Contract

Allmänt om arkivering inom omsorgen

Digital förvaring av handlingar i första hand: För ärenden som upprättas fr.o.m. 2018-01-01 gäller att handlingar som inkommit eller upprättats på papper läggs i pappersakt, medan digitalt inkomna eller

upprättade handlingar sparas digitalt tills vidare i verksamhetssystem. För ärenden som avslutats t.o.m. 2017-12- 31 gäller arkivering på papper. Om det uppstår ett behov att överlämna handlingarna till kommunarkivet (på grund av leveranstider i denna dokumenthanteringsplan, eller andra omständigheter) innan dess att elektronisk arkivering är möjlig, skrivs handlingarna ut. Handlingar skrivs även ut på papper om det finns krav i lag eller

motsvarande att göra så.

Vad betyder "gallring" och "leverans"? : Om det står i dokumenthanteringsplanen att ett dokument ska gallras, innebär detta att det ska förstöras en viss tid (normalt 2 år) efter att det slutat användas i verksamheten. Om det står att dokumentet "gallras vid inaktualitet" betyder det att handlingen ska förstöras så fort det inte längre behövs. Om dokumentet innehåller sekretess ska det skickas till kommunarkivet för förstöring.

Leverans betyder att dokumentet ska skickas till kommunens arkiv en viss tid efter att det slutat användas i verksamheten. Om det står att en handling ska "bevaras", och att leverans till kommunarkivet sker efter 5 år, betyder det att 5 hela år ska gå (under denna tid sparas dokumenten på lämplig sätt hos omsorgsförvaltningen), och sedan skickas dokumentet nästa gång det blir aktuellt att leverera dokument till kommunarkivet.

Rensning av arkivmaterial: "rensning" innebär att man tar bort sådant som inte ska följa med till arkivet, det gäller dels sådant som gem, häftklamrar, plastfickor, post IT-lappar m.m. (tas bort för att de förstör pappret över tid om de är kvar). Om det finns flera kopior av ett dokument, ska bara originalet sparas. Om det finns flera utkast av samma dokument, ska normalt allt utom den slutversionen förstöras (utkast som innehåller

information som inte finns i slutversionen bör dock sparas).

Utskriftsformat och papperskvalitet: Om dokument behöver arkiveras i pappersform, bör de vara utskrivna på endast en sida (om sidor med trycksvärta/skrivarbläck ligger mot varandra, klibbar de till slut ihop). Modernt skrivarpapper är slitstarkt, och fungerar därför bra för arkivering av de flesta dokument. Bara sammanträdesprotokoll från politiska sammanträden, samt viktiga avtal, behöver skrivas ut på s.k.

arkivbeständigt papper (Arkiv 80).

Lagkrav kring säker hantering av sekretesskyddad information och personuppgifter: All information i dokument och filer som antingen skyddas av sekretess eller innehåller uppgifter om personer (oavsett om det är omsorgstagare, medarbetare, eller t.ex. anhöriga eller andra som kommer i kontakt med verksamheten), måste hanteras utifrån de krav som finns i lagstiftningen, där viktiga exempel inkluderar offentligshets- och sekretesslagen, dataskyddsförordningen (GDPR), och patientdatalagen.

