Möbler och inredning Presentation 2020-08-18

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Ramavtalsansvarig

Xxxxxx Xxxxxxx Biträdande ramavtalsansvarig

Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Fakta om ramavtalsområdet Möbler och inredning

• Giltigt till och med 2021-09-15 med möjlighet till förlängning upp till 24 månader..

• 46 ramavtalsleverantörer fördelade inom 12 delområden:

✓ Arbetsplats och förvaring (12)

✓ Arbetsplatsarmaturer (9)

✓ Arbetsstolar (14)

✓ Arkiv och magasin (6)

✓ Förvaring i plåt (14)

✓ Inredningsarmaturer (7)

✓ Lager och verkstadsmiljö (6)

✓ Möten och paus (15)

✓ Skrivtavlor och AV-inredning (11)

✓ Textil inredning för fönstermiljö (8)

✓ Textila mattor (8)

✓ Utemöbler (5)

Vad har ändrats?

• De tidigare (3 st) upphandlade ramavtalsområdena är nu upphandlade i en

upphandling.

✓ Enklare med samma regelverk

✓ Samma ramavtalsperiod

✓ Slipper tänka på att man behöver göra fler avrop p.g.a. att vissa typer av varor varit uppdelade i två delområden.

• I och med detta har några delområden slagits ihop och andra har tagits bort.

Vad har ändrats?

• Utemöbler har tillkommit

• Efterfrågas varje år, inför vår och sommar.

Vad har ändrats?

• Hörsalsmöbler borttaget

• Låg omsättning, omkring 1 %.

• Förhållandevis litet behov.

• Upphandlas ofta via entreprenör.

• Komplext område som kräver stora resurser vid ett avrop. Resurserna kan då läggas på en egen upphandling.

Vad har ändrats?

• Biblioteksinredning borttaget

• Liten efterfrågan från avropare, ca 10,7 %.

• Låg omsättning.

• Har inte funnits särskilt lång tid som upphandlat separat delområde och det har nu visat sig att det inte är ett särskilt efterfrågat område.

• Går att, åtminstone delvis, avropa inom Arbetsplats och förvaring.

Vad har ändrats?

• Xxxxxxxx och hängande textilier

• Eget delområde.

• Möjlighet att få ramavtalsleverantörer som är specialister på området,

• Förhoppningsvis lättare att avropa från än tidigare.

Vad har inte tagits med?

• ”Cirkulära möbelavrop” eller begagnade möbler

• Detta kräver en egen förstudie och upphandling.

• Troligen blir detta en tjänsteupphandling snarare än en varuupphandling.

• Mycket behöver utredas om t.ex. kravställning på begagnade möbler, får staten hyra möbler, får staten sälja möbler m.m.

• Förstudie påbörjad kvartal 1, 2020.

Avropsformer

• Särskild fördelningsnyckel

• Förnyad konkurrensutsättning

• Liknande föregående ramavtal

Avropsform – Särskild fördelningsnyckel

• Uppskattat värde upp t.o.m. beloppsgränsen, per avrop och delområde.

• Den leverantör som bäst kan tillhandahålla det behov som finns – grundat utifrån en eller flera parametrar.

• Ingen rangordning finns.

Beloppsgränser vid avrop genom särskild fördelningsnyckel

Delområden	Beloppsgräns
Arbetsplats och förvaring	500 000 SEK
Möten och paus	500 000 SEK
Arbetsstolar	500 000 SEK

Textil inredning för fönstermiljö	300 000 SEK
Arkiv och magasin	300 000 SEK
Förvaring i plåt	300 000 SEK
Textila mattor	300 000 SEK

Utemöbler	100 000 SEK
Arbetsplatsarmaturer	100 000 SEK
Inredningsarmaturer	100 000 SEK
Skrivtavlor och AV-inredning	100 000 SEK
Lager och verkstadsmiljö	100 000 SEK

Parametrar att använda vid avrop

1. Varans egenskaper

Att varor ska ha en viss egenskap, exempelvis mått, ergonomi, material, ytbeläggning, utformning, brandegenskaper, brandklassning, lämplighet för allergiker, energibesparande tillbehör som exempelvis belysningsreglering (dimmer), timer eller närvarosensor m.m.

