DOKUMENTHANTERINGSPLAN

2021:20 HOAB/2020/3

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Höganäs omsorg AB

Antagen av styrelsen i Höganäs omsorg AB 2021-12-13, § 78

Innehåll

1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE 3

REGISTRERING OCH HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 5

HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE 6

HANTERING AV E-POST 6

2 ADMINISTRATION 7

NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION 7

EKONOMIADMINISTRATION 9

PERSONALADMINISTRATION 10

ÖVRIG ADMINISTRATION 13

DATASKYDD 14

3 SOCIALTJÄNSTLAGEN – SOL 15

HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL 15

4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN 17

PATIENTJOURNAL,OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL 17

5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA MED FUNKTIONSVARIATION- LSS 20

HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS 20

1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE‌

Enligt arkivlagen § 6, punkt 1 ska alla myndigheter organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen är ett av flera redskap för att uppfylla tryckfrihetsförordningens, offentlighets- och sekretesslagens och arkivlagens villkor för allmänhetens rätt till insyn i myndigheternas verksamhet. I planen finns anvisningar för hur handlingarna ska hanteras: om de ska bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras och så vidare. Av Höganäs kommuns arkivreglemente, § 8, framgår det att varje myndighet ska upprätta dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, oavsett medium, och hur dessa hanteras samt gallringsfrister. Planen ska fastställas av respektive myndighet och ses över årligen.

MEDIUM	Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, digitalt i ett verksamhetssystem, röstinspelning med mera.
FÖRVARINGSPLATS	Talar om var handlingarna förvaras så länge ärendet är pågående. Handlingarna ska förvaras inlåsta i brandsäkra skåp och på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till dem.
TILL ARKIV	Här anges om och i så fall när en handling ska levereras till kommunens centralarkiv i stadshusets källare (socialförvaltningens slutarkiv). Före leverans till arkiv ska materialet alltid vara rensat från plastfickor, gem, kopior, minnesanteckningar, samt annat som inte hör till ärendet. Det ska även vara sorterat så som det ska arkiveras, till exempel uppdelat i personakt SoL och HSL- journal. Ofta lämnas handlingar till arkiv vid avslut, som kan vara till exempel dödsfall, avflyttning till annan kommun.
BEVARA	Innebär att handlingen ska sparas för all framtid.
GALLRING	Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att vidta åtgärder med handlingarna exempelvis när information överförs från ett medium till ett annat medium som medför förlust av betydelsebärande data, sämre sammanställnings- eller sökmöjligheter, sämre möjligheter att kontrollera handlingars äkthet med mera. Här anges om, när och hur detta ska göras. Om det vid gallring anges ”Vid inaktualitet” så innebär det att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell. Om en handling av ett visst slag inte är upptagen i dokumenthanteringsplanen så är gallring inte tillåtet.
ANMÄRKNING	Här noteras viktiga upplysningar eller förtydligande om respektive handling

SKANNING

Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Det är förvaltningens systemansvarig som ansvarar för att gallringen genomförs. Pappershandlingar får skannas in i till exempel Platina eller andra verksamhetssystem under förutsättning att den elektroniska handlingen har kvalitetssäkrats genom verifiering av läsbarhet och innehåll så att likalydande (fullständig) avskrift, inklusive signeringar och färger, har tillförts den elektroniska akten. För mer information se ”vägledning för scanning” under fliken ”arkiv” på arbetsnätet. Inskannade handlingar får gallras efter inskanning med undantag för handlingar som avser • Justerade protokoll • Avtal och kontrakt • Äganderättshandlingar • Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande • Handlingar som behövs i egenskap av bevisvärde

UPPDATERINGAR

Varje enhet meddelar fortlöpande ansvarig person på Höganäs omsorg AB de förändringar som berör dokumenthanteringsplanen.

