Contract
1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Information om myndigheten
Den upphandlande myndigheten:
• Vaggeryds kommun
• 212000-0522
• Upphandlare: Xxx Xxxxxxxx
• Telefon nr: 0000-00 00 00
1.2 Upphandlingen
Vaggeryds kommun inbjuder till anbudsgivning gällande - Revisionsuppdrag -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar.
1.3 Omfattning
Avtalet omfattar successiva leveranser av Revisionsuppdrag till Vaggeryds kommun, Vaggeryds Energi AB, Vaggeryds Elverk, Vaggeryd & Skillingaryds Bostads AB, Stiftelsen Regementsheden i Skillingaryd, Movalla Idrottsplats och Vaggeryds Idrotsplats.
Den kommunala revisionen utgår från kommunallagens bestämmelser i 9 kap.
Fullmäktige har också fastställt reglemente för revisorer i Vaggeryds kommun, som bland annat innehåller bestämmelser om att revisionsarbetet ska bedrivas med "God revisionssed i kommunal verksamhet".
Principerna baseras på gällande lagstiftning och praxis inom den kommunala verksamheten och ger uttryck för vad som avses med god revisionssed inom kommuner och landsting.
Kommunallagen stadgar att granskning ska ske i en omfattning som följer god revisionssed.
Kommunallagen bestämmer inte i detalj revisionens innehåll, utan utformning och omfattning får anpassas till den enskilda kommunen. Lagstiftningen framhåller dock förvaltningsrevisionens betydelse i förhållande till redovisningsrevisionen.
Förvaltningsrevisionens syfte är kort:
• att klarlägga om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, d v s om verksamheten är inriktad på de mål som enligt lag, annan författning eller fullmäktiges beslut gäller för verksamheten
• att verksamheten bedrivs på ett ur ekonomiskt perspektiv riktigt sätt, d v s om resultatet av verksamheten står i rimligt förhållande till resursförbrukningen.
• Uppdraget ska även omfatta tidsåtgången för samråd med förtroendevalda revisorer. Köparens ekonomienhet angående planering,
Omfattning av revisionsinsatserna bestäms med utgångspunkt från de resurser fullmäktige ställer till revisorernas förfogande. Enligt den av kommunfullmäktige fastställd budet för år 2014 medger nettoramen för revisionen ca 550 timmar extern medverkan. Planen för 2015 är ännu ej fastställd.
Omfattningen av bolagsrevisionen bör beräknas efter omsättningen:
• Vaggeryds & Skillingaryd Bostads AB, omsättning 2013, 63 Mkr.
• Vaggeryds Energi AB, omsättning 2013, 85 Mkr.
• Vaggeryds Elverk (granska nätverksamheten, avlämnar revisionsintyg avseende årsrapporten till statliga Energimyndigheten)
• Stiftelsen Regementsheden i Skillingaryd, omsättning 2013, 2,2 MKR.
• Movalla Idrottsplats, omsättning 2013, 769 000 kronor
• Vaggeryds Idrottsplats, omsättning 2013, 2 MKR.
Kommunens ambition är att ca 50% av den upphandlade revisionsresursen ska användas för förvaltningsrevision, 30% till redovisningsrevision och ca 20% till rådgivning, administration, service och sidouppdrag.
Kommunallagen bestämmer inte i detalj revisionens innehåll, utan utformning och omfattning får anpassas till den enskilda kommunen. Lagstiftningen framhåller dock förvaltningsrevisionens betydelse i förhållande till redovisningsrevisionen.
Förvaltningsrevisionens syfte är kort:
• att klarlägga om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt, d v s om verksamheten är inriktad på de mål som enligt lag, annan författning eller fullmäktiges beslut gäller för verksamheten
• att verksamheten bedrivs på ett ur ekonomiskt perspektiv riktigt sätt, d v s om resultatet av verksamheten står i rimligt förhållande till resursförbrukningen.
• Uppdraget ska även omfatta tidsåtgången för samråd
1.4 Revisionsuppdrag för Vaggeryds kommun
Revisionsuppdraget ska ske i samråd med de förtroendevalda där följande punkter ska ingå:
• Årlig analys av väsentlighet och risk samt underlag till redovisningsplan.
• Årlig granskning, som underlag för bedömning i ansvarsfrågan.
• Årlig granskning innehåller redovisningsrevision, förvaltningsrevision samt granskning av den interna kontrollen.
• Granskning av årsredovisning samt balanskrav och sammanställning redovisning. Årsredovisning för avtalsperioden sista år ska granskas av antaget företag även om avtal sluts med annat företag för nästkommande år för nästkommande avtalsperiod.
• Årlig granskning av delårsbokslut.
• Underlag/förslag till förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse.
• I samband med bokslut och årsredovisning, vara stöd och rådgivare till de förtroendevalda revisorerna och deltagarna i deras överläggningar med kommunfullmäktige samt kommunstyrelse, kommunala nämnder, styrelser och andra kommunala företrädare.
• Årlig granskningsrapport med studier av mer analyserande karaktär utifrån den analys av väsentlighet och risk som de förtroendevalda revisorerna gör. Under 2013 utföres fyra fördjupningsrapporter.
• Ska arbeta på uppdrag av och i nära samverkan med de förtroendevalda revisorerna.
• Ska biträda i planering, genomförande, bedömning och administration.
• Ska fungera som samtalspartner och stöd för kommunens förvaltningsorganisation.
• Deltaga i och vara sekreterare vid revisorernas sammanträde (10 tillfälle per år).
1.5 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlings form i denna upphandling är Öppet förfarande .
2 Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget.
Förfrågningsunderlaget omfattar samtliga handlingar inklusive eventuella frågor och svar som per sista anbudsdag ligger i upphandlingsannonsen på xxx.x-xxxxx.xxx.
2.1 Förteckning över förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget omfattar:
Administrativa föreskrifter Avtalsvillkor
Skallkrav
Svarsbilaga Kvalificering Svarsbilaga Utvärderingsmodell Prisbilaga bilaga 1
Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget xxx.x-xxxxx.xxx
2.2 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på xxx.x-xxxxx.xxx
2.3 Frågor och svar under anbudstiden
Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt och på svenska. Du ställer din fråga på samma sida på www.e-avrop som där du hämtade detta förfrågningsunderlag genom att klicka på knappen "ställ en fråga".
Frågor måste ställas senast den 2014-08-28 för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Det kan således inkomma en fråga t.o.m. detta datum som innebär att vi måste ändra eller omformulera våra skallkrav eller vår utvärdering för att förtydliga vårt underlag.
Anbud som inkommit måste då kompletteras/göras om för att vara giltiga. Du bör av den anledningen vänta med att lämna anbud till en eller ett par dagar före sista anbudsdag som är den 2014-09-04 .
Om du trots allt lämnat anbud i ett tidigt skede och underlaget förändras så mycket att du måste komplettera ditt anbud eller inkomma med ett nytt anbud meddelas du per e-post. Du kan alltid kontrollera ditt anbud genom att logga in på x-Xxxxx.xxx klicka på Mina anbud och därifrån gå vidare till det aktuella anbudet och kontrollera det. Status framgår av inlämningssidan.
Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från xxx.x-xxxxx.xxx, frågor och svar publiceras även i upphandlingens annons.
Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar:
xxxxx://xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/XxxXX.xxx
3 Anbudsinlämning och hur anbud skyddas
Du besvarar anbudet genom att fylla i formuläret "svarsbilaga skallkrav" (sparas som skallkrav.pdf av systemet) och "svarsbilaga utvärdering" (sparas som anbud.pdf av systemet). Formulären ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen "lämna anbud" som du finner till vänster i annonsen på xxx.x-xxxxx.xxx: xxxx://x-xxxxx.xxx/
När du besvarat formulären har du också en möjlighet att bifoga filer till ditt anbud. Säkerställ att bifogade bilagor bara innehåller information som efterfrågas och att informationen är relevant.
Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: xxxxx://xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/XxxXxxxxx.xxx
Förutsättning:
En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:
• Sista anbudsdag ej passerat
• Leverantören är registrerad och inloggad på e-Avrop
• Leverantören är prenumerant på förfrågningsunderlaget
Ändra lämnat anbud:
Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att:
• Sista anbudsdag ej passerat
• Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades
3.1 När du lämnat anbud elektroniskt via e-Avrop
När du klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer de du just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur du ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att du följer den.
3.2 Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer att ske, först då sista anbudsdag har passerat.
Varje leverantör som lämnat e-Anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet.
3.3 Anbudets form och innehåll
Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Alternativa anbud tillåts inte.
3.4 Anbudstidens utgång
Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2014-09-04
För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.
3.5 Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara giltigt till och med 2014-12-04
3.6 Avbrytande av upphandling
Vaggeryds kommun äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas.
3.7 Tilldelningsbeslut/besked
Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar och går automatiskt till den person som lämnat anbudet.
Den upphandlande myndigheten får inte ingå avtal (avtalsspärr) förrän tio dagar har gått från det att underrättelsen skickades med ett elektroniskt medel.
3.8 Förutsättning för bindande avtal
Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.
3.9 Sekretess
Anbudshandlingarna kommer att behandlas med fullständig sekretess till beslut om tilldelning av avtal är fattat.
4 Krav på leverantör
Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs och när dessa skall uppvisas.
4.1 Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 15 kap 13§ i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.
Vaggeryds kommun kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger.
4.2 Registrering av leverantör
Leverantören ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. I det fall anbudsgivande bolag är utlandsregistrerat, skall detta verifieras genom intyg.
4.3 F-skatt
Leverantören ska vara registrerad för F-skatt.
4.4 Skattekontroll
Vid upphandlingen samarbetar kommunen med Skatteverket. Samarbetet innebär att Skatteverket inför upphandlingar och under avtalstidens gång lämnar information till kommunen om inkommande anbudsgivare/underleverantörers skattestatus.
4.5 Finansiell och ekonomisk ställning
Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi.
Anbudsgivare skall ha minst kreditvärdighetsrankning A enligt Justitias kreditkontrollsystem eller motsvarande eller på annat sätt styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav.
Nystartade företag eller utländska företag som ej kan bedömas genom Justitias kreditkontrollsystem, kan styrka att de uppfyller kraven på en god och stabil ekonomi på annat sätt, t ex genom att bifoga senaste årsredovisning eller intyg från bank eller liknande.
Kommunen förbehåller sig rätten att bedöma dessa uppgifter.
Om företaget ej uppfyller kravet på riskklass kan företaget åberopa annat företags ekonomiska kapacitet. Intyg om att anbudsgivaren kommer att förfoga över de nödvändiga resurserna, t ex genom koncerngaranti eller liknande ska lämnas tillsammans med anbudet (Se LOU 11:12).
Åtagandet från det andra företaget ska avse hela avtalsperioden.
Vaggeryds kommun kommer att göra erforderliga kontroller att anbudsgivare uppfyller ställda krav. (4.2 - 4.5)
5 Anbudsprövning
Prövning av anbud genomförs i två steg. Först sker en kvalificering (prövning av ställda krav på leverantör är uppfyllda, samt att ställda krav på vara/tjänst är uppfyllda). Därefter sker anbudsutvärdering.
Kvalificering och utvärdering kommer att ske av det anbud som har lägst jämförelsetal i enlighet med utvärderingsmodellen.
Vid händelse av överprövning, där den upphandlande myndigheten tilldöms att göra om utvärdering kommer ny kvalificering ske.