Introduktionsseminarium -

Avrop från de statliga ramavtalen

Xxxx Xxxxx och Xxxxxxxxx Xxxxxx 2019-08-16

10.00 Statens inköpscentrals verksamhet

10.20 LOU och avrop från de statliga ramavtalen

11.05 Paus

11.20 LOU och avrop från de statliga ramavtalen

12.30 Enklare lunch

13.10 Avrop i praktiken – Skrivare som tjänst och produkt

13.40 Avrop i praktiken – Datacenter

14.10 Genomgång av xxxxxx.xx

• Bildades 1 januari 2011

• Drygt 60 personer på avdelningen

• Statens inköpscentral förvaltar cirka 1900 ramavtal

• Statens inköpscentral har ramavtal med cirka 730 leverantörer

• Under år 2018 omsatte ramavtalen ca 13,9 miljarder

Statens inköpscentrals uppdrag

Förordning (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet 8a §

• Ingå och förvalta ramavtal som är avsedda för statliga myndigheter.

• Inom IT-området gäller uppdraget hela offentliga förvaltningen, dvs. även

kommuner och landsting.

• Verka för att bästa möjliga villkor skapas för myndigheternas anskaffning av varor och tjänster.

Syfte

Att åstadkomma besparingar genom att:

• reducera myndigheternas administrativa

kostnader vid anskaffningar och,

• skapa ekonomiskt mer förmånliga villkor

Organisation

Enheten för

ramavtalsförvaltning

Enheten för upphandling av varor och tjänster

Enheten för IT-

upphandling

Enheten för upphandlings- och avtalsjuridik

Stab

Avdelningschef

Förstudie

Förvaltning

Upphandling

Information Råd & stöd Uppföljning

Erfarenhets- insamling

• Hållbarhet

• Informationssäkerhet

- Dataskyddsförordningen

• E-handel

Statens inköpscentral ansvarar för att:

• Säkerställa att ramavtal ingås och förvaltas

• Att upphandlingsprocessen genomförs enligt XXX

• Informera och stödja avropande myndigheter

Avropsberättigade myndigheter ansvarar för:

• Avropets utformning

• Att avropsprocessen följer ramavtalet och LOU

• Att kontraktet följs upp.

• Avtals- och kontaktinformation finns på xxxxxx.xx

• Kontakta avtalsansvariga på SIC vid frågor om respektive ramavtal

• Kontakta ramavtalsservice när det handlar om frågor av allmän karaktär

XXX och avrop från de statliga ramavtalen

• Direktivet, lagen och principerna

• Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden

• Avrop från de statliga ramavtalen

− Avropsberättigade

− Avropsföremålet

o Behovsanalys och val av ramavtal

o Kravställning

− Avropsordning och avropsprocess

• Avsteg från ramavtalen

• Direktupphandling

• Merparten av alla offentliga anskaffningar styrs av Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) som grundar sig på EU-direktivet 2014/24/EU.

• Lagen (och direktivet) har till syfte att främja den fria rörligheten av varor

och tjänster på den inre marknaden.

• Lagens regler bygger på sex grundläggande principer:

− Öppenhet (transparens),

− Likabehandling,

− Proportionalitet,

− Icke-diskriminering

− Ömsesidigt erkännande och

− Konkurrens

• Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar att delta i

upphandlingen.

• Likabehandlingsprincipen innebär att lika situationer inte får behandlas olika och att olika situationer inte får behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling. (C-434/02 Xxxxxx Xxxxx)

• Likabehandlingsprincipen innebär också att en rimligt informerad och normalt omsorgsfull leverantör ska kunna förstå vad som efterfrågas. (C- 19/00 SIAC Construction)

• Även kallad principen om transparens.

• Upphandlingar ska präglas av öppenhet (transparens) och förutsebarhet. Det innebär att uppgifter som avser upphandlingen inte får hemlighållas och att upphandlingen ska annonseras offentligt.

• Utvärderingsmodeller som inte syftar till att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet strider mot transparensprincipen.

• Med proportionalitetsprincipen avses att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

• Principen har kommit till uttryck genom EU domstolens rättspraxis, mål C-

234/03 Contse.

• Bedömningen sker utifrån följande tre steg:

1. Bedömning omkravet är en lämplig och effektiv åtgärd för att uppnå det

eftersträvade syftet

2. Bedömning om åtgärden ansågs nödvändig, och något mindre ingripande alternativ kunde inte visas.

3. Bedömning om den negativa effekterna var inte så stora att åtgärden var

oproportionerlig eller överdriven jämfört med det eftersträvade syftet

Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden

• Hur en upphandling ska genomföras styrs (bl.a.) av om det finns ett gränsöverskridande intresse konkretiserat genom fasta tröskelvärden.

• Om värdet på upphandlingen överstiger tröskelvärdet används något av

följande förfaranden:

− Öppet, Selektivt eller Förhandlat förfarande,

− Konkurrenspräglad dialog,

− Innovationspartnerskap eller

− Projekttävling.

• Om värdet på upphandlingen understiger tröskelvärdet används:

− Förenklat eller Urvalsförfarande alternativt,

− Direktupphandling

− Konkurrenspräglad dialog eller projekttävling.

• Om ett ramavtal finns görs s.k. Avrop.

• För att få använda ett statligt ramavtal krävs att den upphandlande

myndigheten är avropsberättigad.

• Myndigheter under regeringen är per automatik avropsberättigade samt som utgångspunkt skyldiga att använda de statliga ramavtalen.

• Övriga myndigheter och motsvarande kan bli avropsberättigade om de

genom s.k. bekräftelse inför varje ramavtalsupphandling.

• Kommuner och landsting kan bli avropsberättigade på ramavtalen inom IT och telekom genom s.k. bekräftelse inför varje ramavtalsupphandling

• Behovsanalys

− En anskaffning av en vara eller tjänst ska alltid grunda sig på ett behov hos den upphandlande myndigheten.

− Innan ett avrop genomförs ska (det objektiva) behovet identifieras och om nödvändigt en dialog med marknaden/ramavtalsleverantörerna genomföras.

− Vid behovsinventeringen bör potentiella framtida behov identifieras så att även dessa kan omfattas av avropet, t.ex. som optioner.

− Behovet avgör vilket ramavtal som är tillämpligt.

Kravställning

• Vid avrop får nödvändiga preciseringar och vid behov kompletteringar av ställda krav och villkor i ramavtalsupphandling göras.

• Viktigt att säkerställa (krav på kraven):

− Kravet måste har en koppling till varan eller tjänsten som avropas

− Kravet måste uttryckligen framgå av avropet

− Myndigheten får inte ha en obegränsad valfrihet vid bedömningen av

kravet

− Xxxxxx får inte bryta mot de upphandlingsrättsliga principerna

• Det finns fyra typer av ”krav” som myndigheten får ställa vid ett avrop:

− Formella krav (på anbudet)

− Tekniska krav (9 kap. XXX)

− Tilldelningskriterier (16 kap. XXX)

− Särskilda kontraktsvillkor (17 kap. 1 § LOU)

• Obs! Kvalificeringskrav (14-15 kap. XXX) får inte ställas!

− Kvalificeringskrav avser allmänna krav på leverantörens lämplighet, som exempelvis krav på ekonomisk ställning och teknisk eller yrkesmässig kapacitet.

ESPD (standardiserad egenförsäkran)

• ESPD är en förkortning för European Single Procurement Document.

• Upphandlande myndigheter har en skyldighet att acceptera en standardiserad form av egen försäkran som preliminärt bevis på att leverantören får delta i upphandlingen.

• Egenförsäkran innebär att anbudsgivare och anbudssökande intygar att de inte ska uteslutas ur upphandlingen, att de uppfyller kvalificeringskraven och att de kan ge in efterfrågade bevis för detta.

• Kammarkollegiet ansvarar för löpande kontrollera att antagna ramavtalsleverantörer uppfyller kvalificeringskraven under hela ramavtalsperioden.

• Vid avrop ska kontrollfrågor ställas.

• Tekniska krav (”ska-krav”)

− Obligatoriska krav på varans eller tjänstens funktionalitet eller prestanda ställs genom sk. tekniska krav, exempelvis kvalitetsnivåer, miljöprestanda, användningsområde, säkerhet och mått osv.

− Tekniskt krav i form av teknisk standard får kravställas om standarden

finns tillgänglig för samtliga ramavtalsleverantörer.

− Krav på visst varumärke är ej tillåtet!

− Kraven prövas (kontrolleras) innan tilldelningsbeslut.

• Tilldelningsgrund

• Det finns tre olika grunder för tilldelning av ett kontrakt

− Pris

− Kostnad

− Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

• Vid utvärdering av ett avrop används alltid samma grund som vid utvärderingen av ramavtalsupphandlingen

• Tilldelningskriterier (”bör-krav”)

− När ett kontrakt utvärderas på grunden kostnad eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet används tilldelningskriterier.

− Tilldelningskriterier är egenskaper på varan eller tjänsten som inte är obligatoriska att uppfylla utan istället ger ett mervärde vid utvärderingen.

− Tilldelningskriterier kan vara exempelvis tekniska och funktionella egenskaper, kvalitet, miljöegenskaper, leverans- och genomförandetid samt estetik.

− Det ska framgå hur kriterierna värderas samt viktas vid utvärderingen genom en s.k. utvärderingsmodell.

• Särskilda kontraktsvillkor

− Villkor för hur leverans av varan eller tjänsten ska genomföras, t.ex:

o förseningsreglering och viten

o Krav på hållbar produktion

− Villkoren kontrolleras inte innan tilldelningsbeslut utan säkerställs vid leverans.

− Villkoren får enbart preciseras i enlighet med vad som framgår i villkoret.

RAL

Avropande myndighet

Kammar- kollegiet

Kontrakt

RAMAVTAL KONTRAKT

Huvuddokument

Allmänna villkor

Uteslutningsgrunder Kvalificeringskrav Teknisk specifikation Tilldelningskriterier

Allmänna villkor

Avropsordning och avropsprocessen

• Alla villkor fastställda (med rangordning)

− Avropsberättigad vänder sig till den Ramavtalsleverantör som är först i rangordningen med sin avropsförfrågan.

− Om den leverantör som är först rangordnad inte kan leverera ska avropsberättigad vända sig till nästa leverantör i rangordningen osv.

− Möjligheten att frångå satt rangordning framgår av varje ramavtal.

− Ytterligare krav på varan eller tjänsten får inte ställas.

Avropsprocessen

• Förnyad konkurrensutsättning

− Avropsförfrågan skickas till samtliga ramavtalsleverantörer och ska

innehålla bl.a.

* Tidsfrister för sista anbudsdag

* Tidpunkt och hänvisning för frågor och svar

* Kravspecifikationen

* Anbudens giltighetstid

− Efter sista anbudsdag är det dags att öppna och utvärdera anbuden.

* Formkrav 12 kap. 10 § LOU

− Anbudsutvärdering

* Kontroll av anbuden

* Ev. rättelser och kompletteringar

* Ev. verifieringar av kravuppfyllelse

• Förnyad konkurrensutsättning

− Tilldelningsbeslut

* Innehåller beslut om tilldelning av kontrakt samt skälen varför. 12 kap. 12 § LOU.

* Ev. frivillig avtalsspärr

* Innehåller en skrivning om att civilrättsligt bindande avtal först uppstår då kontrakt undertecknats av båda parter.

− Kontraktsskrivning

* Innebär att ett civilrättsligt bindande avtal uppstår (om man inte har valt att detta ska ske i samband med tilldelningsbeslutet (rekommenderas som huvudregel ej)).

• Statliga myndigheter ska använda de statliga ramavtalen om

myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre.

• Om myndigheten väljer att göra avsteg från ett ramavtal ska skälen för detta meddelas Kammarkollegiet. Formulär finns på xxxxxx.xx.

• Övriga avropsberättigade omfattas inte av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning.

• En direktupphandling är ett förfarande utan krav på anbud i viss form och regleras i 19 kap. 7 § LOU.

• Förfarandet kan användas vid tre tillfällen:

− Lågt värde – 586 907 kr

Obs! Se till kontraktets totala värde inkl. optioner m.m.

− Förutsättningar för förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda (6 kap. 12 - 19 §§ LOU)

− Synnerliga skäl

• Krav på dokumentation av upphandlingar vilkas värde överstiger

100.000 kr exklusive moms.

Frågor?

Tack för ert intresse!

Har ni ytterligare frågor eller vill diskutera mera är ni välkomna

att kontakta oss.

För frågor om specifika ramavtal kontakta ramavtalsansvarig. Kontaktuppgifter till respektive ramavtalsansvarig finns på xxxxxx.xx.

För övriga frågor kontakta: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Introduktionsseminarium Skrivare som tjänst och produkt

Stockholm 16 augusti 2019

Välkomna

Vi som förvaltar ramavtalsområdena för Skrivare som tjänst och produkt

• Xxxx Xxxxx ramavtalsansvarig

• Xxxxxx Xxxxxxx biträdande ramavtalsansvarig

Agenda

• Kort introduktion

• Beskrivning av de två ramavtalsområdena

• Några kommentarer utifrån inkomna frågor

• Upphandlat på äldre LOU (2007:1091)

• Ökat miljöfokus

Två ramavtalsområden:

• Fördelningsnyckel

• Avtalsperiod: 2018-06-09 - 2019-12-08 (18 månader)

• Förlängningsoption max t.o.m: 2022-06-08 (30 månader)

• Konkurrensutsättning

• Avtalsperiod: 2018-12-17 - 2020-12-16 (24 månader)

• Förlängningsoption max t.o.m.: 2022-12-16 (24 månader)

- Fördelningsnyckel

• Alla villkor fastställda

• Endast eget ägande

• Dynamisk rangordning

• Avropsförfrågan går till den som har lägst

pris enligt fördelningsnyckeln

• 7 kravställda MFP:er (MultiFunktionsProdukter)

• Valbart

• kompatibilitet med lösning för säker utskrift

• kompatibilitet med operativsystem

• om Servicenivå 4 år önskas

Skrivare – Fördelningsnyckel

• 7 kravställda MFP:er (kontorsmaskiner med utskrift, kopiering och skanning)

• MFP A3 avancerad

• MFP A3 enkel

• MFP A3 arkivbeständig

• MFP A3 säker

• MFP A3 snabb

• MFP A4 standard

• MFP A4 miljö

Skrivare - Fördelningsnyckel

- Servicenivå 4 år

• Exempel på vad som ingår

• Reparation

• Alla typer av reservdelar, förslitningsdelar och förbrukningsmaterial. Men inte toner, papper och eventuella häftklammer.

• Åtgärdstid fyra arbetsdagar

• Kundtjänst mellan 08.00 - 16.30

• Omhändertagande av emballage och återvinning av uttjänt Produkt

Skrivare – Fördelningsnyckel Avropsblankett med kontrakt

• xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/xx-xxx-xxxxxxx/xxxxxxx-

utrustning/skrivare-som-tjanst-och-produkt---fordelningsnyckel/

Skrivare som tjänst och produkt

- Konkurrensutsättning

• Avroparen kan precisera och komplettera sina krav utifrån villkoren i

ramavtalsområdet

• Omfattar produkter som skrivare, multifunktionsprodukter, kopiatorer,

scannrar, faxar, tillbehör och förbrukningsmaterial

• Omfattar tjänster kopplade till området, t.ex. driftsättning, anpassning, installation, konfiguration, licenshantering, service, reparation, underhåll och utbildning

• Olika ägandeformer

• Eget ägande

• Leasing (finansiell)

• Funktionstjänst (utskrift som tjänst)

• Hyra

- Kravkatalog

Avropsberättigad kan ställa krav inom

följande områden:

• Teknik

• Produktprestanda

• Tjänstenivå

• Hållbarhet

• Säkerhet

• Användbarhet

• Tillgänglighet

• Leveransform

• Finansieringsform

• Leveransen

- Miljökrav

Avrop – exempel på möjliga krav

• Retursystem för toner

• Miljövänlig toner

• Restaurerade toner

• Återtag av utrustning på ett miljösparande sätt

• Dokumentradering (direkt vid MFP:n)

Upphandlingen – exempel på ställda krav

• Ledningssystem för miljö

• Rutiner för destruktion

• Skrivare som fungerar problemfritt med alla typer av toner (tonerkassetter)

Utskrift som tjänst - klickpriser

• Gör behovsanalys och ställ garantier nära förväntade volymer

• Använd gärna en avtalslängd nära maskinernas förväntade livslängd

• Låga garanterade volymer och korta avtal gör att leverantören snabbare

måste räkna hem affären vilket ger ökade klickpriser

- Ramavtalsleverantörer

Fördelningsnyckel

• Atea Sverige AB

• Dustin Sverige AB

• Office Sverige AB

• Ricoh Sverige AB

• Toshiba Tec Nordic AB

Konkurrensutsättning

• Atea Sverige AB

• Canon Svenska Aktiebolag

• Dustin Sverige AB

• Office Sverige AB

• Toshiba TEC Nordic AB

• Visolit Sweden 91 AB

- Underleverantörer

• En ramavtalsleverantör kan använda en underleverantör för att bistå vid utförande av tjänst. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar då fullt ut för varje underleverantörs arbete såsom för sitt eget.

• Underleverantör får inte ta emot avropsförfrågan, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera avropsberättigad.

• Underleverantör ska vara godkänd av Statens inköpscentral.

- Fördelningsnyckel

• Fördelningsnyckel används:

• Vid avrop på max 20 st. MFP (skrivarprodukter)

• De fastställda villkoren uppfyller avroparens behov

• Notera att:

• Vid nytt avrop ska minst 30 dagar gå från tidigare avrop

• Alla villkor fastställda – kan inte ändras

• Tonerförsörjning ingår inte

• Säkerställ samsyn med ramavtalsleverantören angående installation

- Konkurrensutsättning

• Möjligheter

• Egna krav på servicenivå

• Serviceavtal för befintliga skrivarprodukter

• Successiva leveranser och leveransavtal

• Övrigt

• Använd gärna Fördelningsnyckelns kravspecifikationer som inspiration

• Vid komplicerade behov, skicka gärna enkla frågor till

ramavtalsleverantörerna innan avrop (RFI)

• Ge tillräcklig tid för svar

Frågor och diskussion

Välkommen att kontakta oss

För mer information, se xxxxxx.xx eller kontakta oss ramavtalsförvaltare

• Xxxx Xxxxx, 00-000 00 00, xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

• Xxxxxx Xxxxxxx, 00-000 00 00, xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Våra webbplatser

• xxx.xxxxxx.xx

• xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx

Nyhetsbrevet

• Anmäl på xxx.xxxxxx.xx

Vid övriga upphandlingsfrågor:

• Ett samlat upphandlingsstöd finns på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Tack

2019-08-16 Xxxx Xxxxx Introduktionsseminarium - Skrivare som tjänst och produkt 56

Ramavtal Datacenter

datacenter

▪ Datacenter är indelat i fyra geografiska områden.

▪ Norra

▪ Södra

▪ Östra

▪ Rikstäckande

▪ Ramavtalsleverantörer – samma på samtliga fyra områden

▪ ATEA Sverige AB

▪ Cygate AB

▪ Infrontit Partner AB

▪ Proact IT Sweden AB

▪ Tele2 Sverige AB

▪ Telenor Inpli AB

▪ Alla avrop sker via Förnyad konkurrensutsättning

▪ Omsättning ca 1 miljard per år

Omfattning

Datacenter omfattar hårdvara, mjukvara och tjänster:

• Nätverks/serverutrustning: router/switch, trådlösa nätverk, lagring....

• Säkerhetsprodukter: säkerhetskopiering, brandvägg, intrångsdetektering, VPN....

• Konsulttjänster: installation, konfiguration, migrering, projektledning, systemadministration, systemutveckling, test samt utbildning.

• Konsulttjänster - resurstjänst eller uppdragstjänst.

• Kund äger all hård- och mjukvara

• Avtalsperiod: 2017-03-10 – 2020-12-31

• Förlängningsoption max t.o.m: 2021-03-31

• Annonsering för nästa ramavtal planeras till hösten

• PaaS och SaaS – Programvaror

• LAN och WAN som tjänst – Kommunikation

• Drift i kunds lokaler (ex. datacenter, applikation) – IT-drift

• Hård- eller mjukvara som ägs av leverantör

• Generell utbildning – IT-utbildning

• Läs dessa!

• Mycket är redan reglerat och behöver inte vara med i avropet, exempelvis:

▪ Samråd och uppföljningsmöten

▪ Xxxxxxxx och personoberoende kundtjänst

Leveranskontroll (allmänna villkor kap 6)

• Leveranskontroll:

• RAL genomför tester innan leveranskontrollperioden

• Leveranskontrollperiod 10 arbetsdagar före avtalad leveransdag

• Kund ska godkänna leverans efter egna tester

• Om ingen anmärkning sker under leveranskontrollper. = accept av leverans

• VIKTIGT att kontrollera leveransen

• Om avropad leverans är komplex kravställ på längre leveranskontrollperiod

Leveransvillkor hårdvara (särskilda villkor kap 4)

• Leveransvillkor

• Fritt kunds lokaler i Sverige = Ramavtalsleverantör står för samtliga risker och kostnader fram till det att hårdvara finns tillgänglig på den plats som angivits i kontrakt.

• Speciella krav på leveransen i form av storlek?

• Halvpall

• EU-pall

• Sjöpall

• Bur

• Ska hårdvara levereras till annat land?

• ICC Sweden

• Tullregler

• Momsregler

• Är införseln godkänd?

Garanti och support (allmänna villkor kap 8 + särskilda villkor)

• Skilj på garanti och servicenivåavtal (SLA)

• Ingående SLA för hårdvara avser 3 år och 5 arbetsdagars åtgärd

• Fundera på vad som verkligen behövs. Det går att justera SLA-krav.

• Högt SLA = högre kostnader

• Om behov finns kan säkerhetsskyddsavtal skrivas och konsulter

registerkontrolleras

• Räkna med minst 2-3 veckors handläggning ho SÄPO eller mer

• Utländska konsulter registerkontrolleras inte

• Registerkontroll nivå 2 omfattar även maka/make/sambo/partner

• Miljökrav

▪ Energiförbrukning

▪ Återtag/destruktion/radering

▪ Avsaknad av konfliktmineraler

▪ xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx

▪ xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/ kommer släppa certifiering under 2019/2020 Sociala krav

▪ Ramavtalsleverantör ska ha en rutiner så att produkterna framställs socialt

och etiskt.

▪ Svårt att följa upp då det är många leverantörsled

▪ Valutajustering (allmänna villkor 11.4), om denna ska användas måste

ramavtalsleverantör kunna ange valuta + kurs i avropssvaret

▪ Acceptera aldrig fakturaavgifter eller ränteavgifter i form av fast pris (allmänna villkor 12.7+12.8)

▪ Läs kravkatalogen + vägledning och fundera på avropsföremålet – vad

behöver förtydligas eller förstärkas.

▪ Kraven kan vara både obligatoriska och utvärderingskriterier

▪ Beskriv den tekniska miljön och ange kompabilitetskrav istället för

artikelnummer