KL-Kuntahankinnat Oy:s allmänna villkor vid gemensamma upphandlingar (YSE)

KL-Kuntahankinnat Oy:s allmänna villkor vid gemensamma upphandlingar (YSE)

1 Gemensam upphandling

1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) är en icke vinstdrivande inköpscentral enligt 11 § i upphandlingslagen och helt i Kommunförbundets ägo. Inköpscentralen har rätt att konkurrensutsätta varor och tjänster (Produkter) och ingå ramavtal och upphandlingskontrakt om Produkter för sina kunder.

Kuntahankinnat gör inte förenklade konkurrensutsättningar (Miniupphandlingar) åt sina Xxxxxx, om något annat inte avtalas om dem och villkoren för dem.

1.2 Dessa allmänna villkor tillämpas på en förbindelse som avses i punkt 2 (Förbindelse om anslutning) när en kommun, samkommun, kommunalt affärsverk eller kommunägt aktiebolag (Kund) ansluter sig till Kuntahankinnats konkurrensutsättning och beställer Produkter, om något annat inte avtalas i någon del.

2 Förbindelse

Förbindelsen mellan Kunden och Kuntahankinnat görs separat för varje anbudsförfarande. Förbindelsen består av en separat handling, dessa allmänna villkor samt eventuella andra bilagor som definierar den ifrågavarande upphandlingen.

3 Kuntahankinnats ansvar

3.1 Kuntahankinnat ansvarar för att konkurrensutsättningen sker effektivt och professionellt, att upphandlingslagen och andra bestämmelser om upphandlingsverksamhet följs samt ser till att kraven enligt lagen om beställarens ansvar uppfylls.

3.2 Kuntahankinnat gör konkurrensutsättningen från början till slut inklusive planering av den med hjälp av sin egen dokumentation och process. Kuntahankinnat bereder och undertecknar anbudshandlingar, upphandlingsbeslut, upphandlingskontrakt, kundanvisningar samt ansvarar för administration av kontrakt och samarbete med leverantörer inklusive tillhörande processer samt kundinformation.

3.3 Kuntahankinnat avsätter de resurser som behövs för upphandlingsprojektet och utser en ansvarig för respektive konkurrensutsättning, samlar vid behov en expertgrupp av företrädare som Kunderna utser samt använder vid behov permanenta kategoriteam som stöd.

3.4 Vid behov skaffar Kuntahankinnat juridisk eller annan expertis som köptjänst eller på annat sätt via egna nätverk.

3.5 Kuntahankinnat arbetar på ett kvalificerat sätt och beaktar Kundernas intressen bl.a. genom aktiv prisuppföljning, förhandlingar om prissänkningar för Kunderna, kundorienterad utveckling av verksamheten och tjänsterna samt genom att informera Kunderna.

3.6 Efter att ha samrått med Kunderna har Kuntahankinnat samma rättigheter som en avtalspart i ramavtal eller upphandlingskontrakt, bl.a. rätt att säga upp eller häva avtal eller besluta om eventuella avtalsändringar (t.ex. prisjusteringar) som avtalats i upphandlingskontrakten samt skyldighet att informera Kunderna om dessa. Uppsägnings- och hävningsrätten kan avtalas i ett Kundspecifikt avtal mellan Kunden och leverantören, om det i ett enskilt fall är möjligt att upprätta ett Kundavtal och det finns motiverad anledning till avvikande uppsägnings- eller hävningsvillkor.

3.7 Kuntahankinnat har skyldighet att informera Xxxxxx om ytterligare omständigheter som kan ha en väsentlig inverkan på användningen av ramavtalet eller upphandlingskontraktet.

3.8 Vid oenighet försöker Kuntahankinnat finna en lösning som tillfredsställer alla parter och samråder i sådana fall med Kunderna.

3.9 I fråga om ramavtal/upphandlingskontrakt har Kuntahankinnat de rättigheter och skyldigheter som anges ovan i punkterna 3.6 – 3.8 endast om upphandlingskontraktet undertecknats av Kuntahankinnat.

3.10 Kuntahankinnat hanterar processer för sökande av ändring i marknadsdomstolen och högsta förvaltningsdomstolen samt tingsrätterna och högre rättsinstanser på Kundens vägnar efter samråd med Xxxxxx samt informerar Kunden under processen för sökande av ändring.

3.11 Om en leverantör av varor eller tjänster söker ändring i ett upphandlingsbeslut som fattats av Kuntahankinnat och anbudsförfarandet avbryts på grund av detta ordnar Kuntahankinnat en av Kunden godkänd tillfällig lösning för anskaffningarna.

3.12 Kuntahankinnat använder ett extranät som verktyg för arbetsgrupper i kundsamarbetet samt tar i bruk andra elektroniska verktyg utifrån sina förutsättningar (t.ex. elektroniskt upphandlingssystem).

3.13 Kuntahankinnat förvarar och arkiverar originalhandlingar i anslutning till upphandlingen samt ansvarar för att bestämmelserna om handlingars offentlighet följs.

3.14 Xxxxxx har rätt att lämna alla mottagna förfrågningar om handlingar i anslutning till upphandlingar som Kuntahankinnat konkurrensutsatt samt eventuella förfrågningar om processrelaterad information till Kuntahankinnat, som ansvarar för att förfrågningarna besvaras och att handlingar och information lämnas ut med beaktande av begränsningar som gäller affärs- och yrkeshemligheter samt offentlighet i övrigt.

4 Ersättning för Kuntahankinnats tjänster

4.1 Kuntahankinnat debiterar inte Kunden för sina tjänster, om något annat inte avtalas på förhand i någon del.

4.2 Kuntahankinnat täcker produktionskostnaderna för sina tjänster med serviceavgifter som leverantörerna betalar. Beräkningsgrunden varierar utifrån upphandlingens omfattning och art. Serviceavgiften är i regel i snitt 2 % av priset för Kundens inköp via ramavtalet eller upphandlingskontraktet enligt de försäljningsrapporter som leverantörerna uppdaterar åt Kuntahankinnat.

4.3 När Kuntahankinnats verksamhet blir etablerad och volymen av ramavtal och upphandlingskontrakt ökar har Kuntahankinnat en skyldighet att sänka sina serviceavgifter i egenskap av ett icke vinstdrivande bolag. I samband med detta kräver Kuntahankinnat att leverantörerna sänker priserna som debiteras Kunderna i motsvarande mån.

4.4 Kuntahankinnat kan inte höja den i Förbindelsen avtalade serviceavgiftsprocenten för upphandlingen, inte ens om volymmålet inte uppnås.

5 Kundernas ansvar

5.1 Kunden ser till att behöriga beslut om deltagande i den gemensamma upphandlingen enligt Förbindelsen fattas i den egna organisationen.

5.2 Kunden förbinder sig att delta i den gemensamma upphandlingen under hela avtalsperioden eller för en skriftligt avtalad del av avtalsperioden samt under en eventuell optionsperiod genom att använda upphandlingskontraktet i form av beställningar, användning av Produkter samt avstående från sidoinköp hos andra leverantörer när det gäller

anskaffningar som ingår i den gemensamma upphandlingen. Kunden lämnar de uppgifter och handlingar som behövs i de olika faserna i upphandlingsprocessen till Kuntahankinnat inom de tidsgränser som Kuntahankinnat fastställt, deltar vid behov i produktspecifikationen samt informerar Kuntahankinnat i god tid om förändringar som kan påverka upphandlingen och ramavtalet.

5.3 I Förbindelsen utser Kunden en kontaktperson för hantering av ärenden gentemot Kuntahankinnat. Kunden kan utse experter till bl.a. kundarbetsgrupper. Kunden informerar Kuntahankinnat om förändringar i sådana utnämningar. Kunden ansvarar för att de utsedda personerna har nödvändiga befogenheter. Kunden ansvarar för den interna informationen och nödvändiga beslut i den egna organisationen samt ser till att själv följa tidsplanen för de olika faserna i upphandlingsprocessen.

6 Avtalsleverantörens ansvar

Leverantören av Produkten är ansvarig gentemot Kuntahankinnat enligt det som avtalats om leverantörens ansvar i ramavtalet och upphandlingskontraktet samt utöver detta gentemot Kunden enligt det som avtalats i eventuella Kundspecifika avtal.

7 Reklamation av leveranser

7.1 Kunden gör reklamationer av mindre fel, brister och dröjsmål avseende Produkten till leverantören samt informerar Kuntahankinnat om reklamationerna enligt ett avtalat förfarande.

7.2 Kuntahankinnat sammanställer kundreklamationer och övervakar leveranser som ett led i avtalsuppföljningen. Om det visar sig att felet, bristen eller dröjsmålet som avser Produkten inte är ringa eller om leverantören gör sig skyldig till andra väsentliga avtalsbrott, gör Kuntahankinnat en omedelbar reklamation direkt till leverantören och inleder ändamålsenliga förhandlingar. I reklamationsfall ska Xxxxxx lämna all information som behövs till Kuntahankinnat och om så avtalas delta i förhandlingarna.

7.3 I ramavtal och upphandlingskontrakt avtalar Kuntahankinnat och leverantörerna om att leverantörerna sammanställer sina reklamationer och rapporterar dem till Kuntahankinnat enligt ett avtalat förfarande.

7.4 Kuntahankinnat informerar Kunden om fel, brister och dröjsmål avseende produkter, gjorda reklamationer och åtgärder som Kuntahankinnat vidtagit.

8 Handlingars offentlighet

8.1 På handlingars offentlighet tillämpas lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (21.5.1999/621).

8.2 Lagen är delvis tillämplig på ett aktiebolag (Kuntahankinnat) i fråga om tystnadsplikt, offentlighet för parter och praxis vid utlämning av handlingar.

9 Kuntahankinnats ansvar för advokat- och rättegångskostnader, betalning av gottgörelse och skadestånd

9.1 Kuntahankinnats ansvar för advokat- och rättegångskostnader i dess konkurrensutsatta gemensamma upphandlingar är högst 40 000 euro per år samt i fråga om betalning av eventuell gottgörelse och av domstol utdömt skadestånd för felaktigt upphandlingsförfarande högst 100 000 euro per år.

9.2 Om rättegångskostnader, gottgörelse och utdömt skadestånd överstiger de i punkt 9.1 angivna högsta belopp som Kuntahankinnat ansvarar för, har Kuntahankinnat rätt att debitera dessa av Kunden vid en tidpunkt då Kuntahankinnat måste fullgöra sin betalningsskyldighet. Alla Kunder som är med i den gemensamma upphandlingen deltar i princip i betalningen av de ovannämna kostnaderna och ersättningarna enligt sin relativa inköpsandel, beräknade andel eller en separat avtalad fördelningsgrund. Rättegångskostnader som överstiger Kuntahankinnats ansvar täcks i första hand med

ersättningar som sökanden eller den som överklagat ska betala.

9.3 När avtalsstocken och -volymerna ökar avsätter Kuntahankinnat medel i sin budget för höjning av de ansvarsbelopp som anges i punkt 9.1.

9.4 Avtalsgrundad skadeståndsskyldighet bestäms enligt det som avtalats om den i de ramavtal och upphandlingskontrakt som ingåtts av Kuntahankinnat och leverantörerna.

9.5 Kunderna ansvarar inte för skador som uppstår hos någon Kund eller leverantör till följd av ett avtalsbrott från Kuntahankinnats sida.

9.6 Om ett avtalsbrott i avtal som avses i punkt 9.4 beror på en enskild Kund, ansvarar Xxxxxx för skador som orsakas av avtalsbrottet. Andra Kunder som deltar i den gemensamma upphandlingen har inte ett ansvar för skadorna eller skadeståndsskyldighet i sådana fall.

9.7 När Kunden ingår ett eventuellt Kundspecifikt avtal direkt med leverantören ansvarar Kunden för skador som denne orsakar leverantören i enlighet med det som avtalats i det ifrågavarande avtalet.

9.8 I ramavtalet eller upphandlingskontraktet försöker Kuntahankinnat avtala om begränsning av skadeståndsbeloppen utifrån det som är möjligt enligt gällande bestämmelser, branschens avtalspraxis och handelssed. Begränsningarna gäller även eventuella Kundspecifika avtal.

10 Force majeure

10.1 Parterna ansvarar inte för dröjsmål, skador eller kostnader som den andra parten orsakas på grund av force majeure. Som force majeure betraktas en av avtalsparterna oberoende, oförutsedd händelse med väsentlig inverkan på avtalsparternas möjligheter att fullgöra sina skyldigheter och där avtalsparten inte utan orimliga åtgärder hade kunnat påverka eller förhindra händelsen eller undanröja dess effekter.

11 Förbindelsens giltighet

11.1 Förbindelsen som avses i punkt 2 är giltig under ramavtalsperioden eller en kortare tid enligt vad som avtalats i den ifrågavarande Förbindelsen. Dessutom upphör förbindelsen att gälla utan särskild åtgärd, om ett eventuellt Kundspecifik avtal som ingåtts utifrån förbindelsen sägs upp eller hävs enligt villkoren i det ifrågavarande avtalet.

11.2 Om inget annat avtalats eller om särskild grund för hävning saknas, kan Kunden säga upp en Förbindelse som avser en avtalsperiod för viss tid endast om det sker så väsentliga förändringar av dess funktion eller omständigheterna att deltagande i Ramavtalet inte längre motsvarar Kundens behov.

11.3 I fall som avses i punkt 11.2 ska Kunden informera Kuntahankinnat om uppsägningen och dess orsaker skriftligt minst tre (3) månader före uppsägningen.

12 Överföring av Förbindelsen

12.1 Överföring av Förbindelsen ska avtalas skriftligt.

12.2 Vid kommunsammanslagningar eller motsvarande har dock den nya eller utvidgade kommunorganisationen ansvaret för skyldigheterna i Förbindelsen för en sådan kommunkund som på grund av sammanslagningen upphör att vara en självständig kommun eller annan kommunorganisation (s.k. generell övergång).

12.3 Kunden är skyldig att informera Kuntahankinnat i tillräckligt god tid om förändringar i ramavtalen eller upphandlingskontrakten som orsakas av kommunsammanslagningar eller motsvarande arrangemang.

12.4 Vid organisationsförändringar hos Kunden kan Förbindelsen om anslutning via gemensamma förhandlingar ändras till att motsvara Kundens nya behov.