utan referens till en Beställ- ning?
Svar: Varor som inlevereras kan i vissa situationer sakna en Beställning i E- handelstjänsten, exempelvis när köp har gjorts utan att någon Beställning av pro- dukter registrerats. Inleverans av dessa produkter ska också kunna göras i E- handelstjänsten. Om av Leverantör vald lösning medför att en Beställning skapas i samband med inleverans står detta inte i strid med kravet.
1.56 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.02.09
Fråga 124: Vad avser ESV med artikelrad?
Svar: Vad som avses med artikelrad (kan benämnas enbart rad) framgår av de standarder redovisade i bilaga 7 som ingår som en del av ESV:s förfrågningsun- derlag.
1.57 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.05.02
Fråga 49: Är avsikten att inleverans ska attesteras?
Svar: Kravet innebär att endast behöriga användare har rätt att registrera och skapa leveransgodkännanden. Det ska alltså gå att skapa regler för vilka som har rättig- heter.
1.58 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.05.03
Fråga 50: Vad avses med toleransnivåer?
Svar: Toleransnivåer avser exempelvis hur mycket en leverad kvantitet får avvika från den beställda kvantiteten.
1.59 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.07.01
Fråga 92: Är det matchning mellan de angivna elektroniska dokumenten som avses i kravet?
Svar: Vid registrering av inlevererade varor ska avstämning kunna göras utifrån vad som beställts och bekräftats samt kunna kontrolleras gentemot en elektronisk Leveransavisering om sådan används.
1.60 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-06.08.01
Fråga 51: Ska det vara möjligt att förhindra att en faktura automatiskt betalas om godkänd inleverans saknas?
Svar: Ja.
1.61 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.01.02
Fråga 93: Vad avses med beställarreferens?
Svar: Kravet avser den referens som används för att styra en E-faktura i E- handelstjänsten till Beställaren. Exempelvis har Svefakturan möjlighet att ha en eller två beställarreferenser. Vid vissa köp används endast en referens medan båda används i andra sammanhang. Se även krav 4.5.7.1 som beskriver olika flöden för hantering och kontroll av fakturor. Svefakturas handledning beskriver också hante- ringen kring beställarreferenser.
1.62 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.01.06
Fråga 52: Vilken typ av Behandlingsregler ska kunna förändras?
Svar: Se definition av Behandlingsregler.
1.63 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.01.20
Fråga 94: Kan ett exempel lämnas på när situationen kan inträffa?
Svar: Exempelvis vid Fritextbeställningar kan det förekomma kvalitetsbrister i informationen som leder till detta.
1.64 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.01.21
Fråga 95: Vad avses med datum i detta sammanhang - gäller det endast vid perio- disk fakturering?
Svar: Ja, det avser periodiska fakturor.
1.65 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.03.01
Fråga 96: Innebär kravet att det ska vara möjligt att bokföra i E-handelstjänsten?
Svar: Bokföring görs i ekonomisystemet, men E-handelstjänsten skapar bokfö- ringstransaktioner som överförs till ekonomisystem, exempelvis vid ankomstregi- strering, definitivbokföring och makulering.
1.66 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.03.07
Fråga 97: Ska det gå att få konteringsförslag utifrån produktinformation (såsom artikelnummer) i en periodisk E-faktura?
Svar: Ja.
1.67 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.03.17
Fråga 54: Kan ESV förtydliga detta krav?
Svar: Xxxxxx avser hantering av fakturor vid kontering.
1.68 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.03.31
Fråga 125: Innebär kravet att betalningsgodkännandet ska göras i E- handelstjänsten?
Svar: Nej.
1.69 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.05.02
Fråga 126: Ska skannade fakturor kunna matchas på radnivå?
Svar: Framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 4.5.7.1, Fakturakontroll.
1.70 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.05.10
Fråga 99: Ska det gå att ange att en faktura ska kontrolleras manuellt för respek- tive Beställning eller för alla fakturor från en viss varu-/tjänsteleverantör.
Svar: Det kan antingen anges för en viss varu-/tjänsteleverantör eller för respektive Beställning.
1.71 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.07.03
Fråga 55: Vad avses med begreppet kvantitetsvillkor?
Svar: Vid kontroll av periodiska fakturor ska det vara möjligt att kontrollera den fakturerade kvantiteten mot uppsatta villkor för hur stor respektive liten kvantitet som tillåts.
1.72 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-07.07.04
Fråga 152: Vad avses med ”faktureringsobjektets gränsvärde”?
Svar: Det ska gå att kontrollera faktura utifrån förutbestämt belopp som satts upp för det fakturerade objektet. Se även krav A-07.04.04.
1.73 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav A-09.01.09
Fråga 57: Uppfylls kravet om data görs tillgängligt i exempelvis csv-format eller Excel?
Svar: Ja.
1.74 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav B-01.01.04
Fråga 58: Vad avses med ändring av produktinformation (artikelbenämningar mm)?
Svar: Vid inläsning av produktkatalog ska det finnas möjlighet att kontrollera att inte produktnamn ändrats från en prislista till nästa.
1.75 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav B-01.01.06
Fråga 100: Avses den ursprungliga versionen av filen eller de uppgifter som förändras?
Svar: Det ska gå att återskapa den ursprungliga versionen av Produktkatalog.
1.76 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav B-01.01.16
Fråga 101: Kan knytning till konto göras via UN/SPSC-kod?
Svar: Produkter utan UN/SPSC-kod ska också gå att knytas till konto.
1.77 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav B-01.01.18
Fråga 102: Vad avses med produktrelaterad information?
Svar: Med produktrelaterad information avses uppgifter såsom (i förekommande fall) namn, varumärke, artikelbeskrivning, produktklassificering, produkttyp och eventuella nyckelord.
1.78 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav C-01.01.07
Fråga 103: Är det tillräckligt att varu-/tjänsteleverantör kan ange detta i fritext eller är det annan funktionalitet som avses?
Svar: Varu-/tjänsteleverantör ska kunna välja samverkansprocess t ex Produktkata- log, Order och faktura eller endast faktura.
1.79 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav C-01.01.08
Fråga 127: Vad avses med annan ”nödvändig basinformation”?
Svar: Exempelvis organisationsnummer, momsregistreringsnummer, kontonum- mer.
1.80 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav C-01.01.20
Fråga 128: Behöver SFTI-scenarier användas i Leverantörsportalen?
Svar: Nej.
1.81 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.07
Fråga 129: Vad är skillnaden på att skicka och ta emot satsvis kontra individuellt?
Svar: Med satsvis avses att fler än ett elektroniskt dokument överförs i en försän- delse, exempelvis med SFTI Transportprofil Bas eller i en fil med FTP. Då ett elektroniskt dokument skickas individuellt innebär det att endast ett elektroniskt dokument översänds i en försändelse.
1.82 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.10
Fråga 130: Kan en Myndighet använda flera Samverkansprocesser för en och samma varu-/tjänsteleverantör?
Svar: Ja.
1.83 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.16
Fråga 59: Vad avses med kravet?
Svar: Xxxxxx avser stöd för protokollet ”Light Weight Message Exchange Profile”. Mer information om detta finns på xxxx://xxx.xxxxxx.xx.
Fråga 104: Kommer det finnas någon infrastruktur att koppla upp sig mot?
Svar: Sverige deltar i PEPPOL projektet. Läs mera på xxx.xxxxxx.xx.
1.84 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.29
Fråga 131: Är det Leverantör eller Myndighet som ansvarar för inregistrering av uppgifter i det interna registret?
Svar: Myndighet. Myndighet har dock möjlighet att anlita Leverantör för denna arbetsuppgift. I sådant fall kommer den att ingå som en del av den förnyade kon- kurrensutsättningen enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 10.2, efterfrågade tjäns- ter.
1.85 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.33
Fråga 132: Är det att betrakta som en förändring i det elektroniska dokumentets informationsinnehåll om SFTI Tekniskt Kuvert eller SOAP-kuvert tas bort?
Svar: Nej.
1.86 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.38
Fråga 133: I kravet anges att Leverantör ska tillhandahålla ett gränssnitt ”för återsökning och visning av elektroniska dokument i originalformat”. Innebär kravet att Myndighet ska ha tillgång till gränssnittet och själva kunna utföra återsökning och visning, eller att sådan återsökning och visning ska utföras av leverantören på myndighetens beställning?
Svar: Det i kravet beskrivna gränssnitt för återsökning ingår i E-handelstjänsten vilket innebär att Leverantör inte erhåller tillkommande betalning för sådana sök- ning. Om Leverantör utför återsökning har Leverantör rätt att debitera ersättning enligt avsnitt 5.1, Återsökning av dokument, i bilaga 5, Prislista. Notera att vid återsökning av pappersfakturor är 2 promille av årsvolymen för leverantörsfakturor inkluderad i E-handelstjänsten enligt krav E-01.01.13.
1.87 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.39
Fråga 60: Var anges priset för kundspecifik konverterare?
Svar: I det fall Myndighet har behov av kundspecifik konverterare kommer den att ingå i den förnyade konkurrensutsättningen.
1.88 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav D-01.01.53
Fråga 134: Vad avses med att utväxlingsloggar ska finnas sammanställda så att sökning kan ske?
Svar: Om uppgifter om utväxling av elektroniska dokument loggas i olika loggar, ska det vara möjligt att söka i en sammanställning av dessa.
1.89 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-01.01.01
Fråga 135: Kravet anger att Support av E-handelstjänsten ska hanteras av en gemensam funktion. Avses här en gemensam organisation, gemensamt system, gemensam process eller en kombination av ovanstående?
Svar: I kravspecifikationen avsnitt E-01 redogörs för ESV:s krav på Support. I förfrågningsunderlagets avsnitt 3, Krav på Leverantör återfinns de krav på resurser, kompetens och erfarenhet som ställs på den Leverantör som ska utföra uppdraget. Av kraven framgår att Leverantör ska ha erfarenhet av att utföra uppdrag av den art som ESV:s upphandling omfattar, vilket bland annat innebär att Leverantör ska inneha en funktion för support samt ha tillgång till personal med erforderlig kun- skap inom detta sakområde.
I likhet med huvudparten av de krav som förfrågningsunderlaget innehåller är kraven på Support därmed funktionellt uttryckta. Detta gör det möjligt för Leveran- tör att välja den lösning som Leverantör anser bäst tillgodoser de behov som kra- ven anger. Leverantören väljer därmed, utifrån sin professionella kunskap om sakområdet och baserat på de krav som ESV har angivit i förfrågningsunderlaget, hur man organisatoriskt, systemmässigt och processmässigt vill utforma verksam- het som utför de tjänster som ingår i E-handelstjänsten.
1.90 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-01.01.06
Fråga 136: Är det korrekt uppfattat att det inte finns ett krav med beteckningen E- 01.01.06?
Svar: Ja.
1.91 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-01.01.12
Fråga 106: Har vi som Leverantör rätt att ställa krav på viss kompetens på de behöriga personer som har rätt att anmäla Fel till supporten?
Svar: Nej. I Leverantörs åtagande ingår att tillhandahålla den information och det stöd som utsedda personer har behov av för att på bästa sätt möta Leverantörs rutiner för support och kontakter med kunderna.
1.92 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-02.01.04
Fråga 137: Om Leverantör och Myndighet har olika uppfattning om klassificering av ett fel, hur hanteras denna fråga?
Svar: I det fall Leverantör och Myndighet som slutit ett Avropsavtal skulle bli oense i en fråga som berör i Avropsavtal avtalat åtagande, ska detta i första hand överlämnas till parternas Avropsavtalsansvariga (förfrågningsunderlagets avsnitt 11.7). Om dessa inte blir överens ska frågan överlämnas till ramavtalsansvariga personer enligt ramavtalets avsnitt 5.11. Om dessa inte kan lösa frågeställningen tillämpas ramavtalets villkor för hantering av tvister i ramavtalets avsnitt 5.37.
1.93 Avsnitt Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-02.01.11
Fråga 107: Avses samtliga anrop, dvs. även framtagning av statistik och rappor- ter?
Svar: Ja.
1.94 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-02.01.20
Fråga 108: Ingår även driftstopp på grund av uppdateringar av nya versioner av E- handelstjänsten?
Svar: Ja, om dessa påverkar tillgängligheten i Partsintegration.
1.95 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav E-03.01.07
Fråga 109: Kan Leverantör få ersättning för avhjälpande av Fel som inte orsakats av Leverantör och som inte ingår i Leverantörens åtagande enligt ramavtal och tecknat Avropsavtal men där vi medverkar för att underlätta felavhjälpning till antingen Myndighet eller dennes varu-/tjänsteleverantör?
Svar: Åtagande enligt E-03.01.07 och E-03.01.08 ska inkluderas i ersättningen för E-handelstjänsten. Se även ramavtalets avsnitt 5.21, Instruktion för samtrafik, sista stycket.
1.96 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-01.01.02
Fråga 61: Gäller kravet oavsett plattform, t ex PC eller Mac?
Svar: Ja. Notera att kravet anger att det ska vara möjligt. Det kan dock finnas sakliga skäl, utanför Leverantörs påverkan, som gör att vissa plattformsalternativ inte bör användas.
1.97 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-02.01.01
Fråga 110: Hur skall Räkenskapsinformationen överföras till arkiveringssystem?
Svar: Kravet är uttryckt ”Det går att överföra Räkenskapsinformation till separat arkiveringssystem.” Kravet är uttryckt i funktionella termer vilket innebär att Leverantör har möjlighet att välja det tekniska lösning som Leverantören anser bäst tillmötesgår det behov som kravet ska tillgodose. ESV är införstått med att det är möjligt att lösa kravet på flera olika sätt och att den av Leverantör valda lösningen kan vara beroende av hur andra funktioner har utformats. ESV kan av denna orsak inte att lämna några förslag till hur ställda funktionella krav tekniskt ska utformas utan överlämnar dessa val till Leverantören och av dem anlitade experter inom berörda teknikområden.
1.98 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-02.01.02
Fråga 138: Vad avses med och vem beslutar om gallring?
Svar: Se begreppet Gallring i förfrågningsunderlagets avsnitt 7, Definitioner. Kravet efterfrågar därmed en beskrivning av hur funktioner för Gallring av Myn- dighet tillhörig information utformats.
1.99 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-04.01.14
Fråga 139: Skall återläsningstester avse backuper för hela E-handelstjänsten?
Svar: Ja.
1.100 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-08.01.02
Fråga 140: Behöver behörighetsfunktionen styra tillgång till E-handelstjänsten alla delar, dvs. inklusive optionerna?
Svar: Skanningstjänst och Printtjänst kan ha egna behörighetsfunktioner.
1.101 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-08.01.03
Fråga 141: Har ESV definierat innebörden av begreppet användargrupp?
Svar: Av texten i kravet framgår att begreppet avser grupper av Användare. Av redovisningen i förfrågningsunderlagets avsnitt 7, Definitioner, framgår att i för- frågningsunderlaget definierade begrepp avser för upphandlingen specifika be- grepp. I inledningen av avsnitt 7 redovisas även tillvägagångssätt för tolkning av övriga ord i det fall det uppstår osäkerhet om ordets innebörd.
1.102 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-08.01.10
Fråga 142: Vad avses med begreppet produkttyp?
Svar: Se krav A-02.01.12, som behandlar strukturen för produktklassificering.
1.103 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-09.02.03
Fråga 143: I kravtexten anges ordet ”autentisering” med versal begynnelsebokstav men vi återfinner inte begreppet i avsnitt 7, Definitioner. Vilken innebörd har begreppet?
Svar: Med autentisering avses den allmänt vedertagna betydelsen, dvs. kontroll av uppgiven identitet, t.ex. vid inloggning.
1.104 Bilaga 4, Kravspecifikation, Krav F-10.01.06
Fråga 144: Vad innefattas i begreppet övervakningssystem?
Svar: De rutiner, program och systemkomponenter som Leverantör använder för att övervaka E-handelstjänsten enligt de krav som anges i kravspecifikationens avsnitt F-10.
1.105 Bilaga 5, Mall för prislista
Fråga 146: Prislistan innehåller inte tjänster för utbildning. Kommer utbildning inte att ingå i ramavtalet?
Svar: Av förfrågningsunderlagets avsnitt 3.7, Personella resurser, framgår att redovisade personer ska kunna genomföra bland annat utbildning. Takpriser för dessa resurser ska redovisas i prislistans avsnitt 4, Konsulttjänster. Om Myndighet har behov av utbildning kan detta därmed komma att inkluderas i förnyad konkur- rensutsättning.
Fråga 147: Priser enligt avsnitt 1 ska avse hela E-handelstjänsten. Är ett Standard- system att anse som en del av E-handelstjänsten även om den placeras innanför Myndighets nätverk?
Svar: Ja.
1.106 Bilaga 5, Mall för prislista, avsnitt 1, E-handelstjänsten
Fråga 148: Volymerna som är prisgrundande avser inkommande leverantörsfaktu- ror. E-handelstjänster ska även stödja partsintegration för utgående kundfakturor inom ramen för lämnat takpris. Det är tänkbart att antalet kundfakturor volymmäss- igt har en annan struktur än inkommande leverantörsfakturor. Vilka volymer kund- fakturor ska priserna baseras på?
Svar: Priserna ska baseras på att antalet kundfakturor högst motsvarar antalet leverantörsfakturor. Skulle en Myndighet ha fler kundfakturor än antalet leveran- törsfakturor kommer denna faktor att innefattas i den förnyade konkurrensutsätt- ningen.
1.107 Bilaga 5, Mall för prislista, avsnitt 3, Integration mot Myndig- hets ekonomisystem
Fråga 62: Prislistan anger att ett takpris för integration med myndighetens ekono- misystem, inklusive drift och förvaltning, ska lämnas. Är takpriset per engångsin- stallation eller per månad?
Svar: Pris ska, vilket framgår av beskrivningen i punkt 3, lämnas som ett takpris som inkluderar samtliga kostnader.
1.108 Bilaga 5, Mall för prislista, avsnitt 5.2, Övriga tjänster
Fråga 150: Ska priser för utskrift av fakturor i Printtjänsten baseras på att utskrift görs enkelsidigt eller dubbelsidigt?
Svar: Leverantören väljer den utskriftsmetod som Leverantören anser lämpligast.
1.109
1.110 Bilaga 5, Mall för prislista, avsnitt 5.2, Övriga tjänster
Fråga 151: Kan ni förtydliga vad som avses med B-porto i avsnitt 5.2, Printtjänst?
Svar: B-porto används traditionellt för att beskriva ett befordringsalternativ där brevet delas ut tre dagar efter inlämningsdagen. Svenska posten använder begrep- pet Ekonomibrev som då märks med ”B” på kuvertet. ESV har i förfrågningsun- derlaget inte ställt krav på att distributionen ska göras genom en viss postdistributör utan Leverantör avgör vilken postdistributör som denne väljer att använda.
3 Krav på Leverantör
Nedan anges de krav som ställs på Leverantör som ska kunna leverera E-handels- tjänsten. Leverantör har möjlighet att anlita Underleverantör för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet enligt detta ramavtal. Underleverantör äger inte rätt att i sin tur anlita Underleverantör för utförande av sina åtaganden.
I det fall Underleverantör ingår i lämnat anbud, ska också nedan efterfrågade redo- visningar lämnas för Underleverantören.
3.1 Anbudsgivande leverantör
Anbud kan lämnas av en juridisk person eller ett konsortium enligt följande alternativ.
A. Leverantören är en juridisk person
B. Leverantören är ett konsortium
Anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kapitlet 11 § XXX lämnas av en grupp juridiska personer som avser att genomföra uppdraget inom ramen för en gemensam organisation. Om anbud från sådan grupp ska kunna antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera samarbetet inom ramen för ett aktiebolag eller i hemlandet motsvarande juridiska form. Ramavtal och Avropsavtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med detta aktiebolag. Konsortiet ska planera bolagsbildningen så att denna kan vara avslutad vid den tidpunkt upphandlingen är avslutad. Leverantören som lämnar anbudet utifrån denna förutsättning ska i anbudet bifoga kopior på civilrättsligt bindande avtal mellan konsortiets parter om att bilda ett ge- mensamt aktiebolag samt att delta i och solidariskt ansvara för genomföran- det av det åtagande som av det ramavtal som sluts till följd av denna upp- handling.
Samtliga juridiska personer i konsortiet ska var för sig uppfylla samtliga krav i avsnitt 3.2 och 3.3. Respektive krav i avsnitt 3.4-3.9 ska uppfyllas i sin helhet av minst en av de juridiska personerna. Det ska i anbudet redovi- sas vilket eller vilka av i konsortiet ingående juridiska personer som uppfyl- ler respektive krav.
3.2 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen
Ett anbud från Leverantör som är föremål för följande omständigheter kommer inte att prövas:
1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott,
2. Bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen