Transfereringar – handledning och rutinbeskrivning
Transfereringar – handledning och rutinbeskrivning
I universitetets verksamhet förekommer att Göteborgs universitet (GU) är mottagare av medel som ska vidareförmedlas till en part utanför universitetet. Forskningssamarbeten där flera parter ansöker om medel och där en av parterna är koordinator av samarbetet och därför mottagare av medlen är ett typexempel på detta. Att avgöra huruvida medel kan eller ska transfereras vidare eller om förflyttningen av medel istället utgör köp av en vara eller tjänst kan vara svårbedömt. I denna handledning ges viss vägledning i dessa fall.
Definition och villkor för transferering
En transferering är en överföring av medel med tre eller flera parter inblandade; givaren/givarna, förmedlaren och mottagaren/mottagarna, dvs:
Part 1. Finansieringskällan, t ex ett forskningsråd, företag eller en stiftelse Part 2. Förmedlande organisation, t ex GU
Part 3. Mottagaren, t ex ett annat universitet, en student eller ett företag
Överföringen ska göras utan något krav på motprestation. Om det finns ett krav på motprestation (varor eller tjänster erhålls i gengäld) är det istället en kostnad för köp av tjänst eller vara och inte en transferering. Villkor för mottagande eller att givaren eller den förmedlande organisationen ställer krav på en redovisning där mottagaren redovisar hur bidraget har använts, är per definition ingen motprestation.
Det ska alltid framgå av avtal om medel får transfereras. Medel får transfereras endast om det framgår av avtal, regleringsbrev eller proposition. Transfereringar av medel får inte göras innan GU har erhållit medlen. Utbetalning sker i nära anslutning till det att bidraget ska användas av mottagaren.
Vilka medel får transfereras
Den vanligaste transfereringen är den när bidragsmedel som erhållits från externa finansiärer transfereras vidare. Till transfererade bidrag räknas även utbetalning av stipendier. Xxxxxxxxxx får aldrig finansieras med anslagsmedel, utan endast med bidragsmedel från externa finansiärer. Observera dock att vissa externa finansiärer förbjuder att deras medel används till stipendier, exempelvis Vetenskapsrådet.
Det finns vissa specifika områden där det är tillåtet att transferera vidare GUs anslagsmedel och det gäller endast om det framgår av regleringsbrev samt är förenligt med anslagets ändamål och de villkor som gäller för anslaget. Om detta är uppfyllt och GU betalar ut medel från vårt anslag till en annan myndighet ska GU upplysa den mottagande myndigheten om de villkor som gäller för bidraget och bestämma en lämplig utbetalningsplan.
Varför är det viktigt att det blir rätt?
Medel som transfereras vidare till en tredje part kommer inte att utgöra en intäkt vid GU, till skillnad från om medlen används för köp av vara eller tjänst. En felaktig hantering av medlen resulterar i en felaktig redovisning, eftersom GUs intäkter ser ut att vara lägre/högre än vad de egentligen varit.
Alla transaktioner inom GU kräver någon typ av underlag. För att överhuvudtaget ha möjlighet att transferera medel till annan part krävs ett underlag som visar att universitetet ska/får transferera en viss summa till en viss part. Detta underlag utgörs vanligen av avtalet med finansiären (eventuellt tillsammans med ett godkännande i efterhand).
Vad avgör om det är en transferering eller inte?
När GU är mottagare av medel bör utgångspunkten vara att GU erhållit dessa medel till GU:s verksamhet, dvs för att bedriva utbildning och forskning och att de utgör en intäkt för GU. En finansiär lämnar bidrag baserat på uppgifterna i bidragsansökan. Om GU i en ansökan inte tydliggör för finansiären att man avser att transferera medel till en tredje part eftersom även denne ska vara bidragsmottagare, så har finansiären avsett att GU ska vara ensam bidragsmottagare. En överföring av medel till tredje part ska i så fall göras genom ett köp av aktuell tjänst. För att medel ska kunna transfereras vidare till annan part måste det således finnas stöd för det i avtalet mellan finansiären och GU. Saknas stöd för transferering är överföringen av medel köp av tjänst eller vara.
Ett avtal med en forskningsfinansiär består ofta av en ansökan (inklusive bland annat en projektbeskrivning och en bidragskalkyl) och ett beslut från finansiären om att ansökan beviljats. Beslutet består vanligtvis även av villkor från finansiären. Om det framgår av ansökan att GU är huvudsökande och samarbetspartnern är medsökande, samt om det framgår hur bidraget ska fördelas mellan de sökande är detta stöd för att de beviljade medlen kan transfereras.
Om det däremot framgår av ansökan att GU ska samarbeta med andra namngivna parter men inte hur mycket av bidraget som ska användas för att täcka parternas kostnader eller på vilket sätt, ska ett godkännande från finansiären inhämtas i efterhand, innan medel får transfereras.
Redovisning av transferering
Huvudregeln när det gäller transfereringar är att erhållna medel för transferering och lämnade bidrag ska redovisas i resultaträkningen (kontoklass 7). Ett undantag från denna regel är vid ren vidareförmedling av medel från en icke statlig givare till en icke statlig mottagare (se avsnitt 2. Redovisning över balanskonto).
1. Redovisning som transferering
Då givaren eller mottagaren är en statlig myndighet eller då utbetalningen av bidraget ej är en ren vidareförmedling redovisas det lämnade bidraget som en transferering.
Transfereringar bokförs i kontoklass 7 och samlas under en egen rubrik i resultaträkningen. För att undvika resultatpåverkan från transfereringsavsnittet ska kontoklass 7 alltid ha saldo noll.
Bokföringen av utbetalningen sker som ett lämnat bidrag i debet i kontogrupp 77-79 med mottagaren som motpart. Samtidigt bokförs, i en omföring, från vem de transfererade medlen kommer (hur de finansieras). Detta görs i kredit på ett konto i kontogrupp 73-74, erhållna medel för transfereringar, och debet på ett transfereringskonto i kontoklass 3.
Omföringen ska ha samma motpart och finansiär som den ursprungliga inbetalningen. Omföringen bokförs samtidigt som utbetalningen av transfereringen, senast vid månadsskiftet för aktuell period. Då kontoklass 7 ska ha saldo noll ska en avstämning av detta saldo göras både löpande (månadsvis) och inför bokslut.
1.1 Hur konteras en transferering?
Anta att GU ska transferera en summa som redan har intäktsförts på ett konto i kontoklass 3.
Utbetalningen av transfereringen från GU till mottagaren bokförs på något av följande konton:
77* debet, bidrag till offentlig sektor
78* debet, bidrag till internationella organisationer 79* debet, bidrag till övriga, stipendier
Motparten = den som är mottagare av utbetalningen, motparten ska börja på L*
Finansiering via omföring bokförs på några av följande konton:
Debet
301110, Grundutbildningsanslag för transferering (vid transferering av anslag) 3598, transferering medel från statlig finansiär
3698, transferering medel från övrig offentlig sektor
Kredit
7311, Anslag för finansiering av transferering (används sällan) 7351, Bidrag från myndighet för finansiering av transferering
74*, medel från kommun, näringsliv, övriga för finansiering av transferering
Motpart = ursprunglig motpart till intäkten som ska transfereras, motparten ska börja på K* (om medel från anslag transfereras blir motparten ANSLAG)
3798, transferering medel från ej statliga finansiärer
Motpart = samma motpart som vid bokföring av intäkten, motparten ska börja på K* (om medel från anslag transfereras blir motparten ANSLAG)
Vid bokföring av transferering ska blanketten ”Redovisning av transferering” fyllas i och bifogas i Agresso som underlag till verifikationen för själva utbetalningen. Undantag gäller för stipendier där blanketten inte behöver fyllas i.
2. Redovisning över balanskonto
I de fall där varken bidragsgivaren eller bidragsmottagaren är en statlig myndighet och GU:s hantering av bidraget är en ren vidareförmedling ska både inbetalningen av bidraget och utbetalningen till mottagaren redovisas på ett balanskonto.
Bokföring av transfereringar från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet sköts centralt av ekonomienheten (gäller ej stipendier, se avsnitt 5 Stipendier). I samband med utbetalning av transfereringen, fyll i blanketten ” Transferering icke stat till icke stat” samt blanketten ”Utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura” och skicka blanketterna till ekonomisupporten för bokföring. OBS – utbetalning av transfereringen ska konteras av institutionen själv på konto 2732 i debet och med mottagaren som L-motpart. (Se exempel i punkt 4.4).
