Utlåtande 2017:210 RI (Dnr 170-557/2017)

Centralupphandling av gemensamt upphandlingssystem (e-upphandlingsstöd) och avtalshanteringssystem

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande.

1. Kommunstyrelsen får i uppdrag att genomföra centralupphandling av nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem.

2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att besluta om förfrågningsunderlag, tilldelning av kontrakt, tecknande och löpande avtalshantering inklusive beslut om eventuella förlängningar, förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtalen utifrån affärsmässiga grunder.

3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att implementera upphandlat e- upphandlingsstöd och avtalshanteringssystem.

4. Finansiering för den del av upphandlingarna som avser ett e- upphandlingsstöd och ett avtalshanteringssystem för stadens nämnder sker genom att kostnaderna beaktas i samband med upprättande av kommunfullmäktiges budget för år 2018 respektive år 2019.

5. Stockholms Stadshus AB uppmanas att för egen del ge fullmakt och uppmanas att ge alla bolagsstyrelser i uppdrag att ge fullmakt till kommunstyrelsen för genomförande av upphandling och avtalsförvaltning av ett gemensamt avtalshanteringssystem.

6. Stockholms Stadshus AB uppmanas att ge i uppdrag, till de bolagsstyrelser som beslutar att delta i centralupphandling av nytt e- upphandlingsstöd, att ge fullmakt till kommunstyrelsen för genomförande av upphandling och avtalsförvaltning av ett gemensamt e-upphandlingsstöd.

7. Stockholms Stadshus AB uppmanas att för egen del finansiera och

uppmanas att ge alla bolagsstyrelser i uppdrag att finansiera den del av upphandlingen som avser stadens bolagsstyrelser.

Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan, följande.

1. Stadsdirektören får i uppdrag att genomföra centralupphandling samt införa ett nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem.

2. Stadsdirektören får i uppdrag att besluta om förfrågningsunderlag, tilldelning av kontrakt, tecknande och löpande avtalshantering inklusive beslut om ev. förlängningar, förändringar, kompletteringar och/eller tillägg till avtalen utifrån affärsmässiga grunder.

Föredragande borgarrådet Xxxxx Xxxxxxxx anför följande. Ärendet

Stockholms stads program för upphandling och inköp med tillhörande anvisningar fokuserar på offentlig upphandling som ett strategiskt verktyg för att driva utvecklingen i en hållbar riktning. Kommunkoncernen Stockholms stad har årliga utgifter för inköp om cirka 32 miljarder kronor. Mer än hälften av kommunkoncernens samlade resurser används till köp av varor och tjänster som på olika sätt bidrar till de nyttor som tillhandahålls stadens invånare. Det medför stora möjligheter att använda inköpsverksamheten strategiskt för att bidra till att kommunfullmäktiges inriktningsmål genomförs.

I mars 2015 beslutades om en översyn av stadens organisation för upphandling och inköp. Översynen visar bland annat att bristande koncernövergripande överblick gör det svårare att utnyttja inköp och upphandling som verktyg för att nå de politiska målen. Det saknas kännedom på koncernnivå, men även i många fall inom respektive förvaltning och bolag, om hur många upphandlingar som genomförs, hur den samlade avtalsportföljen ser ut samt hur många köp, så kallade direktupphandlingar, som sker utanför avtal. Som ett led av översynen fick kommunstyrelsen i uppdraget att förstärka stadens upphandlings- och inköpsorganisation.

Stadsledningskontoret initierade under år 2016 två projekt. Projekt verksamhetsnära inköp (VI) har utvecklat och prövat ett tvärfunktionellt arbetssätt, så kallad kategoristyrning, jmf ärende dnr 171-1308/2016 Förstärkt gemensam upphandlings- och inköpsorganisation. Projekt VINST (verktyg för

inköp i Stockholms stad) har identifierat att gemensamma processer och systemstöd, som bidrar med ett effektivt stöd i hela inköpsprocessen och möjliggör att data sammanställs för analys, vilket är en förutsättning för att uppnå målen i programmet för upphandling och inköp samt övriga styrdokument, lagar och regler.

Stadens avtal för elektroniskt upphandlingsstöd löper ut den 31 dec 2018.

Från och med 1 januari 2017 är det även obligatoriskt enligt lag att upphandling sker elektroniskt. Avtalet för drift av nuvarande avtalsdatabas löper ut den 31 dec 2018. Stadsledningskontoret har även identifierat omfattande brister med nuvarande systemstöd, exempelvis svårighet att följa upp leveranskvalitet, nyckeltal samt bristfälligt stöd för samordning.

Stadsledningskontoret föreslår att ett nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem tillhandahålls centralt för hela kommunkoncernen. Stadsledningskontoret föreslår vidare att det blir obligatoriskt för samtliga nämnder och bolagsstyrelser att registrera leverantörsavtal i det gemensamma avtalshanteringssystemet. E-upphandlingsstödet föreslås vara frivilligt för bolagsstyrelserna.

Tidplanen för upphandlingarna och implementeringen styrs av att nuvarande avtal för e-upphandling löper ut den 31 december 2018. Vid samma tidpunkt löper driftsavtalet för nuvarande avtalsdatabas ut.

Beredning

Ärendet har initierats av stadsledningskontoret och remitterats till samtliga facknämnder, Bromma stadsdelsnämnd, Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd, Kungsholmens stadsdelsnämnd och Stockholms Stadshus AB:s samtliga bolag. Stockholm Globe Arena Fastigheter AB, S:t Xxxx Xxxxxxxxxxxxx AB och S:t Xxxx Xxxxxxxxxx AB har valt att inte svara på remissen. Stockholms Hamn AB och Stockholm Vatten och Avfall AB ställer sig positiva till en gemensam upphandling av upphandlings- och avtalshanteringssystem och har inget ytterligare att tillägga.

Exploateringsnämnden, fastighetskontoret, idrottsförvaltningen, kyrkogårdsförvaltningen och trafikkontoret har inkommit med kontorsyttranden. Revisionskontoret har avstått från att svara på remissen. Äldrenämnden har ej inkommit med svar.

Arbetsmarknadsnämnden är positiv till det framlagda förslaget som leder till att staden uppnår en sammanhållen digital inköpsprocess och betonar att det är viktigt att systemstödet kan användas av sällananvändare för det leder till att målen i stadens program för upphandling och inköp och andra

styrdokument kan nås samt att det är angeläget att systemstödet för stadens avtal kan kopplas till stadens andra it-system.

Exploateringskontoret tillstyrker förslaget.

Fastighetskontoret stöder huvudpunkterna i remissen men har ett antal förslag till förändringar i sitt svar.

Idrottsförvaltningen finner stadsledningskontorets förslag till upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem väl avvägt och har inget ytterligare att anföra.

Kulturnämnden tillstyrker förslaget och delar bedömningen att staden med en uppdaterad inköpsstrategi kan uppnå sänkta kostnader, höjd kvalitet och reducerade risker, men anser dock att det krävs insatser framöver för att tydligt kommunicera till berörda förvaltningar hur de nya systemen kommer att påverka förutsättningar för enkla direktupphandlingar samt avtalshantering i stort.

Kyrkogårdsförvaltningen välkomnar ett nytt användarvänligt upphandlings- och avtalshanteringssystem som nu föreslås då det nuvarande systemet inte är tillräckligt användarvänligt.

Miljö- och hälsoskyddsnämnden ställer sig positiv till centrala upphandlingar av ett gemensamt upphandlingssystem och avtalshanteringssystem och till stadsledningskontoret tjänsteutlåtande som väl belyser stadens situation avseende upphandling och inköp.

Servicenämnden bedömer att det är helt nödvändigt att staden förbättrar systemstödet för stadens inköpshantering och stödjer därför förslaget då den föreslagna lösningen bedöms ge bra förutsättningar till att styra och hantera inköpsverksamheten inom organisationen. Vidare framhåller nämnden i övrigt vikten av det ska vara obligatoriskt för alla nämnder och styrelser att registrera avtal i det gemensamma systemet då detta bedöms vara en förutsättning för att kunna överblicka stadens avtal, tillhandahålla rätt information om dessa samt arbeta strategiskt med upphandling ur ett koncernperspektiv.

Socialnämnden ställer sig positiv till förslagen i remissen avseende centrala upphandlingar av elektroniskt upphandlingssystem och avtalssystem som ska vara obligatoriskt för alla förvaltningar att använda.

Stadsbyggnadsnämnden stödjer förslaget till centralupphandlingar av ett upphandlingsstöd och ett avtalshanteringssystem då förslaget bedöms innehålla relevanta utgångspunkter för stadens fortsatta hantering i frågan, samt stödjer också förslaget till att stadsdirektören ska ansvara för centralupphandlingarna.

Trafikkontoret konstaterar att de kontinuerligt har en stor mängd nya avtal som blir aktuella att lägga in i de nya systemen och det är därför viktigt att

dessa möjliggör en snabb hantering samt kan interagera med stadens övriga system.

Utbildningsnämnden ställer sig positiv till förslaget.

Överförmyndarnämnden ställer sig positiv till centralupphandling av såväl e-upphandlingsstöd som avtalshanteringsstöd.

Bromma stadsdelsnämnd ställer sig positiv till förslaget att upphandla ett stadsgemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem.

Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd ställer sig positiv till förslaget.

Kungsholmens stadsdelsnämnd instämmer i behovet av centrala lösningar för upphandlingsstöd och avtalsförvaltning. Dessa måste vara enkla att

använda för ”sällananvändare” och medge registrering också av olika typer av individavtal.

Stockholms Stadshus AB anser att stadsledningskontorets ansatser till gemensamt e-upphandlingsstöd och avtalssystem är riktiga, men att det för avtalssystemet dock behöver finnas möjligheter till verksamhetsanpassade lösningar där sådant behov finns. Förslagsvis inför staden avtalssystemet successivt och utreder möjliga undantag tillsammans med de verksamheter som behöver göra avsteg; ser över övergångslösningar och vad nödvändiga integrationer kostar i förhållande till nyttan.

Mina synpunkter

Stockholms stad gör årligen inköp av varor och tjänster för över 32 miljarder kronor, vilket är en mycket omfattande inköpsverksamhet. Staden ska göra affärer som bidrar till en god hushållning med stockholmarnas skattemedel och en bra kommunal service.

För att nå kommunfullmäktiges mål och bidra till en hållbar utveckling och säkra en god konkurrens på marknaden är det viktigt att ta ett strategiskt grepp om inköpsprocessen genom ett centralt upphandlings- och avtalssystem där bättre styrning, sänkta kostnader, höjd kvalitet och reducerade risker uppnås.

Stadens tidigare översyn visar att gemensamma processer och systemstöd, som bidrar med ett effektivt stöd i hela inköpsprocessen och möjliggör att data sammanställs för analys, är en förutsättning för att uppnå målen i programmet för upphandling och inköp. Det bidrar därtill till bättre möjligheter att följa övriga relevanta styrdokument, lagar och regler.

Det är av största vikt att bristerna med nuvarande systemstöd, exempelvis svårighet att följa upp leveranskvalitet, nyckeltal samt bristfälligt stöd för samordning åtgärdas. För att stärka inköps- och upphandlingsarbetet är det

angeläget att e-upphandlingsstödet och ett nytt avtalshanteringssystem tillhandahålls centralt för hela kommunkoncernen.

Genom att generera koncerngemensamma rutiner och avtalsinformation ges staden stordriftsfördelar samt ökade möjligheter att säkerställa att den kvalitet som är avtalad uppnås. Vidare möjliggörs en mer ändamålsenlig uppföljning av att avtalsmässiga åtaganden och förpliktelser samt lagar och regler följs.

Borgarrådsberedningen tillstyrker föredragande borgarrådets förslag.

Kommunstyrelsen delar borgarrådsberedningens uppfattning och föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande.

1. Kommunstyrelsen får i uppdrag att genomföra centralupphandling av nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem.

3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att implementera upphandlat e- upphandlingsstöd och avtalshanteringssystem.

7. Stockholms Stadshus AB uppmanas att för egen del finansiera och uppmanas att ge alla bolagsstyrelser i uppdrag att finansiera den del av upphandlingen som avser stadens bolagsstyrelser.

Kommunstyrelsen beslutar för egen del, under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar enligt ovan, följande.

1. Stadsdirektören får i uppdrag att genomföra centralupphandling samt införa ett nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem.

Stockholm den 20 september 2017

På kommunstyrelsens vägnar:

K A R I N W A N N G Å R D

Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Remissammanställning

Ärendet

Stockholms stads program för upphandling och inköp med tillhörande anvisningar fokuserar på offentlig upphandling som ett strategiskt verktyg för att driva utvecklingen i en hållbar riktning.

Kommunkoncernen Stockholms stad har årliga utgifter för inköp om cirka 32 miljarder kronor. Mer än hälften av stadens samlade resurser används till köp av varor och tjänster som på olika sätt bidrar till de nyttor som tillhandahålls stadens invånare. Det medför stor potential i att nyttja inköpsverksamheten strategiskt för att bidra till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppnås.

I mars 2015 beslutades om en översyn av stadens organisation för inköp och upphandling skulle genomföras. Det övergripande syftet med översynen var att lämna förslag på hur verksamheten på bästa sätt ska bidra till kommunfullmäktiges mål i stadens budget och övriga styrdokument. Målen för inköpsverksamheten är att uppnå sänkta kostnader, höjd kvalitet och reducerade risker samt att staden ska vara en professionell aktör på marknaden.

Översynen visar, bland annat, att staden saknar ett koncernperspektiv inom inköpsområdet. Varje förvaltning och bolag ansvarar för sin verksamhet och sin budget. Samordning och analys av kommunkoncernens samlade kostnader inom inköp saknas. Översynen visar vidare att en bristande koncernövergripande överblick gör det svårare att utnyttja inköp och upphandling som verktyg för att nå de politiska målen. Det saknas kännedom på koncernnivå, men även i många fall inom respektive förvaltning och bolag, om hur många upphandlingar som genomförs, hur den samlade avtalsportföljen ser ut samt hur många köp, så kallade direktupphandlingar, som sker utanför avtal.

Förstärkt upphandlings- och inköpsorganisation

I kommunfullmäktiges budget 2016 beslutades att kommunstyrelsen, med översynen som utgångspunkt, skulle ta fram ett förslag till en förstärkt gemensam inköps- och upphandlingsorganisation samt en genomförandeplan för detta.

För att genomföra uppdraget initierades projekt Verksamhetsnära Xxxxx

(VI) av stadsdirektören. Projektet har utvecklat och prövat ett inom inköp etablerat tvärfunktionellt arbetssätt, kategoristyrning. Detta har anpassats till

Stockholms stads förutsättningar, jmf ärende dnr 171-1308/2016 Förstärkt gemensam upphandlings- och inköpsorganisation.

Sammanhållen digital inköpsprocess

I budget för 2016 och 2017 lyfts vidare en sammanhållen digital inköpsprocess fram som en viktig strategisk satsning för staden. Det vill säga it-stöd i en heltäckande kedja från behovsanalys, inför en upphandling till avtalsuppföljning. Genom projekt Effektivt inköp har elektronisk handel införts i stadens nämnder. För att få en heltäckande kedja behöver staden ett nytt centralt avtalssystem som kan utgöra en integrerad del i en digital inköpsprocess och skapa förutsättningar för en effektiv styrning och uppföljning. Kommunstyrelsen fick i budget 2016 i uppdrag att i samarbete med servicenämnden påbörja upphandling och implementering av ett nytt centralt avtalssystem för stadens nämnder och bolagsstyrelser. Därutöver behöver ett elektroniskt upphandlingssystem upphandlas på nytt då avtalet löper ut den 31 december 2018.

Projekt VINST (verktyg för inköp i Stockholms stad) Stadsledningskontoret initierade utifrån ovanstående uppdrag projekt VINST (verktyg för inköp i Stockholms stad). Syftet med projektet är att ta ett helhetsgrepp och ta fram en målbild och en strategi för hur kommunkoncernens process- och systemstöd för inköpsverksamheten bör se ut. Projektet omfattar hela eller delar av uppdragen:

- att förstärka stadens upphandlings- och inköpsorganisation,

- att skapa en sammanhållen digital inköpsprocess,

- att upphandla och implementera ett centralt avtalssystem,

- att upphandla och implementera ett nytt stöd för elektronisk upphandling

Projektet har identifierat att gemensamma processer och systemstöd som bidrar med effektivt stöd i hela inköpsprocessen och möjliggör att data sammanställs för analys är en förutsättning för att uppnå målen i programmet för upphandling och inköp. Genom att upphandla och implementera ett nytt e- upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem samt implementera tillhörande processer och arbetssätt tas även första steget mot en förstärkt gemensam upphandlings- och inköpsorganisation.

Projektet har inventerat befintliga process- och systemstöd för inköpsprocessen. Nulägesanalysen visar att det i stadens verksamheter finns en mängd olika lokala systemstöd kopplat till inköpsprocessen. Vissa är

standardsystem som har upphandlats lokalt medan vissa system är egenutvecklade.

Utifrån nulägesanalysen har projektet tagit fram en målbild för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet som utgår från målen i programmet för upphandling och inköp. Projektet har även beaktat övriga styrdokument och förslagen i den översyn som genomförts av upphandlings och inköpsorganisationen.

Figur 1. Projekt VINST identifierade målbild med inköpsverksamheten utifrån stadens styrdokument och tidigare utredningar.

Ambitionsnivån inom upphandling och inköp som uttrycks i kommunfullmäktiges budget, program och regler för ekonomisk förvaltning är hög. I program för upphandling och inköp anges tydligt vad upphandling i staden ska bidra till inom olika målområden. Det är exempelvis, miljömässig hållbarhet och goda anställningsvillkor för de som arbetar hos de leverantörer som utför uppdrag åt stadens verksamheter. Att en aktiv avtalsstyrning och samverkan ska nyttjas för att tillsammans med stadens entreprenörer exempelvis minska segregationen och öka tryggheten i staden.

Program och anvisningar trycker även på vikten av att stadens upphandlingsverksamhet genomförs på ett sådant sätt att konkurrensen på marknaden utvecklas i gynnsam riktning och att försörjningsriskerna minskar. Bristerna i stadens arbete med att motverka försörjningsrisker lyfts även i

revisionsrapport 5/2017 ”Stadens skydd mot anlitande av svart arbetskraft, projektrapport” För kommunkoncernen och de enskilda verksamheterna innebär det stora utmaningar, och kommer ställa betydligt större krav på analys och samarbete. För detta arbete krävs effektiva systemstöd och processer.

Befintligt e-upphandlingssystem

Nuvarande e-upphandlingssystem, Visma TendSign, är en isolerad del av inköpsprocessen där målgruppen främst är vana upphandlare. Den elektroniska processen i nuvarande e-upphandlingssystem innebär it-stöd från framtagande av förfrågningsunderlag till avtalstecknande. Nuvarande avtal med Visma Commerce AB (Visma) löper ut den 31 december 2018 vilket innebär att en ny upphandling behöver påbörjas omgående.

Bolagens verktyg för e-upphandling

Inom bolagskoncernen finns idag olika lösningar för elektronisk upphandling. Sex av stadens bolag omfattas av i det centrala avtalet med Visma. Vissa bolag har egna avtal med Visma medan andra bolag saknar ett elektroniskt e- upphandlingsstöd.

Behov av utökad funktionalitet i ett nytt e-upphandlingsstöd

I dag saknas en gemensam it-lösning för att genomföra direktupphandlingar digitalt. Direktupphandlingar kan genomföras med hjälp av MS Outlook (e- post) men detta medför svårhanterad administration av den lagstadgade dokumentationsplikten samt minskad spårbarhet. Att olika delar av en förvaltning genomför direktupphandlingar per e-post försvårar även för verksamhetens upphandlings- och inköpssamordnare att samordna och ha kontroll över egna direktupphandlingar och våra avtalsmässiga åtaganden och förpliktelser.

Befintlig avtalsdatabas

Nuvarande avtalsdatabas är en SharePointlösning som togs fram som en tillfällig lösning då stadens tidigare avtalsdatabas på grund av ålder var en it- säkerhetsrisk. Nuvarande lösning är endast temporär och innehåller brister som medför att systemet inte ger stadens avtalsansvariga och förvaltare det stöd som kan uppnås med en modern systemlösning. Avtalsdatabasen, som infördes år 2006, är vidare endast en avtalskatalog, d.v.s. en databas för att förvara och tillgängliggöra avtal internt. Det är inte ett avtalshanteringssystem anpassat för att förvalta avtal samt att arbeta med systematisk avtalsuppföljning.

Bolagens systemstöd för avtalshantering

Inom bolagskoncernen förekommer olika it-lösningar för avtalslagring och i vissa fall för avtalsförvaltning och uppföljning. Några bolag har egna avtal för avtalslagring och avtalsförvaltning. I några förvaltningar och bolag förekommer även att verksamhetssystem, t.ex. Xxxx och Xxxxx som delvis nyttjas för avtalslagring och avtalsförvaltning.

Behov av utökad funktionalitet i ett nytt avtalssystem

Utifrån tidigare genomförda behovsanalys år 2013 samt genom den nulägesanalys som gjorts inom ramen för projekt VINST har ett antal problem med nuvarande lösning för avtalslagring identifierats samt behov av ett it- verktyg för avtalsförvaltning och avtalsuppföljning identifierats.

Exempel på brister med nuvarande lösning:

• Bristfällig överblick

• Dagens it-verktyg är krångligt

• Går ej att följa upp KPI/mätetal/nyckeltal

• Saknas stöd för samordning

• Inget stöd för erfarenhetsöverföring

• Otillräckligt stöd för kommunikation/information med/till leverantörsmarknad

• Svårigheter att följa upp leveranskvalitet på avtal

• Saknar stöd för avtalsuppföljning

• Brist på ordning och reda

• Bristfälliga sökfunktioner

• Otydliga organisatoriska roller (t ex avtalsansvarig)

• Avsaknad av stöd för underlag för ny upphandling

• Inget koncernperspektiv med nyttjande av stordriftsfördelar och samordningsvinster då det finns flera olika lösningar i organisationen.

Eftersom det inte är obligatoriskt att publicera leverantörsavtal i befintlig avtalsdatabas, finns inte heller en koncerngemensam och komplett avtalsportfölj vilket är en förutsättning för att kunna mäta och följa upp exempelvis avtalstrohet.

Stadsledningskontoret

Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande daterat den 11 maj 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Elektroniskt upphandlingsstöd

Stadsledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla ett nytt centralt e-upphandlingsstöd med nuvarande funktionalitet samt utökad funktionalitet för direktupphandling. Till denna tjänst föreslås även en funktion för att publicera samtliga upphandlingar på stadens webbplats. Syftet är att underlätta för potentiella leverantörer och ideella organisationer att delta i stadens upphandlingar.

Genom den nya upphandlingslagstiftningen är det från och med den 1 januari 2017 obligatoriskt att genomföra upphandlingar elektroniskt. Stadsledningskontoret föreslår mot denna bakgrund att det gemensamma upphandlingsstödet genomförs som en centralupphandling. För bolagskoncernen föreslår stadsledningskontoret att deltagande i upphandlingen av det gemensamma upphandlingsstödet är frivilligt då mervärdet av att ha ett gemensamt systemstöd för e-upphandling inom staden inte uppväger bolagens rätt att själva avgöra vilket e-upphandlingsstöd de behöver.

Samtliga bolagsstyrelser rekommenderas dock att delta i upphandlingen då detta innebär flera fördelar:

Samtliga bolag inom koncernen behöver ha tillgång till ett e-upphandlingsstöd då det i och med nya lagstiftningen inte längre är tillåtet att genomföra upphandlingar manuellt. Systemen som finns tillgängliga på marknaden är standardsystem och behovet av verksamhetsanpassning för denna typ av systemstöd är liten.

Med ett gemensamt system för hela koncernen ökar möjligheterna till samordning i form av gemensamma upphandlingar, gemensamma mallar samt att staden får en överblick och data över samtliga upphandlingar som genomförs i koncernen

Lägre kostnader genom gemensam förvaltning och processtöd

Lägre kostnader genom nyttjande av stordriftsfördelar vid inköp av systemet.

Centralt avtalssystem

Stadsledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla ett centralt avtalshanteringssystem. Med detta avses ett system för att förvara och administrera avtalen i en gemensam katalog. Systemet ska ha grundläggande funktionalitet för avtalsadministration samt utökad funktionalitet för att följa upp avtalen systematiskt.

Stadsledningskontoret föreslår att den centrala upphandlingen av ett avtalshanteringssystem ska inkludera samtliga stadens nämnder och bolagsstyrelser. Enligt stadsledningskontorets bedömning är detta nödvändigt för att nå målen i programmet för upphandling och inköp samt stadens övriga styrdokument.

Ett gemensamt system innebär att kommunkoncernen kan dra nytta av stordriftsfördelar som detta innebär i form av gemensamma processer, gemensam förvaltning och eventuell utveckling. Ska nämnder och bolagsstyrelser kunna dela mallar samt leverantörsinformation så krävs det att samtliga stadens avtal finns på ett och samma ställe i en komplett avtalskatalog. Detta är även en förutsättning för att både på central och på lokal nivå kunna följa upp avtalsefterlevnad inom kommunkoncernen i syfte att säkerställa att den kvalitet som är avtalad uppnås samt för att följa upp avtalsmässiga åtaganden, förpliktelser, lagar och regler.

Stadsledningskontoret föreslår mot denna bakgrund att upphandlingen genomförs som en centralupphandling och att Stockholms stadshus AB uppmanas att ge alla bolagsstyrelser i uppdrag att ge fullmakt för att delta i upphandlingen. Avtalen ska därefter registreras i stadens nya gemensamma avtalskatalog. Detta hindrar inte att de nämnder eller bolagsstyrelser som finner det ändamålsenligt även behåller sina lokala system för avtalshantering.

Stadsledningskontoret föreslår att funktionaliteten för avtalsuppföljning, dvs. funktioner för att systematisk följa upp avtalen, de krav som har ställts i upphandlingarna samt utförda prestationer på avtalen, är frivilligt att nyttja för stadens samtliga förvaltningar och bolag. Stadsledningskontoret gör bedömningen utifrån den nulägesanalys som har genomförts inom projekt VINST att det inte är möjligt att ha ett system, som är obligatoriskt för att förvalta avtal. Detta beror på att de verksamhetsspecifika system som idag finns inom organisationen för exempelvis fastighetsförvaltning (Fasad) har ett integrerat avtalsförvaltningssystem. De verksamheter som har egna system för verksamhetsuppföljning som inkluderar ett system för förvaltning av avtal ska fortsättningsvis kunna nyttja dessa system. Det finns även de nämnder/bolagsstyrelser som har väldigt få egna avtal och därmed inte har ett behov av ett avancerat system för avtalsuppföljning. Dessa verksamheter ska kunna välja att köpa till funktionalitet för avtalsförvaltning eller avstå från detta.

Jämställdhetsanalys

Då ärendet avser upphandling och implementering av gemensamma systemstöd och processer så bedöms inte jämställdshetsperspektivet vara av relevans.

Kostnader

De totala beräknade kostnaderna under år 2018 respektive år 2019 fördelas enligt följande:

Kostnadsuppskattningar	2018	2019
Projektkostnader	10,5 mnkr	5 mnkr
System och licenskostnader	2mnkr	2mnkr
Verksamhets- och avtalsförvaltning	1,5 mnkr	3 mnkr
Drift och teknisk förvaltning	0,2 mnkr	0,7 mnkr

Totalt	14,2 mnkr	10,7 mnkr

Återkommande kostnader i form av årliga system- och licenskostnader, verksamhets- och avtalsförvaltning samt drift- och teknisk förvaltning beräknas uppgå till ca 5,7 mnkr. Av ovanstående kostnader kommer berörda bolagsstyrelser att bekosta sin andel.

De beräknade kostnaderna specificeras nedan.

Projektkostnader

Den inledande förstudien med process- och systeminventering, framtagande av ett börläge för stadens inköpsverksamhet med tillhörande digitaliseringsstrategi och

”roadmap” togs fram inom ramen för projekt VINST första fas. I projektets första fas ingick även inledande behovs- och marknadsanalys inför upphandling av ett nytt e-

upphandlingsstöd och ett centralt avtalshanteringssystem.

Upphandling och systemimplementering

Under projektets andra fas ska upphandlingsunderlaget färdigställas, upphandlingarna ska annonseras och utvärderas. Vid utvärderingen kommer systemdemonstrationer och utvärderingar av användarvänlighet att behöva genomföras. Detta kommer att ske i samarbete med stadens förvaltningar och bolag.

Efter avtalstecknande ska systemtester genomföras och teknisk implementering i stadens driftsmiljöer påbörjas och därefter ska de nya systemen implementeras i verksamheten. Parallellt ska nuvarande system avvecklas.

Stadsledningskontoret uppskattar behovet av resurser för ovanstående till 2,5 tjänster. Resurserna fördelas över 1,5 tjänst som upphandlare under 2018 med ansvarar för genomförande av upphandling samt avtalsimplementering och en tjänst som it- projektledare med ansvarar för den tekniska implementeringen under 2018.

Verksamhetsimplementering för upphandling och avtalshantering

Övergripande gemensamma processer och arbetssätt underlättar för stadens verksamheter att samarbeta och stärker koncernperspektivet. Idag saknas en gemensam terminologi för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. Detta skapar osäkerhet för både organisationen och stadens samarbetspartners och leverantörer.

Utöver genomförandet av upphandlingsprocessen och den tekniska implementeringen är det enligt stadsledningskontoret även nödvändigt att projektet utifrån övergripande processramverk även detaljerar processerna för hur staden ska arbeta med upphandling och avtalshantering. I detta ingår även identifiering av roller och ansvar, anvisningar och mallar kopplat till upphandling och avtalsförvaltning.

Detta innebär inte en begränsning för stadens förvaltningar och bolag att behålla verksamhetsspecifika processer utan syftet är att det finns ett övergripande ramverk som verksamhetsspecifika processer kan kopplas till. Det gemensamma processramverket och terminologin styr mot ett likartat arbetssätt, skapar transparens intern och externt samt underlättar för förvaltningar och bolag vid samverkan.

Stadsledningskontoret uppskattar behovet av resurser för att förankra och implementera ett övergripande processramverk med detaljerade processbeskrivningar för upphandling och avtalshantering samt ansvarar för kommunikation, förändringsledning, implementeringsförberedande åtgärder, utbildning och verksamhetsimplementering till 2 tjänster under 2018-2019.

Gemensamma begrepp (s.k. masterdata)

För att vi ska nå målen i stadens styrdokument och nyttja upphandling som ett strategiskt verktyg för en hållbar utveckling krävs även att staden är trogen de avtal som har upphandlats. För att kunna följa upp avtalsefterlevnad måste begreppen avtal och leverantör ha samma innebörd i hela organisationen och i de gemensamma systemen.

Gemensamma begrepp är även nödvändigt för att vi ska kunna analysera hur mycket staden köper, från vilka leverantörer och inom vilka kategorier. För att detta ska vara möjligt krävs att begreppet kategori har samma betydelse i hela organisationen och i de gemensamma systemen. Analysen är i sin tur nödvändig för att staden ska kunna arbeta strategiskt med upphandling och inköp, se vidare ärende dnr 171-1308/2016 förstärkt

gemensam upphandlings- och inköpsorganisation.

Stadsledningskontoret uppskattar behovet av resurser för att utarbeta och implementera övergripande masterdata för begreppen leverantör, avtal och kategori till 0,5 tjänst under 2018.

Inköp av system

Kostnaden för de nya gemensamma systemstöden för upphandling, avtalskatalog och avtalsförvaltning uppskattas till mellan 2-5 mkr per år. Kostnaderna är uppskattade utifrån den marknadsanalys som har genomförts inom projekt VINST. Stadsledningskontoret föreslår att driftkostnaderna efter implementeringen fördelas via it-prislistan till nämnder och bolagsstyrelser.

Verksamhets- och avtalsförvaltning

Kostnaderna för förvaltning av de gemensamma systemstöden samt för utveckling av processer, mallar och masterdata kopplat till systemen uppskattas till cirka 2 tjänster. Stadsledningskontoret föreslår att förvaltningen uppdras åt serviceförvaltningen och att kostnaderna för detta fördelas via it-prislistan efter att systemen har implementerats. En av tjänsterna behöver tillsättas under 2018 och delta i införande och förvaltningsetableringen.

Drift och teknisk förvaltning

De centrala systemen ska driftas och förvaltas genom SIKT-avtalet. Detta innebär en årlig kostnad mellan 0,5 – 0,7 mnkr. Stadsledningskontoret föreslår att kostnaderna för detta fördelas via it-prislistan efter att systemen har implementerats i enlighet med övriga gemensamma centrala system.

Tidplan

Tidplanen för upphandlingarna och implementeringen styrs av att nuvarande avtal för e- upphandling löper ut den 31 dec 2018. Vid samma tidpunkt löper driftsavtalet för nuvarande avtalsdatabas ut.

Införandet av e-upphandlingssystemet föreslås ske successivt under hösten 2018 där de förvaltningar och bolag som omfattas av nuvarande avtal prioriteras. De bolag som väljer att delta men som idag har ett annat system eller ett parallellt avtal kommer att anslutas successivt. För avtalshanteringssystemet föreslår stadsledningskontoret att systemet implementeras hos stadens nämnder under år 2018 och att bolagen successivt ansluts under år 2019.

Beredning

avtalshanteringssystem och har inget ytterligare att tillägga. Exploateringsnämnden, fastighetskontoret, idrottsförvaltningen, kyrkogårdsförvaltningen och trafikkontoret har inkommit med kontorsyttranden. Revisionskontoret har avstått från att svara på remissen. Äldrenämnden har ej inkommit med svar.

Arbetsmarknadsnämnden

Arbetsmarknadsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 29 augusti 2017 följande.

1. Arbetsmarknadsnämnden beslutade att hänvisa till förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt svar på remissen.

2. Arbetsmarknadsnämnden beslutade att justera paragrafen omedelbart.

Arbetsmarknadsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 17 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Arbetsmarknadsförvaltningen anser att ärendet om upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem på ett tydligt sätt visar de brister och utvecklingsområden som finns inom området. Arbetsmarknadsförvaltningen anser att det är positivt att kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla ett nytt centralt e- upphandlingsstöd med nuvarande funktionalitet samt utökad funktionalitet för direktupphandling. Genom ändamålsenliga it-stöd får staden en sammanhållen digital inköpsprocess som kan öka möjligheterna till samordning i form av gemensamma upphandlingar och mallar. Staden får även en överblick över samtliga upphandlingar som genomförs i staden vilket ger möjlighet att staden i sina upphandlingar exempelvis nå målet om miljömässig hållbarhet.

Däremot är det viktigt att e-upphandlingsstödet riktar sig till en bredare målgrupp och även kan nyttjas av sällananvändare. Nuvarande upphandlingssystem Visma TendSign kan främst användas av den målgrupp som har en gedigen erfarenhet av upphandling. Det finns ett behov av verksamhetsstöd som även är tillämpbart för sällananvändare till exempel för att vägleda i att göra rätt i direktupphandlingar.

Förvaltningen tycker även att det är positivt att kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla ett centralt avtalshanteringssystem. Förvaltningen vill även i denna del lyfta fram vikten av att detta system är användarvänligt även för de som inte på daglig basis arbetar med inköp och upphandling. Det är även önskvärt att systemet kan kopplas till stadens ekonomisystem. Uppföljning av vad som avtalas måste enkelt kunna kopplas till vad som sedan faktiskt beställs/levereras, både vad gäller kostnader, volymer och kvalitet.

Arbetsmarknadsförvaltningen bedriver en betydande del av sin verksamhet via externa utförare genom avrop av bland annat vuxenutbildning och svenska för

invandare. Förvaltningen välkomnar därför ett avtalshanteringssystem som underlättar avtalsuppföljning och kostnadskontroll. Som verktyg att styra upphandlad verksamhet i linje med de politiska målen finns troligen även potential i ett mer utvecklat upphandlings- och avtalshanteringssystem.

Arbetsmarknadsförvaltningen står bakom förslaget att ett gemensamt system bör omfatta så stor del av kommunkoncernens verksamhet som möjligt. Genom att generera koncerngemensamma rutiner och avtalsinformation ger stordriftsfördelar och staden får ökade möjligheter att säkerställa att den kvalitet som är avtalad uppnås och att följa upp att avtalsmässiga åtaganden, förpliktelser, lagar och regler följs.

I de ovan nämnda systemen upprättas och inkommer fler handlingar vilket leder till den principiella frågan om var dessa ska förvaltas och arkiveras. I den nya upphandlingslagstiftningen ska den upphandlande myndigheten på ett betryggande sätt bevara anbud och andra handlingar som ska upprättas enligt lagen i minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades. Om handlingarna ska bevaras i den upphandlande myndighetens diarium ska det finns en funktionalitet som gör att handlingarna i upphandlingen kan sammanställas i en mapp som kan flyttas till nämndens diarium elektroniskt.

Kommunstyrelsen föreslår att driftkostnaderna efter implementering fördelas via it- prislistan till nämnder och bolagsstyrelser. Arbetsmarknadsförvaltningen ställer sig bakom den föreslagna finansieringsmodellen.

Exploateringskontoret

Exploateringskontorets tjänsteutlåtande daterat den 25 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Exploateringskontoret tillstyrker stadsledningskontorets förslag enligt tjänsteutlåtande Dnr 220-557/2017 att Kommunfullmäktige beslutar att kommunstyrelsen ges i uppdrag att genomföra centralupphandling av nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem.

Förslaget innebär ett obligatorium för förvaltningarna att nyttja systemen och viss frivillighet för stadens bolag.

Förutsättningarna är att överföring av exploateringskontorets nuvarande upphandlings- och avtalsdata ska kunna ske på ett säkert sätt.

Om exploateringskontoret måste bygga ett eget system för avtalsuppföljning för planerade och aktiva uppföljningar av konsulter och entreprenader tillkommer ytterligare kostnad.

Till planerade kostnader för upphandlingen bör läggas kostnad för överföring av exploateringskontorets avtalsdata. Idag finns cirka 500 avtal.

Avtalshanteringssystemet ska också säkras koppling till Public 360°.

Fastighetskontoret

Fastighetskontorets tjänsteutlåtande daterat den 30 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Fastighetskontoret stöder huvudpunkterna i Stadsledningskontorets remiss angående att handla upp och implementera gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem, samt hur systemet ska finansieras.

Fastighetskontoret har i sin projekt- och driftsorganisation ett stort antal användare av framförallt avtalshanteringssystemet men även upphandlingssystemet. Det är därför av stor vikt att dessa system fungerar väl för vår verksamhet. Kontoret deltar också aktivt i kravställningsarbetet för att säkra väl fungerande system.

Fastighetskontoret framför följande:

E-upphandlingsstöd/system

Fastighetskontoret instämmer med Stadsledningskontorets analys runt e- upphandlingsstödet. Det skulle speciellt vara stor nytta för Fastighetskontoret ifall funktionalitet för att hantera direktupphandling tillkommer i det nya e- upphandlingsstödet.

Stadsledningskontoret identifierar att gemensam förvaltning, processtöd och stordriftsfördelar leder till minskade kostnader vilket är bra. Vi kan dock inte hitta en sammanställning av kostnadspåverkan.

Avtalshanteringssystem

Remissens förslag att lägga funktionalitet för systematisk avtals- och leverantörsuppföljning i avtalsdatabasen är inte optimal.

• Normalt hanteras avtalsdatabas och leverantörsuppföljning i olika system, och staden riskerar nu både att skapa en onödigt komplex systemlösning, samtidigt som antalet möjliga anbudsgivare minskar

• Förvaltningarna och bolagen har väldigt olika verksamheter, vilket innebär att kraven på leverantörs- och avtalsuppföljningen blir mycket omfattande och svår att definiera. Uppenbar risk att lösningen blir för komplex inte kommer att passa någon förvaltnings behov.

Fastighetskontoret anser därför att det är av högsta vikt att Stadsledningskontoret håller möjligheten öppen för förvaltningar och bolag att ha en egen lösning för avtalsdatabas och avtals/leverantörsuppföljning. Fastighetskontoret stödjer givetvis att avtalens grunddata alltid ska rapporteras in i den gemensamma avtalsdatabasen.

Den stadsgemensamma avtalsdatabasen bör i första hand fokusera på att hantera uppföljning av stadens gemensamma krav runt tex miljö, hållbarhet och socialt ansvarstagande och i mindre omfattning på uppföljning av leveranser med KPI/mätetal/nyckeltal.

Remissen tar inte upp alla brister i nuvarande lösning. En viktig brist kontoret saknar i remissen är att i befintlig avtalsdatabas är det svårt att tydligt särskilja de avtal som är giltiga och prioriterade i en enskild förvaltning. Det går heller inte att spärra ett avtal för användning för en eller flera förvaltningar. Detta är ISO 9000 krav som måste uppfyllas i nya systemet.

Generellt för båda systemen

Fastighetskontoret vill betona vikten att både E-upphandlingsstöd samt avtalshanteringssystemet integreras med andra stads-gemensamma system såsom till exempel Agresso, eDok samt e-arkiv för. Denna integrering har också lyfts i projektet, vilket är bra.

Idrottsförvaltningen

Idrottsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 31 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Idrottsförvaltningen välkomnar förslaget på upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem och delar de förslag och synpunkter som stadsledningskontoret för fram i tjänsteutlåtandet.

Idrottsförvaltningen finner stadsledningskontorets förslag till upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanterings-system väl avvägt och har inget ytterligare att anföra.

Kulturnämnden

Kulturnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 22 augusti 2017 följande.

1. att som svar på remissen överlämna förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen

2. att förklara beslutet omedelbart justerat

Kulturförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 22 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Stadsledningskontoret har identifierat omfattande brister i stadens systemstöd rörande upphandling och avtal. Det gäller svårigheter att följa upp leveranskvalitet, nyckeltal samt bristfälligt stöd för samordning. Stadsledningskontoret föreslår att ett nytt e- upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem tillhandahålls centralt för hela kommunkoncernen. Stadsledningskontoret föreslår vidare att det blir obligatoriskt för samtliga nämnder och bolagsstyrelser att registrera leverantörsavtal i det gemensamma avtalshanteringssystemet.

Kulturförvaltningen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i remissen och delar bedömningen att staden med en uppdaterad inköpsstrategi kan uppnå sänkta kostnader, höjd kvalitet och reducerade risker. Kulturförvaltningen välkomnar samtidigt bättre verktyg för att få en samlad bild över stadens avtalsportfölj.

Förvaltningen anser dock att det krävs insatser framöver för att tydligt kommunicera till berörda förvaltningar hur de nya systemen kommer att påverka

förutsättningar för enkla direktupphandlingar samt avtalshantering i stort. Särskilt intressant är ett förenklat förfarande gällande hanterandet av förnyade konkurrensutsättningar.

Stadsarkivets tjänsteutlåtande daterat den 7 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Stadsarkivet stöder stadsledningskontorets förslag i remissen och delar bedömningen att staden med ett centralt upphandlings- och avtalssystem kan uppnå bättre styrning, sänkta kostnader, höjd kvalitet och reducerade risker.

För att ett centralt upphandlings- och avtalssystem ska få fullt genomslag på alla nivåer krävs det insatser i form av tydlig information och utbildning samt support om hur de nya systemen kommer att påverka upphandlingsarbetet och avtalshanteringen i stort men också tydligare rutiner för hantering av direktupphandlingar.

Kyrkogårdsförvaltningen

Kyrkogårdsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 8 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Som en av stadens mindre förvaltningar har kyrkogårdsförvaltningen stor nytta av de gemensamma upphandlingar som staden genomför centralt inom olika områden.

Förvaltningen välkomnar därför ett nytt användarvänligt upphandlings- och avtalshanteringssystem som nu föreslås. Nuvarande system är inte tillräckligt användarvänligt.

I övrigt har förvaltningen inga synpunkter på remissen.

Xxxxx- och hälsoskyddsnämnden

Xxxxx- och hälsoskyddsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 29

augusti 2017 följande.

1. Xxxxx- och hälsoskyddsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens tjänsteutlåtande som svar på remissen.

2. Xxxxx- och hälsoskyddsnämnden beslutar att omedelbart justera paragrafen.

Miljöförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 8 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Syftet med centrala system måste alltid vara, att ge nämnder och bolag bästa tänkbara förutsättningar att bedriva sin verksamhet. Centrala system innebär alltid en betydande risk för suboptimeringar. Vinster av stordriftsfördelar och centrala lösningar väger inte alltid upp effektiviseringsförluster i de operativa verksamheterna. Det som kan synas vara gemensamma besparingar motsvarar inte att stadens verksamheter inte kan använda system som är tillräckligt anpassade för att tillgodose respektive nämnder och bolags operativa behov. Det finns enligt förvaltningens mening en utbredd övertro på storskaliga lösningar där de operativa kraven ofta kommer i andra hand. Centraliserade lösningar bör därför alltid bedömas med en hälsosam misstro och skepsis.

Med detta sagt tillstyrker miljöförvaltningen stadsledningskontorets förslag med några påpekanden och synpunkter.

Miljöförvaltningen delar uppfattningen att centrala upphandlingar av upphandlingssystem och avtalshanteringssystem skulle underlätta samordningen över kommunkoncernen väsentligt.

Miljöförvaltningen instämmer med att nuvarande upphandlingssystem är utformat för vana upphandlare och kräver utbildning och stor kunskap för korrekt systemhantering.

Miljöförvaltningen har decentraliserat sina inköp och upphandlingar och det vore önskvärt att det nytilltänkta upphandlingssystemet är användarvänligt för att därmed minimera risken för handhavandefel. En enkel behörighetshantering, gärna centralt samordnad, är också en viktig aspekt av användarvänligheten.

Miljöförvaltningen ser också positivt på ett utökat systemstöd för direktupphandlingar genom ett nytt upphandlingssystem inte minst för att förenkla uppfyllandet av upphandlingslagstiftningen om obligatoriska elektroniska upphandlingar. Miljöförvaltningen anser även här att det är viktigt att diretktupphandlingsstödet blir användarvänligt och underlättar upphandlingsprocessen, även för sällananvändarna. Det är viktigt att systemstöd inte upplevs som en extra pålaga som försvårar processen.

Ett nytt avtalshanteringssystem välkomnas av förvaltningen eftersom nuvarande system varken är ändamålsmässig eller lämplig för avtalsförvaltning eller uppföljning av avtal.

En sammanhållen digital inköpsprocess lyfts fram som en viktig stragegisk satsning för staden. Avtalshanteringssytemet ska i sin tur utgöra en integrerad del i

denna digitala inköpsprocess.

Stadsledningskontoret föreslår att det blir obligatoriskt för samtliga nämnder och bolag att registrera leverantörsavtal i det gemensamma avtalshanteringssystemet.

Eftersom serviceförvaltningen idag aktivt arbetar med att ansluta stadens och miljöförvaltningens egna leverantörsavtal till e-handelssystemet, vill förvaltningen betona betydelsen av att det nya avtalssystemet blir välintegrerat i inköpskedjan. Om nämnden blir tvungen att ansluta sina avtal till såväl avtalshanteringssystemet som serviceförvaltningens e-handelsystem uppstår dubbelarbete och uppenbar risk för förväxlingar. Det skulle bli på isolerade system och inte på en sammanhållen inköpsprocess.

Slutligen instämmer förvaltningen i vikten av en gemensam terminologi och begreppsanvändning för att minska risken för missförstånd och tolkningsproblem.

Servicenämnden

Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde den 22 augusti 2017 att åberopa förvaltningens tjänsteutlåtande som sitt svar på remissen.

Serviceförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 31 juli 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Förvaltningen bedömer att det är helt nödvändigt att staden förbättrar systemstödet för stadens inköpshantering och stödjer därför förslaget till upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem. Den föreslagna lösningen bedöms ge bra förutsättningar till att styra och hantera inköpsverksamheten inom organisationen.

Förvaltningen vill framhålla vikten av det ska vara obligatoriskt för alla nämnder och styrelser att registrera leverantörsavtal i det gemensamma avtalssystemet. Detta bedöms vara en förutsättning för att kunna överblicka stadens avtal, tillhandahålla rätt information om dessa samt arbeta strategiskt med upphandling ur ett koncernperspektiv.

Förvaltningen ställer sig positiv till förslaget att servicenämnden ska förvalta de föreslagna systemen. Det är dock viktigt att uppdraget noggrant preciseras inför implementeringen av dessa. Inom ramen för detta arbete bör man göra en utförlig analys av vilken bemanning som krävs för uppdraget och därmed vilka kostnader som är förenade med detta.

Jämställdhetsanalys

Enligt kommunfullmäktiges beslut ska nämnder och bolagsstyrelser i samband med beslutfattande göra en jämställdhetsanalys. Beslutsunderlag, exempelvis tjänsteutlåtanden, ska där det är relevant innehålla en jämställdhetsanalys.

Förvaltningens analys har inte föranlett några särskilda kommentarer i ärendet.

Socialnämnden

Socialnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 22 augusti 2017 att godkänna förvaltningens tjänsteutlåtande som svar på remissen.

Socialförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 7 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Förvaltningen anser att förslagen att central upphandling ska ske av gemensamt up- phandlings- och avtalshanteringssystem, där registrering av avtal blir obligatoriskt, i huvudsak är bra och föreslår att nämnden godkänner den.

Förslag till förtydliganden i remissen

En koppling mellan upphandlade avtalshanteringssystem och Agresso bör finnas för möjlighet att följa inköpskedjan fullt ut. Det skulle möjliggöra en uppföljning av vad som avtalats och vad som i nästa led faktiskt beställs och levereras. I remissen nämns att avtalshanteringssystemet ska bidra till en större vetskap om antalet upphandlingar, till exempel direktupphandlingar men det är minst lika viktigt att staden får vetskap om volymen i kronor.

I remissen nämns att en upphandling av avtalshanteringssystem är av stor vikt för att kunna säkra avtalsuppföljningen. Därtill är det en stor hjälp för att förvaltningar ska kunna tillämpa avtalen på ett riktigt sätt. Vid upphandlingen av avtalshanterings- systemet bör därför även stor vikt läggas vid användarvänligheten och olika sök- metoder. En av fördelarna med att samla avtalen är att alla avtal blir tillgängliga för samtliga medarbetare som ska göra avrop. Risken för felaktiga avrop eller avsteg från befintliga avtal minskar därmed. För att det ska uppnås krävs stor användarvänlighet och flexibilitet i sökalternativen i systemet.

Det är viktigt att det nya upphandlingsstödet är anpassat för samtliga nya upphan- dlingslagar och även för Lagen om valfrihetssystem (LOV). Det innebär bland annat att det till upphandlingssystemet bör kopplas en funktion som möjliggör att staden centralt kan samla bilagor som anbudsgivare lämnar gällande European Single Pro- curement Document (ESPD). ESPD är en standardiserad form av egen försäkran som preliminärt bevis på att anbudsgivaren uppfyller ekonomiska krav och får delta i up- phandlingen. Enligt lag ska anbudsgivaren inte behöva lämna denna försäkran flera gånger till samma myndighet.

Det är även viktigt att upphandlingsstödet rymmer möjlighet till dokumentation om skäl för avsteg från ramavtal vid så kallat individuellt avtal inom socialtjänsten.

Vad gäller prognosen för projektkostnader saknas kostnader för utbildning av medarbetare för att kunna tillämpa de nya systemen samt kostnader för testkörningar. Det finns inte heller en analys av kostnadsökningar över tid för anpassningar inom organisationen för att genomföra förändringarna.

Stadsbyggnadsnämnden

Stadsbyggnadsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 31 augusti 2017 följande.

1. Stadsbyggnadsnämnden beslutar att överlämna kontorets tjänsteutlåtande som svar på remissen från kommunstyrelsen.

2. Stadsbyggnadsnämnden beslutar att omedelbart justera paragrafen.

Stadsbyggnadskontorets tjänsteutlåtande daterat den 26 juni 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Stadsbyggnadskontoret stödjer förslaget till centralupphandlingar av ett e- upphandlingsstöd och ett avtalshanteringssystem.

Förvaltningen bedömer att förslaget är väl genomarbetat. I förslaget har hänsyn tagits till relevanta utgångspunkter som nulägesanalys, kostnader och tidsplan vilket ger goda förutsättningar för ett bra genomförande.

Stockholms stad har en hög ambitionsnivå för upphandling och inköp vilket tydligt framkommer i stadens program för upphandling och inköp. Förvaltningen anser att det är positivt att staden har fortsatt höga ambitioner och inför kommande upphandlingar satsar på att skapa effektivare systemstöd och processer.

Vidare är det positivt att staden lägger särskild vikt vid en utökad funktionalitet för direktupphandling och utökad funktionalitet för avtalsadministration och systematisk avtalsuppföljning. Detta kommer att skapa möjligheter till en förstärkning av stadens strategiska upphandlingsarbete.

Vidare föreslås det bli obligatoriskt för nämnder och bolagsstyrelser att registrera leverantörsavtal i avtalshanteringssystemet. Detta är positivt då det skapar bättre förutsättningar för avtalstrohet. Ett övervägande bör dock göras om funktionaliteten för avtalsuppföljning också bör vara obligatorisk i de fall verksamhetsspecifika system för detta saknas inom en verksamhet. Då garanteras att alla verksamheter har ändamålsenliga system för att uppnå kommunfullmäktiges mål på området.

Trafikkontoret

Trafikkontorets tjänsteutlåtande daterat den 26 juli 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Allmänt

Kontinuitet och långsiktighet bör vara ledord vid nya systemval. Långa avtalstider, men med brytpunkter som möjliggör tidigarelagda avtalsslut är önskvärt.

Leverantörer av de aktuella systemtyperna erbjuder ofta detaljlösningar som binder beställarna till dessa och som försvårar framtida övergång till andra system. Man bör vara observant på detta och kräva öppna lösningar vid upphandlingen.

Trafikkontoret har kontinuerligt en stor mängd nya avtal som blir aktuella att lägga in i de nya systemen. Det är därför viktigt att dessa möjliggör en snabb hantering samt kan interagera med stadens övriga system.

E-upphandlingsstöd

Om staden införskaffar ett nytt e-upphandlingsstöd bör detta enligt trafikkontoret anslutas till stadens e-arkiv. I dagsläget används TendSign som upphandlingsstöd men då det inte finns någon funktionalitet för arkivering av bevarandehandlingar i systemet måste alla förvaltningar ombesörja att arkivering sker på annat sätt. Trafikkontorets anbudshandlingar som ska arkiveras registreras och förvaras i ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360. Detta innebär att anbudshandlingarna dubbelregistreras i både TendSign och Public 360, vilket är administrativt betungande. Det finns också en betydande risk att handlingar aldrig blir registrerade i Public 360.

I dagsläget begärs ofta anbudshandlingar ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Detta sker så gott som dagligen men då handlingarna ofta är omfattande är det svårt att lämna ut dem elektroniskt. Storleken på filerna gör att dokumenten måste delas upp för att kunna vidarebefordras med e-post, vilket är mycket tidskrävande.

Trafikkontoret använder därför filservrar som Sprend och liknande för att på ett enkelt sätt kunna dela dokumenten med de personer som begär dem utlämnande. Om staden införskaffar ett nytt e-upphandlingsstöd anser trafikkontoret att det bör finnas en motsvarande delningsfunktion i det nya systemet.

När det gäller e-upphandlingsstödet har stadsledningskontoret påtalat en lång rad önskemål om förbättringar jämfört med nuvarande system. Kontoret vill lägga till

”hög driftsäkerhet” som en punkt. Stundtals har brister i detta avseende skapat problem för oss.

Trafikkontorets upphandlingar är ofta komplicerade och har en omfattande mängd upphandlingsdokument. Det nya annonseringsverktyget måste därför vara flexibelt och ha stor kapacitet för tekniska beskrivningar och ritningar.

Tvingande elektroniska mallar, blanketter och rutiner kan ställa till mera elände än fördelar och konsekvenserna bör därför noga övervägas innan staden köper fast sig i ett system

Avtalshanteringssystem

Stadsledningskontoret föreslår vidare att ett centralt avtals-hanteringssystem ska upphandlas. Med detta avses ett system för att förvara och administrera avtalen i en gemensam katalog. Enligt remissen ska systemet ha grundläggande funktionalitet för avtals-administration samt utökad funktionalitet för att följa upp avtalen systematiskt. Stadsledningskontoret föreslår att det blir obligatoriskt för samtliga nämnder och bolagsstyrelser att registrera leverantörsavtal i det gemensamma avtalshanteringssystemet.

Trafikkontoret är positiva till ett centralt avtalshanteringssystem men tycker inte att det framgår av remissen om detta system endast är avsett för leverantörsavtal, alltså

avtal som uppkommer i upphandlingar, eller för alla avtalstyper som förekommer på stadens förvaltningar och bolag.

Trafikkontoret, liksom andra tekniska förvaltningar, har en betydande mängd olika avtal och överenskommelser utöver de som genereras i upphandlingar. Vissa avtal medför liksom leverantörs-avtalen en debitering, antingen vid ett eller ett fåtal tillfällen, alternativt fortlöpande. Andra avtal eller överenskommelser beskriver ansvarsförhållanden eller gränsdragningsfrågor. Oavsett om debitering sker eller inte finns det vissa gemensamma nämnare för alla avtalstyper. De behöver bevakas, följas upp samt vara tillgängliga på kort och/eller lång sikt. Avtal om ansvars-förhållanden avseende exempelvis en bro kan behövas under hela anläggningens livslängd och även efter att den har rivits. Detta gäller även avtal om vem som äger mark, markförhållanden, miljöfrågor etc.

Avtal och överenskommelser är en av trafikkontorets viktigaste handlingstyper och att inte kunna hitta dessa när de behövs kan få betydande konsekvenser, framförallt ekonomiskt. Överföring av verksamheter mellan förvaltningar/bolag/andra myndigheter eller omorganisationer medför att det ofta är svårt att hitta avtal så att samla dem i ett system är önskvärt.

I dagsläget har trafikkontoret ett avtalssystem som är ett delsystem till ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360. Det finns en integration mellan avtalssystemet och Agresso och även till LV (Lokal Vägdatabas) så att man kan se på en karta vilket objekt avtalet avser. Alla typer av avtal och överenskommelser kan hanteras i systemet oavsett om debitering sker eller inte.

Det är viktigt att det är tydligt vilka avtal som ska kunna hanteras i stadens centrala avtalshanteringssystem, det vill säga om det är enbart leverantörsavtal eller samtliga avtalstyper. Är det endast leverantörsavtal innebär detta att förvaltningarna och bolagen måste ha egna systemlösningar för sina övriga avtal. Det kan finnas avtalstyper som behöver hanteras i egna system beroende på att det krävs speciella uppgifter eller funktioner vid handläggningen av dem, men enligt trafikkontorets bedömning kan merparten av alla avtal hanteras i ett och samma avtalssystem.

Fördelen med att hålla stadens avtal samlade i ett system är att återsökningen underlättas, särskilt på sikt. Man kan hitta avtal utan att behöva detaljkännedom om organisation och verksamheter. I dagsläget behöver man ofta vända sig till flera förvaltningar och bolag när man letar efter avtal.

Det finns redan flera avtalshanteringssystem i staden och vid införskaffande av ett centralt system rekommenderar trafikkontoret att man ser närmare på vilka uppgifter som hanteras i dessa och vilken funktionalitet som finns, eftersom detta visar vad förvaltningarna och bolagen behöver.

Det är viktigt att man ska kunna hantera avtal som innehåller sekretessbelagda uppgifter i det centrala avtalshanteringssystemet. Det bör även finnas en koppling mellan detta system och stadens e-arkiv. Gränsdragningen mellan det centrala avtalshanterings-systemet, eDok och andra system måste vara tydlig

Utbildningsnämnden

Utbildningsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 24 augusti 2017 följande.

1. Utbildningsnämnden överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som svar på remissen.

2. Beslutet justeras omedelbart.

Utbildningsförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 26 juni 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Förvaltningen ansluter sig till förslaget om att upphandla ett nytt gemensamt upphan- dlings- och avtalshanteringssystem för staden och att det tillhandahålls centralt för hela kommunkoncernen.

Ett gemensamt system med övergripande gemensamma processer och arbetssätt vad gäller upphandling och inköp kan öppna upp och underlätta samarbetet mellan stadens verksamheter och bidra till en ökad enhetlighet inom upphandling och inköp i staden. Det finns flera bra och goda synergieffekter med gemensamma system; överblick, samordningsvinster, erfarenhetsutbyte, tydlighet, igenkänning gentemot leverantörsmarknaden med mera. Ett bra systemstöd för en aktiv avtalsförvaltning bidrar också till en ökad avtalstrohet och minskar antalet direktupphandlingar som staden genomför idag.

Förvaltningen föreslår att utbildningsnämnden överlämnar tjänsteutlåtandet som svar på remissen samt att beslutet justeras omedelbart.

Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 24 augusti 2017 att hänvisa till överförmyndarförvaltningens tjänsteutlåtande.

Överförmyndarförvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 21 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Överförmyndarförvaltningen menar, i likhet med stadsledningskontoret, att det är angeläget med system som ger en effektiv och sam-lad överblick och verktyg för styrning och uppföljning av stadens upphandlings- och inköpsverksamhet.

Överförmyndarförvaltningen utgör en av stadens minsta förvaltningar. De fåtal avtal förvaltningen har med leverantörer av varor och tjänster är huvudsakligen sådana som har avropats från stadens centrala avtal, och är främst fastighets- och it-relaterade.

Förvaltningen ställer sig positiv till centralupphandling av såväl e-upphandlingsstöd som avtals-hanteringsstöd.

Bromma stadsdelsnämnd

Bromma stadsdelsnämnd beslutade vid sitt sammanträde den 31 augusti 2017 följande.

1. Stadsdelsnämnden överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande som svar på stadsledningskontorets remiss ”Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem”.

2. Ärendet justeras omedelbart.

Bromma stadsdelsförvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 11 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Förvaltningen ställer sig positivt till förslaget att upphandla ett stadsgemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem. Ett gemensamt system ger större möjligheter till avtalstrohet. En utvecklad avtalsdatabas gör det enklare för verksamheterna att använda upphandlade leverantörer. Förvaltningens möjligheter att både genomföra och följa upp direktupphandlingar blir bättre med den föreslagna upphandlingen.

Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd

Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd beslutade vid sitt sammanträde den 31 augusti 2017 följande.

1. Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och översänder det som svar på remissen till kommunstyrelsen.

2. Paragrafen justeras omedelbart.

Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 22 juni 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Förvaltningen ställer sig positiv till förslaget. Rutinerna för lokala upphandlingar har goda förutsättningar att bli tydligare och mer lättöverskådliga. En ny och ändamålsenlig avtalsdatabas med bl.a. samtliga lokala avtal underlättar för enheterna att hantera och följa upp avtalen, inte minst för ekonomisk styrning och uppföljning. Förvaltningen vill dock framhålla att det är av vikt med utbildning för och support av de nya systemen.

Kungsholmens stadsdelsnämnd

Kungsholmens stadsdelsnämnd beslutade vid sitt sammanträde den 24 augusti 2017 att besvara remissen med förvaltningens tjänsteutlåtande.

Kungsholmens stadsdelsförvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 7 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

Stadsdelsförvaltningen instämmer i behovet av centrala lösningar för upphandlingsstöd och avtalsförvaltning och har inga invändningar mot grundförslagen i remissen.

Många medarbetare förväntas använda såväl upphandlingsstöd som databas för avtalsförvaltning. Flertalet kommer att vara så kallade sällananvändare. Förvaltningen vill därför påpeka vikten av att systemen byggs med fokus på enkelhet och användarvänlighet.

Inom en stadsdelsförvaltning finns en mängd olika typer av avtal, t.ex. leasingavtal, avtal som sluts efter förnyad konkurrens-utsättning, avrop från centrala/gemensamma avtal (t.ex. städavtal) och individavtal inom socialtjänsten avseende boende, behandling eller annat. Det är viktigt att ett nytt system för avtalshantering kan hantera dessa olika avtal samt att det framgår vilka typer av avtal som är obligatoriska att registrera. När det gäller avtal om insatser inom socialtjänsten måste sekretessen säkras om dessa ska registreras.

Det framgår av remissmaterialet att serviceförvaltningen kommer att få ansvar för driften av de färdigutvecklade systemen. Stadsdels-förvaltningen förutsätter att det också när det gäller det nya upphandlingsstödet är möjligt för varje upphandlande enhet att vid behov köpa tjänster från serviceförvaltningen.

Remissen föreslås besvarad med detta tjänsteutlåtande.

Stockholms Stadshus AB

Stockholms Stadshus AB:s yttrande daterat den 31 augusti 2017 har i huvudsak följande lydelse.

AB Svenska Bostäders remissvar har i huvudsak följande lydelse: E-upphandlingssystem

Svenska Bostäder tillstyrker utredningens förslag gällande gemensam upphandling av e-upphandlingssystem.

Svenska Bostäder är positiva till en gemensam upphandling av ett avtalshanteringssystem. Bolaget anser dock att SLK måste ombesörja och säkerställa en integration med befintliga avtalshanteringssystem som idag är en integrerad del i Svenska Bostäders avropssystem och leverantörsportal. Svenska Bostäder kan tillstyrka förslaget om SLK ombesörjer ovan integration.

AB Familjebostäders remissvar har i huvudsak följande lydelse:

Familjebostäder har inga synpunkter när det gäller e-upphandlingssystemet och ställer sig därför positiva till förslaget.

Förslaget från SLK om avtalshanteringssystem kan innebära en hel del merarbete avseende registrering av avtal i en central katalog i det fall bolagen väljer att behålla sina lokala kataloger. Att bostadsbolagen behåller sina lokala kataloger är mest troligt då dessa är/blir starkt integrerade med bolagens gemensamma fastighetssystem och i vissa fall redan är en integrerad funktion i avropssystemet. Syftet och bakgrunden till att ha den centrala katalogen är gott och välbehövligt ur koncernperspektivet.

Familjebostäder anser dock att kostnader och resurser för att få en koncerngemensam avtalskatalog och åstadkomma den kunskap och transparens som behövs bör ligga just på koncernen och inte på bolagen. Det är därför lämpligare att SLK ombesörjer integration eller verktyg som samlar in den information man behöver från de lokala katalogerna till det centrala systemet istället för att de lokala organisationerna ska förstå och göra detta arbete åt SLK.

Ett annat scenario är att alla avtal istället ligger centralt i en katalog och att bolagen inte har egna lokala kataloger. Detta kan bli problematiskt. Exempel på detta är i de fall bolagen har egna avtal på inköpsområden där det även finns centrala avtal. Det får aldrig bli otydligt för verksamheten vilka avtal som ska nyttjas. Kraven på en avtalskatalog som ska användas av flera upphandlande myndigheter blir högre och kräver mer av systemen. Som exempel på detta krävs att hålla ordning på vilka avtal som gäller för respektive organisation på respektive avtalsområde (ibland är det Stockholm stads upphandlade avtal, ibland våra egna, ibland gemensamma med systerbolag och ibland en mix eller externa avtal som från SKL Kommentus eller HBV). För att säkerställa hög avtalstrohet och att bolaget tillämpar XXX är bolagets lokala avtalskataloger och införandet av gemensamt fastighetssystem med tillhörande avropsfunktion avgörande.

AB Stockholmshems remissvar har i huvudsak följande lydelse:

Stockholmshem tillstyrker utredningens förslag gällande gemensam upphandling av e- upphandlingssystem.

I bolagets pågående byte av fastighetssystem där avrop och avtalskatalog integreras, blir bolagets interna katalog avgörande. SLK bör ombesörja och säkerställa integration mellan bolagens lokala kataloger och den centrala för att uppnå önskad kvalité i integration/insamling av önskad information.

Micasa Fastigheter i Stockholm AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse: Micasa Fastigheter är positiva till upphandling av ett gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem för staden. Utarbetandet av mallar som tar hänsyn till behov vid olika typer av upphandlingar bör ägnas särskild omsorg. När det gäller avtalshanteringen i staden vill bolaget särskilt lyfta att det är viktigt att utformning av avtalshantering ska ge en hög tillgänglighet och god användbarhet. Det är också viktigt att det är tydligt vem som har ansvar för att göra ändringar och nyuppläggning av avtal etc.

När det gäller kostnaden för systemen förutsätts att införandet, både när det gäller

effektivitet och kvalitet leder till att det blir möjligt att använda inköpsverksamheten strategiskt för att bidra till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppfylls.

Bostadsförmedlingen i Stockholm AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse: e-upphandlingsstöd

Vid de få upphandlingar Bostadsförmedlingen genomför i egen regi anlitas extern upphandlingskonsult. Denne arbetar med upphandlingen för bolagets räkning i TendSign. Bostadsförmedlingen har idag ett eget licensavtal, men kan likväl gå över till ett för staden gemensamt upphandlingssystem. Viktigt är att en av bolaget anlitad konsult kan ha access att jobba i det. Bolagets licenskostnad idag är för övrigt ringa.

Ett viktigt medskick är att bolaget hanterar och avropar från SKL Kommentus ramavtal, där det är vanligt förekommande med förnyad konkurrensutsättning. För att systemet ska vara komplett och ett effektivt arbetsverktyg är det därför viktigt att även SKL:s underlag kommer med i detta e-upphandlingssystem. Och eftersom flera bolag/förvaltningar nyttjar dessa ramavtal så ser bolaget det som positivt om en central part, t ex serviceförvaltningens upphandlingsenhet, ser till att dessa läggs in i systemet och inte varje bolag för sig.

Avtalssystem

För att Bostadsförmedlingen ska ha en aktuell och komplett bild av vilka avtal som gäller för bolaget så för de en logg över inte bara egna avtal och via staden, utan även de via SKL Kommentus. Att ha ett system utan att SKL Kommentus avtal kommer med ger ingen komplett bild och det är därför ett starkt önskemål.

Bolaget har en aktiv förvaltning och uppföljning av bolagens inköp redan idag. Det är inte IT-systemet som säkerställer det.

Skolfastigheter i Stockholm AB:s (SISAB) remissvar har i huvudsak följande lydelse: Beträffande e-upphandlingsstöd och funktion för att publicera samtliga upphandlingar på stadens webbplats, behöver även säkerställas funktionalitet för publicering på respektive bolags och förvaltnings egen webbplats.

Beträffande registrering av leverantörsavtal i gemensamt avtalshanteringssystem bör ändamålsenlighet för respektive verksamhet särskilt beaktas, så att administration och funktionalitet optimeras utifrån respektive förvaltnings och bolags inköpsbehov. Det är nödvändigt att verksamhetsnyttan upplevs som överordnad eventuellt ökad administration.

AB Stokabs remissvar har i huvudsak följande lydelse:

Stokab driver affärsverksamhet på en konkurrensutsatt marknad. Stokabs nät utgör en samhällskritisk infrastruktur vars funktion offentlig verksamhet, företag och hushåll är helt beroende av. Det ställs därför särskilda krav på verksamheten utifrån ett säkerhetsperspektiv.

Ovanstående medför att Stokab, till följd av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL), utifrån affärsmässiga skäl och säkerhetsskäl är förhindrat att registrera och publicera samtliga sina inköpsavtal i en stadsgemensam

avtalskatalog till vilken andra än behöriga inom bolaget har tillgång. Att avseende varje enskilt avtal först behöva göra en fullständig sekretessprövning, såsom ett utlämnande enligt OSL skulle kräva, innebär såväl administrativa som praktiska svårigheter. Detta skulle ändock inte vara tillfyllest då det sammantagna innehållet i vissa nätrelaterade avtal utgör ytterst känslig information från säkerhetssynpunkt.

Xxxxxx anser därför att det måste vara upp till bolaget att utifrån sin verksamhet och där gällande förutsättningar avgöra vilka avtal som kan registreras och publiceras i det gemensamma avtalshanteringssystemet. Det är nödvändigt att detta klargörs i ett tidigt skede i processen av upphandlingen av systemet. Det är svårt att i detta tidiga skede bedöma effektiviteten för Stokab med stadens gemensamma avtalshanteringssystem varför bolaget skulle välkomna ett frivilligt deltagande även vad gäller det gemensamma avtalshanteringssystemet.

Vad gäller upphandlingen av det gemensamma upphandlingsstödet välkomnar Xxxxxx att deltagandet är frivilligt för bolagsstyrelserna.

Stockholm Stads Parkerings AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse: Bolaget nyttjar idag stadens centralt upphandlade upphandlingssystem (Visma TendSign). Stockholm Parkering anser att det befintliga systemet medfört stora

fördelar för bolaget och att kostnaderna för systemet varit rimlig. Stockholm Xxxxxxxxx vill även framgent medverka i ett centralt upphandlat e-upphandlingsstöd, men har en viss oro över att kostnaderna synes öka från dagens nivå.

Vidare nyttjar Stockholm Parkering ett CRM-system där avtalshantering är en integrerad del i systemet. CRM-systemet är ändamålsenligt för bolagets verksamhetsspecifika avtal, exempelvis kundavtal. Avtalens karaktär och bolagsspecifika hantering nyttjas optimalt i det egna systemet och bolaget ser därför inte att de verksamhetsspecifika avtalen bör hanteras i stadens centrala avtalshanteringssystem. Stockholm Parkering kommer därmed främst att nyttja stadens centrala avtalssystem för centralt upphandlade avtal. Bolagets lokala och bolagsspecifika avtal hanteras därför, i enlighet med stadsledningskontorets förslag, även framöver i det egna systemet.

Stockholms Stadsteater AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse:

Kulturhuset Stadsteatern delar stadsledningskontorets bedömning att stadsgemensamma system för såväl upphandling som avtalshantering skulle innebära många stordriftsfördelar och samordningsvinster för staden samt en förenkling för potentiella leverantörer. Detta motiverar att en centralupphandling inkluderande samtliga stadens nämnder och de bolag som så väljer, genomförs avseende såväl upphandlings- som avtalshanteringssystemet.

S:t Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx AB:s remissvar har i huvudsak följande lydelse:

S.t Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx ser fördelarna med förslaget att kommunstyrelsen genom en centralupphandling upphandlar ett nytt e-upphandlingsstöd med utökad funktionalitet för direktupphandlingar. Bolaget kommer med stor sannolikhet delta i kommande

upphandling.

Beträffande förslaget att centralupphandla ett gemensamt avtalssystem med en gemensam katalog ser S:t Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx inte några omedelbara fördelar för bolaget. Bolaget har inte behov av ett avancerat system för avtalsuppföljning eftersom antalet avtal är begränsat. Förslaget med en grundläggande funktionalitet som är obligatorisk för alla förvaltningar och bolag och en funktionalitet för avtalsföljning som är frivillig förefaller vara en rimlig avvägning. Bolaget ges således möjlighet att ta ställning till behovet av extratjänsten avtalsföljning i förhållande till kostnaden, vilket är positivt.

S:t Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx inser koncernnyttan med ett gemensamt avtalssystem och behovet av att centralt i staden ha kunskap om alla leverantörer och avtal. Bolaget kan för egen del också se vissa fördelar i att på ett enkelt sätt ta del av gällande avtal hos förvaltningar och bolag. Informationen kan t. ex. bidra till utökat samarbete mellan bolagen både inför upphandlingar inom närliggande områden och i samband med förvaltning och nyttjande av leverantörsavtal av olika slag.

Frågeställningar kring hur registrering i det nya avtalssystemet ska gå till, vilka uppgifter från leverantörsavtalen som ska registreras, tillgänglighet till systemet samt hur ofta man registrerar avrop etc. är naturligtvis betydande. För S:t Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx som har en liten organisation är det av stor betydelse att deltagandet i det gemensamma avtalssystemet inte blir för administrativt arbetsamt. Ett enkelt och inte för resurskrävande system har också bättre förutsättningar överlag att hållas aktuellt och uppdaterat.

Stockholm Business Region AB:s (SBR) remissvar har i huvudsak följande lydelse: SBR ser positivt på stadsledningskontorets förslag till ett nytt e-upphandlingsstöd och ett nytt avtalshanteringssystem, vilket tillhandahålls centralt för hela kommunkoncernen och har inget övrigt att anföra.

Koncernledningens synpunkter

Enligt det förslag som redovisas finns samordningsvinster att uppnå ur ett ekonomiskt/administrativt perspektiv med ett gemensamt avtalshanteringssystem och ett e-upphandlingsstöd. Vidare underlättas styrning, uppföljning och analys, vilket också kan bidra till att uppnå kommunfullmäktiges inriktningsmål. Koncernledningen delar denna uppfattning.

Koncernledningen delar dotterbolagens generella synpunkt att en gemensam upphandling av e-upphandlingsstöd är positivt, men vill betona att deltagandet är frivilligt, vilket också föreslås.

Det finns ett antal aspekter där koncernledningen anser det nödvändigt att ta hänsyn till koncernens och dotterbolagens synpunkter; Vissa bolag kan idag ha lokalt anpassade avtalssystem som är optimala för bolagets verksamhet. Vidare finns sekretessfrågor m.m. som gör att respektive bolag, utifrån sin verksamhet och gällande förutsättningar, behöver ha frihetsgrader att avgör vilka avtal som kan registreras och publiceras i det gemensamma avtalshanteringssystemet. Således anser

koncernledningen att det bör finnas åtminstone ett visst mått av valfrihet och utrymme för bolagen att avgöra i vilken grad det gemensamma avtalssystemet nyttjas och i vilken takt det ska införas på kort eller lång sikt.

Vidare är det naturligtvis av yttersta vikt att det klarläggs hur och vilka avtal som ska finnas i det gemensamma systemet, t.ex. vad gäller egna avtal, avrop från centrala ramavtal eller SKL-Kommentus-avtal.

Koncernledningen vill även framhålla att det är av yttersta vikt att staden i tidiga skeden involverar bolagen för att kunna hantera de utmaningar som gemensamma system medför. Samtidigt är det lika viktigt att bolagen engagerar sig och deltar i de forum som erbjuds för att påverka projekt och olika initiativ. I detta arbete kan koncernledningen vara behjälplig för samordning.

Koncernledningen anser sammantaget att stadsledningskontorets ansatser till gemensamt e-upphandlingsstöd och avtalssystem är riktiga och att arbetet bedrivs för en optimal lösning för kommunkoncernen. För avtalssystemet behöver det dock finnas möjligheter till verksamhetsanpassade lösningar där så finns behov. Förslagsvis inför staden avtalssystemet successivt och utreder möjliga undantag tillsammans med de verksamheter som behöver göra avsteg; ser över övergångslösningar och vad nödvändiga integrationer kostar i förhållande till nyttan.

Document Metadata

Table of Contents

Utlåtande 2017:210 RI (Dnr 170-557/2017)

Document Metadata