DOKUMENTHANTERINGSPLAN
2022:26 HOAB/2020/3 (ersätter 2021:20)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Höganäs Omsorg AB
Antagen av styrelsen i Höganäs Omsorg AB 2022-12-08, § 90
HÖGANÄS KOMMUN
Innehåll
1.1 REGISTRERING OCH HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 5
1.2 HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE 6
2.1 NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION 7
3.1 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL 16
4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN 18
4.1 PATIENTJOURNAL,OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL 18
5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA MED FUNKTIONSVARIATION- LSS 20
5.1 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS 20
HÖGANÄS KOMMUN
1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE
Enligt arkivlagen § 6, punkt 1 ska alla myndigheter organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen är ett av flera redskap för att uppfylla tryckfrihetsförordningens, offentlighets- och sekretesslagens och arkivlagens villkor för allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet. I planen finns anvisningar för hur handlingarna ska hanteras: om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras och så vidare. Av Höganäs kommuns arkivreglemente, § 8, framgår det att varje myndighet ska upprätta dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, oavsett medium, och hur dessa hanteras samt gallringsfrister. Planen ska fastställas av respektive myndighet och ses över årligen.
MEDIUM Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, digitalt i ett verksamhetssystem, röstinspelning med mera.
FÖRVARINGSPLATS Talar om var handlingarna förvaras så länge ärendet är pågående. Handlingarna ska förvaras inlåsta i brandsäkra skåp och på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till dem.
TILL ARKIV Här anges om och i så fall när en handling ska levereras till kommunens centralarkiv i stadshusets källare (socialförvaltningens slutarkiv). Före leverans till arkiv ska materialet alltid vara rensat från plastfickor, gem, kopior, minnesanteckningar, samt annat som inte hör till ärendet. Det ska även vara sorterat så som det ska arkiveras, till exempel uppdelat i personakt SoL och HSL- journal. Ofta lämnas handlingar till arkiv vid avslut, som kan vara till exempel dödsfall, avflyttning till annan kommun.
BEVARA Innebär att handlingen ska sparas för all framtid.
GALLRING Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att vidta åtgärder med handlingarna exempelvis när information överförs från ett medium till ett annat medium som medför förlust av betydelsebärande data, sämre sammanställnings- eller sökmöjligheter, sämre möjligheter att kontrollera handlingars äkthet med mera. Här anges om, när och hur detta ska göras. Om det vid gallring anges ”Vid inaktualitet” så innebär det att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell. Om en handling av ett visst slag inte är upptagen i dokumenthanteringsplanen så är gallring inte tillåtet.
ANMÄRKNING Här noteras viktiga upplysningar eller förtydligande om respektive handling
SKANNING Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Det är förvaltningens systemansvarig som ansvarar för att gallringen genomförs. Pappershandlingar får skannas in i till exempel Platina eller andra verksamhetssystem under förutsättning att den elektroniska handlingen har kvalitetssäkrats genom verifiering av läsbarhet och innehåll så att likalydande (fullständig) avskrift, inklusive signeringar och färger, har tillförts den elektroniska akten. För mer information se ”vägledning för scanning” under fliken ”arkiv” på arbetsnätet.
Inskannade handlingar får gallras efter inskanning med undantag för handlingar som avser
• Justerade protokoll
• Avtal och kontrakt
• Äganderättshandlingar
• Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande
• Handlingar som behövs i egenskap av bevisvärde
UPPDATERINGAR Varje enhet meddelar fortlöpande ansvarig person på Höganäs omsorg AB de förändringar som berör dokumenthanteringsplanen.
1.1 REGISTRERING OCH HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
En handling är allmän då den är inkommen till och förvarad hos en myndighet, eller upprättad av och förvarad hos en myndighet. En handling är allmän även då den expedierats från en myndighet. Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behövs inte registreras om de kan hålla ordnade på sådant vis att det utan svårighet kan fastställas om de inkommit eller upprättats. Handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i ett verksamhetssystem enligt offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) bestämmelser. Dock är patientjournaler och handlingar i socialtjänstens personakter undantagna registreringsskyldigheten i och med offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) § 2 och därför kan information i dessa sekretessbeläggas utan att registreras.
Vad ska/bör registreras:
• sekretessbelagda handlingar som inte ingår i patientjournal/personakt
• skrivelser (även anonyma) från myndigheter, företag, organisationer och privatpersoner som kan föranleda beslut, yttrande eller åtgärd. Även skrivelser som inte leder till beslut, yttrande eller åtgärd kan registreras för att bli återsökningsbara.
• utgående skrivelser
• beslut, avtal, kontrakt
• interna skrivelser av formell karaktär t.ex. policydokument, rutiner och riktlinjer som inte hanteras i ledningssystemet, sammanställningar, statistik m.m.
• handlingar där det kan vara viktigt att kunna bevisa att de kommit in till/skickats ut från myndigheten
• övriga handlingar som är eller kan bli av betydelse.
1.2 HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE
Handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet är undantagna från skyldigheten att registreras och kan därmed gallras vid inaktualitet. Exempel på sådana handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan vara:
• protokoll som skickats för kännedom
• kallelse, inbjudan, dagordning, dokumentation till sammanträde, förhandling, kurs, konferens med mera
• minnesanteckning eller arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift
• påminnelser, rekvisitioner
• meddelande för kännedom
• författningstryck och offentliga utredningar som endast lämnats för kännedom
• tidskrifter, publikationer, reklam och cirkulär
• enkla rutinförfrågningar om information eller liknande
• felsända handlingar
• tackbrev, för uppvaktning och liknande
• utkast till beslut eller skrivelse
Kommunstyrelsen beslutade den 9 april 2019, § 68, om kommungemensam hanteringsanvisning för e-post (dnr KS/2018/1013). E-posten ska bifogas ärendet digitalt eller via utskrift, därefter tas e-posten bort. E-posten lyder under samma regler som vanlig post, vilket innebär att
• inkomna, upprättade eller utgående allmänna handlingar ska diarieföras
• meddelanden och handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet, såsom arbetsmaterial, kalenderhändelser, sändlistor och reklam
• spam och liknande ska gallras genast
• sekretessbelagd information ska registreras och får inte sändas okrypterad
2 ADMINISTRATION
2.1 NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Rutiner | Digitalt | Intranät | Vid inaktualitet | Till exempel; HSL-rutiner, Xxx Xxxxx xxxxxxx och innehåll kontaktpärm. | |
KFS - Kommunal författningssamling | Digitalt | Platina/Hemsida | Bevaras | Till exempel; taxor & normer, arbetsordning, riktlinjer och regelverk. | |
Informationsskrifter & broschyrer | Digitalt | Mapp på nätverk | Vid inaktualitet | Materialet sprids i antingen digital form och/eller i papper både till den egna verksamheten och till kommuninvånarna. | |
Blanketter/e-tjänster | Digitalt | Hemsida/intranät | Vid inaktualitet | ||
Föredragningslistor, dagordningar och kallelser | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Justerade protokoll styrelsen | Papper | Närarkiv | 2 år | Bevaras | |
Digitalt | Platina | ||||
Tjänsteskrivelser och bilagor till styrelsens sammanträden | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Närvarolistor från sammanträden | Digitalt | Mapp på nätverk | Vid inaktualitet | ||
Dagordning bolagets ledningsgruppsmöten | Digitalt | Teams | Bevaras | ||
Minnesanteckningar APT | Digitalt | Teams | Vid inaktualitet |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Domar | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Rapport om missförhållande/risk för missförhållande enligt xxx Xxxxx | Digitalt | Platina | 5 år Xxxxxxx | Xxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | |
Rapport om händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada enligt lex Maria | Digitalt | Platina | 5 år Bevaras | Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | |
Loggar och loggkontroller | Digitalt | Platina | 10 år | Om uppgift i logg lett till åtgärd så ska loggen bevaras tillsammans med det ärende som då bildas | |
Avtal | Papper | Närarkiv | Bevaras | ||
Digitalt | Platina/TendSign | ||||
Ärendekort | Papper | Närarkiv | Xxxxxxx | Xxxxxxxxx till slutarkivet tillsammans med diarieförda pappershandlingar | |
Riskbedömningar | Digitalt | Opus | Bevaras | ||
Handling knutet till ärende | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Handling ej knutet till ärende | Digitalt | Platina | Vid inaktualitet |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Leverantörsfakturor original | Papper | Närarkiv | 2 år | 7 år | |
Leverantörsfakturor elektroniska | Digitalt | Affärssystem | |||
Underlag kundfakturor | Papper | Innevarande år på tjänstemans rum, därefter närarkiv | 2 år | 7 år | |
Bokföringsordrar | Papper | Tjänstemans rum, närarkiv | 2 år | 7 år | |
Bokföringsordrar elektroniska | Digitalt | Affärssystem | |||
Underlag för uppläggning av nya leverantörer. | Digitalt och/ eller papper | Närarkiv eller affärssystem | 7 år | ||
Underlag på leverantörsbetalningar | Digitalt | Affärssystem | 7 år | Utbetalning till enskilda firmor och privatpersoner förekommer. | |
Underlag på återredovisade leverantörsbetalningar | Digitalt | Affärssystem | 7 år | ||
Filer med information om kundinbetalningar | Digitalt | Affärssystem | 7 år | ||
Deklaration för skatteredovisning så som moms- och arbetsgivardeklaration | Digitalt och papper | Skatteverket och på tjänstemans rum | 7 år | ||
Delårs- och årsredovisning | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Rapporter avseende intern kontroll | Digitalt | Stratsys/Platina | 7 år | ||
Revisionsrapporter | Digitalt | Platina | Bevaras |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Annonser, platsannonser | Digitalt | Offentliga jobb | 2 år | Görs 24 mån efter avslut | |
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst | Digitalt | Offentliga jobb Personakt i verksamheten | Bevaras | ||
Ansökningshandling, ej erhållen tjänst | Digitalt | Offentliga jobb | 2 år efter tillsättning | ||
Intresseanmälningar, spontanansökningar | Digitalt | E-post | Vid inaktualitet | ||
Papper | HR-konsult | ||||
Anställningsavtal | Papper | Personalakt i verksamhet | Bevaras | ||
Digitalt | WinLas | ||||
Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning | Papper | Tjänstemans rum | Bevaras | ||
Fritidsstudier, ansökan och beslut | Digitalt | Närarkiv på egen enhet | Gallras 10år | ||
Papper | Personakt i verksamhet | ||||
Medarbetarsamtal och utvecklingsplaner | Digitalt | Närmsta chef | Vid inakualitet | ||
Papper | Personalakt i verksamhet | ||||
Sekretessintyg | Papper | Xxxxxxxx | Xxxxxxx | ||
Digitalt | E-tjänst | ||||
Medvetandegörandesamtal | Digitalt | Närmsta chef | Xxxxxxx | ||
Papper | Personalakt i verksamhet | ||||
Disciplinärende | Papper | Personalakt i verksamhet | Bevaras | ||
Ansökningshandlingar pension | Papper | HRSC 1 år Närarkiv HR 1 år | Bevaras |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Uppsägning på egen begäran | Papper | Personalakt i verksamhet WinLas, Personec | Bevaras | ||
Överenskommelse om avslut | Digitalt | Personec | Xxxxxxx | ||
Papper | Närarkiv HR | ||||
Dödsfall | Digitalt | Personec | Bevaras | ||
Uppsägning eller avsked | Digitalt | WinLas/Personec | Bevaras | ||
Papper | Personalakt i verksamhet | ||||
LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut | Digitalt | WinLas | Bevaras | ||
Papper | Personalakt i verksamhet | ||||
LAS-varsel, handlingarsom resulterar i avslut | Digitalt | WinLas | Vid inaktualitet | ||
Papper | Personalakt i verksamhet | ||||
Tjänstgöringsbetyg | Papper | Tjänstemans dator | Bevaras | ||
Tjänstgöringsintyg | Digitalt | WinLas | Vid inaktualitet | ||
Avtal | Digitalt | Platina/TendSign | Bevaras | Avser avtal med leverantörer. | |
Papper | Närarkiv | ||||
Facklig tid, godkännande | Digitalt | E-tjänstportal | 2 år | ||
Ledighetsansökningar | Digitalt | Personec | Bevaras | Ansökningar på papper gallras | |
Löneavdrag, underlag för | Digitalt | Personec | Pappershandling gallras efter 2 år. Digitalt handling bevaras | Förvaras på respektive enhet. Till exempel listor på kostavdrag, privata telefonsamtal. | |
Lönelistor | Digitalt | Personec | Bevaras | Efter 1998 är informationen digital. | |
Papper | Kommunarkiv | ||||
Löneunderlag | Digitalt | Personec | Bevaras* | *Underlag på papper kan gallras efter 2 år | |
Papper | Närarkiv HR |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL | ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING | ||||||||||||
Avtal för extern resurs | Digitalt | Personec | Bevaras | För att IT-konto skakunna genereras. | ||||||||||||||
Papper | Närarkiv | |||||||||||||||||
Tjänstgöringsjournaler-/rapporter | Digitalt | Personec | Digitalt bevaras, Papper gallras 2 år | Efter 2014 ansvarar HRSC | ||||||||||||||
Papper | Närarkiv i verksamhet | |||||||||||||||||
Underlag för utmätning | Papper | Närarkiv HR/HRSC | Gallras 7 år | |||||||||||||||
Personalakt | Papper | Närarkiv i verksamhet | Bevaras | |||||||||||||||
Personalförteckning | Digitalt | Personec | Vid inaktualitet | Arbetsmaterial gallras. | ||||||||||||||
Förhandlingsprotokoll | Digitalt | Platina | Bevaras | Löner, löneöversyn, revisionsförhandlingar med bilagor | ||||||||||||||
Papper | Närarkiv | |||||||||||||||||
Minnesanteckningar samverkan | Digitalt | Platina | Bevaras | Central nivå, förvaltningsnivå, lokal nivå (Cesam,Fösam, Losam) | ||||||||||||||
Justerade protokoll - samverkansgruppen | Digitalt | Platina | 2 år | Bevaras | ||||||||||||||
Papper | Närarkiv | |||||||||||||||||
Lokala kollektivavtal | Digitalt | Platina | Bevaras | |||||||||||||||
Papper | Närarkiv | |||||||||||||||||
Läkarintyg | Digitalt | Adato | Bevaras vid arbetsskada, gallras i övrigt efter 2 år efter aktuellt Xxxxxxxxxxxxx* | Läkarintyget skannas in och gallras vid in- aktualitet. *Analog handlinggallras vid inaktualitet | ||||||||||||||
Anmälan om arbetsskada | Digitalt | KIA | Bevaras | |||||||||||||||
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Minnesanteckningar | Digitalt | Platina | Vid inaktualitet | Till exempel; arbetsdokument som skrivs i ett pågående ärende men inte är av den betydelsen att det ska diarieföras | |
Kontrollistor för Kommunkatalogen | Papper | Arkivskåp i tjänstemans rum | 2 år | Skånes kommuner | |
Kvittenser för reserv-Siths-kort | Papper | Arkivskåp i tjänstemans rum | 10 år | ||
Xxxx och beredskapsplan | Digitalt | Digitalt i Cosafe (App) | Bevaras | ||
Papper | Närarkiv | ||||
Ansökan om tillstånd och beslut om tillstånd XXX (tillstånd för verksamheter såsom boende och hemtjänst, förändring av verksamheter, ansökan om föreståndare) | Digitalt | Xxxxxxx | Xxxxxxx |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Anmälan personuppgiftsincidenter | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Beslut rörande personuppgiftsincidenter | Digitalt | Platina | Bevaras | Artikel 33, Dataskyddsförordningen | |
Konsekvensbedömningar av personuppgiftsincidenter | Digitalt | Platina | Bevaras | Artikel 35, Dataskyddsförordningen | |
Begäran om utdrag ur register med personuppgifter | Digitalt | Platina | 2 år | ||
Registerutdrag | Digitalt | Platina | 2 år | ||
Begäran om rättelse eller radering av personuppgift | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Invändning mot behandling av personuppgifter | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Anmälningar till Integritetsskyddsmyndigheten | Digitalt | Platina | Bevaras | ||
Samtycke för ljud, bild och sociala medier | Digitalt | Platina | 5 år | ||
Papper | Vårdtagares pärm | ||||
Register över personuppgiftsbehandlingar | Digitalt | Draftit | Bevaras | Artikel 30, Dataskyddsförordningen |
3 SOCIALTJÄNSTLAGEN – SOL
3.1 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL | ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING | ||||||||||||
Genomförandeplaner | Papper | Kontaktpärm hos omsorgstagare | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Bevaras. | Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. | |||||||||||||
Digitalt | Lifecare | |||||||||||||||||
Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter (orig. alltid hos den enskilde), klagomål mm | Papper | Personakt hos utföraren | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning/ Xxxxxxx. | Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoL- anteckning i Lifecare Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. | |||||||||||||
Digitalt | Lifecare Platina | |||||||||||||||||
Xxxxxxxx och menprövning | Papper | Personakt hos utföraren | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Bevaras. | Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. | |||||||||||||
Digitalt | Lifecare | |||||||||||||||||
Signaturförtydligande hör till SoL så länge personen inte har HSL. Om personen har både SoL- och HSL-insatser rubriceras signaturförtydligande som HSL journalhandling. | Papper | Kontaktpärm hos omsorgstagare | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Bevaras | Signeringslistor och signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter till pappersakt hos utföraren. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | |||||||||||||
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Handlingar som rör avvikelsehantering | Papper | Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. | 5 år | Notis sker i personakten i Lifecare | |
Digitalt | Avvikelser HSL i Procapita | ||||
Avtal om handhavande av annans medel | Papper | Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef | 5 år. Xxxxxxx | Xxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | |
Redovisning av hemtjänstmottagers privata medel | Papper | Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef | 10 år Bevaras | Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | |
Larmloggar | Digitalt | Larmsystem | 2 år | ||
Tjänstgöringsscheman | Digitalt | Personec Time Care | 2 år | ||
