Denna överenskommelse är en specifikation av krav på kontrollprogram för bilverkstäder som servar och reparerar person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt husbilar klass II upp till 5 ton
2017-12
Denna överenskommelse är en specifikation av krav på kontrollprogram för bilverkstäder som servar och reparerar person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt husbilar klass II upp till 5 ton
Inledning
Godkänd Bilverkstad (GBV) har Motorbranschens riks- förbund (MRF) och Sveriges fordonsverkstäders fören- ing (SFVF) sammanställt för att säkerställa kvalitet och fackmässighet för bilverkstäder. Överenskommelsen har tagits fram i samråd med Konsumentverket (KoV), och är ett hjälpmedel för att utföra fackmässiga service- arbeten och reparationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Grundförutsättningen är att företaget/verksta- den följer gällande lagstiftning. Branschöverenskom- melsen Verkstadens Reparationsvillkor ska efterföljas. Syftet är att erhålla en hög anslutningsgrad och God- känd Bilverkstad är frivillig och öppen för alla bilverk- städer. Enligt MRF:s och SFVF:s medlemsförbindelser ska de medlemmar som har bilverkstad i företaget vara ansluten till GBV eller ett likvärdigt kvalitetssystem.
Dokumentet
Godkänd Bilverkstad ska fungera som stöd och rikt- linjer för att driva bilverkstad, att lättare förstå och ha ordning på lagar och regler. Dokumentet kan vara ett
verktyg som förenklar och tydliggör verksamhetens mål att planera och utveckla sin verksamhet. Förde- larna är många; ordning på ekonomin, kännedom om arbetsgivaransvaret vid anställningar, ha kunskapen samlad gällande arbetsmiljöregler och bra ordning på rutiner. Tryggheten att kunna ta emot kontroller från myndigheter, generalagent och eventuella samar- betspartners. Framför allt så hjälper detta dokument kunden att känna trygghet och känslan att kunna lita på en verkstad som har intyget Godkänd Bilverkstad.
Överenskommelsen, kontrollmanual och övrig information
Finns tillgängliga hos båda branschorganisationerna, Motorbranschens riksförbund och Sveriges Fordons- verkstäders förening. De ansvarar för uppdateringar. Broschyr finns i portalen xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Tillverkarens anvisningar
Verkstaden ska kunna uppvisa tillgång till fordontill- verkarnas aktuella publicerade service- och repara- tionsanvisningar.
Årlig kontroll och avtal med tredjeparts- kontrollant (3PK)
Verkstaden ska avtala med valfri opartisk tredjeparts- kontrollant (3PK) som utför minst en annonserad kontroll årligen. 3PK åläggs att hantera avvikelser och handlingsplan till verkstaden. 3PK ska rapportera
information om verkstaden är godkänd/godkänd med handlingsplan elle icke godkänd till MRF och SFVF, efter utförd årlig kontroll. 3PK ska uppfylla krav enligt av branschen framtagen kravspecifikation på stick- prov, kunskapskontroll enligt mallen i detta dokument och årlig kontroll. Oannonserade stickprov ska utföras minst två gånger per tekniker och år. Vid den årliga kontrollen ska ytterligare fem stickprov på kundfaktu- ror kontrolleras på arbeten som är utförda av specifik tekniker, för att säkerställa att kunskapen hos tek- nikern stämmer överens med den ifyllda personliga kunskapsmallen. 3PK ska uppfylla krav enligt nedan i detta dokument, och kunna utföra årlig kontroll och/ eller stickprov. Egenkontroll och dokumentation på nedanstående ska skriftligen kunna uppvisas av 3PK till MRF och SFVF. MRF eller SFVF utfärdar ett skriftligt godkännade för att 3PK ska kunna utföra årlig kontroll och/eller stickprov enligt detta dokument.
Kravspec för 3PK
1 Kontrollorganet ska uppfylla kraven för kontroll, enligt dokumentet Godkänd bilverkstad (GBV).
2 3PK ska vara opartisk och självständig i förhållande till den verkstad som ska kontrolleras.
3 3PK ska inte väsentligt ha bidragit till de förhållan- den som ska kontrolleras.
4 3PK ska inte vara verksam eller anställd inom verk- staden, eller dess organisation.
5 3PK eller dennes närstående, ska inte antas ha nytta eller lida skada av innehållet eller resultatet av kon- trollen av verkstaden.
6 Vid avvikelse (max 7 avvikelser) ska åtgärdsplan begäras av 3PK från verkstaden med krav på genom- förande, och redovisning till kontrollorganet av åtgärd inom 6 månader från kontrolldatum.
7 Kontrollresultat ska anges som underkänt vid/om:
7.1 avvikelse på 8 eller fler kontrollpunkter.
7.2 avvikelse på kontrollpunkt 4.2 eller 8.1 enligt kra- ven i detta dokument (GBV).
7.3 avvikelse inte är åtgärdad vid uppföljande kon- troll (efter genomförd åtgärdsplan).
8 Vid godkänt resultat ska intyg utfärdas.
9 Kontrollorganets årliga kontrollbesök ska anmälas till verkstaden minst två veckor före planerat besök. Undantag ska gälla stickprovskontroller enligt punkt
8.1 i kravspecifikationen.
Information om godkända verkstäder Konsument ska kunna länkas via KoV:s webbplats till branschorganisationerna om vilken verkstad som är godkänd eller under handlingsplan. God- kända verkstäder redovisas på SFVF:s och MRF:s webbplats xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Hur får verkstaden intyget, giltighetstid och återkallelse?
När samtliga krav enligt detta dokument är utförda av verkstaden kontaktar densamma ett kontroll-fö- retag (3PK). Efter en utförd årlig kontroll rapporte- rar 3PK resultatet till MRF/SFVF. Om verkstaden är godkänd enligt detta dokument skickar MRF/SFVF ett intyg till verkstaden som visar att den uppfyller kraven för Godkänd Bilverkstad. Intyget gäller i ett år. 3PK bokar en ny kontroll igen max tolv månader efter första kontrollen, detta ska sedan fortsätta med samma intervall. Om verkstaden får anmärk- ning med handlingsplan, upprättas en handlings- plan som ska kontrolleras inom sex månader. Om verkstaden inte godkänns efter det ska 3PK rappor- tera detta till MRF/SFVF, och intyget kommer då att återkallas av MRF/SFVF. 3PK ansvarar för intygets giltighet och redovisar detta för MRF eller SFVF.
Förslag på hjälpdokument för verksamheten Ledningssystem/standarder/hjälpmedel som rekommenderas utöver dessa riktlinjer är:
- ISO 9001 för kvalitet
- ISO 14001 för miljö
- OHSAS 18001 för arbetsmiljö
- FR 2000
- MRF XXX
- Eget dokumenterat ledningssystem
- Egen befattningsbeskrivning
- Extern leverantör av kvalitetssystem, avvikelsesystem, dokumentation etcetera
Kravspecifikation samt klargörande för kontroll Länksamling:
xxx.xxx.xx xxx.xxxx.xx xxx.xx.xx xxx.xxx.xx xxx.xx0000.xx xxx.xxxxx.xx xxx.xxx.xx xxx.xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxx.xxx xxx.xxxxxx.xx
1. Kvalitetsledningssystem.
SYFTE - att upptäcka fel och rätta till dem. Säkerställa
att verkstadens kvalitetsnivå successivt höjs.
Kravpunkter.
1.1
Avvikelsehantering.
Strukturerat sätt att identifiera och dokumentera avvikelser med orsak, åtgärd och uppfölj- ning. Avvikelser baserade på kundklagomål, egen och extern kontroll av verksamheten.
Dokumenterad hantering av:
• Handlingsplaner
• Uppföljning
• Revidering och information
till berörda
1.2
Förbättringsarbete.
Strukturerat sätt att hantera för- slag till förbättring från alla delar av verksamheten.
Dokumenterad hantering av handlingsplaner, uppföljning och information till berörda.
1.3
Verkstadsledningens genomgång.
Systematiskt sätt att följa upp och dokumentera verksamhetens kvalitetsutveckling. Det ska göras minst 4 gånger per år. Informatio- nen ska ut till alla led. Ledningens
genomgång och skapande av hand- lingsplan, regelbundna möten med personal ska protokollföras.
Dokumenterad hantering av:
• Genomgång av avvikelsehantering
• Genomgång av förbättringsarbete
• Avstämning av kvalitetsmålen
2 Organisation.
SYFTE - Säkerställa att verksta- den täcker serviceprocessen av- seende; kundkrav, övriga krav och att varje funktion förstås.
Kravpunkter.
2.1
Organisationsplan.
Tydliggörande av organisation och ledning för att beskriva vem som gör vad och hur samtliga funktio- ner samverkar med varandra.
Organisationsplanen ska vara dokumenterad och definiera både roller och funktioner. Varje an- ställd ska tilldelas en befattnings- beskrivning.
2.2
Ansvar och befogenhet.
En medarbetares ansvar måste kopplas till medarbetarens be- fogenheter, dvs rätt att vidta de åtgärder som krävs för att kunna ta ansvaret.
Befattningsbeskrivning ska under- tecknas av chef och medarbetare. Densamma ska innehålla ansvar, befogenheter, begränsningar, er- sättare och uppgifter som innehål- ler delegering t.ex. delegering av arbetsmiljöansvar.
Uppföljning med handlingsplan.
Klargörande för kontroll.
Verkstadens förberedelser.
Ja.
Ja.
Ja.
Rutinbeskrivning avvikelsehantering. Granska rutin.
Granska att rutinen efterlevs. Visuell kontroll av dokumentation.
Om handlingsplan är nödvändig ska 3PK ställa krav att en sådan upprättas av verk- staden. 3PK följer upp med ny kontroll.
Rutinbeskrivning förbättringsarbete. Granska rutin.
Granska att rutinen efterlevs. Visuell kontroll av dokumentation.
Förbered din verkstad för en kontroll, förvara all dokumen- tation i pärmar i ett skåp eller mappar elektroniskt.
3PK följer upp och bestämmer nytt revisonsdatum.
Planera och genomför minst 4 möten som ska protokollföras.
Uppföljning med handlingsplan.
Ja.
Ja.
Klargörande för kontroll.
Enligt kravpunkt. Visuell kontroll av dokumentation.
Enligt kravpunkt, befattnings- beskrivningar ska finnas. Visuell kontroll av dokumentation.
Verkstadens förberedelser.
Upprätta en organisations- plan inklusive befattnings- beskrivningar.
Se ovan.
3 Avtal.
SYFTE - verkstaden ska ha kunskap och kontroll på avtal som berör och påverkar verksamheten.
Kravpunkter.
3.1
Åtagande enligt befintliga avtal som bidrar till arbete på objektet.
Ledningen/verkstadsansvaring ska ha kunskap om vilka ingångna avtal som finns. Till exempel känna till: återvinningsavtal, ren- hållningsavtal, leverantörsavtal, däckavtal, samarbetsavtal etc.
Avtal ska finnas upprättade. Avta- len ska inkludera organisations- nummer.
4 Lagar och föreskriker.
SYFTE - verkstaden ska känna till och uppfylla lagkrav som be- rör verksamheten. Verkstaden ska följa beslut i ARN.
Kravpunkter.
4.1
Företaget ska följa de krav som finns för arbetsgivare och för verksamheten.
Företaget ska kunna visa att de lever upp till kraven.
• Arbetsgivaransvar
• Arbetsmiljölagen
Verkstaden ska känna till, tillämpa och kunna uppvisa för 3PK nedan- stående lagkrav för arbetsgivare:
• Arbetsgivaransvar
• Dokumenterad skyddsrond,
minst 4 ggr/år
• SAM, Systematiskt arbetsmiljö-
arbete
• Systematiskt brandskydd.
• Det ska finnas en dokumenterad
arbetsmiljöpolicy
4.2
Tillämpning av ARN.
Företaget ska följa beslut i ARN.
Gäller pågående ärenden och 2 år bakåt i tiden.
5 Skatter.
SYFTE - kunna dokumentera en sund verksamhet.
Kravpunkter.
