Upphandlingsdokument2023-06-09
2023-06-09 |
Upphandlande organisation Adda Inköpscentral AB | Upphandling Förmedlingstjänst tekniska konsulter STIC 2023 10591 Publicerad 2023-05-08 14:46 Sista anbudsdag: 2023-06-09 23:59 |
Symbolförklaring
Texten ingår i annonsen | Texten ingår i kvalificeringen |
Texten kommer att ingå i avtalet | Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen |
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas | Texten/frågan innehåller ESPD-krav |
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen | Frågan är viktad och ingår i utvärderingen |
Frågan ställs endast upplysningsvis | Frågan besvaras av upphandlaren |
Frågan är markerad för särskild uppföljning |
4. Krav på tjänsten
4.1 Inledning
Här nedan anges de krav på tjänsten som upphandlas. Förmedlaren ska tillhandahålla samtliga i detta upphandlingsdokument efterfrågade tjänster.
Här nedan anges de krav på tjänsten som upphandlas. Anbudsgivaren ska tillhandahålla samtliga i detta upphandlingsdokument efterfrågade tjänster och kraven måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna prövas och antas. Leverantören måste både vid anbudsutvärderingen och under hela avtalstiden uppfylla samtliga i upphandlingsdokumenten angivna krav.
Krav på tjänsten
Leverantören bekräftar att samtliga krav på tjänsten uppfylls i enlighet med upphandlingsdokumenten
Ja/Nej. Ja krävs
4.2 Definitioner
Nedan följer definitioner av begrepp som används i detta avsnitt. Förmedlare - Anbudsgivare/ leverantör för tjänsten
Beställare - Upphandlande myndigheter
Konsult - Förmedlad teknisk konsult från förmedlaren
4.3 Förmedlingsuppdrag
Förmedlaren ska ha en konsultförmedlingsorganisation som kan ta emot och hantera konsultförfrågningar, för tolv av Stockholms läns kommuner och dess bolag. Vilket innebär ca 30 - 40 förfrågningar per månad men kan variera i antal per månad beroende på efterfrågan.
Förmedlaren ska förmedla tekniska konsulter enligt punkt 1.1.2 omfattning.
4.3.1 Kompetenskrav på förmedlad konsult
Förmedlaren ska kunna förmedla konsulter inom ovan efterfrågade kompetensområden och som har kompetens med kompetensnivåer enligt nedan definitioner.
I denna upphandling och vid framtida konsultförfrågningar används en modell för definition av olika kompetensnivåer för konsulter som utför tjänsterna. Syftet med denna kompetensnivåmodell för konsulter är att underlätta klassificering av kompetensen genom att använda enhetliga principer och begrepp. Nedan angivna kompetensnivåer baseras på Kammarkollegiets kompetensnivåer.
Upphandlande myndigheter har för avsikt att avropa konsulter från alla nivåer.
Nivåbeskrivningarna är profilbeskrivningar på en övergripande nivå. Vid klassning av en konsults kompetens inom aktuellt kompetensområde kommer den kompetensnivå som passar bäst väljas vid varje enskild konsultförfrågan.
Erfarenhet i antal år innebär antal arbetade år inom rollen/kompetensen – d.v.s. inte nödvändigtvis i antal år som konsult inom aktuell roll.
4.3.2 Förmedling av konsulter
4.3.2.1 Konsultsökning och tillgång till annoneringsplats
Beställningar görs tillgängliga på offentlig annonseringsplats för sökning av konsulter.
Konsulterna ska ha tillgång till beställningarna via en lättillgänglig och kostnadsfri elektronisk marknadsplats.
Beställningarna ska finnas tillgängliga på marknadsplatsen i minst fem (5) dagar för konsulterna att lämna offert.
Förmedlaren får inte ta ut någon annan ersättning från förmedlade konsulterna tex genom partnerersättning, administrativ ersättning eller kickback i någon som helst form.
Samtliga tekniska konsulter som förmedlas till beställare ska vara godkända enligt punkt
4.3.2.3 Avtalsvillkor vid beställning av tekniska konsulter.
Nya tillkommande tekniska konsulter som uppfyller kraven i denna upphandling ska godkännas och läggas till samt ha tillgång till denna marknadsplats.
4.3.2.2 Ansvar för genomförande av konsultuppdraget
Förmedlaren ansvarar för koordinering av kontakt och informationsutbyte mellan beställaren och förmedlade konsulter.
Konsultförmedlingsorganisationen ska ha tillräckliga personella resurser för att kunna åta sig flera parallella uppdrag av skiftande karaktär.
Förmedlaren får inte parallellt bedriva konsultverksamhet och därmed konkurrera med de konsulter som förmedlas inom ramen för uppdraget.
Förmedlaren får inte ha egna anställda konsulter som kan offereras inom ramen för ramavtalet.
Förmedlaren får inte ingå i en koncern där systerbolag, dotterbolag, moderbolag kan offerera egna konsulter inom ramen för ramavtalet.
Fakturering, all kontakt och all dialog med beställaren avseende förmedling och uppföljning av uppdrag sker mellan beställaren och förmedlaren.
Förmedlaren är avtalspart och juridiskt ansvarig gentemot beställaren för genomförandet av konsultuppdraget.
4.3.2.3 Avtalsvillkor tekniska konsulter
I upphandlingsdokumentet avsnitt 5 Avtalsvillkor vid beställning tekniska konsulter, beskrivs de förutsättningar och krav som beställare ställer på förmedlaren och förmedlade konsulter för utförande av beställda tjänster.
Förmedlaren ska ingå avtal med de konsulter som förmedlas till beställare för att de ska bli godkända. Förmedlaren kontrollerar giltigt försäkringsbevis gällande offererande konsulter.
Det avtalet ska minst omfatta villkoren i ovan nämnda avsnitt 5, i tillägg till de krav på förmedlare och konsulter som ställs på andra ställen i detta upphandlingsdokument.
Konsulter som har befintliga avtal i beställarens verksamhet kan, om avtalet tillåter och på beställarens begäran tas över av förmedlaren.
4.3.2.4 Samverkan med beställare
Förmedlaren och beställaren ska samverka för att skapa bästa möjliga förutsättningar för uppdragets genomförande. Vidare är förmedlaren och beställaren skyldiga att så snart det är möjligt informera varandra om viktiga förändringar som kan påverka förutsättningarna för vardera parters åtaganden och ansvar enligt krav på tjänsten i upphandlingsdokumenten och enligt kontraktet.
4.3.2.5 Tider
Förmedling ska i första hand utföra arbete enligt beställarens önskemål. Vilket innebär att
arbetet utförs under normal arbetstid. Som normal arbetstid räknas helgfri mån-fre kl. 08:00-17:00.
4.4 Beställningsrutiner
4.4.1 Beställningsförfrågan
Genom beställningsförfrågan beskrivs innehållet i den kompletta tjänsten närmare. Förmedlarens organisation hanterar inkommande beställningar, annonsering, verifiering och uppfyllelse av kvalificerings- och obligatoriska krav, utvärdering av inkomna offerter, kontraktsskrivning och uppföljning.
Uppdrag ska kunna annonseras när en komplett beställning inkommit eller inom annan överenskommen tid. Förmedlaren ska erbjuda kvalificerade konsulter till beställaren inom överenskommen tid.
Beställaren får ange i beställningen när förmedlaren senast ska presentera en lämplig konsult för uppdraget. Denna tid får inte vara kortare än fem (5) arbetsdagar från beställning.
Förmedlaren ska säkerställa att föreslagna konsulter är tillgängliga att påbörja uppdraget hos beställaren efter överenskommelse.
Beställning ska kunna göras via en beställningsportal, telefon och e-post eller via e-handel under helgfri mån-fre, kl 08.00 - 17.00. Beställningar och bekräftelse av mottagen beställning sker skriftligt. Beställningar ska kunna ske genom e-handel inom 6 månader efter överenskommelse med respektive kommun. Se separat kring e-handel i avsnitt 4.9.
Beställningar och bekräftelse av mottagen beställning sker skriftligt.
Skriftliga beställningar ska bekräftas och stämmas av till beställare elektroniskt, inom 24 timmar vardagar.
4.4.2 Avstämning beställningsunderlag
Avstämning sker i syfte att nå samsyn kring uppdragets art och ändamål för att på bästa sätt attrahera rätt kompetens på den tekniska konsultmarknaden.
Avstämningen kan också vara i termer av tidsplanering, leverans av antal CV eller övriga komponenter i leverans av tjänsten. Justeringar och förtydliganden av beställningen görs vid behov i samråd med beställaren.
4.4.3 Svar på beställningsförfrågan
Förmedlaren ska efter samråd med beställaren presentera minst 3 kandidater (under förutsättning att minst 3 kandidater inkommit med svar, i annat fall presenteras de som inkommit) eller så många som upphandlade myndighet anger.
Kandidaterna ska vara rangordnade utifrån de parametrar som angetts i beställningen. Förslagen levereras inom överenskommen tid angiven vid beställningstillfället.
4.4.4 Beställarens verifiering av konsult
Beställaren ska ges möjlighet att verifiera den högst rankade konsultens kompetens och erfarenhet mot ställda krav i beställningen, antingen skriftligen eller vid intervju med erbjuden konsult. Om beställaren inte anser denne konsult motsvarar uppsatt kravspecifikation verifieras den näst i turordning.
Om ingen av de erbjudna konsulterna uppfyller kraven i beställningen ska förmedlaren erbjuda ny konsult. Förmedlaren återkopplar till konsult om resultat.
4.4.5 Mall för beställning
I anslutning till avrop på detta ramavtal överenskoms rutinbeskrivning för respektive beställare. Rutinen kan beskriva närmare utformande av underskrifter och andra administrativa beställarspecifika önskemål som exempelvis e-signatur.
Vid beställning formuleras uppdragets art, uppdragsbeskrivning, krav för genomförande samt hur kvalificering och utvärderingen ska ske. Detta görs i enlighet med mall, "Beställningsförfrågan". Se
bilaga 03
Hela eller delar av innehållet i beställningen utgör grund för underskriven beställning, kontrakt.
4.4.6 Rapport över inkomna svar på beställningsförfrågningar
Beställare önskar att alla inkomna svar på beställningarna är transparenta för beställaren. För varje beställning ska därför en bruttolista/rapport upprättas över de inkomna offerterna och sparas.
Rapporten ska visa:
• Kompetens på konsult
• Pris
• eventuellt andra variabler relaterade till förutsättningar angivna i beställningen.
• diskvalificerade konsulter och dess grunder för diskvalificering.
Rapporten sparas i ett år och presenteras för beställare vid begäran.
Rutiner för hantering av bruttolistan kan specificeras närmare vid avrop på detta ramavtal. Rutinerna måste följa GDPR.
4.4.7 Kontrakt
Förmedlaren upprättar kontrakt inför uppdragets utförande. Det är en av bägge parter underskriven beställning, bekräftelse av uppdraget.
Uppgifter från beställning avseende tex kontaktpersoner, uppdragets art, konsulternas namn och av förmedlaren pris/timme eller fast pris, ska ingå i kontraktet.
4.4.8 Beställningsportal
Förmedlaren ska tillhandahålla en beställningsportal där beställaren ska kunna göra beställningar samt i realtid få en sammanställning om vilka konsulter som är och som från ramavtalsstart varit kontrakterade i uppdrag och deras avtalstider och timpriser.
Beställningsportalen ska möjliggöra att nedanstående aktiviteter görs direkt i systemet
- beställningar och avrop
- ändring av befintliga avtal
- utökning tid
- utökning budget
- ÄTA
- ändring eller komplettering av resurser
- Indexregleringar
- signering av avtal
- ekonomisk uppföljning av avtal
- tillgång till avtalen
- sökbarhet i portalen
Beställningsportalen ska även motsvara Beställningsmallen i bilaga 03 Beställningsportalen ska inte kräva klientinstallation eller utpekad webbläsare. Användningen av beställningsportalen ska ske utan plug- ins eller single sign on.
Beställningsportalen ska vara tillgänglig utanför beställarens nätverk. Förmedlaren ska erbjuda beställaren att medverka vid behov av behovsintervjuer och testning av ny eller utvecklad funktionalitet i beställningsportalen.
Beställningsportalen ska vara på svenska.
Ovanstående krav ska uppfyllas senast vid ramavtalsstart och utgör ett särskilt kontraktsvillkor, se ramavtalsutkast 7.9 Beställningsportal (särskilt kontraktsvillkor)
4.4.8.1 Användarkonton
Förmedlaren ska tillhandahålla användarkonton för samtliga beställare inom respektive upphandlande myndighet.
Beställaren ska kunna återställa / ändra sina personliga lösenord.
Förmedlaren ska i samband med avtalsuppföljning redovisa vilka som har access till beställningsportalen.
4.4.8.2 Backup
Säkerhetsuppdateringar i servermiljö ska ske regelbundet. Tjänsten ska säkerställa datasäkerhet och feltolerans.
Verktyget ska ha utformats så att systemavbrott och fel hanteras på ett sätt som utesluter förlust av data.
4.4.8.3 Systemunderhåll
Rutinbeskrivning på hur hanteringen av planerat systemunderhåll eller eventuella ändringar i tillhandahållen beställningsportaltjänst sker ska kunna erhållas efter begäran av inköpscentralen eller beställaren.
Rutinbeskrivningen ska minst innehålla nedan uppgifter:
• Vilken tid på dygnet genomförs de
• Hur informeras användarna
• Hur hanteras användare som arbetar i verktyget när systemunderhåll startar
4.4.8.4 Utbildning och användarmanual
Förmedlaren ska, vid två (2) fasta tillfällen a 2 timmar, utbilda beställare hur verktyget används. Förmedlaren ska tillhandahålla användarmanual on-line på svenska.
4.4.8.5 Service och support
Förmedlaren ska kunna ta emot felärenden och ge användarsupport via telefon och e-mail. Förmedlarens support ska var öppen helgfri mån-fre kl. 08:00 – 17:00.
Support ska lämnas på svenska.
Förmedlaren ska vid behov kunna ge beställare support i beställningsförfarandet ex. hur en beställning formuleras, uppdragsbeskrivning och krav för genomförande.
Beställningsportalen ska vara en del av leverantörens långsiktiga strategi och ska kunna ge service och support under hela avtalslängden.
4.5 Förmedlarens personal och uppföljning
4.5.1 Kompetenskrav
Förmedlaren ska säkerhetsställa att deras personal har relevant kompetens för att kunna verifiera och bedöma uppfyllelse av kvalificerings- och obligatoriska krav samt utvärdera offerterna i enlighet med XXX.
4.5.2 Kundansvarig
Förmedlaren ska tillhandahålla kundansvarig som ska vara huvudansvarig för tjänsternas utförande gentemot beställaren. Varje upphandlande myndighet ska endast erbjudas en kundansvarig.
Kundansvarig ska vara tillgänglig via telefon eller e-post helgfri mån-fre 08,00 - 17,00.
Kundansvarig ska ha goda kunskaper om och erfarenhet av den tjänst som förmedlaren erbjuder inom ramen för ramavtalet. Kundansvarig ska ha fullgod kännedom om förmedlarens aktuella processer och tjänster.
Kundansvarig kan ej bytas ut utan respektive upphandlande myndighets skriftliga godkännande. Kundansvarig hos förmedlaren ska ansvara för :
- att vara ett stöd rörande förmedlingsuppdragen och ansvara för avtalet med respektive upphandlande myndighet.
- att hantera eventuella reklamationer
- att ta fram statistik
- rådgivning, rapportering och uppföljning
- utveckling av samarbete och rutiner.
Kundansvarig ska främja ett gott och flexibelt samarbete samt ett professionellt agerande. Vid eventuell frånvaro av ansvarig ska alltid ersättare finnas tillgänglig.
Kundansvarig som uppfyller ovan ställda krav tillsätts i samband med avtalstecknande.
4.5.3 Sekretess och tystnadsplikt
I uppdrag som förmedlaren och förmedlarens personal utför gäller sekretess och tystnadsplikt enligt 2 kap 1§, OSL, exempelvis beträffande hantering av personuppgifter. Förmedlaren ansvarar för att alla som arbetar med uppdraget är medvetna om denna skyldighet samt efterlever den.
Sekretessen och tystnadsplikten gäller även efter ramavtalets och kontraktens upphörande.
4.5.4 Uppföljningsmöten
Förmedlarens kontaktperson/representant och beställare ska följa avtalets tillämpning och utveckling, vid behov upp till en gång per kvartal första året därefter minst en gång/år. Beställaren är ansvarig för att kalla till uppföljningsmöte.
Förmedlaren ska via e-post före mötet presentera statistik över verksamheten, eventuella avvikelser och klagomål. Förmedlaren ska även mäta kundernas tillfredsställelse regelbundet, minst en gång per år.
Förmedlarens arbete kommer att följas upp enligt följande principer:
• upprätthållande av avtalade beställningsrutiner/svarstider på beställningar/leveranstider av konsulter
• kundnöjdhet
• konsultbyten
• reklamationer
• uppföljning priser
• uppföljning av övriga villkor och krav enligt avtal och kravspecifikation att kravet på transparens i prissättning har följts
4.6 Priser
4.6.1 Angivet förmedlingsarvode
Om inte annat framgår i detta upphandlingsdokument ska, i angivna priser/arvode ingå samtliga kostnader för förmedling som tex sociala avgifter, arbets- och semesterlöner, försäkringar, traktamenten, inställelsekostnader, framkörningsavgifter, resekostnader, trängselskatter kontroll av utfört arbete, administrativ ersättning, statistik, övriga lönekostnader samt försäkring enligt gällande lagar och Avtal. Beställare betalar, förutom överenskomna optioner, inga övriga extra kostnader eller avgifter.
Förmedlingsarvodet ska täcka samtliga kostnader för förmedlingen.
4.6.2 Maxtak förmedlingsarvode
Det procentuella förmedlingsarvodet på konsulternas timarvoden har ett maxtak i SEK, ex moms:
För konsultsök är maxtak 85 kr/ timme För fastprisprojekt är maxtak 50 000 kr.
4.6.3 Takarvode
För rörligt arvode för tekniska konsulters olika roller inom ramen för denna upphandling gäller följande takarvoden:
Specialist 4 000 kr/timme motsvarar Nivå 5 enligt 4.3.1
Uppdragsansvarig 3 500 kr/timme motsvarar Nivå 4 enligt 4.3.1
Handläggare 3 000 kr/timme motsvarar Nivå 3 enligt 4.3.1
Junior 1 000 kr/timme motsvarar Nivå 2 enligt 4.3.1 Nyexaminerad 700kr/timme motsvarar Nivå 1 enligt 4.3.1
4.6.4 Kostnadstransparens
Förmedlaren ska tillhandahålla full insyn för beställaren i prissättning mellan förmedlare och konsult när beställning görs.
Förmedlaren ska garantera att inga kostnader belastar underleverantörer, förmedlade konsulter i form av fasta avgifter eller liknande avtal.
Förmedlade konsulter ska utan avdrag, fasta avtalskostnader eller liknande pålagor erhålla mellan beställaren och förmedlaren tecknat kontrakt angivet timpris (eller i förekommande fall fastpris).
Förmedlarens intäkter för uppdraget ska endast komma från beställaren och ersättningen ska endast utgöras av det procentuella påslaget. Detta innebär att det inte får förekomma någon annan form av ersättning, direkt eller via mellanhand, mellan förmedlare och konsult utöver vad som anges i detta avtal.
4.7 Statistik till beställaren
Förmedlaren ska till beställaren leverera statistik av beställningar och leveranser inom ramen för förmedlingstjänsten. Uppgifterna ska kunna aggregeras till en för kommunen/bolagens totalnivå. Rapporterna ska göras tillgänglig en gång per månad alternativt på anmodan med två veckors varsel. Motsvarande statistik ska kunna levereras till inköpscentralen på totalt aggregerad nivå månadsvis.
Statistik enligt:
• antal konsultsök
• antal beställningsförfrågningar av konsulter från tidigare uppdrag i kommunen/xxxxx
• xxxxx anvisade konsulter genom konsultsök
• antal anvisade konsulter från tidigare uppdrag i kommunen /bolag
Av ovanstående ska kunna framgå:
• kompetenser
• roll
• pris
• antal timmar
• uppdragstidens längd
• per beställare på verksamhetsnivå
• antal ej levererade CV
• antal beställda, ej levererade tekniska konsulter
Rapporter med annat innehåll kan också bli aktuella. I det fall ska det framgå från rapportförfrågan vilken information som behövs och i vilket format.
Rapporterna ska vara lättillgängliga för beställaren så att de vid behov kan följa status och omfattning av de tekniska konsulterna och finns tillgängliga att kunna hämtas ut via beställningsportalen.
4.8 Implementeringsplan vid avtalsstart
Förmedlaren ska säkerställa en smidig avtalsstart.
Förmedlaren ska senast två månader efter ramavtalets tecknande kunna genomföra leveranser av de efterfrågade konsultkategorierna enligt kraven i detta upphandlingsdokument.
4.9 Allmän information och förutsättningar för e-handel
De upphandlade myndigheterna arbetar i olika omfattning med elektronisk handel (e-handel). Syftet är att effektivisera offentlig sektors inköp av produkter och tjänster samt att reducera miljöpåverkan kopplat till pappershantering och transporter. E-handel kan ge motsvarande vinster för leverantörerna.
Användning av e-handel innebär att affärsdokument utväxlas elektroniskt mellan leverantören och den upphandlade myndigheten. Villkoren är utformade enligt de gemensamma standarder som finns inom området och som Single Face To Industry (SFTI) rekommenderar. SFTI är ett samverkansprojekt för att främja utvecklingen av en effektiv affärsprocess för e-handel mellan offentlig sektor (kommuner, regioner och statliga myndigheter) och leverantörer av varor och tjänster. Standarderna är väletablerade på marknaden, baserade på öppna och internationella standarder och lämpade för olika inköpssituationer. Frågor om e-handel som direkt rör ramavtalsupphandlingen ska alltid ställas till inköpscentralen via frågor och svar.
Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare. Nätverket benämns ibland som Peppols infrastruktur och det består av flera delar, bland annat en teknisk infrastruktur, gemensamma meddelandestandarder och en medlemsbaserad organisation som utvecklar nätverket.
När begreppet leverantörsportal används avses ett webbgränssnitt som tillhandahålls av den upphandlande myndigheten och där leverantören manuellt kan registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka orderbekräftelser och elektroniska fakturor.
4.9.1 Krav på e-handel
4.9.1.1 Katalog
Leverantören ska vid begäran från respektive upphandlande myndighet inom 6 månader kunna skapa och sända elektronisk katalog (sortiments- och prislista) enligt minst ett av följande format:
• Peppolkatalog (Peppol BIS Catalogue without response)
• SFTI:s katalog som cellstrukturerad mall (se bilaga Z - Mall e-katalog)
• SFTI ESAP 6
• Annan katalog som är anpassad till Raindance marknadsplats, Unit4 ERP och Visma Proceedo
Leverantören ska, utöver något eller flera av formaten ovan, kunna använda leverantörsportaler som de upphandlande myndigheterna tillhandahåller.
Avgränsningar i katalogen
Den elektroniska katalogen ska kunna avgränsas i enlighet med ramavtalet och enbart innehålla de tjänster som omfattas av ramavtalet och visa avtalade priser. Sortimentet ska avgränsas enligt uppgift från den upphandlande myndigheten.
Beställningsdagens pris ska faktureras. Det ska tydligt framgå vilket ramavtal som katalogen är kopplad till.
E-handelskrav
a. Kan ni leverera formatet Peppolkatalog (Peppol BIS Catalogue without response) enligt kravet ovan?
Ja/Nej
E-handelskrav
b. Kan ni leverera formatet SFTI:s katalog som cellstrukturerad mall enligt kravet ovan?
Ja/Nej
E-handelskrav
c. Kan ni leverera formatet STFI ESAP 6 avseende katalog enligt kravet ovan?
Ja/Nej
E-handelskrav
d. Kan ni leverera annan katalog som är anpassad till Raindance marknadsplats, Unit4 ERP och Visma Proceedo enligt kravet ovan?
Ja/Nej
4.9.1.2 Order och ordersvar
Leverantören ska vid begäran från respektive upphandlande myndighet inom 6 månader kunna ta emot elektronisk order samt skapa och sända ordersvar enligt minst ett av följande format:
• Peppol BIS Ordering (order och ordersvar)
• SFTI ESAP 6 (order och avropserkännande och/eller avropsbekräftelse)
• E-post (order skickas per e-post från e-handelssystemet och ordersvar sker via e-post till beställaren)
Leverantören ska, utöver något eller flera av formaten ovan, kunna använda leverantörsportaler som de upphandlande myndigheterna tillhandahåller.
Ordersvar ska ges/skickas enligt avsnittet 4.4.3 Svar på beställningsförfrågan.
E-handelskrav
a. Kan ni leverera formatet Peppol BIS Ordering för order och ordersvar enligt kravet ovan?
Ja/Nej
E-handelskrav
b. Kan ni leverera formatet SFTI ESAP 6 (order och avropserkännande och/eller avropsbekräftelse) för order och ordersvar enligt kravet ovan?
Ja/Nej
E-handelskrav
c. Kan ni leverera order och ordersvar via e-post enligt kravet ovan?
Ja/Nej
4.9.1.3 Elektronisk kommunikation
Leverantören ska ska vid begäran från respektive upphandlande myndighet inom 6
månader kunna kommunicera affärsprocesserna elektroniskt med en upphandlade myndighet på minst ett av följande alternativ:
• Via PEPPOL-nätverket
• Via partsuppsättning mot den upphandlade myndighetens operatör
Leverantören ska, utöver något eller flera av formaten ovan, kunna använda leverantörsportaler som de upphandlande myndigheterna tillhandahåller.
E-handelskrav
a. Kan ni kommunicera affärsprocesserna elektroniskt via PEPPOL- nätverket enligt kravet ovan?
Ja/Nej
b. Kan ni kommunicera affärsprocesserna elektroniskt via partuppsättning mot upphandlande myndigheter operatörer enligt kravet ovan? Om ja, ange nedan vilka operatörer.
Ja/Nej
Leverantö rskommentar tillå ten
E-handelskrav
4.9.1.4 Inför avrop från ramavtalet
4.9.1.4.1 Begäran om etablering av e-handelslösning
När den upphandlande myndigheten önskar börja avropa från ramavtalet via e-handel ska leverantören fylla i bilaga Y - E-handel leverantörens uppgifter och inkomma med denna till den upphandlande myndigheten.
När den upphandlande myndigheten har mottagit bilaga Y från leverantören ska den upphandlande myndigheten i sin tur:
1. fylla i bilaga X - E-handel beställarens uppgifter utifrån de alternativ som leverantören kan erbjuda enligt bilaga Y, och
2. skicka ifylld bilaga X till leverantören.
En begäran om etablering av e-handel anses delgiven leverantören genom att den upphandlande myndigheten skickar ifylld bilaga X till leverantören, exempelvis via e-post. Leverantören ska därefter skriftligen, exempelvis via e-post, skicka en bekräftelse till den upphandlande myndigheten att e- handel kan etableras inom angiven tidplan enligt avsnittet "Tidplan för e-handelsprocess" nedan.
4.9.1.4.2 Tidplan för e-handelsprocess
Leverantören ska kunna tillhandahålla en fungerande e-handelsprocess till den upphandlande myndigheten inom 6 månader från den upphandlande myndighetens skriftliga begäran om etablering av e-handel enligt avsnittet "Begäran om etablering av e-handelslösning" ovan.
Med fungerande e-handelsprocess avses en fullt implementerad e-handel som är testad mot den upphandlande myndighetens e-handelssystem och godkänd av den upphandlande myndigheten.
4.9.1.4.3 Standardiserade meddelanden för e-handel
De format och kommunikationssätt som parterna använder för standardiserade meddelanden för e- handel ska vara rekommenderade av SFTI, såvida inte annan standard överenskommits mellan parterna. I de fall ett format eller kommunikationssätt som anges under "Krav på e-handel" upphör att rekommenderas har den upphandlande myndigheten rätt att anvisa ett annat likvärdigt alternativ som SFTI rekommenderar.
Om leverantören skickar Peppolmeddelanden ska leverantören skicka dem via Peppolnätverket. Om leverantören tar emot Peppolmeddelanden ska leverantören vara registrerad i Peppols registerfunktion Service Metadata Publisher (SMP) för att kunna ta emot meddelanden.
Meddelanden som skickas via Peppolnätverket måste följa formatets regler och versionsuppdateringar.
4.9.1.4.4 Ansvar för format, kommunikationssätt och kostnader
Leverantören står för sina kostnader som det innebär att utveckla, använda och underhålla lämpligt systemstöd för de affärsprocesser, standardiserade meddelanden och kommunikationssätt som framgår i nedanstående avsnitt. Leverantören står alltså även för de kostnader som uppstår vid katalogens utformning. Med katalogens utformning menas anpassning av den upphandlande myndighetens val av sortiment och obligatoriska uppgifter. I bilaga Z - Mall e-katalog framgår vilka uppgifter som är föreslagna som obligatoriska. Den upphandlande myndigheten står för sina kostnader. Den upphandlande myndigheten ska enligt avsnittet "Begäran om etablering av e- handelsprocess" ovan precisera vilka som ska tillhandahållas i katalogen inför etableringen av e- handelslösningen.
I bilaga Z framgår t.ex. vilka uppgifter som är obligatoriska att ange i en e-katalog. Den upphandlande myndigheten har möjlighet att välja bort vissa av dessa uppgifter. Den upphandlande myndigheten har även möjlighet att begära att uppgifter som i bilagan är markerade med "efter behov" ska anges i e-katalogen.
4.9.1.5 Leverantörens åtaganden efter etablering av e-handelslösning
4.9.1.5.1 Förändringar av e-handelslösningen
Om den upphandlande myndigheten efter etableringen av e-handelslösningen önskar göra en förändring av den precisering som skett inför etableringen av lösningen ska leverantören kontaktas skriftligen. Tidpunkt för när förändringen ska träda i kraft beslutas efter överenskommelse mellan leverantören och den upphandlande myndigheten.
4.9.1.5.2 Vite vid brister i villkoren för e-handel
Den upphandlande myndigheten har även rätt till vite om leverantören är försenad med implementeringen av e-handelslösningen. Den upphandlande myndigheten har rätt till vite med 5 000 kr, exklusive mervärdesskatt, per påbörjad kalendervecka som förseningen varar. En försening inträder efter att tidsfristen för att implementera e-handel enligt avsnittet "Tidplan för e- handelsprocess" ovan har löpt ut. Förseningen upphör då leverantören har tillhandahållit ett avtalsenligt resultat. Vitet ska utgå under högst 5 kalenderveckor.
Den upphandlande myndigheten har rätt till vite om leverantören inte fullgör övriga åtaganden avseende e-handel som överenskommits mellan parterna. Den upphandlande myndigheten har rätt
till vite med 5 000 kr, exklusive mervärdesskatt, per påbörjad kalendervecka som avtalsbrottet varar. Vitet ska utgå under högst 5 kalenderveckor.