Planering av genomförande av insatser | Digitalt | Respektive enhet Lifecare planering | Vid inaktualitet | ||
Nyckelkvittenser boendes nycklar | Papper | Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef | 2 år efter avslut | ||
Nyckelkvittenser, personal, till enhetens lokaler | Papper | Original i låst skåp hos enhetschef | 2 år efter återlämnande |
4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN
4.1 PATIENTJOURNAL,OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL | ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING | ||||||||||||
Hälso- och sjukvårdsjournal Ex: förbrukningsjournal narkotika, remisser/remissvar, , plasmaglucoslistor, dosrecept/läkemedelsordination, insulin-/injektionslistor, listor över intag av mat, sondmat, vätska, vändschema. | Papper | Journal handlingar i pappersformat förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbets- terapeut, sjukgymnast). | Vid avslut | Xxxxxxx | Patientjournaler bevaras i sin helhet om inte annat anges i denna dokumenthanteringsplan. Äldre handlingar förvaras i Procapita och nya från 2022 förvaras i Lifecare. | |||||||||||||
Händelse- och riskanalys | ||||||||||||||||||
Utskrift från kvalitetsregister. | Digitalt | Procapita/Lifecare | ||||||||||||||||
Ansökan om hjälpmedel och hemsjukvårdsinsats för tillfälliga besökare. Foto. Xxxxxxxx för insatser utförd av sjuksköterska vid tillfällig vistelse i annan kommun. Rehabiliteringsplan. | ||||||||||||||||||
Signeringslistor, signaturförtydligande | Papper | Vårdtagarens kontaktpärm/vårdtagares pappersjournal. | 10 år efter sista anteckning | Aktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras i vårdtagarens kontaktpärm. Inaktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras tillsammans med vårdtagarens pappersjournal. | ||||||||||||||
Digitalt | ||||||||||||||||||
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL | ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING | ||||||||||||
Avvikelserapporter | Digitalt | Procapita | 10 år efter sista anteckning om de inte behövs för vårdgivarens uppföljningar eller framtida utredningar. | Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras | ||||||||||||||
Delegeringar inkl återkallande av delegeringar | Papper | Hos respektive enhetschef i pärm | Till personalakt ett år efter sista giltighetsdatum. | 10 år efter sista giltighetsdatum. | XXX och LSS chefer | |||||||||||||
Förbrukningsjournal narkotika förrådsadministration | Papper | I bas- och närförråd för läkemedel | 10 år | |||||||||||||||
Patientsäkerhetsberättelse | Digitalt | Platina | Bevaras | |||||||||||||||
Kvalitetskontroller medicintekniska produkter | Papper | Respektive enhetschef i pärm | 3 år efter att produkten avyttrats | |||||||||||||||
Register över medicintekniska produkter | Papper | Respektive enhetschef i pärm | 3 år | |||||||||||||||
Nyckelhantering läkemedelsskåp | Papper | Enhetschef för respektive boende | Tre år efter återlämnande | |||||||||||||||
Händelse- och riskanalys, verksamhet | Digitalt | Mapp i nätverk Platina | Gallras efter 10 år | |||||||||||||||
5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA MED FUNKTIONSVARIATION- LSS
5.1 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Socialjournal | Digitalt | Lifecare | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Genomförandeplan | Papper | Kontaktpärm hos omsorgstagare | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Fullmakt | Papper | Närarkiv | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Xxxxxxxx | Papper | Närarkiv | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Korrespondens av betydelse i ärendet | Papper | Närarkiv | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Utredning uppdragstagare (stödfamilj, avlösarservice, ledsagning och kontaktperson) | Xxxxxx | Xxxx skåp hos utredare WinLas | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
HANDLING | MEDIUM | FÖRVARINGSPLATS | TILL ARKIV | GALLRING | ANMÄRKNING |
Tidsredovisningar och räkningar Försäkringskassan | Digitalt | Lifecare | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Utdrag/intyg god man/förvaltarskap | Papper | Närarkiv | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Riskbedömningar för omsorgstagare | Papper | Närarkiv | Vid avslut | 5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx | Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras |
Digitalt | Lifecare | ||||
Nyckelkvittenser | Papper | Låst skåp på enhet | 2 år | Efter återlämnande |