SAMVERKANSAVTAL

SAMVERKANSAVTAL

om överförmyndarverksamhet i gemensam nämnd mellan Bengtsfors kommun, Dals-Eds kommun, Säffle kommun,

Åmåls kommun och Årjängs kommun

med giltighetstid 1 januari 2019 – 31 december 2022

FÖRSLAG

Behandlat vid överförmyndarnämndens sammanträde 2018-10-08, § 81

Innehåll

1 Syfte och mål

2 Uppgifter

3 Sammansättning

4 Mandatperiod

5 Organisation, personal, administration

6 Ekonomi/budget

7 Kostnadsfördelning

8 Uppföljning

9 Insyn och samråd

10 Utökad samverkan

11 Äganderätt till egendom

12 Försäkringar

13 Tvist

14 Avveckling

15 Avtalets giltighet

Bengtsfors, Dals-Eds, Säffle, Åmåls och Årjängs kommuner har beslutat att från och med

1 januari 2019 ingå i en gemensam nämnd kallad Sydvästra Värmlands och norra Dalslands överförmyndarnämnd. Samverkan i gemensam nämnd sker med stöd av Kommunallagen. Åmåls kommun ska vara värdkommun och den gemensamma nämnden ska ingå i Åmåls kommuns organisation.

1. Syfte och mål

Syftet med att samverka i en gemensam överförmyndarnämnd är att:

- Säkerställa en hög kompetens i överförmyndarfrågor.

- Säkerställa en kostnadseffektiv verksamhet.

- Öka möjligheterna att rekrytera kompetent personal.

Målet med samverkan är att skapa en långsiktig och hållbar organisation för överförmyndarverksam- het i området.

2. Uppgifter

Den gemensamma nämnden ska fullgöra de uppgifter som enligt lag eller annan författning ankommer på överförmyndare.

Närmare föreskrifter om nämndens uppgifter och arbetsformer anges i särskilt reglemente för nämn- den vilket fastställs och ändras av kommunfullmäktige i respektive kommun.

3. Sammansättning

Nämnden ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare. Bengtsfors, Dals-Eds, Säffle och Årjängs kommuner ska vardera utse en ledamot och en ersättare. Åmåls kommun ska i egenskap av värdkom- mun utse en ledamot/tillika nämndens ordförande samt en ersättare. Vice ordförande ska alternera årsvis i följande ordning: Bengtsfors, Dals-Eds, Säffle och Årjängs kommuner.

4. Mandatperiod

Mandatperioden ska vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommun- fullmäktige har hållits.

5. Organisation, personal, administration

Överförmyndarnämndens administration ska vara placerad i Åmål och personalen ska vara anställd av Åmåls kommun. Nämnden ska ansvara för att verksamheten organiseras, bemannas och utrustas på ändamålsenligt sätt.

I nämndens uppdrag ingår att verksamheten ska ha en tillgänglighet för huvudmän, ställföreträdare och kommunala myndigheter med flera, omfattande alla samverkanskommuner.

Avslutande ärenden vid utgången av år 2018 i Dals-Eds kommun ska arkiveras i Dals-Eds kommuns arkiv. Därefter arkiveras ärenden, som för övriga kommuner, i Åmåls kommuns arkiv.

Om övertagande av personal aktualiseras ska detta ske som verksamhetsövergång enligt lagen om anställningsskydd. Verksamhetsövergång ska regleras i separat avtal efter förhandlingar med berörd facklig organisation.

Vid övertagande av personal i samband med verksamhetsövergång ska Åmåls kommun erhålla regis- teruppgifter från den ansökande kommunen avseende berörd arbetstagare. Om den ansökande kom- munen inte har samma pensionsadministratör som Åmåls kommun försvårar detta ett byte av arbets- givare för överföring av intjänad tid i pensionshänseende. Ett separat avtal ska vid behov tecknas för berörd arbetstagare efter förhandlingar med berörd facklig organisation.

Berörd arbetstagare får föra med sig intjänade och sparade semesterdagar. Ersättning för semester- löneskuld från den ansökande kommunen till Åmåls kommun ska beräknas per dagen före övergångs- dagen. Intjänad men inte utbetald ersättning för övertid och kompensationsledighet ska regleras mellan den ansökande kommunen och berörd arbetstagare före övergången. Resekostnader och andra eventu- ella ersättningar som avser tiden före övergången ska regleras mellan den ansökande kommunen och berörd arbetstagare före övergångsdagen.

6. Ekonomi/budget

Kommunfullmäktige i Åmåls kommun ska fastställa budgetram år 2019 för den gemensamma nämn- den efter samråd med övriga kommuner. Därefter kommer löne- och kostnadsuppräkningar för den gemensamma nämnden ske efter arbetskraftskostnadsindex: Genomsnittlig månadslön inom primär- kommunal sektor efter region, Yrke (SSYK 2012) och år, 2422 Planerare, utredare m.fl, respektive KPI: Konsumentprisindex (KPI) totalt, fastställda tal (två decimaler), 1980=100. Månad 2006M01- 201X. Efter dessa indexuppräkningar erhålls kommande års budgetram för gemensamma nämnden.

Samverkande kommuner samt överförmyndarnämnden har möjlighet att lämna äskanden utöver kom- mande budgetram (indexuppräkning). Budgetramen för den gemensamma nämnden fastställs efter samråd mellan de samverkande kommunerna. Förslag till budget ska tillhandahållas kommunerna.

20X3

20X4

20X5

Kostnadsfördelning mellan samverkande kommuner för budget 20X5

Statistik tillgänglig (SCB) december 20X3

- antal inv ånare 1 november 20X3

- antal ärenden 1 november 20X3

Budget 20X5 beslutas i respektiv e kommun

Budgetuppräkning för budget 20X5 Statistik tillgänglig (SCB)

maj 20X3

- arbetskraftskostnad 20X2

- konsumentprisindex 20X3

Budgetuppräkning och kostnadsfördelning

För första avtalsåret 2019 anslås en budget för den gemensamma nämnden på 4 233 000 kronor (bilaga 1).

7. Kostnadsfördelning

Arvodeskostnader för nämndledamöter samt kostnadsersättningar ska utbetalas direkt av respektive hemkommun enligt varje kommuns arvodesregler.

Kostnader för ställföreträdare ska utbetalas av Åmåls kommun som i sin tur debiterar den kommun där huvudmannen är folkbokförd/vistas.

Kostnaden för övriga verksamheten ska betalas av Åmåls kommun och debiteras därefter respektive samverkanskommun. Kostnaden ska fördelas utifrån invånarantalet i respektive kommun per den

1 november året innan verksamhetsåret samt antalet registrerade ärenden i respektive kommun med avläsning per 1 november. Kostnadsfördelning ska ske efter viktning 50 procent av invånarantalet och 50 procent av antalet ärenden.

Senast den 1 februari varje år ska kostnader preliminärdebiteras utifrån antagen budget. Slutlig kost- nadsfördelning utifrån faktiskt utfall ska ske per den 31 december. Avstämning ska ske senast den 15 februari påföljande år.

För första avtalsåret 2019 beräknas kostnaderna uppgå till 4 233 000 kronor vilket ger en kostnadsför- delning för verksamhetsåret 2019 enligt bilagd beräkning (bilaga 2).

8. Uppföljning

I egenskap av värdkommun ska Åmåls kommun ansvara för ledning och uppföljning av verksamheten.

Åmåls kommun ska som information månadsvis lämna en prognos för den totala årskostnaden till samverkanskommunerna.

9. Insyn och samråd

Samverkanskommunerna ska ha rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning gällande nämn- dens verksamhet. Nämnden ska till respektive fullmäktige i de samverkande kommunerna efter de två första tertialen rapportera hur verksamheten utvecklas samt dess ekonomiska ställning. Efter varje år ska överförmyndarnämnden tillhandahålla samverkanskommunerna verksamhetsberättelse.

En samrådsgrupp för beredning av budget, verksamhetsplan med mera ska bildas. I samrådsgruppen ska ansvarig för överförmyndarverksamheten samt kommunchef och ekonomichef från respektive kommun ingå.

Inför varje budgetprocess ska samrådsgruppen sammanträda. Samrådsgruppens uppgift är att följa upp samverkansavtalets genomförande, föra budgetdialog samt prioriteringsdiskussion som förberedelse inför budgetbeslut.

Värdkommunen ska svara för kallelse till samrådsgruppens möten. En gång per år ska även politiska företrädare bjudas in till möte med samrådsgruppen.

10. Utökad samverkan

Förfrågningar från ytterligare kommuner om att ingå i den gemensamma nämnden samt förfrågningar om andra former av samverkan genom avtal ska beredas av kommuncheferna i befintliga samverkans- kommuner, tillsammans med överförmyndarnämndens organisation. Överförmyndarnämnden ska ge förslag till kommunfullmäktige i samverkanskommunerna om ytterligare samverkanspart.

För att ytterligare samverkanspart ska kunna anslutas ska befintliga samverkanskommuner vara eniga om utökad samverkan.

11. Äganderätt till egendom

Åmåls kommun ska äga inventarier och annan lös egendom som anskaffas av den gemensamma nämnden.

12. Försäkringar

Åmåls kommun ska teckna erforderliga försäkringar för den gemensamma nämnden.

13. Tvist

Tvister rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas av de samverkande kommunerna och i andra hand av domstol.

14. Avveckling

I det fall kommunerna väljer att avveckla den gemensamma nämnden och avbryta samarbetet ska av- vecklingen genomföras på sådant sätt att kommunernas ekonomiska och verksamhetsmässiga skada minimeras. De gemensamma resurserna ska fördelas i proportion till respektive kommuns ekonomiska insats i verksamheten.

En avveckling ska ledas av respektive kommuns fullmäktigeordförande. Förslag till överenskommelse om avveckling ska granskas av respektive kommuns revisorer innan det antas.

Samma tillvägagångssätt ska tillämpas även om endast en av samverkanskommunerna begär utträde.

15. Avtalets giltighet

Detta avtal gäller från och med den 1 januari 2019 och till och med den 31 december 2022. Avtalet förlängs därefter med fyra år i taget om inte uppsägning sker senast 12 månader före avtalstidens utgång.

Avtalet förutsätter godkännande av kommunfullmäktige i Bengtsfors, Dals-Eds, Säffle, Åmåls och Årjängs kommuner.

Detta avtal har upprättats i fem originalexemplar varav samverkanskommunerna erhållit var sitt. 2018-

.................................................................... ....................................................................

Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande

Bengtsfors kommun Dals-Eds kommun

.................................................................... ....................................................................

Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande

Säffle kommun Åmåls kommun

....................................................................

Kommunstyrelsens ordförande Årjängs kommun

Överförmyndarnämnden

BILAGA 1

Budgetförslag 2019

Belopp i tkr	Budget 2019
Personalkostnader	3 315
Lokal- och städkostnader	203
IT-kostnader	104
Utbildnings- och rekryteringskostnader	51
Övergripande administrativa kostnader	100
Övriga kostnader	160
Personalutökning	300
Summa kostnader	4 233

BILAGA 2

Fördelningsnyckel antal ärenden per 2018-06-01 och invånarantal 2018: Bef per 2017-11-01

Kommun	Antal ärenden	Fördel- ning	Fördelnings- nyckel per ärenden (tkr)	Folk- mängd	Fördel- ning	Fördelnings- nyckel per invånare (tkr)	Kostnad per kommun (tkr)
Bengtsfors	127	14,45%	306	9 951	18,75%	397	703
Dals-Ed	73	8,30%	176	4 763	8,98%	190	366
Säffle	292	33,22%	703	15 697	29,58%	626	1 329
Åmål	226	25,71%	544	12 706	23,95%	507	1 051
Årjäng	161	18,32%	388	9 943	18,74%	397	784
Summa	879	100,00%	2 117	53 060	100,00%	2 117	4 233