INLEDNING

Riktlinjer för riksläger och stämma

INLEDNING

Riksförbundet Sveriges 4H arrangerar årligen tillsammans med ett länsförbund eller annan av riksförbundsstämman godkänd sammanslutning, riksläger för medlemmar. Annan sammanslutning benämns i fortsättningen länsförbund.

Rikslägret är en del av det årsprogram som fastställs av 4H:s riksstämma.

Riksstämman finns upptagen i 4H:s stadgar och genomförs tillsammans med rikslägret.

Riksläger och stämman utformas i enlighet med 4H:s vision, 4H-andan, Riksförbundets Sveriges 4H:s stadgar, verksamhetsplan och andra styrdokument som naturligt hör ihop med arrangemangets verksamhet.

RIKSLÄGRETS SYFTE

Syftet med ett riksläger är att:

- Vara en självklar mötesplats för 4H:are från hela landet

- Bidra till att 4H:are stannar längre inom organisationen

- Göra det möjligt för idéer och inspiration att snabbt få spridning över landet.

Målet är att för varje år öka andelen deltagare på riksläger av det totala antalet medlemmar i 4H.

Om varje lägerdeltagare känner en stark gemenskap med 4H:are från hela landet och en stor delaktighet i lägret så tror vi att vi kan fylla vårt syfte och nå vårt mål. För att lyckas med detta krävs ett genomtänkt program och en lägermiljö där varje deltagare känner sig trygg och bekväm genom hela sin lägervistelse.

RIKTLINJERNAS SYFTE

Riksförbundsstyrelsen för riksförbundet Sveriges 4H upprättar och fastställer riktlinjer för riksstämma och riksläger. Riksförbundsstyrelsen ska också revidera riktlinjerna, så att beslut som tagits på riksstämma eller i Riksförbundsstyrelsen och påverkar riksstämma och riksläger förverkligas.

Riktlinjerna är ett stöd för värdlänet som förbereder arrangemanget och ska ange:

- De åtaganden och ansvar som vilar på värdlänet.

- De åtaganden och ansvar som vilar på riksförbundet.

- Beslut som inför riksstämma och riksläger-arrangemang ska tas av riksstämma, riksförbund och länsförbund.

Arrangörer av riksstämma och riksläger åläggs att följa riktlinjerna. Vid oenighet rörande tolkning av riktlinjerna har Riksförbundsstyrelsen tolkningsföreträde.

BESKRIVNING AV RIKSSTÄMMA OCH RIKSLÄGER

I riksstämma och riksläger-arrangemangen ingår följande delar:

- Riksstämma enligt stadgarna för riksförbundet Sveriges 4H.

- Förtroenderåd som enligt stadgarna ska sammanträda i anslutning till riksstämman.

- Stämmoutskott till ett antal som Riksförbundsstyrelsen fastställer.

- Riksläger enligt arrangörernas program.

RIKSSTÄMMA OCH RIKSLÄGER SOM AMBULERANDE ARRANGEMANG

Gemensamma arrangörer för riksstämma och riksläger är dels riksförbundet Sveriges 4H och dels det länsförbund som efter riksstämmobeslut erbjuds att stå som värd för riksstämma och riksläger- arrangemangen.

Länsförbund som önskar stå som värd för ett riksstämma och riksläger-arrangemang ansöker om detta på riksstämman tre år före det år man önskar stå som värd. Ansökan ska lämnas skriftligen till Riksförbundet senast två månader före riksstämman. Ansökande län bereds möjlighet att muntligt presentera sin kandidatur på stämman.

Om särskilda skäl föreligger, kan riksstämman senarelägga beslut om såväl rikslägrets genomförande som fastställande av lämpligt värdlän till kommande stämmor.

TIDPUNKTEN FÖR RIKSSTÄMMA OCH RIKSLÄGER-ARRANGEMANGEN

Riksstämma och riksläger genomförs vid tidpunkt som fastställs tillsammans med Riksförbundsstyrelsen och värdlänet. Tidpunkten ska i möjligaste mån väljas så att riksstämma och riksläger inte krockar med andra större arrangemang på nationell eller internationell nivå.

Stadgar för Sveriges 4H styr när riksstämman skall hållas. Senaste dagen för att hålla riksstämma är enligt stadgan den 15 augusti.

Rikslägret börjar på en lördag och bör vara 5-7 nätter. Längden på lägrets beslutas tillsammans med Riksförbundet.

Stämman hålls i inledningen av lägret på lördagen och söndagen. Förtroenderådet och Riksförbundsstyrelsen sammanträder under fredagen innan lägrets början.

MÅLGRUPP

Riksläger är till för medlemmar som erlagt en medlemsavgift till riksförbundet Sveriges 4H eller för andra deltagare från organisationer som arrangörerna valt att bjuda in. Deltagarna ska fylla minst 14 år samma år som lägret genomförs. Värdlänet kan dispens till egna medlemmar så att de kan delta om de fyller minst 13 år samma år som lägret genomförs.

PLATSEN FÖR RIKSSTÄMMA OCH RIKSLÄGER-ARRANGEMANGEN

Länsförbund bör redan vid ansökan om att få anordna riksstämma och riksläger ha tillgång till en plats för

arrangemanget. Så snart länsförbundets ansökan beviljats av riksstämman, upprättar värdlänet avtal med ägare av den mark och de lokaler som ska användas.

Platsen ska även tillhandahålla lokaler och aktivitetsområden som är anpassat för riksläger och stämma.

Platsen måste vara tillgänglig ur säkerhetssynpunkt för räddningstjänst och uppfylla de säkerhetskrav som myndigheter har på arrangemanget.

Platsen måste även ge möjligheter till att uppfylla de krav på mathantering, sophantering och sanitet som ställs på arrangemanget av kommun och myndigheter.

ORGANISATION

Generalsekreteraren är den av riksförbundet Sveriges 4H centralt utsedde som kontakt till värdlänet. Riksförbundsstyrelsen kan utse andra kontaktpersoner och meddelar då värdlänet detta.

Arrangemanget ska ledas av en styrgrupp, även kallad ledningsgrupp, som ansvarar för planering och genomförande av riksläger och stämma. Det är länsförbundet som utser styrgruppen.

Snarast efter att värdlän utsetts meddelar länsförbundet till riksförbundet vilka personer man utsett att leda förberedelserna för arrangemanget samt sammankallande i gruppen. Riksförbundet har rätt att ingå i styrgruppen. Riksförbundet äger även rätt att, om styrgruppen för arrangemanget brister i organisationen, överta styrningen av arrangemanget.

ANMÄLAN, LÄNSLEDARE OCH DELTAGARE

Till lägret bjuds länsförbunden i riksförbundet Sveriges 4H in att delta. Andra grupper inbjudna av arrangörerna jämställs nedan med länsförbund.

Arrangerande länsförbund ansvarar för att ta upp anmälningar till riksstämma och riksläger. Deltagande länsförbund som utsett en länsledare ska efter att anmälan öppnat ha tillgång till uppdaterade deltagarlistor. Deltagande länsförbund kan också gå samman och gemensamt utse länsledare.

Varje deltagande länsförbund ska ha minst en länsledare. Länsledarens roll är att vara en kontakt mellan arrangerande länsförbund och deltagarna i det egna länsförbundet innan, under och efter lägret. Värdlänet kan själv bestämma vad länsledaren ska ha för roll på lägret och vilka ansvarsområden denne ska inneha.

EKONOMI

Det åligger värdlänet att upprätta en budget. Denna föreläggs Riksförbundsstyrelsen senast två veckor innan dess möte i maj, året innan arrangemanget genomförs. Riksförbundsstyrelsen fastställer budget för riksstämma och riksläger-arrangemangen.

Om arrangören inte är ett länsförbund utan en godkänd sammanslutning ska det finnas beslut på hur ett över- alternativt underskott ska fördelas mellan de olika parterna. Riksförbundet Sveriges 4H och värdlänet har ett delat ekonomiskt ansvar för arrangemanget. Ett eventuellt över- eller underskott på upp till 20 000 kronor belastar enbart värdlänet. Över- eller underskott utöver denna summa delas lika mellan riksförbundet Sveriges 4H och värdlänet.

Företags, organisationers samt myndigheters ekonomiska stöd till arrangemanget ska oavkortat gå till riksstämma och riksläger-budgeten.

Följande principer ska tillämpas vid budgeteringen:

- Riksstämma och riksläger ska ses som ett samarrangemang och skall därför ingå i samma budget.

- Vissa utgifter bekostas av riksförbundet Sveriges 4H. Dessa utgifter är deltagaravgift för stämmoombud under stämmodagarna, kostnader för centrala stämmofunktionärer och av riksförbundet Sveriges 4H inbjudna gäster, utgifter för riksstämman samt andra centralt styrda arrangemang.

- Antalet deltagare beräknas till samma antal som föregående år. Föreligger särskilda skäl kan Riksförbundsstyrelsen besluta om en ändring av det budgeterade antalet.

- Budgeten ska innehålla förslag på avgift för veckodeltagare och för endagsdeltagare.

- Deltagande länsförbund eller grupper om 10 till 50 veckodeltagare erhåller en avgiftsfri plats för länsledare. Länsförbunden med fler än 50 deltagare erhåller ytterligare en avgiftsfri plats avsedd för ytterligare en länsledare. Kostnaden för dessa belastas riksstämma och riksläger.

- IFYE-stipendiater betalar inte lägeravgift. Kostnaden för dessa deltagare belastas riksstämma och riksläger.

- Stämmodeltagare som stannar hela veckan ska betala veckoavgift minus två endagsavgifter. Detta regleras efter lägrets slut. Deltagare betalar fullt veckopris och får kompensation av Riksförbundet efter lägrets slut.

- Lönekostnader för personal anställda av värdlänet eller riksförbundet, som engagerats i

riksstämma och riksläger-arrangemanget, skall inte belasta riksstämma och riksläger-budgeten. Dessa kostnader står respektive arbetsgivare för.

- Personal som anställs särskilt för riksstämma och riksläger-arrangemanget belastas budgeten med en kostnad motsvarande lön och sociala avgifter. Värdlänet är arbetsgivare för sådan personal.

- Ej anställda funktionärer ersätts inte med arvoden eller andra ersättningar.

- Reseersättningar enligt gällande praxis i länsförbundet anges i budgeten avseende värdlänets funktionärer.

Det ekonomiska resultatet av arrangemanget ska redovisas till Riksförbundet senast 31/12 samma år.

PROGRAM FÖR RIKSSTÄMMA OCH RIKSLÄGER-ARRANGEMANGEN

Riksstämma och riksläger-programmet fastställs av Riksförbundsstyrelsen i samråd med värdlänet. Ett ramprogram föreslås av värdlänet till Riksförbundsstyrelsen vid dess marssammanträde samma år som riksstämma och riksläger-arrangemangen ska genomföras.

Generellt gäller att värdlänet genomför rikslägerprogrammet och riksförbundet genomför riksstämmoprogrammet.

Program för rikslägret ska utformas utefter det fyra H:na, 4H:s vision och 4H-andan.

FÖRSÄKRINGAR

4H:s medlemsförsäkring beträffande medlemsolycksfalls- och ansvarsförsäkring för ledare

gäller. Detta under förutsättning att deltagarna erlagt sin medlemsavgift. Medlemskontroll ska därför utföras av värdlänet. Rådgivning om hur medlemskontroll utförs kan erhållas från riksförbundet.

Samtliga ideella funktionärer ska vara medlemmar i 4H.

Då deltagare inte betalt sin medlemsavgift kan värdlänet ålägga länsledaren att se till att så omedelbart görs via sekretariatet. Alternativt kan länsledaren för länsförbundets räkning intyga att deltagaren betalt sin medlemsavgift och tar då ansvar för att så har gjorts. Dessa deltagare rapporteras till riksförbundet som följer upp att medlemsavgift erlagts. Värdlänet kan avvisa deltagare från lägret om de ej erlagt medlemsavgift.

Om deltagare från JUF, FSU eller organisationer inom eller utanför Sverige bjuds in, ska värdlänet från organisationen inhämta intyg på att deltagarna är medlemmar och att de omfattas av en medlemsförsäkring.

Eventuellt kompletterande försäkringar som önskas tecknas behandlas av värdlänet. Dessa bör tecknas hos samma bolag som står för medlemsförsäkringen samt i samråd med riksförbundet.

RIKSLÄGERGRUPP

Som arrangerande länsförbund är man ansvarig för att utse en representant till en rikslägergrupp som sammankallas av riksförbundsstyrelsen. Representanten går in i gruppen 2 år innan riksstämma och riksläger arrangeras och går ur gruppen ett år efter det egna lägret.

Rikslägergruppen har inget ansvar för arrangemanget utan ansvarar tillsammans med riksförbundsstyrelsen för att föra kunskaper och erfarenheter vidare från arrangör till arrangör.

AVVISNING

Arrangörerna har rätt att avvisa deltagare från lägret. Avvisning kan meddelas då deltagare på ett grovt sätt åsidosätter lägrets och organisationens mål och syften. Sådana fall som avses är t.ex. alkoholförtäring, skadegörelse eller att inte hörsamma funktionärers och länsledares tillrättavisningar. Beslut om avvisning bör tas i samråd med ledningsgrupp för arrangemanget. Även länsledare har rätt att på ovanstående grunder skicka hem deltagare från det egna länet. Ersättning för ökade resekostnader och ej utnyttjad deltagaravgift utgår ej.

UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING

Uppföljning och utvärdering av hur lägret har fungerat skall redovisas till Riksförbundsstyrelsen, senast 31/12, innevarande år, för att ligga till grund för förbättringar till föreliggande dokument.