BILAGA 5 – SÄRSKILDA BESTÄMMELSER
BILAGA 5 – SÄRSKILDA BESTÄMMELSER
1. HÖGSTA BIDRAGSBELOPP (— ARTIKEL 5.2)
1.1 Höjt bidrag för särskilda kostnader
Ej tillämpligt.
2. BUDGETFLEXIBILITET (— ARTIKEL 5.5)
När det gäller artikel 5.5 krävs en ändring av avtalet om budgetöverföringarna från budgetkategorin Särskilda kostnader till någon annan budgetkategori överstiger 15 % av de totala medlen i den kategorin.
3. MOTTAGARE AV EKONOMISKT STÖD TILL TREDJE PART (— ARTIKEL 9.4)
Om bidragsmottagaren måste ge deltagarna stöd under genomförandet av projektet ska sådant stöd ges i enlighet med villkoren i bilagorna 1, 2 och 3.
4. SKYDD AV PERSONUPPGIFTER (— ARTIKEL 15)
4.1 Rapportering om efterlevnaden av skyldigheterna avseende skydd av personuppgifter
Bidragsmottagarna ska i slutrapporten redogöra för de åtgärder som vidtagits för att säkerställa att deras behandling av personuppgifter uppfyller kraven i förordning (EU) 2018/1725, i enlighet med de skyldigheter som fastställs i artikel 15,2, åtminstone när det gäller säkerhet i samband med behandlingen, konfidentiell behandling, bistånd till den personuppgiftsansvariga, lagring av uppgifter, bidrag till revisioner och inspektioner, upprättande av register över personuppgifter för all slags behandling som utförs för den personuppgiftsansvarigas räkning.
5. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER — BAKGRUNDSINFORMATION OCH RESULTAT — ÅTKOMSTRÄTT OCH NYTTJANDERÄTT (— ARTIKEL 16)
5.1 Förteckning över bakgrundsinformation
Om immateriella rättigheter (däribland rättigheter som förvärvats av tredje part) föreligger innan avtalet sluts ska bidragsmottagarna upprätta en förteckning över dessa rättigheter, med angivande av rättsinnehavarna.
Samordnaren ska – innan genomförandet av åtgärden inleds – överlämna förteckningen till den beviljande myndigheten.
5.2 Utbildningsmaterial
Om bidragsmottagarna producerar utbildningsmaterial inom ramen för projektet måste sådant material göras tillgängligt via internet, kostnadsfritt och med öppna licenser1. Bidragsmottagarna ska säkerställa att de webbadresser som används är giltiga och aktuella. Om webbhotellet avvecklas ska bidragsmottagarna ta bort webbplatsen från organisations- och registreringssystemet för att undvika risken att domänen övertas av en annan part och omdirigeras till andra webbplatser.
6. KOMMUNIKATION, SPRIDNING OCH SYNLIGHET (— ARTIKEL 17.4)
Bidragsmottagarna ska i allt kommunikations- och marknadsföringsmaterial, även på webbplatser och sociala medier, ange att man har fått stöd från programmet för Europeiska solidaritetskåren.
Riktlinjer för visuell identitet för bidragsmottagarna och andra tredje parter finns på:
xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxxxxxxx-xxxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx- raising-eu-visibility_en
6.1 Projektdatabasen för Europeiska solidaritetskåren
Samordnaren kan publicera projektresultaten på projektdatabasen för Europeiska solidaritetskåren (xxxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx).
7. SÄRSKILDA BESTÄMMELSER OM GENOMFÖRANDET AV ÅTGÄRDEN (— ARTIKEL 18 )
7.1 EU:s restriktiva åtgärder
Bidragsmottagarna ska säkerställa att EU-bidraget inte gynnar sådana associerade partner, underleverantörer eller mottagare av ekonomiskt stöd till tredje part som är föremål för restriktiva åtgärder som antagits enligt artikel 29 i fördraget om Europeiska unionen eller artikel 215 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget).
8. RAPPORTERING (— ARTIKEL 21)
8.1 Europeiska solidaritetskårens rapporterings- och förvaltningsverktyg
Bidragsmottagaren ska använda det webbaserade rapporterings- och förvaltningsverktyg som EU-kommissionen tillhandahåller för att registrera all information som rör den verksamhet som genomförs inom projektet (inklusive verksamhet som inte stöds direkt genom bidrag från EU) och för att utarbeta och lämna in lägesrapporter (om detta är möjligt i rapporterings- och förvaltningsverktyget och i de fall som anges i artikel 21.2) samt slutrapporten.
Bidragsmottagaren ska registrera information som rör deltagarna och verksamheten så snart deltagarna har valts ut, dock senast när deltagarens verksamhet inleds.
1 Öppen licens – ett sätt genom vilket ägaren till ett verk ger andra tillstånd att använda resursen. En licens är kopplad till varje resurs. Det finns olika typer av öppna licenser beroende på hur omfattande tillstånd som beviljats eller vilka begränsningar som införts, och bidragsmottagaren kan fritt välja den specifika licens som ska gälla för hans/hennes verk. En öppen licens måste vara kopplad till varje producerad resurs. En öppen licens innebär inte någon överföring av upphovsrätt eller immateriella rättigheter.
Minst en gång per månad under projektets löptid ska bidragsmottagaren uppdatera informationen om deltagarna och verksamheten i Europeiska solidaritetskårens rapporterings- och förvaltningsverktyg.
8.2 Delrapport och lägesrapport
Delrapporterna och lägesrapporterna ska innehålla en teknisk del.
Den tekniska delen ska innehålla en översikt över genomförandet av åtgärden. Den ska utarbetas med hjälp av den mall som tillhandahålls av det nationella programkontoret (om tillämpligt).
Genom att underteckna den tekniska rapporten bekräftar bidragsmottagarna att de uppgifter som lämnats är fullständiga, tillförlitliga och sanningsenliga.
För delrapporten ska, utöver den tekniska delen, en redovisning lämnas.
8.3 Slutrapport
Slutrapporten ska innehålla följande uppgifter:
1. Förbrukade enhetsbidrag för följande budgetkategorier:
- Projektledning
- Handledningskostnader
2. Faktiska kostnader som uppstått inom följande budgetkategori:
- Särskilda kostnader
8.4 Bedömning av slutrapporten
Slutrapporten kommer att bedömas tillsammans med deltagarnas rapporter, med hjälp av gemensamma kvalitetskriterier som gäller följande:
a) I vilken utsträckning åtgärden har genomförts i enlighet med den godkända bidragsansökan.
b) Kvaliteten på läranderesultaten och förfarandena för erkännande/validering av deltagarnas läranderesultat.
c) Inverkan på målgrupper, samhälle och deltagare.
Bidragsmottagaren ska lämna in slutrapporten efter projektets slutdatum eller när den planerade verksamheten har slutförts, så länge den kortaste tillåtna löptiden enligt programhandledningen iakttas.
9. BELOPP SOM SKA BETALAS (— ARTIKEL 22.3)
Bidragsmottagaren ska säkerställa att den projektverksamhet för vilken bidraget har tilldelats är stödberättigande i enlighet med reglerna i programhandledningen för Europeiska solidaritetskåren och med detta avtal.
Restiden ska inte beaktas när det fastställs huruvida verksamhetens löptid uppfyller minimikraven för stödberättigande enligt bilaga 1.
Det nationella programkontoret ska betrakta alla kostnader som inte är förenliga med reglerna i programhandledningen för Europeiska solidaritetskåren eller med de regler som anges i detta avtal som icke stödberättigande.
Bidragsbelopp motsvarande dessa kostnader ska återkrävas i sin helhet. Återkravet ska täcka alla budgetkategorier för vilka bidrag har tilldelats avseende kostnader som konstaterats vara icke stödberättigande.
När det gäller kostnader som har uppstått i samband med förberedande besök med deltagare som senare beslutar att inte delta i individuell volontärverksamhet eller volontärgruppsverksamhet, ska bidragsmottagaren lämna in en motivering till det nationella programkontoret med en förklaring till varför ingen verksamhet genomförts med den unga deltagaren i fråga. Det nationella programkontoret får godkänna begäran på grundval av denna motivering.
10. KONTROLLER, GRANSKNINGAR, REVISIONER OCH UTREDNINGAR (— ARTIKEL 25)
Vid tillämpningen av artikel 25 ska bidragsmottagaren eller de berörda bidragsmottagarna lämna papperskopior eller elektroniska kopior av de styrkande handlingar som anges i bilaga 2 till det nationella programkontoret, såvida inte programkontoret begär att originalhandlingar ska lämnas in. Efter att ha analyserat de styrkande handlingarna ska det nationella programkontoret återlämna dem i original till den berörda bidragsmottagaren. Om bidragsmottagaren enligt lag inte får sända originalhandlingar ska i stället en kopia av de styrkande handlingarna sändas.
Projektet kan bli föremål för ytterligare kontroller i form av skrivbordskontroller, kontroller på plats eller systemkontroller. Det nationella programkontoret kan i samband med dessa kontroller begära att bidragsmottagaren lämnar in andra styrkande handlingar eller belägg än de som anges i bilaga 2 och som normalt krävs för den typ av kontroll som ska utföras.
10.1 Skrivbordskontroller
En skrivbordskontroll är en grundlig kontroll av styrkande handlingar som utförs i det nationella programkontorets lokaler i det skede då slutrapporten lämnas in eller efter detta. På begäran ska bidragsmottagaren lämna in styrkande handlingar för alla budgetkategorier till det nationella programkontoret.
10.2 Kontroller på plats
Kontroller på plats utförs av det nationella programkontoret i bidragsmottagarens lokaler eller i andra lokaler av betydelse för genomförandet av projektet. Vid kontrollerna på plats ska bidragsmottagaren tillhandahålla styrkande handlingar i original avseende alla budgetkategorier, så att det nationella programkontoret kan granska dem. Bidragsmottagaren ska även ge det nationella programkontoret tillgång till de projektkostnader som redovisas i räkenskaperna.
Kontrollerna på plats kan bestå av följande:
a) Kontroller på plats under projektets genomförande: kontroller som utförs under projektets gång för att det nationella programkontoret direkt ska kunna bekräfta de faktiska förhållandena och att projektverksamheten och deltagarna uppfyller kraven för stödberättigande.
b) Kontroller på plats efter projektets slutförande: kontroller som utförs efter slutfört projekt, vanligtvis efter det att slutrapporten har granskats.
10.3 Systemkontroller
Ej tillämpligt.
11. MINSKNING AV BIDRAG (— ARTIKEL 28)
Det nationella programkontoret kan fastställa att ett projekt har genomförts bristfälligt, partiellt eller sent på grundval av den slutrapport som lämnas in av bidragsmottagaren och av rapporter från deltagare i verksamheten.
Det nationella programkontoret kan även beakta information som mottagits från andra relevanta källor och som visar att bidragsmottagaren har åsidosatt sina avtalsenliga skyldigheter. Dessa källor kan omfatta övervakningsbesök, rapporter som rör kvalitetsmärkningen, skrivbordskontroller eller kontroller på plats som utförs av det nationella programkontoret.
I enlighet med bedömningen av slutrapporten enligt artikel 9.4 i bilaga 5 ska det nationella programkontoret minska det slutliga bidragsbeloppet för projektledningskostnader enligt följande:
- 10 % om slutrapporten får minst 50 poäng men under 60 poäng.
- 25 % om slutrapporten får minst 40 poäng men under 50 poäng.
- 50 % om slutrapporten får minst 25 poäng men under 40 poäng.
- 75 % om slutrapporten får under 25 poäng.
12. KONTAKTER MELLAN PARTERNA (— ARTIKEL 36)
Formella skriftliga underrättelser till den beviljande myndigheten ska sändas till det nationella programkontorets adress som finns angiven i ingressen.
Formella skriftliga underrättelser till bidragsmottagarna ska sändas till den officiella adress som finns angiven i ingressen.
13. INFORMATIONSPAKET
Det nationella programkontoret ska sända ett informationspaket2 om Europeiska solidaritetskåren till bidragsmottagaren senast innan avtalet mellan bidragsmottagaren och deltagaren i Europeiska solidaritetskårens verksamhet undertecknas.
2xxxxx://xxxxxxx.xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/000000000/Xxxx%00xxx%00Xxxxx%000000.xxx?
version=1&modificationDate=1633099876866&api=v2
Organisationen ska sända ett informationspaket om Europeiska solidaritetskåren till deltagaren innan verksamheten inleds och innan avtalet mellan bidragsmottagaren och deltagaren undertecknas.
14. ÖVERVAKNING OCH UTVÄRDERING AV KVALITETSMÄRKNINGEN
Ej tillämpligt.
15. WEBBASERAT SPRÅKSTÖD
Ej tillämpligt.
16. DELTAGARNAS SKYDD OCH SÄKERHET
Bidragsmottagaren ska ha ändamålsenliga rutiner och arrangemang som tryggar projektdeltagarnas skydd och säkerhet.
17. ÄNDRING AV UNGDOMSGRUPPENS SAMMANSÄTTNING
Bidragsmottagaren får utan ändring av avtalet ändra ungdomsgruppens sammansättning enligt bilaga 1, förutsatt att minst 50 % av de ursprungliga deltagarna är desamma som de som anges i bilaga 1 och att gruppen uppfyller de ursprungliga kriterierna för stödberättigande under projektets hela löptid.
18. YOUTHPASS-INTYG, DELTAGARINTYG
Bidragsmottagaren ska informera projektdeltagarna om att de har rätt att få ett ungdomspassintyg.
Bidragsmottagaren ska utfärda ett deltagarintyg till varje deltagare efter avslutad verksamhet.
19. EUROPEISKA SOLIDARITETSKÅRENS PORTAL
Ej tillämpligt.
20. EVENTUELLA YTTERLIGARE BESTÄMMELSER SOM KRÄVS ENLIGT NATIONELL RÄTT
Ej tillämpligt.