2. Varans hållbarhet

Att varor ska uppfylla hållbarhetskrav utöver Upphandlingsmyndighetens baskrav. Att varor ska inneha miljöcertifiering som exempelvis Svanen, EU Ecolabel, ÖKO-Tex eller likvärdiga. Att varor till viss grad ska vara tillverkade av återvunnet material.

3. Varans cirkularitet

Att varor ska vara utformade för återtillverkning, återbruk, återvinning m.m.

4. Varans funktionalitet

Att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner, exempelvis ergonomi, alternativ utformning, användarvänlighet, tillgänglighet m.m.

5. Varans estetiska utformning

Att varor ska ha en viss efterfrågad estetisk utformning, exempelvis form, kulör, design m.m.

6. Varans anpassning till befintliga möbler och annan inredning

Att varor ska passa in med befintliga varor eller annan inredning för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck.

7. Varans anpassning till lokalens utformning och funktionalitet

Att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck.

8. Leveranstid

Att varor ska levereras vid en speciellt angiven leveranstid.

9. Pris

Varors pris enligt produktlista med avdragen rabatt samt priser för eventuella varurelaterade tjänster.

Priser och rabatter, Särskild fördelningsnyckel

• Priserna som gäller för samtliga varor kopplade till ramavtalet ska vara samma priser som gäller i den officiella prislistan mot övriga kunder.

• I anbudet har ramavtalsleverantörerna offererat rabattsatser som ska gälla för samtliga varor i respektive delområde under hela ramavtalsperioden. (I vissa fall kan det röra sig om påslag eller 0 % rabatt)

Avropsform – Förnyad konkurrensutsättning

• Uppskattat värde över beloppsgränsen, per avrop och delområde.

• Avropsförfrågan med de villkor och krav som angivits utifrån en eller flera parametrar sänds till alla leverantörer som inbjuds att lämna avropssvar.

• Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav (ska-krav) och tilldelningskriterier (bör-krav) beroende på behovet.

Parametrar att använda vid avrop

Varans egenskaper

Varans hållbarhet

Varans cirkularitet

Att varor ska vara utformade för återtillverkning, återbruk, återvinning m.m.

Varans funktionalitet

Att varor ska uppfylla vissa efterfrågade funktioner, exempelvis ergonomi, alternativ utformning, användarvänlighet, tillgänglighet m.m.

Varans estetiska utformning

Att varor ska ha en viss efterfrågad estetisk utformning, exempelvis form, kulör, design m.m.

Varans anpassning till befintliga möbler och annan inredning

Att varor ska passa in med befintliga varor eller annan inredning för att få ett jämförbart visuellt enhetligt helhetsintryck.

Varans anpassning till lokalens utformning och funktionalitet

Att varor ska passa in i lokalernas utformning och funktionalitet för att få ett jämförbart visuellt och/eller funktionellt enhetligt helhetsintryck.

Leveranstid

Att varor ska levereras vid en speciellt angiven leveranstid.

Varurelaterade tjänster

Varurelaterade tjänster såsom anges i Allmänna villkor avsnitt Varurelaterade tjänster.

E-handel

Att e-handel ska tillämpas för löpande beställningar inom kontrakt samt vilka standarder, format och typ av kommunikation som ska tillämpas för e-handel enligt avsnitt Krav på e-handel i Allmänna villkor.

Pris

Pris för varor, fraktkostnad och priser för eventuella varurelaterade tjänster.

Livscykelkostnad

Varans kostnad enligt Upphandlingsmyndighetens LCC-verktyg: LCC-verktyg (generell kalkyl).

LCC-verktyg (inomhusbelysning).

Priser, Förnyad konkurrensutsättning

• Priser och rabatter som anges i publicerade produktlistor på xxx.xxxxxx.xx gäller endast vid avrop genom särskild fördelningsnyckel.

• Vid förnyad konkurrensutsättning kan andra prisvillkor än de som anges i produktlistorna offereras.

Genomförande av avrop

• Särskild fördelningsnyckel - Avropsförfrågan ska skickas direkt till den ramavtalsleverantör, som kan leverera önskat behov.

• Förnyad konkurrensutsättning - Avropsförfrågan ska skickas till samtliga ramavtalsleverantörer.

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid lämna avropssvar på en avropsförfrågan även om möjlighet att leverera inte finns.

Underlåtenhet att lämna avropssvar vid upprepade tillfällen kan resultera i att bestämmelserna i avsnitt Avtalsbrott och påföljder blir tillämpliga.

Genomförande av avrop, forts

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har rätt att till underleverantör delegera rätten att lämna avropssvar i ramavtalsleverantörens namn och organisationsnummer. I avropssvar ska i dessa fall en undertecknad fullmakt medsändas.

• Underleverantör har inte rätt att ta emot avropsförfrågan, teckna kontrakt eller fakturera avropsberättigad.

• Det ska alltid finnas en hänvisning till ramavtalsleverantörens namn och organisationsnummer i avropssvar.

Tjänster som är möjliga att avropa mot en kostnad

• Kompletta ritningsförslag

• Stöd vid arbetsplatsutformning

• Akustikutredning, akustikmätning

• Mätning av rumsytor, golv och fönster

• Utplacering av varor på anvisade platser

• Fast montering i byggnadsdel som golv, vägg och tak

• Bordsskärmsmontering på befintliga arbetsbord

• Sömnad, ändringssömnad, reparation

• Märkning av t.ex. rumsnummer på möbler eller textilier

• Tvättrådsmärkning i textilier

• Xxxxxxxxx, uppsättning av hängande textilier

• Mattläggning

• Langettering

• Nedmontering, uppmontering av befintliga kompaktarkiv

• Bortforsling av nedmonterade eller utrangerade kompaktarkiv

• Efterdragning

• Efterkontroll, besiktning

Xxxxxxxxx tjänster möjliga att avropa

• Inventering

• Möbel- och möbeltextiltvätt

• Rekonditionering

• Renovering

• Tapetsering, stoppningsarbete

• Lackering, omlackering

• Återtag, återköp, destruktion

Vilka tjänster ingår i priset

• Inbärning till godsmottagning/varumottagning/entré ingår i ramavtalspriset.

• Montering i funktionsdugligt skick ingår i ramavtalspriset (Gäller inte för kompaktarkiv).

✓ Avropa utplacering (kostnad) om ni inte vill att möblerna ska monteras i godsmottagning eller motsvarande.

• Ramavtalsleverantören ska kostnadsfritt kunna erbjuda ritningsförslag (enklare skisser).

• Prov av kontorsarbetsstol innan köp ska kostnadsfritt kunna erbjudas innan avrop (Provstol).

• Prov av arbetsplatsarmatur innan avrop (Lån av armatur).

Priser för tjänster som är möjliga att avropa

• Priser är inte avtalade i upphandlingen av ramavtalen.

• Om man bedömer att kostnad för önskade tjänster kommer att uppgå till stora belopp, kan en RFI eller en prisförfrågan skickas innan avrop.

Kan man göra detta både vid tillämpning av Särskild fördelningsnyckel och Förnyad konkurrensutsättning?

Vad har inte tagits med?

• Tjänster

• Samordning av leveranser

• Unik tjänst - detta ramavtalsområde är i första hand ett varuavtal. Hur skulle ett avrop av detta kunna göras i samband med avrop av möbler? Alla kan inte åta sig denna tjänst men däremot erbjuda varorna. Därmed torde tjänsten inte vara möjlig att avropa.

• Specialsnickeri

• Ofta lokala snickare på orten.

• Hur ska priser på möbeln hanteras?

Vad har inte tagits med?

• Tjänster

• Arkitekttjänster

• Unik tjänst som myndighet själv behöver upphandla. Detta ramavtalsområde är i första hand ett varuavtal.

Anpassning av varor

• Varor kan kundanpassas avseende t.ex. djup, bredd, höjd, utformning, kulör på lack/färg, bets eller laminat.

Kundanpassning kan ske så länge varan/möbelserien i sig finns beskriven i produktlistan samt under förutsättning att inte ny provning krävs enligt de ska-krav som finns i SIC förfrågningsunderlag. Om kundanpassad vara behöver genomgå ny provning så har leverantören möjlighet att göra en sortimentändring efter att godkänd provning är utförd.

• En kundanpassning får inte göras så att risk för immateriellt intrång görs.

• Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för sina varor och anpassningar av varor.

Produktlistor

• Produktlistor som innehåller offererade varor samt övrigt sortiment är publicerade på xxx.xxxxxx.xx.

• Endast dessa varor går att erbjuda inom ramavtalet.

• Ett stort antal tillbehör finns att avropa.

Uppdatering av varor

• Fyra månader efter godkännande av första produktlistan/produktlistorna. I februari 2020 för de flesta.

• Uppdatering kan ske av enstaka varor eller av helt ny underleverantör/varumärke så länge varorna uppfyller kraven enligt upphandlingsdokumenten (undantag: Tillbehör avseende krav kopplat mot tekniska standarder)

Leveranskostnader

Särskild fördelningsnyckel:

• Vid särskild fördelningsnyckel där värdet av varorna uppgår till maximalt 20 000 SEK får ramavtalsleverantören debitera den faktiska leveranskostnaden. Ramavtalsleverantören ska, i möjligaste mån, välja det leveranssätt med lägst kostnad, om inte annat överenskommits.

• Vid särskild fördelningsnyckel där värdet av varorna överstiger 20 000 SEK ska leveranskostnaden ingå i priset för varorna (dvs. inga påslag för leverans).

Leveranskostnader

Förnyad konkurrensutsättning:

• Vid förnyad konkurrensutsättning kan ramavtalsleverantören offerera leveranskostnad.

Kontrakt

• Kontrakt upprättas mellan parterna.

• Kontraktsförslag finns i vår tillgängliga avropsmall

• Orderbekräftelse kan anses som ett kontrakt vid t.ex. avrop via särskild fördelningsnyckel beroende på myndighetens interna rutiner.

Kontrakts giltighet

• Tilldelning ska ske innan ramavtalet löper ut.

• Detta hindrar dock inte att tillhandahållandet av vara kan ske vid en senare tidpunkt = Leveransavtal, successiva leveranser.

Förseningar, brister eller fel i varan

Det finns ett antal punkter i ramavtalet som omhändertar brister som kan uppkomma, om leveransförsening uppkommer, om det är fel i varan eller andra negativa följder av t.ex. en leverans.

Läs vidare om detta i ramavtalet

• Allmänna villkor – avser kontrakt med avropande organisationer

• Övriga delar av ramavtalet – avser främst mot Statens inköpscentral

En varas namn och/eller varumärke

• Kan vi ange ett varumärke och varunamn i kombination med en beskrivning av en möbels utseende/funktion/mått, etc.?

• Det är allmänt vedertaget att det accepteras att man gör så. Man bör lägga till ”eller likvärdigt” för att inte hämma konkurrensen och för att följa lagstiftningen.

En varas namn och/eller varumärke

• Det här med angivande av ”varumärke och produktnamn eller likvärdigt”… Hur blir det vid utvärderingen?

• Ett obligatoriskt krav – antingen namngiven möbel eller godkänd likvärdig möbel.

• Om likvärdig möbel inte godkänns så uppfyller inte leverantören det obligatoriska kravet vilket i sin tur torde innebära att leverantörens avropssvar helt ska förkastas.

Likvärdig vara

• Hur bedömer man likvärdigheten mellan en angiven möbel och en offererad likvärdig?

• Man bör, i avropet, ange hur bedömningen görs på ett objektivt sätt, om detta är möjligt. Man bör ange, om relevant, att möbler ska komplettera varandra och upplevas passande i den miljö de ska placeras. Estetiskt så ska samtliga möbler passa in i framtaget gestaltningsprogram.

Vem bedömer likvärdig vara?

• Vem bedömer likvärdigheten mellan en angiven möbel och en offererad likvärdig möbel?

• Det bör anges i förfrågan att t.ex. användare, arkitekt, inredare eller upphandlare bedömer likvärdigheten.

• Det är svårt att överpröva design och estetik. Kanske design ska viktas högre vid en förnyad konkurrensutsättning?

Måttangivelse

• Hur anger man mått för de möbler man önskar anskaffa?

• Om inte exakta mått krävs så bör man ange mått med en accepterad tolerans i t.ex. procent.

• Anges exakta mått så hämmas konkurrensen och risken för överprövning blir större.

Dela upp ett avrop?

• Kan vi medvetet dela upp en förnyad konkurrensutsättning vid avrop över beloppsgränsen? Möblerna ingår i samma delområde.

• Statens inköpscentral rekommenderar inte detta.

• Om behovet vid avropstillfället uppgår till över beloppsgränsen per delområde ska förnyad konkurrensutsättning göras.

Dela upp ett avrop?

• Vi ska inte dela upp vår avropsförfrågan när värdet överstiger beloppsgränsen… Men om vi gör avropen i etapper är det ok?

• Om man av praktiska eller ekonomiska skäl väljer att göra avrop i etapper så torde detta kunna vara möjligt. Det får dock myndigheten själv besluta.

Dela upp ett avrop?

• Vi ska inte dela upp vår avropsförfrågan när värdet överstiger beloppsgränsen… Men kan vi ändå ”lyfta ut” en unik/speciell möbel och avropa den separat?

• Om bara en leverantör kan leverera just den unika möbeln så torde det vara ett bra sätt att dela upp avropet eftersom det blir svårt för mer än en leverantör att besvara hela ert avrop. Risk för hämmande av konkurrensen.

Kontroll av produktlistor

• Kan man avropa möbler som inte finns med leverantörernas produktlistor på xxx.xxxxxx.xx?

• Man ska säkerställa att allt behov av möbler finns i leverantörernas produktlistor. Det underlättar om ni gör detta redan innan utskick av avropsförfrågan.

• Ge tydliga direktiv till en arkitekt eller motsvarande om sådan anlitats.

Kontroll av avropssvar

• Måste man kontrollera att offererad möbel finns med i leverantörens produktlista? Om vi utvärderar och upptäcker att en möbel saknas i produktlistan, vad gör vi då?

• Samtliga inlämnade avropssvar behöver kontrolleras. Ni bör ha begärt att leverantören ska ange i vilken produktlista samt på vilken sida man kan finna varje möbel som offereras. Detta underlättar er utvärdering och ger samtidigt leverantören en fingervisning om att varan ska finnas med.

• Avropssvaret är orent om varan inte finns med i leverantörens produktlista vid öppningen av anbud/avropssvar.

Leveransavtal/succesiva leveranser

• Hur gör man om man vill kunna avropa (samma) möbler där leveranser kan ske succesivt under en längre tidsperiod?

• I ett avrop genom förnyad konkurrensutsättning kan man avropa möbler för leverans senare. En anskaffning av en vara eller tjänst ska alltid grunda sig på ett behov hos den upphandlande myndigheten. Inför ett avrop bör den avropsberättigade myndigheten identifiera även framtida behov så att även dessa kan omfattas av avropet, t.ex. som optioner.

Enligt huvudregeln behöver optionen ha angetts i avropet. Optionen behöver formuleras på ett klart, exakt och entydigt sätt och beskriva under vilka förutsättningar och i vilken omfattning den kan komma att tillämpas.

• Under beloppsgränsen kan man göra avrop i varje delområde direkt mot den leverantör som kan leverera behovet av möbel. Kontrollera vilken leverantör som säljer möbeln billigast.

E-handelssystem och möbler

• Går det att lägga in möbelprislistor i ett e-handelssystem?

• Om man vid behovsplaneringen kan få till ett bra urval av möbler att avropa längre fram så kan man tänka sig att göra en förnyad konkurrensutsättning av dessa möbler och sedan ha just dessa möbler inlagda i sitt e-handelssystem som sen går enkelt att avropa via e-handelssystemet.

• Se vidare under Leveransavtal/succesiva leveranser.

• Om man gör avrop genom särskild fördelningsnyckel så skulle man eventuellt kunna lägga in de möbler som är tänkta att avropa i ett e-handelssystem men då måste man också hålla koll på avropsbeloppen.

Kompletteringar

• Hur gör man om man vill komplettera möbler till tidigare anskaffade möbler?

• Över beloppsgränsen, genom förnyad konkurrensutsättning och man bör i avropet beskriva vad man redan har för möbler och att man vill komplettera detta och att det estetiskt ska se likadant ut.

• Under beloppsgränsen kan man göra avrop i varje delområde direkt mot den leverantör som kan leverera behovet av möbel. Kontrollera vilken leverantör som säljer möbeln billigast.

Stödmaterial

• Snabbguide

• Vägledning

• Avropsmall

• Sökhjälp

• Mall för kontrakt finns i avropsmall

• Eventuella andra dokument och webbplatser

Välkommen att kontakta oss

• För frågor om ramavtalsområde Möbler och inredning, se xxxxxx.xx eller kontakta xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx, 00-000 00 00 eller charlotte.hansson@kammarkollegiet,se, 00-000 00 00.

• Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: 00-000 00 00, xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.