Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline

Bilaga till Avtal om nyttjande IdrottOnline, 2023-12-14

Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline

1. Syfte

1.1 Syftet med Avtalet är att reglera Licenstagarens användning av IdrottOnline och RF:s databas.

2. Licens

2.1 RF beviljar i enlighet med Avtal om nyttjande IdrottOnline och dessa villkor en icke-exklusiv, icke överlåtbar och återkallbar licens att använda den eller de Tjänster som specificeras i Avtalet.

2.2 Parterna ska samarbeta och samråda rörande Licensen. Parterna ska utse en eller flera Kontaktpersoner som har ansvar för att samarbeta avseende Avtalet och Licensen. RF:s Kontaktperson/er finns tillgängliga i anslutning till Avtal om nyttjande IdrottOnline. Licenstagaren ska underrätta RF om dess Kontaktperson/er via aktiveringssida på RF:s hemsida samt hålla kontaktuppgifter uppdaterade i IdrottOnline.

2.3 Part som får kännedom om förhållande som kan påverka Avtalet eller Licensen ska utan dröjsmål Meddela den andra Parten.

3. RF:s åtagande

3.1 RF ansvarar för att Tjänsten är utformad i enlighet med Avtalet.

3.2 RF åtar sig att, i den mån det är möjligt, tillgängliggöra information om kommande ändringar och uppdateringar av IdrottOnline och RF:s databas. Sådan information lämnas i IdrottOnline respektive i IdrottOnlines supportportal.

3.3 Vid nyttjande av IdrottOnline tillhandahåller RF support till Licenstagaren via telefon eller e-post.

3.4 RF ska tillse att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda uppgifter mot obehörig åtkomst och ändring samt säkerställa tillgång till uppgifterna. Information om RF:s informationssäkerhetsåtgärder finns i Instruktion för RF:s personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster.

4. Licenstagarens åtagande

4.1 Licenstagaren måste vara en Idrottsorganisation.

4.2 Licenstagaren åtar sig och bekräftar att:

1. De personer som undertecknar Avtalet är behöriga och har full kapacitet att ingå Avtalet för Licenstagarens räkning;

2. Licenstagaren vid var tid ska uppfylla samtliga krav i Avtalet och verka för att Avtalet i alla delar ska verkställas; och

3. Licenstagaren uppfyller samtliga villkor, förutsättningar och krav för att använda IdrottOnline och RF:s databas.

4.3 Licenstagaren ska verka för idrottens bästa och följa Idrottens värdegrund som framgår av 1 kap. 1 § RF:s stadgar och 1 kap. 1 § stadgar för studieförbundet SISU Idrottsutbildarna.

4.4 Licenstagaren ansvarar enligt RF:s stadgar för att föra medlemsförteckning. Detta inkluderar att hålla förteckningen aktuell.

4.5 Licenstagaren får inte behandla uppgifter om personer med skyddad identitet i IdrottOnline eller RF:s databas. Med det innefattas bland annat, men inte uteslutande, att registrera, spara eller överföra uppgifterna.

4.6 Licenstagaren ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda information som hanteras via IdrottOnline och som lagras i RF:s databas.

4.7 Licenstagaren ska aktivera tillgång till IdrottOnline enligt följande:

1. Licenstagarens (Idrottsorganisationens) styrelse ska utse en eller flera personer som huvudadministratör för Licenstagaren.

2. Licenstagaren aktiverar tillgång till IdrottOnline och RF:s databas genom avsett aktiveringsformulär på RF:s hemsida xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxx- it/aktiveringsformular där uppgifter lämnas för att tilldela en Användare rollen som huvudadministratör.

3. RF aktiverar tillgång för Licenstagarens huvudadministratör och Meddelar Licenstagaren.

4. Licenstagarens huvudadministratör lägger till nya Användare genom att tilldela roller och behörigheter i IdrottOnlines personregister.

5. Licenstagaren ska Meddela RF om förändringar av huvudadministratör via aktiveringsformuläret.

4.8 Licenstagaren ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att ingen på teknisk väg bereder sig obehörig tillgång till, stör eller orsakar avbrott för IdrottOnline eller RF:s databas. Detta innefattar men är inte begränsat till

angrepp eller störningar orsakade av virus, maskar, trojaner eller annan skadlig kod i eller med hjälp av IdrottOnline eller RF:s databas.

4.9 Licenstagaren får inte på egen hand eller med hjälp av tredje man, undersöka, dekompilera eller ändra i IdrottOnline och RF:s databas i större utsträckning än som följer av lag eller Avtalet.

4.10 Licenstagarens Kontaktperson/er ska fortlöpande hålla sig informerad om ändringar i IdrottOnline och RF:s databas.

5. Personuppgiftsansvar och personuppgiftsbehandling

Avtalsadministration

5.1 RF är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter rörande Licenstagarens Kontaktpersoner som behövs för upprättande, efterlevnad och kontroll av Avtalet i förhållande till Licenstagaren.

5.2 Licenstagaren är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter rörande sina anställda och personer hos RF som Licenstagaren behöver för att administrera Avtalet.

Inom Tjänsten

5.3 Licenstagaren är personuppgiftsansvarig för behandlingar av personuppgifter som sker inom ramen för Tjänsten, vilket inkluderar men inte är begränsat till hantering av medlemsregister, upprättande av LOK-stödsansökan och övrig administration kopplad till Licenstagarens verksamhet. Licenstagaren kan använda Tjänsten för att dela uppgifter med annan Idrottsorganisation, varmed personuppgiftsansvaret kan övergå till aktuell Idrottsorganisation. Detta sker bland annat men inte uteslutande när Licenstagaren skickar en ansökan om LOK- stöd till RF samt när RF i sin roll som personuppgiftsbiträde lämnar ut uppgifter till SF:s administrativa system.

Behandlingen av personuppgifter

5.4 Licenstagaren i egenskap av Personuppgiftsansvarig utser RF att behandla personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning i enlighet med dessa bestämmelser och Xxxxxxx i övrigt.

5.5 Licenstagarens och i förekommande fall Personuppgiftsbiträdets skriftliga instruktioner för behandlingen av personuppgifterna framgår av Instruktion för RF:s personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster.

5.6 I Särskilda bestämmelser för RF:s personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster finns bestämmelser om Licenstagarens ansvar och RF:s åtaganden m.m.

5.7 Licenstagarens information som tillförts RF:s databas via IdrottOnline kan komma att delas med Licenstagarens andra personuppgiftsbiträden (exempelvis leverantörer) under förutsättning att Licenstagaren dessförinnan har godkänt det i IdrottOnline.

6. Kontroll

6.1 Licenstagaren ska upplysa Användarna om förutsättningarna för att använda IdrottOnline i enlighet med Avtalet, vilket inkluderar men inte är begränsat till följande;

1. Användare ska logga in i IdrottOnline enligt de metoder som RF anvisar. Detta innefattar både inloggning med e-identitet (Freja) samt användarnamn och lösenord. Vid inloggning med användarnamn och lösenord, är Licenstagaren ansvarig för att Användare informeras om att lösenordet är personligt och inte ska göras känt för andra. Vid misstanke om att lösenordet har spridits till andra är Användaren skyldig att ändra lösenordet och vidta eventuella ytterligare säkerhetsåtgärder för att säkerställa att skydd för den personliga integriteten efterlevs.

2. Användare som tilldelas roll såsom administratör av IdrottOnline är informerade om innebörden och villkoren för sitt uppdrag.

3. Användare är informerade om att RF loggar användningen av IdrottOnline och RF:s databas för att förebygga och utreda säkerhetsincidenter.

7. Begränsningar

7.1 RF förbehåller sig rätten att tillfälligt begränsa tillgängligheten till IdrottOnline och RF:s databas i den omfattning som är nödvändigt på grund av utveckling, underhåll, driftsmässiga eller säkerhetsmässiga skäl. RF ska sträva efter att minimera avbrottstiden och vidta åtgärder för att Licenstagaren ska vållas minsta möjliga besvär. Vid tekniska åtgärder som väntas orsaka väsentlig påverkan på Licenstagarens användning av Tjänsten ska RF informera Licenstagaren i god tid innan åtgärderna vidtas.

8. Kommunikation, marknadsföring och immateriella rättigheter

8.1 RF får genom detta Avtal använda Licenstagarens namn, firmanamn, varumärke, tjänstemärke, logotyp, symbol eller förkortning eller sammandragning av detta som referens vid marknadsföring, i marknadsföringsmaterial, i undervisningssyfte, inklusive på RF:s hemsida.

8.2 Licenstagaren får inte använda IdrottOnline för massutskick av reklam, eller göra reklam för kedjebrev, kedjebrevsliknande lotterier, pyramidspel och annat som inte har anknytning till idrottsrörelsen.

8.3 Licenstagaren är medveten om att RF kan komma att tillhandahålla reklam eller andra erbjudanden från RF:s samarbetsparter via IdrottOnlines gränssnitt.

9. Ansvar för skada

9.1 Part ansvarar endast för skada som vållats annan Part genom grov vårdslöshet eller uppsåtligt avtalsbrott. RF:s skadeståndsskyldighet är i samtliga fall begränsad till direkta skador och omfattar således inte indirekta skador, utebliven vinst, följdskador eller skadeståndsanspråk från tredje man.

9.2 Skadeståndsbelopp avseende viss skada ska överstiga halvt prisbasbelopp för att få göras gällande mot Part.

10. Ersättning

10.1 Om annat inte överenskommits tillhandahålls IdrottOnline avgiftsfritt.

11. Ändringar

11.1 RF förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra Tjänsten samt genomföra ändringar i IdrottOnline och RF:s databas.

11.2 RF får besluta om de ändringar av Xxxxxxx som RF finner nödvändiga och påkallade, till exempel på grund av ändringar, uppdateringar och utveckling av Tjänsten samt ändringar på grund av krav från tillsynsmyndighet, lag eller föreskrifter. Den nya versionen av sådana ändrade dokument kommer före ändringarnas ikraftträdande att göras tillgängliga för Licenstagaren på det sätt som är lämpligt med hänsyn till ändringens betydelse.

11.3 Genom fortsatt användning av Tjänsten efter att en ändring enligt punkt 11.1 eller 11.2 har genomförts godkänner Licenstagaren ändringen. Om Licenstagaren inte accepterar en ändring enligt ovanstående har denne inte längre rätt att använda Tjänsten och ska säga upp Avtalet enligt punkt 12.5.

12. Avstängning och uppsägning

12.1 Om Licenstagaren bryter mot detta Avtal eller agerar i strid med författning, myndighetsbeslut eller lämnade anvisningar från RF eller om Licenstagarens deltagande eller agerande vid användningen av Tjänsten skadar eller riskerar att skada förtroendet för RF eller idrottsrörelsen, får RF omedelbart, tillfälligt eller permanent stänga av eller begränsa Licenstagarens åtkomst till IdrottOnline och RF:s databas. Licenstagaren ska snarast möjligt Meddelas om avstängningen eller begränsningen samt skälen till denna.

12.2 RF har rätt att omedelbart säga upp Avtalet om

1. Licenstagaren i väsentlig mån eller vid upprepade tillfällen brister i förpliktelse enligt Avtalet och inte vidtar rättelse inom 10 dagar efter att RF Meddelat Licenstagaren, eller

2. Det framkommer att Licenstagaren lämnat oriktiga uppgifter och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse för RF vid anslutningen eller i övrigt.

12.3 RF har rätt att säga upp Avtalet om Licenstagaren invänt mot en ändring, begränsning eller tillägg som beslutats enligt 11.1-2. Sådan uppsägning ska, om inte annat anges, gälla från och med den dag då ändringen träder i kraft.

12.4 RF får besluta att upphöra med att tillhandahålla IdrottOnline och tillgång till RF:s databas. RF ska Meddela Licenstagaren 30 dagar innan upphörandet.

12.5 Licenstagaren har rätt att när som helst, utan särskilt skäl, säga upp Avtalet med en uppsägningstid om 30 dagar. Sådan uppsägning sker genom att Licenstagaren skriftligen Meddelar RF om uppsägning av Avtalet. Efter mottagande av uppsägning ska RF skriftligen bekräfta till Licenstagaren att Avtalet kommer att upphöra.

12.6 Om Licenstagarens rätt att använda IdrottOnline och RF:s databas av någon anledning upphör är Licenstagaren skyldig att från och med den dag då denna rätt upphör avsluta sin användning av IdrottOnline. Licenstagaren ska även radera eventuella hänvisningar till RF som används i eller i samband med dennes användning av IdrottOnline. RF förbehåller sig rätten att avsluta tillgången till IdrottOnline från och med den dag då Licenstagarens rätt att använda IdrottOnline och RF:s databas upphör.

13. Force Majeure

13.1 Om Part förhindras att fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet på grund av omständighet som Part inte kunnat råda över, till exempel blixtnedslag, arbetskonflikt som inte har sin grund i Parts brott mot kollektivavtal, eldsvåda, naturkatastrof, sanktioner av myndigheter, ändrade myndighetsbestämmelser, myndighetsingripande samt fel eller försening i tjänster från underleverantör på grund av omständigheter som här angivits, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestationen och befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder. Detsamma gäller om Parts underleverantör förhindras att fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som här angetts.

13.2 För att Part ska äga rätt att göra gällande force majeure enligt punkten ovan ska Part utan oskäligt dröjsmål skriftligen Meddela den andra Parten om uppkomsten av det force majeurgrundande hindret samt vidta åtgärder för att minimera omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphör ska Part underrätta den andra Parten därom samt så snart som rimligen möjligt återuppta åtagandet i avtalad omfattning.

14. Överlåtelse

14.1 Licenstagaren får inte överlåta sina rättigheter och skyldigheter under Xxxxxxx utan föregående skriftligt godkännande från RF.

15. Meddelanden

15.1 Uppsägning och andra skriftliga Meddelanden ska ske genom bud, rekommenderat brev eller elektroniskt meddelande till den andra Partens Kontaktperson på av den andra Parten angiven adress.

15.2 Meddelandet ska anses kommit den andra Parten tillhanda:

• om avlämnat med bud; vid avlämnandet;

• om avsänt med rekommenderat brev; fem (5) dagar efter avsändandet för postbefordran, eller

• om avsänt som elektroniskt meddelande; då det elektroniska meddelandet kommit till mottagarens elektroniska adress.

16. Tillämplig lag och tvistlösning

16.1 Svensk lag, utan tillämpning av dess lagvalsregler, ska gälla för Avtalet.

16.2 Tvister med anledning av Avtalet ska avgöras i enlighet med 2 kap. 8 § RF:s stadgar.