REGISTRERING OCH HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR‌

En handling är allmän då den är inkommen till och förvarad hos en myndighet, eller upprättad av och förvarad hos en myndighet. En handling är allmän även då den expedierats från en myndighet. Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behövs inte registreras om de kan hålla ordnade på sådant vis att det utan svårighet kan fastställas om de inkommit eller upprättats. Handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i ett verksamhetssystem enligt offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) bestämmelser. Dock är patientjournaler och handlingar i socialtjänstens personakter undantagna registreringsskyldigheten i och med offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) § 2 och därför kan information i dessa sekretessbeläggas utan att registreras.

Vad ska/bör registreras:

• sekretessbelagda handlingar som inte ingår i patientjournal/personakt

• skrivelser (även anonyma) från myndigheter, företag, organisationer och privatpersoner som kan föranleda beslut, yttrande eller åtgärd. Även skrivelser som inte leder till beslut, yttrande eller åtgärd kan registreras för att bli återsökningsbara.

• utgående skrivelser

• beslut, avtal, kontrakt

• interna skrivelser av formell karaktär t.ex. policydokument, xxxxxxx och riktlinjer som inte hanteras i ledningssystemet, sammanställningar, statistik m.m.

• handlingar där det kan vara viktigt att kunna bevisa att de kommit in till/skickats ut från myndigheten

• övriga handlingar som är eller kan bli av betydelse.

HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE‌

Handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet är undantagna från skyldigheten att registreras och kan därmed gallras vid inaktualitet. Exempel på sådana handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan vara:

• protokoll som skickats för kännedom

• kallelse, inbjudan, dagordning, dokumentation till sammanträde, förhandling, kurs, konferens med mera

• minnesanteckning eller arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift

• påminnelser, rekvisitioner

• meddelande för kännedom

• författningstryck och offentliga utredningar som endast lämnats för kännedom

• tidskrifter, publikationer, reklam och cirkulär

• enkla rutinförfrågningar om information eller liknande

• felsända handlingar

• tackbrev, för uppvaktning och liknande

• utkast till beslut eller skrivelse

HANTERING AV E-POST‌

Kommunstyrelsen beslutade den 9 april 2019, § 68, om kommungemensam hanteringsanvisning för e-post (dnr KS/2018/1013). E-posten ska bifogas ärendet digitalt eller via utskrift, därefter tas e-posten bort. E-posten lyder under samma regler som vanlig post, vilket innebär att

• inkomna, upprättade eller utgående allmänna handlingar ska diarieföras

• meddelanden och handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet, såsom arbetsmaterial, kalenderhändelser, sändlistor och reklam

• spam och liknande ska gallras genast

• sekretessbelagd information ska registreras och får inte sändas okrypterad

2 ADMINISTRATION‌

NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Rutiner	Digitalt	Arbetsnät		Vid inaktualitet	Till exempel; HSL-rutiner, Xxx Xxxxx xxxxxxx och innehåll kontaktpärm.
KFS - Kommunal författningssamling	Digitalt	Platina/Hemsida		Bevaras	Till exempel; taxor & normer, arbetsordning, riktlinjer och regelverk.
Informationsskrifter & broschyrer	Digitalt	Mapp på nätverk		Vid inaktualitet	Materialet sprids i antingen digital form och/eller i papper både till den egna verksamheten och till kommuninvånarna.
Blanketter/e-tjänster	Digitalt	Hemsida/arbetsnät		Vid inaktualitet
Föredragningslistor, dagordningar och kallelser	Papper	Närarkiv	2 år	Bevaras
	Digitalt	Platina
Justerade protokoll styrelsen	Papper	Närarkiv	2 år	Bevaras
	Digitalt	Platina
Tjänsteskrivelser och bilagor till styrelsens sammanträden	Digitalt	Platina		Bevaras
Närvarolistor från sammanträden	Digitalt	Mapp på nätverk		Vid inaktualitet
Dagordning förvaltningens ledningsgruppsmöten	Digitalt	Arbetsnätet		Bevaras
Minnesanteckningar APT	Digitalt	Mapp på nätverk alternativt arbetsnät		Vid inaktualitet

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Domar	Digitalt	Platina		Bevaras
Rapport om missförhållande/risk för missförhållande enligt xxx Xxxxx	Digitalt	Platina		5 år Xxxxxxx	Xxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Rapport om händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada enligt lex Maria	Digitalt	Platina		5 år Bevaras	Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Avtal	Papper	Närarkiv		Bevaras	Nya avtal ska i första hand förvaras i TendSign
	Digitalt	Platina/TendSign
Ärendekort	Papper	Närarkiv		Xxxxxxx	Xxxxxxxxx till slutarkivet tillsammans med diarieförda pappershandlingar
Handling knutet till ärende	Digitalt	Platina		Bevaras
Handling ej knutet till ärende	Digitalt	Platina		Vid inaktualitet

EKONOMIADMINISTRATION‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Leverantörsfakturor original	Papper	Närarkiv	2 år	7 år
Leverantörsfakturor elektroniska	Digitalt	Affärssystem
Underlag kundfakturor	Papper	Innevarande år på tjänstemans rum, därefter närarkiv	2 år	7 år
Bokföringsordrar	Papper	Tjänstemans rum, närarkiv	2 år	7 år
Bokföringsordrar elektroniska	Digitalt	Affärssystem
Underlag för uppläggning av nya leverantörer.	Digitalt och/ eller papper	Närarkiv eller affärssystem		7 år
Underlag på leverantörsbetalningar	Digitalt	Affärssystem		7 år	Utbetalning till enskilda firmor och privatpersoner förekommer.
Underlag på återredovisade leverantörsbetalningar	Digitalt	Affärssystem		7 år
Filer med information om kundinbetalningar	Digitalt	Affärssystem		7 år
Deklaration för skatteredovisning så som moms- och arbetsgivardeklaration	Digitalt och papper	Skatteverket och på tjänstemans rum		7 år
Delårs- och årsredovisning	Digitalt	Platina		Bevaras
Rapporter avseende intern kontroll	Digitalt	Stratsys/Platina			Bevaras genom beslut i styrelse
Revisionsrapporter	Digitalt	Platina		Bevaras	Bevaras genom beslut i styrelse

PERSONALADMINISTRATION‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Annonser, platsannonser	Digitalt	Offentliga jobb		2 år	Görs 24 mån efter avslut
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst	Digitalt	Offentliga jobb Personakt i verksamheten		Bevaras
Ansökningshandling, ej erhållen tjänst	Digitalt	Offentliga jobb		2 år efter tillsättning
Intresseanmälningar, spontanansökningar	Digitalt	E-post		Vid inaktualitet
	Papper	HR-konsult
Anställningsavtal	Papper	Personalakt i verksamhet		Bevaras
	Digitalt	WinLas
Bevis/intyg på behörighetsgivande utbildning	Papper	Tjänstemans rum		Bevaras
Fritidsstudier, ansökan och beslut	Digitalt	Närarkiv på egen enhet		Gallras 10år
	Papper	Personakt i verksamhet
Medarbetarsamtal och utvecklingsplaner	Digitalt	Närmsta chef		Vid inakualitet
	Papper	Personalakt i verksamhet
Sekretessintyg	Papper	Xxxxxxxx		Xxxxxxx
	Digitalt	E-tjänst
Medvetandegörandesamtal	Digitalt	Närmsta chef		Xxxxxxx
	Papper	Personalakt i verksamhet
Disciplinärende	Papper	Personalakt i verksamhet		Bevaras
Ansökningshandlingar pension	Papper	HRSC 1 år Närarkiv HR 1 år		Bevaras

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Uppsägning på egenbegäran	Papper	Personalakt i verksamhet WinLas, Personec		Bevaras
Överenskommelse om avslut	Digitalt	Personec		Xxxxxxx
	Papper	Närarkiv HR
Dödsfall	Digitalt	Personec		Bevaras
Uppsägning eller avsked	Digitalt	WinLas/Personec		Bevaras
	Papper	Personalakt i verksamhet
LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut	Digitalt	WinLas		Bevaras
	Papper	Personalakt i verksamhet
LAS-varsel, handlingarsom resulterar i avslut	Digitalt	WinLas		Vid inaktualitet
	Papper	Personalakt i verksamhet
Tjänstgöringsbetyg	Papper	Tjänstemans dator		Bevaras
Tjänstgöringsintyg	Digitalt	WinLas		Vid inaktualitet
Avtal	Digitalt	Platina/TendSign		Bevaras	Avser avtal med leverantörer.
	Papper	Närarkiv
Facklig tid, godkännande	Digitalt	E-tjänstportal		2 år
Ledighetsansökningar	Digitalt	Personec		Bevaras	Ansökningar på papper gallras
Löneavdrag, underlag för	Digitalt	Personec		Pappershandling gallras efter 2 år. Digitalt handling bevaras	Förvaras på respektive enhet. Till exempel listor på kostavdrag, privata telefonsamtal.
Lönelistor	Digitalt	Personec		Bevaras	Efter 1998 är informationen digital.
	Papper	Kommunarkiv
Löneunderlag	Digitalt	Personec		Bevaras*	*Underlag på papper kan gallras efter 2 år
	Papper	Närarkiv HR

HANDLING

MEDIUM

FÖRVARINGSPLATS

TILL ARKIV

GALLRING

ANMÄRKNING

Avtal för extern resurs

Digitalt

Personec

Bevaras

För att IT-konto skakunna genereras.

Papper

Närarkiv

Tjänstgöringsjournaler-/rapporter

Digitalt

Personec

Digitalt bevaras, Papper gallras 2 år

Efter 2014 ansvarar HRSC

Papper

Närarkiv i verksamhet

Underlag för utmätning

Papper

Närarkiv HR/HRSC

Gallras 7 år

Personalakt

Papper

Närarkiv i verksamhet

Bevaras

Personalförteckning

Digitalt

Personec

Vid inaktualitet

Arbetsmaterial gallras.

Förhandlingsprotokoll

Digitalt

Platina

Bevaras

Löner, löneöversyn, revisionsförhandlingar med bilagor

Papper

Närarkiv

Minnesanteckningar samverkan

Digitalt

Platina

Bevaras

Central nivå, förvaltningsnivå, lokal nivå (Cesam,Fösam, Losam)

Justerade protokoll - samverkansgruppen

Digitalt

Platina

2 år

Bevaras

Papper

Närarkiv

Lokala kollektivavtal

Digitalt

Platina

Bevaras

Papper

Närarkiv

Läkarintyg

Digitalt

Adato

Bevaras vid arbetsskada, gallras i övrigt efter 2 år efter aktuellt Xxxxxxxxxxxxx*

Läkarintyget skannas in och gallras vid in- aktualitet. *Analog handlinggallras vid inaktualitet

Anmälan om arbetsskada

Digitalt

KIA

Bevaras

ÖVRIG ADMINISTRATION‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Minnesanteckningar	Digitalt	Platina		Vid inaktualitet	Till exempel; arbetsdokument som skrivs i ett pågående ärende men inte är av den betydelsen att det ska diarieföras
Kontrollistor för Kommunkatalogen	Papper	Arkivskåp i tjänstemans rum		2 år	Skånes kommuner
Kvittenser för reserv-Siths-kort	Papper	Arkivskåp i tjänstemans rum		10 år
Xxxx och beredskapsplan	Digitalt	Arbetsgrupp chefsträff på arbetsnätet		Bevaras
Ansökan om tillstånd och beslut om tillstånd XXX (tillstånd för verksamheter såsom boende och hemtjänst, förändring av verksamheter, ansökan om föreståndare)	Digitalt	Xxxxxxx		Xxxxxxx

DATASKYDD‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Anmälan personuppgiftsincidenter	Digitalt	Platina		Bevaras
Beslut rörande personuppgiftsincidenter	Digitalt	Platina		Bevaras	Artikel 33, Dataskyddsförordningen
Konsekvensbedömningar av personuppgiftsincidenter	Digitalt	Platina		Bevaras	Artikel 35, Dataskyddsförordningen
Begäran om utdrag ur register med personuppgifter	Digitalt	Platina		2 år
Registerutdrag	Digitalt	Platina		2 år
Begäran om rättelse eller radering av personuppgift	Digitalt	Platina		Bevaras
Invändning mot behandling av personuppgifter	Digitalt	Platina		Bevaras
Anmälningar till Integritetsskyddsmyndigheten	Digitalt	Platina		Bevaras
Samtycke för ljud, bild och sociala medier	Digitalt	Platina		5 år
	Papper	Vårdtagares pärm
Register över personuppgiftsbehandlingar	Digitalt	Draftit		Bevaras	Artikel 30, Dataskyddsförordningen

3 SOCIALTJÄNSTLAGEN – SOL‌

HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL‌

HANDLING

MEDIUM

FÖRVARINGSPLATS

TILL ARKIV

GALLRING

ANMÄRKNING

Genomförandeplaner

Papper

Personakt hos utföraren

Vid avslut

Papper gallras efter att planen scannats till Procapita. 5 år efter sista anteckning. Bevaras.

Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras.

Digitalt

Lifecare

Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter (orig. alltid hos den enskilde), klagomål mm

Papper

Personakt hos utföraren

Vid avslut

5 år efter sista anteckning/ Bevaras.

Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoL- anteckning i Lifecare Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval.

Digitalt

Lifecare Platina

Xxxxxxxx och menprövning

Papper

Personakt hos utföraren

Vid avslut

5 år efter sista anteckning. Bevaras.

Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval.

Digitalt

Lifecare

Signaturförtydligande hör till SoL så länge personen inte har HSL. Om personen har både SoL- och HSL-insatser rubriceras signaturförtydligande som HSL journalhandling.

Papper

Personakt hos utföraren

Vid avslut

5 år efter sista anteckning. Bevaras

Signeringslistor och signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter till pappersakt hos utföraren. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Handlingar som rör avvikelsehantering	Papper	Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef.		5 år	Notis sker i personakten i Lifecare
	Digitalt	E-tjänst för avvikelsehantering SoL och LSS Avvikelser HSL i Procapita
Avtal om handhavande av annans medel	Papper	Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef		5 år. Xxxxxxx	Xxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Redovisning av hemtjänstmottagers privata medel	Papper	Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef		10 år Bevaras	Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Larmloggar	Digitalt	Larmsystem		2 år
Tjänstgöringsscheman	Digitalt	Personec Time Care		2 år
Planering av genomförande av insatser	Digitalt	Respektive enhet LapsCare		Vid inaktualitet
Nyckelkvittenser boendes nycklar	Papper	Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef		2 år efter avslut
Nyckelkvittenser, personal, till enhetens lokaler	Papper	Original i låst skåp hos enhetschef		2 år efter återlämnande

4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN‌

PATIENTJOURNAL,OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL‌

HANDLING

MEDIUM

FÖRVARINGSPLATS

TILL ARKIV

GALLRING

ANMÄRKNING

Patientjournal Ex: förbrukningsjournal narkotika, remisser/remissvar, , plasmaglucoslistor, dosrecept/läkemedelsordination, insulin-/injektionslistor, listor över intag av mat, sondmat, vätska, vändschema. Händelse- och riskanalys Utskrift från kvalitetsregister.

Papper

Journal handlingar i pappersformat förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbets- terapeut, sjukgymnast).

Vid avslut

Xxxxxxx

Patientjournaler bevaras i sin helhet om inte annat anges i denna dokumenthanteringsplan.

Digitalt

Procapita

Signeringslistor, signaturförtydligande

Papper

Vårdtagarens kontaktpärm/vårdtagares pappersjournal.

10 år efter sista anteckning

Aktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras i vårdtagarens kontaktpärm. Inaktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras tillsammans med vårdtagarens pappersjournal.

Digitalt

Anmälningar och inkomna beslut om vårdskador, inklusive Lex Maria, läkemedelsskador, m.m.

Digitalt

Platina

Bevaras

HANDLING

MEDIUM

FÖRVARINGSPLATS

TILL ARKIV

GALLRING

ANMÄRKNING

Avvikelserapporter

Digitalt

Procapita/Lifecare

10 år efter sista anteckning om de inte behövs för vårdgivarens uppföljningar eller framtida utredningar.

Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras

Delegeringar inkl återkallande av delegeringar

Papper

Xxx utfärdande legitimerad HSL-personal

Till personalakt ett år efter sista giltighetsdatum.

10 år efter sista giltighetsdatum.

Förbrukningsjournal narkotika förrådsadministration

Papper

I bas- och närförråd för läkemedel

10 år

Loggar och loggkontroller

Procapita och papper

Hos den som ansvarar för loggkontroll enligt rutin.

10 år

Om uppgift i logg lett till åtgärd så ska loggen bevaras tillsammans med det ärende som då bildas

Patientsäkerhetsberättelse

Digitalt

Platina

Bevaras

Kvalitetskontroller medicintekniska produkter

Papper

Respektive enhetschef

3 år efter att produkten avyttrats

Register över medicintekniska produkter

Papper

Respektive enhetschef

3 år

Nyckelhantering läkemedelsskåp

Papper

Enhetschef för respektive boende

Tre år efter återlämnande

Händelse- och riskanalys, verksamhet

Papper Digitalt

Upprättande tjänsteman

Gallras efter 10 år

Ställningstagande i Mina Planer	Digitalt	Mina Planer		Vid inaktualitet Bevaras	Inskrivning, kallelse och utskrivning saknar betydelse efter ganska kort tid. Xxxxx- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras.
XXX Xxxxxxxxx individuell plan	Digitalt	Procapita HSL		10 år efter sista anteckning	Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras.
Rehabiliteringsplan	Digitalt	Procapita HSL Mina Planer		10 år efter sista anteckning Xxxxxxx	Xxxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras.

5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA MED FUNKTIONSVARIATION- LSS‌

HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS‌

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Kallelser (Individuell Plan), Genomförandeplan	Digitalt	Outlook		Vid inaktualitet
Arbetsplan/vårdplan/Individuell plan	Digitalt	Lifecare	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Socialjournal	Digitalt	Lifecare	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Genomförandeplan	Papper	Kopia hos brukaren	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Bedömningar	Digitalt	Lifecare	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Fullmakt	Papper	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Xxxxxxxx	Papper	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Korrespondens av betydelse i ärendet	Papper	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Underrättelser från myndighet	Xxxxxx	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Utredning uppdragstagare/ stödfamilj	Papper	Låst skåp hos utredare	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Anmälan om risk för missförhållande	Digitalt	Lifecare och Platina		5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras

HANDLING	MEDIUM	FÖRVARINGSPLATS	TILL ARKIV	GALLRING	ANMÄRKNING
Signeringslistor	Papper	I brukarens kontaktpärm hos brukaren.	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
Tidsredovisningar och räkningar Försäkringskassan	Papper	Originalet skickas till Försäkringskassan. Kopior i fysisk akt i låst skåp.	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Utdrag/intyg god man/förvaltarskap	Papper	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	Lifecare
Riskbedömningar	Papper	Närarkiv	Vid avslut	5 år efter sista anteckning. Xxxxxxx	Xxxxx som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras
	Digitalt	På arbetsnätet om det är en generell bedömning. I Lifecare om det rör en specifik brukare.
Minnesanteckningar	Digitalt	Lifecare		Gallras efter införande i Lifecare
Korrespondens av tillfällig betydelse	Papper	Närarkiv		Vid inaktualitet
	Digitalt	Outlook e-postprogram
Nyckelkvittenser	Papper	Låst skåp på enhet		2 år	Efter återlämnande