Föreningsstyrningsrapport

Ekobanken

Föreningsstyrningsrapport

Ekobankens huvudkontor i Järna, söder om Södertälje

Föreningsstyrningsrapporten motsvarar Bolagsstyrningsrapport för aktiebolag och har som syfte att säkerställa att banken inför sina medlemmar sköts hållbart, ansvarsfullt och så effektivt som möjligt. Här behandlas hur Ekobanken tillämpar Svensk kod för Bolagsstyrning. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler genom att ange en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå. Genom att tillämpa koden skapar vi största möjliga öppenhet gentemot bankens ägare, övriga kunder och samhället i övrigt.

Reglerna i denna kod är inte tvingande, utan principen är att företaget ska följa koden eller förklara avvikelserna från den. I slutet av rapporten kommenteras de fall där Ekobankens praxis är annorlunda eller lagstiftningen är annorlunda för medlemsbanker än för bolag. Dessutom innehåller rapporten en beskrivning av hur Ekobanken tillämpar Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag.

Medlemsbankens uppbyggnad

Ekobanken har sitt säte i Södertälje. En medlemsbank är en ekonomisk förening som har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att driva bankverksamhet, där medlemmarna deltar genom att använda bankens tjänster som insättare eller på annat sätt. I Ekobankens stadgar står bland annat att banken ska lämna krediter till utveckling av fria och allmännyttiga initiativ samt stimulera privatpersoner till eget sparande.

Banken består av:

Medlemmarna och föreningsstämman Valberedningen

Extern- och internrevisorer, medlemsrevisor Fullmäktige

Styrelsen, med kreditkommitté, ersättningsutskott och revisionsutskott Verkställande direktören

Medarbetarorganisationen

Medlemmarna och föreningsstämman

Ekobanken ägs av 2 717 medlemmar (2020-12-31). Fysisk eller juridisk person som vill främja bankens ändamål och stödja dess verksamhet äger rätt att bli medlem. Ansökan om inträde ska ske skriftligen. Medlemskap beviljas av styrelsen och är löpande delegerat till verkställande direktören och vice verkställande direktören.

Medlemsinsatserna

Medlemmarna skapar genom sina medlemsinsatser möjligheter för banken att ge lån till projekt utifrån bankens utlåningspolicy. Man kan när som helst ansluta sig genom att betala in en obligatorisk insats om 1 000 kr och därutöver kan man köpa ytterligare insatser som har en kurs, för närvarande (2021-01-28) 1 332 kr/1 000 kr.

Medlemskap krävs inte för att ha ett konto i banken, men som låntagare är det ett led i bankens ömsesidighet att man köper insatser. Reglerna för låntagare är i korthet följande: Obligatorisk insats är 1 000 kr per medlem. Låntagare köper ytterligare andelar i banken med 1-5 % av lånesumman beroende på lånets storlek. För lån upp till 250 000 kr krävs endast obligatorisk andel. Privatpersoner, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar, aktiebolag (AB) samt bolag med särskild vinstutdelningsbegränsning (SVB) köper, utöver obligatorisk andel, andelar om 1 % av lånets storlek oavsett lånebelopp. För privatpersoner finns dock en maxgräns på 20 000 kr och för bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar, aktiebolag (AB) samt bolag med särskild vinstutdelningsbegränsning (SVB) är den gränsen 100 000 kr. För kontokrediter och garantier tecknas årligen insatser i banken med 1 % av kreditlimiten.

När medlemmar vill sälja sina tillkommande andelar kan banken medverka till att finna nya köpare för dessa. Någon fråga om återköp av andelar, utöver de obligatoriska, har aldrig varit aktuell.

Vid kurssättningen använder styrelsen dels ett bakåtblickande, dels ett framåtblickande perspektiv. Kursen sätts utifrån bankens egna kapital utifrån det reviderade bokslutet med undantag av grundinsats som saknar kurs. Det egna kapitalet delas med antalet insatser á 1 000 kr och resultatet blir preliminär kurs. Som nästa steg ska styrelsen titta framåt för att ta ställning till om det finns faktorer som borde tas i beaktande vid kurssättningen och vidtar ev. justering av den preliminära kursen. Därefter fastställs kurs.

Medlemsinsatserna ökade netto med 936 (4 968) tkr under 2020. Nettoökningen av medlemmar

uppgick till 112 (135) st. Kapitalbasen uppgår därefter till 96 (92) mkr.

Medlemmar

De 10 medlemmar som innehar störst andel av medlemskapitalet har tillsammans 21 803 (23 076) tkr i insats.

Rösträtt

Rösträtt på föreningsstämma har medlem som är registrerad i medlemsregistret 10 dagar före stämman och har anmält sig till stämman inom föreskriven tid. Varje medlemsandel i banken om 1 000 kr ger en röst på föreningsstämman, men ingen får rösta för mer än 10 % av de andelar som är företrädda på stämman och ingen får heller för egna eller andras andelar rösta för mer än 10 % av bankens totala medlemskapital. Beslut fattas normalt med enkel majoritet men vid bland annat stadgeändring krävs en högre majoritet.

Ordinarie föreningsstämma

Föreningsstämman är bankens högsta beslutande organ och är en av möjligheterna som medlemmarna har att utöva inflytande och få mer information. Ekobankens ordinarie föreningsstämma hålls vanligen i april månad och är öppen för alla medlemmar.

Kallelse till stämman skickas per post till samtliga medlemmar tidigast fyra veckor och minst två veckor före stämman. Kallelsen finns också på bankens webbsida tillsammans med uppgift om tid och plats för stämman, vilka som utgör valberedning samt hur förslag till dessa kan lämnas finns från och med december året innan. Xxxxxxxxx skickas på engelska till utländska medlemmar inom stadgeenlig tid. De utländska medlemmarna får också årsredovisningen i sammandrag tillsänt sig i nära anslutning till stämman och protokollet från stämman som läggs ut på bankens hemsida läggs också ut på engelska. Anmälan till stämman kan ske per post, i säkra meddelanden eller e-post.

En medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma, om medlemmen begär det skriftligen hos styrelsen vid tidpunkt som meddelas på hemsidan; vanligen minst sex veckor före utsatt stämma. Medlemmarna kan kommentera, föreslå ändringar i och tillägg till framlagda förslag och lägga

fram nya förslag innan stämman går till beslut, inom ramen för lagens bestämmelser om stämmoärenden. På stämman kan medlemmar också ställa frågor direkt till styrelsen och ledningen. Xxxxxx utländsk medlem närvara på stämman ska simultantolkning ordnas.

På stämman ska såvitt möjligt hela styrelsen, verkställande direktören och minst en av revisorerna vara närvarande och minst en ur valberedningen. Valberedningen ska i kallelsen lämna förslag till ordförande vid stämman.

Protokollet från stämman ska undertecknas av ordföranden och minst en justeringsperson som utses av stämman och som är medlem eller ombud för medlem och inte styrelseledamot eller anställd i banken. Innehållet ska därefter återfinnas på bankens hemsida.

Vid 2021 års ordinarie stämma den 23 april fattades bland annat följande beslut:

• Att fastställa balans- och resultaträkningarna för 2020.

• Att disponera vinsten i enlighet med styrelsens förslag.

• Att bevilja styrelsens ledamöter ansvarsfrihet för det gångna året.

• Att anta förslaget till nya stadgar. Beslutet behöver fattas på två på varandra följande föreningsstämmor, detta var det första beslutet.

En extra föreningsstämma hölls den 21 maj 2021 för att ta det andra beslutet om nya stadgar. Det krävs två på varandra följande föreningsstämmor. Vid denna stämma fattades följande beslut:

• Att anta förslaget till nya stadgar.

Valberedningen

Valberedningen regleras inte i lag eller stadgar utan är ett uttryck för medlemmarnas engagemang i nomineringsprocessen för styrelse, bankfullmäktige och revisorer. Ekobankens valberedning hanterar även förslag till ersättningar till dessa. Utgångspunkten och ramen för valberedningens arbete är bankens stadgar, svensk kod för bolagsstyrning, EBA:s samt Finansinspektionens vägledningsdokument för prövning av ägare och ledning i finansiella företag. Föreslagna personer ska om möjligt delta i stämman samt presenteras på bankens hemsida.

Valberedningen väljs på bankens stämma och senast sex månader innan nästa årsstämma ska uppdaterade uppgifter om namnen på valberedningen finnas på bankens hemsida. Valberedningen ska ha minst tre ledamöter och majoriteten av dessa ska inte vara styrelseledamöter och även i övrigt oberoende i förhållande till banken, bankledningen och bankens röstmässigt största ägare. VD eller annan från bankens ledning ska inte vara ledamot i valberedningen, inte heller någon representant för företag som bedriver verksamhet som kan anses konkurrera med banken. Styrelseledamot ska inte vara ordförande i valberedningen. Om ledamot av valberedningen blir nominerad till styrelsen ska den lämna valberedningen. Om ledamot lämnar valberedningen ska de kvarvarande ledamöterna om möjligt utse ersättare. Mandatperioden i valberedningen är normalt tre år.

Valberedningen ska lämna förslag till ledamöter i Fullmäktige. Vid urval av ledamöter i Fullmäktige eftersträvas en bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och representativitet i förhållande till medlemmarna, liksom en jämn könsfördelning. Valberedningens förslag till och presentation av nya fullmäktigeledamöter, förslag till val och arvodering av revisor samt förslag till ersättningar till styrelsen ska finnas med i kallelsen till stämman.

Valberedningen skall lämna förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen. Beslut om styrelseordförande tas av styrelsen varför valberedningens förslag till ordförande ska vara noggrant genomgånget med den föreslagna styrelsekonstellationen. Valberedningen ska också lämna förslag till styrelsearvode uppdelat mellan ordförande, övriga ledamöter och ersättning för utskottsarbete.

Valberedningen ska bedöma i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen till följd av bankens läge och framtida inriktning, bl.a. genom att ta del av resultatet av den utvärdering av styrelsen som har skett. Valberedningen ska fastställa kravprofiler på nya ledamöter och söka kandidater till lediga styrelseposter under beaktande av förslag som inkommit från medlemmar, fullmäktige och styrelse. Vid urval av styrelseledamöter eftersträvas en bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund och likaså en jämn könsfördelning.

Högst en stämmovald styrelseledamot får arbeta i bankens ledning. Majoriteten av de stämmovalda styrelseledamöterna ska vara oberoende utifrån definitionen i Svensk kod för bolagsstyrning och EBA:s riktlinjer i förhållande till banken och dess ledning. Minst två av de oberoende styrelseledamöterna ska även vara oberoende till de största ägarna i banken. Valberedningens förslag till och presentation av nya styrelseledamöter ska finnas med i kallelsen till det Fullmäktigemöte som ligger i anslutning till stämman.

Senast i samband med att kallelsen till stämman läggs ut ska valberedningens redogörelse för hur den bedrivit sitt arbete läggas ut. I redogörelsen ska även samtliga förslag från valberedningen finnas med. Information om förhållanden som kan vara av betydelse för ägarna vid bedömningen av de föreslagna fullmäktigeledamöterna ska lämnas i redogörelsen. Om ingen förnyelse av styrelsen föreslås ska detta motiveras. Valberedningen ska särskilt motivera sitt förslag mot bakgrund av kravet på att en jämn könsfördelning ska eftersträvas. Om avgående vd föreslås som styrelsens ordförande i nära anslutning till sin avgång från uppdraget som vd ska även detta motiveras.

För föreslagen styrelseledamot ska följande uppgifter finnas med:

• födelseår samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,

• uppdrag i banken och andra väsentliga uppdrag,

• eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av andelar och förlagslån i banken,

• om ledamoten enligt valberedningen är att anse som oberoende i förhållande till banken och bankledningen respektive större ägare i banken, varvid valberedningen ska motivera sitt ställningstagande om ledamot betecknas som oberoende när omständigheter finns som gör att oberoendet skulle kunna ifrågasättas,

• vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen.

Förslag och motivationer ska även presenteras av valberedningen på stämman. På stämman 2021 valdes följande valberedning:

Xxx Xxxxxxxx (nyval) och Xxxxxxxxx Xxxxx (nyval) valdes till stämman 2022. Xxxxxxxx Xxxxxx (omval) valdes till stämman 2023.

Fullmäktige

Fullmäktige har ansvaret för att hjälpa medlemmar och styrelse med normbildningen i banken. Fullmäktige utser dessutom styrelseledamöterna i banken.

Fullmäktige består av högst 25 ordinarie ledamöter och nio suppleanter. På mötena bearbetas exempelvis eventuella kommande stadgeförändringar, bankens värdegrund, kretsens egen arbetsordning och uppgifter, motiv ur bankens verksamhetsplan, identitet och intentioner samt aktuella frågor.

Ledamöterna i Fullmäktige väljs för en mandatperiod om högst tre år i sänder.

Föreningsstämman ska anpassa mandattider och val så att cirka en tredjedel av antalet fullmäktige väljs varje ordinarie föreningsstämma. I Fullmäktige har varje ledamot en röst. Ekobankens Fullmäktige är en viktig resurs när det gäller utvecklingsfrågor och ger många värdefulla råd och synpunkter. Under 2020 har Fullmäktige genomfört sex möten.

Ledamöter i Fullmäktige

Valda till föreningsstämman 2024

Xxxxx Xxxxxx, född 1969, verksamhetsledare Stiftelsen Viktoriagården och Stiftelsen Opalen, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, född 1951, samordnare kooperatör, Nynäshamn

Xxx Xxxxxxxxx, född 1945, kultur & samhälle, Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx, född 1947, arkitekt, Hallstavik

Xxx Xxxxxxxxx, född 1955, ekonom, Sundbyberg

Xxx Xxxxxxxxx, född 1971, ekonom, företagare, Järna

Xxxx Xxxx, född 1960, verksamhetschef Xxxxx Xxxxxx förening, Södertälje. Ordförande.

Xxx Xxxxxxxx, född 1966, rådgivare Coompanion Gbg, ordf. Mikrofonden Sverige, Göteborg Xxxxxx Xxxxxx, född 1949, RK Lauréns, Järna

Valda till föreningsstämman 2023

Xxxxxxx Xxxxxxxxx, född 1941, verksamhetskonsult, Järna

Xxxxxx Xxxxxxxx, född 1958, projektledare Södertälje kommun, Hölö

Xxxxxxxxx Xxxxx, född 1977, rådgivare inom växtodling, miljö, regler om EU-stöd, Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxxx, född 1952, docent i naturgeografi, Karlstad

Valda till föreningsstämman 2022

Xxxx Xxxxxxx, född 1945, kulturgeograf, konsult, Styrsö

Xxxx Xxxxxxxxx, född 1951, xxxxxxx-xxxxxxxx, vuxenutbildare, Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx, född 1943, lärare, Stockholm

Xxx Xxxxxxx, född 1952, samhällsvetare, waldorflärare, Stockholm Xxxxxxx Xxxxxxx, född 1964, Främja AB

Xxxxxxx Xxxxx, född 1969, Menigo AB, Stockholm Xxxxxxxxx Xxxxxx, född 1975, redovisningskonsult, Järna

Valda som ersättare till föreningsstämman 2022

Xxxxx Xxxxx, född 1969, systemstrategisk rådgivare Coest AB, Xxxxx Xxx Xxxxxxxx, född 1952, folkbildning, Hudiksvall

Xxxxxx Xxxxxxxx, född 1980, projektledare och lärare, Hölö

Xxxxxxx Xxxxxxx, född 1989, Norrsken Foundation 29k, Stockholm Xxxxxx Xxxxxxx, född 1965, verkar inom olika ideella projekt, Nora

Styrelsen

Styrelsen utgör bankens överordnade ledning. Styrelsen ska bland annat fastställa bankens mål och strategier även vad gäller bankens roll och uppträdande i samhället. Den utövar tillsyn över bankens verksamhet och ser till att den leds på ett försvarbart sätt, med god riskkontroll och övrig intern kontroll och i överensstämmelse med lagstiftning och bankens stadgar. Styrelsen ska säkerställa att bankens informationsgivning är öppen och tillförlitlig samt att finansiell rapportering överensstämmer med lag och tillämplig redovisningsstandard. Styrelsen utser också verkställande direktör och vice verkställande direktör samt ordförande inom sig. Verkställande direktör kan inte samtidigt vara ordförande i styrelsen. Styrelsen består av lägst fem och högst nio personer med högst fem suppleanter.

Styrelseledamöterna utses enligt bankens stadgar för en period av högst tre år i sänder, vilket ansetts vara en bra metod att skapa en god stabilitet och kontinuitet i styrelsearbetet utan att hindra förnyelse. Fullmäktige ska anpassa mandattider och val så att cirka en tredjedel av antalet styrelseledamöter väljs efter varje ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande har ett särskilt ansvar för att skapa bästa förutsättningar för styrelsearbetet, att hålla kontakt med fullmäktige och övriga ägare och ägarrepresentanter, kontrollera att styrelsens beslut verkställs och att styrelsen årligen utvärderar sitt eget arbete.

En styrelseledamot ska ha en livssituation som medger att ledamoten kan ägna styrelseuppdraget i banken den tid och omsorg som behövs. Ledamoten ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och föra fram sina uppfattningar och ställningstaganden. Ledamoten ska begära den kompletterande information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

Styrelsens ledamöter ska ha en rimlig kunskap om och en positiv förståelse för ändamålsparagrafens olika delar. En styrelseledamot ska ha god kännedom och förståelse för bankens organisationsstruktur och processer samt ha god kännedom om bankens verksamhet och arten och omfattningen av dess risker. Ny ledamot ska genomgå introduktionsutbildning om banken samt den utbildning i övrigt som ordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig och ordföranden ska även se till att styrelsen som helhet fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om banken.

Till styrelsens uppgifter hör att övervaka, löpande följa bankens ekonomiska ställning, fastlägga lön och övriga anställningsvillkor för verkställande direktör, vice vd och riskansvarig, utse internrevisor och besluta om internrevisionsplan, besluta om lån i de fall där beviljningen inte har delegerats till kreditkommitté, verkställande direktör eller annan medarbetare, besluta om jävskrediter oavsett belopp, fastställa de villkor som ska gälla för andelskapitalets storlek samt villkoren för låntagares medlemsinsatser. Särskild uppmärksamhet ägnas åt handläggning och beslut om krediter som kan träffas av jäv, där exempelvis någon styrelseledamot eller ledamoten närstående har ett

styrelseuppdrag. Alla personer i banken som kan träffas av jäv förtecknas med uppgift om vilka företag och verksamheter var och en är engagerad i. Beslut tas i frånvaro av den person som anses jävig.

Styrelsen har uppdraget att sätta en kurs för köp och försäljning av icke-obligatoriska andelar i banken. Styrelsen ska årligen utvärdera verkställande direktörens arbete. Styrelsen ska minst en gång per år, utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från företagsledningen, träffa bankens externrevisor.

Styrelsen har tre utskott, kreditkommitté, revisionsutskott och ersättningsutskott. För styrelsens, utskottens och ordförandens arbete finns arbetsordningar där arbetsfördelning mellan olika organ i banken framgår. Såväl styrelsen som verkställande direktören utövar sin styrande och kontrollerande roll genom ett antal policyer och instruktioner såsom etiska regler, miljöregler, revision, placeringar, krediter, händelser av väsentlig betydelse, säkerhet och brottsförebyggande arbete. Samtliga instruktioner, policyer och arbetsordningar prövas och uppdateras en gång om året.

Styrelsen har genomfört 12 ordinarie styrelsemöten under år 2020. Sekreterare i styrelsen är sedan 2020 Xxxx Xxxxxx. Styrelsen arbetar efter en årskalender där det anges vilka ärenden som ska tas upp på respektive styrelsemöte. Därutöver är styrelsen mestadels inbjuden att delta och informera på fullmäktigemötena, med undantag av möten då val ska förrättas.

Utvärderingen av styrelsens arbete 2020 gjordes under hösten 2020 genom en fastställd process. Valberedningen har delgetts resultatet av processen.

Presentation av styrelsen

Xxxxxxxxxx Xxxxx (1972) bosatt i Järna, ekonomie magister.

Vald 2019 till stämman 2022. Ordförande i styrelsen. Verksamhet: Mirabile AB, vd

Styrelseuppdrag: Ordförande i Stiftelsen Skillebyholm, Stiftelsen Skillebyholms odlingar, Stiftelsen Kristoffergården, Stiftelsen Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx donation (med anknuten förvaltning), Xxxx-Xxxx Xxxxxxxxx Kulturfond, Stiftelsen Syster Irenes fond, Stiftelsen Rosendals Trädgård, LRH Fastighets AB och Saltå kvarn, samt ledamot i Stiftelsen Guldfällen, Hagastiftelsen Omsorg och Stiftelsen Mikaelgården, suppleant i Mikrofonden Sverige ek.för. och kassör i Järna scoutkår.

Ej oberoende i förhållande till banken och bankens ledning då han varit anställd till stämman 2019.

Andelar i banken: 12 Närståendes andelar: 9

Xxxxx Xxxxxx (1959) bosatt i Södertälje, civilekonom. Vald till stämman 2023. Ledamot sedan 2015. Vice ordförande i styrelsen.

Verksamhet: Eget konsultföretag Xxxxx Xxxxxx AB.

Styrelseuppdrag: Ordförande i Telge Energi Vind ek. för., ordförande i Solkompaniet AB och styrelseledamot i IBC Solar AB.

Oberoende i förhållande till banken och bankens ledning. Andelar i banken: 18

Närståendes andelar: 0

Xxxxxx Xxxxxxxx (1964) bosatt i Järfälla, pedagog.

Vald till stämman 2023. Ledamot sedan 2015.

Verksamhet: Samordnare m.m. vid Riksföreningen Waldorfförskolornas Samråd samt lärare vid Folkhögskolan Vårdinge by.

Styrelseuppdrag: Wärsta Gård Byggnadsstiftelse, Xxxxxx xxx Xxxxxxxx Stiftung, Aloro Medical AB, Folkhögskolan Vårdinge by och Järna Akademi AB.

Oberoende i förhållande till banken och bankens ledning. Andelar i banken: 1

Närståendes andelar: 0

Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx (1974) bosatt i Rönninge, gymnasielärare.

Vald till stämman 2022.

Verksamhet: Verksamhetssledare på Stiftelsen Skillebyholm och Stiftelsen Skillebyholms Odlingar.

Styrelseuppdrag: LRH fastighets AB, VD och ledamot, Stiftelsen Skillebyholm, ledamot, Stiftelsen Skillebyholms odlingar, ledamot, Stiftelsen Biodynamiska Forskningsinstitutet, ordförande.

Oberoende i förhållande till banken och bankens ledning. Andelar i banken: 1

Närståendes andelar: 2

Xxxxx Xxxxxxxx (1960), bosatt i Tyresö.

Vald 2020 till stämman 2022.

Verksamhet: Vd för Understödsföreningen Prometheus (pensionskassa) samt eget företag Firma Qualiltetskonsulten.

Styrelseuppdrag: -

Oberoende i förhållande till banken och bankens ledning. Andelar i banken: 5

Närståendes andelar: 0

Xxxxxx Xxxxx (1963), bosatt i Skövde. Vald 2021 till stämman 2022.

Verksamhet: Föreningssamordnare centralt i Riksbyggen Ek. För.

Styrelseuppdrag: Ledamot i Riksbyggens Lokalförening i Skaraborg Ideell Förening, Riksbyggens Lokalförening i Hallands län Ideell Förening, Riksbyggens Lokalförening i Jönköpings län Ideell Förening, Riksbyggens Intresseförening i Skaraborgs län Ideell Förening, Riksbyggens Intresseförening i Hallands län Ideell Förening och Riksbyggens intresseförening i Jönköpings län Ideell Förening.

Andelar i banken: 1 Närståendes andelar: 0

Xxxxxxx Xxxxxxxxx (1971), bosatt i Gnesta.

Vald 2021 till stämman 2022.

Verksamhet: Redovisningskonsult & senior rådgivare, Ludvig & Co AB, Nordimex AB (ekonomi och administration), enskild näringsverksamhet Xxxxxxx Xxxxxxxxx samt delägare Xxxxxxxxx i Gnesta HB.

Styrelseuppdrag: Ordförande i RUM-föreningen (Riksförbundet Unga Musikanter) River Band, Kulturskolan i Trosa, ledamot i Genord AB, Nordimex AB, Hästhagen Engineering AB, Evisio

Nordic Aktiebolag, JärnaHälsan AB, Solrostjänstens AB, extern firmatecknare i Setonix AB samt revisorssuppleant i Nackunga Vägsamfällighet.

Andelar i banken: 0 Närståendes andelar: 0

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx (1972), bosatt i Nykvarn.

Medlem i styrelsen enligt lag om medlemsbanker. Verksamhet: Vd i Ekobanken sedan 2020.

Styrelseuppdrag: Ledamot i Mikrofonden Sverige, Social Venture Network samt revisor i Hills samhällighet och Hills båtklubb.

Andelar i banken: 2 Närståendes andelar: 0

Styrelsens kreditkommitté

Kreditkommittén ska bestå av minst en styrelseledamot samt ekonomichef, verkställande direktör och kreditchef. I stället för en eller flera av styrelseledamöterna kan styrelsen utse annan person.

Kreditkommittén har delegation från styrelsen att fatta beslut om lån upp till 10 % av kapitalbasen, f.n. ca 9,5 mkr. Kreditkommittén ska vara en resurs i kreditarbetet i övrigt, t ex vad gäller uppdatering av styrdokument avseende krediter eller som samtalspart för styrelsen i frågor av principiell betydelse.

Kommitténs protokoll ska tillhandahållas styrelsen. Under år 2020 har kreditkommittén hållit tretton protokollförda möten.

Från och med 11 januari 2021 består kreditkommittén av följande ledamöter:

• Xxxxxx Xxxxxxxxxx, kreditchef

• Xxxxxxxxxx Xxxxx, styrelseordförande

• Xxx-Xxxx Xxxxxx, extern ledamot

• Xxxxxx Xxxxxx, extern ledamot

• Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, vd

• Xxxxxxx Xxxxxxx, ekonomichef

Styrelsens revisionsutskott

Revisionsutskottet ska bestå av minst två ledamöter varav minst en ska vara styrelseledamot. Xxxxx en ledamot i utskottet ska vara oberoende i förhållande till banken, dess ledning och större ägare. Xxxxx en ledamot ska ha redovisnings- eller revisionskompetens eller ha erfarenhet av bolagsledning.

Revisionsutskottet ska övervaka bankens finansiella rapportering, effektiviteten i bankens interna kontroll, internrevision och riskhantering, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och biträda vid förslag till föreningsstämmans beslut om revisorsval och arvodering av revisorer. Revisionsutskottet arbetar dessutom med uppläggningen av internrevisionens granskningsplan, samordningen mellan extern- och internrevisionen och synen på bankens risker.

Revisionsutskottet är mottagare av revisionsrapporter samt sammanställningsrapporter över klagomål från vd. Utskottets protokoll ska tillhandahållas styrelsen. Under år 2020 har revisionsutskottet hållit ett

protokollfört möte utöver olika möten med revisorer och internrevisor. Ingen av ledamöterna har varit frånvarande på något möte under året.

Revisionsutskottet består sedan april 2019 av:

• Xxxxx Xxxxxxxx

• Xxxxxxxxxx Xxxxx

Styrelsens ersättningsutskott

Ersättningsutskottet utses av styrelsen och ska bestå av minst 2 styrelseledamöter med minst 1 suppleant. Styrelsens ordförande kan vara ordförande i utskottet. Övriga ledamöter i utskottet ska vara oberoende i förhållande till banken och bankens ledning. Hela styrelsen kan också utgöra ersättningsutskott. Ledamot som ingår i bankens ledning kan inte delta i arbetet. Utskottet ska bereda styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för bankens ledning (vd och vice vd). Utskottet ska följa och bevaka att styrelsens policy för ersättningar följs och utvärdera ev. behov av förändringar i den. Utskottet ska även tillsammans med valberedningen arbeta med frågor kring omfattningen och storleken av ersättningar till bankens förtroendevalda, inför valberedningens förslag om detta till bankens stämma. Under år 2020 har ersättningsutskottet hållit ett protokollfört möte. Ingen av ledamöterna har varit frånvarande på detta möte.

Ersättningsutskottet består sedan november 2019 av:

• Xxxxx Xxxxxxxx

• Xxxxxxxxxx Xxxxx

Verkställande direktören

Verkställande direktör i Ekobanken är sedan 2020 Xxxxx Xxxxx Åhlander som förestår bankens dagliga ledning och ska följa reglerna i finanslagstiftning och andra lagar som banken lyder under. Verkställande direktören har enligt sin arbetsordning bland annat ansvar för ledning och utveckling av banken som helhet, att bankens arbetsrutiner och administrativa system fungerar ändamålsenligt och med god intern kontroll, bankens ränte- och avgiftspolicy, delegationer till bankens medarbetare, bankens IT- system, ränteändringar, bankens placeringar samt att tillsammans med ekonomichef eller kreditchef bevilja lån, krediter och garantier av alla slag upp till ett samlat engagemang om högst 3 mkr för företag/organisationer och 10 % av kapitalbasen, f.n. ca 9,5 mkr för privatpersoner.

Verkställande direktören ska se till att styrelsen får ett så sakligt, utförligt och relevant informationsunderlag som behövs för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

Ekobankens vice verkställande direktör är verkställande direktörs ställföreträdare, vilket innebär befogenhet att fatta de beslut som normalt ankommer på vd i de fall vd är förhindrad att fatta dessa beslut, samt vara suppleant för vd i styrelsen. F n är ingen ny vice vd utsedd efter Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx som är vd från 1 januari 2020.

Styrelsen ska godkänna om verkställande direktören eller vice verkställande direktören har uppdrag utanför banken. Enligt Lag (1995:1580) om medlemsbanker ska verkställande direktören ingå i styrelsen och vice verkställande direktör ska vara suppleant för denna. Lagen om medlemsbanker har upphört vid 2020-12-31 och medlemsbankerna har 2021 att implementera de ändringar som kan behövas.

Medarbetarorganisationen

Verksamheten är organiserad i följande ansvarsområden: Ekonomi, HR, krediter, IT och säkerhet samt kundservice. De ansvariga för respektive område har under 2020 bildat en ledargrupp tillsammans med vd. Medarbetarna är uppdelade mellan Järnakontoret som är huvudkontor och Stockholmskontoret.

Ersättningar i banken

Ekobanken har en ersättningspolicy som omfattar alla anställda och förtroendevalda (styrelse och fullmäktige). Ersättningar till styrelse och fullmäktige fastställs av bankens stämma, ersättningar till vd, vice vd samt anställda som har övergripande ansvar för någon av bankens kontrollfunktioner fastställs av styrelsen och ersättningar till övriga medarbetare fastställs av vd.

Rörliga ersättningar baserade på prestation eller resultat förekommer inte i Ekobanken. Banken sätter en gräns för skillnaden mellan lägsta och högsta ersättning till högst gånger fyra. Ersättning för styrelseledamots konsultuppdrag får inte överstiga marknadsmässig ersättning. Medarbetares löner ska vara marknadsmässiga och vd:s lön fastställs utifrån att banken ska ha den ledningskompetens som behövs. Externrevisorerna granskar att bankens ersättningar stämmer överens med policyn.

Styrelsearvodena relaterar till basbeloppet och utgår alltid som lön. Långväga ledamöter får en färdtidsersättning i tillägg. För arbete i styrelsekommittéerna utgår timarvode. En styrelseledamot har rätt att utöver styrelseuppdraget åta sig tidsbegränsat konsultuppdrag för banken. Sådana uppdrag utgår alltid från styrelsen och rapporteras dit, löpande eller efter avslutat uppdrag. Ledamoten ska inte delta i någon beslutsprocess som gäller konsultuppdraget i styrelsen. Detta gäller uppdrag utöver det ordinarie styrelseuppdraget och det ska definieras om uppdraget är utredande eller om det innebär löpande operativa åtgärder och beslut. Ersättning för uppdrag utöver styrelse- och kommittéarvode kan faktureras från eget bolag. Konsultarvode fastställs i varje enskilt fall. Det ska ingå i avtalet vilket arvode som utgår och hur omkostnader som är förenade med uppdraget ska täckas samt om banken ska tillhandahålla arbetsplats, utrustning eller dylikt. Bankens hållbarhets- och resepolicy ska följas.

Anställda som kan påverka bankens risknivå är vd, vice vd, ekonomichef och kreditchef. Dessa ingår i bankens kreditkommitté som har delegation på att fatta kreditbeslut upp till 10 % av bankens kapitalbas.

Ersättningspolicyn ska vara tillgänglig för alla medarbetare och får även läggas ut på bankens hemsida. Dessutom ska information lämnas om ersättningar till anställda i ledande positioner, utöver de uppgifter som lämnas enligt lag.

Ersättningar 2021

På ordinarie stämma 2021 fastställdes följande årliga ersättningar: Styrelseordförande 2 prisbasbelopp

Övriga styrelseledamöter 1,06 prisbasbelopp

Kommittéarbete ersätts med 476 kr per timme.

Färdtidsersättning för resor i samband

med styrelseuppdraget utgår med 150 kr per timme för resor överstigande en timme.

Ordförande i fullmäktige 0,25 prisbasbelopp

Valberedningsledamot 0,05 prisbasbelopp

Resor och övriga utlägg ersätts. Revisorer ersätts enligt räkning.

Ersättningen för 2021 till vd består av månadslön och samma pensionsvillkor som övriga medarbetare. Inga incitamentsprogram finns. Beredning av frågor kring ersättning till vd fullgörs av ersättningsutskottet. Vd:s månadslön för 2021 är 66 300 kr för heltid.

Organisation av styrning, riskhantering och intern kontroll

Risker och riskhantering

Syftet med riskhanteringsarbetet är att Ekobanken ska ha en aktiv risktillsyn. Målet med riskhanteringsarbetet är att bankens kapital ska stå i relation till riskerna. Riskhanteringsarbetet ska stå i proportion till bankens omfattning och komplexitetsgrad och det är styrelsen i banken som bedömer vilken omfattning riskhanteringsarbetet ska ha. Ekobanken har få och okomplicerade verksamhetsområden.

Ekobanken har ett strikt förhållningssätt till risker och har målsättningen att banken ska vara hållbar och uthållig. Det har visat sig över tid genom att banken inte haft någon kreditförlust sedan starten 1998.

Kreditgivningen utgår från nära och förtroendefulla relationer med kunderna som gör det möjligt att agera på ett stödjande sätt om eller när kreditkunder kommer i svårigheter. Likviditeten i banken planeras och placeras så att verksamheten inte ska begränsas i första taget när störningar inträffar på de finansiella marknaderna. Det har visat sig genom att banken inte vid något tillfälle behövt avslå eller skjuta upp beviljande av en kredit av likviditetsskäl.

Ekobanken håller ett kapital som är tillräckligt stort för att möta oväntade händelser. Medarbetarna har hög kompetens i riskhantering och utbildas även löpande i penningtvättsrisker. Risken att utsättas för penningtvätt och finansiering av terrorism analyseras både årligen och dagligen genom bankens AML system (Anti money laundering). I bankens interna regelverk finns ett antal inbyggda spärrar mot överdrivet risktagande på olika områden.

Hantering och kontroll av risker sker genom en tydlig arbetsorganisation med ansvarsområden, vd- instruktioner och skriftliga rutiner. Målet är en god intern kontroll, tillförlitlig finansiell rapportering,

ändamålsenlig och effektiv organisation och dito it-system, god förmåga att identifiera, mäta övervaka och hantera risker samt att efterleva lagar och förordningar, interna regler och god sed.

Identifierade risker:

Kreditrisk

Innebär risken att banken drabbas av ekonomisk förlust på grund av att kunder inte kan fullfölja sina förpliktelser enligt låneavtalen.

Koncentrationsrisk

Värderas utifrån geografisk och branschmässig koncentration, nyckelpersoner samt stora exponeringars andel av låneportföljen.

Ränterisk

Definieras som att ogynnsamma ränterörelser leder till kapitalförluster och fördelas mellan räntenettorisk som utgörs av räntechock enligt ränteriskrapporten och ränteprisrisk på placeringar i finansiella instrument

Motpartsrisk och valutarisk

Ekobanken håller inget handelslager av värdepapper utöver likviditetsreserven.

Likviditetsrisk

Definieras som risken för att inte kunna infria sina betalningsförpliktelser vid förfallotidpunkten utan att kostnaden för att erhålla betalningsmedel ökar avsevärt.

Personalrisker

Omfattar risken att bankens medarbetare inte ha tillräcklig kompetens, att bemanningen inte räcker till eller att nyckelpersoner är svåra att ersätta.

Operativa risker

Felrisk och interna brott, externa brott och olyckor är exempel på operativa risker som banken identifierar och hanterar.

Legala risker

Risken att avtal eller andra rättshandlingar inte kan genomföras enligt angivna förutsättningar eller att rättsliga processer inleds som på ett negativt sätt kan påverka företagets verksamhet.

IT- och informationssäkerhetsrisker Övriga risker

Detta är strategiska risker, intjäningsrisk, ägarrisk och ryktesrisk.

Rapportering till styrelsen av olika riskområden sker enligt styrelsens årsalmanacka och rapportplan och i övrigt vid behov. Banken har en intern kapital- och likviditetsutvärderingsprocess, IKLU, som värderas och fastställs av styrelsen. Risker och frågeställningar som identifierats genom IKLU:n flyter in i styrprocesser (strategi, organisation, verksamhetsplan, budget). Ekobanken upprättar också en finansiell återhämtningsplan enligt reglerna i 6a kapitlet LBF (Lag om bank- och finansiering). Planen uppdateras vid behov, dock minst årligen.

Organisationen av riskhanteringen i de tre försvarslinjerna framgår av årsredovisningen på bankens webbplats xxx.xxxxxxxxx.xx och där finns även fördjupad information om de olika riskerna och hanteringen av dem.

Ekobankens avvikelser

Ekobanken avviker från Svensk kod för Bolagsstyrning på följande punkter:

• Avvikelser som följer av att banken har fullmäktige.

• Styrelseordförande väljs inom styrelsen på förslag av valberedningen.

• Styrelseledamöter kan väljas för en tid av upp till tre år. Det har ansetts vara en bra metod att skapa en god stabilitet och kontinuitet i styrelsearbetet utan att hindra förnyelse.

• Det finns inte något ersättningsutskott då det inte finns några ersättningar utöver månadslön att behandla.

• Revisionsutskottet har två ledamöter, varav minst en ska vara styrelseledamot, i stället för minst tre. Utskottet arbetar förberedande för styrelsen som helhet som beslutar om åtgärder och därmed fullgör den beslutande delen av revisionsutskottets uppgifter.

• Enligt Koden ska stämmovalda suppleanter till styrelseledamöter inte utses. För närvarande finns ingen sådan, men det är möjligt enligt Ekobankens stadgar.

• Bankens halvårsrapporter granskas inte av revisor såvida inte ny kurs ska fastställas.

Senaste uppdateringar av Föreningsstyrningsrapporten

2013-10-05

Styrelseledamöters (vice VD) uppdrag uppdatering 2014-01-02

Förändring i styrelsen, styrelsens utskott och i Förtroendekretsen 2014-04-07

Förtydligande beträffande rösträtt och anmälan till stämma Ändring styrelseledamots uppdrag

Förändringar i Förtroendekretsens sammansättning Uppdateringar efter 2014 års stämma

2014-06-09

Styrelseledamöters (vice VD) uppdrag uppdatering 2014-08-28

Styrelseledamöters uppdrag uppdatering 2014-08-28

Styrelseledamöters bakgrund och oberoende, uppdatering 2014-10-06

Förändring i kreditkommitténs sammansättning 2014-10-31

Uppdatering av hela rapporten samt omarbetning av riskavsnittet 2014-11-25

Ändring i styrelseledamots uppdrag 2015-05-29

Uppdateringar efter bokslut, stämma och upprättande av ny IKU m.m. 2015-06-24

Ändring i styrelseledamots uppdrag. 2015-09-17

En fullmäktigeledamot avgått. Förändringar i styrelseledamots uppdrag. Förändring i styrelseledamots oberoende. Korrigeringar i valberedningens sammansättning samt vice ordförande i fullmäktige.

2015-10-12

Ändring i styrelseledamots uppdrag. Ändring i VD:s mandat att fatta kreditbeslut. 2016-02-07

Avgång av ledamot i valberedningen

Genomgång och uppdatering utifrån ny Kod för bolagsstyrning samt riskavsnittet utifrån senaste IKU

2016-04-25

Ändring i styrelseledamöters uppdrag

Uppdatering av förtroendevalda och styrelseutskott efter stämman. 2016-06-01

Ändring i styrelsen då Xxxxx-Xxxxx Xxxxx avlidit 2016-06-13

Ändring i styrelseledamöters uppdrag 2016-10-25

Ändring i styrelseledamöters uppdrag. Ändring i avsnittet Organisation av styrning, riskhantering och intern kontroll

2016-12-15

Ändring i styrelseledamöters uppdrag 2017-02-10

Uppdatering av vissa siffror utifrån bokslutet per 2016-12-31 Ändring i styrelseledamöters uppdrag

Uppdatering av avsnittet Organisation av styrning osv. Redaktionella ändringar

2017-03-15

Ändring i styrelseledamots uppdrag

Ändring i kreditkommitténs sammansättning 2017-04-10

Uppdatering av förtroendevalda och styrelseutskott efter stämman. Uppdatering av riskavsnittet utifrån senaste kapitalutvärdering.

2017-06-08

Ändring i två styrelseledamöters uppdrag 2017-08-22

Ändring i två styrelseledamöters uppdrag 2017-09-26

Ändring i styrelseledamots uppdrag Från stämman 2017

2018-01-18

Ändring i kreditkommitténs sammansättning 2017 års löner för vd och vice vd

Ändring i vd:s och närståendes andelar Ändring i styrelseledamots uppdrag

2018-04-21

Uppdatering efter stämman, förtroendevalda, nytt riskavsnitt m.m. 2018-06-14, 2018-09-20, 2018-11-05

Ändring i styrelseledamots uppdrag 2018-12-11

Ändring i två styrelseledamöters uppdrag 2019-01-28

Ändring i styrelseledamots uppdrag Ny kurs på tillkommande andelar

Uppdaterat om antal medlemmar, andelskapitalet och kapitalbasen per 2018-12-31 2019-04-24

Uppdatering av förtroendevalda och styrelseutskott efter stämman. 2019-09-24

Ändring i styrelseledamöters uppdrag

Rättelse i fg rapport betr fullmäktigeledamöter 2019-10-21

Ändring i styrelseledamöters uppdrag 2020-01-01

Ändring av vd, vice vd, kreditkommitté Tillägg av information om ersättningsutskott 2020-01-28

Ny kurs på tillkommande andelar 2020-03-13

Ändring i styrelseledamots uppdrag, kreditkommitté, ersättning vd

Uppdaterat om antal medlemmar, andelskapitalet och kapitalbasen per 2019-12-31 2020-04-24

Ändring av styrelseledamots uppdrag, ersättningar Uppdatering av förtroendevalda efter stämman 2020-06-25

Ändring i två styrelseledamöters uppdrag 2020-08-31

Ändring av styrelseledamots uppdrag 2020-11-03

Ändring av styrelseledamots uppdrag 2021-01-11

Ändring ledamöter i kreditkommitté

Ändring information om ledamöter i fullmäktige Ändring andelar i banken

2021-03-18

Ändring i styrelseledamots uppdrag, ersättning vd

Uppdaterat om antal medlemmar, andelskapitalet, antal möten och kapitalbasen per 2020-12-31 2021-04-23

Uppdatering efter stämman, förtroendevalda, ersättningar m.m. Ändring av styrelseledamots uppdrag

2021-05-21

Uppdatering efter extrastämman