5.1
Dokumentation.
Företaget ska vara registrerat hos Bolagsverket.
Företaget ska uppvisa registre- ringsbevis och F-skattsedel.
Uppföljning med handlingsplan.
Klargörande för kontroll.
Verkstadens förberedelser.
Ja.
Tillgång till avtalsinformation på anlägg- ningsnivå. (Avtalspärm, servermapp)
Förbered en avtalspärm/mapp.
Uppföljning med handlingsplan.
Klargörande för kontroll.
Verkstadens förberedelser.
Ja.
Kontroll av att företaget känner till kraven och hur de lever upp till dem. 3PK granskar all dokumentation enligt kravpunkterna.
Upprätta en pärm/mapp med information från berörda myndigheter, innehållande intyg, krav och dokument som visar att verkstaden uppfyller kraven. Mer information via länksamling på sid 1.
Nej, ska uppfyllas.
Granskning om företaget har fällts i ARN, 3PK kontrollerar den senast publicerade ”Svarta listan” från tidningen Råd och Rön, och undersöker om verkstaden finns med på listan. Xxxxx även information på xxx.xxxxxx.xx.
Finns inte verkstaden med på listan är den OK.
Uppföljning med handlingsplan.
Klargörande för kontroll.
Verkstadens förberedelser.
Ja.
Kontroll av dokumentation.
Förbered registreringsintyg och F- skatteintyg från Bolagsverket.
6
6.1
Personal.
Kunskap och färdighet, mini- mikrav för Tekniker.
SYFTE - verkstadsledningen ska säkerställa att personalen har kun- skapen att uppföra service och re- parationer på ett fackmässigt sätt.
Företaget ansvarar för att den som till- delas en arbetsuppgift har kunskap och färdighet att uföra arbetet på ett fackmäs- sigt sätt. Kunskap och färdighet bokförs i en kunskapsmall inom företaget Utbildning:
• All utbildning redovisas i en
kunskapsmall.
• Utbildningen kan ske internt och
externt.
• Utbildningsplan ska upprättas, utbilda personalen enligt planen. 1 utbildningsdag = 6 timmmar. Ska dokumenteras med innehåll och deltagare.
• Utbildningarna ska gälla fordonsteknik.
• Verkstaden ska kunna uppvisa kunskap, kompetens eller utbildning för de arbeten som utförs på fordon enligt detta dokument på generella reparationer och/eller special- kompetens:
Generella reparationer:
- Service och underhåll
- Fram/bakvagnsupphängning, hjulinställning
- Bromsar
- Koppling inkl manövrering
- Batteri och generator
- Luftkonditionering
- Motor, kylsystem, vattenpump kam- rem- eller kamkedjetransmission, topplock
- Enklare rep av elsystem, ej Canbus. Xxx- Xxxxxxx, Most, ByteFlight
Specialkompetens exempelvis:
- felsökning/rep system i Canbus-, Lin-, Flex-ray, Mostmiljö och eller ByteFlight
- felsökning/rep motorstyrning, bränsle- och gassystem
- felsökning/rep el i hybrid/laddhybrid eller elbilar
Märkesutbildningar:
- Bränslesystem
- Motorstyrning
- El, Canbus, etcetera.
Kravpunkter.
Utbildningsintyg från gymnasieskolans Fordonsprogram, eller kommunal yrkes- utbildning för gymnasieskolans for- donsprogram 40 veckor. Personalen ska tillsammans ha minst 5 års dokumente- rad yrkeserfarenhet av service och repa- rationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Yrkeserfarenhe- ten ska vara från bilverkstäder.
Dokumentation på individnivå: Intyg från generalagent, utbildningsportal, erfa- renhet, diplom, betyg, certifiering etc.
Saknas dokument intygar arbetsgivaren skriftligt att kompetens finns per individ. Utbildningar ska gälla teknisk fordons- utbildning. Utbildningen kan ske internt och externt. Samtliga utbildningar ska dokumenteras. Om en eller flera utbild- ningar har skett internt ska personen/ personerna som utfört internutbild- ningen/internutbildningarna kunna visa upp att samma person har gått den/de aktuella externa utbildningen/utbild- ningarna med godkänt betyg.
• Verkstaden ska ha identifierat och dokumenterat vilken kompetensnivå som varje medarbetare innehar. Detta ska redovisas i en kunskapsmall.
• Verkstaden ska uppvisa en ifylld
kunskapsmall för varje tekniker, som ska kunna uppvisas vid årlig kontroll.
• Vid årlig kontroll utförs fakturakontroll på utförda arbeten för att se att teknikerns kunskap stämmer överens med kunskapsmallen.
• 5 fakturakontroller per tekniker ska
utföras på avslutade arbeten, max 25 per verkstad.
• Verkstaden ska enkelt kunna uppvisa fakturor som visar vilka eller vilken tekni- ker som har utfört arbetet på fakturan.
• 3PK väljer 5 fakturor, max 12 månader
gamla.
• Verkstaden ska tydligt kunna redogöra för vilka produkter och tjänster som de erbjuder sina kunder.
Uppföljning med handlingsplan.
Ja.
Klargörande för kontroll.
Kontrollera antalet genomförda utbild- ningsdagar samt kompetenser. Kontroll av dokumentation på genomförda och planerade utbildningar. Kontroll av kun- skapsmall. Gäller under ett kalenderår.
Kontroll av utbildning enligt ”Kravpunkter” Generella reparationer, dokumenterad utbildning/intyg ska kunna uppvisas. Ett av nedanstående intyg ska finnas per tekni- ker.
- Gymnasieskolans fordonsprogram
- Kommunal eller motsvarande yrkes- utbildning minimum 40 veckor
- Om utbildningsintyg saknas ska ovanstå- ende kompetens styrkas skriftligen på in- dividnivå från verkstadschef/verkstadsä-
gare.
Specialkompetens, dokumenterad utbild- ning/intyg ska kunna uppvisas i form av:
- Grundläggande el steg 1
- El steg 2, Canbus-, Lin-, Flex-ray, Mostsystem eller ByteFlight
- Motorstyrning bensin bas 1 dag
- Motorstyrning bensin påbyggnad 1 dag
- Motorstyrning diesel bas 1 dag
- Motorstyrning diesel påbyggnad 1 dag
- Elbilar, hybrid- och laddhybridbilar
Märkesutbildningar
- Bränslesystem
- Motorstyrning
- El, Canbus, etcetera.
- Minimum 2 dagars kurs per år och tekniker för utbildning under specialkompetens, då kan teknikern jobba med alla märken. Alternativt minimum 1 dags utbildning per tekniker/år/märke om teknikern endast jobbar med specifikt märke.
- Om verkstaden kan uppvisa en kunskaps- mall som visar mer än 5 dagars utbildning per år och tekniker behövs inga stickprov.
Det vill säga:
Kontrollera vilka typer av tjänster verksta- den erbjuder, stickprov enligt ”Kravpunkter” ska stämma överens med kunskapsmall.
Exempel på godkända utbildare är; General- agenten, Training Partner, Pro Meister, etcetera.
Verkstadens förberedelser.
Upprätta en utbildningsplan per anställd och bokför det
i en kunskapsmall. Obser- vera att internutbildning ska redovisas. Redovisa samtliga krav och dokumentera dem
i pärmar/mappar. Observera att arbetsgivare intygar per- sonligen för kompetensen av personalen.
6.2
6.3
Policyregler, etik och moral.
Personalliggare, inget lagkrav förrän 2019-01-01. Ska ej kontrolleras för närvarande.
Företaget ska ha ett dokumenterat regelverk hur företaget och perso- nalen förhåller sig till etik och moral i alla sammanhang. Det ska doku- menteras hur och när användandet av publika medier på arbetstid ska/ får ske. Ledningen ska säkerställa att könsrelaterade diskrimineringar ej förekommer. I dokumentet ska det framgå var gränsen går att använda sig av företagets namn i sociala medier i och utanför arbets- tid. Branschen rekommenderar att privata telefoner endast används på raster och icke arbetstid.
I personalliggaren ska de personer som är anställda på verkstaden skrivas in. Även praktikanter och personal från bemanningsföretag ska skrivas in.
Dokumenterad hantering av policy- regler, uppföljning och information till berörda. Policyregler ska vara undertecknade på individnivå.
Personalliggaren ska kunna redo- visas på papper eller digitalt.
7
7.1
7.2
7.3
Försäkring, teknisk information och rutiner.
Företagsförsäkring för lokaler och verksamhet.
Lokaler, utrustning och verktyg. Ac-arbete samt aktuella certifikat.
System för hantering av arbetsorder och fakturering.
SYFTE - företagsförsäkringen visar att lokalerna är ändamåls- enliga. Verkstaden ska kunna visa att de använder rätt verk- tyg har rutiner som säkerställer god kvalitet i hela service- och reparationsprocessen.
Företagsförsäkringen ska vara komplett innehållande bland an- nat egendoms- och ansvarsskydd för verksamheten bilverkstad.
Lokaler och utrustning ska vara avsedda för verksamheten bilverk- stad för att kunna utföra fackmäs- siga reparationer. Om ac-arbeten utförs ska gällande certifikat kunna uppvisas.
DMS- system för faktura och arbetsorderhantering.
Kravpunkter.
Företaget ska visa upp en företags- försäkring som är anpassad för verksamheten bilverkstad.
Verktyg avsedda för verksamheten för att utföra fackmässiga repa- rations- och serviceuppdrag ska kunna uppvisas. Gällande ac-certi- fikat ska kunna uppvisas.
Portar, lyftar och tryckkärl ska kontrolleras enligt gällande lagar. Det ska kunna visas dokument på att momentnycklar och luftpåfyl- lare är godkända och kalibrerade av externt företag, ackrediterat för uppgiften.
Dataprogram avsedda för verk- samheten såsom; Winassist, Infof- lex, ADP, Kobra eller liknande.
Ja.
Ja.
Uppföljning med handlingsplan.
Uppvisa undertecknade policyregler på individnivå. Visuell kontroll av doku- mentation.
Utföra kontroll av personalliggaren mot personalen, samtliga närvarande som arbetar i näringsverksamheten ska fin- nas antecknade i personalliggaren.
Klargörande för kontroll.
Det ska vara enkelt för extern revisor att förstå verskstadens policyregler, och att de efterlevs. Glöm inte att upprätta reglerna i pärm/mapp.
Detta görs från ditt DMS-system, papper och penna går också bra. Det ska vara enkelt för 3PK att kontrollera att närvarande an- ställd personal stämmer överens med dem som är antecknade el- ler instämplade, som närvarande.
Verkstadens förberedelser.
Ja.
Ja.
Verkstaden ska kunna visa upp och känna till företagsförsäkringen.
Kontroll av att verkstaden har tillgång till utrustning och handverktyg för att utföra fackmässiga fordonsreparationer i verksamheten. Finns specialkom- petens inom företaget, till exempel glasbyte, ac-reparation, hjulinställning etcetera ska tillstånd, certifikat, under- håll, kalibreringsintyg ej vara äldre än
2 år. Gällande ac-certifikat ska kunna uppvisas.
Verkstaden ska känna till försäk- ringen och var den finns.
Verkstaden ska kunna uppvisa en samlad dokumentation på kraven.
Ja.
Kontrollera att systemen finns och fungerar.
Verkstaden ska kunna visa upp ett fungerande arbetsorder- och faktureringsprogram.
7.4
Tillgång till teknisk information.
Verkstaden ska kunna visa tillgång till aktuella publicerade repa- rations- och serviceanvisningar framtagna av fordonstillverkarna för de märken som verkstaden jobbar med.
Aktuella publicerade reparations- och serviceanvisningar från fordons- tillverkarna för de märken verksta- den arbetar med ska kunna uppvi- sas.
7.5
Planeringssystem för verkstaden.
Planeringssystemet ska kunna skapa en arbetsorder eller ett kostnadsförslag för att kunna bo- kas i systemet. Systemet ska inne- hålla bilägare och fordonsdata.
Planeringssystemet ska finnas digitalt.
7.6
Inlämning av fordon.
Omfattningen av arbetsuppdraget ska överenskommas med bestäl- lare/kund. Arbetsordern/beställ- ningen ska signeras av beställare/ kund. Om beställare/kund ej är närvarande ska servicerådgivare eller behörig personal notera det- ta på arbetsorder/beställningen.
Arbetsorder ska kunna uppvisas.
7.7
Nyckelhantering med kundkvitto och nyckel- förvaring i låst nyckelskåp.
Nyckelkvitto ska utlämnas till kund i samband med inlämnadet av fordon. Ett digitalt system är också godkänt.
Säkerhetsskåp av minst klass SS 3492 avsett för fordonsnycklar ska kunna visas. Rutin för nyckelhan- tering ska kunna uppvisas.
7.8
Tilläggsarbeten.
Tilläggsarbeten med kostnads- förslag ska godkännas av bestäl- lare/kund. Om beställare/kund ej närvarar signeras tilläggsarbeten (enligt ök med beställare/kund) och tidpunkt av behörig verk- stadspersonal.
Dokumenteras på arbetsorder och faktura.
7.9
Serviceprotokoll, utlämning av fordon.
Verkstaden ska i samband med ut- lämning av fordon redovisa utfört arbete på arbetsorder och faktura, både skriftligt och muntligt, samt i förekommande fall även redovisa serviceprotokollet. På arbetsorder ska det finnas en kryssruta, (eller motsvarande) att fylla i med tex- ten: Muntlig genomgång av utfört arbete med beställaren/kundens signatur. Om beställare/kund inte är närvarade vid utlämnandet av bilen, ska det antecknas på arbets- ordern eller på fakturan.
Anteckna på arbetsorder/faktura att utförda arbeten redovisats muntligt för beställare/kund.
UPPFÖLJNING
KLARGÖRANDE
MED HANDLINGSPLAN FÖR KONTROLL
VERKSTADENS FÖRBEREDELSER
Ja.
Kontroll av tillgången på fordonstillverka- rens aktuella reparations- och service- anvisningar för de märken som verkstaden arbetar med. Verkstaden ska kunna uppvisa att den är registrerad användare och har åtkomst till tillverkaranvisningar för de märken de arbetar med.
Verkstaden ska kunna uppvisa tillgång på Fordonstillverkarens aktuella publicerade repara- tions- och serviceanvisningar.
Ja.
Kontroll av planeringssystemet, doku- menterat, digitalt (DMS system, Word, Excel etc.)
Uppvisa det system som verkstaden använder.
Ja.
Kontroll av arbetsorder/beställning eller liknande dokument.
Verkstaden ska kunna uppvisa signerade arbetsordrar/fakturor på utförda arbeten.
Ja.
Granskning av rutin. Nyckelskåpet ska bestå av minst säkerhetsklass SS 3492.
Verkstaden ska kunna visa sitt säkerhetsklassade nyckelskåp. Upprätta rutin för nyckelhante- ring.
Ja.
Kontroll av arbetsordrar och fakturor.
Verkstaden ska kunna visa arbetsorder/faktura.
Ja.
Kontroll av arbetsordrar och fakturor, samt serviceprotokoll i förekommande fall.
Verkstaden ska kunna visa arbetsorder/faktura.
7.10
7.11
8
Arbetsorder.
Reparationsvillkor personbil.
Kontroll av verksam- hetens aktiviteter.
Hantering av arbetsordrar/be- ställning och fakturering ska ske via dataprogram. Det ska finnas en arbetsorder/beställning
för varje reparationsuppdrag. Service- och/eller reparations- uppdrag kan ha olika start- och avslutsdatum. Service- och/eller reparationsuppdrag ska arkive- ras upp till 7 år.
Senaste utgåvan av bransch- överenskommelsen Verksta- dens reparationsvillkor ska finnas synlig och lättillgänglig för kund.
SYFTE - säkerställa att arbetsuppdragen blir rätt utförda.
Dokumentera arbetsorder/beställning minst i pappersform. Samtliga pro- tokoll från uppmätningar av objektet som utförts ska bifogas arbetsordern/ beställningen.
Verkstaden garanterar att den följer branschöverenskommelsen Verksta- dens reparationsvillkor.
Kravpunkter.
8.1
Stickprovskontroller på utfört arbete.
Xxxxxxx på utförda arbeten eller fordon klara för leve- rans. Minst 2 oannonserade stickprov per mekaniker och år ska utföras av 3PK. Stick- provskontroller kan utföras av egen behörig personal inom reparation (ej utföraren), undantag enmansverkstaden/ enmansföretagaren. Han eller hon ska utföra och dokumen- tera 3 egenkontroller per år, samt 2 externa kontroller ska utföras av avtalad 3PK per år. Om stickprov utförs av egen personal på verkstaden, ska samtliga stickprov redovisas vid den årliga kontrollen till avtalad 3PK.
Resultatet av utförda stickprovskon- troller ska dokumenteras.
Tak; 100 stickprov/år och anläggning.
Formel enligt nedan:
Egna stickprov 3 x antal mekaniker
= antal egenkontroller per år. Externa stickprov 2 x antal mekaniker
= antal externa kontroller per år.
Totalt antal stickprov 5 x antal mekaniker
= totalt antal kontroller per år. Egna (3) stickprov kan även utföras av 3PK.
Verkstaden/anläggningen är skyldig att anlita 3PK, att utföra minst 2 oan- nonserade stickprovskontroller enligt formeln ”Externa stickprov” ovan.
Stickprovskontrollerna ska utföras med samma/liknande innehåll som underlaget ”Kontrollplan stickprov bil”.
8.2
Årlig kontroll av Godkänd Bilverkstad
(Krav på kontrollprogram)
En oberoende 3PK granskar och utför kontroll en gång per år. Vid avvikelse ska hand- lingsplan upprättas på ej godkända punkter.
Årlig kontrollrapport. Vid varje avvikel- se ska handlingsplan upprättas med en åtgärdsplan beroende på områdets art. Åtgärden ska genomföras inom max 6 månader från revisiondatum.
UPPFÖLJNING
MED HANDLINGSPLAN
KLARGÖRANDE FÖR KONTROLL
VERKSTADENS FÖRBEREDELSER
Ja.
Ja.
Kontroll av arbetsordrar/beställning.
Kontroll av att dokumentet finns lättill- gängligt för kund, med affisch, skylt eller broschyr på kundmottagardisken.
Verkstaden ska kunna visa arbetsorder/faktura.
Verkstaden ska kunna visa senaste utgåvan av bransch- överenskommelsen Verkstadens reparationsvillkor i kundmottag- ningen.
Uppföljning med handlingsplan.
Klargörande för kontroll.
Verkstadens förberedelser.
Nej, ska uppfyllas.
Kontroll av alla stickprov utförda av egen behörig personal. Även stickprov utförda av 3PK ska redovisas. För varje under- känt stickprov ska eventuella fel rättas till och handlingsplan ska upprättas.
Handlingsplan ska redovisas för 3PK. Om 3PK vid de oannonserade stickprovskon- trollerna upptäcker avvikelser, ska de an- mana verkstaden att rätta till eventuella fel och se till att även dessa kommer in i verkstadens handlingsplan. Se punkt 8.2 Kontrollant som utfört stickprov får
inte vara samma person som utför årlig kontroll. Oannonserade stickprov och årlig kontroll får dock utföras av samma företag.
Kontrollföretaget ska uppfylla MRF:s och SFVF:s kravspec på årlig kontroll enligt detta dokument.
Verkstaden ska dokumentera samtliga stickprov (egna) i pärm, mapp eller digitalt. Ska enkelt kunna uppvisas för 3PK. Notera att 3PK kommer på oannonse- rade besök.
Ja.
Uteslutning och ny kontrollrapport vid underkänt på 4.2, och 8.1 Om något av dessa krav ej uppfylls, kan nytt revisions- datum beställas först efter ett år.
Vid underkänt på någon av resterande avsnitt krävs upprättad handlingsplan med ny kontroll på respektive avsnitt inom 6 månader. Uppföljning ansvarar 3PK för.
Förbered samtliga dokument och krav för kontroll.
2017-12