INTEGRITIETSPOLICY
INTEGRITIETSPOLICY
Integritetspolicy för Upplands Ridsportförbund, 817301–1571, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00, 000 00 Xxxxxxx, xxxxx xxxxxx URF.
Parter och ansvar för behandling av dina personuppgifter
URF är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som sker inom ramen för URFs verksamhet. Denna integritetspolicy gäller för all användning av personuppgifter inom ramen för vår verksamhet i förhållande till dig som medlem och/eller aktiv i en eller flera roller.
För att URF ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
URF behandlar personuppgifter för att administrera löpande verksamhet (utbildning och tävling), kommunicera med föreningar och medlemmar (kallelser, information, medlemsutskick) samt hantera verksamhetsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlems-, kurs-, tävlingsavgifter mm).
URF hanterar även personuppgifter i samband med ansökan om Grönt Kort. Personuppgifter behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering.
URF hanterar personuppgifter i samband med:
- Administration av medlemsföreningar (styrelse, medlemsuppgifter, årsmöte)
- Grönt kort registrering
- Utskick av nyhetsbrev
- Tävlingsadministration
- Sammanställning av statistik och uppföljning
- Administration av utbildningar, kurser och träffar
- Registrering av roller (funktionärer, tränare, ridlärare, förtroendevalda m.fl.)
- Besök på vår hemsida
- Publicering av material på hemsida och sociala medier
Vilka uppgifter samlas in?
URF samlar endast in uppgifter som är relevanta för den hantering som ridsportförbundet utför. URF utför ingen profilering av personer.
Vilka rättslig grund har vi för personuppgiftsbehandling?
URF har nedan sammanställt den rättsliga grund för de behandlingar av personuppgifter som utförs inom Ridsportförbundets verksamhet respektive ändamål.
Ändamål med behandling | Laglig grund | Lagringstid |
Föreningsadministration | Avtal | 36 månader efter avslutat medlemskap |
Grönt kort registrering | Avtal | Nyregistrering: 10 år. |
Tävlingsadministration | Avtal | 36 månader efter avslutad serie. Tävlingsresultat kan sparas för alltid för statistik och av allmänt intresse (tex. mästerskapsresultat) |
Sammanställning av statistik och uppföljningar | Allmänt intresse | För alltid. |
Administration av utbildningar, kurser och träffar | Allmänt intresse vid statsfinansierad utbildning, annars samtycke | Innehavande och nästkommande kurs år. |
Registrering av roller | Avtal eller samtycke | Sparas på livstid för att kunna säkerställa behörighet till att återgå till verksamhet. |
Publicering av material på hemsida och medier | Intresseavvägning och ibland samtycke, när vi anser att vårt intresse av att kunna publicera information om vår verksamhet såsom tävlingar, event och utbildningar överväger enskilt intresse. | För alltid eller tills det aktuella inlägget tas bort. |
Enkäter och undersökningar | Allmänt intresse | 36 månader. För alltid vid anonyma svar. |
Vilka uppgifter samlas in?
URF samlar endast in uppgifter som är relevanta för den hantering som URF utför. URF utför behandling av personuppgifter som utgör verksamhetsstatistik. De personuppgifter URF behandlar om dig är sådana du lämnat till oss, exempelvis:
- Kontaktuppgifter och andra uppgifter om dig såsom namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
- Betalningsuppgifter såsom betalningsinformation.
- Känsliga uppgifter såsom hälsouppgifter och specialkost i samband med exempelvis medverkan i kurser.
- Övriga uppgifter du kan komma att lämna till oss, så som uppgifter om intyg, licenser samt häst.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
URF kommer kontinuerligt att genomföra bedömningar om behandlingen av personuppgifter är nödvändiga för de bestämda ändamålen för vilka uppgifter behandlas. Uppgifter som inte längre är nödvändiga kommer att raderas*, dock inte senare än vad som anges ovan. Uppgifterna i URF register över roller och utbildningar finns kvar för historik och framtida behov av behörighet för
fortsattutbildning eller återgå till aktiv verksamhet.
*Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som tillexempel rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsövning.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Uppgifterna kommer inte att överföras till tredje land och dina personuppgifter kommer inte att utsättas för automatiserat beslutsfattande. Vi kan komma att dela din uppgifter med tredje part, så som Svenska Ridsportförbundet, IT-leverantörer och andra samarbetspartners till URF som underlättar för URF att bedriva sin verksamhet.
Vi kan i vissa fall behöva lämna ut uppgifter begäran av myndigheter eller till andra parter inom ramen för domstols- eller företagsförvärvadeprocesser eller liknande. Vi kommer inte att sälja eller ge bort dina personuppgifter till någon annan.
Vilka rättigheter har du?
Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter till de blir ändrade. Du har rätt att få ett registerutdrag avseende URF behandling av dina personuppgifter. URF ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär under samma år får URF ta ut en rimlig avgift utifrån administrativa kostnader.
Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Det innebär att du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan organisation/företag.
Du har också rätt att återkalla ett samtycke och invända mot behandling som stödjer sig på en intresseavvägning eller ett allmänt intresse, eller direktmarknadsföring.
Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad:
- Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
- Om behandlingen grundar sig på den enskildas samtycke och du återkallar samtycket
- Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig hur uppgifterna behandlas.
- Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
- Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk
- Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta förbundet för att utöva dina rättigheter. Vidare har du rätt att inge ett klagomål
avseende URFs behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Minderårig
För barn som bor i Sverige är behandlingen av dennes personuppgifter tillåtet med stöd av barnets samtycke endast om barnet är minst 13 år. Om barnet är under 13 år behöver vi i stället begära in ett samtycke från målsman för barnet för att behandlingen ska vara tillåten.
Personsbiträdeavtal
RF, Svenska Ridsportförbundet, Upplands Ridsportförbund och föreningar är gemensamt personuppgiftsansvariga varför RF gjort bedömningen att biträdesavtal inte behövs mellan organisationerna. Däremot behöver en leverantör av exempelvis tävlingssystem ha biträdesavtal med föreningen som arrangerar tävling och/eller förbundet beroende på hur tävlingsadministrationen ser ut.
Svenska Ridsportförbundet har i förekommande fall Personsbiträdesavtal med leverantörer som hanterar personuppgifter.
Om du vill veta mer
Har du frågor om URF personuppgiftsbehandling eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du URF Dataskyddsombud, via e-post xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
RF har en webbsida med information om vad som gäller inom idrotten för hantering av personuppgifter, xxxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxx/ Där finns information till förbund, föreningar och privatpersoner, samt mallar för exempelvis begäran av personutdrag.
Giltighet
Den här integrationspolicyn gäller från och med 2020-05-19. Den kommer regelbundet att ses över.
URF har rätt att när som helst uppdatera denna Integrationspolicy. När vi gör ändringar som inte enbart är språkliga eller redaktionella kommer du att få tydlig information om ändringarna och vad de innebär för dig innan de börjar gälla.
Om vi behöver ditt samtycke för att kunna fullgöra våra åtagande mot dig och du inte godtar de ändrade villkoren har du rätt att säga upp eventuella avtal med oss innan villkoren träder i kraft.
Kontaktuppgifter
- Upplands Ridsportförbund- xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
- Riksidrottsförbundet- xxxxxxxxx@xx.xx
- Förening – du kan söka kontaktuppgifter till din förening på xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx