Innehåll

Så här hanterar du leverantörsfakturor

Raindanceportalen

Ekonomiavdelningen 2018-10-04

Innehåll

Introduktion till hantering av e-handelsfakturor i Raindanceportalen 2

Fakturamatchning 3

Förklaring av ikoner 3

Meddelanden vid fakturamatchning 4

Väntar på leverans 4

Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns 4

Matchning kunde ej slutföras. Diff=-xx.xx 4

Fakturamatchning på radnivå 5

Fakturarader med prisdifferens inom toleransgränsen 5

Fakturarader med prisdifferens utanför toleransgränsen 5

Fakturarader med kvantitetsdifferens inom toleransgränsen 6

Fakturarader med kvantitetsdifferens utanför toleransgränsen 6

Fakturarader med både kvantitets- och prisdifferens 7

Ersättningsartikel 7

Övriga avgifter 8

Öresutjämning 8

Fakturamatchning på totalbelopp 9

Faktura med avvikande fakturabelopp 9

Manuell ordermatchning 11

Introduktion till hantering av e-handelsfakturor i Raindanceportalen

I Raindanceportalen matchas fakturan mot ordern och den levererade kvantiteten. För att det ska kunna ske måste ordern vara leveransgodkänd i Raindanceportalen, se manual Så här leveransmottar du. Om ordern är levererad och fakturan överensstämmer med inleveransen automatgodkänns fakturan och kontering samt attest och utanordning hämtas från beställningen och fakturan går till betalning.

Om ordern saknar leveransgodkännande konteras inte fakturan med automatik utan lägger sig i inkorgen med status ”Väntar på leverans” tills inleverans görs i systemet. Fakturan kan även innehålla avvikelser i form av pris eller kvantitet och då måste dessa avvikelser godkännas, alternativt måste leverantören kontaktas för kreditering precis som vid den vanliga fakturahanteringen.

I Raindanceportalen finns det två olika fakturamatchningar; Radmatchning och Totalmatchning. Radmatchning innebär att systemet jämför varje fakturarad med motsvarande orderrad och vid totalmatchning jämförs totalbeloppet på fakturan med totalbeloppet på ordern. Vid avvikelser hanterad dessa två matchningar olika.

Fakturamatchning

I de fall fakturan inte överensstämmer med ordern eller leveransen signaleras det av systemet. I avsnittet nedan förklaras de olika situationer som kan uppstå. Systemet visar dessa avvikelser för att du ska ha en möjlighet att kontakta leverantören och påtala felaktigheter innan fakturan går till betalning.

Förklaring av ikoner

 Röd boll med i. Matchningsinfo. För musen över ikonen och information om varför raden inte är godkänd visas.

 Röd bock. Raden är inte godkänd. Ingen kontering skapad. Xxxxxx på röd xxxx för att godkänna raden och skapa kontering.

 Grön bock. Raden är godkänd och kontering är skapad.

 Grön bock med penna. Xxxxx är xxxxxxxx xxxxxxx.

 Blå pil. Annan artikel på fakturaraden jämfört med orderraden. Klickar du på blå pil visas den beställda orderraden.

Raderna med röda bockar visas först och under visas de godkända raderna med gröna bockar. Rader med röd bock måste godkännas manuellt genom att klicka på den röda bocken. Den röda bocken ändras då till en grön bock med penna för att visa att raden är manuellt godkänd.

Godkänn alla.

Antingen godkänner man rad för rad eller klickar på Godkänn alla. När alla rader är godkända flyttas man till fliken för Kontering.

Visa inköpsorder.

Från matchningsfliken kan man gå direkt till inköpsordern och titta på status m.m. och även göra inleverans.

Meddelanden vid fakturamatchning

Vid fakturamatchningen kan det förekomma olika felmeddelanden som fakturamottagarna på respektive institution kommer att se på fakturorna som tillhör beställningarna. Här kommer en förklaring kring de mest förekommande:

Väntar på leverans

Om ingen rad på inköpsordern är inlevererad när fakturan anländer kommer fakturan inte att kunna matchas överhuvudtaget. Fakturan hamnar då i inkorgen med status ”Väntar på leverans”. När inleveransen är registrerad matchas fakturan automatiskt.

Kontera inte fakturan manuellt.

Radmatchning har utförts mot order. Avvikelser finns

Meddelandet kommer när det finns något fel på raderna på fakturan som ska matchas mot ordern. Rättning av avvikelser görs under fliken Matchning.

Matchning kunde ej slutföras. Diff=-xx.xx

Meddelandet kan förekomma vid totalmatchning av fakturan mot ordern och det finns avvikelser. Detta beror oftast på att godsmottaget (inleverans) inte överensstämmer med fakturan.

Team E-handel har en högre behörighet i E-handelsportalen och kan ibland rätta felet. Cirkulera fakturan till AVIKOP för hjälp, eller gör en felanmälan i Serviceportalen (xxxx://xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx), var god ange fakturanummer i ärendet.

Fakturamatchning på radnivå

Fakturarader med prisdifferens inom toleransgränsen

Raderna visas i matchningsfliken med en grön bock till vänster om raden. Två konteringsrader är skapade, en rad med det beställda beloppet och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen är automatattesterad av attestanten.

Fakturarader med prisdifferens utanför toleransgränsen

Raderna visas i matchningsfliken med en röd xxxx till vänster om raden. När de godkänns manuellt skapas två konteringsrader. En attesterad rad med det beställda beloppet och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt.

Fakturarader med kvantitetsdifferens inom toleransgränsen

Raderna visas i matchningsfliken med en grön bock till vänster om raden. Två konteringsrader är skapade. En rad med den beställda kvantiteten och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen är automatattesterad av attestanten från ursprungsraden.

Fakturarader med kvantitetsdifferens utanför toleransgränsen

Raderna visas i matchningsfliken med en röd xxxx till vänster om raden. När de godkänns manuellt skapas två konteringsrader. En attesterad rad med den beställda kvantiteten och en rad med differensen. Konteringsraden med differensen måste attesteras manuellt.

Fakturarader med både kvantitets- och prisdifferens

Till varje fakturarad skapas då två differensrader; en för kvantitetsdifferensen och en för prisdifferensen. I övrigt fungerar det precis som i exemplen ovan. Observera att bara ett fel visas i informationsrutan på den röda bollen.

Ersättningsartikel

Leverantören skickar ersättningsartikel. Systemet märker att artikel inte stämmer med den beställda artikeln (annat artikelnummer i nedanstående exempel). Xxxxx blir inte godkänd. När raden godkänns manuellt hämtas konteringen från ursprungsraden.

Exempel på när artikeln inte stämmer med beställd artikel:

Klickar man på den blå pilen till vänster om raden visas orderraden med den beställda artikeln.

Övriga avgifter

Attesten för övriga avgifter kan ställas in i systemregistret eller så kan den vara manuell. Överstiger övriga avgifter maxbeloppet får man godkänna xxxxx xxxxxxxx. Den blir då konterad men inte attesterad. Konto hämtas från en mall på avtalet och resterande koddelar från föregående konteringsrad.

Öresutjämning

Öresutjämning skapas om det är en differens under 1 krona mellan summan av raderna och det totala fakturabeloppet. Denna konteras enligt föregående konteringsrad.

Fakturamatchning på totalbelopp

Om leverantörens faktura saknar referens till orderraden måste systemet matcha fakturan på totalbeloppet istället för varje rad för sig. Det ser lite annorlunda ut och beskrivs med text och bild nedan.

Faktura med avvikande fakturabelopp

Om fakturans belopp inte stämmer med det attesterade orderbeloppet hamnar den i användarens inkorg med meddelandet: Matchningen kunde ej fullföljas och med status Attestering påbörjad:

För att avsluta matchningen så dubbelklickar man på fakturan och konteringsbilden för fakturan öppnas. Denna bild ser likadan ut som för skannade fakturor men är kompletterad med en flik för Inköpsordern.

På fakturan ser man att det är ett avvikande belopp (10,00) som inte är konterad.

Om man anser att fakturan är OK och vill attestera avvikelsen så börjar man med att rätta den felaktiga raden på Inköpsordern, detta för att statistiken skall bli rätt.

Fyll i rätt belopp på raden (58,00) och tryck Enter. Då försvinner det avvikande beloppet från Att kontera:

2

1

Klicka sedan på Matcha inköpsorder (1). Användaren kommer då vidare till fliken Kontering. De rader som tidigare attesterats på ordern ligger färdigkonterade i bilden och under dessa konteringsrader finns en rad som måste attesteras, alltså differensen som måste attesteras. Attestera fakturan genom att klicka på attesteringsstämpeln och tryck på knappen Nästa faktura/Tillbaka (2).

Skulle kontering saknas kan du själv kontera raden genom att fylla i önskade kodvärden i respektive fält samt belopp att kontera. Tryck sedan Enter och avsluta med att trycka på atteststämpeln på raden.

Manuell ordermatchning

Om en faktura inte har kunnat matcha en order automatiskt kan man manuellt matcha denna genom att klicka på knappen Matcha inköpsorder:

Ordern matchas genom att det önskade inköpsordernumret markeras och klickas ner i den undre rutan genom dubbelklick eller genom klick på pilen (1). Tryck sedan Matcha (2):

1

2

Efter genomförd matchning sker attest och justering av eventuella avvikelser enligt beskrivningen ovan under rubriken Fakturamatchning på totalbelopp.