Handläggare Till
Fastighetskontoret
Administrativa avdelningen
Tjänsteutlåtande Dnr FSK 2019/257
Sida 1 (3)
2020-04-01
Handläggare Till
Xxxx Xxxxxxx Telefon: 0000000000
Fastighetsnämnden 2020-04-21
Upphandling avtal för lokalvård Tekniska nämndhuset
Förslag till beslut
1. Fastighetsnämnden ger fastighetskontoret i uppdrag att genomföra upphandlingen enligt vad som följer av detta tjänsteutlåtande.
2. Fastighetsnämnden uppdrar åt fastighetsdirektören att fatta tilldelningsbeslut och teckna avtal.
Sammanfattning
Fastighetskontoret avtal för lokalvård i Tekniska nämndhuset behöver handlas upp på nytt. Nytt avtal kommer därför att handlas upp med ett beräknat värde till 14-16 miljoner kronor för hela avtalsperioden.
En entreprenör kommer att handlas upp för Tekniska nämndhuset och en avtalstid på fyra år kommer att tillämpas. Tydligare och högre krav på entreprenör och leverans kommer att ställas i nya upphandlingen och avtalet.
Upphandlingen kommer att utföras som ett öppet förfarande enligt XXX, och stadens tillämpliga krav kring miljö, säkerhet, uppförandekod med mer kommer att tillämpas.
Fastighetskontoret
Administrativa avdelningen
Xxxxxxxxxxxxxxx 0
Box 8312
104 20 Stockholm
Växel 08-508 270 00
Bakgrund
Fastighetskontorets lokalvårdsavtal för Tekniska nämndhuset behöver handlas upp på nytt. Kontoret har genomfört en förstudie där kontorets behov samt marknadens förutsättningar har analyserats inför upphandlingen. Totalt värde för dessa avtalsområden under hela avtalsperioden beräknas till cirka 14-16 miljoner kronor beroende på hur lokalerna tas i bruk efter renoveringen.
Följande aspekter är kritiska för en lyckad upphandling och ett väl fungerade avtal:
1. Att leverantören har en tillräcklig städtid per dag och fastighet för att kunna utföra tjänsten med hög kvalitet enligt avtal.
2. Efter ombyggnaden till öppen kontorslösning och användandet av heltäckningsmattor ställs högre krav på upphandlad leverantör gällande metodval och genomförande planering av arbetet.
3. Volymen av publika ytor och den uppskattat höga volymen av besökare ställer stora krav på skötsel av golv och planering av utförandet av lokalvården för dessa ytor.
4. Styrparametrar i befintligt avtal som till exempel viten ska förbättras.
5. Ökat krav på kompetens och certifiering av arbetsledare och städpersonal bör ingå för att säkerställa rätt utförande och skötsel av lokalerna och de ingående materialen i fastigheterna.
6. Krav på en arbetande förman på plats dagtid som leder uppdraget.
7. Entrémattor, förbrukningsmaterial och dylikt ska inte ingå i upphandling av lokalvård. Dessa försvårar prissättning och blir kostnadsdrivande.
Upphandling – Strategi och upplägg
Följande utformning av upphandling, förfrågningsunderlag och avtal föreslås:
• En entreprenör för avtalsområdet.
Fastighetskontoret
Administrativa avdelningen
Xxxxxxxxxxxxxxx 0
Box 8312
104 20 Stockholm
• Avtalet ska innehålla tydliga krav på kompetenser och kvalitetsnivåer.
• Krav på digitalt tidredovisningssystem och kvalitetssystem kommer att ställas.
• Upphandlingen kommer att utföras som ett öppet förfarande enligt XXX.
• Kvalificeringskraven kommer att baseras på fastighetskontorets standardupplägg anpassad till denna upphandling samt volymkrav för att säkerställa kapacitet att klara av uppdraget.
• Stadens krav runt miljö, säkerhet, uppförandekod, antidiskriminering etcetera som är relevanta för denna upphandling kommer att tas med.
• Utvärdering kommer att ske på pris och kvalificerings- samt kvalitetskrav.
Slut
Fastighetskontoret
Administrativa avdelningen
Xxxxxxxxxxxxxxx 0
Box 8312
104 20 Stockholm
Attesterat av
Detta dokument har godkänts digitalt av följande personer:
Namn Datum
Xxxxxx Xxxxxxxx 2020-04-06
Xxxxx Xxxxxxxxx 2020-04-03