3. Återbetalning av bidragsmedel
Återbetalning av bidrag till GU
Då ett bidrag som GU tidigare har transfererat till en mottagare har återbetalats till GU (helt eller delvis) ska transfereringen backas hela vägen, även omföringen av finansieringen, med samma konton och motparter som användes vid den ursprungliga transfereringen. Detta gäller även om utbetalningen och återbetalningen inträffar under olika år.
Återbetalning av bidrag från GU till statlig myndighet
Vid händelse att GU betalar tillbaka bidragsmedel som erhållits från en statlig myndighet (avser inte statligt affärsverk) ska återbetalningen ske med samma rutin som vid transfereringar. Utbetalningen ska ske från konto 7719 med mottagarens L-motpart.
Finansieringen ska ske med konto 3529 i debet och konto 7358 i kredit. Båda med ursprunglig K-motpart.
Återbetalning av bidrag från GU till övriga bidragsgivare
Återbetalning av övriga bidrag ska ej genomföras med transfereringsrutinen utan bokförs med något av följande konton, med bidragsgivarens L-motpart:
3629 – återbetalning bidrag offentliga (t ex kommun eller landstingsmedel) 3729 – återbetalning bidrag övriga (t ex medel från ideella organisationer)
4. Exempel
4.1 Bidrag från statlig myndighet till statlig myndighet
GU får medel från t ex Vetenskapsrådet för förmedling till Lunds Universitet, intäkten från Vetenskapsrådet har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3.
Utbetalningen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7711 – Bidrag till statliga myndigheter | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | L-motpart – Lunds Universitet | L-motpart – Lunds Universitet | Debet |
Finansieringen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3598 – Transferering, finansiering med statlig finansiär | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Debet |
7351 – Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Kredit |
4.2 Bidrag från icke statlig myndighet till statlig myndighet
GU får medel från t ex Kungliga Vetenskapsakademin för förmedling till KTH. Intäkten från Kungliga Vetenskapsakademin har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3.
Utbetalningen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7711 – Bidrag till statliga myndigheter | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | L-motpart – KTH | L-motpart – KTH | Debet |
Finansieringen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3798 – Transferering från övriga, | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Kungliga Vetenskapsakademin | K-motpart Kungliga Vetenskapsakademin | Debet |
7415 – Medel från övriga för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Kungliga Vetenskapsakademin | K-motpart Kungliga Vetenskapsakademin | Kredit |
4.3 Bidrag från statlig myndighet till icke statlig myndighet
GU får medel från t ex FORMAS för förmedling till Chalmers tekniska högskola (ägs av statlig stiftelse men ej statlig myndighet). Intäkten från FORMAS har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3.
Utbetalningen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7741 – Bidrag till övrig statlig sektor | Ansvar | Verksamhet | L-motpart – Chalmers | L-motpart – Chalmers | Debet |
Finansieringen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3598 – Transferering, finansiering med statlig finansiär | Ansvar | Verksamhet | K-motpart FORMAS | K-motpart FORMAS | Debet |
7351 – Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart FORMAS | K-motpart FORMAS | Kredit |
4.4 Bidrag från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet
Om GU erhåller bidrag från Riksbankens Jubileumsfond (övrig statlig enhet men ej statlig myndighet) som ska vidareförmedlas till Chalmers tekniska högskola betraktas ej transaktionerna som transfereringar eftersom ingen av parterna är statliga myndigheter. Transaktionerna redovisas endast över balansräkningen.
Exempel:
GU erhåller 100 000 kr bidrag från Riksbankens Jubileumsfond (statlig stiftelse men ej statlig myndighet). 50 000 kr ska enligt avtalet transfereras till Chalmers tekniska högskola.
1. Bidraget bokförs på intäktskonto 3612 i kredit med 100 000 kr (av institutionen)
2. Institutionen fyller i blanketten ” Transferering icke stat till icke stat” samt blanketten ”Utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura” och skickar blanketterna till ekonomisupporten för bokföring.
3. Utbetalningen av transfereringen bokförs på konto 2732 i debet med 50 000 kr och med mottagaren som L-motpart (av institutionen)
4. Beloppet som har transfererats flyttas från intäktskontot till balanskontot (50 000 kr) med konto 3612 i debet och konto 2732 i kredit (av Ekonomienheten)
Bokföring av transfereringar från icke statlig myndighet till icke statlig myndighet sköts centralt av ekonomienheten (gäller ej stipendier, se avsnitt 5 Stipendier). OBS – utbetalning av transfereringen ska hanteras och bokföras av institutionen själv på konto 2732 i debet. I samband med utbetalning, fyll i blanketten ”Transferering icke stat till icke stat” och skicka till ekonomisupporten för bokföring.
4.5 Utbetalning av bidragsmedel via transferering sker senare än inkomståret
GU erhåller bidrag från Vetenskapsrådet 2018 som betalas ut till KTH via transferering 2019. Intäkten från Vetenskapsrådet har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3.
År 2018 – finansiering samt periodisering
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3598 – Transferering, finansiering med statlig finansiär | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Debet |
7351 – Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Kredit |
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7359 – Periodisering bidrag från myndigheter för transferering | Ansvar | Verksamhet | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Debet |
2731 – Oförmedlade statliga bidrag | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Kredit |
År 2019 – vändning av periodisering samt utbetalning
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7359 – Periodisering bidrag från myndigheter för transferering | Ansvar | Verksamhet | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Kredit |
2731 – Oförmedlade statliga bidrag | Ansvar | Verksamhet | K-motpart Vetenskapsrådet | K-motpart Vetenskapsrådet | Debet |
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7711 – Bidrag till statliga myndigheter | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | L-motpart – KTH | L-motpart – KTH | Debet |
5. Stipendier
Med stipendium avses ett bidrag, gåva, till en fysisk person som utgår för mottagarens utbildning. Det ska således föreligga en gåvoavsikt hos utgivaren och det får inte vara fråga om ersättning för en prestation eller ett arbete. Stipendiemottagaren erhåller en förmån på utgivarens bekostnad. Under dessa förutsättningar är stipendier skattefria enligt inkomstskattelagen (1999:1229) 8 kap 5 §.
Om universitetet erhållit bidrag för utbetalning av stipendium så hanteras dessa enligt tidigare exempel, beroende på vem som är finansiär. Stipendier får inte finansieras med anslag.
5.1 Bidrag från icke-statlig finansiär, utbetalas samma år som inkomståret.
GU får medel från Cancerfonden, utbetalas till privatperson som stipendium. Intäkten från Cancerfonden har redan bokförts på ett konto i kontoklass 3.
Utbetalningen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7931 – Stipendier | Ansvar | Verksamhet | L-motpart – Privatperson | L-motpart – Privatperson | Xxxxx |
Finansieringen
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3798 – Transferering, finansiering från övriga | Ansvar | Verksamhet | K-motpart Cancerfonden | K-motpart Cancerfonden | Debet |
7415 – Medel från övriga för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart Cancerfonden | K-motpart Cancerfonden | Kredit |
5.2 Bidrag från statlig finansiär, utbetalning senare än inkomståret
GU får medel från Universitets och Högskolerådet (UHR) 2018 för utbetalning till privatperson som stipendium 2019.
År 2018 – finansiering samt periodisering
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
3598 – Transferering, finansiering med statlig finansiär | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Debet |
7351 – Bidrag från myndigheter för finansiering av transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Kredit |
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7359 – Periodisering bidrag från myndigheter för transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Debet |
2731 – Oförmedlade statliga bidrag | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Kredit |
År 2019 – vändning av periodisering samt utbetalning
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7359 – Periodisering bidrag från myndigheter för transferering | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Kredit |
2731 – Oförmedlade statliga bidrag | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | K-motpart UHR | K-motpart UHR | Debet |
Konto | Ansvar | Verksamhet | Motpart | Finansiär | Belopp D/K |
7931 - Stipendier | Xxxxxx | Xxxxxxxxxx | L-motpart – privatperson | L-motpart – privatperson | Xxxxx |
6. Vanliga finansiärer/mottagare och vilka konton som ska användas
Ideella stiftelser, t ex Cancerfonden
Finansiering av transferering från ovanstående sker med konto 3798 samt 7415
Organisationer som tillhör övrig statlig sektor, t ex Chalmers och Riksbankens Jubileumsfond Utbetalning till ovanstående sker på konto 7741
Finansiering av transferering från ovanstående sker med konto 3698 samt 7415
Statliga myndigheter
Lista på statliga myndigheter finns att ladda ner via ESV - xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/
Statliga bolag - följande bolag redovisas som statliga bolag
Akademiska hus Apoteket Bilprovningen Bostadsgaranti EUROFIMA
Green Cargo Göta Kanalbolag Infranord Jernhusen Lernia
LKAB
Metria
Miljömärkning i Sverige AB Orio
PostNord
RISE (Research Institutes of Sweden Holding AB)
Samhall SBAB
SEK (Svensk exportkredit), SJ
SOS Alarm Specialfastigheter
SSC (Svenska rymdaktiebolaget) Statens Bostadsomvandling Svea skog
Svenska Skeppshypotek Svenska Spel
Svevia Swedavia Swedensurvey Systembolaget Teracom Group Vasallen, Vattenfall
Visit Sweden Voksenåsen A/S
Universitets och högskolors holdingbolag
Övriga statliga enheter - följande organisationer redovisas som övriga statliga enheter
Allmänna arvsfonden Almi
Arlandabanan Infrastructure Chalmers tekniska högskola Dramaten
Förvaltningsstiftelsen för SR, SVT & UR Högskolan i Jönköping Norrlandsfonden
Operan
Riksbankens Jubileumsfond Riksteatern
Stiftelsen Industrifonden Saminvest
SVEDAB
Sveriges Radio AB Sveriges Television AB
Sveriges Utbildningsradio AB Swedfund
Östersjöstiftelsen
7. Konton för transfereringar
Kontoklass 3
3529 | Återbetalning bidrag statliga |
3598 | Transferering, finansiering med statlig finansiär |
3698 region) | Transferering, finansiering från övrig offentlig sektor (statliga företag, kommun, landsting och |
3798 | Transferering, finansiering från övriga, ej statlig el offentlig sektor som finansiär |
Kontoklass 7
73 Erhållna medel från statsbudget
7311 | Anslag för finansiering av transferering |
7351 | Bidrag från myndighet för finansiering av transferering |
7358 | Återbetalning av bidrag från statliga myndigheter |
7359 | Periodisering av bidrag från myndighet för finansiering av transferering |
74 Erhållna medel för finansiering av transferering
7411 | Medel från kommun och landsting för finansiering av transferering |
7412 | Medel från näringsliv för finansiering av transferering |
7413 | Medel från statliga bolag för finansiering av transferering |
7414 | Medel från internationella givare för finansiering av transferering |
7415 | Medel från övriga för finansiering av transferering |
7416 | Medel från eu-institutioner för finansiering av transferering |
7419 | Periodisering övriga erhållna medel för transferering |
77 Lämnade bidrag till offentlig sektor
7711 | Bidrag till statliga myndigheter |
7719 | Återbetalning av bidrag från statliga myndigheter |
7731 | Bidrag till statliga bolag för konsumtion |
7741 | Bidrag till övrig statlig sektor |
7751 | Bidrag till kommuner för konsumtion |
7752 | Bidrag till kommuner för investering |
7761 | Lämnade bidrag till regioner för konsumtion |
7762 | Lämnade bidrag till regioner för investering |
78 Lämnade bidrag till internationella organisationer
7821 | Bidrag till andra eu länder för konsumtion |
7822 | Bidrag till andra eu-länd för investering |
7831 | Bidrag till övriga länder och internationella organisationer för konsumtion |
7832 | Bidrag till övriga länder och internationella organisationer för investering |
7833 | Bidrag till övriga länder och internationella organisationer förmedling varor |
7834 | Bidrag till övriga länder och internationella organisationer förmedling tjänster |
79 Lämnade bidrag till övriga och periodisering
7911 | Bidrag till övriga organisationer och ideella föreningar för konsumtion |
7912 | Bidrag till övriga organisationer och ideella föreningar för investering |
7921 | Bidrag till privata företag och privatägda ekonomiska föreningar för konsumtion |
7922 | Bidrag till privata företag och privatägda ekonomiska föreningar för investering |
793 Lämnade bidrag, stipendier till enskild person
7931 Stipendier
Särskilda s-koder kopplade till transfereringar
7992 | Periodisering lämnade bidrag till hushållssektorn |
7993 | Periodisering lämnade bidrag till företagssektorn |
7994 | Periodisering lämnade bidrag till kommunsektorn, landsting |
7995 | Periodisering lämnade bidrag utlandet |
7998 | Periodisering inomstatliga transfer |