Funktionella och tekniska krav på Personalsystem
Funktionella och tekniska krav på Personalsystem
Besvarad av Evry HR Solutions AB i lämnat anbud 2013-05-13.
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
1. | Generellt | ||||||
1.1 | Övergripande | ||||||
1.1.1 | Personalsystemet innehåller de funktioner som krävs för att uppfylla tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter inom personalområdet. | Ska | Ja | ||||
1.1.2 | I Personalsystemet kan lagring och bearbetning av information utföras så att de krav som framgår av i ramavtalsbilaga 2.2 angivna centrala avtal uppfylls. | Ska | Ja | ||||
1.1.3 | Leverantören svarar för löpande bevakning av förändringar av lagar, centrala avtal och förordningar. | Ska | Ja | ||||
1.1.5 | Personalsystemets Standardkonfigurering uppdateras av leverantören vid förändringar av lagar, centrala avtal och förordningar så att ändrade krav uppfylls. | Ska | Ja | ||||
1.1.6 | Personalsystemet kan anpassas för att uppfylla krav enligt Myndigheternas lokala avtal. | Ska | Ja | ||||
1.1.7 | Personalsystemet innehåller funktioner för administration av Styrparametrar, med vilken kompletterande, myndighetsvis konfigurering kan utföras. | Ska | Ja | ||||
1.1.8 | Behörig person vid Myndighet kan anpassa och komplettera Personalsystemets Styrparametrar, exempelvis avseende lönearter och beräkningsregler. | Ska | Ja | ||||
1.1.9 | Personalsystemet innehåller nödvändiga funktioner för att möjliggöra administration av flera juridiska enheter, exempelvis Kundmyndigheter, i en och samma systemuppsättning. | Ska | Ja | ||||
1.1.10 | Personalsystemet innehåller funktion för historikföring av lagrad Data och information avseende person och anställning. | Ska | Ja | ||||
1.1.11 | Personalsystemet kan importera Data från Myndighets eller Kundmyndighets tidigare system för löne- och personaladministration. Migreringen omfattar minst den person- anställnings- och löneinformation inklusive historik som krävs för att Personalsystemet vid driftstart ska uppfylla i förfrågningsunderlaget ställda krav. | Ska | Ja | ||||
1.2 | Användbarhet | ||||||
1.2.1 | Myndighet kan anpassa Användargränssnitt för Roll genom att dölja menyer, fönster och flikar. Gjorda anpassningar påverkas inte av versionsbyten. | Ska | Ja | ||||
1.2.2 | Text som förklarar funktionen för ikon eller knapp i Användargränssnittet visas då man rör markören över den. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.3 | Text som förklarar datafält i Användargränssnittet kan visas då man rör markören över det. | Bör | 3 | Ja | |||
1.2.4 | Personalsystemet visar i Användargränssnittet när bearbetning pågår. | Bör | 3 | Ja | |||
1.2.5 | Personalsystemets hjälpfunktioner kan presentera en hjälptext i Användargränssnittet om den funktion/fönster/bild Användaren befinner sig i med högst två kommandon. | Ska | Ja | ||||
1.2.6 | Heltäckande hjälpfunktion finns tillgänglig för Användare i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
1.2.7 | Det finns en hjälpfunktion med förklarande texter om relevanta datafält. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.8 | Användare kan när som helst söka i den totala hjälptexten. | Ska | Ja | ||||
1.2.9 | Alla hjälptexter för Användare finns på svenska. | Ska | Ja | ||||
1.2.10 | Alla hjälptexter för Användare finns på engelska. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.11 | Användargränssnittet finns på svenska. | Ska | Ja | ||||
1.2.12 | Användargränssnittet finns på engelska. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.13 | Meddelanden till Användare finns på svenska. | Ska | Ja | ||||
1.2.14 | Meddelanden till Användare finns på engelska. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.15 | Användaren har möjlighet att välja språk i Användargränssnittet, om val av språk finns i Personalsystemet. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.16 | Användarspecifika systeminställningar är oberoende av vid vilken arbetsplats Användaren befinner sig, det vill säga sådana inställningar lagras centralt i Personalsystemet. | Bör | 10 | Ja | |||
1.2.17 | Det går att utnyttja kopiera/klistra in-kommandon för alla redigerbara textfält i Användargränssnittet. | Ska | Ja | ||||
1.2.18 | Där Användaren måste ange/välja ett lagrat värde går det att välja från vallistor som upptar möjliga alternativ. Vallistor uppdateras automatiskt när nya värden tillkommer. | Ska | Ja | ||||
1.2.19 | Personalsystemet påverkar inte funktionaliteten i hjälpmedelsverktyg som finns inbyggda i klientens operativsystem, till exempel skärmförstorare. | Ska | Ja | ||||
1.2.20 | Personalsystemet påverkar inte funktionen för andra produkter, inklusive hjälpmedel för tillgänglighet, som körs på klienten förutsatt att dessa är utvecklade och implementerade enligt föreskrifter från leverantören av aktuell klients operativsystem. | Ska | Ja | ||||
1.2.21 | Personalsystemet går att använda med standardtangentbord med minst 105 tangenter inklusive numeriskt tangentbord, med svensk teckenuppsättning enligt ISO/IEC 9995 3. | Ska | Ja | ||||
1.2.22 | Samtliga funktioner i Personalsystemet kan utföras med tangentbord. | Ska | Ja | ||||
1.2.23 | Fält som är låsta för redigering avviker till utseendet från dem som är möjliga att redigera. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
1.2.24 | Användaren kan ha flera av Personalsystemets funktioner/fönster/vyer öppna samtidigt och på ett enkelt sätt navigera mellan dessa. | Ska | Ja | ||||
1.2.25 | Möjlighet finns för Myndighet att styra vilka fält som ska vara obligatoriska vid registrering. | Ska | Ja | ||||
1.2.26 | Möjlighet finns för Myndighet att definiera default-värden som automatiskt initieras i fastställda fält. | Bör | 3 | Nej | |||
1.2.27 | Personalsystemets felmeddelanden i Användargränssnittet visar faktisk felorsak i klartext. | Ska | Ja | ||||
1.3 | Behörighetshantering | ||||||
1.3.1 | Personalsystemet innehåller en behörighetshantering med vilket styrning av Användares åtkomst till de olika funktionerna kan utföras. | Ska | Ja | ||||
1.3.2 | Personalsystemets behörighetshantering omfattar samtliga delar av Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
1.3.3 | Personalsystemets behörighetshantering kan anpassas till olika Myndigheters organisation och processer. | Ska | Ja | ||||
1.3.4 | Personalsystemet stödjer ett rollbaserat arbetssätt, det vill säga Användare i Personalsystemet kan tilldelas en eller flera Roller som styr - åtkomst till information - åtkomst till funktionalitet - behörighet att uppdatera information. | Ska | Ja | ||||
1.3.5 | Personalsystemet stödjer lösenordsbaserad Autentisering. | Ska | Ja | ||||
1.3.6 | Följande lösenordsregler kan hanteras: - Användare har en unik användaridentitet samt ett lösenord som endast denne känner till och kan ändra - lösenord består av minst 8 tecken och kan vara konstruerat så att det inte lätt går att pröva sig fram till eller gissa - Användare är tvingad att byta lösenord enligt tidsintervall som Myndighet beslutar - högst tre felaktiga inloggningsförsök är tillåtna innan användarkontot låses - lösenord kan inte tillåtas återanvändas inom en tidsrymd som bestäms av Myndighetens Systemadministration och som inte underskrider tretton månader. | Ska | Ja | ||||
1.3.7 | Användare kan tilldelas ett initialt lösenord, som måste bytas av Användaren vid första inloggning. | Ska | Ja | ||||
1.3.8 | Personalsystemet kan spärra användarkonton efter en viss tids inaktivitet. | Bör | 3 | Ja | |||
1.3.9 | Personalsystemet kan automatiskt logga ur Användare efter en av Myndigheten specificerad tids inaktivitet. | Ska | Ja | ||||
1.3.10 | Myndighet kan välja att inaktiva användarkonton inte ska kunna återanvändas. | Bör | 3 | Ja | |||
1.3.11 | Myndighet kan välja att aktivera inaktiva användarkonton. | Bör | 3 | Ja | |||
1.3.12 | Användaren kan själv ändra sitt lösenord. | Ska | Ja | ||||
1.3.13 | Funktionalitet finns för att Användare kan generera nytt lösenord om Användaren har glömt bort sitt lösenord. | Bör | 10 | Ja | |||
1.4 | Handhavande | ||||||
1.4.1 | Personalsystemet innehåller funktion för att vid registervård söka ut och ersätta värden för valfria grupper av anställda. | Bör | 3 | Ja | |||
1.4.2 | Personalsystemet innehåller funktion för central massregistrering, med vilken transaktioner kan genereras för valfria grupper av anställda. | Bör | 3 | Ja | |||
1.4.3 | Kontroll utförs av all Data som uppdateras i Personalsystemet vid inrapportering såväl via klient- som via web-gränssnitt, omfattande: format, giltighet mot anställningsdata, gränsvärden (min-max) och schemalagd omfattning. | Ska | Ja | ||||
1.4.4 | Personalsystemet innehåller funktion för upprättande av sambandskontroller baserat på uppsatt regelverk, det vill säga styrningar kan utföras genom kontroller mellan värden i olika fält vid registrering i Personalsystemet. | Bör | 3 | Ja | |||
1.4.5 | Möjlighet finns för Myndighet att utforma mallar och formulär i MS-office format, vilka kan uppdateras med Data och information från Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
1.4.6 | Personalsystemet innehåller funktion för Interaktiva formulär, vilka av Myndighet kan definieras och tillämpas i ett anpassat rapporteringsflöde. | Bör | 25 | Ja | |||
1.4.7 | Interaktiva formulär enligt ovan kan innehålla kontroller av rapporterad data. | Bör | 10 | Ja | |||
1.4.8 | Interaktiva formulär enligt ovan kan av mottagaren returneras till upprättaren för eventuell korrigering/komplettering. | Bör | 10 | Ja | |||
1.4.9 | Interaktiva formulär enligt ovan kan efter godkännande av behörig mottagare automatiskt uppdatera Personalsystemet. | Bör | 10 | Ja | |||
1.4.10 | Personalsystemet innehåller rensningsfunktioner, där Myndighet själv kan styra tidpunkt, intervall och urval. | Ska | Ja | ||||
1.4.11 | Personalsystemet innehåller funktion för elektronisk lagring av personalakter. | Bör | 10 | Nej | |||
1.5 | Dokumentation | ||||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
1.5.1 | Personalsystemet innehåller, i både skriftlig och elektronisk form: användardokumentation, Systemförvaltardokumentation, systemteknisk dokumentation samt driftsdokumentation. | Ska | Ja | ||||
1.5.2 | All dokumentation är på svenska. | Ska | Ja | ||||
1.5.3 | Myndighet äger rätt att för eget behov fritt använda och mångfaldiga erhållen dokumentation. | Ska | Ja | ||||
1.5.4 | Användardokumentation finns tillgänglig i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
1.5.5 | Myndighet kan komplettera och anpassa Personalsystemets hjälptexter. | Bör | 3 | Ja | |||
1.5.6 | Lokalt anpassade hjälptexter kvarstår intakta efter versionsbyten. | Bör | 3 | Ja | |||
1.5.7 | Vid versionsbyte utförs en komplett uppgradering av samtlig dokumentation. | Ska | Ja | ||||
1.5.8 | Den uppgraderade dokumentationen levereras senast inom en månad från den tidpunkt då versionsbytet ägt rum. | Ska | Ja | ||||
2 | Grunddata | ||||||
2.1 | Organisationsuppgifter | ||||||
2.1.1 | I Personalsystemet kan Myndighets organisation definieras och hanteras, avseende: organisationsenheter, befattningar och hierarkisk struktur. | Ska | Ja | ||||
2.1.2 | I Personalsystemet kan Myndighets organisation definieras och hanteras avseende kostnadsställe/ansvar. | Ska | x | Ja | |||
2.1.3 | Fältet för det grundläggande organisatoriska begreppet innehåller minst 10 tecken. | Ska | Ja | ||||
2.1.4 | Myndighetens organisation kan visas i grafisk form. | Ska | Ja | ||||
2.1.5 | Organisationsförändringar datumstyrs i Personalsystemet så att tidigare organisationsstrukturer kan visas. | Bör | 3 | Ja | |||
2.1.6 | Framtida organisationsförändringar kan registreras i förväg, visas i Personalsystemet samt aktiveras med datumstyrning. | Bör | 10 | Ja | |||
2.1.7 | Personalsystemet innehåller funktion för registrering och redovisning av externa krav med koppling till organisation, såsom arbetsställenummer/CFAR-koder inklusive arbetsplatsens adressuppgifter. | Ska | x | Ja | |||
2.1.8 | Ytterligare för Myndighet organisationsrelaterade uppgifter kan också knytas till organisationsenhet. | Ska | Ja | ||||
2.2 | Befattningsuppgifter | ||||||
2.2.1 | I Personalsystemet kan Myndighets befattningar definieras och hanteras avseende befattningsnummer och kompetenskrav. | Ska | Ja | ||||
2.2.2 | I Personalsystemet kan Myndighets befattningar definieras och hanteras avseende kontering och finansieringsform. | Ska | x | Ja | |||
2.2.3 | Minst två olika konteringar och finansieringsformer enligt ovan kan definieras, med fast procentuell fördelning mellan dessa. | Ska | x | Ja | |||
2.2.4 | Personer kan för aktuell anställningstid knytas till unik befattning. | Ska | Ja | ||||
2.2.5 | Befattningens uppgifter om finansieringsform och kontering används vid löpande ekonomiredovisning av kostnader för den person som knutits till respektive befattning. | Ska | Ja | ||||
2.2.6 | Personalsystemet innehåller funktion för registrering och redovisning av externa krav med koppling till befattningar, såsom BESTA-koder. | Ska | x | Ja | |||
2.2.7 | Ytterligare för Myndighet befattningsrelaterade uppgifter kan knytas till befattning. | Ska | x | Ja | |||
2.2.8 | I Personalsystemet kan befattningsrelaterade rapporter skapas avseende exempelvis befattningsstruktur, vakanser, resursutnyttjande. | Ska | x | Ja | |||
2.3 | Anställnings- och personuppgifter | ||||||
2.3.1 | Anställningsform och personalkategori kan registreras och uppgifterna kan användas som styrningsbegrepp för olika behandlingar i Personalsystemet samt som selekteringsbegrepp vid uttag av utdata och för analys. | Ska | Ja | ||||
2.3.2 | Anställningstid och tjänstledighetstider vid Myndighet och i staten som helhet kan hanteras så att reglerna avseende NOR kan uppfyllas ("För nit och redlighet i rikets tjänst" enligt Förordning 1974:225, vilken kan beställas på arbetsgivarverkets hemsida: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). | Ska | x | Ja | |||
2.3.3 | Beräkning kan utföras av personers årsarbetstid (timmar och arbetsdagar) utifrån överenskomna arbetstidsvillkor och eventuella partiella tjänstledigheter. | Ska | Ja | ||||
2.3.4 | Datum för när person har tilldelats NOR kan registreras i Personalsystemet. | Ska | x | Ja | |||
2.3.5 | Funktion finns för att hindra att person och anställning tas bort då lön är utbetald. | Ska | Ja | ||||
2.3.6 | Funktion finns för att i Personalsystemet hantera ej anställda personer vilka ej ska uppbära lön, exempelvis för tidredovisning. | Ska | Ja | ||||
2.3.7 | Funktion finns för att koppla anteckningsfält med datum till person, så att bevakning kan utföras via utsökning mot datumintervall och presentation via bildskärm och/eller rapport. | Bör | 3 | Ja | |||
2.3.8 | Funktion finns för att ta bort person och anställning om lön ännu inte utbetalats (exempelvis om person ej börjar). | Bör | 3 | Ja | Anställning men ej person | ||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
2.3.9 | Funktion finns för flyttning av personer och anställningar mellan organisatoriska enheter inklusive myndighetsdelar med olika organisationsnummer. | Ska | Ja | ||||
2.3.10 | Vid flyttning enligt krav 2.3.9 ovan finns möjlighet att situationsanpassat välja vilken data och ackumulatorer som ska flyttas ned. | Bör | 3 | Ja | |||
2.3.11 | Flyttning enligt krav 2.3.9 ovan kan ske mellan olika Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning. | Bör | 10 | Ja | |||
2.3.12 | Flyttning enligt krav 2.3.9 ovan kan ske på ett sådant sätt att relevant Data och ackumulatorer flyttas med. | Ska | Ja | ||||
2.3.13 | Funktion finns för återaktivering av tidigare anställd person och relevant Data vid återanställning. | Bör | 3 | Ja | |||
2.3.14 | Funktioner finns för uppföljning och bevakning av tjänstledigheter, vikariat, sjukskrivningar, provanställningar, tidsbegränsade anställningar/förordnanden samt pension. | Ska | Ja | ||||
2.3.15 | Hanteringen av skyddad identitet inkluderar såväl särskild behörighetsavgränsning, som skydd av uppgifterna i samtliga Personalsystemets gränssnitt och utdata. | Ska | x | Ja | |||
2.3.16 | I Personalsystemet finns funktioner för att hantera att personer byter mellan befattningar och/eller anställningsformer. | Ska | Ja | ||||
2.3.17 | I Personalsystemet kan rapportering utföras av framtida händelser och aktivering sker då rapporterat datum infaller. | Ska | Ja | ||||
2.3.18 | I Personalsystemet kan, om Myndighet så önskar, personnummer användas som anställnings-id. | Ska | Ja | ||||
2.3.19 | I Personalsystemet lagras uppgift om kön och uppgiften är tillgänglig för sökning, urval och selektering vid relevant utdata och analys. | Ska | Ja | ||||
2.3.20 | Rapport kan skapas för att identifiera de personer som inom ett valt tidsintervall är aktuella för att tilldelas NOR. | Ska | x | Ja | |||
2.3.21 | Semesterhantering utförs sammanhållet per person, oavsett antalet befattningar vederbörande är knuten till. | Ska | Ja | ||||
2.3.22 | Skattehantering utförs sammanhållet per person, oavsett antalet befattningar personer är knuten till. | Ska | Ja | ||||
2.3.23 | Personalsystemet innehåller funktion för hantering av personer med skyddad identitet. | Ska | Ja | ||||
2.3.24 | Personalsystemet innehåller funktion för import av adress- och namnuppgifter samt information om skyddad identitet via Skatteverkets rutin NAVET. | Ska | x | Ja | |||
2.3.25 | Personalsystemet innehåller funktion för kontroll av personnummer vid registrering. | Ska | Ja | ||||
2.3.26 | Personalsystemet innehåller funktion för skydd av personers adress och telefonnummer. | Ska | Ja | ||||
2.3.27 | Personalsystemet kan hantera att en person parallellt är knuten till minst fyra befattningar. | Ska | x | Ja | |||
2.3.28 | Personalsystemet kan hantera och beräkna aktuell och tidigare anställningstid vid Myndighet och i staten som helhet. | Ska | x | Ja | |||
2.3.29 | Ytterligare för Myndigheten anställningsrelaterade uppgifter kan knytas till anställning eller till person. | Ska | Ja | ||||
2.4 | LAS-uppgifter | ||||||
2.4.1 | Personalsystemet innehåller funktion för hantering av LAS-relaterade frågor enligt gällande lagstiftning såsom bland annat personalens anställningstid och företrädesrätt. | Ska | Ja | ||||
2.4.2 | Funktion finns för vikariatsbevakning enligt LAS. | Ska | Ja | ||||
2.4.3 | Turordningslistor kan skapas för samtliga grupperingar. | Ska | Ja | ||||
2.4.4 | I Personalsystemet kan utsökning och visning utföras av vilka personer som innehaft viss befattning inom valt tidsintervall. | Bör | 3 | Ja | |||
2.4.5 | I Personalsystemet kan utsökning och visning utföras av vilka befattningar en viss person innehaft inom valt tidsintervall. | Ska | Ja | ||||
2.5 | Avslut av anställning | ||||||
2.5.1 | Funktion finns för att generera förtryckta blanketter i samband med anställnings upphörande, avseende exempelvis varsel, uppsägning, betyg och intyg, återanställning samt hantering och dokumentation av avgångsintervjuer. | Ska | Ja | ||||
2.5.2 | I Personalsystemet kan registrering utföras av avgångsorsaker, vilka kan definieras av Myndighet. | Ska | Ja | ||||
2.5.3 | I Personalsystemet kan registrering utföras av avgångsvägar (exempelvis uppgift om ny arbetsplats), vilka kan definieras av Myndighet. | Ska | Ja | ||||
3 | Bemanning | ||||||
3.1 | Bemanning övergripande | ||||||
3.1.1 | Personalsystemet innehåller funktioner för bemanningsplanering. | Ska | Ja | ||||
3.2 | Bemanningsplanering | ||||||
3.2.1 | Verksamhetens behov av bemanning vid olika tider kan definieras i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
3.2.2 | Bemanningsbehovet kan definieras baserat på befattningsbenämning och BESTA-kod. | Ska | x | Ja | |||
3.2.3 | Bemanningsbehovet kan definieras baserat på kompetens enligt kompetenskatalog. | Bör | 3 | Ja | |||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
3.2.4 | Funktion finns för att registrera och förändra alternativa bemanningslösningar, innan dessa fastställs. | Ska | Ja | ||||
3.2.5 | Personalsystemet kan baserat på definierat bemanningsbehov och fastställd bemanning enligt krav 3.2.4 ovan automatiskt fördela arbetstider och generera arbetstidsscheman. | Ska | Ja | ||||
3.2.6 | Personalsystemet innehåller funktion för att de anställda kan registrera sina önskemål om arbetstider. | Bör | 10 | Ja | |||
3.2.7 | Personalsystemet kan baserat på definierat bemanningsbehov och de anställdas registrerade önskemål enligt krav 3.2.6 ovan automatiskt fördela arbetstider och generera arbetstidsscheman. | Bör | 10 | Ja | |||
3.2.8 | Vid Personalsystemets arbetstidsfördelning enligt krav 3.2.5 ovan hanteras lag- och avtalsstyrda regler, såsom exempelvis dygns- och veckovila. | Ska | Ja | ||||
3.2.9 | Myndighet kan definiera ramar och lokala regelverk för Personalsystemets arbetstidsfördelning, till exempel plus/minus-saldon. | Ska | Ja | ||||
3.3 | Funktionalitet övrigt | ||||||
3.3.1 | Funktion finns för att planerad frånvaro kan visas och beaktas vid bemanningsplaneringen. | Bör | 10 | Ja | |||
3.3.2 | Funktion finns för att vid oplanerad frånvaro kunna stödja bemanningsplaneringen med utsökning av alternativ bemanning. | Bör | 3 | Ja | |||
3.3.3 | Personalsystemet innehåller funktion för att visa översikter där fastställd bemanning och schema kan överblickas och distribueras. | Ska | Ja | ||||
3.3.4 | Funktion finns för att en tidigare skapad bemanningsplanering kan kopieras och återanvändas. | Bör | 3 | Ja | |||
3.3.5 | Funktion finns för att varna om en medarbetare bemannas dubbelt. | Ska | Ja | ||||
4 | Schema | ||||||
4.1 | Schema övergripande | ||||||
4.1.1 | Personalsystemet innehåller funktion för att skapa och centralt lagra arbetstidsscheman. | Ska | Ja | ||||
4.1.2 | I Personalsystemet kan arbetstidsschema knytas till respektive person. | Ska | Ja | ||||
4.1.3 | Arbetstidsschema kan knytas till befattning och gälla för den person som knutits till den befattningen. | Bör | 3 | Ja | |||
4.1.4 | Arbetstidsschema kan knytas till organisatorisk enhet och gälla för de personer som knutits till befattningar vid den enheten. | Bör | 1 | Ja | |||
4.1.5 | Fastställda arbetstidsschema per person utgör grund för tidrapportering och lönebearbetning. | Ska | Ja | ||||
4.1.6 | Funktion finns för hantering av arbetspassbyte. | Ska | Ja | ||||
4.1.7 | Personalsystemet innehåller funktion för att definiera flextidsramar och beräkningsregler enligt, vid Myndighet, gällande flextidsavtal. | Ska | Ja | ||||
4.1.8 | Funktion finns för beräkning av genomsnittlig veckoarbetstid i arbetstidsschemat. | Ska | x | Ja | |||
4.1.9 | Funktion finns för beräkning och redovisning av arbetstidsschemats årsarbetstid (schemalagd tid). | Ska | x | Ja | |||
4.1.10 | Funktion finns för beräkning av semesterkvot och tjänstledighetsfaktor per arbetstidsschema som underlag för löneberäkning för enskild medarbetare. | Ska | x | Ja | |||
4.1.11 | Även i de fall då schemat importeras från externt tidhanteringssystem kan årsarbetstid, semesterkvot och tjänstledighetsfaktor beräknas. | Bör | 3 | Ja | |||
4.2 | Schemakonstruktion | ||||||
4.2.1 | Funktion finns för att definiera arbetspass och utifrån dessa konstruera arbetstidsscheman. | Ska | Ja | ||||
4.2.2 | Varje dag i schemat kan definieras som planerad arbetstid med klockslag inklusive raster. | Ska | Ja | ||||
4.2.3 | Varje dag i schemat kan definieras som planerat arbetstidstidsmått i antal timmar. | Ska | Ja | ||||
4.2.4 | Arbetstidsschema kan i Personalsystemet omfatta minst 53 veckor och styras med giltighetsdatum. | Bör | 10 | Ja | |||
4.2.5 | Helgdagar och övriga vid Myndighet generella hela och halva fridagar kan på årsbasis definieras via generell funktion. | Ska | Ja | ||||
4.2.6 | Funktion finns för styrning av hur schemalagd tid enligt respektive arbetstidsschema ska behandlas då helgdagar och generella fridagar infaller. | Ska | Ja | ||||
4.2.7 | Funktion finns för uppsättning av nödvändiga styrningar så att lönetillägg såsom övertid och OB-tillägg (kväll, natt, helg, storhelg) kan genereras med automatik av Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
4.2.8 | Jour- och beredskapsscheman kan konstrueras. | Ska | Ja | ||||
4.2.9 | Funktion finns för kopiering av arbetstidsschema som underlag vid skapande av nytt schema. | Bör | 3 | Ja | |||
4.2.10 | Arbetstidsschemats giltighetstid (fr.o.m. – t.o.m.) kan styras och registreras i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
5 | Tid | ||||||
5.1 | Tid övergripande | ||||||
5.1.1 | I Personalsystemet kan rapportering av tid göras i form av avvikelserapportering mot ett fastställt arbetstidsschema. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
5.1.2 | I Personalsystemet kan positiv rapportering av närvarotid göras för personer som saknar schema, exempelvis timanställda. | Ska | Ja | ||||
5.1.3 | Rapportering av tid i Personalsystemet kan utföras via stationär enhet vid till exempel in/utgång. | Bör | 1 | Ja | |||
5.1.4 | Personalsystemet kan hantera flextid med uppdatering av löpande saldo och med kontroller mot Myndighetens flextidsregelverk. | Ska | Ja | ||||
5.1.5 | Funktion finns för att vid tidrapportering kunna se framtida rapporterade händelser. | Bör | 1 | Ja | |||
5.2 | Tidrapportering mot lön | ||||||
5.2.1 | Funktion finns för att rapportera lönepåverkande händelser framåt och bakåt i tiden (exempelvis tjänstledighet, sjuk- och föräldraledighet, övertid, restid etcetera). | Ska | Ja | ||||
5.2.2 | Personalsystemet innehåller funktion för utvärdering och generering av arbetstidsrelaterade tillägg månadsvis (exempelvis, ob, jour, beredskapstillägg). | Ska | Ja | ||||
5.2.3 | Vid genereringar enligt ovan tas hänsyn till rapporterad frånvaro. | Ska | Ja | ||||
5.2.4 | Utrullat schema framåt i tiden kan visas som stöd vid tidrapportering. | Bör | 3 | Ja | |||
5.2.5 | Personalsystemet kan hantera att enskilda individer byter arbetstidsschema under månaden. | Ska | Ja | ||||
5.2.6 | Vid tidrapportering i Personalsystemet kan avvikande konteringsinformation registreras, så att denna påverkar lönebokföringen. | Ska | Ja | ||||
5.2.7 | Personalsystemet innehåller funktion för bevakning av periodgränser vid sjukdom och föräldraledighet. | Ska | Ja | ||||
5.3 | Tidredovisning mot ekonomi | ||||||
5.3.1 | Funktion finns för redovisning av arbetad tid på kostnadsbärande begrepp, exempelvis projekt. | Ska | Ja | ||||
5.3.2 | Redovisningen kan utföras baserat på av Myndigheten definierade begrepp, såsom aktiviteter, tidtyper etcetera. | Ska | Ja | ||||
5.3.3 | Redovisade uppgifter kan överföras till Myndighetens ekonomisystem. | Ska | Ja | ||||
5.3.4 | Redovisade uppgifter kan nås via Personalsystemets normala verktyg för utdata och analys. | Ska | Ja | ||||
5.3.5 | Schema- och tidsuppgifter kan extraheras i Personalsystemet för export, så att projektuppföljning kan utföras i annat system. | Bör | 3 | Ja | |||
6 | Lön | ||||||
6.1 | Lön övergripande | ||||||
6.1.1 | Personalsystemet innehåller funktion för direktlöneberäkning med presentation av resultatet på skärm, körning kan utföras vid valfri tidpunkt och ett obegränsat antal gånger. | Ska | Ja | ||||
6.1.2 | Direktlöneberäkning kan valfritt köras per Anställd eller för hela eller delar av populationen. | Ska | Ja | ||||
6.1.3 | Löneutbetalning kan utföras minst fyra gånger per månad, varav en huvudutbetalning med lönespecifikation och övriga extrautbetalningar med kontoinsättningar alternativt löneutbetalningskort. | Ska | Ja | ||||
6.1.4 | Utbetalningar som utförs vid extrautbetalningstillfällena kan automatiskt dras av vid nästa huvudutbetalning. | Ska | Ja | ||||
6.1.5 | Skatter, arbetsgivaravgifter och kontrolluppgifter redovisas per organisationsnummer. | Ska | Ja | ||||
6.1.6 | Personalsystemet hanterar med automatik lön vid frånvaro, även då inkomst överstiger 7,5 basbelopp. | Ska | Ja | ||||
6.1.7 | Personalsystemet innehåller funktioner (program och rutiner) för kalender- och semesterårsomställningar, samt för nollställning av årsackumulatorer (årsrutiner). | Ska | Ja | ||||
6.1.8 | Personalsystemet innehåller funktioner för hantering av korrigeringar efter sista ordinarie lönekörning i samband med kalenderårsskifte, så att lönebokföring och kontrolluppgifter blir korrekta. | Ska | Ja | ||||
6.1.9 | Funktion finns för löpande uppföljning och avstämning under året av successivt ackumulerade värden för kontrolluppgiftsredovisning, per Anställd och per organisationsnummer. | Ska | Ja | ||||
6.1.10 | Funktion finns för att styra hur beräkning av årslön utförs vid engångsskattehantering. Även manuellt framräknad årslön kan användas i Personalsystemet. | Bör | 3 | Ja | |||
6.1.11 | Personalsystemet kan hantera utbetalning av lön och ersättningar till icke anställda, exempelvis förtroendemän och arvodister. | Ska | Ja | ||||
6.1.12 | Funktion finns för hantering av löneväxling, det vill säga att semesterdagar, pensionsavsättning, förmåner, etcetera individuellt kan erhållas mot bruttolöneavdrag. | Ska | x | Ja | |||
6.1.13 | Löneväxling redovisas i Personalsystemet på ett tydligt sätt för såväl Anställd som Myndighet. | Ska | x | Ja | |||
6.1.14 | Personalsystemet kan vid löneväxling hantera korrekt avdrags- och frånvaroberäkning samt löne-, pensions- och statistikredovisning. | Ska | x | Ja | |||
6.2 | Retroaktiv lönehantering | ||||||
6.2.1 | Funktion finns för gruppvis beräkning av retroaktiva ersättningar. | Ska | Ja | ||||
6.2.2 | Vid beräkning av retroaktiva ersättningar kan behandling utföras minst 18 månader bakåt och urval göras på population, lönedelar samt tidsintervall. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
6.2.3 | Vid beräkning av retroaktiva ersättningar utför Personalsystemet en automatisk retroaktiv omräkning av lön inklusive tillägg och avdrag. | Ska | Ja | ||||
6.2.4 | Vid beräkning av retroaktiva ersättningar beaktas påverkande händelser, såsom frånvaro, partiella tjänstledigheter, förändrad omfattning etcetera. | Ska | Ja | ||||
6.2.5 | Vid lönepåverkande ändring bakåt i tiden för Anställd utför Personalsystemet en automatisk retroaktiv omräkning av lön inklusive tillägg och avdrag. | Ska | x | Ja | |||
6.2.6 | Omräkning enligt krav 6.2.5 ovan kan utföras minst 18 månader bakåt. | Ska | Ja | ||||
6.2.7 | Funktion finns för att utbetalning av retroaktivitetet kan ske på särskilda retrolönearter. | Bör | 3 | Ja | |||
6.3 | Kontering | ||||||
6.3.1 | Den fasta konteringen på person och befattning kan förändras med datumstyrning, även under löpande månad och lönebokföringen styrs av angivet datum. | Ska | Ja | ||||
6.3.2 | Funktion finns för att på transaktion (fast och rörlig) kunna registrera en avvikande kontering och att lönebokföringen styrs av transaktionens datum. | Ska | Ja | ||||
6.3.3 | Då avvikande kontering anges på rapporteringslöneart gäller konteringen även för eventuella, av Personalsystemet, genererade lönetransaktioner. | Bör | 3 | Ja | |||
6.4 | Löneberäkning | ||||||
6.4.1 | Funktion finns för beräkning av Anställds deltidslön utifrån registrerad heltidslön, omfattning och partiella tjänstledigheter. | Ska | Ja | ||||
6.4.2 | Korrekt beräkning av fasta lönedelar enligt Myndighetens avtal kan utföras då lön eller omfattning förändras under utbetalningsmånaden. | Ska | Ja | ||||
6.4.3 | Korrekt beräkning av fasta lönedelar enligt Myndighetens avtal kan utföras då anställnings start eller avslut infaller under utbetalningsmånaden. | Ska | Ja | ||||
6.4.4 | Personalsystemet kan hantera rapporterade tilläggs- och avdragstransaktioner såväl för föregående som för innevarande månad. | Ska | Ja | ||||
6.4.5 | Funktion finns för att hantera olika utbetalningsperioder och rapporteringsperioder. | Ska | Ja | ||||
6.4.6 | Funktion finns för att skapa anpassade fel- och kontrollistor med möjlighet till sortering på visst fält (exempelvis kod för lönehandläggare). | Ska | Ja | ||||
6.4.7 | Funktion finns för att, efter lönekörning, stoppa felaktig lön och att i Personalsystemet hantera nödvändiga korrigeringar. | Ska | Ja | ||||
6.4.8 | Funktion finns för automatisk hantering av brutto- och nettoskulder. | Ska | Ja | ||||
6.4.9 | Uppkomna brutto- och nettolöneskulder särredovisas i Personalsystemet, exempelvis på separata lönearter, så att uppföljning av skulderna kan utföras. | Ska | Ja | ||||
6.4.10 | Personalsystemet kan i samma månad hantera både tim- och månadslön för enskild Anställd. | Bör | 3 | Ja | |||
6.4.11 | Fasta brutto/netto-tillägg/avdrag kan datumstyras. | Ska | Ja | ||||
6.4.12 | Personalsystemet kan hantera att olika typer av löneavdrag baseras på olika beräkningsunderlag. | Ska | Ja | ||||
6.4.13 | Funktion finns för styrning av nettolöneavdragens behandlingsordning, så att lagstadgade krav och Myndighetens prioritering kan uppfyllas. | Ska | Ja | ||||
6.4.14 | Funktion finns för styrning av Personalsystemets bevakning av brutto- och nettoavdrag, mot totalbelopp eller mot ett fastställt antal gånger. | Ska | Ja | ||||
6.4.15 | Funktion finns för bevakning av tidsbegränsade tillägg och avdrag. | Ska | Ja | ||||
6.4.16 | Funktion finns för att automatiskt generera transaktioner vid slutlön, omfattande utbetalning av innestående semester (kvarvarande intjänad och sparad) och komptid. | Bör | 10 | Ja | |||
6.4.17 | I de fall negativa värden uppstår vid slutlön finns funktion för att Personalsystemet skapar skuldtransaktion. | Bör | 3 | Ja | |||
6.4.18 | Funktion finns för hantering av kompsaldo, med möjlighet till bevakning mot gränsvärde för hur litet/stort kompsaldo (golv/tak) som tillämpas i Myndighets regelverk, med påföljande eventuellt löneavdrag/-utbetalning. | Ska | Ja | ||||
6.4.19 | Funktion finns för hantering av individuella saldon för restid, beredskap och jour. | Ska | Ja | ||||
6.4.20 | Funktion finns för rättning av lönehändelser efter slutlig löneberäkning, varvid automatisk omräkning utförs av tidsuppgifter och kalendarium samt belopp och ackumulatorer. | Ska | Ja | ||||
6.4.21 | I Personalsystemet lagras erforderlig information för samtliga varianter av Kontrolluppgift. | Ska | Ja | ||||
6.4.22 | Personalsystemet hanterar automatiskt skatteavdrag inklusive straffskatt, då skatteuppgifter på personen saknas. | Ska | Ja | ||||
6.4.23 | Personalsystemet kan automatiskt beräkna och utbetala lön till nyanställd avseende anställningsmånad, i de fall denna ej kunnat utbetalas i anställningsmånad. | Ska | Ja | ||||
6.4.24 | Möjlighet finns för Användare att själv prissätta transaktioner (det vill säga registrera a-pris och/eller belopp) och att dessa inte omräknas av Personalsystemet. | Bör | 1 | Ja | |||
6.5 | Frånvarohantering | ||||||
6.5.1 | Personalsystemet kan hantera tim-, dag- och halvdagbaserad semester enligt gällande lagar och xxxxx. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
6.5.2 | Vid uttag av semester kan ordningsföljden mellan olika typer av semesterdagar styras av Myndighet. | Bör | 3 | Ja | |||
6.5.3 | Vid beräkning av intjänad semester vid sammanfallande semester- och intjänandeår tas hänsyn till framåtrapporterad frånvaro. | Ska | Ja | ||||
6.5.4 | Funktion finns för korrekt semesteravräkning för intermittent deltidsanställda, exempelvis genom tillämpning av brutto- och nettosemester. | Ska | Ja | ||||
6.5.5 | Funktion finns för att hantera avvikande semesterrätt för enskild Anställd. | Ska | Ja | ||||
6.5.6 | Personalsystemet innehåller funktioner för automatisk behandling av sjukperioder, såsom karensdagar, sjuklönegränser etcetera. | Ska | Ja | ||||
6.5.7 | Funktion finns för bevakning av gränsvärden inom sjukperioder och för bevakning av rehabilitering, som stöd för Myndighetens olika aktiviteter. | Bör | 10 | Ja | |||
6.5.8 | Funktion finns för att med automatik beräkna korrekt tid och ersättning då kombinationer av sjukdom, semester och partiell tjänstledighet infaller vid samma tidpunkt. | Ska | Ja | ||||
6.5.9 | Funktion finns för maskinell hantering av personer med utökat högriskskydd (ej avdrag för karensdag). | Ska | Ja | ||||
6.5.10 | Funktion finns för att kontrollera uttag av frånvaro mot fastställda gränsvärden. | Bör | 10 | Ja | |||
6.6 | Kalendarium | ||||||
6.6.1 | Funktion finns för aktiv kalendarisk utvärdering av närvaro och frånvaro, minst 18 månader bakåt, vid Personalsystemets automatiska beräkningar. | Ska | Ja | ||||
6.6.2 | Kalendarisk information kan i Personalsystemet visas och förändras under en period av minst 24 månader bakåt. | Ska | Ja | ||||
6.6.3 | Kalendarisk information kan i Personalsystemet nyttjas för statistik och analys via utsökning på relevanta begrepp och tidsintervall. | Ska | Ja | ||||
6.7 | Kontroller | ||||||
6.7.1 | Personalsystemet kan signalera då brutto-/nettolön överskrider av Myndighet angivet gränsvärde per personalkategori. | Ska | Ja | ||||
6.7.2 | Funktion finns för att visa relevanta felsignaler och varningar vid lönebearbetning. | Ska | Ja | ||||
6.7.3 | Felsignaler och varningar enligt ovan visas med tydlig koppling till fel- /varningsorsak, så att åtgärd kan vidtas. | Ska | Ja | ||||
6.8 | Lönespecifikation | ||||||
6.8.1 | Av lönespecifikationen framgår tydligt hur ett tillägg eller avdrag påverkar lönen. | Ska | Ja | ||||
6.8.2 | Redovisning av varje frånvaro- och tilläggspost sker med datum (fr.o.m.- t.o.m.) på lönespecifikationen. | Ska | Ja | ||||
6.8.3 | Funktion finns för styrning av lönespecifikationens redigering, i form av packning, sortering och urval av lönearter. | Ska | Ja | ||||
6.8.4 | Myndighet kan skriva valfria meddelanden på lönespecifikationen, riktat till Anställd, kategori, enhet eller hela Myndigheten. | Bör | 10 | Ja | |||
6.8.5 | På lönespecifikationen visas saldouppgifter, minst bruttolön, skatt, komptid, jourtid, semester. | Ska | Ja | ||||
6.8.6 | Lönespecifikationen kan visas för Anställd via Personalsystemets web- portal. | Ska | Ja | ||||
6.8.7 | Funktion finns för att Personalsystemet, via individuell markering på person, skriver ut lönespecifikation på papper för distribution. | Ska | Ja | ||||
6.8.8 | Funktion finns för att skicka lönespecifikationen till den anställde som bilaga i mail. | Bör | 3 | Ja | |||
6.8.9 | Vid distribution av lönespecifikation via mail kan den redigeras så att personnummer och adress ej visas. | Bör | 3 | Ja | |||
6.8.10 | Lönespecifikationen finns tillgänglig i Personalsystemet för lönehandläggare/motsvarande, ett obegränsat antal månader bakåt. | Ska | Ja | ||||
6.9 | Förmåner | ||||||
6.9.1 | Funktion finns för att, i enlighet med gällande skattelagstiftning, hantera i staten förekommande förmåner det vill säga minst bil, tidningar, hyror, läkemedelsersättning, städning. | Ska | Ja | ||||
6.9.2 | Funktion finns för hantering av avdrag för Rikskuponger/motsvarande. | Ska | Ja | ||||
7 | Resa | ||||||
7.1 | Resa övergripande | ||||||
7.1.1 | I Personalsystemet kan lagring och bearbetning av information ske så att krav enligt centrala resebestämmelser uppfylls. | Ska | x | Ja | |||
7.1.2 | Funktioner finns för att uppfylla krav enligt gällande skattelagstiftning inom det reseadministrativa området. | Ska | Ja | ||||
7.1.3 | I Personalsystemet kan hantering utföras av såväl skattepliktiga som ej skattepliktiga bilersättningar. | Ska | Ja | ||||
7.1.4 | Utbetalningar av reseersättningar kan utföras via ordinarie och extra löneutbetalning. | Ska | Ja | ||||
7.1.5 | Utbetalning av reseersättningar kan också utföras via Myndighets ekonomisystem. | Bör | 3 | Ja | |||
7.2 | Reseräkning och utlägg | ||||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
7.2.1 | Vid rapportering av reseräkningar anges datum och klockslag för resans start och slut samt erhållna fria måltider och övernattningsform, varvid Personalsystemet beräknar korrekta traktamentsersättningar. | Ska | Ja | ||||
7.2.2 | Personalsystemet har funktioner för beräkning av ersättningar utifrån reglerna för respektive endags-, flerdygns- och långtidsförrättning. | Ska | Ja | ||||
7.2.3 | Vid utlandsresor kan Personalsystemet hantera traktamentsberäkningar vid resor mellan flera länder baserat på datum, rapporterad lokal tid och land. | Bör | 10 | Ja | |||
7.2.4 | Vid utlandsresor kan redovisning utföras i lokal valuta, som av Personalsystemet omräknas till SEK. | Bör | 3 | Ja | |||
7.2.5 | Vid rapportering av reseräkningar kan konteringsinformation anges avseende resan som helhet, med procentuell fördelning mellan flera kostnadsbärare. | Ska | Ja | ||||
7.2.6 | Vid rapportering av reseräkningar kan konteringsinformation anges avseende olika ingående delar. | Bör | 3 | Ja | |||
7.2.7 | Funktion finns för att göra uppgift om eventuellt måltidsavdrag obligatorisk vid registrering av reseräkning. | Bör | 1 | Ja | |||
7.2.8 | Personalsystemets beräkningsresultat utifrån inrapporterade uppgifter i reseräkningen visas så att kontroll kan göras innan godkännande. | Ska | Ja | ||||
7.2.9 | Efter godkännande av beräkningsresultatet sänds reseräkningen elektroniskt vidare för attest. | Ska | Ja | ||||
7.2.10 | Funktion finns för att automatiskt sätta unikt id-nummer i transaktionerna som överförs till lön. | Bör | 3 | Ja | |||
7.2.11 | Funktion finns för att rapportera och hantera flera endagsförrättningar på samma reseräkning. | Bör | 3 | Ja | |||
7.2.12 | Funktion finns för automatisk beräkning av restidsersättning för restid utanför ordinarie arbetstid, utifrån avtalade regler. | Bör | 3 | Nej | |||
7.2.13 | Funktion finns för att reseräkningen kan visas på skärm och skrivas ut. | Ska | Ja | ||||
7.3 | Funktionalitet övrigt | ||||||
7.3.1 | Momsberäkning kan utföras enligt gällande regler och momsen kan redovisas separat. | Ska | Ja | ||||
7.3.2 | Funktion finns för inläsning av svenska och utländska traktamenten så att aktuella värden finns i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
7.3.3 | Funktion finns för förenklad rapportering av endast utlägg, på sådant sätt att en fullständig reseräkning inte behöver registreras. | Ska | Ja | ||||
7.3.4 | Ersättningar för varje resa kan redovisas separat på lönespecifikationen. | Ska | Ja | ||||
7.3.5 | Funktion finns för registrering av utbetalda reseförskott samt bevakning av dessa, så att avdrag verkställs då utbetalning sker av motsvarande reseräkning, eller vid annan tidpunkt som Myndighet själv kan bestämma. | Ska | Ja | ||||
7.3.6 | Funktion finns för att i Personalsystemet ta fram resestatistik. | Ska | Ja | ||||
7.4 | Bilförmån | ||||||
7.4.1 | I Personalsystemet kan registrering ske av uppgifter som anskaffningsdatum, modellkod samt förmånsvärde. | Ska | Ja | ||||
7.4.2 | Personalsystemet kan, vid inrapportering av tjänstemil, hantera olika belopp beroende på om den anställde har förmånsbil eller ej. | Bör | 3 | Ja | |||
7.4.3 | Funktion finns för att hantera utläggstyper för anställda med förmånsbil (exempelvis tvätt och spolarvätska). | Bör | 1 | Ja | |||
8 | Lönebildning | ||||||
8.1 | Förhandlingsunderlag | ||||||
8.1.1 | Funktion finns för att skapa förhandlingsunderlag utifrån minst följande begrepp: befattningsbenämning, personalkategori, BESTA-kod, facklig organisation, organisatorisk nivå, kön, geografisk placering. | Ska | x | Ja | |||
8.1.2 | Funktion finns för att per definierat förhandlingsunderlag beräkna förhandlingsutrymme (pott) för valfri tidpunkt. | Ska | Ja | ||||
8.1.3 | Vid beräkning av potter kan underlaget inkludera såväl grundlön som valfria fasta och rörliga lönedelar. | Ska | Ja | ||||
8.1.4 | Funktion finns för att registrera uppgift om att viss Anställd ej omfattas av lönerevision och att denne undantas vid framtagning av förhandlingsunderlag. | Ska | Ja | ||||
8.1.5 | Framtaget förhandlingsunderlag kan överföras till och från Excel. | Ska | Ja | ||||
8.2 | Förhandlingsstöd. | ||||||
8.2.2 | Funktion finns för beräkning och avräkning av utfall av generella höjningar och minimilöner. | Ska | Ja | ||||
8.2.3 | Funktion finns för kalkylering av såväl krontals- som procentuella höjningar och minimibelopp. | Ska | Ja | ||||
8.2.4 | Funktion finns för automatisk avräkning mot förhandlingsutrymme under arbetet med förhandlingsbud och -yrkanden. | Ska | Ja | ||||
8.2.5 | Funktion finns för att distribuera det lokala förhandlingsunderlaget till respektive förhandlingsansvarig chef. | Ska | x | Ja | |||
8.2.6 | Funktion finns för att bud, yrkanden och förhandlingsresultat kan skickas till behörig funktion för godkännande. | Ska | x | Ja | |||
8.2.7 | Funktion finns för att låsa/spärra innehållet då behörig instans har godkänt förhandlingsresultatet. | Bör | 3 | Ja | |||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
8.2.8 | Funktion finns för aggregering av lokala förhandlingsutfall till en samlad bild. | Ska | Ja | ||||
8.2.9 | Funktion finns för hantering av uppgifter från flera samtidigt pågående förhandlingar. | Bör | 3 | Ja | |||
8.3 | Förhandlingsresultat | ||||||
8.3.1 | Funktion finns för att efter avslutad förhandling uppdatera Anställda med nya löner och datum (för löneutbetalning och beräkning av eventuell retroaktiv lön). | Ska | Ja | ||||
8.3.2 | Personalsystemet kan lagra och redovisa mer än ett förhandlingsresultat inom samma avtalsperiod. | Bör | 3 | Ja | |||
8.3.3 | Funktion finns för att strukturera och skriva ut det slutliga förhandlingsresultatet, så att det kan utgöra bilaga till förhandlingsprotokoll. | Bör | 10 | Ja | |||
8.3.4 | Funktion finns för att, utifrån av Myndighet framtagen mall, skapa brev till de anställda för att informera om nya löner. | Ska | Ja | ||||
8.3.5 | Lönehöjningen kan på individnivå särredovisas avseende delar från olika potter. | Bör | 3 | Nej | |||
8.4 | Lönebildning övrigt | ||||||
8.4.1 | Funktion finns för att skapa löneanalyser baserat på historiska löner utifrån minst följande begrepp: Anställd, befattningsbenämning, personalkategori, BESTA-kod, facklig organisation, organisatorisk nivå, kön, anställningstid och ålder. | Ska | x | Ja | |||
8.4.2 | Lönestatistik kan framställas där lönespridning och lönenivåer före och efter en lönerevision kan utläsas och analyseras. | Bör | 3 | Ja | |||
8.4.3 | Funktion finns för utsökning av personer med likvärdiga befattningar utifrån relevant begrepp (minst BESTA-kod), med redovisning av åldersrelaterat löneläge och -spridning som underlag vid lönesättning. | Bör | 10 | Ja | |||
8.4.4 | Funktion finns för att i Personalsystemet definiera ett löneintervall (min- max) per befattning/befattningsbenämning/BESTA-kod. | Bör | 3 | Ja | |||
9 | Lönebokföring | ||||||
9.1 | Lönebokföring övergripande | ||||||
9.1.1 | Personalsystemet innehåller funktioner för lönebokföring, inklusive kontering av fasta och rörliga lönedelar. | Ska | Ja | ||||
9.1.3 | I Personalsystemet kan konto och en kodsträng med minst sju (7) koddelar hanteras. | Ska | Ja | ||||
9.1.4 | I Personalsystemet kan konto innehålla minst sex (6) tecken och övriga koddelar minst åtta (8) tecken. | Ska | Ja | ||||
9.1.5 | I Personalsystemet kan de i kodsträngen ingående kontodelarna var för sig definieras avseende längd och text. | Ska | Ja | ||||
9.1.6 | Funktion finns för att kontering av de transaktioner som ska lönebokföras sker enligt konteringstabell med datumstyrning. | Ska | Ja | ||||
9.1.7 | Funktion finns för fördelning av en lönehändelse på olika konteringar. | Ska | Ja | ||||
9.1.8 | Funktion finns för fördelning av en persons fasta lönekostnader. | Ska | Ja | ||||
9.1.9 | Fördelningstransaktioner skapas baserat på den fasta fördelningen. | Ska | Ja | ||||
9.1.10 | Förmånsbelopp kan hanteras i lönebokföringen. | Ska | Ja | ||||
9.1.11 | Sociala avgifter kan beräknas (per löneart). | Ska | Ja | ||||
9.1.12 | I Personalsystemet kan detaljtransaktioner från lönebokföringen lagras så att dessa kan utvärderas och analyseras i efterhand. | Ska | Ja | ||||
9.2 | Lönebokföring övrigt | ||||||
9.2.1 | Fördelning av en persons lönekostnader kan ske med fast fördelning, vilken kan datumstyras. | Ska | Ja | ||||
9.2.2 | Fördelning av en persons lönekostnader kan ske med ett antal kostnadsbärare och med kontroll att fördelningen totalt blir 100 procent. | Ska | Ja | ||||
9.2.3 | Funktion finns för beräkning av semesterskuld per individ vid valfri tidpunkt, både som totalbelopp vid tillfället och som förändring från föregående tillfälle samt för att skapa redovisningstransaktion. | Ska | x | Ja | |||
9.2.4 | Funktion finns för att ta fram rapport från beräkning av semesterskuld som visar beräkningsunderlag och resultat per individ samt summa per organisationsenhet. | Ska | x | Ja | |||
9.2.5 | Funktion finns för att beräkna kompskuld per individ vid valfri tidpunkt, både totalbelopp vid tillfället och som förändring från föregående tillfälle samt för att skapa redovisningstransaktion. | Ska | x | Ja | |||
9.2.6 | Funktion finns för att ta fram rapport från beräkning av kompskuld som visar beräkningsunderlag och resultat per individ samt summa per organisationsenhet. | Ska | x | Ja | |||
9.2.7 | Datum kan anges för kontering och i Personalsystemet utvärderas dessa mot rapporterade lönetransaktioners transaktionsdatum. | Ska | Ja | ||||
9.2.8 | Funktion finns för rättning av lönebokförda transaktioner på enskild person, viss koddel eller kombination av koddelar samt procentfördelning. | Ska | Ja | ||||
9.2.9 | Funktion finns för att skapa fil med rättningstransaktioner till ekonomisystemet. | Ska | Ja | ||||
9.3 | Lönebokföring i ekonomisystemet | ||||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
9.3.1 | Erforderlig information kan extraheras från Personalsystemet för export så att lönebokföring kan ske i ett ekonomisystem. | Ska | Ja | ||||
10 | Rekrytering | ||||||
10.1 | Övergripande | ||||||
10.1.1 | I Personalsystemet finns funktioner för annonsering, insamling och hantering av ansökningar samt stöd för gallring och urval av kandidater. | Ska | Ja | ||||
10.1.2 | Rekryteringsfunktionen kan anpassas till och integreras med Myndighets publika hemsida. | Bör | 10 | Ja | |||
10.1.3 | Rekryteringsprocessen stöds av ett work-flow i Personalsystemet där en hanteringskedja kan definieras av Myndighet. | Bör | 10 | Ja | |||
10.1.4 | Funktion finns i Personalsystemet för att erhålla ett unikt ID-nummer per rekryteringsärende. | Ska | Ja | ||||
10.1.5 | Mallar och formulär för annons och ansökan kan produceras i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
10.1.6 | Kompetenskrav kan kopplas till vakant tjänst. | Bör | 10 | Ja | |||
10.2 | Utformning annons och sökformulär. | ||||||
10.2.1 | I Personalsystemet finns en standarduppsättning av annonsmallar. | Ska | Ja | ||||
10.2.2 | Myndighet kan själv skapa/lägga till egna annonsmallar. | Ska | Ja | ||||
10.2.3 | Funktion finns för att kopiera tidigare publicerade annonser. | Ska | Ja | ||||
10.2.4 | I Personalsystemet kan bild (exempelvis logotype) infogas i den kundunika annonsmallen. | Bör | 3 | Ja | |||
10.2.5 | Funktion finns för att skapa urvalsfrågor i sökformuläret för selektering av inkomna ansökningar. | Bör | 10 | Ja | |||
10.3 | Publicering av annons | ||||||
10.3.1 | Registrerade tjänster i Personalsystemet kan publiceras på Myndighetens hemsida och/eller på extern internetsida. | Ska | Ja | ||||
10.3.2 | Möjlighet finns att lägga in länkar till internetsidor och email-adresser. | Ska | Ja | ||||
10.3.3 | I Personalsystemet kan man datumstyra publicering och borttag av annons. | Ska | Ja | ||||
10.4 | Ansökan via web-formulär. | ||||||
10.4.1 | Den sökandes profil kan sparas i Personalsystemet för senare uppdatering och aktivering av den sökande vid nytt söktillfälle. | Ska | Ja | ||||
10.4.2 | Ruta finns med information om PUL med villkorat godkännande för att skicka in ansökan. | Ska | Ja | ||||
10.4.3 | Den sökande kan bifoga filer i sökformuläret. | Ska | Ja | ||||
10.4.4 | I Personalsystemet finns möjlighet att registrera öppna intresseanmälningar, liksom spontanansökningar, det vill säga visa intresse för befattning/tjänst som inte är ledigförklarad. | Bör | 10 | Ja | |||
10.4.5 | Funktion finnas i Personalsystemet för att som sökande kunna prenumerera på viss typ av tjänst/er. | Bör | 3 | Ja | |||
10.4.6 | Funktion finns för att göra utsökning av olika kompetenser bland de inlagda sökprofilerna. | Bör | 10 | Ja | |||
10.4.7 | Funktion finns för att med automatik generera en bekräftelse till den sökande på att ansökan är mottagen i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
10.4.8 | Funktion finns för registrering av inkomna ansökningar i Myndighetens diarium. | Ska | x | Ja | |||
10.4.9 | Följande uppgifter kan uppdateras i diariet vid registrering enligt ovan: datum, typ av handling, den sökandes namn samt ärendenummer. | Ska | x | Ja | |||
10.5 | Administration av ansökningar | ||||||
10.5.1 | Funktion finns för matchning mellan i annonsen definierade kompetenskrav och de sökandes ifyllda sökformulär. | Ska | Ja | ||||
10.5.2 | Manuell registrering av ansökningar kan utföras i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
10.5.3 | Funktion finns för att skapa mallar, såsom mottagningskvittens, kallelser till intervju och nej-tack brev. | Ska | Ja | ||||
10.5.4 | Ovanstående mallar kan distribueras via mail till definierade mottagare. | Ska | Ja | ||||
10.5.5 | Data i rekryteringsfunktionen kan exporteras till Excel och Word. | Ska | Ja | ||||
10.6 | Avslut rekrytering | ||||||
10.6.1 | I rekryteringsfunktionen registrerad data kan vid anställning överföras till Personalsystemets aktiva person-, befattnings- och anställningsuppgifter. | Ska | Ja | ||||
10.6.2 | I rekryteringsfunktionen registrerad person- och anställningsdata kan exporteras till av Myndighet definierad mall för anställningsavtal. | Ska | x | Ja | |||
10.6.3 | Funktion finns för rensning/borttag av ansökningsuppgifter då rekryteringsärendet är avslutad. | Bör | 10 | Ja | |||
11 | Kompetens | ||||||
11.1 | Identifiera kompetensbehov | ||||||
11.1.1 | Myndighet kan i Personalsystemet lägga upp ett kompetensregister i trädstruktur, det vill säga kategorisering på olika nivåer. | Ska | Ja | ||||
11.1.2 | Funktion finns för att definiera kompetensnivåer (exempelvis 1 till 5) för varje kategori i kompetensregistret. | Ska | Ja | ||||
11.1.3 | Benämningen av kompetensnivåerna enligt ovan kan skilja mellan och inom olika kompetenskategorier. | Bör | 3 | Ja | |||
11.1.4 | Funktion finns för att koppla kompetenskategori och kompetensnivå till befattningsregister så att en kravprofil per befattning/roll kan erhållas i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
11.2 | Kompetensinventering | ||||||
11.2.1 | Funktion finns för att den anställde via web-gränssnitt kan upprätta och uppdatera ett CV, med uppgifter såsom högsta grundutbildning, arbetserfarenheter, kurser/utbildningar, certifikat/licenser, språkkunskaper, IT-kunskaper samt övriga meriter i fritext. | Ska | Ja | ||||
11.2.2 | Funktion finns för att den anställde själv kan registrera sin kompetensprofil och kunna göra en jämförelse mot den för befattningen gällande kravprofilen. | Ska | Ja | ||||
11.2.3 | Funktion finns för att överordnad chef kan registrera sin bedömning av den anställdes kompetensnivå i förhållande till den gällande kravprofilen. | Bör | 3 | Ja | |||
11.2.4 | Funktion finns för att erhålla så kallad GAP-analys, det vill säga differens mellan kompetensbehov och uppfyllnad på olika nivåer såsom Anställd, grupp, organisatorisk enhet, och myndigheten totalt. | Bör | 10 | Ja | |||
11.2.5 | Funktion finns för att dokumentera utvecklingssamtal i av Myndighet definierad formulärmall för beskrivning av utvecklingsmål, planerade utvecklingsinsatser samt datumgränser för genomförande/avstämning. | Bör | 3 | Ja | |||
11.2.6 | Funktion finns för utsökning av anställdas registrerade kompetenser. | Ska | Ja | ||||
11.3 | Kompetensplanering | ||||||
11.3.1 | Funktion finns i Personalsystemet som stöd för planering och uppföljning av utbildnings- och utvecklingsplaner för Anställd, grupp, organisatorisk enhet och myndigheten totalt. | Bör | 10 | Ja | |||
11.3.2 | Funktion finns i Personalsystemet som stöd för planering och uppföljning av karriär- och ersättarplanering för Anställda och befattningar. | Bör | 10 | Ja | |||
11.3.3 | Funktion finns för att registrera och följa upp slutdatum (giltighetstid) för certifikat eller andra tidsbegränsade kompetenser. | Ska | Ja | ||||
11.3.4 | Funktion finns för kompetenskartläggning via web-formulär. | Bör | 1 | Ja | |||
12 | Utbildningsadministration | ||||||
12.1 | Utbildningsadministration | ||||||
12.1.1 | Funktion finns för att i Personalsystemet kunna registrera och presentera kurser/utbildningar i en kurskatalog. | Ska | Ja | ||||
12.1.2 | Funktion finns för att per kurs/utbildning kunna definiera kursinnehåll, målgrupp, kurstillfälle, kurskostnader, ansökningsförfarande och antagningsregler. | Bör | 10 | Ja | |||
12.1.3 | Funktion finns för att integrera utbildningsadministrationen med Myndighets system för lokal- och resursbokning. | Bör | 3 | Nej | |||
12.1.4 | Funktion finns för att de Anställda i Personalsystemet kan registrera anmälan till kurstillfälle. | Ska | Ja | ||||
12.1.5 | Funktion finns för att kursansvarig kan göra uttagningar och skapa deltagarlista alternativt avslå ansökan eller placera på reservlista. | Bör | 10 | Ja | |||
12.1.6 | Funktion finns för att efter uttagning skicka kallelse till uttagna deltagare. | Ska | Ja | ||||
12.1.7 | Funktion finns för att efter genomförd kurs kunna godkänna elevens deltagande. | Bör | 3 | Ja | |||
12.1.8 | Funktion finns i Personalsystemet för att efter genomförd kurs kunna utföra kursutvärdering via web. | Bör | 3 | Ja | |||
12.1.9 | Funktion finns för att efter genomförd kurs kunna skapa kursintyg. | Bör | 10 | Ja | |||
12.1.10 | Funktion finns för att Personalsystemet efter genomförd och godkänd kurs automatiskt uppdaterar berörd Anställds kompetensprofil samt CV. | Bör | 10 | Ja | |||
12.2 | Utbildningsuppföljning | ||||||
12.2.1 | Funktion finns för utsökning av planerade, pågående och slutförda kurser/utbildningar för såväl organisatorisk enhet som för Anställd. | Ska | Ja | ||||
12.2.2 | Personalsystemet kan generera statistik och rapporter avseende antal genomförda utbildningar, antal anmälda deltagare, antal antagna/avslagna, antal godkända deltagare efter genomförande per organisatorisk enhet. | Bör | 10 | Ja | |||
12.2.3 | Personalsystemet kan skapa underlag för fakturering av kurskostnader. | Bör | 3 | Ja | |||
12.2.4 | Personalsystemet kan hantera att samma kurs har olika avgifter för olika deltagare. | Bör | 1 | Nej | |||
13 | Rapportering | ||||||
13.1 | Rapportering övergripande | ||||||
13.1.1 | Personalsystemet innehåller Rapporteringsverktyg för framställning av periodiska och spontana rapporter samt för analys av information. | Ska | Ja | ||||
13.1.2 | Samtlig relevant data i Personalsystemet är åtkomlig via Personalsystemets Rapporteringsverktyg. | Ska | Ja | ||||
13.1.3 | Rapporteringsverktyget har funktioner för beräkningar. | Ska | Ja | ||||
13.1.4 | Med Rapporteringsverktyget kan datafiler skapas och exporteras. | Ska | Ja | ||||
13.1.5 | Data är åtkomlig för Personalsystemets Rapporteringsverktyg direkt efter att det registrerats i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
13.1.6 | I det fall komponent i Rapporteringsverktyget kräver satsvis dataladdning är data åtkomlig för rapportuttag senast dagen efter att det registrerats i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
13.1.7 | De i Personalsystemet uppsatta behörighetsstyrningarna omfattar även Rapporteringsverktyget. | Ska | Ja | ||||
13.2 | Funktionskrav | ||||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
13.2.1 | I Rapporteringsverktyget finns funktioner för urval, brytning och summering på förekommande kriterier. | Ska | Ja | ||||
13.2.2 | Det är vid sökning och urval möjligt att kombinera sök/urvals-kriterier för flera datafält. | Bör | 10 | Ja | |||
13.2.3 | I Rapporteringsverktyget kan beräkningar utföras med de fyra räknesätten samt procent. | Ska | Ja | ||||
13.2.4 | Funktion finns för statistiska beräkningar, till exempel percentiler, kvartiler och medianvärden. | Ska | Ja | ||||
13.2.5 | Funktion finns för beräkning och presentation av nyckeltal. | Ska | Ja | ||||
13.2.6 | Rapporteringsverktyget kan använda Data från Personalsystemets olika delar i samma rapport. | Ska | Ja | ||||
13.2.7 | I Rapporteringsverktyget kan rapporter skapas över valfri tidsperiod (inklusive rullande över period- och årsskiften). | Bör | 3 | Ja | |||
13.2.8 | Funktion finns för att automatiskt distribuera framkörda rapporter, till skrivare, via mail eller via upplägg i web-portal. | Bör | 10 | Ja | |||
13.2.9 | Det är möjligt att i Rapporteringsverktyget spara definierade sökningar och rapportdefinitioner. | Ska | Ja | ||||
13.2.10 | De, i Rapporteringsverktyget, lagrade rapportdefinitionerna kan göras tillgängliga för exekvering av andra användare. | Bör | 3 | Ja | |||
13.2.11 | Vid exekvering av rapport kan Rapporteringsverktyget automatiskt sätta sökparametrar utifrån personens behörighet. | Bör | 3 | Ja | |||
13.2.12 | Funktion finns för att resultatet av rapporter och sökningar kan presenteras på skärmen och för utskrift till papper och fil. | Ska | Ja | ||||
13.2.13 | Funktion finns för att resultatet av rapporter kan göras tillgänglig för behörig person via web-portal. | Bör | 10 | Nej | |||
13.2.14 | Rapporteringsverktyget kan visa rapportresultat i grafisk form. | Ska | Ja | ||||
13.2.15 | Funktion finns för att utifrån en aggregerad nivå (exempelvis på organisatorisk enhet) kunna borra sig ner till enskild data på transaktions/individnivå (”Drill-down”). | Bör | 10 | Nej | |||
13.3 | Standardrapporter | ||||||
13.3.1 | I Personalsystemet finns följande standardrapporter: Underlag för skatteredovisning, Kontrolluppgift, Införselredovisning till Kronofogdemyndighet, Redovisning av intresseavdrag, Redovisningslista bokföring, Lönelistor och -avstämningar, Semester- och kompskuldslistor, Övertidsjournal och Jourtidsjournal. | Ska | Ja | ||||
13.3.2 | Myndighet kan göra anpassningar av Personalsystemets standardrapporter. | Ska | Ja | ||||
13.3.3 | Funktion finns för att ta fram bevakningslistor, avseende negativa löner och löneskulder. | Ska | Ja | ||||
13.3.4 | Funktion finns för att skapa Personaladministrativa rapporter och statistik för årsredovisning och externa krav, såsom nyckeltal för årsarbetare, personalomsättning, frånvarostatistik, ålders- och könsfördelning, sjukstatistik samt lönestatistik. | Ska | x | Ja | |||
13.3.5 | Redovisning av årsarbetstidsuttag kan utföras fördelat på organisatorisk enhet och annan variabel. | Bör | 3 | Ja | |||
13.3.6 | Redovisning av kostnad för sjukfrånvaro kan utföras baserat på utbetalda ersättningar. | Bör | 10 | Ja | |||
13.3.7 | Personalsystemet kan producera i staten förekommande varianter av arbetsgivarintyg avseende valfri period enligt a-kassans regler. | Ska | x | Ja | |||
13.3.8 | Bemanningsöversikter kan skapas för valfri enhet. | Bör | 3 | Ja | |||
13.4 | Extern rapportering | ||||||
13.4.1 | Bank | ||||||
13.4.1.1 | Personalsystemet kan framställa och överföra filer nödvändiga för att utnyttja de betalningstjänster som ingår i statliga ramavtal, för närvarande: - ramavtal mellan Riksgälden och Danske Bank, avtalsnummer 2010-09- 22 - ramavtal mellan Riksgälden och Nordea Bank (publ), avtalsnummer 2010- 09-22 -ramavtal mellan Riksgälden och Skandinaviska Enskilda Banken AB, avtalsnummer 2010-09-22 -ramavtal mellan Riksgälden och Swedbank, avtalsnummer 2010-09-22. | Ska | x | Ja | |||
13.4.1.2 | För framställning av lönespecifikation erforderliga uppgifter kan skapas i och överföras från Personalsystemet till berörd bank enligt ovan. | Ska | x | Ja | |||
13.4.1.3 | Erforderliga uppgifter för utbetalning och utskrift av löneutbetalningskort (LUK) kan överföras från Personalsystemet till berörd bank enligt ovan. | Ska | Ja | ||||
13.4.1.4 | Funktion finns för att säkerhetskryptera överföringen genom Sigill. | Ska | Ja | ||||
13.4.2 | Statens tjänstepensionsverk (SPV) | ||||||
13.4.2.1 | Nödvändig information till SPV enligt gällande pensionsavtal (PA91 och PA03) kan framställas i och överföras från Personalsystemet. | Ska | x | Ja | |||
13.4.3 | Arbetsgivarverket (AgV) | ||||||
13.4.3.1 | Lönestatistik till AgV enligt gällande regler kan framställas i och överföras från Personalsystemet. | Ska | x | Ja | |||
13.4.3.2 | Tidsanvändningsstatistik till AgV enligt gällande regler kan framställas i och överföras från Personalsystemet. | Ska | x | Ja | |||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
13.4.4 | Statistiska Centralbyrån (SCB) | ||||||
13.4.4.1 | Samtliga obligatoriska uppgifter som efterfrågas av SCB kan framställas i och överföras från Personalsystemet. För närvarande avses Konjunkturlönestatistik, staten (månad); Strukturlönestatistik, staten (årlig); Kortperiodisk sysselsättningsstatistik (kvartal). | Ska | x | Ja | |||
13.4.4.2 | Uppgifter till Arbetskraftsbarometern kan framställas i och överföras från Personalsystemet. | Bör | 1 | Ja | |||
13.4.5 | Skatteverket (SKV) | ||||||
13.4.5.1 | Personalsystemet innehåller funktioner för maskinell förfrågan till och inläsning av svar från Centrala Skatteregistret (CSR). | Ska | Ja | ||||
13.4.5.2 | Personalsystemet kan framställa och överföra samtliga varianter av kontrolluppgifter till SKV på samtliga, av SKV, godkända media. | Ska | Ja | ||||
13.4.6 | Övrig extern rapportering | ||||||
13.4.6.1 | Uppgifter till Nyckeltalsinstitutet kan framställas i och överföras Personalsystemet. | Bör | 1 | Ja | |||
14 | Web-portal | ||||||
14.1 | Web-funktioner övergripande | ||||||
14.1.1 | Personalsystemet innehåller web-portaler för rollerna medarbetare och chef, där rapportering, attest och kommunikation kan utföras. | Ska | Ja | ||||
14.1.2 | Personalsystemet innehåller web-baserade funktioner för rollen personaladministratör, där registervård och informationsuttag kan utföras. | Bör | 10 | Ja | |||
14.1.3 | Personalsystemet innehåller web-baserade funktioner för rollen analytiker, där rapportering och informationsuttag kan utföras. | Bör | 10 | Ja | |||
14.1.4 | I Personalsystemet kan behörig godkännare/attestant definieras för respektive organisatorisk enhet. | Ska | Ja | ||||
14.1.5 | Attestantkedja kan definieras, så att attestansvar delegeras till annan attestant. | Bör | 10 | Ja | |||
14.1.6 | Attesträtter kan tilldelas till såväl roll, befattning som Anställd i Personalsystemet. | Bör | 10 | Ja | |||
14.2 | Medarbetarportal | ||||||
14.2.1 | Medarbetare kan utföra rapportering av när- och frånvaro, reseräkningar och utlägg, ledighetsansökan samt förändrade personuppgifter. | Ska | Ja | ||||
14.2.2 | Medarbetare kan utföra rapportering av önskad arbetstid och personligt schema, tidredovisning och anmälan till kurs. | Bör | 3 | Ja | |||
14.2.3 | Medarbetare kan utföra rapportering av uppnådda kompetenser, såsom certifikat. | Bör | 10 | Ja | |||
14.2.4 | Vid rapportering via web-portalen finns utrymme för notering av information som fritext. | Bör | 10 | Ja | |||
14.2.5 | Den anställde kan se sina rapporteringar och följa dess handläggningsstatus. | Ska | Ja | ||||
14.2.6 | Funktion finns för att medarbetaren själv kan registrera frivillig skatt i portalen. | Bör | 10 | Ja | |||
14.2.7 | Via web-portalen kan den anställde se sin aktuella lönespecifikation. | Ska | Ja | ||||
14.2.8 | Via web-portalen kan den anställde se sina tidigare lönespecifikationer, minst 24 månader bakåt. | Ska | Ja | ||||
14.2.9 | Via web-portalen kan följande information presenteras: aktuella personuppgifter, aktuella löneuppgifter, aktuella anställningsuppgifter, aktuella semester- och kompsaldon, aktuella övertid-, flextids- och jourtidssaldon samt medarbetarens kompetensprofil. | Ska | Ja | ||||
14.2.10 | Via web-portalen kan följande information presenteras: historiska löneuppgifter och medarbetarens CV. | Bör | 10 | Ja | |||
14.2.11 | Via web-portalen kan följande information presenteras: historiska anställningsuppgifter. | Bör | 3 | Ja | |||
14.3 | Chefsportal | ||||||
14.3.1 | Chef kan via web-portal utföra godkännande/attestering av medarbetares registrerade ärenden. | Ska | Ja | ||||
14.3.2 | Berörd attestant får avisering/signal om att uppgifter finns för godkännande/attestering. | Ska | Ja | ||||
14.3.3 | Personalsystemet innehåller funktion för att återföra ännu ej attesterat ärende till medarbetaren. | Bör | 10 | Ja | |||
14.3.4 | Funktion finns för att chef i Personalsystemet kan skriva meddelande/motivering vid avslag eller begära kompletteringar. | Ska | Ja | ||||
14.3.5 | Chef kan via web-portalen få en sammanställning över sina medarbetares status vad avser minst semester- och kompsaldon, mer- och övertid samt anställningsförhållande. | Ska | Ja | ||||
14.3.6 | Chef kan via web-portalen hämta de personalrapporter som vid Myndighet löpande framställs och distribueras till chefer. | Bör | 25 | Ja | |||
14.3.7 | Funktion finns för att i portalen ge chef signaler rörande bevakningar vid minst visstidsanställningar, provanställningar, tidsbegränsade lönetillägg och pensionsavgångar. | Bör | 25 | Ja | |||
14.3.8 | Funktion finns för att förhandlingsansvarig chef kan hantera förhandlingsprocessen via web-portal. | Bör | 10 | Ja | |||
15 | Integration | ||||||
15.1 | Integration övergripande | ||||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
15.1.1 | Personalsystemets olika delar/komponenter är integrerade med varandra. | Ska | x | Ja | |||
15.1.2 | Data från Personalsystemets samtliga delar kan löpande exporteras till ett, vid Myndighet nyttjat, separat beslutsstödssystem. | Ska | Ja | ||||
15.1.3 | Masterdata (person- och anställningsuppgifter) från Personalsystemet kan löpande överföras till en, vid Myndighet nyttjad, central gemensam katalog. | Ska | Ja | ||||
15.1.4 | Om Personalsystemet används av Servicecenter för flera olika Kundmyndigheter kan Personalsystemet integreras med andra system så att integrationen endast avser berörd(a) Kundmyndigheter(er). | Ska | x | Ja | |||
15.2 | Integration funktionskrav | ||||||
15.2.1 | Ekonomisk Data och Information i Personalsystemet, såsom konterade lönetransaktioner, kan exporteras till de ekonomisystem som för närvarande och i framtiden används inom staten. | Ska | x | Ja | |||
15.2.2 | Konteringstabeller och sambandsrelationer i ekonomisystem som används i staten kan importeras och i Personalsystemet utnyttjas för automatiska kontroller vid rapportering av avvikande kontering, vid lönebokföring samt vid tidredovisning. | Ska | x | Ja | |||
15.2.3 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande bemanningssystem (det vill säga arbetstidsscheman kan importeras och person-, anställnings- och saldouppgifter exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.4 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande system för Tidhantering och schemaläggning (det vill säga schemauppgifter och tidstransaktioner kan importeras och person-, anställnings- och saldouppgifter exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.5 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande reseadministrativa system (det vill säga reseräknings- och andra transaktioner kan importeras och person- anställnings- och saldouppgifter kan exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.6 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande stödsystem för kompetensutveckling, medarbetarsamtal och CV/meritsammanställning (det vill säga den, för ett effektivt arbetsflöde, aktuella informationen kan importeras och exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.7 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande stödsystem för rekryteringsprocessen (det vill säga den, för ett effektivt arbetsflöde, aktuella informationen kan importeras och exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.8 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande stödsystem för kurs- och utbildningshantering (det vill säga den, för ett effektivt arbetsflöde, aktuella informationen kan importeras och exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.9 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande stödsystem för förmånshantering (det vill säga den, för ett effektivt arbetsflöde, aktuella informationen kan importeras och exporteras). | Ska | Ja | ||||
15.2.10 | Personalsystemet kan integreras med på marknaden förekommande stödsystem för sjukhantering (det vill säga den, för ett effektivt arbetsflöde, aktuella informationen kan importeras och exporteras). | Ska | Ja | ||||
16 | Teknik | ||||||
16.1 | Arkitektur | ||||||
16.1.1 | Personalsystemets arkitektur gör det möjligt att kundanpassad tilläggsfunktionalitet bibehålles vid uppgraderingar och versionsbyten. | Bör | 10 | Ja | |||
16.1.2 | Personalsystemet utnyttjar Klientplattformens operativsystems standardfunktioner för utskrift av dokument. | Ska | Ja | ||||
16.1.3 | Personalsystemet kan köras i en teknisk miljö där Tunn klient-teknik utnyttjas, det vill säga Personalsystemet körs på en server och endast uppdateringar av Användargränssnittet överförs mellan klienten och server. | Ska | Ja | ||||
16.1.4 | Datumfält på bildskärm och i Rapporter visas enligt standarden ISO 8601. | Ska | Ja | ||||
16.1.5 | Register och databaser uppdateras direkt av alla transaktionsregistreringar, det vill säga det behöver inte köras någon batchkörning, varken automatisk eller manuell, för att uppdatera eller synkronisera register och databaser. | Bör | 10 | Ja | |||
16.1.6 | Data lagras i en standardiserad och allmänt förekommande SQL-databas. | Ska | Ja | ||||
16.1.7 | Fler än en standardiserad och allmänt förekommande SQL-databas kan användas. | Bör | 10 | Nej | |||
16.1.8 | Redovisa i kommentarsfältet vilken eller vilka SQL-databaser som kan användas enligt krav 16.1.6-16.1.7. | ANGE | Oracle 11.2.*, Exempelvis 11.2.0.3 | ||||
16.1.9 | Personalsystemet är konfigurerbart så att Myndighet kan välja om data avseende flera Myndigheter ska lagras i samma databas eller att data för enskilda Myndigheter lagras i egna databaser. | Bör | 10 | Nej | |||
16.1.10 | Personalsystemet kan köras på en eller flera på marknaden etablerade serverplattformar. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
16.1.11 | Redovisa i kommentarsfältet den/de serverplattformar, som Personalsystemet kan köras på. | ANGE | Linux, exempelvis RHEL5, Windows Server | ||||
16.1.12 | Personalsystemets Användargränssnitt kan köras på en eller flera på marknaden etablerade teknikplattformar. | Ska | Ja | ||||
16.1.13 | Redovisa i kommentarsfältet den/de teknikplattformar som Användargränssnittet i Personalsystemet kan köras på. | XXXX | Xxxxxx: Windows Webb: Windows, Mac, Linux. | ||||
16.1.14 | Personalsystemets Webbgränssnitt kan köras på följande webbläsare: - Internet Explorer 7 eller senare - Firefox 8 eller senare - Safari 4 eller senare - Chrome 14 eller senare - Opera 10 eller senare. | Ska | Ja | ||||
16.1.15 | Personalsystemets nätverkskommunikation utförs endast genom standard IP-protokoll. | Ska | Ja | ||||
16.1.16 | Det går att konfigurera vilka nätverksportar Personalsystemet använder i sin nätverkskommunikation. | Bör | 3 | Ja | |||
16.1.17 | Personalsystemet har stöd för Failover-funktionalitet. | Ska | Ja | ||||
16.1.18 | För att anpassa Personalsystemet till aktuella prestandakrav är det Skalbart både genom uppgradering av hårdvara och genom att köra komponenter på flera servrar. | Ska | Ja | ||||
16.1.19 | Backuper av Personalsystemets databaser kan tas utan att tillgången till Personalsystemet påverkas. | Bör | 3 | Ja | |||
16.2 | Integration, In- och utdata | ||||||
16.2.1 | Personalsystemet kan integreras med andra system med integrationssätt som bygger på Öppen standard. | Ska | Ja | ||||
16.2.2 | Personalsystemet kan integreras med andra system via web services (WS- *). | Ska | Ja | ||||
16.2.3 | Det går att importera och exportera filer i XML-format. | Ska | Ja | ||||
16.2.4 | Det går att importera och exportera filer i textformat med separatorer (komma eller semikolon) mellan kolumnerna där hänsyn tas till att komma och semikolon kan förekomma i text-fält. | Ska | Ja | ||||
16.2.5 | Personalsystemet innehåller funktionalitet för import av Data från fil till samtliga datafält i Personalsystemets register. | Bör | 10 | Ja | |||
16.2.6 | Personalsystemet validerar importerade filer på samma sätt som manuellt registrerat Data. | Bör | 10 | Ja | |||
16.2.7 | Export av resultat från rapportkörningar kan göras i Microsoft Office- kompatibelt format. | Ska | Ja | ||||
16.2.8 | Export av resultat från rapportkörningar kan göras i PDF-format. | Ska | Ja | ||||
16.2.9 | Dokumentation över Personalsystemets gränssnitt för Integration med andra system/program ingår i systemleveransen. | Ska | Ja | ||||
16.2.10 | Dokumentation över Personalsystemets databaser och tabeller ingår i systemleveransen. | Bör | 3 | Ja | |||
16.3 | Säkerhet | ||||||
16.3.1 | Personalsystemet innehåller funktionalitet för att elektroniskt signera skapade filer. | Bör | 10 | Ja | |||
16.3.2 | Personalsystemet innehåller funktionalitet för att verifiera elektroniska signaturer. | Bör | 10 | Ja | |||
16.3.3 | Personalsystemet kan kopplas mot valfri LDAP-katalog för Autentisering och Auktorisering via LDAPv3. | Bör | 10 | Ja | |||
16.3.4 | Personalsystemet kan kopplas mot Microsoft Active Directory för Autentisering och Auktorisering. | Bör | 10 | Ja | |||
16.3.5 | Personalsystemet stödjer Autentisering mot tredje part via SAML 2.0. | Bör | 3 | Ja | |||
16.3.6 | Data kan automatiskt lagras krypterad. | Ska | Ja | ||||
16.3.7 | Xxxxxxxx och referenser till lösenord lagras krypterat. | Ska | Ja | ||||
16.3.8 | Lösenord visas inte i klartext på skärm vid inloggning. | Ska | Ja | ||||
16.3.9 | Det finns standardfunktioner som krypterar all trafik mellan klient och server. | Ska | Ja | ||||
16.3.10 | Lösenord skickas alltid krypterat. | Ska | Ja | ||||
16.3.11 | Samtliga inloggningsförsök kan härledas. Varje Loggning innehåller minst följande information: - Användare - tidpunkt - inloggningsställe (IP-adress). | Ska | Ja | ||||
16.3.12 | Samtliga registreringar och uppdateringar som görs i Personalsystemet kan redovisas i en Logg: - Användare - tidpunkt - process/funktion - typ av transaktion (nyregistrering, ändring, borttag). | Ska | Ja | ||||
16.3.13 | Samtliga registreringar som görs i Personalsystemet kan redovisas i en Logg med: - värde före ändring om ändringstransaktion - värde efter uppdatering. | Bör | 10 | Ja | |||
16.3.14 | Lista över samtliga Användare i Personalsystemet med uppgifter om roller och behörigheter kan tas fram. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
17 | Systemadministration | ||||||
17.1 | Behörighetsstyrning | ||||||
17.1.1 | Behörighetshanteringen innehåller funktion för att styra Användares åtkomst till Myndighet eller organisatorisk enhet inom Myndighet samt motsvarande avseende Kundmyndighet. | Ska | x | Ja | |||
17.1.2 | Systemadministratör kan administrera Användare, Roller och Behörigheter för Användare i olika Kundmyndigheter alternativt organisatoriska enheter inom Myndighet från ett gränssnitt med en inloggning, det vill säga systemadministratören ska inte behöva logga in i respektive Kundmyndighet/organisatorisk enhet. | Ska | x | Ja | |||
17.1.3 | Funktion finns för att lägga till, ändra och ta bort Användare samt Behörighetsinställningar kopplade till Användare. | Ska | Ja | ||||
17.2 | Hantering Styrparametrar | ||||||
17.2.1 | Registrering och underhåll av samtliga Styrparametrar samt tillhörande statistikinformation för alla Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning kan hanteras av systemadministratör vid Servicecenter. | Ska | x | Ja | |||
17.2.2 | Systemadministratör vid Servicecenter kan underhålla olika Kundmyndigheters Styrparametrar, till exempel löneartstabeller, från ett gränssnitt, det vill säga systemadministratören ska inte behöva logga in i respektive Kundmyndighets enhet för detta. | Ska | x | Ja | |||
17.2.3 | Generella Styrparametrar kan i Personalsystemet underhållas centralt, så att dessa påverkar samtliga Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning. | Ska | x | Ja | |||
17.2.4 | Myndighetsspecifika Styrparametrar kan i Personalsystemet hanteras så att dessa bara påverkar aktuell Kundmyndighet och inte övriga Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning. | Ska | x | Ja | |||
17.3 | Hantering In- och Ut-data | ||||||
17.3.1 | Funktion finns för att rapporter kan köras som beställd batchkörning vid visst klockslag. | Ska | Ja | ||||
17.3.2 | Funktion finns för att rapportpaket med fördefinierade rapporter kan skapas och lagras för samtidig körning. | Bör | 3 | Ja | |||
17.3.3 | Rapportbeställningar kan initieras för flera Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning samtidigt. | Bör | 10 | Ja | |||
17.3.4 | Personalsystemet kan utan manuell åtgärd starta process för inläsning av fil utifrån förinställt klockslag eller tidsintervall. | Bör | 10 | Ja | |||
17.3.5 | Personalsystemet kan utan manuell åtgärd starta process för att skapa fil utifrån förinställt klockslag eller tidsintervall. | Bör | 10 | Ja | |||
17.3.6 | System innehåller behandlingshistorik över inlästa filer som visar när inläsning skett, vilken fil som använts, vem som gjort inläsningen samt eventuella felmeddelanden. | Ska | Ja | ||||
17.3.7 | Filer kan skapas alternativt läses in på ett samlat sätt för samtliga Kundmyndigheter inom samma systemuppsättning, det vill säga systemadministratören vid Servicecenter ska inte behöva logga in i respektive Kundmyndighets enhet för detta. | Ska | x | Ja | |||
17.3.8 | Utbetalningsfil till banker kan innehålla betalningar avseende flera Kundmyndigheter. | Ska | Ja | ||||
