ANVISNING OM ANSVAR FÖR AVTALSPROCESSEN OCH OM DEN AVTALSANSVARIGAS UPPGIFTER

ANVISNING OM ANSVAR FÖR AVTALSPROCESSEN OCH OM DEN AVTALSANSVARIGAS UPPGIFTER

Den här anvisningen gäller i princip alla stadens avtal. I anvisningarna för små upphandlingar finns noggrannare fastställt för vilka anskaffningar det inte krävs ett särskilt avtal.

Upprättande av avtal, planering av avtalsperioden

Avtalsutkastet är i regel bifogat till anbudsförfrågan när en vara eller tjänst konkurrensutsätts. Såsom avtalsvillkor används i första hand: JYSE 2014 Tjänster, JYSE 2015 Varor, JIT 2015, KSE 2016, YSE 1998 och KE 2008 allmänna avtalsvillkor. Avtalsvillkoren meddelas alltid i anbudsförfrågan och de ska finnas som bilaga till anbudsförfrågan eller nämnda som länk i anbudsförfrågan. EU:s allmänna dataskyddsförordning tillämpas nationellt från 25.5.2018. Dataskyddsförordningens krav ska beaktas redan nu i de avtal som Lovisa stad konkurrensutsätter. När avtal uppgörs beaktar man eventuella risker och bedömer föregående avtalsperiod och tar lärdom av den. Ärenden som ska tas i beaktande är att även övervaknings- och ansvarsärenden beaktas i anbudsförfarandet. Språkkravet för tjänsteproduktionen (finska, svenska) meddelas i anbudsförfrågan och senare i upphandlingskontraktet.

När man uppgör en anbudsförfrågan uppgör man i princip ett avtalsutkast som är en anbudshandling som är bindande för anbudsgivaren och den upphandlande enheten. Om ett avtalsutkast inte uppgörs som bilaga till anbudsförfrågan ska man säkerställa att det i upphandlingskontraktet inkluderas allmänna avtalsvillkor ur den upphandlande enhetens synvinkel. De allmänna avtalsvillkoren räknas upp i början av kapitlet.

Mallar för avtal

De allmännaste mallarna för avtal hittar man i det elektroniska systemet för konkurrensutsättning och i intranätet under anvisningar/upphandling.

Vem är avtalsansvarig?

Alla avtal ska ha en avtalsansvarig som även ska namnges i avtalet. Den avtalsansvariga ansvarar för den verksamhet som avtalet gäller.

Om det behövs kan den ansvariga utse en kontaktperson för avtalet. Direktören för centralen ansvarar alltid för avtalen för sin sektor.

Övervakning och uppföljning av avtalet

Den avtalsansvariga övervakar innehållet i avtalet så att tjänsten eller varan motsvarar det som beskrivits i anbudsförfrågan och vad som avtalats om. Den ansvariga eller den som den ansvariga utsett godkänner avtalsenliga prishöjningar. Prishöjningarna ska dokumenteras och det fattas ett beslut om att godkänna dem.

Övervakningen av avtalet gäller både de minimikrav för en tjänst eller vara som ställts i anbudsförfrågan och de aspekter som anbudsgivaren uppgett i anbudsförfarandet och som gett tilläggspoäng.

Basuppgifterna för avtalet och uppgiften om den ansvariga införs i ärendehanteringssystemet. Den avtalsansvariga ansvarar för att det i ärendehanteringssystemets avtalsregister finns uppdaterade avtal, förändringar som skett i priser, eventuella reklamationer och andra handlingar som hör till avtalet.

Sakgranskare och godkännare av räkningar

Faktureringen ska alltid kunna härledas till ett ikraftvarande avtal eller till tillhörande prisbilaga. De som handlägger fakturor ska veta till vilket avtal fakturan hör och kontrollera avtalspriserna i avtalen.

Beställaransvarslagen och övriga utredningsskyldigheter som beställaren har

I upphandlingar där beställaransvarslagen tillämpas kommer man i planeringsskedet av anbudsförfrågan överens om att tjänsteproducenten eller leverantören ska uppfylla de krav som ställs i beställaransvarslagen och förpliktigar den kommande avtalsparten att ansluta sig till tjänsten xxxxxxxxxxxxx.xx. Om beställaransvarslagen tillämpas på avtalet måste man ha tillgång till utredningarna innan avtal ingås. Dessutom ska man komma överens om vem som ansvarar för att be om de beställaransvarslagenliga utredningarna under avtalsperioden. Anvisningar för tillämpningen av beställaransvarslagen och innehållet i den finns på intranätet under anvisningar/upphandling/beställaransvarslagen. Innan man publicerar anbudsförfrågan ska man ta reda på om beställaransvarslagen gäller. Bedömningen görs av den avtalsansvariga, den upphandlingssakkunniga eller den ekonomisakkunnige. Till anbudsförfrågan ska man alltid tillfoga ett krav på att pensionsförsäkringar för arbetstagarna är tecknade och kontrollera att den kommande avtalsparten är införd i förskottsuppbördsregistret.

Undertecknande av avtal

Rätten att underteckna stadens avtal fastställs i förvaltningsstadgan. Man ska be om avtalspartens firmateckningsrätt redan innan avtal ingås.

Att hålla kontakt med leverantören

Den ansvariga eller kontaktpersonen – om sådan utsetts för avtalet – ansvarar för att kontakta de mest betydande serviceproducenterna minst en gång per år. Den ansvariga ansvarar för att kontakttagandena och innehållet i dem diarieförs i ärendehanteringssystemet. Vid kontakttagandet går man igenom pågående och kommande avtalsperiod, ger respons, planerar det gemensamma utvecklandet för avtalsperioden och berättar om eventuella planer på konkurrensutsättning eller ibruktagande av optioner.

Att ställa in larm för avtalen

Den avtalsansvariga ansvarar för att det ställs in ett larm för avtalet när avtalet diarieförs in i ärendehanteringssystemet. Larmet ska gå i god tid innan avtalsperioden upphör för att begära beställaransvarslagsenliga utredningar och med tanke på att ta i bruk eventuella optioner. Larmen ska gå till flera personer.

Intern övervakning

Den ekonomisakkunnige gör stickprov minst två gånger per år bland hela stadens avtal och kontrollerar att upphandlingarna har konkurrensutsatts i enlighet med stadens anvisningar. I stickprovet ingår att jämföra

avtalspriset med faktureringen. Kontrollobservationerna rapporteras till stadsdirektören, ekonomidirektören och centralernas direktörer.

För att säkerställa att upphandlingarna görs av ramavtalsleverantörerna gör den upphandlingssakkunniga eller den ekonomisakkunnige stickprov på hur ramavtalen följs.

Reklamationer

Om tjänsten eller varan inte motsvarar det avtalade ska den ansvariga reklamera till avtalsparten. Reklamationen görs skriftligt. Den ansvariga övervakar att serviceproducenten svarar på reklamationen inom den tid som avtalats i avtalet. Den ansvariga ansvarar för att reklamationen och handlingarna som hör till den diarieförs i ärendehanteringssystemet, uppföljer hur reklamationen framskrider och tar ställning till eventuella påföljder.

Diarieföring och arkivering av avtal

Avtal och handlingar som hör till dem diarieförs och skannas in i ärendehanteringssystemet. Handlingarna för ingående av avtal och beslutet ska länkas till varandra. Vid varje central finns en person som ansvarar för arkiveringen och vid behov sköter det praktiska. Den avtalsansvariga ansvarar för att avtalshandlingarna finns i ärendehanteringssystemet och granskar att de är diarieförda.

Originalavtalen arkiveras enligt arkivbildningsplanen.

Bedömning av risker och rapportering

Till avtalshanteringen hör bedömning av de risker som eventuellt anknyter till avtalet. Riskerna rapporteras i samband med delårsrapporterna. I Lovisa stads avtal ska ingå en bestämmelse om att en fordran inte får överlåtas till en tredje part.

Avtalens offentlighet

Avtalshandlingarna är myndighetshandlingar. I princip är alla stadens verksamhetsorgan och tjänsteinnehavare myndigheter som avses i offentlighetslagen.

Enligt 5 § i offentlighetslagen tillämpas offentlighetslagen på de framställningar som myndigheten innehar. De kan vara i skrift eller bild eller som övriga framställningar oberoende av i vilken form de lagrats. Enligt 5

§ i offentlighetslagen avses med myndighetshandling en handling som innehas av en myndighet, som har upprättats av myndigheten eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.

Myndighetshandlingar är i enligt offentlighetslagen även handlingar som den upphandlande enheten mottagit i samband med ett upphandlingsärende, så som de anbud anbudsgivaren skickat till den upphandlande enheten, de anmälningar kandidaterna skickat vid selektivt förfarande samt de handlingar och förfrågningar som hör till dem.

Enligt 6 § 1 mom. 2 punkten i offentlighetslagen blir myndighetens begäran om anbud jämte bilagehandlingar offentlig när den har undertecknats eller bekräftats på motsvarande sätt. Däremot blir en begäran om komplettering av ett anbud som gäller upphandling samt utredningar och andra handlingar som har sammanställts för behandlingen av anbudsärendet offentliga när ett avtal i ärendet har ingåtts (6 § 1 mom. 3 punkten).

Ansökningar om deltagande i offentlig upphandling samt anbud och andra handlingar som gäller upphandling förutom sekretessbelagd information blir offentliga först när ett avtal har slutits (7 § 2 mom.). Vad gäller anbuden ska man notera att den som är part i anbudsförfarandet ska ändå ha rätt att få information om anbudshandlingarna för till exempel ändringssökande redan innan de blir allmänt offentliga.

Enligt 9 § i offentlighetslagen har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (s.k. allmän offentlighet). Utlämnande av uppgifter ur en handling som enligt 6 och 7 § ännu inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning. I prövningen ska beaktas att inte möjligheten att få uppgifter begränsas utan saklig och laga grund och inte mer än vad som är nödvändigt för det intresse som skall skyddas (§ 17 i offentlighetslagen). I upphandlingsprocessen kan myndighetens prövning komma i fråga under tiden mellan upphandlingsbeslutet och uppgörandet av avtalet.

Enligt 6 § 1 mom. 8 punkten i offentlighetslagen blir upphandlingsbeslutet offentligt när det har undertecknats eller bekräftats på motsvarande sätt. Det samma gäller beslutet att utesluta en anbudsgivare eller kandidat ur anbudsförfarandet och beslutet att avbryta upphandlingen.

Sekretessbelagd information

Enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i offentlighetslagen är sekretessbelagda handlingar sådana som innehåller uppgifter om en privat affärs- eller yrkeshemlighet och sådana handlingar som innehåller uppgifter om någon annan motsvarande omständighet beträffande privat näringsverksamhet, om utlämnandet av uppgifter ur en sådan handling skulle medföra ekonomisk skada för näringsidkaren. Intresset att sekretessbelägga affärshemligheter sammanhänger i allmänhet med skydd mot konkurrenter.

Affärshemligheter är i allmänhet av teknisk eller affärsmässig karaktär. I allmänhet har det förutsatts att affärs- eller yrkeshemligheten innehåller information om nytt kunnande eller en ny teknisk lösning.

Information som är allmänt känd eller som finns att tillgå i offentliga källor kan inte anses vara en affärs- eller yrkeshemlighet.

Upphandlingsbeslut

I de beslut som de verksamhetsorgan som avtalet gäller fattar kan man skriva vem som undertecknar avtalet och vem som är avtalsansvarig.