TJÄNSTEUTLÅTANDE

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Datum

Diarienr

Sida

1 (1)

Sociala nämndernas förvaltning Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

Epost: xxxxxxx.xxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxx.xx

2018-11-27

AN 2018/00371- 1.6.2

Kopia till

Attendo AB, Xxxxxxx Xxxxxxxx-Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Äldrenämnden

Avtalsuppföljning - Gotlandsgatans äldreboende, Attendo

Förslag till beslut

Äldrenämnden beslutar att godkänna uppföljningsrapporten inför avtalsförlängning.

Äldrenämnden beslutar att förlänga ramavtalen enligt tidsintervall: 2020-02- 01–2022-01-31 gällande köp av 36 platser och 2020-03-01–2022- 01-31 gällande köp av 18 platser.

Ärendebeskrivning

Attendo AB har byggt äldreboendet Gotlandsgatan år 2014 i egen regi. Det består av 54 lägenheter som är fördelade på tre våningar. Äldreboendet har profilen ”Livsstilsboende utevistelse och trädgård”. Grundavtalen löper på 2016-02-01 – 2020-01-31, gällande köp av 36 platser och 2016-07-11-2020- 02-29 gällande köp av 18 platser. Grundavtalen erbjuder möjlighet till två års förlängning, sedan är ytterligare förlängning inte möjlig.

Förvaltningen genomförde en uppföljning av verksamheten under januari och februari 2018. Det resulterade i tre godkända områden, 13 områden godkända med förbättringsområde och sju underkända områden. Brister, förbättringsområden och åtgärder redovisades för äldrenämnden vid sammanträdet i mars 2018. Äldrenämnden beslutade att godkänna Attendos handlingsplan samt att förvaltningen följer upp vidtagna åtgärder.

Tjänstemän har genomfört ett verksamhetsbesök på Gotlandsgatan i november 2018 samt granskat begärda handlingar. Uppföljningen resulterade i 13 godkända områden, tre områden godkända med förbättringsområde och inga underkända områden. Förbättringsområdena är: ”Metoder, arbetssätt och specifika kunskaper”, ” Personakt, genomförandeplan, dokumentation” och ”Hälso- och sjukvård”.

Förvaltningens bedömning är att ledningen fortsatt med kvalitétssäkring av verksamheten enligt tidigare redovisad handlingsplan och överlag uppvisar goda resultat. För de områden som bedöms ha förbättringsområden anger ledningsansvarig och medicinskt ansvarig sjuksköterska att fortsatt utvecklingsarbete sker kontinuerligt.

Dnr: ÄN 2018/00371-1.6.2

Uppföljning

Uppföljning av: Äldreboendet Gotlandsgatan Datum: 2018-11-07

Avtalstid: Västerås stad äldrenämnden har tecknat följande avtal med Attendo Sverige AB; 2016-02-01 - 2020-01-31, ramavtal, ÄN 2015/00345-8.5.2 gällande köp av 36 platser.

2016-07-11 - 2020-02-29, ramavtal, ÄN 2016/00229-8.5.2 gällande köp av 18 platser.

Beskrivning av verksamheten: Attendo Sverige AB har byggt äldreboendet Gotlandsgatan år 2014 i egen regi. Det består av 54 lägenheter som är fördelade på tre våningar. Målgruppen är personer som fyllt 65 år, som har stort omvårdnads- och tillsynsbehov samt personer med demenssjukdom. Attendo

Gotlandsgatan är ett äldreboende med profilen ”Livsstilsboende utevistelse och trädgård”.

