Integritetspolicy
Denna integritetspolicy (”integritetspolicy”) som gäller rekrytering inom Metsä Group beskriver våra rutiner för hantering av personuppgifter samt de insamlade personuppgifterna och hur de behandlas. Integritetspolicyn kan ändras utan föregående meddelande i den utsträckning som det är tillåtet enligt gällande lagstiftning.
1. Personuppgiftsansvarig
Den lokala juridiska enheten som fungerar som arbetsgivare och Metsäliitto Cooperative (Metsä Groups yttersta moderbolag), var och en som en oberoende personuppgiftsansvarig (kallas hädanefter ”Metsä Group”) med registrerad adress för huvudkontoret Revontulenpuisto 2, 02100 Esbo, Finland.
2. Kontaktperson
3. Namn på registret
Kontakta oss via e-post: xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx
Metsä Group rekrytering (”Register”)
4. Syfte och rättslig grund för hantering av personuppgifter
Registret innehåller personuppgifter som lämnas in och skapas under rekryterings- och urvalsprocessen.
Metsä Group använder de personuppgifter som insamlas i samband med rekryteringsprocessen för att kommunicera med sökanden, leda Metsä Groups rekryterings- och anställningsprocess och efterleva rättsliga krav. Om den sökande anställs används uppgifterna för att hantera anställningen under dess livscykel.
Vår rättsliga grund för att inhämta och behandla personuppgifter är 1) ett berättigat intresse baserat på rekryteringsprocessrelationen som har inletts mellan Metsä Group och sökanden, samt 2) den arbetssökandens medgivande. I vissa länder krävs dessutom medgivande för specifika syften som rekryteringsrelaterad drogtestning eller säkerhetsgodkännanden.
5. Behandlade personuppgifter
Registret består av en databas som innehåller följande information som varje arbetssökande har matat in eller uppgett:
Information som krävs:
• Namn
• Kontaktuppgifter Gatuadress, postnummer, ort, land, telefonnummer, e-postadress
• Språkkunskaper
• Bifogade filer (t.ex. CV, ansökningsbrev, intyg)
Valfri information som begärs för att fastställa den sökandes kompetens och lämplighet:
• Utbildning
• Arbetssökandens arbetsintressen
• Arbetssökandens arbetshistorik (inklusive information om huruvida personen har arbetat hos Metsä Group tidigare)
• Övrig kompetens som är relevant för jobbet (som IT-kunskaper, information om körkort)
• Arbetstider och tillgänglighet (t.ex. möjligt startdatum för anställningen)
• Löneanspråk
• Referenser
• Kön (efterfrågas enbart för rapportering kring implementering av jämställdhet)
Följande information samlas också in under rekryteringsprocessen:
• Utförda åtgärder för arbetssökanden (t.ex. information om status för rekryteringsprocessen)
• Eventuellt videointervjumaterial
• Information från eventuell sökandeutvärdering
• Information om lämplighet för arbete i samband med medicinsk undersökning före anställning
Beroende på rekryteringen kan ansökningsformuläret också innehålla en öppen textruta i vilken ansökanden ombeds att kort berätta om sig själv och om frågor som är relevanta för anställningen. Formuläret kan också innehålla ytterligare rekryteringsspecifika frågor.
I vissa rekryteringsprocesser kan Metsä Group komma att använda så kallad anonym rekrytering. I sådana processer maskeras en del av den sökandes personuppgifter i början av rekryteringsprocessen. Läs mer om anonym rekrytering: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx- jobs/Pages/Anonymous-recruitment.aspx
6. Vanliga datakällor
Personuppgifterna anges av den registrerade personen själv under rekryteringsprocessen. Personuppgifter kan också inhämtas i samband med eventuella utvärderingar av sökanden eller i samband med referenser eller behöriga tredje parter (t.ex. rekryteringsföretag) samt i medicinska undersökningar.
7. Vanliga destinationer för utlämnade uppgifter och huruvida uppgifter överförs till länder utanför EU/EEA
Metsä Group lämnar inte ut personuppgifter till tredje parter utan tillstånd. Metsä Group kan lämna ut personuppgifter till myndigheter eller andra tredje parter, om detta krävs enligt gällande lagstiftning eller begärs av en myndighet.
Metsä Group kan dela personuppgifter med tredje parter som tillhandahåller tjänster till Metsä Group. Dessa företag är bundna av avtal att enbart bearbeta personuppgifter på uppdrag av Metsä Group och för att utföra avtalade tjänster. Sådana tjänsteleverantörer har ingen oberoende rätt att använda personuppgifterna i egna syften.
Personuppgifter kan behandlas inom EU/EEA och utanför EU/EEA. Metsä Group överför endast dina personuppgifter utanför EU/EES baserat på någon av de rättsliga grunder som beskrivs nedan:
• mottagarlandet anses av EU-kommissionen ge tillräckligt skydd för dina personuppgifter
• vi har tillräckliga skydd för överföringen genom användning av standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredje länder som utfärdats av Europeiska kommissionen eller
• du har godkänt överföringen eller så finns det en annan rättslig grund för överföringen i enlighet med tillämplig lagstiftning om skydd för personuppgifter.
8. Datasäkerhet
Personuppgifter hanteras försiktigt och med sekretess. Registret används endast av personal med ansvarsområden som kräver behandling av personuppgifter.
Användare loggar in i registret antingen genom att ange personliga användar-ID:n och lösenord eller genom att använda enkel inloggning. Användarbehörigheter kräver ett särskilt godkännande av utsedd Metsä Group-personal.
9. Dina rättigheter
Alla personuppgifter skyddas med regelbundet granskade och lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för datasäkerhet vilka motverkar oavsiktlig och/eller otillåten åtkomst, ändring, förstöring eller annan behandling, inklusive otillåten utlämning och överföring. Sådana åtgärder omfattar lämpliga brandväggar, lämplig kryptering av telekommunikation och meddelanden, säkra serverrum och uppdaterade rutiner för hantering av åtkomst till IT-system.
Du har rätt att:
• få åtkomst till, uppdatera, ta bort och korrigera dina personuppgifter
• upphäva ditt medgivande, där behandlingen av personuppgifter bygger på ditt medgivande
• invända mot användningen av dina personuppgifter på grunder som är kopplade till din särskilda situation när vår rättsliga grund för behandling av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse
• kräva att Metsä Group begränsar behandlingen av dina personuppgifter och
• erhålla dina personuppgifter i maskinläsbart format och överföra sådan information till en annan personuppgiftsansvarig, om du har lämnat ut personuppgifterna till Metsä Group och om behandlingen av sådana uppgifter bygger på ditt medgivande.
Du kan utöva alla dina ovannämnda rättigheter genom att kontakta Metsä Group via vår webbplats för personlig integritet xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx/xx/Xxxxx/xxxxxxx-xxxxxx.xxxx. Du kan också kontakta oss via post på den adress som anges i xxxxx xxxxxxx 0. Metsä Group kan begära att du specificerar din begäran i skrift och kan bekräfta din identitet innan din begäran hanteras.
Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till behörig tillsynsmyndighet, som ansvarar för att bevaka efterlevnaden i förhållande till gällande dataskyddslagstiftning. I Finland är dataombudsmannen (xxxxxxxxxx@xx.xx) tillsynsmyndighet.
Förfrågningar ska skickas skriftligen till:
Metsä Group, HR/Recruitment
P.O. Box 10, 02020 Metsä, Finland
Begäran ska lämnas personligen till: Revontulenpuisto 2 02100 Esbo
10. Uppdatera dina uppgifter
Personuppgifter i registret kan uppdateras genom att du loggar in i rekryteringsverktyget med ett automatiskt erhållet användar-ID och lösenord.
11. Datalagringspolicy
Personuppgifter lagras baserat på arbetssökandens medgivande i 18 månader från den senaste uppdateringen av ansökan. Om sökanden inte har gett sitt medgivande lagras personuppgifterna enbart så länge som det är nödvändigt och kan motiveras eller som krävs av gällande lagstiftning. Personuppgifterna kan emellertid lagras under en längre period om så krävs enligt gällande lag, för hantering av anspråk eller på grund av rättsprocesser eller interna utredningar.