Instruktioner till företag som ska ingå säkerhetsskyddsavtal med Ellevio
Instruktioner till företag som ska ingå säkerhetsskyddsavtal med Ellevio
Ellevio bedriver säkerhetskänslig verksamhet som omfattas av säkerhetsskyddslagstiftningen. Lagstiftningen ställer bl.a. krav på att verksamhetsutövare som avser att genomföra en upphandling och ingå ett avtal om varor, tjänster eller byggentreprenader ska se till att det i ett säkerhetsskyddsavtal anges hur kraven på säkerhetsskydd ska tillgodoses av leverantören om:
1. det i upphandlingen förekommer säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre, eller
2. upphandlingen i övrigt avser eller ger leverantören tillgång till säkerhetskänslig verksamhet av motsvarande betydelse för Sveriges
säkerhet.
För varje specifik projekt eller uppdrag kräver upprättande av säkerhetsskyddsavtal särskilt planläggning och handläggning. För att korta handläggningstiden kan du som företagare kvalitetssäkra ditt underlag noga så att samtliga underlag är korrekt ifyllda innan de skickas in till oss.
Ärenden omhändertas i den ordning de inkommer till Ellevio. Vi meddelar ert företag (kontaktpersonen) omgående när företaget blivit SUA-godkänt och uppdraget kan påbörjas.
Aktuella lagrum för SUA
• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling
• Säkerhetsskyddslagen (2018:585)
• Säkerhetsskyddsförordningen (2021:955)
• Säkerhetspolisens föreskrifter om säkerhetsskydd (PMFS 2021:1)
• Lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet
SUA-process
Varje företag som ska ingå säkerhetsskyddsavtal med Ellevio utser en kontaktperson som kan vara säkerhetsskyddschef/säkerhetsansvarig på företaget.
1. Du på företaget, som är utsedd till kontaktperson för upprättande av SUA med Xxxxxxx, får ett säkerhetsskyddsavtal skickat till dig i två exemplar
2. Du som kontaktperson har vid behov möjlighet att boka möte med säkerhetsfunktionen vid Ellevio för genomgång av SUA-processen och vilka blanketter samt mallar som är aktuella för uppdraget.
Ellevio AB (publ)
Säte Stockholm. Org-nr 556037-7326 Telefon 00-000 00 00
3. VD/firmatecknare (eller annan med fullmakt) ska skriva under båda exemplaren
4. Du ska delge dina berörda medarbetare information om personuppgiftsbehandling.
5. Du ska tillse att säkerhetsprövningsintervju med var och en av dina medarbetare som ska arbeta med/i projektet/uppdraget och som får tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller deltar i säkerhetskänslig verksamhet hos Ellevio genomförs.
6. Du ska tillse att aktuella blanketter för var och en av dina medarbetare som ska arbeta med/i projektet/uppdraget ifylls.
7. Du ska samla alla blanketter och skicka in till Ellevio, XXX@xxxxxxx.xx
8. Du ska tillse att dina medarbetare som genomgått säkerhetsprövning och inplacerats i säkerhetsklass får utbildning i säkerhetsskydd.
När Xxxxxxx får alla nödvändiga handlingar och granskar dem och om underlagen är kompletta skriver Ellevio på avtalen och anmäler upprättande av säkerhetsskyddsavtalet till Säkerhetspolisen. Därefter skickar Ellevio ett exemplar av säkerhetsskyddsavtalet till företaget.
Ej komplett underlag kommer att skickas tillbaka till företaget för komplettering. Detta resulterar till förlängning av handläggningstiden i det aktuella SUA-ärendet.
Dokument som ska skickas in till Ellevio
• Påskrivet säkerhetsskyddsavtal i två exemplar, utskriften ska vara enkelsidig
• Registreringsbevis från Bolagsverket (inte äldre än tre månader)
• Fullmakt från firmatecknare om annan än firmatecknare skriver på säkerhetsskyddsavtalet
• Anmälan om underentreprenör (i förekommande fall)
Observera att:
1. Alla blanketter blanketter måste fyllas i digitalt. Sammanfogning av blanketter i en fil får ej förekomma.
2. Ditt företag blir SUA-godkänd när Xx får ett skriftligt besked från Ellevio och kan därmed påbörja uppdraget enligt affärsavtal.
3. Alla dokument skickas elektroniskt till: XXX@xxxxxxx.xx
4. Xxxxxx, särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2 skickas per post med originalunderskrift till:
Ellevio AB Säkerhetsprövning Box 24207
104 51 Stockholm
Anmälan om underleverantör
Om du planerar att anlita en eller flera underentreprenör(er) i projektet eller uppdraget ska du skicka in följande till Ellevio:
• Avsiktsnmälan om underentreprenör, mejlas eller skickas till xxx@xxxxxxx.xx
Ellevio kommer sedan att upprätta säkerhetsskyddsavtal med
underentreprenörerna.
Tänk på att Xxxxxxx måste ingå säkerhetsskyddsavtal med samtliga underentreprenörer som får tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter eller deltar i säkerhetskänslig verksamhet hos Ellevio. Dessa underentreprenörer kommer att genomgå samma prövning som ditt företag genomgått för att bli SUA-godkända.
All kommunikation i ett SUA-ärende från Ellevio sker direkt med de underentreprenörer som ni har anmält. Ellevio ser dock positivt på om ni tar ett ansvar för era underentreprenörer. Ett exempel kan vara att ni kvalitetsgranskar underlagen innan de skickas in till Ellevio. Detta för att minska risken för långdragna handläggningtider.