Nämndadministration och ärendehantering
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Registrering av allmänna handlingar
Diarium/ärendehanteringssystem	Databas, Ciceron	Digitalt	-
Arkivlistor över registrerade ärenden ordnade i diarieplansbeteckning, respektive diarienummerordning	Pärm, efter diareplan- beteckning	Papper	Bevaras	5 år	Skrivs ut en gång om året ifrån Xxxxxxx, en kopia av aktuell diarieplan för kommunen bifogas
Register (diarier/postlistor) över inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförts i nämndens diarium.	Xxxx	Xxxxxx	Bevaras	5 år	Bevaras i den mån de har upprättats.
Ärendehandläggning
Delegationsbeslut med underlag (Inkluderar t.ex. tilldelningsbeslut för att få bli utförare enligt LOV eller avslag på begäran om allmänna handlingar med information om hur beslutet kan överklagas)	Akt i arkivskåp (om det finns pappershandlingar), annars digitalt i Xxxxxxx eller mappstruktur, Sorteras efter diarienummer (ärenden i Ciceron) eller kronologiskt		Bevaras	5 år	Handlingar av vikt bevaras som bilagor till delegationsbeslut. Underlag till beslut som fattats av omsorgsnämndens arbetsutskott levereras tillsammans med det protokoll där beslutet finns upptaget. Protokollsutdrag av beslutet från Xxxxxxx gallras efter leverans. Följande kan normalt gallras: • Dubbletter av handlingar • Mindre viktiga handlingar från andra myndigheter (t.ex. meddelanden som bekräftar att de har tagit emot handlingar som skickats till dem) • Utkast, förutsatt de inte innehåller information som varit betydelsefull för ärendet (och som inte finns i andra handlingar)
Delegeringslistor/liggare	Akt/Ciceron, kronologiskt och efter diarienummer		Bevaras	5 år	Olika typer av delegationsbeslut (personal, ekonomi, biståndsbeslut enligt SoL eller LSS, bostadsanpassningsbidrag) samlas årsvis i var sitt diariefört samlingsärende i Xxxxxxx
Projekt och EU-projekt	Ciceron, diarienummer	Papper, digital	10 år		Projekthandlingar ska gallras av handläggare. EU-projekt gallras efter 15 år.
Egenproducerat informationsmaterial	Närarkiv eller mapp på nätverk (G:), Kronologiskt	Papper, digital	Bevaras	5 år	Material som skapats av omsorgsförvaltningens kommunikatör förvaras hos denne, medan material som tagits fram av andra avdelningar förvaras hos ansvarig tjänsteperson hos den avdelningen, fram till leverans slutarkiv. Gäller inte t.ex. meddelanden eller brev som skickas ut till omsorgstagare som information vid verksamhetsförändringar och liknande: dessa gallras vid inaktualitet.
Omsorgsförvaltningens egna blanketter och andra mallar för dokument som tas fram av förvaltningen	Mapp på nätverket (G:), ordnat efter den avdelning som skapat mallen	Digitalt	Gallras vid inaktualitet		Originalfilen (word, excel eller liknande) sparas alltid på nätverket. Det är den som senast ändrat i dokumentet som ansvarar för att den nya versionen av filen sparas där Dokument som publiceras på webbplatser är alltid en kopia (ska alltid publiceras som pdf). Originalfilen ska finnas på nätverket.
Ifylld blankett för anmälan enligt Xxx Xxxxx till Inspektion för vård och omsorg	Xxxxxxx, diarienummer	Papper, digital	Bevaras	5 år	Registreras i diariet. Kopia i personakt verkställighet. Omsorgsförvaltningens egen utredning och åtgärdsförslag läggs i ProCapita i personakt verkställighet
Xxxxxx blanket för anmälan enligt Xxx Xxxxx till Inspektionen för vård och omsorg	Xxxxxxx, diarienummer	Papper, digital	Bevaras	5 år	Registreras i diariet. Kopia i personakt verkställighet. Omsorgsförvaltningens egen utredning och åtgärdsförslag läggs i ProCapita i personakt verkställighet
Undersökningar
Enkäter	Pärm/digitalt	Papper, digital	Vid inaktualitet		Gallras när sammanställningen är klar
Sammanställningar av resultat vid enkätundersökningar	Mapp på intranätet eller utskrivet	Papper, digital	Bevaras	5 år
Statistik
Statistiska rapporter	Mapp på intranätet	Digtal	Bevaras, se anmärkning	5 år	Upprättade rapporter av vikt, för att visa verksamheten bevaras, övriga gallras vid inaktualitet.
Statistiska uppgifter till myndighet	Mapp på intranätet	Digital	2 år		Underlaget förvaras där det upprättats.
Utlämnande av allmän handling
Skrivelse med begäran om utlämnande av allmän handling	Pärm / Omsorgsnämndens e-postlåda	Papper, digital	2 år		Inkomna skrivelser (t.ex. e-post), som inte innehåller annan information (utöver hälsningsfraser och dylikt) än fråga om att ta del av ett dokument eller uppgifter om nämndens verksamhet, samt de svar som lämnas på dessa, hanteras som handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Om en begäran resulterar i att frågan om att lämna ut handlingar avgörs med ett delegationsbeslut (normalt att avslå hela eller delar av begäran), så ska skrivelsen diarieföras.
Sammanträden
Xxxxxxxxx och föredragningslista	Xxxxxxx, per sammanträde	Digital	2 år
Tjänsteskrivelser och övrigt underlag till beslut av omsorgsnämnden	Xxxxxxx, diarienummer	Digital	Bevaras	5 år	Levereras tillsammans med det protokoll som beslutet finns upptaget i. Protokollsutdrag av beslutet från Xxxxxxx gallras vid leverans.
Protokoll, omsorgsnämnd	Arkivskåp	Arkiv 80	Bevaras	5 år	Binds in inför slutförvaring Protokoll skrivs ut ifrån Xxxxxxx
Protokoll, arbetsutskott	Arkivskåp	Arkiv 80	Bevaras	5 år	Binds in inför slutförvaring Protokoll skrivs ut ifrån Xxxxxxx
Protokoll, Växjö Kommuns pensionärsråd, KPR	Pärm	Arkiv 80	Bevaras	5 år	Protokoll skrivs ut ifrån underlag i mapp på intranät
Protokoll, gemensamt samverkansråd för omsorgsnämnden, nämnden för Arbete och Välfärd och överförmyndarnämnden (samt omsorgsnämndens handikappråd som ersatts av samverkansrådet)	Pärm	Arkiv 80	Bevaras	5 år	Protokoll skrivs ut ifrån underlag i mapp på intranät
Protokoll samverkansgrupp/skyddsrond, MBL	Pärm	Papper	Bevaras	5 år	Original förvaras där de upprättats fram till överlämnandet för slutförvaring.
Minnesanteckningar ledningsgrupp	Mapp på nätverket (G:)	Digital	Bevaras	5 år	Original förvaras där de upprättats fram till överlämnandet för slutförvaring.
Minnesanteckningar projektgrupper/referensgrupper/ arbetsgrupper	Mapp på nätverket (G:)	Digital	Bevaras	5 år	Original förvaras där de upprättats. Protokoll och handlingar som innehåller beslut eller information av vikt för verksamheten ska bevaras.
Minnesanteckningar arbetsplatsträffar enligt samverkansavtal	Mapp på nätverket (G:)	Digital	Bevaras	5 år	Original förvaras där de upprättats.
Minnesanteckningar avdelnings-/personal-/informationsmöten	Mapp på nätverket (G:)	Digital	Bevaras	5 år	Original förvaras där de upprättats fram till gallring och bevaras endast om handlingen innehåller beslut eller information av vikt för verksamheten ska bevaras.
Protokoll med handlingar Omsorgsnämnden, förvaltare för stiftelser/fonder: - Stiftelsen Xxxxxx Xxxxxxxxx fond - Stiftelsen Samfonden för Maria- och Nannyhemmen - Stiftelsen Växjö kommuns Samfond för sociala ändamål - Stiftelsen Xxxx Xxxxxx fond - Stiftelsen Xxxxx och Xxxxx Xxxxx sjukfond - Stiftelsen Xxxxx och Xxxxx Xxxxx pensionsfond för kvinnliga tjänare - Stiftelsen Rådman Xxx och xxx Xxxxx Xxxxx fond - Xxxx Xxxxxxx Stiftelse för åldringsvården Befrämjande - Stiftelsen samfond för sociala ändamål och gravskötsel	Pärm	Arkiv 80	Bevaras	5 år	Protokoll skrivs ut ifrån Xxxxxxx
Ansökningar till Växjö kommuns stiftelser och fonder, underlag för utdelning	Varje fond och stiftelse i egen pärm	Papper	Bevaras	5år
Kopior av protokoll	Pärm	Papper	Vid inaktualitet
Arvodesansökan ifrån kommunal förtroendevald	PS Självservice, kronologiskt	Digitalt, papper	Se kommentar, ansökan på papper gallras efter 10 år		Ansökningar om arvoden från förtroendevalda i omsorgsnämnden registreras i Självservice och hanteras enligt rutiner för information i detta system, arvodesansökningar ifrån ledamöter i det kommunala pensionärsrådet gallras efter 10 år
Sammanställning av rapportering till XXX xx xxxxxxxx beslut som inte verkställts i tid		Digital	Bevaras	5 år	Sammanställningen görs hos myndighetsavdelningen, och översänds till omsorgsnämnden, kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Exemplaret som skickas till omsorgsnämnden sparas i Xxxxxxx som en upprättad handling i samlingsärende för nämndens inkommande och utgående handlingar
Handlingar som inkommit till omsorgsnämndens diarium, samt i förekommande fall upprättade svar	Xxxxxxx	Digital	Vissa handlingar bevaras (se kommentar), övriga gallras efter 5 år.	5 år	Följande handlingar bevaras (i egen akt i de fall då diariefört ärende finns, eventuella kopior i diariet gallras): • Handlingar som gäller tillsynsärenden (förutom handlingar som inkommer endast för att bekräfta att tillsynsmyndigheten mottagit handlingar från omsorgsnämnden) • Handlingar som påbörjar ett nytt ärende • Skrivelser ifrån allmänheten och eventuellt (inklusive upprättade svar från nämnd eller förvaltning) • Handlingar som innehåller synpunkter på nämndens verksamhet (inklusive upprättade svar från nämnd eller förvaltning) Handlingar som endast inkommer för kännedom gallras

Ekonomi
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Verifikationer i pappersformat
Leverantörsfakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Underlag/bilagor till leverantörsfakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Följesedlar/fraktsedlar om uppgift ej finns på fakturan	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Övriga utbetalningsverifikationer	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Underlag till övriga utbetalningsverifikationer	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Kundfakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Underlag till kundfakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Bokföringsorder, inkl redovisning av försäljningskassor, bankkort, kontantkassor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Verifikationer i digitalt format
Leverantörsfakturor	IT System/Kronologisk	Digitalt	Gallras 7 år		Digitalt i Raindance, pappersoriginal hos skanningföretaget
Underlag/bilagor i digitalt format till leverantörsfakturor	IT System/Kronologisk	Digitalt	Gallras 7 år		Digitalt i Raindance, pappersoriginal hos skanningföretaget
Underlag/bilagor i pappersformat till digitala fakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Följesedlar/fraktsedlar i pappersformat om uppgift ej finns på fakturan	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Kundfakturor	IT System/Kronologisk	Digitalt	Gallras 7 år
Underlag i pappersformat till kundfakturor	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 7 år
Avtal	Dokumentskåp/Kronol ogisk	Papper	Bevaras	Slutförvaring
Namnteckningsprov	Pärm/Alfabetisk	Papper	Gallras vid inaktualitet
Bankkort, beslut om innehavare	Pärm/Kronologisk	Papper	Gallras 2 år efter inaktivitet

Personal
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Personalakter	Se nedan	Papper	Bevaras		Vid avslutad anställning levereras personalakt till personalkontoret. För personer som blir 67 skickas personalakten från personalkontoret till Kommunarkivet.
Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg och hemvård - på respektive enhet, Omsorg funktionsnedsättning - Vallgatan och Ljungadalsgatan, Sjuksköterskor - på Sandvägen, Kommunrehab - Vallgatan, Centralförvaltningen - myndighetsavdelningen på Ljungadalsgatan och övriga på centralförvaltningen.
PERSONALAKT
Anmälan om bisyssla		Xxxxxx	Xxxxxxx
Anmälan till Arbetsmiljöverket		Papper	Bevaras
Anställningsavtal/beslut och kompletterande blad till anställningsavtal		Papper	Bevaras		Gäller ej dokumentet Information till korttidsanställd
Ansvarsförbindelse vid användning av Växjö kommuns datorer och nätverk		Papper	Gallras vid avslut
Ansökningshandlingar, meritförteckning, betyg, erhållen tjänst		Papper	Xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx, handlingar gällande		Xxxxxx	Xxxxxxx
Avslut av anställning		Papper	Xxxxxxx		Xxxxx även beslut om avgångsvederlag
Beslut och beslutsunderlag från Arbetsförmedlingen avseende bidrag, nytt eller omprövning, inkl handlingsplan		Papper	Bevaras
Beslut om brandskyddsuppgifter		Papper	Bevaras
Beslut om månadsbelopp från AFA		Papper	Bevaras
Byte av semesterdagstillägg		Papper	10 år
Checklista introduktion		Papper	Gallras då anställningen upphör
Disciplinära åtgärder		Xxxxxx	Xxxxxxx
Fritidsstudiestöd, beslut		Papper	Bevaras
Fördelning av arbetsmiljöuppgifter/ansvar		Xxxxxx	Xxxxxxx
Beslut avseende sjukersättning från Försäkringskassan		Papper	Bevaras
Hälsodeklaration/nyanställningsun dersökning		Papper	Gallras vid avslut
Information till korttidsanställd och tidrapport timavlönade		Papper	10 år
Körkortsförsäkran		Papper	Gallras vid avslut
LAS-varsel, handlingar som ej resulterat i avslut		Papper	2 år
LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut		Papper	Bevaras
Ledighetsansökan under 30 dagar och semesteransökan		Papper	10 år
Ledighetsansökan över 30 dagar (ej semesteransökan)		Papper	Bevaras		Avser även partiell ledighet årsarbetstid
MBL-protokoll som rör enskild person		Xxxxxx	Xxxxxxx
Mobiltelefonavtal		Papper	10 år
Omplacering, handlingar angående		Papper	Bevaras		Blankett Utredning/handlingsplan
Pension, beslut om månadsbelopp från AFA		Papper	Xxxxxxx vid pensionsavgång
Rehabiliteringsärenden, utredning		Papper	Bevaras		Sekretess
Returnering av arbetsmiljöuppgifter		Papper	Bevaras
utbyte mot avstående av		Xxxxxx	Xxxxxxx
Till dig som vikarierar i omsorgsförvaltningen		Papper	Gallras vid avslut
Tjänstgöringsbetyg		Papper	Bevaras
Tystnadsplikt/ sekretessförbindelse		Papper	Bevaras
Underlag för löneutbetalning		Papper	Original gallras efter 10 år. Kopior gallras vid inaktualitet
Verkställighetsbeslut om ny lön eller lönetillägg		Papper	Bevaras
Yrkeslegitimation och av Socialstyrelsen indragen/återgiven/prövning av legitimation		Papper	Bevaras		Ses som behörighetsgivande intyg
REKRYTERING OCH INTRODUKTION	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Annonser	Offentliga jobb	Datamedia	Gallras vid inaktualitet	-
Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst	Offentliga jobb	Datamedia	2 år	-	På grund av möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering
Kravprofiler	Pärm/G-mapp	Papper/datamedia	Gallras vid inaktualitet	-
ARBETSMILJÖ OCH REHABILITERING	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Arbetsanpassning, dokumentation av behov ev. åtgärder	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete)	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Arbetsmiljöutredningar	Hos respektive chef	Xxxxxx/datamedia	Bevaras	5 år	Ofta utförda av extern konsult; avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation
Arbetsträning, dokumentation	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Checklistor vid skyddsrond	Hos respektive chef	Xxxxxx/datamedia	Gallras vid inaktualitet	-
Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Handlingsplan (rehabplan)	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess, bör endast finnas i Adato.
Läkarintyg	Adato	Papper alternativt datamedia	Original gallras efter 2 år. Kopior gallras vid inaktualitet	-	Ska finnas hos löneenheten (sidan 2) och bör i övrigt bara finnas i Adato.
Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av	Låst dokumentskåp /Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess. Misskötsamhet - i akt, Rehab - i Adato
Psykosocial enkät	Hos respektive chef	Papper/datamedia	Bevaras	5 år	Sammanställningar bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet.
Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar	Xxxxx	Xxxxxx/datamedia	Bevaras		Sekretess. Även anteckning om rehabiliteringsbehov inte finns och rehabavslut. Bör endast finnas i Adato.
Skyddsrondsprotokoll	Hos respektive chef	Xxxxxx	Xxxxxxx efter 10 år	-	Bevaras i personalakt om protokollet tillför sakuppgift i personärende.
Systematiskt arbetsmiljöarbete – organisation för arbetsmiljöarbetet, handlingsplaner, tidsplaner, riskbedömning med handlingsplan, riskbedöming vid förändring	Hos respektive chef	Papper eller datamedia	Bevaras	5 år	Myndighetsspecifik dokumentation av vikt bevaras, sådant som beskriver förvaltningens arbete.
Tillbud	LISA	Datamedia	Gallras 5 år	-	Vi sparar de sammanställningar som redovisas i samverkan tillsammans med samverkansprotokollet, övrigt gallras.
Årlig uppföljning av SAM	på centralförfaltning en	Papper eller datamedia	Bevaras	5 år	Våra dokument, kommungemensam rutin, vi sparar de sammanställningar som redovisas i samverkan tillsammans med samverkansprotokollet, övriga gallras vid inaktualitet.
FACKLIG SAMVERKAN, FÖRHANDLING	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Facklig tid, rapporter och sammanställningar	Pärm	Papper	Gallras efter 2 år	-
Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL)	Pärm	Papper	Bevaras	5 år	Gäller inte individärenden, de ska finnas i personalakt
Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå	Hos respektive chef	Papper/datamedia	Bevaras	5 år
Samverkansprotokoll	Pärm arkivskåp centralförv	Papper/datamedia	Bevaras	5 år	Om det hör ihop med ett diariefört ärende ska det läggas i ärendeakt hos kommunstyrelse
ÖVRIGA HANDLINGAR	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Individuella utvecklingsplaner, utvecklingssamtal och dokumenterade överenskommelser	Hos respektive chef	Papper/datamedia	Gallas av ansvarig chef då anställning upphör	-
Utdrag ur belastningsregister		Papper	Gallras direkt	-
Ledsagarservice - överenskommelse uppdragstagare	Pärm hos LSS- samordnare	Papper	Gallras vid inaktualitet	-	Underlag för registrering av uppdraget, skickas till lönekontoret
Ledsagningsuppdrag	Pärm hos LSS- samordnare	Papper	2 år	-
Kontaktpersoner - förordnande uppdragstagare	Pärm hos kontaktpersonsko nsulent	Papper	2 år	-
Utbetalningsunderlag uppdragstagare, även tidrapporter		Papper	Gallras vid inaktualitet	-	Underlaget skickas till lönekontoret för utbetalning
Överenskommelse med avlösare (PAN-avtal)	Personalakt	Papper	Xxxxxxx	Xxxx personalakter

Socialtjänstlagen, SoL
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Personakter, myndighetsutövning Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden - finns upprättade både som fysiska- och digitala personakter. Gallringen för båda dessa samordnas.	I IT-system, 5 år efter att sista anteckningen gjordes, sorteras efter personnummer	Papper/digitalt	Efter rensning bevaras akter för personer födda dag 5, 15, 25, skrivs ut löpande Gallras efter beslut av nämnd Handlingar i ärenden om personer födda övriga datum gallras enligt upprättad gallringsplan. Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde.	5 år
Anmälan som ej leder till utredning	Kronologisk	Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år	Även dessa dokument förvaras vid myndighetsavdelningen
Ansökan med ev xxxxxxx		Xxxxxx/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Intresseanmälan för byte av bostad		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Ärendeblad, beslut		Xxxxxx/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Läkarutlåtande		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Övrig korrespondens		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Handlingar ang. god man/förvaltare/förmyndare		Xxxxxx/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Intyg		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Mottagningsbevis		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Handlingar angående överklaganden		Papper/Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Fullmakter		Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Underlag trygghetslarm med beslut		Papper/digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år	Upphört 2015
Övrigt, biståndshandläggning SoL
Kopia på individrapporter ej verkställda beslut till XXX		Xxxxxx	1 år		Rapporterna lämnas digitalt till Socialstyrelsen, kopia sparas som arbetsmaterial inför kommande redovisning av ej verkställda beslut. Se avsnittet 'Nämnd och ärenden' i denna plan för hanteringen av sammanställningen av ej verkställda beslut.
Kopia på genomförandeplan ifrån privata utförare		Papper	Xxxxxxx vid inaktualitet		Origianal förvaras hos utföraren, kopia lämnas in till myndighetsavdelningen inför uppföljning av beslut
Personakt SoL, verkställighet - handlingar som uppstår under genomförandet av insatser - finns upprättade både som fysiska och digitala personakter. Gallringen för båda dessa samordnas.		Enhetens arkiv under aktualitet: se kommentar Xxxxxxxx efter personnummer	De flesta akter gallras. Personakter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras.	Slutförvaring efter 5 år för personakter för personer födda dag 5, 15, 25	Vid överförande till annan verkställande enhet inom förvaltningen: Akten rensas och överlämnas till verkställande enhet. Överförandet dokumenteras i akten. Vid avställande (utflyttad från kommunen, avliden): Akten rensas och överlämnas till förvaltningens arkiv. Överförandet dokumenteras i akten.
Ankomstsamtal			Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Levnadsberättelser		Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Genomförandeplan (OF 601, OF610)		Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år	Upphört 2012, ersatta av digitala genomgörandeplaner i Procapita
Genomförandeplan		Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Daganteckningar (OF 606)		Papper	Gallras om det finns en sammanfattning som godkänts av enhetschef		Upphört 2012
Sammanfattning daganteckning(OF 604)		Papper/digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år	Gallras om sammanfattningen införts i digital akt alternativt bifogas personakt. Upphört 2012.
Social dokumentation/anteckningar		Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Uppdrag		Digitalt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år	Upphört 2012
Korrespondens av betydelse		Xxxxxx/digi talt	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Faxblanketter för rapportering till handläggare		Papper	Gallras efter 2 år
Faxblanketter från handläggare - tillfälliga underlag - matdistribution			Vid inaktualitet
Övrig verkställighet
Anmälningar enligt 14 kap §2 SoL, Lex Sara	Pärm, kronologisk	Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Kvittenser nycklar		Papper	Gallras efter 2 år
Underlag trygghetslarm utan beslut		Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Dagverksamhet
Intresseanmälan dagverksamhet		Papper	Bevaras eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år
Daganteckning		Papper	Xxxxxxx eller gallras efter 5 år (se ovan)	5 år

Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS
Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Personakter, myndighetsutövning Handlingar som uppstår i samband med handläggning av ärenden - finns upprättad både som fysisk- och digital akt. Gallringen för båda dessa samordnas.	Myndighetsavdelningen/ verksamhetssystem Procapita/Lifecare (se systemdokumentation), soreteras efter personnummer	Papper och digitalt	Bevaras/Gallras (se kommentar)	5 år efter det att sista anteck ningen gjordes.	Xxxxxxx Xxxxx för personer födda dag 5, 15, 25 samt handlingar som kommit in eller upprättats i samband med insats enligt 9§ 8,boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdomar. Xxxxxxx Xxxxx avslutade efter 2005-07-01 för personer födda övriga datum. Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde.
Handlingar som ingår i personakten:
Begäran om insatser med ev bilagor		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år
Ärendeblad/utredning		Digitalt	Beveras / Gallring efter 5 år		Skrivs ut för personer födda dag 5, 15 och 25.
Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet.		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år		T.ex läkarintyg, utlåtanden mm
Upprättade handlingar av betydelse i ärendet		Digitalt	Beveras / Gallring efter 5 år
Social journal handläggare		Digitalt	Beveras / Gallring efter 5 år
Beslut om insats /Förhandsbesked		Digitalt	Beveras / Gallring efter 5 år		Skrivs ut för personer födda dag 5, 15 och 25.
Överklaganden med bilagor		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år
Beslut/domar i förvaltningsdomstol		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år
Xxxxxxxxx till möte			Xxxxxxx / Gallring efter 5 år		Dom scannas in I ärendet.
Dokumentation av planering som rör den enskilde		Digitalt	Beveras / Gallring efter 5 år		T.ex individuell plan enligt LSS, Sip (samordnad individuell plan) och samordnad vårdplan.
Anmälan och beslut om ställföreträdare.		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år
Fullmakter		Papper	Beveras / Gallring efter 5 år
Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär		Papper	Vid inaktualitet		Bevaras som övrigt aktmaterial om de tillför information i ärendet
Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär.			Vid inaktualitet
Assistansbeslut och övriga beslutsmeddelanden från Försäkringskassan.		Papper	Vid inaktualitet		Senaste beslutet förvaras i personakt.
Övrigt biståndshandläggning LSS
Boenderegister		Digitalt	Vid inaktualitet		Hanteras i Lifecare Boende
Hyreskontrakt (andrahand)		Papper	2 år		Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår.
Kopia på individrapporter ej verkställda beslut till XXX		Xxxxxx	1 år		Rapporterna lämnas digitalt till Socialstyrelsen, kopia sparas som arbetsmaterial inför kommande redovisning av ej verkställda beslut. Se avsnittet 'Nämnd och ärenden' i denna plan för hanteringen av sammanställningen av ej verkställda beslut.
Kopia på genomförandeplan ifrån privata utförare		Papper	Gallras vid inaktualitet		Origianal förvaras hos utföraren, kopia lämnas in till myndighetsavdelningen inför uppföljning av beslut
Personakt LSS, verkställighet - handlingar som uppstår under genomförandet av insatser - finns upprättad både som fysisk- och digital akt. Se avsnitt systemdokumentation. Gallringen för båda dessa samordnas.	Enhetens arkiv under aktualitet (se kommentar) /verksam- hetssystem Procapita/Life care (se systemdokumentation), sorteras efter personnummer	Papper och digitalt	Bevaras/Gallras -se anmärkning ovan under personakt, myndighets- utövning		Vid överförande till annan verkställande enhet inom förvaltningen: Fysisk akt rensas och överlämnas till ny verkställande enhet inom omsorg funktionsnedsättning. Vid avställande (utflyttad från kommunen, avliden eller privat utförare etc): Fysisk akt rensas och överlämnas till arkivombud LSS på myndighetsavdelningen.
Handlingar som ingår i akten:
Beställning/utredning från handläggare		Digitalt	Bevaras / Gallras efter 5 år
Genomförandeplan		Digitalt	Bevaras / Gallras efter 5 år
Social journal verkställighet		Digitalt	Bevaras / Gallras efter 5 år
Korrespondens av betydelse		Xxxxxx	Xxxxxxx / Gallras efter 5 år
Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär		Papper	Vid inaktualitet
Utredning SFB från Försäkringskassan		Papper	Bevaras / Gallras efter 5 år
Beslut om assistansersättning och övriga meddelanden från Försäkringskassan.		Digitalt	Gallras efter 2 år eller när nytt beslut erhållits
Fullmakt		Papper	Bevaras
Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande … LINK??			Vid inaktualitet
Aktivitetsschema/Veckoschema		Papper	Vid inaktualitet
Erbjudande personlig assistent, bilaga till avtal			Bevaras / Gallras efter 5 år
Avtal om personlig assistent			Xxxxxxx / Gallras efter 5 år
Förordnande kontaktperson, sekretessförbindelse (se personal)					Se personal och lön
Avtal kontaktperson		Xxxxxx	Xxxxxxx / Gallras efter 5 år
Rapportering från kontaktperson		Xxxxxx	Xxxxxxx efter 2 år
Anmälningar enligt 24 a § LSS (Xxx Xxxxx) kopia			Bevaras / Gallras efter 5 år
Tidsredovisning assistansersättning till försäkringskassan		Papper	Gallras efter 2 år		Förvaras på enheten
Anmälan till FK om ny personlig assistent		Xxxxxx	?
Räkning för assistansersättning		Xxxxxx	Xxxxxxx efter 2 år		Förvaras på enheten
Nyckelkvittenser, boendes nycklar		Papper	Gallras 2 år efter återlämnandet		Förvaras på enheten
Dagböcker, meddelandeböcker		Papper	Vid inaktualitet		Får inte innehålla uppgifter om enskilda

Hälso- och sjukvårdslagen, HSL
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Kommentar
Sjuksköterska/Arbetsterapeut/Fysioterapeut
Patientjournal	Slutförvaring Personakter	Papper / Digitalt	Bevaras	Förvaras på enheten (handlingar på papper) samt i verksamhetssystem tills vården är avslutad. Handlingar som ska bevaras När patienten avlider eller vården avslutas gäller att om det finns handlingar som ursprungligen skapades eller lämnades in till verksamheten på papper medan patienten vårdades så ska pappersoriginalet skickas till Kommunarkivet. Hit räknas inte pappersutskrifter av filer som ligger i verksamhetssystemet. Handlingar som skapades eller lämnades in digitalt ska skickas från verksamhetssystemet till kommunens e-arkiv. Handlingar som ska gallras Gallring görs löpande: handlingar som ska gallras tas bort året efter att det gått så många år som det står i gallringsfristen. Det räknas från datumet då handlingen senast uppdaterades. Handlingar vars gallringsfrist gått ut ska gallras från journalen oavsett om patienten fortfarande får vård eller inte. Handlingar som ursprungligen skapas eller lämnas in på papper medan patienten vårdas ska regelbundet scannas in (sparas till filformatet PDF/A för att skydda mot att filen ändras efter att den läggs in) och läggas i verksamhetssystem för mellanlagring fram till gallringstillfället: pappersoriginalet ska sedan förstöras. Pappersutskrifter av filer som ligger i verksamhetssystemet ska inte scannas in och kan gallras så snart som dom inte längre behövs. Handlingar som inte enkelt kan scannas förvaras på enheten.
Bilder/fotografier		Digitalt	Bevaras
Checklistor, frågeformulär, självskattningsinstrument, funktionsmätningar, tester med resultat till grund för behandling, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs gör uppföljning av vårdprocessen ex. DFRI, Nortonbedömning, MNA, ADL- taxonomi, TUG	Slutförvaring Personakter	Papper/Digitalt	Bevaras
Diabeteslistor OF 405+420+421	Slutförvaring personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Ordinationshandling/läkemedelslista	Slutförvaring personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Egenremisser	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx/Digitalt	Bevaras
Fullmakt apotek	Slutförvaring Personakter	papper	Gallras efter 10 år
Förbrukningsjournal narkotika OF 416	Slutförvaring Personakter	papper/ digitalt	Bevaras
Anvisning specialanpassning, Förskrivningsblankett Region Kronoberg där ssk/ft i Växjö kommun är förskrivare, Förskrivningsblankett Växjö kommun, Specialanpassad produkt Anvisning, Specialanpassad produkt Teknisk dokumentation, Specialanpassad produkt Bruksanvisning, bruksinformation	Slutförvaring Personakter	Papper	Bevaras
Individuella rehabplaner	Slutförvaring Personakter	Digitalt	Bevaras
Intyg	Slutförvaring Personakter	Digitalt	Bevaras
Journalkopior från annan vårdgivare ex.Kopia av medicinsk journal, Kopia av omvårdnadsjournal/omvårdnadsepikris, medicinsk slutanteckning från LINK, då ssk i Växjö kommun varit involverad.	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Vårdplan i LINK/Samordnad individuell plan	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Korrespondens	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx/Digitalt	Bevaras
Planeringsunderlag VILS OF 432+433. Underlag VILS när inga tidigare hemtjänstinsatser finns OF 438	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Remisser med svar	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx/Digitalt	Bevaras
Signeringslista/läkemedel vid behov OF 415	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Digital signeringslista/läkemedel vid behöv		Digitalt	Gallras efter 10 år	Läkemedel vid behov som signerats med digitalt verktyg sparas digitalt och gallras i verksamhetssystem efter 10 år.
Sårvårdsjournal	Slutförvaring Personakter	Papper/Digitalt	Bevaras
Telefonrådgivning, om behandling anses påbörjad OF 415	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Anamnes OF 401 (ersatt av verksamhetssystem)	Slutförvaring Personakter	Papper	Befintliga bevaras
Status/Åtgärd OF 402 (ersatt av verksamhetssystem)	Slutförvaring Personakter	Papper	Befintliga bevaras
Omvårdnadsjournal/Översiktsblad OF 403 (ersatt av verksamhetssystem)	Slutförvaring Personakter	Pappet	Befintliga bevaras
Omvårdnadsjournal/Plan OF 404 (ersatt av verksamhetssystem)	Slutförvaring Personakter	Papper	Befintliga bevaras
Tillfällig dokumentation OF 419	Efter inskrivning		Gallras direkt efter inskrivning i digital journal	Ska vara infört i digital journal inom 3 månader.
Dokumentation Hälso- och sjukvård/Skyddad identitet OF 639	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Checklistor och frågeformulär av kortvarig betydelse ex. checklista som underlättar vid hembesöket, checklista inför patientens hemgång		Papper	Gallras omedelbart
Telefonrådgivning OF 415		Papper	Bevaras
Avvikelse- och riskrapport OF 430		Papper/Digitalt	Gallras efter 3 år	Papper: Förvaras på enheten fram till gallring och gallras på Enheten. Digitalt gallras i systemet.
Signeringslistor hälso- och sjukvårdsinsats		Papper/Digitalt	Gallras efter 10 år	Papper: Förvaras på enheten fram till gallring. Samlas i omslag separerad från andra journalhandlingar Digitalt gallras i systemet.
Förbrukningsjournal narkotika gemensamma förråd	Kronologisk	Papper	Gallras efter 10 år	Förvaras på enheten fram till gallring och gallras på enheten
Delegeringsblankett (sjukvårdsuppgifter och läkemedelshantering) OF 102, utskrift	Original sparas i 10 år	Papper/Digitalt	Gallras efter 10 år	Förvaras på enheten fram till gallring och gallras på enheten
Nyckelkvittenser medicinskåp		Papper	Gallras efter 3 år	Förvaras på enheten enligt lokal läkemedelsrutin
Signaturförtydligandelista läkemedelsförråd		Xxxxxx	Xxxxxxx efter 10 år	Förvaras på enheten fram till gallring och gallras på enheten
Signaturförtydligandelista journal	Slutförvaring Personakter	Xxxxxx	Xxxxxxx
Ärendebok/Tidbok/Tidbokning/Kalender		Papper	Gallras efter 3 år	Förvaras på enheten fram till gallring och gallras på enheten
HSL-insats ordinerad av AT/FT	Slutförvaring Personakter	Pappper/Digitalt	Bevaras
Bostadsanpassningsintyg, arbetsterapijournal OF 609b 9901, träningsprogram, korrespondens (ersatt av verksamhetssystem)	Slutförvaring Personakter	Papper/Digitalt	Befintliga bevaras

Bostadsanpassning
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
	BAB för Webben 2017-11-01,				Handläggare för
Lag (SFS 1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag.	BAB for Windows 2011-06-11-- 2017-10-31				bostadsanpassningsbidrag: Beslut fattas på delegation från
					omsorgsnämnden.
Underlag för beslut		Xxxxxx/digitalt	Bevaras	2 år (som pappersakt)	Arkivera handlingar årsvis
BAB pappersakt - Beslut - Ansökan - ev fullmakt - intyg om bostadsanpassning - ev åtgärdsförslag - offerter, produktinformation, - faktura/utanordning		Papper/digitalt	Bevaras		Slutarkivering utifrån fastighetsbeteckning Underlag för beslut finns i BAB for Windows/BAB för Webben.
BAB digital akt - Endast beslutet
Utredning		Digitalt	Bevaras
Register över åtgärdade lägenheter			Bevaras		Akten sorteras som register efter fastighetsbeteckning ej lägenhet.
Statistiska sammanställningar			Bevaras		Vi lämnar månatlig statistik till chef, ekonom och omsorgsnämnden.

Medicintekniska produkter (hjälpmedel)
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Register över medicintekniska produkter Inventarium för registrering av uppgifter om inventariemärkta medicintekniska produkter, benämning, placering, åtgärder över tid, etc.		Digital	Bevaras	Vid inaktualitet	Registreras i verksamhetssystem
Dossier över medicinteknisk utrustning Innehåller t.ex. bruksanvisning, besiktningar, dokumentation om egentillverkning m fl handlingar som tillkommer under utveckling och drift	Klassificeringskod / produkttyp		Gallras 3 år efter att produkten avyttrats		Förvaras i hjälpmedelverksamheten
Kvalitetskontroller, medicintekniska produkter t.ex. besiktningsprotokoll	Klassificeringskod / produkttyp		Gallras 3 år efter att produkten avyttrats		Förvaras i hjälpmedelverksamheten
Anmälan till Läkemedelsverket och tillverkare	Sorteras efter personnummer		Gallras efter 10 år		Förvaras i hjälpmedelverksamheten
Anmälan om negativa händelser och tillbud med medicintekniska produkter	Procapita, sorteras efter personnummer		Gallras efter 10 år		Förvaras i hjälpmedelverksamheten
Specialanpassade produkter • Specialanpassad produkt Anvisning • Specialanpassad produkt Teknisk dokumentation • Specialanpassad produkt Bruksanvisning, bruksinformation	Sorteras efter personnummer			Tillsammans med HSL- journal	Original bevaras i patientjournal. Kopia sparas i hjälpmedelverksamheten och gallras 10 år efter att produkten utrangerats.