17.3.9 | Externa redovisningsfiler kan innehålla information för flera Kundmyndigheter. | Ska | Ja | ||||
18 | Support | ||||||
18.1 | Support | ||||||
18.1.1 | Leverantör tillhandahåller en Support som svarar för kontakterna mellan Myndighet och Leverantör i samtliga ärenden och frågor knutna till System och samtliga tillhörande tjänster. | Ska | Ja | ||||
18.1.2 | Support bemannas med för supportåtagandet erforderligt antal personer med erforderlig kompetens och erfarenhet av Personalsystemet och därtill hörande löne- och personaladministrativa rutiner och bestämmelser. | Ska | Ja | ||||
18.1.3 | Supports öppettider är Arbetsdagar kl. 8.00-17.00. | Ska | Ja | ||||
18.1.4 | Support tillhandahålls från och med den tidpunkt när Myndighet meddelat Leveransgodkännande, således även under provdriftperioden. | Ska | Ja | ||||
18.1.5 | Minst 5 (fem) av Myndighet utsedda personer har rätt att kontakta Support. Myndighet har möjlighet att utöka antalet personer enligt villkoren i tecknat Avropsavtal. | Ska | Ja | ||||
18.1.6 | Support nås via telefon, e-post och internet. | Ska | Ja | ||||
18.1.7 | 95 procent av inkommande telefonsamtal till Supportfunktionen besvaras inom två (2) minuter. Andelen inte besvarande samtal får inte överstiga 5 procent av det totala antalet inkommande samtal mätt under ett kvartal. | Ska | Ja | ||||
18.1.8 | 95 procent av inkomna frågor till Support besvaras inom en Arbetsdag. Andelen inte besvarande frågor får inte överstiga 5 procent av det totala antalet inkommande frågor mätt under ett kvartal. | Ska | Ja | ||||
18.1.9 | Om fråga inte kan besvaras inom tidsrymd enligt 18.1.8 av orsaker som Leverantör inte råder över meddelas detta Myndighet inom angiven tidsrymd med uppgift om vilka åtgärder som vidtagits samt vid vilken tidpunkt Myndighet kommer att erhålla svar. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
18.1.10 | Alla ärenden knutna till Personalsystem dokumenteras av Leverantören i ett ärendehanteringssystem. | Ska | Ja | ||||
18.1.11 | Myndighet kan via web-gränssnitt anmäla Fel, komplettera information om anmälda Fel samt ställa frågor till Support. | Ska | Ja | ||||
18.1.12 | Myndighet kan via web-gränssnitt ta del av och följa Myndighets samtliga ärenden och dess status med möjlighet att se felklassificering samt logg för förändringar i respektive ärende. | Ska | Ja | ||||
18.1.13 | Myndighet meddelas så snart ett ärende som berör Myndighet öppnas eller stängs. | Ska | Ja | ||||
18.1.14 | Rapporter över tillgänglighet , tröghet, felavhjälpning, besvarade telefonsamtal samt besvarade frågor enligt ramavtalsbilaga 8, Mall för Avropsavtal, avsnitt 28-29 alternativt 30-31 redovisas av Leverantör minst varje kvartal. Rapportutseende överenskommes mellan Leverantör och ESV. | Ska | Ja | ||||
18.2 | Avhjälpande av fel | ||||||
18.2.1 | Leverantör avhjälper samtliga konstaterade Fel i Personalsystem och tillhörande tjänster. | Ska | Ja | ||||
18.2.2 | Fel klassificeras i Xxxxxxxx 1, Felklass 2, Felklass 3 respektive Felklass 4. | Ska | Ja | ||||
18.2.3 | För Fel i Felklass 1 sker Felavhjälpning inom 16 Arbetstimmar, under Löneproduktion eller Årsomställningsperiod inom 8 Arbetstimmar från det Leverantör upptäckt Felet eller Myndighet anmält Felet till Leverantören. | Ska | Ja | ||||
18.2.4 | För Fel i Felklass 2 sker Felavhjälpning inom 5 Arbetsdagar från det Leverantör upptäckt Felet eller Myndighet anmält Felet till Leverantören. | Ska | Ja | ||||
18.2.5 | För Fel i Felklass 3 sker Felavhjälpning inom 20 Arbetsdagar, från det Leverantör upptäckt Felet eller Myndighet anmält Felet till Leverantör. | Ska | Ja | ||||
18.2.6 | Vid klassificering av Fel har Myndighet tolkningsföreträde inom ramen för i Avropsavtal avtalade villkor. | Ska | Ja | ||||
18.2.7 | Efter avslutad Felavhjälpning planeras slutlig leverans av felrättning och ny version i samråd mellan Myndighet och Leverantör. Normalfallet är att felrättningen levereras i nästa planerade version av Personalsystemet, med undantag av Fel enligt Xxxxxxxx 1 vilka kan kräva en mer skyndsam leverans. | Ska | Ja | ||||
19 | Driftservice | ||||||
19.1 | Generella krav på Driftservice | ||||||
19.1.1 | All datakommunikation till och från leverantören kan krypteras (filer, epostmeddelanden med mera). | Ska | Ja | ||||
19.1.2 | Det går att ansluta till Personalsystemet via VPN-förbindelse. | Ska | Ja | ||||
19.1.3 | Inom Leverantörens Driftservicefunktion används endast individuella användarkonton. Inga gruppkonton får förekomma. | Ska | Ja | ||||
19.1.4 | Leverantören använder skalskydd (tillträdesskydd, bevakning, inbrottslarm) för skydd av lokaler innehållande Personalsystemets olika enheter. | Ska | Ja | ||||
19.1.5 | Endast behörig personal har tillträde till lokal där Personalsystemet är åtkomligt. | Ska | Ja | ||||
19.1.6 | Myndighet har tillgång till rapporter från leverantörens driftsövervakningssystem. | Ska | Ja | ||||
19.1.7 | Endast behörig personal har tillgång till tjänstens övervakningssystem och Loggning. | Ska | Ja | ||||
19.1.8 | Personalsystemet skyddas med antivirus- och antimalware-mjukvara som kontinuerligt uppdateras. | Ska | Ja | ||||
19.1.9 | Funktion finns för intrångsdetektering för Personalsystemet och nätverk. | Ska | Ja | ||||
19.1.10 | Personalsystemet skyddas från inkommande/utgående spam. | Ska | Ja | ||||
19.1.11 | Personalsystemet skyddas från nätverksattacker och osäkra nät. | Ska | Ja | ||||
19.1.12 | Personalsystemet kontrolleras kontinuerligt avseende säkerhetsbrister i: - nätverket - hårdvara - mjukvara - operativsystemet. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
19.1.13 | Redovisa en rutinbeskrivning som visar hur krav 19.1.12 uppfylls. | XXXX | Xxxx säkerhetsarbete formas av policys och arbetssätt. Säkerhetsarbetet leds av en säkerhetsansvarig som har till uppgift att säkerställa den positiva förändringsspiralen genom interna revisioner, utbildning av ledare och anställda, mm. I den dagliga verksamheten har alla anställda ett ansvar för att överenskomna interna och externa regler följs och detta ansvar följs upp av respektive linjechef. Avvikelser hanteras genom registrering av säkerhetsincidenter i vårt ärendesystem som har direkt stöd för våra processer. | ||||
19.1.14 | Uppdatering av samtliga systemprogramvaror görs i enlighet med tillverkares rekommendationer och inom avtalade tider. | Ska | Ja | ||||
19.1.15 | Systemförändringar, omstarter och systemuppdateringar kan redovisas genom Loggning med tidsangivelse, åtgärd, orsak och ansvarig för åtgärden. | Ska | Ja | ||||
19.1.16 | Säkerhetsmekanismer är tillämpade för systemprogramvara, operativsystem och hårdvara enligt rekommendationer från tillverkare. | Ska | Ja | ||||
19.1.17 | Backuper skyddas från obehörig åtkomst. | Ska | Ja | ||||
19.1.18 | Säkerhetskopior testas genom löpande stickprovskontroller. Kontrollerna ska vara dokumenterade och rapporteras till Myndigheten. | Ska | Ja | ||||
19.1.19 | Återläsning av information i Personalsystemet kan göras på begäran av Myndighet. | Ska | Ja | ||||
19.1.20 | Leverantören har rutiner och system för klimat-, vätske- och brandlarm samt avbrottsfri elkraft. | Ska | Ja | ||||
19.1.21 | Myndighet ska kunna begränsa Driftservicepersonals tillgång till Data i Personalsystemet. | Ska | Ja | ||||
19.1.22 | Leverantören stödjer Tunna klienter i de fall det inte finns lämpliga lösningar för åtkomst till Personalsystemet via web-gränssnitt. | Ska | Ja | ||||
19.1.23 | Beskriv i kommentarsfältet på vilket sätt Tunna klienter enligt krav 19.1.22 stöds. | ANGE | Det finns ett flertal varianter på tekniska lösnignar. Den vanligaste hos oss är en lösning som bygger på Citrix | ||||
19.1.24 | Initiering av rapportutskrifter kan utföras från Myndighet eller annan myndighet. | Ska | Ja | Förutsatt att användare hos "annan myndighet" har erforderlig behörighet | |||
19.1.25 | Utskrift från Personalsystemet kan utföras till adresserade skrivare på Myndighet eller annan myndighet både vad avser klientutskrift och bakgrundsutskrift. | Ska | Ja | ||||
19.1.26 | Mätt direkt utanför Leverantörs yttre brandvägg ska anrop till Personalsystemet vara besvarade enligt följande: - 90 procent inom 1 sekund - 99 procent inom 3 sekunder Med anrop avses i detta krav inloggning och normal inregistrering av Data. | Ska | Ja | ||||
19.1.27 | Hos Leverantören mottagen Data får ej gå förlorad vid avbrott. | Ska | Ja | ||||
19.1.28 | Säkerhetskopiering av databaser och register sker dagligen. | Ska | Ja | ||||
19.1.29 | Säkerhetskopior av databaser och register förvaras i från datacentralen geografiskt åtskild lokal i skyddat och brandsäkert utrymme. | Ska | Ja | ||||
19.1.30 | Säkerhetskopia av aktuell version av Personalsystemet, inklusive konfigureringar, anpassningar och dokumentation ska finnas i från datacentralen geografiskt åtskild lokal i skyddat och brandsäkert utrymme. | Ska | Ja | ||||
19.1.31 | Säkerhetskopior hanteras så att informationen inte är åtkomlig för obehöriga. | Ska | Ja | ||||
19.1.32 | Utvecklings- och testmiljöer är separerade från driftmiljön. | Ska | Ja | ||||
19.1.33 | Leverantör ska på begäran från Myndighet tillhandhålla systemgenererade listor av samtliga behörigheter i programvaror i Personalsystemets driftmiljö. | Ska | Ja | ||||
19.1.34 | I händelse av att driftscentralen för Driftservice blir obrukbar ska driften av Personalsystemet kunna återupprättas och vara tillgänglig i avtalad omfattning för Myndighet inom senast tre Arbetsdagar med senast föregående dags säkerhetskopia av databaser och med den version av Personalsystemet som var i drift vid Avbrottet. | Ska | Ja | ||||
19.2 | Krav på tillgänglighet vid Driftservice | ||||||
19.2.1 | Personalsystemet är tillgängligt 24 timmar om dygnet samtliga dagar exklusive planerade driftsstopp. | Ska | Ja | ||||
Anm 1. Innebär att kravet uppfylls vid anbudstillfället.
Anm 2. Innebär att kravet uppfylls senast 6 mån efter tecknandet av ramavtal.
Nr | Leverantörs namn | Kravtyp Ska/Bör | Poäng | Krav får uppfyllas senare | Leverantörens redovisningar | ||
EVRY HR Solutions AB | |||||||
Beskrivning | Ja 1 | Ja 2 | Kommentar | ||||
19.2.2 | Tillgängligheten till Personalsystemet och tillhörande tjänster, inklusive planerade och oplanerade driftstopp, under årets samtliga Arbetsdagar under Arbetstid: Avtalad tillgänglighetsnivå: Lägst 98,5 procent räknat per kvartal. | Ska | Ja | ||||
19.2.3 | Tillgängligheten till Personalsystemet och tillhörande tjänster, inklusive planerade och oplanerade driftstopp, under årets samtliga Arbetsdagar under icke Arbetstid samt dygnet runt årets samtliga övriga dagar: Avtalad tillgänglighetsnivå: Lägst 95 procent räknat per kvartal. | Ska | Ja | ||||
19.2.4 | Avstämningsperiod för mätning av tillgänglighet är kvartal med början från och med tidpunkten för Myndighets leveransgodkännande. | Ska | Ja | ||||
19.2.5 | Tillgänglighet mäts vid Leverantörs yttre anslutningspunkt. | Ska | Ja | ||||
19.2.6 | Vid fastställande av tillgänglighetsnivå reduceras uppmätt Avbrottstid med faktisk Avbrottstid hänförlig till: - omständigheter som är utanför Leverantörs kontroll enligt villkoren i tecknat Avropsavtal - handhavande hos Myndighet i strid med överenskomna rutiner. | Ska | Ja | ||||
19.2.7 | Planerade driftstopp utförs på annan tid än Arbetsdagar kl. 8.00-18.00. | Ska | Ja | ||||
19.2.8 | Myndighet erhåller information via e-post om planerade driftsstopp senast 5 dagar före driftstoppet. | Ska | Ja | ||||
19.2.9 | Myndighet meddelas omgående via e-post när oplanerat driftstopp uppstår, respektive när det har avhjälpts. | Ska | Ja | ||||
19.2.10 | Anrop till Personalsystemet mäts via svarstider och redovisas genom Loggning. | Ska | Ja | ||||