Anbudsförfrågan avseende en strategisk licenspartner
Anbudsförfrågan avseende en strategisk licenspartner
(13 bilagor)
Försvarets materielverk (”FMV”), genom Xxxxxxx och Inköp (”M&I”), inbjuder er att inkomma med anbud enligt nedan.
Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande delar.
1. Anbudsförfrågan
2. Administrativa villkor
3. Leverantörsprövning
4. Anbudsprövning Samt bilagor:
Bilaga 1 – Svarsblankett del 1, Leverantörsprövning Bilaga 1.1 – Svarsblankett, Kontaktpersoner
Bilaga 2 – Svarsblankett del 2, Anbudsutvärdering Bilaga 2.1 – Svarsblankett, Licenshantering Bilaga 3 – Uppgift nr 1
Bilaga 4 – Avtalsutkast Huvudavtal
Bilaga 4.1 – Utkast avtalsbilaga 1, Tjänstebeskrivning
Bilaga 4.2 – Utkast avtalsbilaga A, Underavtal A, Reglering avseende leverans av Enterprise- avtal
Bilaga 4.3 – Utkast avtalsbilaga B, Underavtal B, Reglering avseende leverans av Licensförsörjning
Bilaga 4.4 – Utkast avtalsbilaga C, Underavtal C, Reglering avseende leverans av Uppdrag Bilaga 4.5 – FMV Allmänna leveransvillkor tjänster (FMV ALK)
Bilaga 5 – Exempel på uppdragsbeskrivning Bilaga 6 – Checklista på information till anbudet
Med vänlig hälsning
Xxxxx Xxxxxxxx Upphandlare
1 ANBUDSFÖRFRÅGAN 3
1.1 Presentation av Försvarets materielverk 3
1.2 Presentation av Försvarsmakten 3
1.3 Presentation av Försvarsexportmyndigheten 3
1.4 Upphandlingsstöd 3
1.5 Bakgrund till upphandlingen 3
1.6 Upphandlingens omfattning 4
1.7 Upphandlande myndighet samt uppdragsgivare 5
2 ADMINISTRATIVA VILLKOR 7
2.1 Upphandlingsform 7
2.2 Anbudets form och innehåll 7
2.2.1 Partiellt/helt anbud 7
2.2.2 Alternativa utföranden 7
2.2.3 Sista anbudsdag 7
2.2.4 Anbudets giltighetstid 7
2.2.5 Språk 7
2.3 Avgivande av anbud 7
2.3.1 Anbudsinlämning 7
2.4 Avtalsperiod 7
2.4.1 Avtalstid 7
2.4.2 Option 7
2.4.3 Tjänsten påbörjas 8
2.5 Avtalsvillkor 8
2.6 Säkerhetsskydd 8
2.7 Frågor, förtydliganden 8
2.8 Kommersiell sekretess 8
3 LEVERANTÖRSPRÖVNING 9
3.1 Leverantörsprövning 9
3.2 Leverantörskrav 9
3.2.1 Exempel på del av kravuppfyllnad av leverantörskrav E-F 11
4 ANBUDSPRÖVNING 13
4.1 Anbudsprövning 13
4.2 Utvärderingskriterier 13
4.2.1 Beräkning av jämförelsevärdet 13
4.2.2 Beräkning av summan av den totala kriterieuppfyllnaden i inskickat anbud 14
4.2.3 Exempel på del av kravuppfyllnad av kriterierna 13-16 15
4.2.4 Allmänt om de tre uppgifterna 16
4.2.5 Bedömningsgrunder för uppgift nr 1 och uppgift nr 3 16
4.2.6 Intervju 19
4.2.7 Uppgift nr 2, som presteras av Huvudkontaktpersonen 20
4.3 Pris/ ersättning 22
4.4 Kravspecifikation 22
5 AVTALSSPÄRR 23
1 Anbudsförfrågan
1.1 Presentation av Försvarets materielverk
FMV:s uppdrag är att anskaffa materiel och tjänster till Försvarsmakten och andra myndigheter inom säkerhetssektorn. Med vår kompetens inom teknik, ekonomi och juridik är vi med och skapar försvarsförmåga och stärker det civila samhället. Ibland företräder vi staten i komplexa internationella affärer. I de cirka 1100 projekt som vi har igång är målet att erbjuda en kostnadseffektiv och säker materielförsörjning.
Som statlig myndighet följer FMV lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) vid alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader.
Mer information om FMV finns på xxx.xxx.xx
1.2 Presentation av Försvarsmakten
Försvarsmakten (”FM”) ska i första hand värna Sveriges värden och intressen. Ensamt och tillsammans med andra genom insatser både i Sverige, i närområdet och utanför det. FM stödjer det övriga samhället vid katastrofer och skickar förband till fredsbevarande och fredsframtvingande insatser runtom i världen. Dels för att hjälpa andra och dels för att stödja svenska säkerhetspolitiska intressen. FM:s unika kompetens är väpnad strid.
Mer information om FM finns på xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
1.3 Presentation av Försvarsexportmyndigheten
Försvarsexportmyndigheten (”FXM”) ska främja export inom försvarssektorn till fördel för svensk försvars- och säkerhetspolitik. Myndigheten företräder även svenska staten vid förhandlingar och avtal mellan länder. Verksamheten bedrivs inom ramen för den statliga exportkontrollen.
1.4 Upphandlingsstöd
Konkurrensverkets upphandlingsstöd erbjuder stöd och vägledning inom offentlig upphandling för att bl.a. underlätta för företag att delta i upphandlingar.
Mer information om upphandlingsstödet finns på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1.5 Bakgrund till upphandlingen
FM, FMV och FXM har en intensiv utveckling inom IT området. Detta föranleder ett stort behov av mjukvara med tillhörande licenser och underhållsavtal.
Myndigheterna FM, FMV och FXM, härefter definierade som Myndigheterna, har ett behov av att få en kvalitativ leverans av programvaror och licenser från en kompetent leverantör som kan inneha en helhetsbild av Myndigheternas behov.
1.6 Upphandlingens omfattning
För att säkerställa att Myndigheterna får en kvalitativ leverans av programvaror och licenser avser Myndigheterna att sluta avtal med en leverantör som blir deras strategiska licenspartner och levererar de programvaror och licenser Myndigheterna har behov av.
I den strategiska licenspartnerns uppdrag ligger bl.a. att ansvara för fakturering, information om licensvillkor, priser, licensmodeller, support och uppgraderingsrätter samt i övrigt att agera som en strategisk partner genom att bistå Myndigheterna med sakkunnighet inom löpande och övergripande licensärenden. Licenspartnern skall också delta vid möten med Myndigheterna och där kunna leverera information angående historik, statistik samt trender och marknadsutveckling.
I det kommande avtalet har den strategiska licenspartnern ett uttryckligt strategiskt åtagande och därför inkluderas i avtalet även en uppdragsdel för att säkerställa att myndigheternas IT- system blir licensierade på det mest kostnadseffektiva sättet utefter myndigheternas givna förutsättningar. Uppdragsdelen ställer krav på att licenspartnern har djup kompetens inom licensiering, teknik och infrastruktur. För exempel på hur en uppdragsbeskrivning kan komma att se ut, se Bilaga 5.
Denna upphandling utgör en del i att realisera den inköpsstrategi som har framkommit i FMV:s arbete med att införa ett kategoristyrt inköp i FMV och FM. Målet är att rationalisera licenshanteringen genom att skapa centrala avtal, förenklad kommunikation samt minskad administration.
Licenspartnern skall ansvara för en så stor mängd som möjligt av Myndigheternas licenser. Myndigheternas totala volym av licenser kan ej omfattas av denna upphandling på grund av befintliga avtal och Myndigheternas verksamhet inom vissa områden men målsättningen är att avtalet ska täcka den större delen av behovet.
De programvarutillverkare (i bokstavsordning) som Myndigheterna ser som strategiskt viktiga i nuläget är;
1. Adobe
2. Citrix
3. HP
4. IBM
5. Microsoft
6. Oracle
7. Vmware
Syfte och mål
Syftet med upphandlingen är att samarbeta med en strategisk partner inom området programvara och licenser. Arbetet med en strategisk partner innebär:
• Att skapa ökad flexibilitet i leveransmodellen med avseende på planering och anskaffning av programvara och licenser hos de tre myndigheterna.
• Att skapa förutsättningar för ett smidigt och kostnadseffektivt arbetssätt vid behov av de tjänster och varor som omfattas av upphandlingen.
• Att bidra till effektivitet i leveranser.
• Att de tre myndigheterna blir en attraktiv och prioriterad kund hos den strategiska leverantören och att genom samarbete få en innovativ och proaktiv partner som kan hantera problem på ett effektivt sätt.
Avtalet ger inte anbudsgivaren total exklusivitet inom de områden som upphandlingen omfattar, även om huvudinriktningen är att nyttja den strategiska samarbetspartnern i största möjliga utsträckning. Avsikten är att tilltänkt leverantör alltid kommer att tillfrågas vid nyanskaffningar, men om Myndigheterna pga. säkerhetsskäl, redan ingångna avtal eller annan omständighet av väsentliga ekonomiska eller tekniska orsaker inte kan använda sig av samarbetspartnern står det Myndigheterna fritt att vända sig till övriga marknaden.
Målet med samarbetet är att det ska skapa förutsättningar för de tre Myndigheterna att klara av att fylla behovet av leverans av nya programvaror och licenser till Myndigheterna samt optimerad hantering och komplettering av nuvarande programvaror och licenser. Den kommande strategiska partnern ska kunna leverera den expertkunskap som behövs för att uppnå kostnadseffektiva förslag för att möta de nya behoven i varje specifikt ärende. Observera att Myndigheterna, i de fall det är aktuellt, förhandlar i egen regi med programvarutillverkare vilket innebär att detta åtagande inte ligger på den strategiska licenspartnern.
Avtalsstruktur på kommande ramavtal
Avtalet kommer att bestå av ett huvudavtal som reglerar avtalsrelationen i allmänna ordalag med ett innehåll som reglerar samtliga tre avtalsområden. Till huvudavtalet finns en tjänstebeskrivning som beskriver och reglerar tjänsten som ska levereras. De olika avtalsområdena regleras i underavtal (Avtalsbilaga A-C) till huvudavtalet. Dessa underavtal kan sägas upp separat utan att påverka de övriga underavtalen.
För mer information se bilagorna; Bilaga 4 – Avtalsutkast Huvudavtal
Bilaga 4.1 – Utkast avtalsbilaga 1, Tjänstebeskrivning
Bilaga 4.2 – Utkast avtalsbilaga A, Underavtal A, Reglering avseende leverans av Enterprise- avtal
Bilaga 4.3 – Utkast avtalsbilaga B, Underavtal B, Reglering avseende leverans av Licensförsörjning
Bilaga 4.4 – Utkast avtalsbilaga C, Underavtal C, Reglering avseende leverans av Uppdrag
1.7 Upphandlande myndighet samt uppdragsgivare
Upphandlande myndighet är Försvarets materielverk, organisationsnummer 202100-0340.
Uppdragsgivare är Försvarsmakten Ledningsregimentet Materielsystemkontor Ledningssystem, Försvarets materielverk IS/IT samt Försvarsexportmyndigheten.
2 Administrativa villkor
2.1 Upphandlingsform
Öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet innebär att anbuden kommer att utvärderas och antas utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag finns i inlämnat anbud.
2.2 Anbudets form och innehåll
2.2.1 Partiellt/helt anbud
Anbud får inte vara partiellt.
2.2.2
Nej
2.2.3
Alternativa utföranden
Sista anbudsdag
2014-11-05 kl 23:58:59, anbud skall vara angivet anbudsinlämningsverktyg (se 2.3.1) tillhanda senast detta datum. Anbud som inte inkommer i tid får ej prövas.
2.2.4 Anbudets giltighetstid
Anbudet skall vara bindande t.o.m. 2015-05-31.
2.2.5 Språk
Svarsblanketter skall vara ifyllda på svenska, bifogade dokument kan vara på svenska eller engelska.
2.3 Avgivande av anbud
2.3.1 Anbudsinlämning
Anbud skall lämnas i elektronisk form. Elektronisk anbudsinlämning görs via e-avrop. Anbudsgivaren måste i samband med anbudsinlämningen starta upp ett konto hos e-Avrop. Detta görs kostnadsfritt. Vid personlig support angående e-Avrop, maila till support@e- xxxx.xxx.
2.4 Avtalsperiod
2.4.1 Avtalstid
Från och med den tidpunkt då avtalet undertecknats av båda parter och tre (3) år framåt i tiden.
2.4.2 Option
Maximalt två (2) år.
2.4.3 Tjänsten påbörjas
Tjänsten påbörjas vid den tidpunkt då avtalet undertecknats av båda parter efter att en eventuell säkerhetskontroll är genomförd och godkänd. Avseende nuvarande licensavtal kommer leveranser av programvaror att succesivt övergå till detta avtal då aktuella affärsavtal löper ut.
2.5 Avtalsvillkor
Se Bilaga 4 samt tillhörande 5 avtalsbilagor. Anbudsgivaren skall i anbudet bekräfta att denne godkänner avtalsvillkoren i Avtalsutkastet i sin helhet. Avvikelser från avtalsvillkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. Avtal ses som slutet när det undertecknats av båda parter.
2.6 Säkerhetsskydd
Hela eller delar av denna upphandling kan omfattas av regler för säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) enlig säkerhetsskyddslagen (1996:627). Anbudsgivaren och/eller Anbudsgivarens personal är då skyldig att genomgå erforderlig säkerhetsprövning, och/eller registerkontroll. Utförande av arbetet är villkorat av att Anbudsgivaren och/eller Anbudsgivarens personal blir godkänd vid kontrollen och att skriftligt säkerhetsskyddsavtal ingås med respektive verksamhetsställe. Registerkontrollen genom förs av Säkerhetspolisen. Ett SUA-avtal skrivs för respektive myndighet och ett SUA-avtal skrivs även med eventuella underleverantörer inom uppdraget. Aktuell nivå på SUA-avtal för denna upphandling är nivå 2.
2.7 Frågor, förtydliganden
Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget skall, för att ge FMV tillräckligt med tid för att besvara dem, inkomma skriftligt senast tio dagar innan sista anbudsdag till www.e- xxxxx.xxx. Vid personlig support angående e-Avrop, maila till xxxxxxx@x-xxxx.xxx.
2.8 Kommersiell sekretess
Om anbudsgivaren anser att uppgifter som denne anger som svar till denna upphandling bör sekretessbeläggas av kommersiella skäl skall detta anges i Bilaga 1, Svarsblankett del 1 punkt
2. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Observera också att begäran inte innebär en garanti för att angivna uppgifter sekretessbeläggs.
3 Leverantörsprövning
3.1 Leverantörsprövning
En prövning av anbudsgivarens lämplighet görs utifrån nedan begärda uppgifter. Anbud kan komma att förkastas om förhållanden enligt 10 kap 1 och 2 §§ LOU föreligger (bl. a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats.
Endast anbud från anbudsgivare som klarat leverantörsprövningen kommer att gå vidare till anbudsprövningen.
3.2 Leverantörskrav
SKV 4820, d.v.s. kontroll av om en leverantör har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige inhämtas av FMV.
Följande uppgifter om anbudsgivaren skall bifogas anbudet i enlighet med Bilaga 1 Svarsblankett del 1, Leverantörsprövning:
i) FMV kommer att inhämta uppgifter om anbudsgivaren har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige från Skatteverket.
För att kontrollera att en anbudsgivare som inte är etablerad eller registrerad i Sverige har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter ska anbudsgivaren inkomma med intyg från behörig myndighet. Uppgifterna ska vara aktuella och inte äldre än sex månader.
ii) FMV kommer att kontrollera anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretag (UC). Anbudsgivaren skall ha riskklass 3 eller bättre enligt UCs kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande oberoende instituts kreditomdöme. I de fall anbudsgivaren erhåller en lägre riskklass kan denne godkännas om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I de fall UC eller annat motsvarande institut inte har de uppgifter som krävs för en bedömning av anbudsgivaren skall anbudsgivaren på annat sätt styrka att denne har motsvarande ekonomisk stabilitet.
Anbudsgivare som ej har stabil ekonomi kan uteslutas från deltagande i upphandlingen.
iii) En kortfattad beskrivning av anbudsgivaren och dess verksamhet inklusive en kort historik och framtidsplaner.
iv) Företags- och kontaktuppgifter.
v) En redovisning av hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring.
vi) En beskrivning av hur miljöhänsyn beaktas.
vii) Angivande av underleverantör som kan bli aktuella att anlita. Observera att för det fall anbudsgivaren avser åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för fullgörande av avtalet ska anbudsgivaren genom att tillhandahålla ett åtagande eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när avtalet ska fullgöras, se 11 kap. 12 § LOU. Anbudsgivaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap 1 och 2 §§ LOU.
viii) Kompetens/erfarenhet/resurser
Information om hur kraven skall styrkas återfinns i Bilaga 1 Svarsblankett del 1 Leverantörsprövning samt i Bilaga 1.1 Svarsblankettsbilaga kontaktpersonernas erfarenhet.
Allmänna leverantörskrav
Observera att svar avseende krav nr A-C lämnas i Bilaga 1. Svarsblankett, Leverantörsprövning.
A. Anbudsgivarens personal som arbetar med Myndigheterna skall vara svensktalande.
B. Anbudsgivaren skall vara godkänd att sälja programvara och licenser av åtminstone de i Bilaga 4.1, Tjänstebeskrivning kap 4.1, strategiskt viktiga programvarutillverkare (Adobe, Citrix, HP, IBM, Microsoft, Oracle och Vmware).
C. Anbudsgivaren skall av Microsoft AB vara en godkänd Microsoft Licensing Solution Provider (LSP), och innehaft denna certifiering (motsv. LAR) i minst sju (7) år.
Krav på kontaktpersoner
Observera att svar avseende krav nr D-F lämnas i Bilaga 1.1 Svarsblankett, Kontaktpersoner.
Definition av offentlig sektor – den skattefinansierade verksamhet som drivs åt det allmänna, underställt stat, kommun och landsting eller andra politiska enheter. Verksamheter som ofta ingår är vård och omsorg, utbildning, rättsväsende, försvar, kollektivtrafik och infrastruktur.
D. Två (2) personer ur anbudsgivarens personal skall vara dedikerade kontaktpersoner mot alla tre myndigheterna och ansvara för tillhandahållandet av tjänsterna/varorna. Den ena ses som Huvudkontaktperson och den andra som Sekundärkontaktperson.
E. Huvudkontaktpersonen skall:
1. inneha minst fem (5) års arbetserfarenhet (under de senaste sju (7) åren, räknat ifrån denna upphandlings sista anbudsdag) av licensavtalshantering (med licensavtalshantering avses avtalsvillkor, avtalsformer och avtalsförhandling).
2. i den ovan omfattade arbetserfarenheten arbetat mot licenskunder inom den offentliga sektorn under minst tre (3) av åren.
F. Sekundära kontaktpersonen skall:
1. inneha minst två (2) års arbetserfarenhet (under de senaste fem (5) åren, räknat ifrån denna upphandlings sista anbudsdag) av avancerad licenshantering (med avancerad licenshantering avses licensering inom virtuella miljöer, klustrade miljöer, terminallösningar och liknande).
2. i den ovan omfattade arbetserfarenheten arbetat mot licenskunder inom den offentliga sektorn under minst ett (1) av åren.
3.2.1 Exempel på del av kravuppfyllnad av leverantörskrav E-F
Nedan finns exempel på hur kravuppfyllnad redovisas för Leverantörskrav E-F, kopplat mot kontaktpersonerna.
Leverantörskrav X, Nr 1
Typ av uppdrag som möjliggör kravuppfyllnad:
Kontaktpersonen har under de senaste tre åren arbetat som kontoansvarig för Myndigheten X. Myndigheten X nyttjar flertalet av de programvaror som era tre Myndigheter ser som strategiskt viktiga bla Microsoft och Oracle, därav har både kontaktperson och anbudsgivaren erhållit stor erfarenhet av arbete med licensavtalshantering med dessa leverantörer.
Uppdragsgivare/kund: Myndigheten X
Tidpunkt för uppdragets genomförande start/sluttid (ÅÅÅÅ-MM-DD):
F.o.m. 2011-10-01 t.o.m. 2014-09-30
Om annan än uppdragsgivare/kund, vart konsulten var anställd under uppdragens tid:
Mjukvaruåterförsäljaren Y.
Leverantörskrav Y, Nr
Typ av uppdrag som möjliggör kravuppfyllnad:
Kontaktpersonen har under perioden innan hen anställdes hos anbudsgivaren arbetat som kontoansvarig hos en av de för myndigheterna strategiska tillverkarna med ansvar för offentlig verksamhet. Under denna tid arbetade hen med licensiering av Vmwares produktportfölj.
Uppdragsgivare/kund: kommunen X och Landstingen Y och Z
Tidpunkt för uppdragets genomförande start/sluttid (ÅÅÅÅ-MM-DD):
F.o.m. 2012-03-01 t.o.m. 2013-12-31
Om annan än uppdragsgivare/kund, vart konsulten var anställd under uppdragens tid:
Vmware AB
4 Anbudsprövning
4.1 Anbudsprövning
I förfrågningsunderlaget anges de krav som FMV ställer på anbudsgivaren och deras tjänster och varor. Efter det att anbudsgivare godkänts i leverantörsprövningen kontrolleras huruvida anbudet uppfyller de ställda skall-kraven. De anbudsgivare som har klarat leverantörsprövningen samt uppfyller alla skall-krav går vidare till utvärderingen av kriterier.
Anbudsgivaren ska redovisa i vad mån och på vilket sätt både skallkrav och kriterier uppfylls. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas om uppgifter saknas.
