Upphandlingsdokument2022-11-20

Upphandlingsdokument

2022-11-20

Upphandlande organisation Adda Inköpscentral AB Upphandling Företagshälsovård STIC 2023 10579 Version 2: publicerad 2022-10-19 10:50 Sista anbudsdag: 2022-11-21 23:59

Symbolförklaring

Texten ingår i annonsen	Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att ingå i avtalet	Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas	Texten/frågan innehåller ESPD-krav
Frågan är viktad och ingår i utvärderingen	Frågan är viktad och ingår i utvärderingen
Frågan ställs endast upplysningsvis	Frågan besvaras av upphandlaren
Frågan är markerad för särskild uppföljning	Uppdaterat avsnitt eller fråga

6. Personalstöd

6.1 Tjänster

Leverantören ska erbjuda personalstöd enligt 6.1 och 6.1.1. Personalstöd tillhandahålls genom fysiska besök eller telefonrådgivning.

Medarbetarna ska utan arbetsgivarens medverkan kunna ta kontakt med leverantören personalstödsavdelning och få professionell hjälp. Förutom telefonrådgivning ska vid

behov personliga möten kunna erbjudas med specialist inom aktuellt område. Personalstödet ska rikta sig till medarbetare för att snabbt få enkel hjälp med vardagsfrågor som kan skapa stress och oro och därmed negativ arbetspåverkan. Personalstödet ska öka arbetsförmågan samt förebygga sjukskrivning. Personalstöd ska erbjuda kommunens medarbetare professionell och personlig vägledning av kvalificerade experter. Områden det kan röra sig om är:

- samlevnads - och relationsproblematik på jobbet och hemma

- livsstilsproblematik

- Problem av juridisk karaktär

- Missbruksproblematik

- ekonomi

Medarbetaren ska själv, anonymt, kunna ta kontakt med leverantörens personalstödsavdelning via telefon eller e-post.

Leverantörens personalstödsavdelning ska ha specialister inom områdena:

- psykologi

- samlevnads- och relationsfrågor

- alkohol-, drog- och spelmissbruk

- sociala frågor

- juridik

- ekonomi

6.1.1 Kompetenskrav

Leverantören ska bemanna uppdraget med det antal personer/tjänster med relevant

utbildning, kompetens och erfarenhet som krävs för att uppfylla kraven som ställs på personalstöd. Telefonrådgivare/specialister ska ha adekvat erfarenhet och utbildning inom respektive område.

Personalen ska ha erfarenhet och kunskap om förhållningssätt till människor som befinner sig i svåra situationer.

Telefonrådgivare ska uppfylla någon av nedanstående krav/kompetenser:

- Leg. psykolog eller Leg. psykoterapeut med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande uppdrag.

- Beteendevetenskaplig utbildning med examen från universitet/högskola med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande uppdrag.

- Socionomexamen från universitet/högskola med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande

uppdrag

Specialister ska uppfylla nedanstående krav:

- Leg psykolog eller leg. psykoterapeut med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande uppdrag.

- Ekonom med examen från universitet/högskola med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande uppdrag.

- Jurist med examen från universitet/högskola med 2 års arbetslivserfarenhet av motsvarande uppdrag.

6.1.2 Omfattning

Medarbetare ska ha rätt till max fem timmars rådgivning per ärende. Med en timmes rådgivning menas 60 minuter faktisk insats. Samtliga kostnader ska ingå i ersättningen.

Vid komplexa problem ska medarbetaren ha möjlighet att prata med flera specialister. Antal ärenden per medarbetare ska vara obegränsade.

6.2 Geografisk närhet

Personalstöd via fysiska möten ska ske i mottagningslokaler som nås med allmänna kommunikationer inom Stockholms Län. Den uppsökandes anonymitet ska säkerställas.

Lokalerna ska vara tillgängliga för personer med funktionsvariationer.

6.3 Tillgänglighet och öppettider

Leverantören ska vara tillgänglig för telefonkontakt och vid behov fysiska besök. Medarbetaren ska anonymt kunna ringa ett telefonnummer och få rådgivning dygnet runt.

Upphandlande myndighet som önskar ha leverantörens tillgänglighet enbart under kontorstid för personalstödsfrågor anger detta vid avrop.

Upphandlande myndighet ska vid behov kunna välja en utökad tjänst där medarbetaren får rådgivning genom fysiska besök av specialist, helgfri mån-fre 8-17.

Vid akut behov av fysiskt möte ska medarbetaren få en tid för besök inom 24 timmar. I övriga fall ska ett första besök kunna erbjudas inom 5 arbetsdagar.

Behovet meddelas vid avrop.

6.4 Beställningsrutiner

Kontakt ska tas per telefon och/eller e-post och vara valfritt för medarbetaren.

Följande rutin ska tillämpas vid kontakt:

1. Leverantören gör vid den första kontakten en probleminventering som bedömer vilken specialistkompetens som krävs. Tid bokas med relevant specialist.

2 I de fall där frågeställningar/problem relaterar till arbetsplatsen ska medarbetaren få vägledning i hur frågan på ett lämpligt vis kan tas upp på arbetsplatsen samt att medarbetaren får information om resurser på arbetsplatsen.

3. Vid komplexa problem ska medarbetaren ha möjlighet att prata med flera specialister.

4. Leverantören ska ge samtalsstöd vid varje tillfälle som medarbetaren tar kontakt.

6.5 Återkoppling/återrapportering

Leverantören ska två ggr per år, halvår och helår, sammanställa och skicka statistik till upphandlande myndigheter vars medarbetare som använt tjänsterna.

Har tjänsten inte använts ska även detta meddelas till de upphandlande myndigheterna som avropar från avtalet.

Statistiken ska minst innehålla:

-antal genomförda insatser (kategoriserade),

-analys av resultat och ev. tendenser och resultat

Av uppgifterna ska framgå vilken typ av rådgivning som lämnats samt till vilka övergripande organisationsenheter de medarbetarna som har använt tjänsterna hör.

Återkopplingen ska innehålla information om:

-Antal personer som har sökt hjälp

-Antal genomförda konsultationer

-Andel ärenden av brådskande karaktär

6.6 Uppföljning

6.7 Arbetsmöten hos upphandlade myndighet

Finns det under avtalsperioden behov av avstämningsmöten ska det ske vid förfrågan från upphandlande myndighet.

6.8 Pris för tillgänglighet dygnet runt

För personalstöd ska leverantören lämna pris per ansluten anställd och år. Priset ska anges exkl. moms.

1. Telefonrådgivning: SEK/anställd/år

2. Besök: SEK/anställd/år (Priset ska vara baserat på att minst 75% upphandlande myndigheters medarbetare av väljer detta alternativ)

Bedömningen av lägsta pris görs utifrån de priser som anbudsgivaren har lämnat i prismatris. Lämnade priser summeras till anbudssumma.

Pris ska omfatta samtliga kostnader för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden om annat inte anges i upphandlingsdokumentet.

Specifikation	Kvantitet	Enhet	Pris per enhet (SEK)
Enbart telefonrådgivning kr/anställd/år	13 000	år
Pris baserat på minst 75% personligt besök kr/anställd/år	13 000	år

Pris personalstöd -dygnet runt

Prismatris. 2 rader

6. Personalstöd

6.9 Pris för tillgänglighet under kontorstid

För personalstöd lämnar leverantören pris per ansluten anställd och år. Priset anges exkl moms.

1. Telefonrådgivning: SEK/anställd/år

2. Besök: SEK/anställd/år (Priset ska vara baserat på att minst 75% av upphandlande myndigheters medarbetare väljer detta alternativ)

Observera att denna del inte ingår i anbudspriset eller utvärderas. Tjänsten ska dock vara möjlig för upphandlande myndighet att välja som ett alternativ till tjänsten personalstöd - dygnet runt.

Prismatrisen för personalstöd under kontorstid kommer inte att utvärderas. Tjänsten ska dock vara möjlig att avropa.

Pris personalstöd -kontorstid

Prismatris. 2 rader

6. Personalstöd

Pris ska omfatta samtliga kostnader för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden om annat inte anges i upphandlingsdokumentet.

Specifikation	Kvantitet	Enhet	Pris per enhet (SEK)
Enbart telefonrådgivning kr/anställd/år	13 000	År
Pris baserat på minst 75% personligt besök kr/anställd/år	13 000	År