Förvaltningens bedömning av avtalsområden

1. Ledning och personal
Gotlandsgatan har en ny verksamhetschef sedan 180903, som finns tillgänglig i verksamheten dagtid. Hon har avslutad och godkänd högskoleutbildning inom hälso- och sjukvård och mångårig erfarenhet inom ledande befattning inom vård och omsorg. Varje region har även en tillgänglig regionchef inom Attendo.
Legitimerad personal har giltig legitimation och erfarenhet inom området. I verksamheten finns sjuksköterska 1,75 % måndag- fredag samt arbetsterapeut 40 % och fysioterapeut 40 % motsvarande två dagar/veckan.
Joursjuksköterska uppges finnas tillgänglig alla vardagar från klockan 14.45 till 07.15, uppdelat på kvällsjour och nattjour. Helger även klockan 07.00 - 15.00. Vid akut kris kontaktas xxxxxxxxxxx chef, som tjänstgör för regionen och kan nås via telefon. Joursjuksköterskan är nåbar via ett välkänt jourtelefonnummer dit omvårdnadspersonal alltid kan ringa.
På Gotlandsgatan finns en platsansvarig tillgänglig dagtid måndag-fredag vars ansvarsområde är planering, bemanning, hyreskontrakt, felanmälan m.m.
Vad gäller tillsvidareanställd omvårdnadspersonal är 25 personer utbildade Följer avtal

undersköterskor, sex personer är vårdbiträden varav fyra av dem har mer än 15 års erfarenhet av äldreomsorg och två personer har mer än fem års erfarenhet. Den ordinarie personalen behärskar det svenska språket i både tal och skrift enligt uppgift från verksamheten. De vikarier som finns i verksamheten har olika lång erfarenhet. Fem personer är utbildade undersköterskor, 12 personer är vårdbiträden som har allt från ett år till över 10 års erfarenhet från vård och omsorg. I samband med verksamhetsuppföljningen under våren tillsattes en extra resurs som fanns i verksamheten under en period, februari – maj. Hon uppges ha arbetat med att tydliggöra lokala rutiner och att säkerställa kvalitén i verksamheten på Gotlandsgatan.
2. Metoder, arbetssätt och specifika kunskaper Kompetensinventering anges pågå inom verksamheten med syfte att säkerställa personalens kunskaper om metoder och arbetssätt. Individuella kompetensutvecklingsplaner finns. Den gemensamma kartläggningen i ledningsgruppen där behov av kompetenshöjande insatser på individ- och gruppnivå identifieras, dokumenteras och bokas in fortlöpande. I februari 2018 infördes planeringsverktyget Mobil Omsorg som ett led i att säkerställa följsamhet i arbetssätt. Det beskrivs överlag ha gett en positiv reaktion hos personalen. En del uppges ha svårigheter att ta till sig av den nya tekniken och därför pågår ett arbete för att stödja och utbilda dem. Platsansvarig uppger att hon ger direkt handledning i systemet och verksamhetschefen har tillsatt vikarier för att man som ordinarie personal ska kunna ta sig tid till att använda systemet. Man beskriver att användandet av Mobil Omsorg tas upp på arbetsplatsträffar och i veckobrev. Verksamheten uppger att de inte arbetar mobilt i nuläget.	Följer avtal men behöver förbättras
3. Bemötande och förhållningssätt Samtlig personal i verksamheten uppges ha namnskyltar med för- och efternamn. Foton på personal i tjänst med för- och efternamn finns i entrén samt på varje boendeenhet. Man har kognitivt anpassad information vad gäller aktiviteter på avdelningarna och texten på matsedeln är större och tydligare än vid tidigare verksamhetsbesök. Information om verksamheten finns på en anslagstavla, tillgänglig för de boende och anhöriga. Information delges anhöriga via mailutskick från verksamhetschef, vilket också placeras tillgängligt i pappersform vid hissen i entrén.	Följer avtal

Utvecklingspotential kvarstår utifrån enskildas varierande kognitiva behov som med t.ex. användande av bilder och färg.
4. Åtagande avseende egen personal Nuvarande sjukfrånvaron på Gotlandsgatan har sjunkit till att ligga på 4-5 % och anges i nuläget bero på ”vanliga orsaker”, det vill säga inte vara relaterat till tidigare omorganisation då man hade en hög sjukfrånvaro under en period. Ny personal har rekryterats under våren och man har tillsatt förra höstens tidigare vakanta tjänster. Man anger att det är fler omvårdnadspersonal som söker till verksamheten och att man inte har några problem med att få in vikarier vid behov. Platsansvarig har skapat rutiner för bemanning och det finns timvikarier att ringa in när det behövs. När platsansvarig inte finns i verksamheten finns utsedd personal på varje våning som ansvarar för bemanningen. Önskad tjänstgöringsgrad erbjuds i verksamheten. Information om detta delges på medarbetarsamtal och uppfylls inom verksamheten eller i samarbete med andra enheter inom Attendo Västerås. Informationsöverföringen uppges ske genom att samtlig personal läser aktuell social journal och hälso- och sjukvårdsdokumentation inför vardera nytt påbörjat arbetspass. På varje våningsplan ges även en muntlig rapport vid skiftbyte.	Följer avtal
5. Självbestämmande, integritet och delaktighet Vid verksamhetsbesöket beskrivs att man utgår från den boendes genomförandeplan. Planeringen i Mobil Omsorg är sedan lagd utifrån den boendes genomförandeplan där individens behov och önskemål framgår. Varje boende anges ha en förste och en andra kontaktman. I hälso- och sjukvårdsjournalen uppges uppgifter om samtycke till informationsöverföring och andra vårdkontakter finnas dokumenterade. Det beskrivs att det finns lokala handlingsplaner för inhämtande av samtycke. Detta när det gäller grindar, GPS-larm, passagelarm etc. som sedan dokumenteras i både hälso- och sjukvårdsjournal och social journal.	Följer avtal
6. Information, inflytande Två brukarråd har genomförts under våren och ytterligare ett brukarråd uppges vara inplanerat till slutet av november. Deltagande är verksamhetschef, platsansvarig, en sjuksköterska, en omvårdnadspersonal från varje våning samt boende. Omvårdnadspersonalen tillfrågar de boende	Följer avtal

våningsvis för att de som har ett särskilt intresse ska kunna delta. Man uppger att information till de boende gällande hantering av synpunkter och klagomål lämnas vid ankomstsamtalet. Verksamhetschefen beskriver att det finns en blankett uppsatt på våningsplanen vad gäller synpunkter/klagomål. Kontaktmannen beskrivs även vara den boende behjälplig i dokumentationen. Enligt uppgift från regionledningen har man inte mottagit några synpunkter och klagomål sedan februari 2018.
7. Levnadsberättelse Sjuksköterskan berättar att det är kontaktmannen som informerar den boende och anhörige om levnadsberättelsen vid ankomstsamtalet. Man motiverar till att fylla i den, förklarar syftet och informerar även om att det är på frivillig basis. Man upplever att det är många som fyller i levnadsberättelsen och ser det som något positivt. Verksamhetschefen följer upp genom att granska ifylld checklista för välkomstsamtal.	Följer avtal
8. Personakt, genomförandeplan, dokumentation Social dokumentation sker i Safedoc. Verksamhetschefen har granskat tio slumpmässigt utvalda journaler: Det uppges finnas behov av förbättringar vad gäller dokumentation i genomförandeplaner samt social journal. Dokumentationen sker enligt IBIC1, som är nytt för verksamheten under år 2018, vilket anges vara en anledning till att det saknas vissa uppgifter i en del journaler. I granskade genomförandeplaner beskrivs en avsaknad kring delaktighet och aktivitet, dock finns det angivet i den löpande sociala journalen. Där finns information om både vad aktiviteten är samt när någon blivit erbjuden samt om de tackat ja respektive nej till att medverka. Verksamhetschefen anger att profilen ”livsstilsboende med utevistelse och trädgård” syns tydligt i de aktiviteter som erbjuds och aktiviteter som den enskilde själv föreslår och genomför. Alla som bor på Gotlandsgatan ska erbjudas aktiviteten att ”få komma ut varje dag”, vilket behöver förtydligas i granskade genomförandeplaner. Samtlig personal uppges ha fått en kort information kring IBIC och dokumentation i safedoc i våras då de även uppmärksammades kring de lathundar som finns i journalsystemet. Man har sex stycken utsedda dokumentationsutbildare, som anges ha fått extra utbildning av kvalitétsutvecklare och medicinskt ansvarig sjuksköterska. Syftet är att de	Följer avtal men behöver förbättras

