RIKTLINJER FÖR STYRNING AV KOMMUNÄGDA FÖRETAG
RIKTLINJER FÖR STYRNING AV KOMMUNÄGDA FÖRETAG
Fastställda av kommunfullmäktige 2009-06-15, § 55
Bakgrund
Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform. De kommunalt ägda bolagen representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för, vilket kräver att man har en löpande uppsikt över bolagens utveckling, re- sultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för de verksamheter som Timrå kommun äger och förvaltar oavsett den juridiska formen. Detta innebär att man måste utveckla och kommunicera en klar och tydlig bild av var- för man äger bolaget och hur man vill att det skall utvecklas. Genom att använda och utveckla de formella styrinstrumenten, såsom bland annat riktlinjer för styrning av kommunägda företag och ägardirektiv, i dialog med bolagets ledning, kan man lägga grunden för en kultur som gör det möjligt att styra och följa upp att verksamheten i bo- lagen utvecklas i önskad riktning.
Syfte
Syftet med riktlinjer för styrning av kommunägda företag är dels att förtydliga det ge- mensamma regelverket för att utveckla den kommunala verksamheten och att fastslå rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, dels att tydliggöra styrel- sens roll och ansvar i bolagen. Kommunstyrelsen skall i syfte att nedbringa kostnaderna och främja effektiviteten i kommunen, fästa stor vikt vid samordningen av verksamhet- erna i bolagen och kommunen.
Bolagsformen
Målet är att bolagen skall bedriva sin verksamhet ekonomiskt självbärande utan kom- munala bidrag. Undantag kan vara bolag där andra skäl än ekonomiska ligger till grund för bolagsformen.
Koncernbegreppet
Timrå kommun har utnyttjat möjligheten att med stöd av bestämmelserna i kommunal- lagen överlämna vården av viss kommunala angelägenheter till aktiebolag (KL 3 kap, 16
– 17 §§) och driver bostäder, vatten och avlopp m.m. i bolagsform. Timrå kommun och dess bolag är ingen koncern i aktiebolagsrättslig mening. För att sådan skall komma till stånd erfordras att ägaren av bolagen är ett aktiebolag.
Även om en formell koncernbildning (en s.k. äkta koncern) således inte har skapats, används i denna policy och i andra interna sammanhang (t.ex. budget, årsredovisning, uppföljningsrapporter m.m.) begreppet koncern som en samlad beteckning på kommu- nen och dess bolag. Koncernen Timrå kommun omfattar förutom kommunen följande enheter (med kommunens ägarandel angiven inom parentes):
• AB Timråbo (100 %)
• Timrå Vatten AB (100 %)
• Midlanda Centrum AB (100 %)
• Wifsta Water AB (100 %)
Ägarstyrning
Kommunfullmäktiges roll
Kommunfullmäktige har enligt 3 kap, 16 – 19 §§, KL ett särskilt ansvar avseende de kommunala företagen. Det innebär att kommunens styrfunktion utgår från kommun- fullmäktige genom utfärdande av direktiv till bolagen samt genom att överlämnande av instruktioner till kommunens ombud på bolagsstämmor. Kommunfullmäktige styr också genom det förvaltningsuppdrag som har lämnats till kommunstyrelsen genom reglemente och delegationsordning. Kommunfullmäktige ska besluta i följande frågor:
• om viss verksamhet ska bedrivas i företagsform
• det kommunala ändamålet med verksamheten
• val av styrelse och minst en lekmannarevisor samt ersättare
• ställningstagande i frågor som är principiellt viktiga eller annars av större vikt.
Kommunfullmäktiges ledamöter har rätt att ställa interpellation eller fråga till ordfö- rande i styrelsen för kommunalt bolag.
Kommunstyrelsens roll
Kommunstyrelsen ska enligt 6 kap, 1 §, KL utöva uppsiktsplikt över de kommunala bolagen samt svara för samordning av kommunens angelägenheter. Uppsikten är en offentligrättslig förvaltningskontroll av motsvarande slag som gäller för nämnderna. Kommunstyrelsen avgör själv hur uppsiktsplikten skall fullgöras och dokumenterar detta samt har rätt till den information från företagen som den anser sig behöva. Den sekretess som åvilar företagsfunktionär såsom syssloman i företaget måste härvid upp- märksammas (syssloman har tystnadsplikt när offentlighet kan skada huvudmannen som gäller i förhållande till tredje man).
Utöver uppsiktsplikten har kommunstyrelsen att utöva den ägarroll som eventuellt överförts/delegerats enligt kommunstyrelsereglementet. Kommunstyrelsen har således ansvaret för de strategiska ägarfrågorna i den mån de inte skall avgöras av kommunfull- mäktige.
Det är kommunstyrelsen som, med beaktande av kommunallagens bestämmelser, av- gör om en fråga är principiellt viktigt eller annars av större vikt och skall överlämnas till kommunfullmäktige för ställningstagande. Kommunstyrelsen svarar också för att ägar- direktiv och riktlinjer för styrning av kommunägda företag är aktuella och föreslår eventuella förändringar för beslut i kommunfullmäktige.
Formella styrinstrument
Bolagsordning
Bolagsordningen lägger grunden för bolagets existens. I den anges vad bolaget skall ägna sig åt, dvs. föremålet för bolagets verksamhet och ett antal grundläggande regler för aktiekapital, styrelsesammansättning, räkenskapsår och vilka ärenden som skall fö- rekomma på ordinarie stämma. Av bolagsordningen skall det kommunala ändamålet för verksamheten framgå.
Direktiv
Direktiv som beslutas på bolagsstämman är bindande för bolaget och dess ledning. Riktlinjer för styrning av kommunägda företag och ägardirektiv som är antagna av kommunfullmäktige överlämnas via ombud till bolagsstämman för fastställande. Ägar- direktiven, som är individuella, anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Syftet med ägardirektiven är att ge övergripande strategiska riktlinjer till bolagets ledning.
Ägardirektiven skall vara enkla och tydliga och upprättas i samråd med bolagen för att dessa skall kunna ta ansvar för de uppgifter som i samförstånd lagts på dem. Viktiga inslag i ägarstyrningen är ett aktivt styrelsearbete och förtroende mellan ägaren och sty- relsen.
Ägardirektivens innehåll
Ägardirektiven ska bl.a. innehålla utveckling av ändamålet för ägandet, målsättningar för verksamheten t.ex. inom miljö, kvalitet och marknad, ekonomiska mål som t.ex. avkastningskrav, frågor som ska föras till kommunfullmäktige för ställningstagande, informationskrav som t.ex. vilka handlingar som bolaget ska överlämna till kommunen.
Utvecklande av ändamålet för ägandet innebär att en konkret beskrivning av ändamålet i bolagsordningen görs. Det handlar om formulering av vilka motiv kommunen har som ägare för att bedriva verksamheten, vilka särskilda uppgifter/mål bolaget har att lösa och vilka restriktioner i verksamheten som ägaren vill ange.
Bolagen ska in sin förvaltningsberättelse rapportera hur bolagets verksamhet utvecklats i förhållande till ägardirektiven.
Styrdokument
Kommunen har också fastställt övergripande direktiv, riktlinjer och andra styrande do- kument, som gäller generellt för kommunens verksamheter och som syftar till att lägga fast koncerngemensamma värderingar och uppnå ett gemensamt agerande. Dessa ska därför följas av bolagen i tillämpliga delar och inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer.
Direktiv till samägda bolag
Direktiv till bolag som ägs tillsammans med andra, eller till bolag där inflytande utövas tillsammans med andra, diskuteras på ägarsamråd samt ges till bolaget från ägarna i den omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. Detta bör regleras i konsortial- eller aktieägaravtal.
Styrelse – styrelsearbetet
Det är ägarens ansvar att tillsätta en styrelse med förutsättningar att rätt tillvarata bola- gets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ra- mar. Kommunfullmäktige kan välja mellan en styrelse med representanter från de poli- tiska partierna eller en styrelse med såväl ledamöter som representerar politiska partier som ledamöter som ytterligare tillför branschkompetens eller annan fackkompetens.
Alla frågor som rör verkställande direktörens anställningsförhållande beslutas av styrel- sen. Innan nya avtal eller beslut om större förändring av gällande avtal fattas skall sam- råd ske med kommunchefen. Samråd med kommunchefen skall också ske inför de år- liga lönerevisionsförhandlingarna och vid nyanställning av all personal utifrån att even- tuell övertalighet kan finnas i kommunkoncernen. Vidare skall samråd ske vid anstäl- lande av ny verkställande direktör. Syftet med dessa samråd är att undvika en oönskad löneglidning inom kommunkoncernen.
Styrelsen i bolaget skall upprätta en arbetsordning för sitt arbete. Häri innefattas roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör samt arbetsformer för styrelsen. I arbetsordningen för styrelsen ingår även att utforma ett årligt program för styrelsearbete.
Styrelsen skall i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som skall lämnas till ägaren.
Kommunstyrelsens insyn och information
Bolagets ledning är skyldig att fortlöpande, på kommunstyrelsens begäran, informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Informationen kan läm- nas vid sammanträden som kommunstyrelsen kallar bolagens företrädare till eller skriftligt, om så erfordras. Bolaget är dessutom skyldigt att informera kommunstyrelsen löpande om väsentliga händelser i verksamheten och i frågor som eventuellt kan bli fö- remål för kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas av bolaget. I ägar- direktiven definieras och exemplifieras begreppet ”principiell beskaffenhet eller annars av större vikt”. En plan för möte mellan ägare och bolagsledning upprättas årligen av kommunstyrelsen
Tvister
Vid tvister mellan förvaltning och kommunalt bolag eller mellan de kommunala bola- gen inbördes, skall parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskom- melse. Om samförstånd ej uppnås, rekommenderas parterna att utan onödigt dröjsmål hänskjuta fråga till kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande.
Varje bolag skall vid kommuninterna avtal undvika skiljedomsklausuler. Parterna re- kommenderas istället att i avtalen komma överens om att en eventuell framtida tvist skall hänskjutas till kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande.