FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT 2017

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT 2017

1. Inledning

HSB Norra Bohuslän tillämpar HSBs kod för föreningsstyrning som är utformad särskilt för HSB- rörelsen och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs värderingar. HSBs kod för föreningsstyrning började gälla den 1 januari 2008 och har genom åren utvecklats. Ny reviderad kod gäller fr.o.m. 2016-01-01. Syftet med koden är att den ska vara ett verktyg för att i praktiken kunna verkställa en öppen demokratisk medlemskontroll av hur beslut fattas inom HSB. HSBs kod för föreningsstyrning omfattar både HSB-föreningar, HSB nationella bolag samt HSB Riksförbund. Koncernerna för dessa verksamheter ska präglas av öppenhet och transparens i enlighet med kodens intentioner.

G:\1000 HSB Norra Bohuslän\1000 Årsstämma HSB NB\1000 Årsstämma 2018\1000 Föreningsstyrningsrapport 180423 Klar.docx

Utifrån föreningens organisation och förmåga efterlever föreningen HSBs gemensamt utarbetade styrdokument: HSBs-Kompass - vägen mot det goda boendet, HSBs kod för föreningsstyrning och HSBs Varumärkesriktlinjer.

HSB Norra Bohuslän följer HSBs kod för föreningsstyrning enligt principen ”Följ eller förklara”. Det innebär att om föreningen avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Begreppet förening innefattar även HSB-bolag.

Denna Föreningsstyrningsrapport ingår också i årsredovisningen för 2017 och beskriver översiktligt hur föreningen tillämpat och följt HSBs kod för föreningsstyrning under räkenskapsåret 2017.

Föreningsstyrningsrapporten har inte granskats av föreningens revisorer.

2. Föreningsstämma

Föreningsstämman är föreningens högst beslutande organ. Föreningsstämmans befogenhet utövas helt av fullmäktige. Föreningens fullmäktige uppgick 2017-12-31 till 36 stycken.

Föreningen informerade i december månad 2017 på Hemsidan att föreningsstämman för år 2017 hålls den 23 maj 2018.

Medlem och fullmäktig, som önskar visst ärende behandlat på årsstämma skall skriftligen anmäla ärendet till styrelsen före januari månads utgång.

Information om fullmäktiges rätt att få ett ärende behandlat på stämman och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste ha nått föreningen för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen anges i föreningens stadgar

§ 17. Informationen finns på föreningens hemsida.

Föreningsstämma 2017

Föreningsstämman hölls den 4 maj 2017 på Hotel Carlia i Uddevalla. Vid föreningsstämman deltog 18 fullmäktige.

Vid föreningsstämman var fem av styrelsens åtta ledamöter närvarande samt valberedning, Vd och en av föreningens revisorer.

Efter förslag från valberedningen valdes Xxxxxx Xxxxxxxxx till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs Xxxxx Xxxxxx och Xxxx X Xxxxxxxx, inte någon av dem är anställd i föreningen.

Fullmäktige gavs möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut.

Vid stämman valdes Xxxxx Xxxxxxxxx som ledamot i föreningens styrelse efter Xxx Xxxxxxx, som avsagt sig omval p.g.a. personliga skäl.

På föreningens hemsida finns föreningens stadgar samt Årsredovisningar och Stämmoprotokoll från de tre senaste åren tillgängliga. Årsredovisningarna innehåller även revisionsberättelse och föreningsstyrningsrapport för respektive år.

3. Valberedning

Föreningens valberedning väljs på föreningsstämma. Valberedningen består av tre ledamöter, varav en är sammankallande, och har haft följande sammansättning:

• Xxxxxxx Xxxx, f -56, sammankallande tel. 0000-000000, Xxxxxxxxxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx Kahrina arbetar som Administratör och är ledamot i HSB brf Äsperöds styrelse. Invald i valberedningen 2010.