De i kravspecifikationen ställda skall–kraven måste vara uppfyllda till fullo för att anbud ska
kunna prövas.
Kriterier är sådana önskemål som bör vara uppfyllda. I anbudsutvärderingen görs en bedömning av vilka kriterier som uppfylls.
4.2 Utvärderingskriterier
FMV kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan.
Utvärderingen består av skallkrav och kriterier som återfinns i kravspecifikationen (Bilaga 2, Svarsblankett del 2, Anbudsutvärdering, Bilaga 2.1 Svarsblankett, Licenshantering), tre (3) uppgifter/fiktiva uppdrag samt intervjuer med offererade kontaktpersoner.
Utvärdering kommer att ske via svarsblankett och till anbudet bifogad dokumentation som styrker att skall-kraven och kriterierna uppfylls samt uppgiftssvar på uppgifter och muntligt lämnade svar vid intervjuer. Det är därför mycket viktigt att dokumentation och kommentarsfält innehåller tydliga beskrivningar av kravuppfyllnad. Framgår inte kravuppfyllnad kan anbudet komma att förkastas.
Observera att i denna upphandling är priset på förhand fastställt, s.k. förutbestämt pris. I denna upphandling består detta av fastställda procentuella påslag på Anbudsgivarens, under avtalstiden gällande, inköpspriser samt fastställt timpris, se kap 4.3 Anbudsförfrågan. Detta innebär att prissummor inte över huvud taget tas i beaktande vid anbudsutvärderingen. Således har samtliga deltagande anbudsgivare (som uppfyller skallkraven) noll (0) i ingångsvärde när beräkningen av anbudens jämförelsevärde påbörjas.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att vara det anbud som vid utvärderingen erhåller högst jämförelsevärde efter intervjuer och erläggande av tre (3) uppgifter.
4.2.1 Beräkning av jämförelsevärdet
Jämförelsevärdet utgår från den uppfyllda totala kriterieuppfyllnadssumman (där uppfyllnadsgrad för uppgift nr 1 redan är inräknad). Adderad med eventuell poäng för
uppgiftssvar på uppgift nr 2 och uppgift nr 3 samt kravuppfyllnad avseende kriterium nr 14 avseende kontaktpersonernas kommunikationsförmåga/social förmåga.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer således att vara det anbud som vid utvärderingen erhåller högst jämförelsevärde efter intervjuer och erläggande av de tre uppgifterna.
Om två anbud får samma jämförelsevärde väljs den anbudsgivare som har högst sammanlagd poängsumma för de tre uppgifterna samt kriterium nr 14, kontaktpersonernas kommunikationsförmåga (summan av båda kontaktpersonernas kriterieuppfyllnad). För det fall att två anbudsgivare även har samma mängd poäng på sammanlagd poängsumma för de tre uppgifterna samt kriterium nr 14 väljs den anbudsgivare som har högst sammanlagd poäng för uppgift 1 samt kriterium nr 14, kontaktpersonernas kommunikationsförmåga (summan av båda kontaktpersonernas kriterieuppfyllnad).
4.2.2 Beräkning av summan av den totala kriterieuppfyllnaden i inskickat anbud
Den totala kriterieuppfyllnaden är summan av anbudsgivarens i svarsblanketten uppfyllda kriterier samt kriterieuppfyllnaden för uppgift nr 1, som är inlämnad med anbudet. Om uppgiftssvaret uppfyller kriterier till en viss nivå erhåller uppgiftssvaret poängen för denna kriterienivå.
Poäng för uppfyllda kriterier ges enligt nedan:
Kriterium | Poäng | |
1. | Funktion som bevakar och rapporterar eventuella brister | 2 |
2. | Generell licenskompetens avseende programvarutillverkaren Microsoft | 4 |
3. | Generell licenskompetens avseende programvarutillverkaren Vmware. | 1 namngiven = 1 p 2 namngivna = 2 p 3 namngivna =4 p |
4. | Erfarenhet av att använda licensportaler | 1 |
5. | Licenskompetensutveckling | 4 |
6. | Publicering via webbutik/hemsida | 1 |
7. | Publicering vid förändring av priser | 2 |
8. | Kundtjänstens svarstider | 4 |
9. | Kontaktpersonernas kommunikationsförmåga/social förmåga | Nivå 1: 2p Nivå 2: 4p |
10. | Uppgift nr 1 | Nivå 1: 1p Nivå 2: 3p Nivå 3: 6p |
11. | Uppgift nr 2 | Nivå 1: 1p Nivå 2: 2p Nivå 3: 4p |
12. | Uppgift nr 3 | Nivå 1: 1p Nivå 2: 3p Nivå 3: 6p |
13. | Arbete med avancerad licenshantering | 4 |
14. | Arbete med IT-säkerhetsmjukvara | 4 |
15. | Hantering av förmåner erhållna via underhållsavtal | 1 |
16. | Arbete med licensavtal från strategiskt viktiga programvarutillverkare | 4 |
4.2.3 Exempel på del av kravuppfyllnad av kriterierna 13-16
Nedan finns exempel på hur kravuppfyllnad redovisas för kriterierna 13-16 i Anbudsutvärderingen (Bilaga 2.1 Svarsblankett, Licenshantering).
Kriterium X, Nr 1
Namn på personen: Xxxxx Xxxx
Typ av uppdrag som möjliggör kravuppfyllnad:
Arbete som innesäljare med kontoansvar för Försvarsmakten. Detta innebar arbete med licensering inom virtuella miljöer, klustrade miljöer och terminallösningar för myndigheten. Programvarorna var bla från Microsoft, IBM, Oracle och Adobe.
Uppdragsgivare/kund: Försvarsmakten
Tidpunkt för uppdragets genomförande start/sluttid (ÅÅÅÅ-MM-DD):
F.o.m. 2007-01-01 t.o.m. 2012-02-28
Om annan än uppdragsgivare/kund, vart konsulten var anställd under uppdragens tid:
Företaget Licenskunniga AB
4.2.4 Allmänt om de tre uppgifterna
För att få en bild av hur anbudsgivaren agerar i, för Myndigheterna, representativa typsituationer för det kommande samarbetet, skall en redovisning av totalt tre (3) uppgiftsvar redovisas av anbudsgivaren.
Uppgifterna består av:
Uppgift nr 1, uppgiftssvar medskickas i anbudet (Skallkrav nr 3 samt kriterium nr 10)
Uppgift nr 2, besvaras enbart av huvudkontaktpersonen som en del av hens intervju (Skallkrav nr 4 samt kriterium nr 11)
Uppgift nr 3, erhålles i samband intervjuer med kontaktpersonerna och besvaras av anbudsgivaren inom 24 timmar. (Skallkrav nr 5 samt kriterium nr 12)
Samtliga uppgifter är fiktiva och Myndigheterna kommer inte att använda svarsdokumentationen i denna form mer än i sin utvärdering. Uppgifterna är exempel på hur uppdrag kan se ut och uppgiftssvaren skall spegla verkligheten på så sätt att de ska kunna realiseras i praktiken med endast små modifikationer.
Uppgifterna inleds med givna förutsättningar som anbudsgivaren har att förhålla sig inom. Anbudsgivaren har sedan frihet att välja arbetsprinciper och processer för att möta de typ- problem/utmaningar som finns med i uppgifterna.
4.2.5 Bedömningsgrunder för uppgift nr 1 och uppgift nr 3
Svar på uppgifterna ska anges efter bästa förmåga vilket innebär att ett blankt uppgiftssvar medför att Anbudsgivaren inte uppfyller skall-kraven avseende uppgifterna.
De skall-krav som ska vara uppfyllda och som efterfrågas för uppgift nr 1 och uppgift nr 3 är:
1. En specifikation över valda sorter samt mängd på produkter som används för att lösa uppgiften.
2. En beskrivande text på minst en halv och max två A4-sidor.
3. Estimerad kostnad för lösningen.
Uppfylls inte dessa skall-krav till fullo kan inte anbudet prövas.
Specifikt för uppgift 1
Uppdraget syftar till att se Anbudsgivarens kunskap avseende licensiering av en del av de strategiskt viktiga leverantörer som myndigheterna nyttjar programvara från. Myndigheterna måste säkerställa att den strategiska licenspartnern har kompetens kring dessa strategiska leverantörer då alla parter är beroende av ett gott samarbete och förtroende. Myndigheterna har även ett stort fokus på kostnadseffektivitet då IT-budgeten är ansträngd och därför kommer detta att premieras.
I uppgiftens svar skall tydligt framgå vilka licenser som behöver anskaffas samt vilket erp-pris som uppgår för lösningen. (Ingen hänsyn skall tas till myndighetens storlek eller det faktum att det är en myndighet utan rent estimated retail price skall redovisas).
Uppgift nr 1 återfinns i Bilaga 3 – Uppgift nr 1.
Specifikt för uppgift 3
För att säkerställa att Anbudsgivaren arbetar över gränserna och tar tillvara på hela företagets kunskap kommer mängden information om hårdvara m.m. vara sparsam. Detta liknar en förfrågan som kan tänkas komma från Myndigheterna.
Uppgift nr 3 kommer att handla om nyetablering av DataCenters. Eftersom detta är en nyetablering och designen inte är helt fastslagen premieras innovation och kostnadseffektivitet i denna uppgift.
Anbudsgivarna kommer att få tillgång till uppgift nr 3 vid intervjun av kontaktpersonerna. Denna uppgift ska lämnas in skriftligen inom tjugofyra (24) timmar efter intervjun med anbudsgivarens kontaktpersoner. Uppgiftssvar som inkommer efter denna tid kommer inte att utvärderas och anbudsgivaren uppfyller således inte skall-krav nr 5.
En tid om tjugofyra (24) timmar (som startar när intervjun är slutförd) erhålls för att lösa uppgiften och som sedan skickas in (mailledes) till FMV. Formatet skall vara pdf (radavstånd: 1,0, teckensnitt: Times New Roman, teckenstorlek: 12 eller motsv.). Exakt senaste tidpunkt (datum samt klockslag) för inlämnande av uppgiftssvar fastställs således för varje enskild anbudsgivare (med dennes huvudkontaktperson när hen får uppgiften). Uppgiften mailas även vid detta tillfälle till den kontaktperson som står angiven för anbudet. Mailadress för inlämning av uppgiftssvar meddelas vid intervjutillfället.
Om uppgift nr 3 uppfylls på ett sådant sätt att det ger ett mervärde för FMV ges poäng enligt den skala som anges nedan. Denna poäng slås samman med summan för anbudsgivarens redan uppfyllda totala kriterieuppfyllnad.
Poängmatris för kriteriumsuppfyllnad för uppgift nr 1 och nr 3
Uppgiftssvar för uppgift nr 1 och uppgift nr 3 poängsätts enligt nedan med en viss, för varje uppgift specificerad, poäng. Poängen är en summa som läggs till summan av den uppfyllda kriteriekravsuppfyllnaden utifrån svarsblanketten. Det finns således en poängmatris kopplad till uppgifterna, denna poängmatris är densamma för båda uppgifterna.
Bedömningen av poänguppfyllnaden görs utifrån samma mervärdesskala för båda uppgifterna. Dessa steg definieras enligt följande.
Noll (0) poäng innebär att uppgiften är godkänd d.v.s. att den uppfyller samtliga grundförutsättningar (skall-krav enligt ovan) i uppgiften, men att den inte innehåller något mervärde.
Noll (0) poäng = uppgiften är godkänd och uppfyller samtliga ställda skall-krav. Anbudsgivaren har inom den enskilda uppgiften offererat en för uppdraget godkänd lösning
samt genom denna även påvisat en godkänd förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd.
Mängden poäng som genereras då uppgifterna uppfyller mervärdeskraven bedöms utifrån tre
(3) uppfyllnadsnivåer som kopplas till bedömningsgrunderna att texten ska:
1. på ett tydligt sätt knyta an till frågorna som ställs
2. vara skriven på korrekt svenska avseende stavning och meningsbyggnad
3. ha en tydlig röd tråd
4. påvisa en förståelse för uppgiftens frågeställningar
Om uppgifterna uppfylls på ett sådant sätt att det ger ett mervärde för beställaren ges poäng enligt följande skala:
Poäng på nivå 1 = Anbudsgivaren har inom den enskilda uppgiften offererat en för uppdraget god lösning samt genom denna även påvisat en god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett visst mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poäng på nivå 2 = Anbudsgivaren har inom den enskilda uppgiften offererat en för uppdraget mycket god lösning samt genom denna även påvisat en mycket god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett betydande mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poäng på nivå 3 = Anbudsgivaren har inom den enskilda uppgiften offererat en för uppdraget optimal lösning samt genom denna även påvisat en synnerligen god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett mycket stort mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poängmatris för uppfyllt mervärde för uppgift nr 1 samt för uppgift nr 3.
Poängnivå | Poäng |
Nivå 1 | 1 |
Nivå 2 | 3 |
Nivå 3 | 6 |
Om respektive uppgift uppfyller kriteriet ökas anbudets poängsumma med den poäng som stämmer in med uppfyllnadsgraden av aktuellt kriterium.
Kriteriet avseende uppgift nr 3 ges noll (0) poäng vid den första, urskiljande bedömningen utifrån anbudet men uppfyllnadsgraden (och därmed kriteriet) kan komma att justeras efter att uppgifterna är skrivna.
4.2.6 Intervju
Eftersom Myndigheterna lägger stor vikt på att kommunikationen med de båda kontaktpersonerna fungerar bra samt att kontaktpersonerna kan kommunicera bra med varandra kommer de offererade kontaktpersonerna, vars anbud klarar samtliga skall-krav, att intervjuas som en del av utvärderingen av anbudet för att utvärdera kontaktpersonernas kommunikationsförmåga/sociala förmåga.
De två (2) kontaktpersonerna intervjuas tillsammans men utvärderas var för sig och kan således erhålla olika poäng.
Observera att huvudkontaktpersonen dessutom kommer att utvärderas genom att prestera skriftligt svar på en uppgift (uppgift nr 2). För mer information om uppgift nr 2, se kap 4.2.7.
Under intervjun kommer kontaktpersonernas kravuppfyllnad att kontrolleras och bedömas genom att kontaktpersonerna får beskriva sina tidigare erfarenheter ytterligare. Intervjun syftar till att ge kontaktpersonerna möjlighet att bekräfta sin förmåga att utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet men även ge prov på förmåga till problemlösning samt kommunikationsförmåga/social förmåga.
Kriterium 14 avseende kommunikationsförmåga/social förmåga utvärderas inte utifrån svarsblankett utan endast vid intervju, varför detta kriterium preliminärt ges noll (0) poäng vid den första, urskiljande bedömningen utifrån anbudet.
Bedömningen av respektive kontaktpersons kommunikationsförmåga/social förmåga utgår ifrån kriterierna nedan (poängnivåerna samt poängsummorna är de samma för båda kontaktpersonerna):
• Poäng: noll (0)
ex: har svårt att formulera sig korrekt, har svårt att förmedla sina kunskaper och åsikter i samtal, har svårt att lyssna på andra och följa andras resonemang. Visar inte intresse för eller förmåga att förstå kundens behov och hur det bör påverka den egna leveransen.
• Poäng: två (2)
ex: kan formulera sig någorlunda korrekt, kan till viss del förmedla sina kunskaper och åsikter i samtal, kan till viss del lyssna på andra och följa andras resonemang. Visar visst intresse för och förmåga att förstå kundens behov och hur det bör påverka den egna leveransen.
• Poäng: fyra (4)
ex: välformulerad, kan förmedla sina kunskaper och åsikter i samtal, kan lyssna på andra och följa andras resonemang. Visar intresse för och förmåga att förstå kundens behov och hur det bör påverka den egna leveransen.
Om kravuppfyllnaden efter intervjun inte anses överensstämma med den bedömning som gjordes utifrån svarsblankett och övrig dokumentation justeras kontaktpersonernas tidigare uppnådda resultat.
Intervjuer beräknas hållas under veckorna 46 t.o.m. 48 i Enköping. Tid för intervju bokas in av FMV per telefon och bekräftas genom e-post. Det är av yttersta vikt att kontaktpersonerna kan infinna sig för intervjuer under denna tidsperiod.
Beräknad tid för intervjun är max 1,5 timme samt ytterligare max 40 minuters tid för huvudkontaktpersonen att prestera svar på uppgift nr 2. Anbudsgivare svarar för sina egna kostnader kopplade till upphandlingens intervjuförfarande.
4.2.7 Uppgift nr 2, som presteras av Huvudkontaktpersonen
För att få en bild av hur anbudsgivarens kontaktpersoner agerar, uttrycker sig och gör bedömningar avseende, för Myndigheterna, centrala typ-områden för det kommande samarbetet, kommer anbudsgivarens offererade Huvudkontaktperson att i samband med intervjun att svara skriftligt på en uppgift.
Denna uppgift tillhandahålls vid intervjutillfället och ska resultera i en text på minst en halv och max en hel A4-sida, (radavstånd: 1,0, teckensnitt: Times New Roman, teckenstorlek: 12 eller motsv.). Max 40 minuter kommer att avsättas till arbete på uppgiftssvaret. Dator kommer att tillhandahållas.
Bedömningsgrunder för uppgift nr 2
Denna uppgift är inriktad på att kontrollera Huvudkontaktpersonens kunskaper kring de olika programvarutillverkarnas avtalsformer. Myndigheterna ser att Huvudkontaktpersonens uppgift främst är att verka som ambassadör för Anbudsgivaren samt förmedla de mest fördelaktiga avtalsformerna för de programtillverkare som Myndigheterna använder sig av. Detta för att säkerställa att Myndigheterna har de mest kostnadseffektiva och bästa licensavtalen för Myndigheternas verksamhet.
Det skall-krav som ska vara uppfyllt och som efterfrågas i uppgiften är:
1. En text (om minst en halv och max en hel A4-sida) innehållande information som berör ämnena som ges i uppgiften.
Svar på uppgiften skall anges efter bästa förmåga vilket innebär att även ett blankt uppgiftssvar medför att kontaktpersonen inte uppfyller skall-kravet.
Uppgiften poängsätts enligt nedan med en poängsumma. Poängsumman adderas till den uppfyllda totala kriterieuppfyllnadssumman. Bedömningen görs utifrån en mervärdesskala. De olika stegen i skalan definieras enligt följande.
Noll (0) poäng innebär att uppgiften är godkänd d.v.s. att den uppfyller samtliga grundförutsättningar (skall-krav) i uppgiften, men att den inte innehåller något mervärde.
Noll (0) poäng = uppgiften är godkänd och uppfyller ställt skall-krav. Huvudkontaktpersonen har presterat en för uppdraget godkänd lösning samt genom denna även påvisat en godkänd förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd.
Mängden avdrag som genereras då uppgiften uppfyller mervärdeskraven bedöms utifrån tre (3) uppfyllnadsnivåer som kopplas till bedömningsgrunderna att texten ska:
1. på ett tydligt sätt knyta an till frågorna som ställs
2. vara skriven på korrekt svenska avseende stavning och meningsbyggnad
3. ha en tydlig röd tråd
4. påvisa en förståelse för uppgiftens frågeställningar
Om uppgiften uppfylls på ett sådant sätt att det ger ett mervärde för myndigheterna ges poäng enligt följande skala:
Poäng på nivå 1 = Huvudkontaktpersonen har presterat en för uppdraget god lösning samt genom denna även påvisat en god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett visst mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poäng på nivå 2 = Huvudkontaktpersonen har presterat en för uppdraget mycket god lösning samt genom denna även påvisat en mycket god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett betydande mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poäng på nivå 3 = Huvudkontaktpersonen har presterat en för uppdraget optimal lösning samt genom denna även påvisat en synnerligen god förståelse rörande uppdragets omfattning och dess innebörd vilket bedöms medföra ett mycket stort mervärde för detta uppdrags genomförande.
Poäng för uppfyllt mervärde i uppgiften ges enligt nedan:
Poängnivå | Poäng |
Nivå 1 | 1 |
Nivå 2 | 2 |
Nivå 3 | 4 |
Om uppgiften uppfyller kriteriet ökas den uppfyllda totala kriterieuppfyllnadssumman med den poäng som stämmer in med uppfyllnadsgraden av kriteriet.
Kriteriet avseende uppgiften ges noll (0) poäng utifrån svarsblanketten men uppfyllnadsgraden (och därmed kriteriet) kan komma att justeras efter att uppgiften är skriven och intervjun genomförd.
4.3 Pris/ ersättning
För respektive avtalsområde finns fastslagna regleringar för ersättning. Moms ingår inte i de priser som blir ett resultat av inköpspris plus procentuellt påslag. Moms ingår inte heller i timpris. Nedan beskrivs de olika ersättningarna.
Avtalsområde Enterprise
Ersättningen utgörs av Leverantörens inköpspris med ett procentuellt påslag på 1% på inköpspriset.
Avtalsområde Licensförsörjning
Ersättningen utgörs av Leverantörens inköpspris med ett procentuellt påslag på 2,5% på inköpspriset.
Med ”Leverantörens inköpspris” avses för varje enskild beställning aktuellt inköpspris.
Avtalsområde Uppdrag
Ersättning per timme med en timkostnad om 1000kr/timme.
4.4 Kravspecifikation
Se Bilaga 2, Svarsblankett del 2 Anbudsutvärdering samt Bilaga 2.1 – Svarsblankett, Licenshantering.
5 Avtalsspärr
Avtalsspärren innebär att FMV inte får ingå avtal med den leverantör som tilldelas kontraktet förrän tio dagar har förflutit från den dag tilldelningsbeslutet skickades med elektroniskt medel alternativt om tilldelningsbeslutet skickas på annat sätt, än via elektroniskt medel, förrän 15 dagar har förflutit (16 kap. 1 § LOU).
Avtal ska ej anses ingånget förrän båda parter skriftligen har undertecknat avtalet.