AVTAL
Modellavtal Serviceresor
AVTAL
mellan
[Beställaren]
och
[Trafikföretaget]
om Serviceresor
Innehållsförteckning
1.2. Avtalsinnehåll och prioritet 3
1.3. Begrepp och definitioner 4
1.4.1. Ikraftträdande och upphörande 6
2. Huvudsakliga åtaganden och mål 7
2.1. Uppdraget och åtaganden 7
2.1.1. Beställarens huvudsakliga åtagande 7
2.1.2. Trafikföretagets huvudsakliga åtagande 7
2.3. Mål och förutsättningar 7
2.3.1. Beställarens övergripande mål 7
2.3.2. Avtalets övergripande mål 8
3. Operativa förutsättningar 9
3.4.7. Beställning och anskaffning 10
3.6. Medier och information 11
3.7.1. Arbetsrättsliga och sociala villkor 11
3.7.2. Utbildning och information 11
3.8. Tekniska system och teknisk utrustning 12
3.9. Systematiskt arbete inom uppdraget 12
3.9.1. Systematiskt kvalitetsarbete 12
3.9.2. Systematiskt miljöarbete 12
3.9.3. Systematiskt säkerhetsarbete 13
4. Ersättningsmodell till trafikföretaget 14
4.1. Ekonomiska incitament – viten och bonus 14
4.2. Indexkorg för serviceresor 15
4.3. Fakturering och betalning 16
5. Uppföljning och samverkan 17
5.2. Rapportering och uppföljning 17
5.2.4. Hantering av avvikelser 18
6.1. Ansvar och allmänna förutsättningar 19
6.1.1. Ansvar mot tredjeman och ansvarsbegränsningar 19
6.1.2. Lagar och förordningar 19
6.1.5. IT- och informationssäkerhet 19
6.1.6. Personuppgiftshantering inom uppdraget 20
6.2.1. Väsentliga och oförutsebara förändringar 20
6.2.2. Tillägg och ändringar 20
6.3. Avtalets upphörande i förtid 20
6.5.1. Överlåtelse av avtalet 22
6.5.3. Tillämplig lag och domstol 22
Avtalet nedan är framtaget som mall för det/de trafikavtal som kommer att ingås efter att tilldelningsbeslut har fattats och när lagenlig avtalsspärr löpt ut. Till avtalet inkluderas upphandlingsdokumentationen, eventuella förändringar som skett utifrån frågor och svar samt eventuella förhandlingsjusteringar och kompletteras med trafikföretagets fullständiga anbud.
1. Inledning
1.1. Parter
Detta avtal inklusive samtliga bilagor (”Avtalet”) som avser Serviceresor har träffats mellan:
(i.) [Namn på beställaren], org. nr [nr], nedan kallad (”Beställaren”); och (ii.) [Bolagsnamn], org. nr [nr], nedan kallad (”Trafikföretaget”).
Beställaren och trafikföretaget benämns nedan var för sig ”Part” och gemensamt ”Parterna”.
1.2. Avtalsinnehåll och prioritet
Avtalet tillsammans med bilagorna utgör en enhet där uppgifter i de olika handlingarna är avsedda att komplettera varandra. I avtalet regleras de specifika villkoren avseende uppdraget. I avtalet ingår följande handlingar som, vid tolkning samt om det förekommer motstridiga uppgifter, gäller i angiven prioritetsordning:
• Avtalet
• Prisbilaga
• Uppdragsbeskrivning
• Etableringsplan
• Avvecklingsplan
• Personuppgiftsbiträdesavtal
• Upphandlingsmyndighetens ”Arbetsrättsliga villkor för taxiförare”
• Personbil [2024]
• Specialfordon [2022]
• Miljökrav personbil [2022]
• Miljökrav (på organisationen)
• Grafisk profil
• System och teknikbeskrivning
• SUTI självdeklaration
• Regelverk för serviceresor/färdtjänst/sjukresor
• Styrdokument förarcertifiering
• Sveriges kommuner och regioners uppförandekod
• Trafiksäkerhetspolicy från arbetsmiljöverket
• Miljökrav buss [2022]
• BUS Nordic version [2.0]
• Trafikföretagets anbud
[Till detta avtal ska övriga tillhörande bilagor för den aktuella upphandlingen redovisas.]
Avtalet är parternas fullständiga reglering av uppdraget. Alla skriftliga och muntliga åtaganden och utfästelser som har föregått avtalet ersätts av innehållet i avtalet.
1.3. Begrepp och definitioner
Begrepp och definitioner, oavsett språklig form, ska ha betydelse enligt nedan, om inte annat anges eller följer av sammanhanget.
Avtalet | avser det trafikavtal som har träffats mellan beställare och trafikföretaget, inklusive samtliga bilagor. |
Avtalsdagen | avser datumet för avtalets undertecknande. |
Avvecklingsfasen | avser perioden inför avtalets upphörande. |
Avvecklingsplan | avser detaljerad plan för avvecklingsfasen. |
Basproduktion | avser den produktion i kilometer och/eller timmar med fasta fordon samt avropsfordon vilka framgår av uppdragsbeskrivning. |
Ersättningen | ekonomisk ersättning enligt prisbilagan. |
Etableringsfasen | perioden mellan avtalets tecknande och trafikstart. |
Etableringsplan | avser detaljerad plan för etableringsfasen. |
Frivolym | avser den avvikelse, ökning eller minskning (+/-), av basproduktion. |
Hittegods | tillvaratagna föremål |
Indexkorg för serviceresor | avser branschens senast rekommenderade index som beslutats gemensamt av Indexrådet och som fastställts i avtalet. |
Indexrådet | avser Svensk Kollektivtrafiks, Sveriges Bussföretags, Svenska Taxiförbundets och Tågföretagens gemensamma råd för framtagande av indexrekommendationer. |
Kund | avser person som innehar rätten att nyttja tjänst/- serviceresa. |
Köruppdrag | bokade resor och uppdrag som ska utföras enligt körorder. |
Omlopp | resurs/fordons arbetspass där alla köruppdrag planeras. |
Part/Parterna | avser beställaren och/eller trafikföretaget. |
Prisbilaga | avser bilaga till avtalet med namn ”Prisbilaga”. |
Regional Kollektivtrafik | avser den trafik som omfattas av beslut om allmän trafikplikt enligt Lag om kollektivtrafik 2010:1065. |
Reservfordon | fordon som tillfälligt ersätter ordinarie fordon. |
Serviceresor | sammanfattande namn för anropsstyrd trafik och för särskilda persontransporter. |
Trafikföretaget | avser den juridiska person som fått uppdrag och som ingått avtalet. |
Trafikområdet | avser det område som uppdraget omfattar och som finns angivet i uppdragsbeskrivningen. |
Trafikstart | avser det datum då trafikföretaget enligt avtalet ska ta över ansvaret för att utföra trafiken i uppdraget. |
Trafikperioden | avser tiden mellan trafikstart och fram till avtalets upphörande. |
Trafikuppdraget | avser trafikföretagets samtliga åtaganden enligt avtalet. |
Tur | avser en kollektivtrafikavgång, linjelagd eller anropsstyrd trafik med planerad avgångstid eller ankomsttid. |
Underleverantör | underleverantör avser företag som anlitas av trafikföretaget att utföra Serviceresor på uppdrag av trafikföretaget. |
Uppdraget | avser trafikföretagets åtagande att utföra serviceresor i enlighet med avtalet. |
Uppdragsbeskrivning | avser bilaga till avtalet. |
Övrig trafik | avser trafik som utförs utanför uppdraget. |
1.4. Avtalstider
1.4.1. Ikraftträdande och upphörande
Avtalet träder i kraft den dag då behöriga företrädare för båda parterna har undertecknat avtalet. Avtalet löper därefter i [X] år [alternativt maximalt till och med det datum som infaller X år efter trafikstart], därefter upphör avtalet att gälla utan krav på föregående uppsägning.
1.5. Avtalets faser
Avtalet och uppdraget består av faserna enligt nedan.
Avtalet träder i kraft enligt punkten 1.4.1. och från och med denna tidpunkt ska parterna förbereda uppdraget fram till trafikstart (härefter etableringsplan).
Trafikperioden börjar sedan i samband med trafikstart den [ange datum] och löper fram till och med [ange datum] (härefter trafikperioden). Inför avtalets upphörande ska trafikföretaget tillsammans med beställaren förbereda för att avveckla verksamheten i uppdraget (härefter avvecklingsplan).
Om eventuell upphandling som ska resultera i kommande avtal blir föremål för överprövning, som medför att trafikstart enligt ovan inte kan ske vid denna tidpunkt, kan etableringsplanen, trafikstart och trafikperiod skjutas framåt med motsvarande tid som förseningen varar eller i enlighet med den tid som parterna kommer överens om.
För att säkerställa en för kunden störningsfri trafikstart ska erforderliga investeringar, personalrekrytering, utbildning och övriga förberedelser vara klara i god tid före trafikstart. beställaren kommer att kräva insyn i och begära redogörelser för hur förberedelsearbetet organiseras och fortskrider. Från avtalsdagen fram till trafikstart ska trafikföretaget vara tillgängligt för de förberedelser som krävs inför trafikstart.
Inför och under trafikstart ska trafikföretaget vara delaktigt i att skapa bästa förutsättningar för övergången från föregående avtalsperiod, oavsett tidigare avtalspart.
Etableringsfasen ska följa innehållet i bilaga [X] Etableringsplan.
Trafikstarten sker [ange datum]. Trafikperioden pågår [ange datum] – [ange datum].
Inför avtalets slut ska trafikföretaget vara delaktigt inför och i övergången till efterföljande avtalsperiod, oavsett kommande avtalsparter.
Åtagandena beträffande avvecklingsfasen ska fortsätta gälla fram till sex (6) månader efter avtalets upphörande.
Avvecklingsfasen ska följa innehållet i bilaga avvecklingsplan.
2. Huvudsakliga åtaganden och mål
2.1. Uppdraget och åtaganden
Trafikföretaget ska uppfylla samtliga tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter med flera, samt krav för uppdraget som från tid till annan uppställs av myndigheter, eller som följer av god sed i branschen, däribland säkerhets-, miljö- och arbetsmiljökrav. Trafikföretaget ska även följa myndighetsbeslut rörande uppdraget och i skälig omfattning efterrätta sig de kompletterande anvisningar och direktiv om uppdragets utförande som beställaren från tid till annan ger.
I enlighet med detta avtal uppdrar beställaren åt trafikföretaget att utföra uppdraget i den omfattning och till de villkor och förutsättningar som anges i avtalet och tillhörande avtalshandlingar. Uppdraget avser serviceresor i det område som framgår av avtalet. Parterna ska inom ramen för avtalet samverka och uppträda affärsmässigt och lojalt gentemot varandra och avtalet. Parterna åtar sig att på ett systematiskt sätt aktivt och proaktivt samverka under avtalstiden, vilket också ska ses som en naturlig del under avtalet. Parterna har ömsesidigt ansvar i att agera så att avtalets mål kan nås.
2.1.1. Beställarens huvudsakliga åtagande
Beställaren har det yttersta ansvaret i att säkra och tillhandahålla serviceresor i kommun/stad/region samt skapa förutsättningar så att avtalets angivna mål och krav kan nås.
2.1.2. Trafikföretagets huvudsakliga åtagande
Trafikföretaget ska planera, utföra och följa upp uppdraget, med de avgränsningar som framgår av avtalet. Trafiken ska över hela avtalstiden genomföras på sådant sätt att det ökar sannolikheten för att nå avtalets mål.
2.2. Bakgrund och syfte
[Beställaren beskriver här aktuell bakgrund och syfte med avtalet i den aktuella upphandlingen.]
2.3. Mål och förutsättningar
2.3.1. Beställarens övergripande mål
[Beställaren beskriver beställarens mål för serviceresorna i den aktuella upphandlingen. Viktigt att målen är uppföljningsbara under avtalstiden.]
2.3.2. Avtalets övergripande mål
Beställarens övergripande mål är tillförlitliga serviceresor med rätt kvalitet genom att:
i. Kund hämtas/lämnas på rätt plats vid rätt tid.
ii. Resan utförs med rätt bemötande och service enligt avtalet.
iii. Resan utförs med behörig förare och fordon som uppfyller ställda krav.
[Ange avtalets övergripande mål som ska utgöra ramen och sätta grunden för Parternas samarbete under uppdraget.
Vid fastställande av mål för uppdraget är det viktigt att mål och förväntningar och förutsättningar hänger samman med resterande villkor, dvs. det måste finnas en röd tråd genom hela avtalet – alltifrån målbild till drivkrafter och de faktiska villkoren måste hänga samman för att inte skapa motsättningar i avtalet.]
Trafikföretagets mål är att leverera uppdraget enligt målen ovan, vilket utgår ifrån avtalet med tillhörande bilagor samt trafikföretagets Anbud och de angivna förutsättningarna samt de åtaganden som trafikföretaget utlovat.
3. Operativa förutsättningar
3.1. Uppdraget
Trafikföretaget ska systematiskt och proaktivt arbeta för att förbättra och utveckla uppdraget med effektiva lösningar och hög tillförlitlighet. Trafikföretaget ska i samråd med beställaren föreslå, vidta och följa upp förbättringsåtgärder i syfte att förebygga återkommande problem. beställaren beslutar eventuella förändringar.
I enlighet med detta avtal uppdrar beställaren åt trafikföretaget vilken åtar sig att utföra uppdraget i den omfattning och till de villkor och förutsättningar som anges i avtalet samt dess bilagor. Uppdraget avser serviceresor i det område som beskrivs i bilaga Uppdragsbeskrivning.
3.2. Ledning och styrning
Trafikföretaget har ansvaret för att leda och styra sin personal som omfattas av uppdraget. Trafikföretaget ansvarar för att de egna medarbetarna har god kännedom om avtalets mål, förutsättningar och krav.
3.3. Underleverantör
Anslutna åkerier och trafikföretag inom samverkansbolag, koncern, delägare samt inhyrd bemanningspersonal, likställs med underleverantörer.
Trafikföretaget äger rätt att efter beställarens godkännande anlita underleverantör för utförande av trafik. Med underleverantör, ska godkännas av beställaren, avses sådan som utför uppdrag eller på annat sätt klart påverkar uppdragets kvalitet och leverans. Trafikföretaget ska inge erforderliga underlag för prövning av underleverantör.
Trafikföretaget bär alltid fullt ansvar för att anlitad underleverantör i samtliga hänseenden uppfyller kraven enligt avtalet. En brist hos en underleverantör att uppfylla ett krav i avtalet är att se som en brist hos trafikföretaget.
Då trafikföretaget inte längre ska anlita en underleverantör ska besked om detta skickas skriftligt till beställaren. Datum för den sista dag som underleverantören anlitas ska uppges.
Beställaren har rätt att återkalla ett godkännande om underleverantör inte uppfyller avtalade krav.
3.4. Trafiken
I enlighet med detta avtal och dess bilagor uppdrar beställaren åt trafikföretaget att utföra trafik i den omfattning och till de närmare villkor och förutsättningar i övrigt som anges i avtalet.
Basproduktionen per trafikår för avtalet utgörs av:
• [A Garantivolym fördelat per fordonstyp
• B Avropad tid fördelat per fordonstyp
• C Dimensionerande fordon fördelat per fordonstyp]
Takvolym är den volym som avtalet maximalt kan omfatta. [se upphandlingsmyndigheten]
Takvolym: [belopp inklusive index [enhet]]
Beställaren äger rätt att förändra den totala trafikvolymen i avtalet inom avtalets frivolym och inom ramen för avtalade priser. Högsta tillåtna frivolymsförändring får maximalt vara [XX] % under avtalstiden.
Fordon som har beställarens grafiska profil får endast efter skriftligt godkännande från beställaren i varje enskilt fall användas till övrig trafik. Trafikföretaget äger rätt att nyttja de fordon som ej har beställarens grafiska profil för annan trafik, under förutsättning att uppdraget inte påverkar utförandet eller påverkar beställarens varumärke negativt.
[Trafikplanering planeras olika för beställarna, hänvisa till bilaga uppdragsbeskrivning.]
[Trafikledning genomförs olika för beställarna, hänvisa till bilaga uppdragsbeskrivning.]
3.4.7. Beställning och anskaffning
Anskaffning av fordon inför trafikstart samt under avtalstiden ska alltid ske efter skriftligt godkännande av beställaren. Beställaren äger rätt att inte godkänna fordon vilka inte följer kraven i upphandlingsdokumenten.
3.5. Xxxxx och drivmedel
Avtalets krav för miljö och drivmedel återfinns i Bilaga Miljökrav personbil (2022) och Specialfordon 2022.
3.6. Medier och information
Massmedier och sociala medier är viktiga kanaler för att nå ut med information till kunder och allmänhet, men också för att föra dialog.
Beställaren är huvudkontakt och ingång för massmedia. Beställaren hanterar alla frågor för uppdraget, men kan vid behov inhämta information från trafikföretaget och från fall till fall lämna över till trafikföretaget för direktdialog med media.
Frågor gällande arbetsgivaransvar undantas beställarens ansvar.
Beställaren ansvarar för kommunikation med kunder i officiella sociala media-konton samt hemsida. Parterna ska utse samt meddela varandra om kontaktperson för extern information och kommunikation.
Synpunktshantering sker enligt uppdragsbeskrivningen.
Beställaren ansvarar för information till resenärerna i form av informationsmaterial, annonsering om trafik- och prisförändringar med mera i olika informationskanaler. Detta kan även ske genom att fordon som utför köruppdrag ska ha beställarens informationsmaterial och att förare ska dela ut sådant material till kunder.
3.7. Personal
Trafikföretaget ansvarar för alla kostnader avseende personal och att löner, sociala avgifter, andra avtalsenliga eller lagstadgade löneomkostnader samt övriga kostnader och avgifter avseende samtlig personal som arbetar med uppdraget, samt att sådana kostnader utbetalas.
3.7.1. Arbetsrättsliga och sociala villkor
Trafikföretaget ska följa Upphandlingsmyndighetens anvisningar för Arbetsrättsliga villkor för taxiförare, se bilaga.
3.7.2. Försäkringar och avtalspension
Trafikföretaget ska på anmodan av trafikkontoret redogöra för om trafikföretaget har nedanstående försäkringar och pension, eller motsvarande vad gäller innehåll och nivåer, för de förare som kör i detta avtal. Trafikföretaget ska också redogöra i vilken omfattning de har dessa försäkrings-/pensionslösningar:
• AGS Avtalsgruppsjukförsäkring
• AGB Försäkring om avgångsbidrag och Omställningsstöd (TSL)
• FPT Försäkring om föräldrapenningtillägg
• TFA Trygghetsförsäkring vid arbetsskada
• TGL Tjänstegrupplivförsäkring
• Avtalspension SAF-LO
Mer information finns att läsa på xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxx--xxxxxxxxxx/
3.7.3. Utbildning och information
Trafikföretaget ansvarar för att säkerställa att personal som omfattas av uppdraget har den kompetens som krävs för uppdraget och för att ge kunderna en trygg, säker resa och positiv reseupplevelse.
Förutom lagstadgad behörighet och kompetens ansvarar trafikföretaget även för att egna medarbetare utbildas och vidareutbildas i enlighet med Svensk Kollektivtrafiks förarcertifiering för serviceresor. Förarna ska ges kunskap och verktyg för sitt arbete inom trygghet, säkerhet och kvalité och avtalet.
Trafikföretaget ska på anmodan av beställaren ställa sin personal till förfogande, kostnadsfritt, maximalt [Xxxx xxxxx] timmar per person och per avtalsår för utbildning i beställarens regi utöver förarcertifieringen.
3.8. Tekniska system och teknisk utrustning
Trafikföretaget tar fram och bekostar utrustning, abonnemang, licenser, installationsarbete, drift och underhåll etcetera för att uppfylla kraven enligt Bilaga [ange beställarens fordonskravsbilaga] samt Bilaga [ange beställarens tekniska system och teknisk utrustning], där inte annan ansvarsfördelning framgår.
3.9. Systematiskt arbete inom uppdraget
3.9.1. Systematiskt kvalitetsarbete
Alternativ 1
Trafikföretaget ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete och ska för den verksamhet som berör avtalet ha ett kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i ISO 9001 eller motsvarande och som är certifierat av oberoende tredje part ackrediterat för certifiering enligt ISO 9001 eller motsvarande.
Kvalitetsledningssystemet ska vara certifierat och i drift senast vid trafikstart.
Alternativ 2
Trafikföretaget ska arbeta kontinuerligt med kvalitet, uppföljning och egenkontroll. Trafikföretaget ska ha ett väl dokumenterat kvalitetsledningssystem.
3.9.2. Systematiskt miljöarbete
Alternativ 1
Trafikföretaget ska bedriva ett systematiskt miljöarbete och ska för den verksamhet som berör avtalet ha ett miljöledningssystem som uppfyller kraven i ISO 14001 eller motsvarande och som är certifierat av oberoende tredje part ackrediterat för certifiering enligt ISO 14001 eller motsvarande.
Miljöledningssystemet ska vara certifierat och i drift senast 6 månader efter trafikstart.
[Lämpligt att här hänvisa till Xxxxxxxxx] Alternativ 2
Säker Grön Taxi | Miljöledningssystem | Svenska Taxiförbundet (xxxxxxxxxxxxx.xx)
3.9.3. Systematiskt säkerhetsarbete
Utförande av uppdraget ska kännetecknas av hög säkerhet i enlighet med Ledningssystem för vägtrafiksäkerhet - Krav med vägledning (ISO 39001:2012, IDT) SS-ISO 39001:2012 - Svenska institutet för standarder, SIS
Trafikföretaget ska säkerställa absolut drogfrihet bland trafikföretagets medarbetare vid tjänstgöring. Trafikföretaget ska ha en fastställd alkohol- och drogpolicy som alltid ska följas. Trafikföretaget ska genom extern part genomföra drogtest vid nyanställning samt slumpvisa och oannonserade drogtester omfattande minst 10 % av förarna årligen. Drogtesterna ska genomföras genom blod- eller urinprov. Resultatet ska redovisas till beställaren med antal genomförda kontroller, tidpunkter och utfall.
Trafikföretaget ska ha en dokumenterad krishanteringsplan, som vid var tid är aktuell. trafikföretagets krishanteringsplan ska bland annat omfatta; krisledningsorganisation, larmvägar, kontaktvägar, samverkan med beställaren, kriskommunikation och krisövningar.
Trafikföretaget ska i förekommande fall delta i krishanteringsövning som genomförs på beställarens begäran. Ersättning utgår. [Timpris kan lämnas på prisbilagan].
Trafikföretaget ansvarar för att förare har en medicinsk status som gör att denne kan utföra uppdraget trafiksäkert och med hög kvalitet. Förare som fyllt [65±4] år ska, tidigast två månader före och senast på [65±4] årsdagen, genomgå medicinsk kontroll och godkännas vid denna kontroll. De medicinska kraven i en sådan kontroll ska motsvara vad som anges för grupp II och III i Transportstyrelsens författningssamling TSFS 2010:125. Förare som fyllt [65±4] år ska genomgå medicinsk kontroll, med godkänt resultat, minst [varje/vartannat] år för att utföra uppdrag enligt detta avtal.
4. Ersättningsmodell till trafikföretaget
Ersättning utbetalas enligt ersättningsmodell.
[Ange ersättningsmodell och eventuell bilaga]
4.1. Ekonomiska incitament – viten och bonus
[För att skapa drivkrafter som korrelerar mot avtalets mål i punkten 2.3 och som medför fokus på ständiga förbättringar och effektiviseringar är ekonomiska incitament viktiga att arbeta in i avtalet. De behöver driva mot de mål och förväntningar som finns hos beställaren, vara möjliga att påverka för trafikföretaget och inte bygga på subjektiva dimensioner. Det är också viktigt att incitamentens omfattning sätts rätt i relation till affären och anbudets prissättning till exempel kan för små incitament ge avsaknad av effekt sett till hur prispressad konkurrensen är i upphandlingsläget.]
Vite ska inte utgå om den vitesgrundande händelsen skett utom trafikföretagets kontroll.
Trafikföretagets ansvar innefattar skyldighet att till beställaren rapportera brott mot avtalet som är vitesbelagda senast inom [ett dygn]. Om trafikföretaget underlåter att rapportera inom angiven tid ska dubbelt vite utgå för den aktuella händelsen.
Alla sanktioner som kan utlösas av avtalet kommer följaktligen också att riktas mot trafikföretaget och inte mot underleverantören.
Beställaren har rätt att innehålla betalningen mot viten.
[Viten och/eller avdrag skapar drivkrafter. Vid utformning av viten och avdrag är det viktigt i sammanhanget att förstå och värdera hur sådana påverkar avtalsdynamiken och anbudspriser samt hur de mest effektivt används. Hur viten och avdrag utformas, alltifrån omfattning, storlek och hur de kommer att tillämpas, är aspekter som påverkar anbudets prissättning. Om det till exempel otydligt hur och när viten kan utdömas, eller om viten kan drabba trafikföretaget – trots att det ligger utom dess kontroll, kan det påverka prissättningen och kommande kontraktsdynamik. Beroende på uppdrag kan det finnas fördelar med färre antal viten som tydligt korrelerar mot avtalet mål, däremot bör sådana i stället ges en tillräckligt kännbar effekt.
Beställaren bör också fundera på hur viten ska följas upp för att skapa rätt förväntningar samt skapa goda förutsättningar för uppföljningsstrukturer. Om viten ej följs upp riskerar de att omkullkasta konkurrensen eftersom trafikföretag kommer värdera risker på olika sätt i sina kalkyler samt att viten blir verkningslösa. Viten behöver alltså följas upp och med fördel anges hur i avtalet. Det är också viktigt att viten utgår när det beror på trafikföretaget och inte hänförliga till yttre omständigheter som trafikföretaget inte kan påverka. Man bör även fundera på hur viten ska hanteras och om de ska utgå i de fall trafikföretaget löste en situation, till exempel Xxxxxx kom fram men inte på det förutbestämda sättet.
Exempel på viten: Ej utförd trafik, förseningar, felaktigt utförd resa, ej rapporterad bomresa, felaktig redovisning, ej utförda drogtester och ej fungerande fordonsutrustning.]
Utöver den fasta ersättningen kan trafikföretaget erhålla bonus enligt denna punkt.
[Bonusar syftar till att stimulera till att trafikföretaget upprätthåller god kvalitet, till ökad måluppfyllelse samt till att trafikföretaget ska arbeta förbyggande och med god planering. Kvalitetsbonus beräknas för respektive trafikföretag som helhet. När beställaren väljer typer av bonus/ar är det viktigt att säkra att de får det genomslag som önskas, varför de behöver stå i tillräcklig proportion till exempelvis omsättningen på avtalet. Man bör också analysera och säkra att bonus avser påverkbara faktorer, sådant som Parterna tillsammans kan arbeta med att utveckla och förbättra. Bonus som är beroende av subjektiva faktorer, till exempel helt andra saker än den faktiska resan som utförts I de fall olika mätmetoder används bör analyser genomföras för att avgöra om dessa är förutsebara och avspeglar en realistisk och tillräckligt stor del av mätunderlaget, bland annat för att säkra en rättvisande bild. Oklarheter kring bonus medför risker för trafikföretagen och påverkar prissättningen eller kan innebära att konkurrensutsättningen försvagas på grund av att höga risker kan leda till färre anbud. Det kan även påverka partnerskapet under kontraktstiden, exempelvis om målsättningar går isär på grund av otydligheter.]
[Ange och beskriv de avgifter som eventuellt förekommer och trafikföretaget ska betala.]
4.2. Indexkorg för serviceresor
Trafikföretagets samtliga ersättningar (både fasta och rörliga) samt nominella belopp för i avtalet angivna viten, ska från och med trafikstart tills avtalet upphör, indexeras på sätt som anges nedan.
Kostnadsbeskrivning | Indextyp | Typ av värde | Vikt |
Personal: | LCI, (arbetare, B-S exklusive O) | Prel. värde | 50–60% |
Bränsle: | Bränsleindex | Enligt publicerad tabell | 10–25% |
Nyfordonsanskaffning: | Fordon transportmedel (ITPI 29–30) | 5–15% | |
Allmänt: | KPI | Fastställda tal | 10–20% |
Fordon /finansiering: | Ränta* (STIBOR 3m) + 3 procentenheter | 0–5% |
Basmånad för indexberäkningen är [månad och år]. Indexreglering ska ske [minst kvartalsvis].
För det fall en delkomponent i indexkorg för serviceresor upphör att publiceras ska denna komponent ersättas med en likvärdig delkomponent enligt rekommendation från Indexrådet. Kostnader och intäkter som påverkar den i avtalet aktuella verksamheten och som inte får genomslag i Index ska hanteras enligt rekommendation från Indexrådet.
Om byte av fordon eller ombyggnad av fordon sker under avtalstiden och detta byte/ombyggnad väsentligt förändrar de ursprungliga förutsättningarna i indexkorgen avseende drivmedel ska det nya/tillkommande drivmedlets gällande index tillämpas från och med den månaden de nya/ombyggda fordonen tas i bruk. Den månaden utgör start för det nya drivmedelsindexet och utnyttjas för framtida Indexutveckling av det nya drivmedlets kostnad i det aktuella avtalet.
Ovanstående liksom andra förändringar i avtalet gällande indexkorg för serviceresor skall följa tillämpliga rekommendationer från Indexrådet.
4.3. Fakturering och betalning
[Fakturering och betalning sker utifrån beställaren faktureringsmodell beskrivs nedan.]
5. Uppföljning och samverkan
5.1. Möten
Parterna ska [kontinuerligt/per månad] under avtalsperioden följa upp avtalet i enlighet med uppstartsplanen. Parterna ska [ange frekvens] delta vid gemensamma möten, för uppföljning av uppdraget och avtalet. Trafikföretaget ska minst representeras av affärsansvarig eller motsvarande. Beställaren representeras av verksamhetsansvarig eller motsvarande eller motsvarande. Eventuella underentreprenörer deltar som grundprincip ej vid möten.
Vid avtalade möten redovisas inkomna kundsynpunkter och sammanställning görs från beställarens system för kundsynpunkter.
Parterna står för sina egna kostnader vid möten som omfattas av avtalet.
5.2. Rapportering och uppföljning
Trafikföretaget ska under avtalstiden som en del i parternas gemensamma kvalitets- och förbättringsarbete löpande rapportera begärda uppgifter till beställaren. Data för rapporteringen är dels trafikföretagets egen statistik, dels statistik som beställaren tillhandahåller. [X] gånger per år ska trafikföretaget rapportera en kvalitetsuppföljningsrapport som ska inkludera större händelser under föregående period, punktlighet och utförd trafik, kundärenden, trafikhändelser samt trygghets- och säkerhetsrelaterade händelser. Rapporten ska även inkludera en kort analys samt åtgärder vid brister.
Har trafikföretaget eller dess förare synpunkter på kunder/resor/yttre miljö kan dessa skickas till beställaren enligt särskild anvisning.
Utöver denna löpande rapportering ska trafikföretaget rapportera in miljödata med mera vid angivna tidpunkter i avtalet och dess bilagor.
Parterna ska tillsammans genomföra en [kontinuerligt/X gånger per år] uppföljning och utvärdering av uppdraget utifrån bland annat resandet, punktlighet, kundsynpunkter och förarsynpunkter. Beställaren ansvarar för att sammankalla till detta. Eventuella brister ska analyseras och vid behov ska parterna tillsammans ta fram åtgärdsplaner som trafikföretaget ska genomföra.
Vid avvikelser kan möten genomföras vid behov, [till exempel en gång i veckan].
För att säkerställa att uppdraget utförs i enlighet med avtalet äger beställaren rätt att genomföra revision avseende trafikföretagets utförande av uppdraget.
Vid begärd revision ska trafikföreget inom skälig tid efter sådan begäran skriftligen sända beställaren, eller tredje man som beställaren anvisar, efterfrågad information.
För att underlätta vid revision åligger det trafikföretaget att kontinuerligt dokumentera eventuella avvikelser från vad parterna i avtalet överenskommit ska gälla vid utförandet av uppdraget samt eventuella händelser som har påverkan på trafiksäkerheten.
Parterna ska bära sina egna kostnader hänförliga till revision och stickprovskontroller.
5.2.4. Hantering av avvikelser
Trafikföretaget ska alltid på eget initiativ, på egen bekostnad och utan att beställaren begär det samt oavsett varifrån brister är rapporterade ifrån eller hur de har upptäckts, omedelbart vidta rättelse vid brister i uppfyllande av sina åtaganden enligt avtalet. trafikföretaget ska avhjälpa brister snarast efter att brister uppkommer och dessutom förebygga de så att de inte uppkommer på nytt. Utöver att avhjälpa bristen ska den underliggande orsaken till bristen undanröjas.
Trafikföretaget ska i sitt eget och/eller i beställarens tillhandahållna system registrera avvikelser. Trafikföretaget ska dokumentera och kunna redogöra för hur brist har avhjälpts och vilka åtgärder trafikföretaget kommer att vidta (eller har vidtagit) för att förebygga brister av samma slag.
Oavsett brist ska trafikföretaget inkomma med en skriftlig rapport inom fem (5) arbetsdagar till beställaren om bristen som innehåller följande:
• redogörelse för orsak och grundläggande felkälla
• om bristen alltjämt består
• vilka initiala åtgärder som vidtagits samt
• vilka effekter vidtagna åtgärder givit
Därutöver ska trafikföretaget ha ett system för avhjälpande av brister. Trafikföretaget ska dokumentera och kunna redogöra för hur brist har avhjälpts och vilka åtgärder trafikföretaget kommer att vidta (eller har vidtagit) för att förebygga brister av samma slag.
Beställaren äger rätt att begära att trafikföretaget upprättar en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska minst innehålla:
• En redogörelse för brist, vad den innebär, om den avhjälpts eller kvarstår
• En analys av orsak och den grundläggande felkällan till bristen
• En redogörelse för åtgärder trafikföretaget vidtagit (eller ska vidta) för att avhjälpa bristen, kortsiktigt och långsiktigt
• Vilka åtgärder trafikföretaget kommer att vidta (eller har vidtagit) för att förebygga att brist av samma slag, eller brist som beror på samma eller relaterade omständigheter, uppkommer på nytt
• Åtgärdsplanen ska vara skriftlig och vara beställaren tillhanda senast inom 7 arbetsdagar från begäran
Har trafikföretaget eller dess förare synpunkter på kunder/resor/yttre miljö kan dessa skickas till beställaren enligt särskild anvisning.
6. Administrativa villkor
6.1. Ansvar och allmänna förutsättningar
6.1.1. Ansvar mot tredjeman och ansvarsbegränsningar
Trafikföretaget ska hålla beställaren skadeslös för varje skadeståndsansvar (sak- eller personskada samt ren förmögenhetsskada) som riktas mot beställaren från tredje man i förhållande till avtalet och som grundas på eller har samband med uppdraget.
Där trafikföretaget orsakat skadan, har trafikföretaget rätt att bemöta, reglera och förlika alla sådana tredjemanskrav för beställarens räkning.
Om beställaren bemöter, reglerar, förlikar eller på annat sätt vidtar någon åtgärd avseende ett sådant tredjemanskrav utan trafikföretagets samtycke upphör trafikföretagets skadeslöshetsförbindelse gentemot beställaren enligt denna punkt.
Parterna ansvarar inte för indirekt skada exempelvis utebliven vinst, avbrott, goodwill, störning i produktion eller annan kommersiell verksamhet. förlorad handelsvinst, goodwill eller annan sådan skada.
6.1.2. Lagar och förordningar
Trafikföretaget ska alltid utföra uppdraget i enlighet med gällande lagar, förordningar, myndighetsföreskrifter, domar, myndighetsbeslut och myndighetspraxis (inklusive sådana som följer av tillämplig EU-rätt och Europeiska unionens institutioner och myndigheter).
Trafikföretaget ska från och med trafikstart och under hela avtalstiden inneha samtliga de tillstånd och myndighetsgodkännanden som behövs för utförande av uppdraget.
Trafikföretaget ska hålla verksamheten inom uppdraget vederbörligen försäkrad med avseende på verksamhetens omfattning, risker och karaktär samt med beaktande av trafikutövarens ansvar enligt gällande lagstiftning och avtalet. Trafikföretaget ska således inneha erforderliga trafikförsäkringar och övriga företags- och ansvarsförsäkringar för utförande av uppdraget.
6.1.5. IT- och informationssäkerhet
Inom ramen för uppdraget ska parterna ansvara för en hög IT- och informationssäkerhet i syfte att adekvat skydda och säkra den samhällsviktiga serviceresetrafiken.
Trafikföretaget ska bedriva ett systematiskt arbete inom informations- och IT-säkerhet som säkerställer att digitala kommunikationsvägar samt IT-system som används inom ramen för uppdraget är adekvat skyddade mot obehörig användning eller åtkomst.
Inom ramen för uppdraget ska parterna verka för en hög kontinuitet i leveransen i syfte att möjliggöra en stabil förmåga att leverera den samhällsviktiga serviceresor.
Trafikföretaget ska tillsammans med beställaren aktivt arbeta med reservplan för teknik och kommunikation.
6.1.6. Personuppgiftshantering inom uppdraget
All personuppgiftsbehandling som trafikföretaget utför, var sig det är som personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, ska ske i enlighet med gällande rätt.
Inom ramen för uppdraget behandlas personuppgifter. I de delar trafikföretaget behandlar personuppgifter för beställarens räkning är trafikföretaget att ses som personuppgiftsbiträde och beställaren att ses som personuppgiftsansvarig. All personuppgiftsbehandling som trafikföretaget utför för beställarens räkning ska ske i enlighet med vid var tid gällande rätt och instruktioner från beställaren.
För trafikföretagets behandling av personuppgifter för beställarens räkning i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) har särskilda villkor och instruktioner upprättats, se bilaga ”Personuppgiftsbiträdesavtal” samt instruktionen ”Mall för den Personuppgiftsansvariges Instruktion för Behandling av Personuppgifter vid utförande av uppdrag”.
[Vägledning kring GDPR och personuppgiftsbehandling, se GDPR, Kamerabevakning och informationssäkerhet i upphandlingskontrakt]
6.2. Ändringar av avtalet
6.2.1. Väsentliga och oförutsebara förändringar
Om det sker förändringar av lagar, skatter, avgifter, lokala miljöbestämmelser eller i de affärsmässiga förutsättningarna för upphandlingen som avtalet baseras på och som medför väsentliga förändringar kan parterna påkalla förhandling om ändring av avtalet.
Förhandlingar enligt ovan ska vara inriktad mot att återställa den grundläggande balansen mellan parterna som avtalet hade haft om förändringen inte ägt rum.
Tillägg och ändringar till avtalet ska upprättas skriftligen, undertecknas av behörig person hos respektive part och biläggas avtalet för att äga giltighet.
6.3. Avtalets upphörande i förtid
Parterna har rätt att när som helst under avtalstiden skriftligen säga upp avtalet till omedelbart upphörande om den andra parten i väsentligt hänseende bryter mot avtalet och den parten inte vidtagit rättelse inom trettio (30) dagar från skriftligt påpekande av den andra parten.
Väsentligt avtalsbrott föreligger exempelvis om:
• trafikföretaget inte följer vid var tid gällande lagar, förordningar, föreskrifter, regler och tillstånd.
• trafikföretag väsentligen bryter mot beställarens, anvisningar, rutiner och andra bestämmelser som gäller för verksamheten och för fullgörande av uppdraget
• trafikföretaget vid upprepade tillfällen inte lever upp till bestämmelserna i avtalet. Om trafikföretaget vidtagit rättelse enligt begäran från beställaren men därefter inom [X tid] nytt begår ett avtalsbrott i väsentligt hänseende äger beställaren rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande utan att trafikföretaget ges möjlighet till rättelse
• trafikföretaget inte håller etableringsplanen
• bristfälliga eller felaktiga fordonsdata eller miljöredovisning som inte rättas efter påpekande
• ej uppfyllda krav angående fordon/förare som omfattar mer än [25] % av fordonen/förarna eller väsentligt försvårar utförandet
• underlåtenhet att utföra egenkontroll eller felaktig egenkontroll i samband med upptäckta brister
• brott mot sekretessförpliktelser som avser att skydda kund
• anlitande av underleverantör som beställaren inte godkänt
• avvikelser mot arbetsrättsliga villkor i avtalet som beror på trafikföretaget
• beställaren har rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om trafikföretaget, eller det företag som lämnat garanti för trafikföretagets förpliktelser enligt avtalet, upptar ackordsförhandling, försätts i konkurs, träder i likvidation, är föremål för företagsrekonstruktion eller ackord, tills vidare har inställt sina betalningar eller av annan anledning kan antas ha kommit på obestånd eller blir föremål för motsvarande åtgärder enligt utländsk rättsordning
• trafikföretaget ska omedelbart informera beställaren om trafikföretaget är insolvent, det vill säga inte längre kan betala sina skulder och denna oförmåga inte endast är tillfällig.
• beställaren har rätt att säga upp avtalet, omedelbart eller till den tidpunkt som parterna kommer överens, om det i lagakraftvunnen dom eller genom lagakraftvunnet myndighetsbeslut konstaterats att någon av de omständigheter som anges i 17 kap § 17 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, 16 kap § 17 lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna eller 14 kap § 17 lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner föreligger, samt om Trafikföretaget befinner sig i någon av de situationer som avses i 13 kapitel 1 - 3§§ LOU
• trafikföretaget överlåter avtalet utan beställaren skriftliga samtycke
• att verklig huvudman tillkommer eller byts utan beställarens skriftliga samtycke
6.4. Skadestånd
Part ska ersätta den andra parten för skada som denne lider till följd av avtalsbrott eller uppsägning. Om part har rätt till skadestånd enligt denna punkt ska skadeståndet även omfatta den merkostnad part har till följd av avtalsbrottet, i beställarens fall kostnader för att anlita annat trafikföretag. Om beställaren har rätt till skadestånd har beställaren rätt att innehålla ersättning till trafikföretag i skälig omfattning intill dess att skadeståndsbeloppet kan uppskattas.
Parts ansvar under avtalet för alla åtaganden och åtgärder är begränsat till den direkta skadan som den andra parten kan visa att denne har lidit. Den avtalsbrytande parten är vid förtida upphörande enligt stycket ovan skyldig att ersätta den andra parten den skada som den parten lider till följd av avtalsbrottet och uppsägning.
Parts ansvar är dock begränsat till direkt skada. Indirekt skada eller följdskada ersätts inte. Såsom indirekt skada eller följdskada anses exempelvis utebliven vinst, avbrott, goodwill, störning i produktion eller annan kommersiell verksamhet, förlorad handelsvinst, goodwill eller annan sådan skada. Vid sådan uppsägning ska skadelidande part begränsa sin skada.
6.5. Övriga villkor
6.5.1. Överlåtelse av avtalet
Beställaren har rätt att överlåta detta avtal till annan som enligt lag har rätt att överta beställarens rättigheter och skyldigheter i avtalet.
Part är befriad från att fullgöra åtagande enligt avtalet om sådant utförande hindras eller oskäligt betungas till följd av händelse som är utanför parts kontroll såsom exempelvis krig, mobilisering, myndighetsbeslut, laglig arbetskonflikt som part inte kunnat påverka, samt vid naturkatastrof, brand, explosion, rekvisition, andra extrema yttre omständigheter som hindrar trafiken eller annan liknande händelse. Till händelse utanför trafikföretagets kontroll ska inte inräknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror på att trafikföretaget inte följer tillämpade regler, principer och tillämpliga kollektivavtal.
Part är skyldig att omgående underrätta andra parten när händelse av ovan nämnt slag inträffar. Part är skyldig att genast utföra aktuellt åtaganden så fort händelse av ovan nämnt slag upphör.
Om händelse av ovan nämnda slag inträffar och om hindret eller den oskäligt betungande effekten kan antas varaktigt bestå, äger vardera parten rätt att säga upp avtalet till upphörande med iakttagande av sex (6) månaders uppsägningstid.
Om visst åtagande av uppdraget, på grund av omständigheter som avses ovan inte utförs är trafikföretaget inte berättigad till någon ersättning enligt avtalet för åtagandet.
6.5.3. Tillämplig lag och domstol
Avtalet är upprättat och ska tolkas i enlighet med svensk lag och tvist mellan parterna ska prövas i svensk allmän domstol i beställarens domsaga.
Tvist i anledning av avtalet ska om möjligt lösas i samförstånd mellan parterna. Om parterna inte skulle lyckas lösa en tvist i samförstånd, ska sådan tvist angående tillämpningen av avtalet avgöras av allmän domstol.
Underskrifter
Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt.
Ort och datum Ort och datum
Beställaren Trafikföretaget