G:\1000 HSB Norra Bohuslän\1000 Årsstämma HSB NB\1000 Årsstämma 2018\1000 Föreningsstyrningsrapport 180423 Klar.docx

• Xxxxxx Xxxxxxxxx, f -55, tel. 000-0000000, Xxxxxxxxxx 00 x Xxxxxxxxx. Xxxxxx arbetar som Tandläkare och ledamot i HSB brf Stickans styrelse. Invald i valberedningen 2015.

• Xxxxxx Xxxxxxx, f -46, tel. 0000-000000, Xxxxxxxxx 0 x Xxxxxxxxx

Pensionär och tidigare ledamot i HSB brf Loftstugans och HSB Norra Bohusläns styrelse och ingår numer i brf Loftstugans valberedning. Invald i valberedningen 2009.

Valberedningen ska i enlighet med sin instruktion

• lämna förslag på styrelseordföranden och förslag på ledamöter i styrelsen.

• lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter.

• lämna förslag till val och arvodering av revisor.

• lämna förslag till ordförande och två protokolljusterare för ordinarie föreningsstämma.

Medlemmar har möjlighet att vända sig till valberedningen och lämna förslag på nomineringar. Förslag kan skickas med e-post till xxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx eller till HSB-kontoret, för vidare befordran till valberedningen.

Valberedningens förslag publiceras på föreningens hemsida och i kallelsen till föreningsstämman. En redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete publiceras samtidigt i valberedningens rapport.

G:\1000 HSB Norra Bohuslän\1000 Årsstämma HSB NB\1000 Årsstämma 2018\1000 Föreningsstyrningsrapport 180423 Klar.docx

4. Styrelse

	Xxxxx Xxxxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxxx	Xxxx-Xxxx Xxxxxxxx
Född år	1953	1950	1976	1950
Invald	2015	2007	2017	2011
Befattning	Ordförande	V. ordförande	Xxxxxxx	Xxxxxxx
Utbildning /yrke	F.d. Vd Uddevalla Energi	Byggnads- ingenjör	Jurist	Xxxxxxxx med kommunal ekonomi och juridisk inriktning
Mötesnärvaro	7/7	7/7	3/7	6/7
Oberoende	Ja	Ja	Ja	Ja
	Xxxxxxxxx Xxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxx	Xxxxxxxxx Xxxxxx	Xxxx Xxxxxxxxxx
Född år	1976	1959	1965	1991
Invald	2016	2010	2015	2017
Befattning	Ledamot, utsedd av Fastighetsan- ställdas Förbund	Ledamot	Ledamot	Ledamot, utsedd av Unionen
Utbildning /yrke	Fastighets- skötare	Civilekonom	Arbets- terapibiträde	Assistent, förvaltning
Mötesnärvaro	4/7	6/7	6/7	3/7
Oberoende	Anställd	Ja	Ja	Anställd.

Styrelsen består av åtta ledamöter, inga suppleanter utses. VD ingår inte i styrelsen. Sex ledamöter är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen.

Xxxxxxxxxxxx för styrelsens arbete anges i styrelsens arbetsordning. Arbetsordningen fastställs årligen och reglerar antalet ordinarie styrelsemöten, vilka ärenden som ska behandlas, arbetsfördelning inom styrelsen inklusive styrelseordförandens uppgifter.

Styrelsen har under år 2017 hållit 7stycken ordinarie styrelsemöten och 2 stycken strategiträffar. Till styrelsen har utbetalats sammanlagt 181 316 kronor i arvode 2017.

Utvärdering av styrelsens arbete

Styrelsens och VD:s arbete utvärderas kontinuerligt genom intern dialog och dokumenterad uppföljning. Utvärdering av både styrelsens och VD:s arbete sker i en systematisk och strukturerad process en gång per år. Valberedningen tar årligen del av utvärderingen.

G:\1000 HSB Norra Bohuslän\1000 Årsstämma HSB NB\1000 Årsstämma 2018\1000 Föreningsstyrningsrapport 180423 Klar.docx

Finansiell rapportering

Vid styrelsemöten skall VD lämna tertialrapport för föreningens finansiella läge och utveckling. Sådan redogörelse skall beakta föreningens ekonomiska ställning och utveckling. Föreningens finansiella rådgivare lämnar kontinuerligt finansiella rapporter och träffar styrelsen en gång per år. Upprättade ekonomiska rapporter skall genom VD:s försorg överlämnas till styrelsen och revisorerna.

Styrelsen fastställer årligen föreningens Finanspolicy med därtill hörande Placeringsreglemente.

Intern kontroll.

Styrelsens arbetsordning samt Vd-instruktion syftar till att säkerställa en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Därtill finns ett antal policydokument och instruktioner som reglerar ansvarsfördelning inom organisationen.

HSB Norra Bohuslän är registrerad betaltjänstleverantör hos Finansinspektionen och har Complianceavtal med HSB Riksförbund när det gäller regelefterlevnad.

Arbetsutskott

Styrelsen utser arbetsutskott (Au) med uppgift att förbereda styrelsemöte, handlägga löpande ärenden mellan styrelsens möten och föreningens lönefrågor. I Au ingår ordförande, vice ordförande samt Vd.

Au har haft 6 möten under året. Samtliga tre ledamöter har varit närvarande vid dessa möten.

5. VD

Xxx Xxxxxxxx tillträdde som VD 2006-10-01. VD är född 1957 och har varit anställd i föreningen sedan augusti 1990. Fram till oktober 2006 bestod tjänsten i huvudsak förvaltning och verksamheten i HSB Fastighetsservice AB.

Utöver gymnasial utbildning har VD deltagit i flera interna utbildningar genom åren i HSB. VD har 2008-2010 gått HSBs Ledarutvecklingsprogram. Utbildningen hölls av HSB Riksförbund i samarbete med Växjö Universitet.

Vid sidan av VD-tjänsten på HSB Norra Bohuslän är Xxx Xxxxxxxx även VD i föreningens dotterbolag samt VD i HSB Norra Bohusläns Stiftelse Jakobsberg och dess dotterbolag Lostif Fastighets AB. VD representerar föreningen i föreningens intressebolag.

VD har fast månadslön och genom avtal möjlighet till tjänstebil samt genom pensionsavtal rätt att avgå vid 62 års ålder.

VD skall rapportera till styrelsen och vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring skall fullgöras i överensstämmelse med lag och för att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt.

Styrelsen fastställer årligen Vd-instruktion.

6. Utbildning

Styrelsens AU bereder och lämnar förslag till styrelsen på lämpliga utbildningar och kompetenshöjande åtgärder som är anpassade efter organisationens behov och enskilda ledamöters behov.

Vid behov utarbetas lämpliga och strukturerade utbildningsprogram för befintlig och potentiell ledningspersonal.

G:\1000 HSB Norra Bohuslän\1000 Årsstämma HSB NB\1000 Årsstämma 2018\1000 Föreningsstyrningsrapport 180423 Klar.docx

7. Principer för ersättning och andra förmåner till ledande befattningshavare

Tjänstemän i ledande befattning har fast månadslön. Årlig lönerevision sker i utifrån I-avtalet mellan Fastigo och Unionen.

8. Föreningens revisorer

Vid föreningsstämman 2017 valdes Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx till revisor. Xxxxxxx är yrkesrevisor och varit föreningens revisor sedan 2015. HSB Riksförbund har utsett Borevision till revisor.

Styrelsens ordförande ska träffa revisorerna minst en gång per år för genomgång och dialog. Föreningens ledning träffar revisorerna regelbundet, minst två gånger per år.

9. Föreningens avvikelser från Koden.

Två av styrelsens ledamöter var inte närvarande på föreningens årsstämma 2017-05-04.