AVTAL DeDU
AVTAL DeDU
Avtalsbeteckning 21/07-5
Ramavtal för Stödsystem för fastighetsförvaltning.
Detta avtal ersätter tidigare avtal avseende DeDU för respektive stift inom Svenska kyrkan, vilka nyttjar den gemensamma DeDU-databasen,
där Styrgruppen för DeDU inom Svenska kyrkan är systemägare.
Avtal enligt denna mall tecknas som ett avtal per DeDU-anslutet stift.
De befintliga avropsbilagor som tidigare tecknats med enskilda stift, pastorat, församlingar etc. kopplat till de tidigare DeDU-avtalen, kopplas automatiskt över och blir istället knutna till detta nya avtal.
Parter
Avtalet gäller mellan
WSP Sverige AB, nedan kallad leverantören (Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxx) och
Svenska kyrkan Stockholms stift, nedan kallad kunden (Xxx 00000, 000 00 Xxxxxxxxx).
Handlingar
Avtalet innefattar följande dokument:
- AVTAL DeDU (detta dokument)
- Prisbilaga 2021-07-01
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Allmänna bestämmelser AVTAL 90 version 2008 med följande ändringar
och tillägg (Punkt 20 gällande Tvist där texten om skiljemän ersätts med Svensk Domstol).
Förekommer i detta AVTAL DeDU, ovanstående Prisbilaga och Allmänna bestämmelser AVTAL 90 version 2008, mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i ovanstående ordning.
Kontaktpersoner
Se bilaga Kontaktpersoner
1 Avtalets omfattning
1.1 Avtalet omfattar programvaran DeDU som tillhandahålls av leverantören som ASP- tjänst, det vill säga programvara och databas finns installerad hos leverantören. Kunden använder sin Internetanslutning för att nå programvaran och sin databas. Xxxxxx ansvarar för sin Internetaccess.
Leverantören förbinder sig att hålla funktionalitet av programtjänsten mellan kl.07.00-19.00 måndag-fredag.
Avtalet avser en DeDU-databas för Svenska Kyrkan och delas av flera stift. Den tillhandahålls av respektive avtalsanslutet stift till stiftets församlingar och pastorat.
Den levererade tjänsten kan anpassas för att arbeta tillsammans med andra system byggda på BSAB 2.0, Fi2xml samt FastAPI vilka är den standard som branschen nu använder för integration mot andra system. Leverantören förbinder sig med detta avtal att också bistå kunden vid behov av eventuell integration gentemot Svenska kyrkans fastighetsregister.
1.2 Kunden har, i form av anslutna stift tillsammans med leverantören tagit fram en gemensam struktur där stiften skiljs åt genom att vara olika regioner. De systeminställningar som finns i DeDU blir gemensamma för samtliga församlingar/pastorat i Svenska kyrkan.
Nedan finns exempel på systeminställningar som är gemensamma.
• Status för tillsyn och skötsel (väljs när man kvitterar en T & S-order)
• Kategorier för tillsyn och skötsel (för att gruppera T & S-objekt)
• Kategorier för planerat underhåll (för att gruppera PU-objekt)
• Ärendekategorier (typer av felanmälan)
• Kategori för felanmälan/ärenden
• Underkategori för felanmälan/ärenden
• Utförarroller (vem som skall utföra en order)
• Prioritet (på felanmälningar/ärenden)
• Besiktningar (besiktningstyper, besiktningspunkter mm)
• Intervaller (som används för Tillsyn och Skötsel)
• E-postmallar (för e-poster till anmälare, utförare mm)
I databasen ingår mallförslag för:
• Tillsyn och skötsel (T & S-objekt)
• Planerat underhåll (PU-objekt)
1.3 Avrop på avtalet sker genom stiftskansliet. Stiftskansliets DeDU-kontaktperson ansvarar för att kopia på signerat avrop för anslutet pastorat/församling skickas till WSPs kundansvarige kontaktperson. Detta avrop utgör, tillsammans med stiftets ramavtal, det juridiska avtalet mellan pastorat/församling och WSP DeDU.
All installation och utbildning samordnas mellan kunden och leverantören. Personell administration avseende nyregistrering av användare i samband med uppstart av ny enhet ingår. Registrering av därefter tillkommande användare debiteras.
1.4 Som systemägare finns, sedan 2017, Styrgruppen för DeDU inom Svenska kyrkan. Denna styrgrupp består av 1-2 deltagare per DeDU-anslutet stift, samt de kundansvariga uppdragsledarna från WSP DeDU.
Avstämningsmöten sker 2 gånger per år mellan kunden och leverantören, s.k. styrgruppsmöten. Kunden kallar till mötet. Vid dessa styrgruppsmöten avhandlas följande:
- Status gällande XxXX xxx i respektive stift.
- Behov och önskemål från kundens organisation
- Driftstatus och kommande utveckling och underhåll av tjänsten.
- Förslag från på leverantören på nya funktioner som tillkommit.
- Hur leverantören arbetar för att utveckla lösningen och samarbetet samt vad detta fått för konsekvenser.
1.5 En nationell användarförening hos kunden kan skapas för att på ett positivt sätt påverka samarbetet mellan kund och leverantör och för att bistå utvecklingen. Respektive ansluten enhet står själv för sina kostnader i samband med användarföreningens sammankomster.
2 Programvara DeDU
2.1 Programlicens DeDU
DeDU består av följande moduler:
• Ärendehantering (Felanmälan mm)
• FU (Tillsyn & Skötsel)
• PU (Planerat underhåll)
• Besiktningar
• Entreprenad (bevakning av garantitider på entreprenader)
• Nycklar
• Dokumentarkiv
• Energi & Miljö (Energistatistik, inkl. graddagsorter för hela Sverige)
DeDU nås via Internet via två olika gränssnitt, se under rubriken 2.2 Användare DeDUWeb/DeDUApp nedan. Oavsett vilket gränssnitt som används, så sker inga lagringar av data lokalt, utan all kommunikation och lagring sker online.
2.2 Användare DeDUWeb / DeDUApp
DeDUWeb är huvudanvändargränssnittet mot DeDU-databasen. Den arbetar online och är en ren webapplikation. Med hjälp av användarnamn och lösenord kan ärenden, tillsyn och skötsel, besiktningar, planerat underhåll, energiavläsningar mm hanteras/återrapporteras. Användarna har olika behörighetsnivåer som styr vad användaren kan se/göra i DeDU. DeDUApp finns till Iphone- och Android telefoner. DeDUApp ingår för samtliga användare av DeDUWeb.
2.3 Dokumentarkiv
I DeDU finns en modul för dokumentation. Denna modul ger er möjlighet att registrera ritningar, bilder, flödesscheman mm och koppla dessa till databasen för DeDU.
2.4 Utbildning
Utbildningar kan ske på plats i lokaler ni tillhandahåller.
Utbildningar på distans (via ex.vis Teams) är också möjlig, med begränsat antal deltagare.
Omfattningen av utbildningsbehovet, det vill säga antalet utbildningsdagar beror till stor del på hur många personer som ska utbildas i resp. modul. Storleken på grupperna som ska utbildas är maximalt 10 personer.
2.5 Webbportal för ärendehantering
Verksamheten kan via uppsatt formulär registrera och följa ärenden och dess status. Formuläret beställes separat och integreras oftast på kundens intranät, eller externa hemsida. Kunden ansvarar för integrationen. Standardformulär för Svenska kyrkan avser utseende och funktion enligt följande exempel. xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/XxxxxxxXxxxxx/#!/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx
2.6 Konsulttjänster
Leverantören kan utföra konsulttjänster på löpande räkning efter avrop. Den för tillfället gällande tjänstekatalogen är beskriven på leverantörens hemsida.
3 SERVICEAVTAL
3.1 I Serviceavtal DeDU ingår nya versioner av programmet, support (med skuggningsfunktion), samt säkerhetskopiering av databasen. Leverantören håller med all mjuk- och hårdvara på serversidan. Via tjänsten har kunden alltid tillgång till senaste versionen av programvaran.
Serviceavtal utgår som månadskostnad för namngivna användare och börjar utgå tidigast från och med avtalets början och när systemet finns tillgängligt för kunden. Storleken på serviceavtalet regleras i Prisbilaga 2021-07-01. Varje namngiven användare bekostas av respektive stift/pastorat/församling. Serviceavtalet faktureras halvårsvis i efterskott och förfaller till betalning 30 dagar efter fakturadatum.
Serviceavtalet berättigar till fri support via telefon eller mail under normal kontorstid, helgfri måndag-fredag 08.00-17.00, manualuppdateringar samt licenser (3:e part) på leverantörens sida.
Säkerhetskopiering av databasen åligger leverantören, som garanterar möjlighet till återläsning av data. Leverantörens backuprutiner utvecklas löpande i takt med nya tekniska möjligheter. Vid var tid gällande aktuella rutiner kan tillhandahållas vid begäran.
• SQL-Backup: Backup av tidigare inlagd data kan hämtas i upp till 14 dagar via kontakt med WSPs uppdragsledare.
• Äldre backup (s.k. Netbackup) kan hämtas vid behov, men det medför ett mer omfattande arbete.
3.2 Avtalstiden gäller från och med 2021-07-01 till och med 2024-12-31 eller tidigast från och med att systemet finns tillgängligt för kunden. Om inte uppsägning sker från någon av parterna senast tre månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med samma villkor i perioder om två år.
3.3 Serviceavtal indexregleras årligen enligt. konsultprisindex K84.a Basmånad är jan-2021.
4 SLA- Service Level Agreement
4.1 Tillgänglighet
Leverantören förbinder sig att systemet skall ha en tillgänglighet på 98.5 % mätt per kalendermånad.
AS-TB-AB
Tillgänglighet (%) = -------------------- x 100
AS-TB
AS= Avtalad Servicetid TB= Tillåtna avbrott i tid AB= Avbrottstid
4.2 Definitioner.
Avbrott.
Avbrott innebär ett fullständigt avbrott i tjänsten, det vill säga att varken DeDUWeb eller DeDUApp går att nå och endast sådana avbrott som leverantören ansvarar för.
Avbrottstid.
Den tid inom Avtalad Servicetid som Tillgänglighet inte uppfylls med avdrag för tid för Tillåtna avbrott. Avbrottstid räknas från den tidpunkt bristen i tillgänglighet rapporterats enligt punkt 4.3 nedan till dess Systemet är tillgängligt. Vid fastställande av Tillgänglighet enligt formeln i punkt 4.1 ovan ska i Avbrottstid inte räknas tid för sådana avbrott som leverantören inte ansvarar för.
Avtalad Servicetid.
Den tid då de Avtalade servicenivåerna mäts, det vill säga dygnet runt.
Systemet.
Med Systemet avses i denna SLA den delen av Tjänsten som berörs av ett avbrott.
Tillåtna avbrott.
Leverantören har rätt att ta ner ASP-tjänsten för planerat underhåll och förbättrande åtgärder vid behov. Sådana planerade driftsavbrott ska i möjligaste mån förläggas till tidpunkt mellan kl.19.00 och kl.06.00 på vardagar alternativt på lördagar/söndagar.
Leverantören ska meddela beställaren om det planerade driftsavbrottet i så god tid som möjligt.
4.3 Rapportering av avbrott.
Kunden ska rapportera avbrott i tjänsten via formulär i DeDUWeb, xxx.xxxx.xx eller via mail på adressen xxxx@xxx.xxx alternativt via supportnummer.
4.4 Mätning.
Leverantören mäter kontinuerligt tillgängligheten på DeDUWeb.
4.5 Uppföljning.
Leverantören lagrar information om tillgängligheten och rapporterar detta till kunden på avtalade avstämningsmöten vid behov.
4.6 Begäran om prisavdrag.
Prisavdrag initieras av begäran från kund.
Prisavdrag gällande tillgänglighet.
Upprätthåller leverantören inte den förbundna tillgängligheten enl. 4.1, äger kunden rätt att begära nedsättning med motsvarande 50 % av det månatliga serviceavtalet.
Prisavdrag gällande avbrott i tjänsten.
Om tjänsten ej går att nå inom 48 timmar (lördag-söndag räknas ej med i tiden) efter att leverantören fått vetskap om avbrott, inrapporterat enl. punkt 4.3, äger kunden rätt att begära nedsättning med motsvarande 100 % av det månatliga serviceavtalet.
5 SÄRSKILD ANSVARSBEGRÄNSNING
5.1 Leverantören ansvarar ej för indirekt skada om leverantören inte haft vetskap om att en sådan skada kunnat uppstå. Leverantören svarar icke heller för anspråk av tredje man mot kunden.
6 NYTTJANDERÄTT
6.1 Nyttjanderätten avser kunden eller av dess organisations avropande juridiska enheter.
6.2 Databasen är kundens egendom och kunden äger rätten till innehållet. Leverantören administrerar databasen, så länge avtalet är gällande.
6.3 Vid avslutat avtal äger kunden rätt att begära ut data ur databasen i överenskommen form. För detta arbete har leverantören rätt att ta betalt för den arbetstid som detta arbete tar enligt gällande prislista.
7 HÅLLBARHET
7.1 Leverantören vill bidra till en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Vi ska möta förväntningarna på vår sektor både genom att erbjuda kunskap som bidrar till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar framtid och genom att stödja utvecklingen av hållbara regioner, städer, byggnader, infrastruktur, transportsystem samt industriella processer.
Vi ser detta som nödvändigt för att vi på ett framgångsrikt sätt ska kunna utveckla vår verksamhet och skapa bestående värden som klarar framtidens utmaningar för alla våra intressenter. Vi arbetar med hållbarhet genom att:
• Integrera hållbarhet i den tekniska expertis, de råd och de lösningar som vi erbjuder våra kunder.
• Fortsätta att bygga spetskompetens och utveckla vårt tjänsteutbud inom området för ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet i syfte att öppna upp nya marknader och kommersiella möjligheter.
• Medvetet hantera de miljömässiga och sociala effekterna av vår egen verksamhet till nytta för alla våra intressenter.
• Vara en aktiv och ansvarstagande deltagare på de platser där vi verkar.
Avtalet har upprättats i två exemplar av vilka vardera parten tagit sitt. Stockholm 2021-07-08 Stockholm 2021-
Xxxxxx,
Xxxxxxx (SEAL20314)
Digitalt signerad av Xxxxxx, Xxxxxxx (SEAL20314)
DN: cn=Xxxxxx, Xxxxxxx (SEAL20314), ou=Users, xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx Anledning: Jag godkänner detta dokument Datum: 2021.07.08 16:53:35 +02'00'
(Leverantörens underskrift) (Kundens underskrift)
Xxxxxxx Xxxxxx
(Namnförtydligande)
WSP Sverige AB Svenska kyrkan, Stockholms stift
Prisbilaga 2021-07-01
Svenska kyrkan, gemensam databas DeDU
Kund Leverantör
Svenska kyrkan, Stockholms stift WSP Sverige AB
Xxx 00000 Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
103 25 Stockholm 903 33 Umeå
Besök: Xxxxx Xxxxx xxxxxxxxx 0 Tel: 000-000 00 00
Tel: 00-000 000 00 Xxx.xx: 556057-4880
Xxx.xx: 252010-0138 Styrelsens säte: Stockholm Styrelsens säte: Stockholm
1 (3)
Priser | ||
2.1 | Programlicens DeDU (engångskostnad) | |
Programlicens per namngiven användare | 0 kr | |
2.1.1 | Programlicens DeDU (inklusive serviceavtal) | |
Programlicens per namngiven användare | 185 kr /månad | |
2.2 | Dokumentarkiv | |
Programlicens per namngiven användare | 0 kr | |
Dokumentarkivet med en datamängd upp till | ||
100 GB per stift ingår. Skulle datamängden | ||
överstiga 100 GB för något stift har WSP rätt | ||
att förhandla om ett tillägg för dokumentarkivet | ||
till ett vid det tillfället marknadsmässigt pris. | ||
2.3 | Utbildning | |
Utbildning via telefon och/eller Teams e.d. | 930 kr /timme | |
Utbildning på plats hos kund inklusive | 18 000 kr/heldag | |
utbildningsmaterial. Max 10 deltagare. | 12 000 kr/halvdag | |
2.4 | Drift av Webbportal för ärendehantering | |
Drift av webbportal | 0 kr | |
2.5 | Löpande konsultarbete | |
Löpande uppdrag efter avrop. | 930 kr /timme | |
Xxxxx tjänster som för tillfället kan erbjudas | ||
redovisas på leverantörens hemsida | ||
2.5.1 | Konsulttjänster – Anslutning stift | |
När ett stift ingår avtal med leverantören | 930 kr/timme | |
behövs projektledning för att komma igång. | ||
Leverantören har ett koncept där följande delar | ||
oftast ingår i uppstartfasen. | ||
• Uppstartsmöte • Projektledning • Inläsning av fastighetsstruktur utifrån | ||
en strukturerad fil. (kan göras centralt via stiftet | eller varje | |
pastorat/församling för sig enligt 2.1.1.) • Inläsning av församlingar/pastorat utifrån | ||
en strukturerad fil. (kan göras centralt via stiftet | eller varje | |
pastorat/församling för sig enligt 2.1.1.) • Registrering av grundmallar för stiftet: |
o Tillsyn & xxxxxxx (FU)
o Planerat underhåll
• Grundutbildning, 4 timmar via telefon med skuggning.
2 (3)
2.5.2 Konsulttjänster till fast pris – Anslutning pastorat (eller församling) Uppstart av DeDU för pastorat alternativt 20 000 kr /pastorat församling där stiftet tecknat (alt.församling) avtal med leverantören.
När ett pastorat/församling
ansluter sig till XxXX behövs projektledning och utbildning för att komma igång.
WSP har ett koncept där följande delar ingår till en fast kostnad.
(Denna tjänst erbjuds till fast pris när stiftet själv
inte har resurser att utföra anslutningen. Vid tillfällen
då stiftet endast kan erbjuda pastoraten/församlingarna delar av anslutningsstödet kan leverantören
bistå stiftet i delar av leveransen till löpande räkning)
• Uppstartsmöte/projektledning
• Inläsning/inmatning alternativt genomgång och revidering av fastighetsstruktur
• Registrering och kopplingar av personer (fastighetsansvarig och kyrkvaktmästare).
• Registrering av användare.
• Ärendehantering via DeDUWeb/App (ej formulär)
• Registrering/genomgång av grundmallar för:
• Tillsyn & skötsel (FU) (grundmall)
• Planerat underhåll (grundmall – ej inmatning av UH-plan)
• Grundutbildning, 4 timmar via telefon med skuggning.
2.5.3 Webbportal för ärendehantering
Fast pris för uppsättning. Följande ingår 20 000 kr /site i standardformuläret:
• Uppstartsmöte
• Projektledning
• Standardformulär för Svenska kyrkan
• Uppsättning/kopplingar i DeDU
2.6 Energi / Graddagar
Kostnader för SMHI:s Graddagar/Energiindex för hela Sverige ingår som del av 2.1.1 Programlicens DeDU (inklusive serviceavtal)
2.7 Övrigt gällande ersättning
Kostnader för utlägg och resekostnader tillkommer där ej annat angivits.
Serviceavtal indexregleras enligt AVTAL DeDU. Timarvoden och övriga priser uppräknas årligen utifrån vår marknadsbedömning (ej index-bundet).
Lagenlig mervärdeskatt tillkommer.
3 (3)
Kontaktpersoner 2021-07-01
Svenska kyrkan, gemensam databas DeDU
Kund Leverantör
Svenska kyrkan, Stockholms stift WSP Sverige AB
Xxx 00000 Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00
103 25 Stockholm 903 33 Umeå
Besök: Xxxxx Xxxxx xxxxxxxxx 0 Tel: 000-000 00 00
Tel: 00-000 000 00
Kontaktpersoner Leverantören
Xxxx Xxxxxxxxx, WSP Xxxxx Xxxxxxxx, WSP
000-000 00 00, 070-693 12 95 010-722 97 49, 000-000 00 00
xxxx.x.xxxxxxxxx@xxx.xxx xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, WSP
000-000 00 00, 000-000 00 00
Kontaktpersoner Xxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxx, Stockholms stift Xxxxxxx Xxxxxxxx, Stockholms stift
08-508 940 91 08-508 940 27
xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx
1 [1]