Omvårdnadspärm
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Personlig plan (OF 601, 602, 603) Ersatt av Genomförandeplan (OF 610)	En pärm per omsorgstagare	Papper	Gallras vid inaktualitet		Digitala genomförandeplaner infördes under 2012. Digitala kopior sparas i Procapita och hanteras som övriga dokument i SoL-akt för verkställighet. Papperskopior gallras när ny plan upprättas.
Uppdrag/Beställning från verksamhetssystem	En pärm per omsorgstagare	Papper/digitalt	Gallras vid inaktualitet
Munhälsokort	En pärm per omsorgstagare	Papper	Gallras vid inaktualitet
Daganteckningar OF 606	En pärm per omsorgstagare	Papper/digitalt	Bevaras om omsorgstagaren är född dag 5, 15, 25	5 år	Bevaras fr o m hösten 2011, när sammanfattningar upphörde.
Sammanfattning av daganteckningar OF 604 SOL , OF 605 LSS Dokumentet upphört hösten 2011.		Xxxxxx/digitalt	Bevaras om omsorgstagaren är född dag 5, 15, 25	5 år	Digitala daganteckningar infördes under 2012.
* ADL-bedömning/förflyttningsinstruktion * träningsprogram och signeringslista * hjälpmedel och information * sårjournal * signeringslista omvårdnadsåtgärd * dosrecept/läkemedelslista * signeringslistor / läkemedel * Uppdrag Hälso- och sjukvård/Ordination från legitimerad personal till baspersonal	En pärm per omsorgstagare. Tillhör patientjournal	Papper			Till patientjournal när vården är avslutad. Till HSL-arkivet

Systemdokumentation
Process	Förvaring och sortering	Format/ Arkivformat	Bevaras eller gallringsfrist	Leverans till kommunarkivet	Kommentar
Procapita Vård och Omsorg IT system för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Hälso- och Sjukvårdslagen (HSL), och beslut om Matdistribution och Trygghetslarm för personer över 75 år.		Digitalt			Systemet är uppbyggt med funktioner för ärendehantering, journalhantering, social dokumentation, boenderegistrering, avvikelsehantering, avgiftshantering och verkställighetsregistrering. Dessutom finns rapportfunktioner för statistikuttag. Systemets målgrupp är handläggare, sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, enhetschefer, administratörer och baspersonal. Via systemet hämtas uppgifter från Befolkningsregister (KIR) och försäkringskassan. Hur information och handlingar hanteras redovisas under resp del i dokumenthanteringsplanen.
Sesam 2 Webbapplikation för orderhantering och registrering av hjälpmedel.		Digitalt
Omsorg HO (LSS) Program för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av LSS, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och LASS, Lagen om Assistansersättning. Upphört from 111101(handläggning) 111201 (verkställighet).		Digitalt
Vård och Omsorg (VO) Program för hantering av ärenden som handläggs och verkställs med stöd av SoL Socialtjänstlagen, HSL Hälso- och Sjukvårdslagen, Färdtjänstlagen, Riksfärdtjänstlagen. Upphör from 120102.		Digitalt
Systemhandböcker Systemhandböcker för teknik och hantering av systemet, som riktar sig dels till systemansvariga och dels till användare.	Aktuell version tillhandahålls av systemleverantör (tillverkas hemsida)	Digitalt	Bevaras i åtminstone de delar som behövs för att det ska vara möjligt att förstå den information ur systemet som bevaras. Övriga delar kan gallras, men möjlighet finns att bevara.	I samband med att systemet tas ur drift.	När ett system tas ur drift ska delar av systemdokumentationen bevaras för att det ska vara möjligt att förstå den information ur systemet som bevaras.
Anmälan/avanmälan om databehörighet.	Ifylld beställningsblankett sparas under användandet	Digitalt	Gallras vid inaktualitet		Respektive chef beställer/avbeställer behörighet till verksamhetssystem för tid användaren är anställd. Systemansvariga registrerar behörighet från beställningsblanketten.
Behörighetsprofil	Under användandet	Digitalt	Gallras vid inaktualitet		Användare i systemet tilldelas behörighet till olika funktioner inom ett eller flera ärendeområden.
Förbindelse, mottagen information gällande rutiner för hantering av verksamhetsstödet Procapita Vård och Omsorg	Under användandet	Digitalt	För hantering vid arkivering, se handlingstypen 'Tystnadsplikt/ sekretessförbindel se' i denna plans avsnitt för Personal- handlingar.		Systemansvariggruppen utbildar löpande i hantering av systemet. Användaren förbinder sig att följa de regler och rutiner som gäller för databearbetningen.
Åtkomst till verksamhetssystem (loggar)	Under användandet	Digitalt	Gallras vid inaktualitet		Systemansvariga gör slumpmässiga urval ur verksamhetssystemet (loggar) för kontroll att användare endast bearbetat eller tagit del av uppgifter inom sitt ansvarsområde. Chef söker upp loggar i systemet och återkopplar resultatet till systemansvariga.

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse

För att hantera t.ex. e-post med enklare faktafrågor om verksamheten, eller inlägg på kommunens sociala medier, har

kommunen antagit en gemensam gallringsplan. Denna heter "Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun" och kan hittas på: xxxx://xxx.xxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx-