UPPFÖRANDEKODFÖR LEVERANTÖRER UtgivareNewsec Property Asset Management Sweden AB Datum: 2021-04-16
UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER |
Utgivare Newsec Property Asset Management Sweden AB |
Datum: 2021-04-16 |
1 (4)
Newsec Property Asset Management Sweden AB (nedan Newsec) tror på hållbart företagande Det omfattar ett uttalat ansvarstagande för hur Newsec påverkar personer, samhället, ekonomin och miljön. Uppförandekoden grundar sig på Newsecs Hållbarhetspolicy och bygger på internationellt erkända konventioner avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt samt internationella miljö- och antikorruptionsförordningar.
Social hållbarhet
Newsec utgår från en grundsyn om alla människors lika värde. Företagets arbetsklimat ska kännetecknas av respekt, förståelse och kunskap om andra människor. Newsec har nollvision vad gäller olycksfall i arbetet och verksamheten ska bedrivas med hänsyn till andra människors hälsa, rättigheter och välfärd, samt verka för ett samhälle och en arbetsplats utifrån dessa principer.
Miljömässig
Newsecs verksamhet ska bedrivas så att det är de av naturen givna begränsningar för resursanvändning och miljöbelastning som utgör ramen för hur materiella resurser kan användas. Verksamheten ska bedrivas så att resursanvändningen begränsas. Åtgärder för att mina vår miljöpåverkan och uppfylla gällande miljölagstiftning samt andra krav ska vara integrerat i den dagliga verksamheten.
Ekonomisk hållbarhet
Newsec ska inom ramen för ovanstående skapa lönsamhet och ekonomisk tillväxt. Vi ska upprätthålla långsiktiga relationer med företagets intressenter och upprätthålla hög affärsmoral i verksamheten. Alla medarbetare inom Newsec ska gemensamt verka för att skapa förtroende för Newsecs verksamhet samt mutor, bestickning och korruption.
Efterlevnad av uppförandekoden
Det åligger Samarbetspartners att arbeta i enlighet med Newsecs uppförandekod. Leverantörer och samarbetspartner förbinder sig att på begäran från Newsec fylla i och skriva under Newsecs egenrevisionsdokument som baseras på kraven i uppförandekoden. Newsec förbehåller sig rätten att själva eller med tredje part säkerställa att koden efterlevs. De krav som återfinns i uppföljandekoden ska även återspeglas i leverantörens egna avtal med sina underleverantörer och sina leverantörer.
Om leverantören avviker från kraven och en påtaglig överträdelse sker och inga förbättringar kan påvisas inom en överenskommen period, har Newsec rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
Newsecs Leverantörskrav:
Verksamheten ska som minimum bedrivas efter de lagar, regler och föreskrifter i respektive land där vi eller våra leverantörer verkar. Leverantörerna som levererar produkter och tjänster till Newsec ska bedriva sin verksamhet utifrån nedan definierade krav:
• Barnarbete
- Leverantören förbinder sig att tillse at barnarbete inte förekommer i verksamhetens leverantörskedja.
• Löner anställningsvillkor
- Leverantören förbinder sig att följa regler om lagstadgade gränser för minimilön, arbetstid och övertidsarbete som anges i ILO-konventionerna och relevant nationell lagstiftning. Lönen ska betala direkt till den anställde på överenskommen tid och minst minimilöner som definieras i lokal lagstiftning, allmänt gällande kollektivavtal eller avtal, inklusive kollektivavtal.
• Hälsa säkerhet
- Leverantören förbinder sig att uppfylla alla tillämpliga lagar rörande yrkeskrav för hälsa och säkerhet för sina anställda. Alla anställda ska informeras om eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra och ska ha tillgänglig till relevant skyddsutrustning för att kunna arbeta i en trygg och sund arbetsmiljö.
Skriftliga arbetarskyddsinstruktioner ska finnas tillgängliga för alla anställda. Leverantören ska dokumentera alla olyckor i sin verksamhet och arbeta förebyggande för att minimera risker. Transporter till Newsec och Newsecs kunder ska ske på ett trafiksäkert sätt och följa svensk lagstiftning.
• Jämställdhet mångfald
- Leverantören förbinder sig att aktivt verka för jämställdhet och mångfald i sin egen organisation, styrelse samt i förhållandet till sina kunder. Leverantören ska verka för att diskriminering, hot och trakasserier på grund av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell läggning inte ska förekomma på arbetsplatsen.
• Föreningsfrihet
- Leverantören förbinder sig att respektera anställdas organisationsrätt, friheten att gå med i en fackförening och rätten till kollektiva förhandlingar. Leverantören ska aktivt stödja arbetstagarens rätt till att organisera sig fackligt i anställningskontraktet.
• Mutor och otillåten påverkan
- Newsec har nolltolerans mot mutor och annan otillåten påverkan och vi förväntas oss att våra leverantörer aktivt tar ställning för ett hållbart affärsutövande och ställer höga krav på att företagets, dess medarbetare och uppdragstagare ska leva upp till detta. Att ge och ta emot gåvor eller andra förmåner som en del av affärsuppgörelse är inte tillåtet. All form av beteende påverkar det aktiviteter som kan skapa en känsla av förpliktelse eller tacksamhet eller kunna riskera att påverka mottagares beslut eller sätt att fullgöra sina arbetsuppgifter, får inte förekomma. Kraven på leverantörerna, grundar sig på näringslivskoden som institutet mot mutor har fastställt.
• Miljö
- Leverantörer ska bedriva ett aktivt miljöarbete med strävan att begränsa och reducera miljöbelastning.
Leverantörer till Newsec ska ha kunskap kring sin miljöbelastning. Newsec ställer krav på att leverantörer följer upp och mäter sin belastning, kan redovisa en historik av förbättringar och redovisar relevanta förbättringsmål som ska uppnås.
Miljöarbetet ska som tumregel omfatta
• Klimatpåverkande utsläpp via till exempel uppvärmning, transport eller andra drivmedel. Utsläppen skall redovisas som koldioxidekvivalenter.
• Tungmetaller eller kemikalier i förbrukningsmaterial, i produktion eller i slutlig produkt skall vara inventerade, begränsas eller ersättas enligt substitutions-principen.
• Råvaror från växter och djur ska komma från väl underhållna ekosystem med effektiv användning av mark, underhåll av biologisk mångfald. Svensk lag antas som gränsvärde.
Kravspecifikation för leverantörer
För att säkerställa Newsecs krav vid avtalstecknande, beställning av tjänster för/till våra uppdragsgivare/Fastighetsägare har denna kravspecifikation tagits fram. Vid motstridiga uppgifter i kontrakthandlingar gäller dessa krav som minimikrav.
Grundkrav
1. Leverantören accepterar och uppfyller Newsecs hållbarhetspolicy samt dessa leverantörskrav.
2. Leverantören innehar F-skattsedel
3. Leverantören betalar mervärdeskatt och har inga oreglerade skatteskulder
4. Leverantören har tecknat erforderlig ansvarsförsäkring
5. Leverantör har tecknad kollektivavtal för anställda i Sverige.
6. Leverantör ansvarar för att underleverantörer som anlitas uppfyller denna kravspecifikation.
Kvalitet, miljö och arbetsmiljö
1. Leverantör är certifierad enligt ISO-standard eller motsvarande kvalitetsledningssystem/Branschcertifiering som omfattar ett löpande systematiskt kvalitetsarbete, eller har avsikt och förutsättning att inom ett år uppfylla ovanstående.
2. Leverantör har en skriftig miljöpolicy som är känd för de anställda.
3. Leverantör har dokumenterad utbildning vad gäller byggarbetsmiljösamordning för utförande (BAS-U) eller projektering (BAS-P) i tillämpliga delar
4. Leverantör samt anlitade underentreprenörer är auktoriserade enligt gällande branschregler för respektive kategori. Entreprenadarbeten utförs enligt gällande AMA-föreskrifter och branschregler.
Materialval
1- Substitutionsprincipen tillämpas, vilket innebär att utbytesregeln i miljöbalken om kemiska produkter, skadliga kemikalier och övriga produkter byts ut om mindre skadliga produkter eller metoder när detta är möjligt.
2- Byggmaterial ska vara godkända tex. Sunda hus eller motsvarande.
Avfall och återbruk
1- Selektivt rivningsförfarande ska om möjligt användas
- Där inventering av riv-objekt visar at det finns förutsättningar att återanvända byggmaterial
- Där det finns farligt avfall
2- För en miljöriktig hantering av bygg- och rivningsavfall ska leverantören utbilda personalen i omhändertagande av:
- Bygg och rivningsavfall (Miljövänliga arbetsmetoder, omhändertagande)
- Farliga avfall (identifikation, miljövänlig rivningsmetod, omhändertagande)
3- Leverantör ska källsortera enligt respektive kommuns renhållningsförordning. Byggavfall ska sorteras i följande fraktioner: Brännbart avfall, ej brännbart avfall, avfall som omfattas av förordning om producentansvar, tex. elektriska och elektroniska produkter, metallskrot.
4- Leverantör ska hantera och transportera farliga enligt bestämmelserna i avfallsförordningen och kommunens renhållningsförordning. Särskilt tillstånd för transport av farligt avfall ska sökas hos länsstyrelsen.
Inneklimat energianvändning
1- Värme-, ventilations-, och kylsystem ska vara utformade så att de ger god luftkvalitet som upplevs som frisk utan att drag eller ljud uppstår eller medför låg relativ fuktighet.
2- Vid val av olika installationssystem ska en bedömning av livscykelkostnader göras. Energiminimering under driftskedet ska eftersträvas och sättas i relation till funktionen.
3- Kylsystem ska drivas med tillåtna kylmedier och köldbärare.
4- Mellanväggar, överluftsdon, undertak mm ska utformas så att ljudklimat inom och mellan arbetsplatser bli av hög kvalitet.
5- Belysning och kontorsutrustning ska utformas och väljas med hänsyn till en bra ljusmiljö samt låg elanvändning.
6- Tryckfall i ventilationssystem ska hållas låga för att minska drivelen till fläktar och för att minimera risken för störande ljud. Aggregat och motorer ska installeras med dämpning av vibrationer och lågfrekventa ljudstörning.
7- Installationer för ventilationer, kyla och belysning ska vara installerade så att de lätt kan ändras och anpassa funktioner efter förändrade betingelser i verksamheten och utnyttjande av lokalerna.
8- Byggdelar och system med ingående material och komponenter ska bidra till en bra innemiljö genom att utforma så att låga emissioner (avgivning av kemiska ämnen) erhålls, (Försiktighetsprincipen) samt att skadlig fukt inte byggs in.
Transport drivmedel
1- Leverantörens fordon ska väljas utifrån bästa möjliga hållbarhetsval. Personbilar får ha ett maxutsläpp på 160g koldioxid per kilometer (WTLP)
2- Leverantörens transporter ska planeras och genomföras så att minsta möjliga miljöpåverkan uppstår.
3- Motorredskap och handverktyg ska använda miljövänliga drivmedel och vara av miljövänligt utförande, tex. försedd med katalysator, om möjligt.
PERSONUPPGIFTSANSVAR (GDPR)
Parterna har med anledning av Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 sett över den personuppgiftsbehandling som sker med anledning av Avtalet. Parterna har identifierat att de kan inom ramen för Avtalet komma att behandla personuppgifter. Parterna har tillsammans utvärderat vilken personuppgiftsbehandling som kan vara aktuell och bedömt att vardera Part är personuppgiftsansvarig för sin egen personuppgiftsbehandling. Vardera Part behandlar därför personuppgifter på egen risk och eget ansvar. I den mån Part lämnar ut personuppgifter till den andra Parten är den mottagande Parten personuppgiftsansvarig för uppgifterna och ska endast behandla dessa för ändamål som ligger i linje med Avtalet samt åta sig att inte behandla dem på ett sätt som skadar den andra Partens anseende. Det åligger vardera Part att säkerställa att behandlingen av personuppgifter sker i överensstämmelse med tillämplig lagstiftning och vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda de personuppgifter som behandlas.