AF 1 Administrativa föreskrifter

AF 1 Administrativa föreskrifter

AF 1. 1 Omfattning

Avtalet avser leveranser av el, opto och vägbelysningsmateriel för löpande beställningar under avtalsperioden. Sortimentet kan komma att förändras under avtalsperioden efter överenskommelse mellan parterna.

Produktreferenser och uppskattad mängd anges i bilaga 1 till 7

AF 1. 2 Upphandlingsform

Upphandlingen sker som öppen upphandling och enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF).

AF 1. 3 Beställaren

I nedanstående text benämns Värmlandsgruppen som Beställaren. Värmlandsgruppen består av nedanstående bolag.

Arvika Teknik AB Degerfors Energi AB Karlskoga Elnät AB Karlstads Elnät AB Kristinehamns Elnät AB Näckåns Elnät AB

Närkes Kils Elektriska AB

AF 1. 4 Avtalstid

Avtalet gäller 2 år med möjlighet att förlänga 1 + 1 år.

AF 1. 5 Avtal

Bolag	Avtal tecknas tidigast fr.o.m.	Möjlighet till optionsår
Arvika Energi AB	2013-01-01
Degerfors Energi AB	2013-01-01
Karlskoga Energi och miljö AB	2013-01-01	1år
Karlstads Elnät AB	2014-01-01
Kristinehamns Energi AB	2013-01-01
Näckåns Elnät AB	2013-01-01
Närkes Kils Elektriska AB	2013-01-01

Avtal tecknas separat med respektive bolag inom Beställaren baserat på denna förfrågan när gällande avtal avslutas. En förlängning av avtalet skall ske skriftligen och vara leverantören tillhanda senast 6 månader innan avtalstidens utgång.

AF 1. 6 Avbruten upphandling

Beställaren har rätt att avbryta upphandlingen om inkomna anbud inte uppfyller beställarens kravbild.

AF 1. 7 Val av leverantör

Beställaren kan komma att teckna avtal med två leverantörer per materielgrupp enligt nedanstående. För vare grupp kommer det att väljas ett förstahands val och ett eventuellt andrahandsval. En leverantör kan således få avtal gällande en eller fler materielgrupper. I angivna bilagor specificeras uppskattad årlig förbrukning för avtalsperioden.

AF 1. 7. 1	Elmateriel	Bilaga 1
AF 1. 7. 2	Optomateriel	Bilaga 2
AF 1. 7. 3	Vägbelysning	Bilaga 3
AF 1. 7. 4	Kabel	Bilaga 4
AF 1. 7. 5	Nätstationer	Bilaga 5
AF 1. 7. 6	Ställverk	Bilaga 6
AF 1. 7. 7	Transformatorer	Bilaga 7

AF 1. 8 Leveransförsening, vite

Om leverans (delleverans) inte levereras på överenskommen tid och om sådan försening inte beror på Beställaren, har Beställaren rätt till vite. Leverantören skall ersätta Beställaren för merkostnaden för utebliven leverans på grund av förseningen. Vitesbeloppet skall erläggas inom trettio (30) dagar efter det att Beställaren skriftligen framställt krav härom.

AF 1. 9 Leveransbestämmelser

För anbud och leverans gäller ALEM 95, ALOS 05 samt Incoterms 2000

AF 1. 10 Service

Leverantören skall

▪ besöka respektive bolag inom Beställaren för diskussioner avseende leverans och materiel minst två (2) gånger per år.

▪ kunna erbjuda Internetbutik med specifik artikellista för respektive bolag.

▪ kunna erbjuda Beställaren ett lättöverskådligt katalogmaterial

▪ kunna erbjuda utbildning på avtalat sortiment

▪ kunna erbjuda kundsupport alla vardagar mellan 08.00-16.00.

▪ erbjuda specifika akutförråd för varje bolag inom Beställaren

▪ kunna erbjuda satslagt meteriel

I åtagandet ingår att utan ersättning ge bästa service och assistans.

AF 1. 11 Försäkring

Leverantören skall ersätta Beställaren för den skada som åsamkas Beställaren genom vårdslöshet eller uppsåt från Leverantören vid uppdragets fullgörande.

Detta innefattar även Beställaren ´s anställda, uppdragstagare och annan tredje man. Leverantören är skyldig att under avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring för den skada som kan drabba Beställaren enligt denna bestämmelse. Försäkringsskyddet skall täcka minst 10 miljoner i skadebelopp.

AF 1. 12 Kvalificering

För att lämnat anbud skall kvalificeras till fortsatt prövning måste samtliga skallkrav ingå i anbudet.

AF 1. 13 Skallkrav

Nedanstående skallkrav skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna delta i utvärderingsfasen.

AF 1. 13. 1 Skallkrav

Anbud

▪ som inkommer efter angivet slutdatum för anbud kommer inte att prövas

▪ skall vara skriftligt samt i sin helhet vara skrivet på det svenska språket

▪ skall lämnas i 2 ex, original och kopia, samt i tillslutet kuvert eller omslag

▪ skall även lämnas digitalt på usb eller liknade

▪ vars svarsbilagor är i Excel eller Word format skall lämnas i samma format ej pdf eller liknade

▪ skall märkas med: "VG Dnr KEL 2012-989" på kuvertet/omslaget

▪ skall undertecknas av behörig person

▪ skall innefatta miljö- och kvalitetssystem liknade ISO 9000, 14000 eller likvärdigt

▪ skall innehålla en företagspresentation

▪ skall innehålla en förteckning över liknande referensprojekt

Anbudsgivaren skall inte vara dömd för brott, enligt en lagakraftvunnen dom, som innefattas i 10 kap 1§ Lag (2007:1092)

Anbud som skickas eller mottas via telegram, telefax eller via e-post godtas ej

AF 1. 14 Xxxxx uteslutningsgrund

Enligt 10 kapitlet 2 -3 § Lag (2007:1092)

Utvärderingskriterier

Beställaren förbehåller sig rätt att anta det anbud han bedömer mest tekniskt och ekonomiskt fördelaktigt enligt nedanstående utvärderingskriterier.

AF 1. 14. 1 El- och optomateriel, kabel samt vägbelysning

Prövning av anbud sker enligt följande kriterier

A) Pris (Lägst anbud ger 5p) 1 - 5p Därefter i förhållande till lägst pris. (X/Y) x 0,6	60%
B) Kvalitet och service (Bäst lösning ger 5p) 1 - 5p b1. Referenser, service och tidigare erfarenhet 1 - 5p Bedömning x 0,2	20%
C) Leverans 20% c1. Kortast leveranstid ger 5 p. Därefter i förhållande till kortast lev. tid X/Y * 0,2	20%
Bedömning totalt (0 ≤ ∑(A -C) ≥ 5p) 1 – 5p

AF 1. 14. 2 Nätstationer och ställverk

A) Pris (Lägst anbud ger 5p) 1 - 5p Därefter i förhållande till lägst pris. (X/Y) x 0,6	60%
B) Kvalitet och service (Bäst lösning ger 5p) 1 - 5p b1. Referenser, service och tidigare erfarenhet 1 - 5p Bedömning x 0,2	20%
C) Leverans 20% c1. Kortast leveranstid ger 5 p. Därefter i förhållande till kortast lev. tid X/Y * 0,2	20%
Bedömning totalt (0 ≤ ∑(A -C) ≥ 5p) 1 – 5p

AF 1. 14. 3 Transformatorer

3 alternativ av distributionstransformatorer skall anges i anbudet för de angivna märkeffekterna. Sammanställning skall anges i bilaga Anbudssvar

AF 1. 14. 3. 1 Alternativ 1. Standardtransformator (lågpris)

Ett lågprisalternativ baserat på pris och leveranstid. Allt utöver standard är tillkommande kostnader enligt á prislista.

A) Pris (Lägst anbud ger 5p) 1 - 5p Därefter i förhållande till lägst pris. (X/Y) x 0,6	60%
B) Kvalitet och service (Bäst lösning ger 5p) 1 - 5p b1. Referenser, service och tidigare erfarenhet 1 - 5p	20%
C) Leverans 20% c1. Kortast leveranstid ger 5 p. Därefter i förhållande till kortast lev. tid 1-5p c2. Akutlager (snabbleverans) (nej/ja) 0/5p Viktad bedömning poäng ∑(punkt c1-c2)/2 x 0,2	20%
Bedömning totalt (0 ≤ ∑(A -C) ≥ 5p) 1 – 5p

AF 1. 14. 3. 2 Alternativ 2. Kapitaliserat pris och leveranstid

Kapitaliserat pris och leveranstid

A) Kapitaliserat pris (Lägst anbud ger 5p) 1 - 5p Därefter i förhållande till lägst pris. (X/Y) x 0,6	60%
B) Kvalitet och service (Bäst lösning ger 5p) 1 - 5p b1. Referenser, service och tidigare erfarenhet 1 - 5p	20%
C) Leverans 20% c1. Kortast leveranstid ger 5 p. Därefter i förhållande till kortast lev. tid 1-5p c2. Akutlager (snabbleverans) (nej/ja) 0/5p Viktad bedömning poäng ∑(punkt c1-c2)/2 x 0,2	20%
Bedömning totalt (0 ≤ ∑(A -C) ≥ 5p) 1 – 5p

AF 1. 14. 3. 3 Alternativ 3. Miljöalternativ med nedbrytbar isolerolja

Ett miljöalternativ med fokus på låga förluster och bra konstruktion för en hållbar miljö.

A) Kapitaliserat Pris (Lägst anbud ger 5p) 1 - 5p Därefter i förhållande till lägst pris. (X/Y) x 0,6	60%
B) Kvalitet och service (Bäst lösning ger 5p) 1 - 5p b1. Referenser, service och tidigare erfarenhet 1 - 5p b2. Miljö 1 - 5p Viktad bedömning poäng ∑(punkt b1 – b2)/2 x 0,2	20%
C) Leverans 20% c1. Kortast leveranstid ger 5 p. Därefter i förhållande till kortast lev. tid 1-5p c2. Akutlager (snabbleverans) (nej/ja) 0/5p Viktad bedömning poäng ∑(punkt c1-c2)/2 x 0,2	20%
Bedömning totalt (0 ≤ ∑(A -C) ≥ 5p) 1 – 5p

AF 1. 15 Garanti

Enligt ALEM 95 och ALOS 05.

AF 2 Kommersiella villkor

AF 2. 1 Märkning

Produkterna skall vara CE-märkta enligt gällande regler.

AF 2. 2 Reklamation

Enligt ALEM 95 ALOS 05.

Det är Beställarens ansvar att reklamera vid fel eller brister i levererade produkter. Reklamationen skall ske inom åtta dagar från mottagandet av produkterna.

Antagen Leverantör skall utan kostnad för Beställaren snarast avhjälpa uppkomna och iakttagna fel och brister.

AF 2. 3 Returer

Vid retur orsakad av Leverantören skall full kreditering erhållas. I övrigt enligt ALEM 95 och ALOS 05.

AF 2. 4 Omförhandlingar

VG eller Leverantören får påkalla omförhandling under avtalstiden om någon genomgripande förändring av förutsättningarna sker. Anmälan om omförhandling skall ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats.

AF 2. 5 Ändringar och tillägg

Ändringar eller tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Beställaren och Leverantören för respektive avtal och bolag inom beställaren.

AF 2. 6 Produktförändringar

Ändring av anbudsprodukt, kvalitet, märke eller fabrikat etc. får endast ske efter godkännande av Beställaren. Om produktsortiment ändras under avtalstiden skall Leverantören informera respektive bolag inom Beställaren.

AF 2. 7 Underleverantör

Underleverantör får ej anlitas utan Beställaren skriftliga godkännande. För underleverantör svarar Leverantören såsom för sig själv.

AF 2. 8 Överlåtelse av avtal

Avtal får ej överlåtas på annan utan Beställarens skriftliga medgivande.

AF 2. 9 Handlingars inbördes ordning

Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:

1 skriftliga ändringar och tillägg till avtal

2 avtal

3 förfrågningsunderlag med bilagor

4 Standardavtal (Alem 95, Alos 05, Incoterms 2000)

5 Anbud

AF 2. 10 Hävning

AF 2. 10. 1 Beställaren har rätt att häva detta avtal om

a) Leverantören försätts i konkurs, inleder ackord, inställer betalningar, träder i likvidation eller annars kan antas vara på obestånd.

b) Leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare.

c) Leverantören under uppdragstiden utövar verksamhet som kan rubba förtroendet till Leverantören i något som gäller avtalade uppdrag.

d) Beställaren har vidare rätt att säga upp detta avtal till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om Leverantören bryter mot detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar från avsändandet av skriftlig meddelande därom.

e) Leverantören i väsentligt hänseende brister i sina åligganden avseende uppdrag och rättelse ej sker inom trettio (30) dagar efter skriftlig erinran.

f) Leverantören åberopar befrielsegrund enligt Force Majeure och sådan omständighet förelegat mer än tre (3) månader.

g) Beställaren bedömer att förutsättningarna för uppdrag förändrats.

h) Om Beställaren häver eller säger upp ingånget avtal skall Leverantören omedelbart redovisa uppdraget och till Beställaren överlämna samtliga med anledning av uppdraget framtagna resultat samt återlämna av Beställaren tillhandahållna resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet.

i) Vid förtida upphörande på de i a) – h) angivna grunderna har Beställaren samtidigt rätt till ersättning för den skada Leverantörens fel, försummelse och brister åsamkar Beställaren.

AF 2. 10. 2 Uppsägning från Leverantörens sida

Leverantören äger rätt att säga upp avtal till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om

▪ Beställaren bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att vidtaga rättelse inom trettio (30) dagar från erhållande av skriftlig anmodan härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet).

▪ Beställaren åberopat befrielsegrund enligt Force Majeure och sådan omständighet förelegat mer än tre (3) månader.

▪ Leverantören skall då omedelbart redovisa uppdraget och till Beställaren överlämna samtliga med anledning av uppdraget framtagna resultat samt återlämna av Beställaren tillhandahållna resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet.

▪ Uppsägningen skall ske skriftligen genom rekommenderat brev till Beställaren under den i avtalet angivna adressen. Leverantören skall därvid uppge grunden för uppsägningen. Har detta skett skall uppsägningen anses vara fullgjord.

AF 2. 11 Force Majeure

Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder om avtalets fullgörande därigenom hindras:

▪ Arbetskonflikt

▪ Eldsvåda

▪ Krig

▪ Mobilisering eller militärinkallelser av motsvarande omfattning

▪ Rekvisition

▪ Beslag

▪ Valutarestriktioner

▪ Uppror eller upplopp

För att Xxxx skall ha rätt att åberopa gällande befrielsegrund enligt ovan skall denna skriftligen utan dröjsmål underrätta den andra Parten om att sådan omständighet har inträffat.

Befrielsegrund medför att Parten är befriad från att fullgöra sina åtaganden på avtalad tidpunkt och under sådan tid därefter som fullgörandet måste uppskjutas till följd av den inträffade befrielsegrunden.

Beställaren är inte skyldig att erlägga avgift för tjänst som uteblir på grund av åberopande av att befrielsegrund föreligger.

Arbetskonflikt som har sin grund i partsbrott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.

AF 2. 12 Tvist

Tvist med anledning av tolkning och tillämpning av avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor skall i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av Värmlands tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.

Den omständighet, att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande, berättigar inte leverantören att avbryta uppdraget.

AF 2. 13 Förbehåll

Vid större eller speciella projekt förbehåller sig Beställaren rätten att infordra separat anbud från avtalsleverantör eller att genomföra separat upphandling.

AF 2. 14 Förlängning

Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas skriftligen, av respektive bolag inom Beställaren, minst 6 månader före avtalstidens utgång. Om så inte sker upphör avtalet automatiskt att gälla. Efter en eventuell förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut.

AF 2. 15 Priser/rabatter

Nettopriser skall anges för angivna artiklar (eller likvärdiga) i bilaga 1 – 7. Nettopriser skall anges i bilaga ”Anbudssvar”. Eventuella kommentarer och förtydliganden skall lämnas i bilagor till ”Anbudssvar”.

För övrigt sortiment gäller leverantörens vid beställningstillfället gällande prislista minus rabatter enligt xxxxxxxxxxxx (grupprabatt).

Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lag.

Under avtalsperioden skall möjlighet finnas att, efter överenskommelse mellan parterna, upprätta nettopriser på ytterligare produkter.

AF 2. 16 Prisjustering

Offererade priser skall vara fasta under 12 månader från avtalsperiodens början och därefter justeras löpande i 12 månaders perioder.

För kabel justeras priserna 1 ggr/månad och prisförändringarna skall baseras på prisförändringar i metaller och plaster.

Leverantörens förslag till prisändringar skall skickas till Beställaren skriftligen. Handlingar som styrker kostnadsförändringen skall bifogas.

Leverantören ansvarar för att respektive bolag inom Beställaren får information om godkända prisändringar.

Leverantören skall översända aktuella prislistor till respektive bolag inom Beställaren samt justera nettoprislistor i beställningssystem.

Om konkurrensläget på marknaden förändras på sådant sätt att priserna sjunker, skall avtalade priser sänkas med motsvarande.

Leverantören skall omedelbart meddela Beställaren om detta.

AF 2. 17 Kampanjerbjudande

Vid tillfällen då avtalade produkter annonseras till specialpris, kampanjpris etc. skall det lägsta av avtalat pris efter rabatt och annonserat pris/kampanjpris gälla vid avrop.

AF 2. 18 Avrop

Beställningar sker successivt under avtalsperioden och från respektive bolag inom Beställaren.

AF 2. 19 Leveransplats

Anges i beställning/ar.

AF 2. 20 Märkning av leverans

Leverans skall märkas med mottagande bolag inom Beställaren, adress, beställarens namn samt beställningsnummer. Referenskod eller motsvarande skall anges enligt respektive bolags rutiner.

AF 2. 21 Leveranstid

Leveranstider för a´ pris materiel och grupprabatterat materiel skall anges i svarsbilagan och för respektive grupp enligt AF 2.15

Med leveranstid avses tiden från beställningsdatum till leverans, till angiven plats, räknat i arbetsdagar. Leverans skall ske under ordinarie arbetstid om inte annat överenskommits.

En beställning skall alltid verifieras med en orderbekräftelse från Leverantören med angiven leveransdag.

AF 2. 22 Leveransvillkor

Leverans skall ske fritt till respektive leveransadress inom resp. bolag samt lossat på anvisad plats. Leveranser som kräver kranbil skall ingå i anbudet. Vid behov av kranbil skall Leverantören beställa erforderlig kranbil och samordna detta med leveransen. Beställaren betalar kranbil.

I övrigt gäller ALEM 95, ALOS 05 och DDP Incoterms 2000. Fritt lossat

AF 2. 23 Ersättningsmateriel

Ersättningsmateriel skall godkännas av Beställaren före leverans. Är ersättningsmaterialets pris högre än i anbudet angivet á pris skall den tillhandahållas till samma pris som lämnats i anbudet.

AF 2. 24 Brist på beställd materiel

Vid brist på beställt materiel skall leverantör föreslå ersättningsalternativ.

AF 2. 25 Betalningsvillkor

Om anledning till anmärkning mot fullgjord leverans inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.

AF 2. 26 Dröjsmålsränta

Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 100 kr (SEK) per faktura. Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen § 6.

Leverantören äger ej rätt att debitera dröjsmålsränta om Leverantören levererar för tidigt mot från båda parter överenskommen leveranstidpunkt.

AF 2. 27 Fakturering

Faktura sändes i 1 ex till beställande bolag inom Beställaren.

AF 2. 28 Fakturans innehåll

Fakturan skall innehålla uppgifter om:

▪ bolag

▪ beställare

▪ referenskod

▪ projektnummer/beställningsnummer

▪ varumottagare/arbetsplats

▪ artikelnummer

▪ Artikelbenämning

Krav på fakturainnehåll kan komma att ändras under avtalsperioden.

AF 2. 29 Avgifter

Fakturerings- och expeditionsavgifter eller liknande betalas ej.

AF 2. 30 Moms

Tillkommer enligt gällande lagstiftning och skall särredovisas på fakturan.

AF 2. 31 Statistik

Beställaren skall erhålla statistik över fakturerade leveranser som utförts under det gångna året. Statistiken skall innehålla uppgifter om artikelnummer, fabrikat, benämning, enhet, antal, totalkostnad per artikel i fallande skala, totalsumma, beställningsadress och beställare.

Statistiken skall skickas via e-post till respektive bolag inom Beställaren

Statistiken skall vara Beställaren tillhanda senast en månad efter varje avtalsår och efter avtalets upphörande.