1 Individens behov i centrum

ska kunna stödja övrig omvårdnadspersonal direkt med dokumentationen. Ytterligare fördjupning kring dokumentation enligt IBIC, planeras att ske den 22 november 2018 för dessa dokumentationsstödjare. Genomgång uppges också ske med samtliga personal utifrån kontaktmannaskap och teamarbete kring den boende, det sker enligt strukturen för genomförandeplan enligt IBIC.
9. Kontaktmannaskap, kontinuitet De boende på Gotlandsgatan har en namngiven kontaktman och en vice kontaktman. Varje kontaktman har ansvar för max tre individer, oftast två. All planering i verksamheten anges utgå ifrån att man ska bibehålla kontinuiteten gentemot de boende, men man ska även vara flexibel och kunna arbeta på olika hemvister. Vid verksamhetsbesöket beskriver ledningen att man ser ett behov av att i ett första steg fokusera på vidareutbildning vad gäller kontaktmannaskapet. Man har genomfört en utbildning för samtlig personal i våras och man ska nu gå vidare med att föra samman de olika yrkeskategorierna; hela hälso- och sjukvårdsteamet, kontaktmannen, verksamhetschefen och platsansvarig för att ta ett helhetsgrepp kring de boendes genomförandeplaner och vårdplaner. Detta i samverkan med den boende. I nästa utbildningssteg är tanken att knyta an till planeringssystemet Mobil Omsorg för att få ännu bättre följsamhet i arbetssättet. Platsansvarig beskriver att Mobil Omsorg kan tydliggöra personalens arbete och förbättra bemanningen utifrån de boendes behov.	Följer avtal
10. Meningsfull dag Verksamheten beskriver att man anordnar; promenader, pyssel, sittgymnastik samt äter lunch och grillar ute när möjlighet finns. Man försöker även uppmärksamma högtider lite extra, som med t.ex. glöggmingel. De flesta aktiviteter förläggs utomhus, vilket tillhör profilen för Gotlandsgatan. Aktivitetsschema anslås på verksamheten och tillgängliga aktiviteter anges utformas i enighet med de boendes önskemål. Alla boende erbjuds daglig utevistelse i form av promenader i området. Verksamhetschefen anger i sin granskning av den sociala dokumentationen att profilen ”livsstilsboende med utevistelse och trädgård” syns tydligt i de aktiviteter som erbjuds och aktiviteter som den enskilde själv föreslår och genomför. Gotlandsgatan har haft stöd från kultursekreteraren i staden, där man använt sig av minneslådorna, vilket anges vara uppskattat.	Följer avtal

Verksamhetschefen beskriver utvecklingsområden där man uppmärksammat att det finns flera boende som t.ex. önskat en uppstart av en kör i verksamheten, de gillar att sjunga och skulle vilja ha det mer organiserat.
11. Måltider och nutrition Kostrådsmöten anges ske månadsvis där kostansvarig samt verksamhetschef deltar. Man tar även upp frågan om aktuell matsedel på brukarråd för att inhämta synpunkter och önskemål från de boende. Verksamheten uppger att man genomfört en genomgång av riktlinjen för mat och nutrition för samtlig personal för att säkerställa kompetens och följsamhet. Tidigare verksamhetschef tog kontakt med projektledaren för SMAK och man planerar in en teoretisk utbildning 181114 och praktisk utbildning under våren 2019. Man uppger att man erbjuder två alternativa maträtter utöver huvudmenyn, vilket bekräftas av matsedel i verksamheten. I inlämnad handlingsplan uppges att man i verksamheten genomför måltidsobservationer före, under och efter måltid. Detta med syfte att ge underlag för förbättringsområden.	Följer avtal
12. Anhöriga, närstående Nuvarande verksamhetschef beskriver att dennes föregångare började med informationsbrev till anhöriga via mail. Brevet görs även tillgänglig i pappersform då det sätts upp på anslagstavlan vid hissen till våningarna. Nuvarande verksamhetschef har fortsatt med informationsutskick enligt denna rutin. Verksamheten beskriver att inriktningen på Gotlandsgatan är att den nära kontakten med anhöriga ska ske via kontaktmannen, i överenskommelse med anhöriga. Kontaktvägen utformas i samråd med anhörig vid ankomstsamtalet, vissa önskar kontakt via telefon och andra via mail. På söndagar uppges det vara anhörigfika på hemvisterna. Om något särskilt händer gällande en boende eller generellt i verksamheten ska detta delges den anhörige snarast. Verksamhetschefen beskriver att det finns en tanke om en anhörigträff framöver. Enligt begärda handlingar utreder verksamhetschef synpunkter och klagomål och återkopplar enligt lokal rutin på Gotlandsgatan.	Följer avtal

13. Samverkan Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer att samverkan med läkarorganisationen har förbättrats under 2018. En läkare kommer på besök till Gotlandsgatan en gång/vecka och kan utöver det nås vid behov. Sjuksköterskorna uppges uppleva att samarbetet med läkaren och vårdcentralen fungerar smidigt och att det nu finns tydliga kontaktvägar. Vad gäller övrig samverkan uppges Vuxenskolan bedriva trubadurverksamhet månadsvis på Gotlandsgatan. Svenska kyrkan har så väl musikandakt samt genomför regelbundna besök av väntjänst grupp. Verksamhetschefen beskriver att i slutet av november kommer en vårdhund under utbildning att ha sin praktik tillsammans med sin hundförare under Gotlandsgatan under 15 veckor. Verksamhetschefen uppger att en översyn av flera potentiella framtida samarbeten ska ske under 2019 vad gäller pensionärsföreningar, organisationer etc. och att samtal bedrivs för ett ökat samarbete med närliggande förskola/skola. Intern samverkan uppges ske genom teamträffar som äger rum en gång/veckan. Då deltar hälso- och sjukvårdspersonal och omsorgspersonal där syftet är att ha individen i fokus och bland annat gå igenom kvalitetsregistren och göra riskbedömningar.

Följer avtal

14. Krav på fastigheten/fysisk miljö Verksamheten har utsett brandombud som anges utföra systematiska kontroller sedan januari 2018, vilket bekräftas i inskickade handlingar. Man genomför systematiska brandskyddskontroller månatligen. SBA-pärmen förvaras i personalrummet. Det finns upprättad dokumenterad rutin för brand i verksamheten och man anger att man arbetat med en riskinventering för de boende som är i behov av ytterligare brandskyddsåtgärder. Utbildning i brandskydd uppges ha skett och vara inplanerat tre gånger under 2018. Vad gäller trygghetslarmssystemet finns en lokal rutin för hantering av larm. Man uppger att man har en utsedd larmansvarig i verksamheten som ansvarar för funktionskontroll av larmen som utförs systematiskt en gång/månad. Det finns dokumenterad handlingsplan i händelse av att larmsystemet eller någon komponent inte fungerar. Detta bekräftas i inskickade handlingar. Verksamhetschefen uppger att man stärkt byggnadens trådlösa internetuppkoppling som ett led i att kvalitetssäkra larmhanteringen.

Följer avtal

15. Kvalité och uppföljning På Gotlandsgatan finns en kvalitétsgrupp bestående av verksamhetschef, sjuksköterska och kvalitétsledare som träffas månatligen för att gå igenom och analysera samt följa upp avvikelser. Inlämnad egenkontroll utförd 2018-04-24 visar på ett resultat på 98 %, egenkontrollen utförs en gång/år.

Följer avtal

16. Hälso- och sjukvård Verksamhetschefen, ledningskonsulten och en stärkt hälso- och sjukvårdsgrupp anges ha arbetat aktivt för att förtydliga befintliga rutiner och säkra kvalitén i utförda insatser. Verksamhetschefen informerar om att man sedan i våras infört våningsmöten en gång/vecka där en ansvarig sjuksköterska handleder och informerar personalen i munvård, hygien, bemötande, inkontinensskydd m.m. Man beskriver att vårdplaneringar genomförs inom 14 dagar efter att en boende flyttat till Gotlandsgatan. För att säkerställa en god omvårdnad av de boende på demensavdelningarna arbetar där huvudsakligen personal som har erfarenhet och intresse för området. Det finns en plan för fortsatt vidareutbildning för 2019 enligt uppdatering i begärd handlingsplan. MAS-bedömning av följsamhet av riktlinjer för hälso- och sjukvård samt granskning av hälso- och sjukvårdsdokumentation. Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer att det förbättringsarbete som påbörjades under våren gällande basala hygienrutiner, munhälsa och arbetssätt vid demens har gett goda effekter i verksamheten. Men att det finns behov av fortsatta utbildningsinsatser och uppföljning. Utbildning inom berörda områden; basalhygien, munhälsa, inkontinens och demens har ägt rum under våren för samtlig tillsvidareanställd personal. Hälso- och sjukvårdsdokumentationen har granskats av medicinskt ansvarig sjuksköterska som redogör för en förbättring sedan senaste granskningarna. Resultatet anges ligga på 87,2 % där Attendos krav för en godkänd hälso- och sjukvårdsdokumentation ligger på 90 %. All dokumentation uppges ske digitalt i journalsystemet Safedoc och är uppbyggt enligt ICF2. Det uppges finns fortsatta förbättringsområden när det gäller uppföljning av insatta åtgärder/resultat i hälsoplaner och en tydlighet vad gäller dokumentation av riskbedömningar för skyddsåtgärder. Medicinskt ansvarig sjuksköterska bedömer att den nya verksamhetschefen

Följer avtal men behöver förbättras

2 Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa

på Gotlandsgatan har god kunskap om Västerås stads riktlinjer avseende hälso- och sjukvård. Verksamhetschefen är legitimerad sjuksköterska med vidareutbildning till distriktssjuksköterska.

Vidare bedöms sjuksköterskornas situation vara stabil sedan december 2017, vilket har medfört en kontinuitet i handledning och uppföljning av omvårdnadspersonalen efterföljsamhet till riktlinjer.

Från: Xxxxx Xxxxxxxx <Xxxxx.Xxxxxxxx@xxxxxxx.xx>

Skickat: den 1 november 2018 10:55

Till: Äldrenämnden

Ämne: kompletterande handlingar dnr ÄN 2018/00371-1.6.2

Bifogade filer: rapport kompletterande ÄN 2018 00371-1.6.2.pdf Hej,

Bifogar den kompletterande rapporten med dnr ÄN 2018/00371-1.6.2.

Med Vänlig Hälsning

Xxxxx Xxxxxxxx

MAS/ Kvalitetsutvecklare

Attendo Skandinavien, Xxxxxxxxxx 00 x, Box 715, 182 17 Danderyd

Mobil: 000- 000 00 00

xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx

Personuppgiftsbehandling vid Attendo

Följ oss på:

Instagram: AttendoSE

Facebook: Xxxxxxxx.xxx/XxxxxxxXX Twitter: xxx.xxxxxxx.xxx/XxxxxxxXX