Avropsvägledning

Ramavtalet gäller under fyra år, avtalstiden är 2023-09-01 - 2027-08-31. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning.

Avropande myndigheter och enheter är fria att utforma sina avrop hur de vill, så länge dessa inte strider mot ramavtalets villkor eller mot Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Kontaktuppgifter till Adda Inköpscentral AB

Kundsupport

Vid frågor kontakta kundsupport vid Adda Inköpscentral AB. Nedan finns kontaktuppgifter till kundsupport:

Telefon: 00 000 000 00
Måndag–torsdag: 09:00-16.00 Fredag: 09:00-14:00 (Lunchstängt 11.15-12.00)

E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx

Avtalsansvarig

Om du har frågor gällande avtalsförvaltingen, lagerhanteringen mm är du välkommen att kontakta Xxxxxxx Xxxxxxxxx, som är avtalsansvarig för våra vaccinavtal. Nedan finns hennes kontaktuppgifter:

Telefon: 00-000 00 00 E-post: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx

Får vi använda ramavtalet Xxxxxx enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2021?

För att kunna avropa på ramavtalet behöver din verksamhet vara avropsberättigad. Under ”Stöddokument” på ramavtalssidan finner ni en bilaga över avropsberättigade parter.

Regionerna har inför upphandlingen skrivit samverkansavtal och förbinder sig därmed att använda ramavtalet.

Andra avropsberättigade verksamheter som vill kunna avropa på ramavtalet bör först göra en avropsanmälan via ”Mina sidor”. Behörig person i din verksamhet loggar in på ”Mina sidor” och anmäler verksamheten. Kontakta Inköpscentralens kundsupport på xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx om du inte vet vem som kan göra en avropsanmälan.

2.1. Fristående skola eller privata vårdgivare

Fristående skolor och privata vårdgivare har rätt att avropa på ramavtalet i de fall vaccination sker på uppdrag av region eller kommun. Ni kan dock inte göra en avropsanmälan via vår hemsida.

För att en fristående skola eller privat vårdgivare ska kunna avropa på ramavtalet behöver ni först kontakta Adda Inköpscentrals kundsupport på xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Vi kommer att be dig att uppge ert namn, företagsnamn, ert organisationsnummer samt i vilken kommun/region ni bedriver verksamhet. Om du representerar en fristående skola vill vi även att du bifogar en kopia på Skolinspektionens beslut. Om du representerar en privat vårdgivare vill vi ha information om vilken region som ni har avtal med samt en kopia på aktuellt avtal.

Vad kan du köpa från ramavtalet Vaccin enligt det nationella barnvaccinprogrammet 2021?

Ramavtalet Vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet 2021 omfattar de vaccinerna som huvudsakligen används inom det nationella barnvaccinationsprogrammet i den omfattning som efterfrågas av de upphandlande myndigheterna. Ramavtalet omfattar leverans, distribution och fysisk lagerhållning av vaccinerna. Ramavtalet omfattar även tillhandahållande av produktinformation samt utbildning avseende leverantörens vaccin.

Sortiment

Ramavtalet Vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet 2021 är indelat i följande delområden:

4-valent (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta och polio)
6-valent (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta och polio, hib och hepatit B)
MPR (Vaccin mot mässling, påssjuka och röda hund)
Konjugerat Pneumokockvaccin
dTp (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta)
1. dTp för ungdomar
2. dTp för gravida
Rotavirus (Vaccin mot rotavirus)
HPV (Vaccin mot humant papillomvirus)

Nedan beskrivs sortimentet där det framgår vilket vaccin du ska beställa från vilken leverantör, även beställningskontakt framgår:

Avtalsområde	Vaccin/Diagnostikum	Leverantör	Beställningskontakt (Distributör)
4-valent (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta och polio)	Tetravac	Sanofi AB	xxxxx@xxxxxx.xxx 0000-00 00 00
MPR (Vaccin mot mässling, påssjuka och röda hund)	M-M-RvaxPro	Merck Sharp & Dohme (Sweden) AB	MSD Vaccinservice xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx 0000-00 00 00
dTp (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta) för ungdomar	Triaxis	Sanofi AB	xxxxx@xxxxxx.xxx 0000-00 00 00
6-valent (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta och polio, hib och hepatit B)	Hexyon	Sanofi AB	xxxxx@xxxxxx.xxx 0000-00 00 00
dTp (Vaccin mot difteri, stelkramp, kikhosta) dTp för gravida	Triaxis	Sanofi AB	xxxxx@xxxxxx.xxx 0000-00 00 00
Konjugerat Pneumokockvaccin	Vaxneuvance	Merck Sharp & Dohme (Sweden) AB	MSD Vaccinservice xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx 0000-00 00 00
Rotavirus (Vaccin mot rotavirus)	RotaTeq	Merck Sharp & Dohme (Sweden) AB	MSD Vaccinservice xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx 0000-00 00 00
HPV (Vaccin mot humant papillomvirus)	Gardasil 9	Merck Sharp & Dohme (Sweden) AB	MSD Vaccinservice xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx 1 00

4. Så använder du ramavtalet Vaccin enligt nationella barnvaccinprogrammet 2021

4.1. Distributör, Avrop och Kundtjänst

Leverantörens distributör för leverans av vaccin har rätt att på leverantörens vägnar bland annat ta emot avrop, tillhandahålla kundtjänst, genomföra leveranser, sköta lagerhållning och fakturera de upphandlande myndigheterna.

Kundtjänst ska vara tillgänglig under kontorstid helgfria vardagar kl. 08:00 -16:00.

En beställning eller förfrågan ska följas av en bekräftelse, av bekräftelsen ska framgå beräknad svarstid. Förfrågningar ska besvaras skyndsamt.

4.2. Beställningar och avropsrutiner

Beställning av vaccin sker i direkt kontakt med leverantör/distributör. Kontaktuppgifter för beställning hittar ni på ramavtalssidan under fliken ”Beställ vaccin”.

Leverantören ska kunna ta emot beställningar och skicka orderbekräftelse enligt något av följande sätt:

Via webbutik.
Via e-post
Via e-handelssystem som används av deltagande myndigheter
Per telefon

Leverantören ska skicka orderbekräftelse till beställare skyndsamt. Orderbekräftelsen ska innehålla information om beräknad leveranstid med angivet leveransdatum.

Leverantören ska under avtalstiden verka för att erbjuda effektivare beställningssätt och avropsrutiner såsom utveckling av webbutik, utökad digital kommunikation och anslutningsalternativ till e-handelssystem.

Vid telefon- eller e-postbeställning av vaccin bör du ange följande information till leverantören:

Kundnummer
Ansvarig beställare inklusive kontaktuppgifter
Leveransadress
Faktureringsadress
Önskad leveransdag

Vi rekommenderar att ni alltid lägger beställningen skriftligt då vi behöver dokumenterad information för att kunna hantera eventuella avvikelser.

4.3. Sekretessbelagda priser

Enligt leverantörerna av vacciner kan de lida skada om prisuppgifterna blir kända för andra än de som har rätt att köpa vacciner enligt ramavtalen. Leverantörerna har därför begärt att deras priser ska omfattas av sekretess. Av den anledningen publicerar Xxxx inköpscentral inte priserna på denna webbplats.

Är du behörig och vill ta del av aktuella priser, vänd dig till Adda inköpscentrals kundsupport xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.

När du har fått prisuppgifter för de vacciner som är aktuella önskar leverantörerna att dessa behandlas som sekretessbelagda i din egen verksamhet och vi uppmanar er att hantera uppgifterna med försiktighet.

Bestämmelser om sekretess för uppgifter finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.”

4.4. Leveranser

4.4.1. Leveranstid

Leveranstiden startar samma dag som leverantören mottagit upphandlande myndighets beställning.

För beställningar lagda innan kl. 14.00 vardagar ska leverans till anvisad leveransplats ske inom två leveransdagar.

Leveransdagar är helgfri tisdag till fredag mellan klockan 08.00 och 17.00. Leverans sker inte dag efter helgdag. Leveransen ska aviseras i samband med leverans. Avisering ska ske tidigast dagen före och senast 30 minuter före ankomst till leveransplats. Avisering kan ske via e-post, telefon, SMS eller på annat överenskommet sätt. Mottagande av leverans ska signeras av upphandlande myndighets mottagare. Leverantören och den upphandlande myndigheten kan komma överens om andra leveransrutiner än ovan.

Vid beställning ska den upphandlande myndigheten ombesörja att leverantören får tillgång till relevant information för att kunna genomföra uppdraget enligt ställda krav. Det kan till exempel gälla begränsningar i leveranstid.

4.4.2. Leveransvillkor

Varor ska levereras till den leveransadress som framgår av den upphandlande myndighetens beställning i enlighet med DDP, Incoterms 2020. Leverantören står för alla risker och kostnader fram till att godset finns tillgängligt på den angivna platsen. Leverantören står även för importklarering. Leveranser ska ske enligt Good Distribution Practise (GDP). Leverantören ska dessutom kostnadsfritt återta eventuella pallar och emballage som används vid leveranser.

Om leverantören tillfälligt inte kan leverera en vara får en ersättningsvara tillhandahållas om den upphandlande myndigheten godkänner det. Ersättningsvaran ska uppfylla alla krav och vara likvärdig med den ursprungliga varan. Ersättningsvarans pris får inte överstiga ursprungsvarans

4.4.3. Leveranspriser

Avrop som avser leverans av minst 10 vaccindoser ska ske kostnadsfritt. Någon avgift får heller inte tas ut om leverantören och den upphandlande myndigheten kommer överens om att vaccindoser ska samlevereras med andra produkter som leverantören ska skicka till den upphandlande myndigheten, detta gäller oavsett hur många vaccindoser som samleveransen omfattar.

Om den upphandlande myndighetens avrop avser leverans av färre än 10 vaccindoser har leverantören rätt att ta ut en avgift om 500 kr.

4.5. Paketering och hantering

Vaccin ska gå att köpa i förpackning med maximalt 10 doser. Förfylld spruta ska levereras utan nål. Inga nålar får medfölja i förpackningen.

Samtliga vacciner ska vid distribution packas enligt tillverkarens anvisningar och per upphandlande myndighet/leveransställe enligt särskild överenskommelse med upphandlande myndighet. Leverantören ska efter överenskommelse sampacka varor till respektive upphandlande myndighet och dess verksamheter för att minimera transportvolymen. Alla transportemballage ska vara plomberade.

4.6. Garanti och hållbarhetstid

Leverantören ska garantera levererade vacciner inom den tid som finns märkt på respektive förpackning som giltighetstid, hållbarhetstid eller motsvarande.

Vacciner med kortare än sex månaders hållbarhetstid får inte levereras. Vid händelse av kortare hållbarhetstid ska upphandlande myndighet kontaktas för eventuellt godkännande av kortare hållbarhetstid än överenskommet.

4.7. Kundägt lager

De regioner som anges som avropsberättigade i ramavtalet har var och en möjlighet att avropa ett fysiskt lager av vaccindoser (lagret). Lagret avropas genom ett skriftligt kontrakt mellan aktuell region och leverantören. Kontraktet kan innehålla uppgift om vilka verksamheter eller funktioner inom den egna organisationen som har rätt att beställa vaccin ur lagret, precisering av hur uppföljning av kraven på lagerhållning och lagernivåer ska genomföras och vilka rutiner som ska gälla för fakturering och för leveranser. Se villkoren i sin helhet i Kontraktsvillkoren punkt ”Kundägt lager”.

Priset för ett kundägt lager motsvarar priset för det antal vaccindoser som tillförs lagret. Leverantören har alltså inte rätt till någon ytterligare ersättning för att bygga upp lagret, sköta lagerhållningen eller annat därmed förknippat arbete eller administration.

4.8. Information och utbildning

Leverantören ska på den upphandlande myndighetens begäran, kostnadsfritt, genomföra informations- och utbildningsinsatser för myndighetens personal om leverantörens vaccin och dess egenskaper. Om den upphandlande myndigheten anser att det behövs ska också personer som vaccineras kunna utbildas och informeras.

Leverantören ska tillhandahålla medicinsk support inom 24 timmar räknat från när leverantören tog emot den upphandlande myndighetens anmodan. Om tidsfristen löper ut på en dag som är en lördag eller en helgdag, löper tidsfristen i stället ut samma tid nästa arbetsdag.

Med medicinsk support avses att:

Besvara medicinska frågor kring effekt och biverkningar samt utvärdera eventuella biverkningar som ej tidigare beskrivits för det aktuella vaccinet.
Hjälpa till att få fram kompletterande medicinsk information utanför vad som finns med i produktresumén.

4.9. Redovisning av statistik

Leverantören ska på begäran, utan kostnad för den upphandlande myndigheten, redovisa statistik över försäljningen som skett till den upphandlande myndighetens verksamheter. Statistiken ska kunna lämnas per avropande verksamhet eller enhet inom den upphandlande myndigheten. De uppgifter som ska kunna redovisas för er framgår av Kontraktsvillkorens punkt ”Redovisning av statistik”.

Fördjupad information

Denna avropsvägledning och de tillhörande bilagorna bör räcka för de flesta som använder ramavtalet.

Kontraktsvillkoren är det dokument som reglerar ert kontraktsförhållande med ramavtalsleverantören.

Ramavtalshandlingen reglerar Adda Inköpscentrals avtalsförhållande med ramavtalsleverantören.

Själva ramavtalet med tillhörande bilagor hittar du genom att klicka på fliken ”Leverantörer” på ramavtalets webbsida, därefter klickar du på plustecknet vid leverantörens namn och sedan på länken ”Visa ramavtal samt upphandlingsdokument”. Ett nytt fönster eller flik kommer att öppnas som tar dig till TendSign. Till höger på denna sida ligger aktuell leverantörs ramavtal med bilagor publicerade.

Avvikelsehantering

Om det uppkommer avvikelser gällande leverantörens leveranser på avtalet, som exempelvis reklamationer, uteblivna leveranser och felaktiga fakturor, vänd er till Xxxx inköpscentral för hjälp med leverantörskontakter och åtgärder genom att använda er av den avvikelseblankett som finns framtagen. Fyll i denna Avvikelserapport Barnvaccin — Adda

Har du frågor?

I denna avropsvägledning har vi försökt konkretisera avropsprocessen men vi är medvetna om att det kan uppstå frågor.

Du är alltid välkommen att kontakta oss på Inköpscentralen om du har frågor om ramavtalet och hur köp går till:

Telefon: 00-000 000 00 E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx

De antagna leverantörernas kontaktuppgifter finner du under fliken ”Leverantörer” på ramavtalets webbsida. Kontakta respektive leverantör om du har produktrelaterade frågor.

Kontaktuppgifter till ramavtalsleverantörerna:

Ramavtal Vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet 2021 — Adda

Adda Inköpscentral AB

xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx

Document Metadata

Table of Contents

Avropsvägledning

Document Metadata